Les textes de référence ont défini les nouvelles règles régissant les relations entre l'administration et les usagers. En particulier, l'instruction de seconde référence a précisé les conditions dans lesquelles l'administration était tenue d'accuser réception des demandes émanant des usagers.

La présente circulaire a pour objet d'informer les organismes d'administration de l'armée de terre des conditions dans lesquelles doivent être mises en œuvre ces nouvelles dispositions. Elle précise notamment la nature des demandes auxquelles l'administration est tenue d'accuser réception et les formes dans lesquelles doit s'effectuer la procédure d'accusé de réception. En outre, elle rappelle la procédure contradictoire à suivre vis-à-vis des usagers en cas de décisions unilatérales prises en l'absence de toute demande des intéressés.

1. Champ d'application des nouvelles règles régissant les relations entre l'administration et les usagers.

L'administration n'est tenue d'appliquer la procédure prévue au paragraphe II ci-dessous que dans la mesure où un usager formule une demande susceptible d'entraîner une décision faisant grief.

1.1. Définition de l'usager.

Par usager il convient d'entendre, au sens de la présente circulaire, toutes les personnes physiques ou morales autres que les agents du ministère de la défense ou leurs ayants cause.

En conséquence, ne sont pas soumises à la présente circulaire les demandes émanant :

• des agents (militaires ou civils) du ministère de la défense ou de ses établissements publics sous tutelle ;

• des ayants cause de toutes les personnes considérées comme des agents du ministère de la défense ou de ses établissements publics sous tutelle ;

• des jeunes gens effectuant leur service national ou convoqués pour les épreuves de sélection ;

• des réservistes du service national pour ce qui concerne les demandes liées à leur carrière dans la réserve.

1.2. Définition de la demande soumise à la procédure de l'accusé de réception.

Par « demande » il convient d'entendre toute requête adressée à l'administration susceptible d'entraîner une décision faisant grief, c'est-à-dire susceptible d'entraîner un recours contentieux, ou tout recours gracieux ou hiérarchique contre une décision de ce type.

Il s'agit donc essentiellement de demandes susceptibles d'entraîner des décisions défavorables telles que celles qui opposent une forclusion, une prescription ou une déchéance, ou plus généralement celles qui refusent un avantage dont l'attribution constitue un droit pour les personnes remplissant les conditions légales pour l'obtenir ⁽¹⁾.

Ne sont donc pas concernées par la procédure de l'accusé de réception prévue au paragraphe II de la présente circulaire, les demandes d'informations et de renseignements.

2. Procédures à suivre en cas de demandes susceptibles d'entrainer une décision faisant grief à l'usager.

2.1. Procédure de l'accusé de réception.

Sous peine de ne pouvoir opposer les délais de recours contentieux à l'auteur de la demande, les organismes d'administration devront en présence de demandes pouvant entraîner des décisions faisant grief, se conformer, selon les cas exposés ci-après, aux dispositions suivantes :

• lorsque l'organisme compétent est en mesure de répondre à la demande dans le délai d'un mois, la décision portant accord ou rejet explicite de la demande dispense de l'envoi initial d'un accusé de réception. Les décisions de rejet devront être notifiées par lettre recommandée avec accusé de réception. Ces décisions devront, en outre, être motivées conformément à la loi 79-587 du 11 juillet 1979 (BOC, p. 3098) relative à la « motivation des actes administratifs et à l'amélioration des relations entre l'administration et le public » ;

• lorsque l'organisme compétent estime ne pas pouvoir répondre dans un délai d'un mois sur le fond de la demande présentée, il accuse réception de la demande par lettre recommandée avec accusé de réception selon le modèle donné en annexe I.

2.2. Délais ouverts pour compléter une demande.

En cas de demande nécessitant la production de pièces ou de documents nécessaires pour son instruction, l'accusé de réception devra préciser au demandeur les pièces manquantes pour l'étude de sa demande. En outre il mentionnera, s'il y a lieu, les pièces rédigées dans une langue autre que le français nécessitant une traduction. Le délai fixé pour la production de ces pièces est de quinze jours francs, au minimum, à compter de la date de réception par le demandeur de l'accusé de réception.

L'accusé de réception (cf. ANNEXE I) précise à l'usager la date à partir de laquelle la demande sera réputée, à défaut d'une décision expresse, rejetée ou acceptée.

En principe, à défaut de réponse dans un délai de quatre mois à compter de la date d'émission de l'accusé de réception, la demande sera réputée rejetée, l'intéressé disposant alors d'un délai de deux mois pour contester la décision implicite de rejet devant une juridiction administrative.

2.3. Transmission à l'autorité compétente.

L'administration saisie d'une demande dont l'examen relève d'une autre autorité doit transmettre cette demande à l'autorité compétente et avertir le demandeur de la transmission de celle-ci. Si elle ignore quelle autorité est compétente pour traiter la demande, elle transmet cette dernière à l'autorité immédiatement supérieure.

Il appartiendra à l'autorité compétente d'adresser à l'usager demandeur l'accusé de réception visé au paragraphe 21, s'il y a lieu.

2.4. Demandes abusives ou répétitives.

L'administration n'est pas tenu d'accuser réception des demandes répétitives ou manifestement abusives par leur nombre ou leur caractère systématique.

2.5. Opposabilité des délais de recours.

Les décisions susceptibles de faire grief à l'intéressé doivent systématiquement mentionner les délais et les voies de recours contentieux, selon le modèle donné en annexe II.

3. Procédure contradictoire à suivre en cas de décisions unilatérales prises en l'absence de demande de l'usager.

3.1. Définition de la décision unilatérale.

Il s'agit de décisions individuelles défavorables qui doivent être motivées en application de la loi 79-587 du 11 juillet 1979 , à savoir notamment les décisions qui retirent ou abrogent une décision créatrice de droits ou celles imposant des sujétions aux usagers.

3.2. Procédure contradictoire.

La notification d'une telle décision indiquera expressément que cette dernière interviendra légalement à l'issue d'un délai de quinze jours francs à compter de cette notification. Dans ce délai l'usager peut présenter au service compétent ses observations écrites. Au cours de ce même délai, toute personne concernée par la décision (ayants cause, tiers) devra être entendue si elle le demande.

3.3. Exceptions.

Conformément aux dispositions de l'article 8 du décret de référence la procédure contradictoire n'est pas applicable aux décisions prises en cas d'urgence ou en vue de répondre aux nécessités de l'ordre public. En outre, il est rappelé que cette procédure contradictoire n'est pas applicable en cas de demande présentée par l'intéressé.

3.4. Avertissement des voies de recours.

Les décisions visées ci-dessus doivent systématiquement mentionner les délais et les voies de recours contentieux, selon le modèle donné en annexe II.