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Archivé DÉLÉGATION GÉNÉRALE POUR L'ARMEMENT : Direction des constructions navales ; Bureau allocations et stocks

INSTRUCTION N° 1/CN/AS relative à la comptabilité des matériels en approvisionnement ou en attente dans la direction des constructions.

Abrogé le 08 novembre 2013 par : INSTRUCTION N° 215635/DEF/DGA/DT/D portant abrogation de textes. Du 09 juillet 1986
NOR

Texte(s) abrogé(s) :

Voir art. 1er : Instruction provisoire n° 5-28057/CN/AS du 6 juin 1975 (BOC, 1976, p. 4054).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  700.3.

Référence de publication : BOC, 1986, p. 5169.

1. Dispositions générales.

1.1. Présentation.

1.1.1. Objet de l'instruction.

La direction des constructions navales (DCN) est une direction à caractère industriel, titulaire d'un compte de commerce, assujettie à la tenue d'une comptabilité générale et d'une comptabilité analytique suivant les principes du plan comptable général.

La présente instruction a pour objet de fixer, dans le cadre du décret du 22 décembre 1952 (BO/G, 1953 ; p. 315 ; BO/M, 1953/1, p. 164) modifié sur la comptabilité des matériels militaires et en application de l'article 45 de ce décret, les dispositions générales relatives à la comptabilité des matériels en approvisionnement ou en attente dans la direction des constructions navales. Elle abroge les dispositions prévues dans l'instruction provisoire n5-28057/CN/AS du 6 juin 1975 (1). Elle remplace les dispositions de l'instruction générale n677/CG/3 du 27 juillet 1957 pour le fonctionnement interne aux magasins de la DCN.

Certains articles de l'instruction, précitée ne dérogeant pas aux règles de la DCN ont été repris entièrement ou partiellement dans cette instruction générale.

Par contre, les articles de l'instruction n677/CG/3 figurant dans le tableau de la page suivante, ayant aussi des répercussions sur le fonctionnement des autres services de la marine (unités, commissariat…), n'ont pas été inclus dans cette instruction strictement DCN, et il sera nécessaire de s'y reporter en cas de besoin.

Articles de l'instruction n677/CG/3 conservés.

Objet succinct.

18

Gestion de matériels en approvisionnement.

21 à 25 et 29

Organisation des magasins.

108 à 129

Délivrance aux unités.

144 à 148

Remises.

157

Procédure de l'échange standard.

158 à 162

Dispositions particulières.

189 à 191

Répartition du matériel provenant d'envois.

231

Éliminations.

243

Recensements occasionnels.

250 à 253

Matériels en instance d'éliminations ou éliminés. Matériels à vendre.

255 à 262

Matériels en cours d'envoi ou de transit.

264, 265 et 269

Matériels en cours de location on de prêt.

282, 283, 285 à 288, 291

Des écritures et des comptes.

293 à 298

Rapport annuel de gestion. Vérification et contrôle.

 

Les dispositions, de détail sont précisées :

  • dans les circulaires internes à la DCN ;

  • dans la réglementation du compte de commerce qui définit le fonctionnement de tout le système comptable de la DCN et en assure la cohérence d'ensemble. Il y a lieu notamment de se reporter aux instructions :

    • n57953/CN/CC du 20 novembre 1967 (n.i. BO) : « classement et comptabilité des matériels et des immobilisations » ;

    • n56581/CN/CC du 19 octobre 1967 (n.i. BO) : « plan de classement de travaux et des matériels » ;

    • n56583/CN/CC du 19 octobre 196'7 (PM, BOC, 1979, p. 2429) : « la comptabilité analytique » ;

    • n56580/CN/CC du 19 octobre 1967 (PM, BOC, 1979, p. 2429) « la comptabilité générale » ;

    • n56585/CN/CC du 19 octobre 1967 (PM, BOC, 1979, p. 2429) « la tenue des comptabilités ».

Les dispositions relatives aux matériels en service feront l'objet d'une instruction générale DCN séparée.

1.1.2. Principes généraux du gestion.

  • 1. La DCN présente la particularité, au sein du ministère de la défense, d'être à la fois un service de fabrication et un service d'entretien. En tant que service de fabrication, la DCN est à la fois architecte naval et fabricant, assemblant. dans ses établissements aussi bien des matériels fabriqués dans ses établissements que commandés à un fournisseur extérieur.

    Elle doit dans ce cadre faire face à des besoins d'approvisionnement très divers de matériels destinés à la construction, aux refontes, aux modernisations : construction de la coque, montage et liaisons des appareils, installations diverses…

    En tant que service d'entretien des unités de la marine, la DCN doit assurer l'approvisionnement initial d'un très grand nombre de pièces de rechanges, le maintien à niveau et la répartition d'un stock correspondant aux taux de service d'entretien défini pour les unités de la marine ainsi qu'un contrôle de l'adaptation de ce stock aux évolutions techniques, aux évolutions de localisations dans la mise à disposition de ce stock pour les unités ou aux changements d'affectation des unités. Ces pièces de rechanges ont suivant les cas le caractère de réparables ou de non réparables, ont des prix très différents, ont des caractéristiques de consommations et des délais de livraison très variables d'un article à l'autre.

    Enfin., il est utile de rappeler que pour ses propres besoins (entretien d'infrastructure industrielle), la DCN est conduite à gérer également, des stocks de matériels.

  • 2. La DCN détermine le prix de revient de ses ouvrages et de ses prestations au moyen d'une comptabilité analytique. Elle doit s'efforcer de minimiser ses prix de revient. Les ressources de son compte de commerce proviennent de la vente de ses ouvrages et prestations soit au budget, soit à d'autres clients.

    Pour pouvoir gérer à la fois économiquement et « opérationnellement » une quantité si importante de matériels (environ 800 000 articles), répondant à des besoins aussi divers, la DCN a été conduite à retenir les grands principes suivants :

  • 3. La gestion de chaque article dépend de ses caractéristiques : elle peut être entièrement locale ou centralisée avec différentes modalités intermédiaires. Le code mode de réapprovisionnement compétence (MRC) précise l'organisme chargé du réapprovisionnement de chaque article au niveau DCN et le dégré de centralisation de la gestion retenue.

  • 4. La gestion doit tenir compte du poids financier des articles et s'orienter vers une gestion par « exceptions ».

    En particulier, l'expérience a montré l'intérêt d'analyses du type A, B, C.

    A titre d'exemple, les analyses du stock DCN des articles d'usage courant ont montré que moins de 15 p. 100 du nombre des articles représentent plus de 85 p. 100 de la valeur de stock.

    Or, l'établissement de prévisions de consommations, le recueil de ces informations et leur traitement entraînent des dépenses. En particulier, la recherche du taux de service le plus élevé possible dans le cas de consommations renouvelables, à valeur totale de stock donnée et coût de gestion imposé, entraîne la mise en oeuvre des règles suivantes :

    • les articles de faible poids financier doivent faire l'objet de prévisions assez sommaires et par suite de stocks de sécurité importants en quantité mais relativement faibles en valeur pour compenser les aléas de consommations dus en particulier à la nature des estimations et des consommations ;

    • les articles de fort poids financier doivent faire l'objet d'un suivi très rigoureux et d'une recherche systématique d'informations pour mieux définir les prévisions de consommations. L'importance des économies réalisables sur la valeur du stock, justifie en effet le coût d'une telle recherche ;

    • dans le domaine des rechanges où souvent les consommations sont nulles ou quasi nulles sur de longues périodes, il s'agit de minimiser au maximum la valeur du stock tout en maintenant strictement le taux de service retenu.

  • 5. Enfin, la gestion ne peut plus aujourd'hui ignorer la « réalité informatique ». En effet, la quantité importante de matériels à gérer nécessite l'emploi de l'informatique qui seule peut permettre d'établir et d'exploiter d'une manière satisfaisante du point de vue coût et délai un système d'information suffisamment précis pour pouvoir appliquer une politique et utiliser des méthodes de gestion correspondant aux différentes catégories de matériels à gérer.

    De ce fait, l'exécution d'un nombre important de mouvements de matériel peut directement résulter de traitements informatiques spécifiques. Ces traitements restent souvent locaux mais peuvent être aussi élaborés dans un autre établissement (cf. § 3 ci-dessus). D'autres mouvements, comme les ravitaillements interports, sont provoqués par des traitements informatiques qui ne sont que l'application des règles de ravitaillement retenues pour minimiser 'le stock au niveau DCN, tout en assurant. le taux de service prévu au niveau de chaque direction locale.

    Le développement de l'informatique a par ailleurs pour conséquences l'existence, d'une comptabilité de plus en plus automatisée allant jusqu'à tenir l'inventaire des matériels et le livre-journal. L'intégrité et l'authenticité de cette comptabilité reposent sur la validité des informations transmises par les pièces élémentaires et sur celle des programmes informatiques et de leur vérification préalable.

1.2. Définition et classement des matériels.

1.2.1. Définition des matériels.

Suivant la terminologie du, plan comptable général, les matériels comprennent :

  • les marchandises ;

  • les matières premières ;

  • les matières consommables ;

  • les déchets et rebuts ;

  • les produits semi-oeuvrés ;

  • les produits finis ;

  • les emballages commerciaux.

1.2.2. Définition de l'article.

L'article est un élément individualisé de matériel qui, pris individuellement ou en groupe, peut faire l'objet de traitements comptables distincts.

Chaque article de ravitaillement, auquel peut correspondre un ou plusieurs articles de production, doit toujours être identifié par un même numéro de nomenclature quelles que soient son affectation (cf. art. 7), sa position (cf. art. 7, 8 et 9) et sa catégorie (cf. art. 10).

Des articles apparemment identiques mais ayant fait l'objet de plans de, contrôle différents (en particulier sur tri) sont des articles différents et donc gérés sous des numéros de nomenclature différents.

Il peut apparaître nécessaire d'associer, dans certains cas, à chacun' des objets stockés sous un même numéro de nomenclature, divers renseignements, en particulier son historique (traçabilité).

1.2.3. Nomenclature.

  • 1. La DCN applique le système d'identification et de codification interarmées adopté pour la nomenclature du matériel par arrêté du 7 août 1970 (BOC/SC, p. 1797; BOC/M, p. 1046).

    Le numéro de nomenclature interarmées comprend 13 caractères :

    • les quatre premiers permettent une classification à deux niveaux (groupe et classe) ;

    • les deux suivants désignent le pays (14 pour la France), qui attribue à l'article son numéro d'identification ;

    • les sept derniers caractères forment le numéro national d'identification (NNI) qui n'est pas significatif.

  • 2. Pour ses besoins propres, la DCN utilise également :

    • des numéros de nomenclature provisoire (NNP) en attendant l'attribution des numéros interarmées ;

    • des numéros de nomenclature marine : il s'agit de numéros antérieurs à l'adoption de la nomenclature interarmées, relatifs à des. articles anciens pour lesquels il n'est pas justifié d'effectuer les dépenses correspondant au transfert en nomenclature interarmées ;

    • des numéros de « code local » pour répondre à certains cas particuliers (2) de matériels. Ces numéros ne doivent pas être utilisés pour les matériels délivrés aux unités.

  • 3. Le recueil inventaire des articles de ravitaillement (RIAR) est le fichier.par lequel sont échangées des informations relatives à l'identité des articles de ravitaillement définis par les services techniques ou logistiques de la DCN et de la DCCM. Il renseigne en particulier sur tous les numéros de nomenclature, les données économiques et de gestion, les prix.

1.2.4. Prix d'inventaire.

  • 1. Le prix d'inventaire correspond au prix d'achat du dernier approvisionnement (y compris frais de transport, d'emballage, etc.).

    Les règles de la comptabilité analytique indiquent comment comptabiliser l'écart entre prix d'acquisition et prix d'inventaire. La réactualisation systématique des prix d'inventaire à chaque approvisionnement tend à réduire cet écart.

  • 2. Le prix d'inventaire, quelle que soit la catégorie du matériel (cf. art. 10) est toujours un prix qui ne comprend pas les majorations pour contributions aux frais (approvisionnement, stockage...).

  • 3. A une époque donnée, il peut varier selon les établissements ou être identique pour l'ensemble de la DCN suivant le mode retenu de gestion locale ou centralisée (cf. art. 2, § 3). Il est le même pour une direction locale, donnée quels que soient le gisement, le compte de stock, la position ou la catégorie de l'article concerné.

  • 4. Afin de maintenir le stock-outil à un niveau optimum en performances et en quantité, l'article est délivré aux travaux et aux unités à un prix de renouvellement, supérieur au prix d'inventaire. L'écart entre prix de renouvellement et prix d'inventaire tient compte :

    • des variations économiques ;

    • de l'amélioration des performances ;

    • des exigences des fournisseurs en particulier sur la quantité minimum à approvisionner qui peut être supérieure aux besoins ;

    • des aléas entre prévisions et consommations.

1.2.5. Matériels en stock.

  • 1. Les matériels composant le stock sont répartis entre des comptes de stock en fonction :

    • de leur destination ;

    • de leur nature.

    La valeur de l'existant de chaque compte de stock est suivie, tant dans la comptabilité des matériels qu'en comptabilité analytique dans un compte de stock principal identifié par un numéro DCN à deux chiffres qui caractérise soit une activité, soit un indice et qui peut être divisé en commandes ou familles, sous-familles.

  • 2. On distingue quatre groupes de comptes de stock :

    • le compte stock-outil (seul délivrable à n'importe quel client) et éventuellement d'autres comptes analogues ;

    • les comptes de matériels affectés à un ouvrage déterminé ;

    • les comptes de matériels militaires ;

    • les comptes de matériels détenus pour des clients particuliers.

    On englobe les deux premiers groupes de comptes sous l'appellation stock industriel.

    La définition et la nature de ces matériels sont définis dans le guide nomenclature gestion édité par la DCN (CN/AS), ainsi que dans les instructions du compte de commerce de la DCN.

  • 3. Les règles de gestion comptable et financière de chaque compte du stock sont définies par la réglementation du compte de commerce. Par ailleurs des positions sont attribuées aux matériels pour distinguer :

    • les matériels en approvisionnement ;

    • les matériels en attente.

    Le classement correspondant est repéré par un code position déterminant également le régime des taxes à l'achat.

1.2.6. Matériels en approvisionnement.

  • 1. Les matériels en approvisionnement, sont les matériels susceptibles d'emploi et en bon état, en compte dans les magasins de la DCN et conservés dans ses magasins, ses ateliers, chantiers ou dans certaines unités (BAP-BSM) (3).

  • 2. Les matériels en approvisionnement courant peuvent être délivrés à n'importe quels travaux et sont classés pour la plupart au stock-outil.

  • 3. L'approvisionnement réservé est formé de tous les matériels définis ci-après et ayant reçu une affectation déterminée :

    3.1.  Les matériels classés aux comptes de stocks affectés à une commande. Ils sont approvisionnés pour des utilisations bien définies et programmées dans le cadre des différents travaux demandés à la DCN.

    3.2.  Les matériels militaires.

    Il s'agit d'ensembles, d'éléments complets délivrables ou de rechanges, sous-ensembles, éléments fonctionnels dont la présence en magasin est nécessaire pour l'entretien et la réparation des bâtiments.

    Ils sont acquis au titre des chapitres du budget général réservé aux forces maritimes (entretien de la flotte par exemple), imputés à l'achat aux commandes externes correspondantes et versés en magasin au compte des stocks militaires.

    Ils sont la propriété de l'état-major de la marine mais sont gérés par la DCN et entreposés dans ses magasins.

    Les délivrances d'articles classés en stock militaire sont imputées pour mémoire en comptabilité analytique.

    Toutefois un coût forfaitaire de réparation pourra être imputé à l'entretien de la flotte à l'occasion des échanges-standards de matériels réparables.

    Parmi eux, citons les stocks de guerre qui ne sont utilisés qu'en cas de prémobilisation ou de mobilisation générale.

    Les prélèvements de matériels relevant de ce dernier, compte doivent avoir été autorisés préalablement par l'état-major de la marine.

    3.3.  Les matériels détenus pour le compte de clients particuliers, qui ont été :

    • soit acquis par la DCN au titre de commandes passées par les clients ;

    • soit fournis gratuitement par les clients.

1.2.7. Matériels en attente.

Les matériels en attente sont les matériels qui ne sont pas disponibles immédiatement. Ils comprennent les matériels :

  • en instance ou en cours d'expertise, de réparation, de révision où de modification ;

  • en instance de réforme ou classés à démolir, à détruire ou à vendre ;

  • en cours de prêt ou de location ;

  • en cours de sortie temporaire ;

  • en dépôt chez les fournisseurs;

  • en cours de régularisation sur envois (faits et reçus).

1.2.8. La catégorie.

La catégorie définit le régime d'imputation des matériels dans les comptes de travaux en cours.

  • 1. La 1re catégorie comprend les matériels (responsabilité locale) dont la valeur ne sera imputée aux travaux en cours des commandes destinataires que lors de la délivrance effective par le magasin : cette imputation subit une majoration pour contribution aux frais. Appartiennent toujours à cette catégorie les matériels approvisionnés pour le stock-outil, matériels réparables communs et matériels pour l'entretien flotte. En général, les matériels délivrés aux activités internes ne subissent pas de contributions aux frais.

  • 2. La 2e catégorie comprend des matériels affectés de responsabilité du département, dont la valeur est imputée aux commandes destinataires au fur et à mesure des paiements. Ces imputations successives subissent une majoration pour contribution aux frais de la DCN.

    La valeur de ces matériels, lors de leur entrée en stock, aura donc préalablement été imputée aux commandes destinataires.

  • 3. Le classement des matériels en 3e catégorie s'effectue en général par un versement à partir des stocks de l'une ou l'autre des 2 autres catégories. S'il s'agit d'un versement de matériel de 1re catégorie, il s'accompagne d'une imputation dans les comptes de travaux en cours des commandes destinataires, majorée de contributions aux frais dans les conditions indiquées ci-dessus pour une délivrance effective. S'il s'agit d'un versement de matériel affecté de 2e catégorie, l'entrée se fait directement en stock militaire (3e catégorie).

    Le prix d'inventaire des matériels classés dans les comptes de stocks de 3e catégorie ne prend pas en compte les majorations pour contribution aux frais imputés aux comptes des travaux en cours des commandes destinataires (cf. art. 6).

  • 4. On distingue donc trois catégories, de stock :

    • les stocks affectés se répartissent entre 1re et 2e catégorie ;

    • le stock-outil est toujours en 1re catégorie ;

    • les stocks militaires et ceux détenus pour le compte de clients particuliers sont dits de 3e catégorie.

1.3. Comptabilité des matériels.

1.3.1. Buts de la comptabilité des matériels.

La comptabilité des matériels de la DCN a pour buts, grâce à la description des existants et l'enregistrement des mouvements :

  • de tenir l'inventaire comptable permanent conformément au plan comptable général ;

  • de suivre les consommations en vue d'une gestion économique des stocks tout en assurant un taux de service adapté au bon fonctionnement des services utilisateurs (ateliers et unités) ;

  • d'enregistrer les existants, les consommations, les prises en charge et les différents types de mouvements pour alimenter la CA et les comptabilités induites : comptabilité générale et comptabilité des engagements et des paiements ;

  • de justifier la régularité des opérations effectuées et de permettre l'appréciation des responsabilité encourues.

Leur prise en. charge :

  • fait entrer le matériel dans une comptabilité qui, donne les moyens d'améliorer la gestion économique des stocks : codification, normalisation, connaissance des prix, évolution du stock, adaptation aux besoins, centralisation, élimination… ;

  • est indispensable à la gestion des commandes : devis, programme d'approvisionnement, suivi des engagements, imputation des consommations, suivi des coûts, ventilation des reliquats.

1.3.2. Division de la comptabilité.

La comptabilité des matériels de la DCN comprend essentiellement la comptabilité des matériels en stock (en approvisionnement ou en attente) compte numéro 94 de la comptabilité analytique.

2. Organisation et fonctionnement des magasins.

2.1. Organisation des magasins.

2.1.1. Organisation et missions des magasins.

  • 1. Le magasin est un service, correspondant à un ou plusieurs centres de responsabilité, qui regroupe un certain nombre de moyens en personnels, immeubles, matériels, engins de manutention, et qui a pour mission d'assurer :

    • la réception et la prise en charge des matériels ;

    • le maintien de la qualité des matériels en stock (conservation physique, élimination des articles n'ayant plus la qualité, par exemple par péremption) ;

    • la continuité de l'assurance de la qualité (conservation des instruments d'assurance de la qualité au moment de l'entrée en stock, puis assurance du maintien de la qualité jusqu'à là sortie du stock) ;

    • la délivrance des matériels ;

    • la transmission aux bénéficiaires du matériel, au moment de sa sortie, des instruments d'assurance de la qualité lorsqu'il en existe sous forme explicite ;

    • la comptabilité des mouvements de matériels et de l'inventaire permanent.

  • 2. Dans les établissements, le matériel en stock est réparti en un ou plusieurs magasins. Les créations, fusions ou suppressions de magasins font l'objet d'une décision du directeur central agissant par délégation du ministre.

  • 3. Chaque magasin peut comprendre un certain nombre de sections et de dépôts. Les créations, fusions ou suppressions de sections ou de dépôts font l'objet d'une décision du directeur de l'établissement. Du matériel peut être stocké sur les bâtiments de soutien logistique (BAP ou BSM).

  • 4. Les sections sont des éléments de magasin, tandis que les dépôts de magasin contiennent des matériels spécifiques nécessitant la mise en oeuvre de techniques particulières et dépendant hiérarchiquement d'un atelier ou d'un chantier et fonctionnellement d'un magasin, ou des matériels que la direction préfère laisser sous contrôle d'un atelier.

  • 5. Un même article peut être stocké dans plusieurs localisations d'un magasin. Le gestionnaires doit connaître la répartition de son stock pour pouvoir organiser les ravitaillements entré localisations et s'assurer que les mouvements ordonnés et les opérations de vérification et de recensement concernent bien tout le stock de l'article en cause.

2.1.2. Autorités chargées d'ordonner tes mouvements.

Les différents types de mouvements affectant la comptabilité du matériel sont définis à l'article 24.

Le principe fondamental présidant à leur exécution est qu'aucun mouvement ne peut être effectué sans l'ordre d'une autorité ayant reçu régulièrement délégation pour donner cet ordre.

Le directeur de l'établissement (ou les chefs de services auxquels il a donné délégation de pouvoir à cet effet) dresse la liste de toutes les personnes ordonnatrices des mouvements du matériel ressortissant à leur service en précisant pour chacune les limites de compétence et la nature des mouvements concernés. Ces personnes doivent être d'un niveau hiérarchique adapté à la délégation reçue. Leurs signatures doivent être précédées de leur nom, qualité et fonction. Ces personnes, d'autres part, appartiennent à l'établissement (articles en gestion ou approvisionnement centralisé par exemple).

Dans la pratique et compte tenu de l'utilisation poussée de l'informatique de gestion dans les établissements, cette action d'ordonnancement et d'exercice de responsabilité peut prendre différentes formes.

Elle peut être directe et à priori, traditionnelle donc, donnée sur des pièces manuscrites (support papier) établies préalablement à l'exécution physique du mouvement.

Elle peut aussi être indirecte, plus globale à postériori. Elle résulte alors d'une reconnaissance d'homologation de programmes informatiques spécifiques appliquant strictement des règles définies de gestion ou de comptabilité et de l'authentification, après exécution physique des mouvements, d'états informatiques de comptes rendus destinés à tenir lieu de pièces justificatives. Ces relevés informatiques récapitulent généralement tous les mouvements concernant une autorité signataire pour une période donnée, en principe la journée.

Les responsabilités entraînées par la mise en oeuvre d'un traitement informatique sont précisées, à l'article 15 suivant.

2.1.3. Responsabilités-traitements informatiques.

  • 1. D'une manière générale, il appartient au directeur de l'établissement chargé d'un approvisionnement ou d'une gestion centralisée, de définir, dans le cadre des directives générales existant à la DCN, les différents responsables qui doivent assurer le processus d'approvisionnement pour chacun des groupes de matériels gérés séparément dans l'établissement. Ces responsables sont :

    • les « gérants » de stocks qui, soit pour l'ensemble d'un type de matériel au niveau DCN, soit pour l'ensemble du matériel de l'établissement, sont responsables de la gestion des stocks proprement dits : collecte des informations, définition et application de la politique de gestion, définition et application des méthodes de gestion (pour l'approvisionnement et pour l'épuration des stocks) ;

    • le chef du magasin, appelé gestionnaire (cf. art. 19) ;

    • les détenteurs et sous-détenteurs (cf. art. 17) ;

    • le comptable centralisateur et les divers comptables concernés (cf. art. 18) ;

    • dans le cas d'utilisation de l'informatique, le ou les responsables chargés de la totalité ou d'une partie des travaux informatiques concernant les différents responsables précédents.

  • 2. Pour faire effectuer les travaux informatiques (saisie des informations, traitements de calculs, édition de documents d'ordonnancement de mouvements ou de listes de résultats, etc.), il appartient à chacun des responsables (gérants, gestionnaires, détenteur, comptable) d'établir la spécification de leurs besoins en ce domaine : définition exacte des informations à saisir; des calculs à réaliser, des contrôles à effectuer et des résultats à obtenir. Il appartient donc à ces responsables de définir, de manière très précise et exhaustive la nature des traitements et contrôles automatiques devant conduire aux résultats recherchés et de s'assurer ensuite que les résultats effectivement obtenus correspondent bien aux besoins exprimés. Il doit en être ainsi pour tout traitement nouveau ou pour toute modification de traitement existant. Les services informatiques sont pour leur part responsables de la création, de la maintenance, du contrôle de validité, de la sauvegarde et de l'accès des fichiers qu'ils créent pour les différents utilisateurs. Ils sont également responsables de l'établissement des programmes, de la vérification de leur conformité avec la logique et les principes retenus par les utilisateurs de leur maintenance.

  • 3. Pour que les relations, soient parfaitement claires et bien définies entre les utilisateurs des services informatiques et les services informatiques, il est donc nécessaire qu'il existe un dossier complet et précis sur chacun des traitements informatiques réalisés ; ces dossiers doivent être approuvés par les utilisateurs des traitements et par le ou les responsables concernés des services informatiques. Ils doivent être tenus à jour, dans les mêmes conditions, de toutes les modifications apportées aux traitements initiaux.

  • 4. Dans les cas où. en application des règles définies par les services utilisateurs (règles figurant à ce titre dans les dossiers informatiques), les traitements informatiques conduisent à un « ordonnancement » direct et de fait d'exécution physique de mouvements de matériels, il y a lieu de concrétiser l'homologation des programmes mis en oeuvre par un acte administratif spécifique sous la signature du directeur de l'établissement ou de son délégataire désigné en matière d'ordonnancement des mouvements de matériels. Un exemplaire de ces pièces d'homologation des programmes informatiques est joint annuellement aux pièces comptables du magasin.

2.1.4. Opérations concernant les matériels et fonctions des personnels qui y participent.

Les opérations physiques et comptables concernant les matériels sont essentiellement les suivantes :

  • 1. Prise en charge (cf. art. 27).

  • 2. Exécution des mouvements ordonnés par l'autorité compétente (cf. art. 14 et 24).

  • 3. Tenues des écritures (cf. titre VI).

  • 4. Centralisation des écritures.

  • 5. Reddition des comptes.

Les personnes qui participent à ces opérations remplissent les fonctions le détenteurs, de comptables ou d'émetteurs d'informations destinées à être prises en compte par l'informatique de gestion. Celle-ci assure :

  • la tenue des écritures à partir des informations contenues dans les pièces élémentaires ;

  • la centralisation des écritures ;

  • une aide lors de la reddition des comptes en fournissant des regroupements d'informations.

2.1.5. Fonction détenteur.

Le détenteur qui est chargé du maintien de la qualité, de la continuité de l'assurance de la qualité des matériels en stock et de la concordance entre les existants et les écritures comptables concernant ce matériel est appelé détenteur dépositaire.

La responsabilité du détenteur dépositaire peut être retenue, lorsqu'il ne peut pas présenter les matériels dont il a la charge, ou justifier de leur état, aucune perte ou avarie n'étant admise à sa décharge si elle ne provient pas d'événements de force majeure ou d'événements fortuits dûment signalés et constatés, le détenteur étant dans tous les cas tenu de justifier de ses diligences.

Il doit en particulier :

  • prendre toute disposition pour que les opérations de son ressort se déroulent dans le minimum de temps et porter à l'attention des autorités supérieures toute suggestion permettant de raccourcir les délais relatifs aux mouvements de matériels (prise en charge, délivrance, envoi, etc.) ;

  • signaler les anomalies observées et formuler toute proposition utile d'amélioration de la gestion des stocks ;

  • assurer le maintien de la qualité des matériels et la continuité de l'assurance de celle-ci.

Si, l'importance, la nature ou le lieu de stockage le justifie, le détenteur dépositaire peut être assisté par un ou plusieurs sous-détenteurs dépositaires sous réserve que la tenue des écritures soit correctement assurée.

En présence d'un ordre émanant de l'autorité, non qualifiée ou d'un ordre dont l'exécution lui paraît de nature à compromettre les intérêts dont il a la charge ou d'une pièce comptable considérée comme irrégulière, le gestionnaire ou le détenteur doit opposer par écrit des réserves motivées. Si l'autorité supérieure qualifiée confirme l'ordre d'exécution, le gestionnaire ou le détenteur est tenu d'exécuter ; il joint alors aux ordres reçus copie de ses propres observations.

2.1.6. Fonction comptable.

Sont comptables, ceux qui ont la charge de tenir, de centraliser ou de vérifier les écritures, ainsi que de garantir l'intégrité et l'authenticité de ces dernières.

Dans une comptabilité informatisée, le comptable doit vérifier la validité des traitements effectués et la qualité des résultats obtenus.

La responsabilité du comptable peut être retenue s'il ne peut pas justifier de l'exactitude de ses écritures ou lorsque la mauvaise tenue de celles-ci aura facilité la malhonnêteté ou la négligence d'un détenteur.

Quel que soit le nombre de détenteurs dépositaires dans un établissement, les divers comptables éventuels qui peuvent leur être associés doivent dépendre fonctionnellement d'un comptable unique responsable d'une manière générale de la comptabilité des matériels de l'établissement.

2.1.7. Chefs de magasins, sections, dépôts.

Le chef d'un magasin est appelé gestionnaire.

La responsabilité du gestionnaire peut être retenue à raison de ses deux qualités de détenteur et de comptable :

  • en tant que détenteur lorsqu'il ne peut représenter les matériels dont il a la charge ou justifier de leur état, aucune perte ou avarie n'étant admise à sa décharge si elle ne provient d'événements de force majeure ou d'événements fortuits dûment signalés et constatés, le gestionnaire étant dans tous les cas tenu de justifier de ses diligences ;

  • en tant que comptable, lorsqu'il ne peut justifier de l'exactitude de ses écritures ou lorsque là mauvaise tenue de celles-ci aura facilité la malhonnêteté ou la négligence d'un détenteur.

Responsable du matériel confié à sa garde, le gestionnaire du magasin en suit les mouvements dans un inventaire permanent. Il assure un contrôle effectif de l'existence de ce matériel par des vérifications continues. Suivant les nécessités de service, il peut déléguer sa signature à un ou plusieurs officiers sous ses ordres pour les pièces justificatives de mouvement. Chaque décision de délégation est, conservée par le bénéficiaire, une copie est mise à l'appui des pièces justificatives de l'année en cours.

Suivant l'importance, la nature, le lieu de stockage ou l'organisation de l'ensemble de la gestion, le directeur de l'établissement peut fractionner un magasin en plusieurs sections et dépôts et désigner un détenteur dépositaire comme responsable de chacun d'entre eux. Le même détenteur peut être responsable de plusieurs sections et dépôts. De même un directeur d'établissement peut répartir une section ou un dépôt de magasin entre plusieurs détenteurs et sous-détenteurs dépositaires.

2.1.8. Remise et prise de service.

  • 1. Le gestionnaire du magasin est désigné par le directeur local des constructions et armes navales.

    Dans tous les cas de mutations de gestionnaire, la remise et la prise de service sont constatés dans les formes prescrites par l'article 21 du décret du 22 décembre 1952 (BO/G, 1953, p. 315 ; BO/M, 1953, p. 164) modifié.

    Le procès-verbal constatant cette double opération, daté du jour de la prise de service, dressé par le directeur où chef de service est soumis au visa du contrôle résident et joint au dossier de gestion en cours.

    Une expédition du procès-verbal est adressée à la direction des constructions navales (bureau allocations et stocks) ; la transmission à la direction des services financiers, bureau de la réglementation (CCI) n'est effectuée que dans le cadre des compétences qui lui sont dévolues par la réglementation.

  • 2. En cas de désaccord entre les deux parties, il est effectué une vérification des existants sur une partie des matériels désignée par le gestionnaire entrant. Le gestionnaire sortant a le droit de se faire représenter à cette opération par un fondé de pouvoir dûment agréé, le gestionnaire entrant ne peut user de cette même faculté.

    Si cette reconnaissance partielle fait ressortir des différences nombreuses et si importantes présumant des irrégularités dans la gestion antérieure, le directeur ou le chef de service doit ordonner un recensement plus étendu et même total et nommer une commission chargée d'y procéder dans les conditions prescrites.

    Les procès-verbaux qui résultent des recensements effectués dans les conditions précitées sont soumis à l'approbation du ministre ou des autorités délégataires.

2.2. Fonctionnement des magasins.

2.2.1. Rangement, conservation et délivrance du matériel.

Le matériel en compte au magasin est stocké dans les sections ou dépôts sous la garde des agents responsables.

Les matériels non susceptibles d'être emmagasinés peuvent être déposés à titre exceptionnel dans les ateliers ou les chantiers. Des détenteurs dépositaires appartenant à ces ateliers ou chantiers doivent être désignés. En l'absence d'ordre particulier, les détenteurs sont les chefs d'atelier ou de chantier; ils sont détenteurs dépositaires de matériels en compte en magasin et à ce titre responsables vis-à-vis du gestionnaire du magasin.

Les matériels doivent toujours être rangés dans les magasins de manière à :

  • rendre le plus aisé possible les entrées, les sorties, les vérifications et les recensements, tout en tenant compte des obligations imposées par les mesures générales de sécurité (incendie, risques de guerre, etc.) ;

  • faciliter le partage des responsabilités entre agents, en rassemblant par exemple dans un même local les articles du ressort d'un agent, en regroupant les articles attractifs pour en améliorer la surveillance, etc.

Toutes dispositions utiles doivent être prises pour assurer le maintien de la qualité des matériels et la continuité de l'assurance de celle-ci.Les matériels doivent être délivrés selon la règle du « premier entré premier sorti » (first in, first out : FiFo). Les dispositifs matériels de stockage et d'étiquetage doivent être établis de façon à permettre le respect de cette, règle. Il n'est fait exception à cette règle pour certains articles que sur consigne permanente ou temporaire émanant des responsables de leur gestion.

2.2.2. Contrôle des instruments de mesure.

Afin de réduire les écarts qui peuvent se produire par suite d'erreurs lors de prise, en charge et de délivrance, les instruments de mesure et de pesage utilisés par le magasin doivent être régulièrement contrôlés et étalonnés, selon les prescriptions de la réglementation officielle en vigueur, notamment celles de la circulaire n50245/DMA/D du 6 février 1967 (BOC/SC, p. 153).Les gestionnaires sont responsables des déficits qui proviennent de négligence de leur part à constater l'état des poids, mesures et balances à leur disposition, indépendamment de toute autre responsabilité qu'ils pourraient avoir encourue.

2.2.3. Vérification des existants et recensements.

  • 1. L'inventaire permanent basé sur les règles de la comptabilité faisant l'objet de la présente instruction, implique une concordance rigoureuse et constante des existants réels avec ceux accusés par les écritures. Il importe donc que cette concordance soit vérifiée d'une manière continue et systématique pour permettre de redresser rapidement les erreurs ou régulariser les écarts constatés entre les existants et les écritures et, éventuellement, de mettre en cause les responsabilités encourues.

    Le contrôle des existants sera mis à profit pour vérifier le maintien de la qualité (conditions physiques de stockage conformes aux spécifications, péremption non atteinte) et celle de la traçabilité (liaison exemplaire de l'article, documents de traçabilité correcte, disponibilité correcte des instruments de traçabilité).

  • 2. Les écarts peuvent provenir notamment :

    • d'erreurs lors de mouvements d'entrées et de sorties. Les quantités ou la nature des articles effectivement mouvementés ne correspondent pas aux éléments figurant sur les pièces comptables. Ce type d'erreurs est cumulatif en particulier pour les articles qui font beaucoup mouvement ;

    • de mouvements qui n'ont pas été ordonnés régulièrement : comme les pertes, les vols, etc. qui, en dehors des articles attractifs, ne devraient présenter qu'un caractère aléatoire sans variation sensible au cours du temps ;

    • d'approximation et d'arrondi lors des délivrances, au détail (poids, longueur, etc.) ;

    • d'erreur relative lors des délivrances à la bascule compteuse ; celle-ci pourra ne pas être régularisée si le prix des articles est suffisamment faible ;

    • des changements d'unité de délivrance.

  • 3. En outre, des sondages permettent de s'assurer de l'attention des différents agents du magasin dans l'exécution de leurs taches et d'améliorer le fonctionnement du service.

    La validité de ces sondages est fonction du caractère représentatif des échantillons retenus qui dépendent eux-mêmes de l'organisation du magasin et des matériels entreposés. Ces différents points seront précisés dans des directives internes à la DCN.

    Ces sondages doivent porter tant sur les différents mouvements exécutés que sur la comparaison inventaire comptable permanent, inventaire physique.

  • 4. Le contrôle des existants s'effectue :

    • au niveau du gestionnaire : ce sont les vérifications d'existants ;

    • sous la responsabilité du directeur, par un ou plusieurs, cadres extérieurs au magasin désignés par le directeur : ce sont les recensements.

    A l'exception des matériels énumérés au paragraphe 6 ci-dessous qui doivent être contrôlés tous les ans, tous les autres articles en compte au magasin doivent être recensés ou vérifiés au moins tous les cinq ans.

    Les recensements portent essentiellement sur les matériels de forte valeur unitaire tandis que les vérifications d'existants concernent plutôt les matériels moins coûteux. Le nombre de recensements doit être au moins égal à la moitié des vérifications d'existants.

  • 5. Les agents des sections et dépôts sont également tenus d'informer le gestionnaire de toutes les différences qu'ils reconnaîtraient dans les existants en magasin, ainsi que des circonstances qui seraient de nature à faciliter la vérification de ces existants, notamment lors de l'épuisement prochain des existants et des déplacements de matériel.

    Toutefois, doivent être vérifiés ou recensés tous les ans :

    • tous les articles, quel que soit leur compte de stock, qui appellent plus spécialement la surveillance : métaux précieux, objets d'orfèvreries, montres… ;

    • les articles attractifs : électroménager, lampes d'éclairages, piles, vêtements de travail, outillage courant… ;

    • les armes légères et leurs munitions.

2.2.4. Différents types de mouvements.

  • 1. Un mouvement est d'une manière générale :

    • une entrée d'un matériel qui peut correspondre à un mouvement physique (entrée en magasin) ou purement comptable (entrée dans un compte de stock avec sortie concomitante du même compte de stock concernant un matériel livré directement à un atelier ou chantier de la DCN ou à un organisme extérieur mais qui aurait dû transiter physiquement par le magasin) ;

    • une sortie d'un matériel qui peut correspondre à un mouvement physique (sortie du magasin) ou purement comptable (sortie d'un compte de stock avec entrée concomitante dans le même compte de stock pour une raison analogue à celle de l'alinéa précédent) ;

    • une passation d'écritures en comptabilité analytique sans qu'il y ait d'entrée ou sortie physique : par exemple changement de comptes de stock, de catégories, de prix d'inventaire, etc. ;

    • une modification d'une caractéristique de l'article, n'ayant aucune incidence en comptabilité analytique comme le changement de numéro de nomenclature, etc.

  • 2. Au titre de la comptabilité des matériels, on distingue :

    • les mouvements d'entrée et de sortie qui en général donnent lieu à passation d'écritures en comptabilité analytique. Certains toutefois ne sont pas saisis en comptabilité analytique comme les sorties de magasin des matériels pour réparation ainsi que les entrées de matériels après réparation ;

    • les autres mouvements qui ne correspondent pas à une entrée et une sortie et qui, sont appelés mouvements internes au magasin. Certains sont saisis en comptabilité analytique et les autres pas. La liste des mouvements internes figure à l'article 82.

3. Les mouvements.

3.1. Dispositions générales.

3.1.1. Nomenclature des mouvements.

Les mouvements de matériel dans les magasins se divisent en entrées et sorties faisant l'objet de la classification suivante :

Entrées.

Sorties.

Entrées à charge de paiement par suite d'achat.

Sorties à charge de remboursement autres que les cessions.

Cessions reçues.

Cessions faites.

Produits de travaux.

Emploi aux travaux.

Remises par les unités.

Délivrance aux unités.

Entrées provenant des services tenant un inventaire particulier et réintégration de matériels loués ou prêtés.

Délivrances aux services dont la comptabilité est suivie sur inventaire particulier et locations ou prêts de matériels.

Envois reçus.

Envois faits.

Entrées diverses.

Sorties diverses.

 

Les mouvements de matériels font l'objet de codes mouvements précisés dans des circulaires internes à la DCN ; ces codes mouvements doivent permettre :

  • de prendre en compte les prescriptions de la présente instruction ;

  • d'effectuer les distinctions entre des opérations de même nature pour la comptabilité analytique, mais qu'il paraît intéressant de séparer pour la gestion des stocks par exemple. Réciproquement un même code mouvement peut regrouper des opérations isolées par la comptabilité analytique ;

  • de prendre en considération des opérations qui rie sont pas saisies par la comptabilité analytique si elles présentent de l'intérêt pour la gestion des stocks.

3.1.2. Justification des mouvements.

  • 1. Tout mouvement concernant les entrées et les sorties et par suite les existants doit être appuyé d'une pièce justificative établie selon les règles précisées au chapitre suivant de la présente instruction. Outre l'ordonnancement prévu à l'article 14, des dispositions locales sont prises pour matérialiser le transfert de propriété. D'une manière générale les pièces justificatives des entrées et sorties, saisies en comptabilité analytique, seront identiques à celles des comptabilités des matériels.

    Les mouvements internes au magasin saisis par la comptabilité analytique sont justifiés par les mêmes pièces pour les deux comptabilités. Quant aux autres mouvements internes leur justification est précisée soit dans la présente instruction soit dans les circulaires DCN.

  • 2. Si le mouvement est ordonné par voie informatique, la pièce justificative pourra être éditée par l'ordinateur et prendra un numéro chronologique affecté par le traitement à l'intérieur d'une gamme. L'ordonnancement des pièces est alors remplacé par l'homologation des programmes informatiques.

    Le traitement informatique doit toutefois permettre de remonter à l'initiateur du mouvement, en portant sur la pièce justificative le code qui aurait été affecté à ce responsable (ex. : le numéro d'un bon d'emploi aux travaux délivré automatiquement à partir d'une console peut comporter ce numéro de code). Chaque pièce justificative manuscrite doit être identifiée par le code mouvement approprié.

  • 3. Lorsque des circonstances de force majeure ont mis le gestionnaire dans l'impossibilité de produire les justifications prescrites, il peut y être suppléé au moyen de procès-verbaux ou de certificats administratifs circonstanciés.

3.1.3. La prise en charge.

  • 1. Quelles que soient :

    • leur origine : achats, cessions, envois, remises, reversements, confections… ;

    • leur position : approvisionnement, attente ;

    • leur destination : stock industriel, stock militaire, stock des clients particuliers, tous les matériels qui peuvent être considérés comme des biens meubles doivent être pris en charge par un détenteur-dépositaire.

  • 2. Font donc exception à cette règle :

    • les matériels d'attache : la mise à poste fait du matériel d'attache un immeuble par destination ; en effet seuls des éléments de ce matériel peuvent être échangés pour entretien ou réparation ;

    • les matériels classés à détruire par la commission des remises.

3.1.4. Généralités sur les envois.

  • 1. Il faut distinguer les envois comptables des envois administratifs. Ces derniers concernent du matériel déjà imputé aux comptes de travaux en cours ou des matériels en service. Les envois administratifs ne sont pas du domaine de cette instruction.

    L'envoi comptable concerne le matériel en approvisionnement ou en attente, en compte au magasin. Tout ce qui suit n'a trait qu'aux envois comptables.

  • 2. Sont classés sous le présent titre :

    • les envois faits : matériels en approvisionnement ou en attente effectués par les magasins de la DCN à d'autres magasins de la DCN (y compris ceux des bâtiments de soutien mobile et bâtiment atelier polyvalent) ;

    • les envois reçus : matériels en provenance des magasins de la DCN.

  • 3. Les procédures relatives aux envois entre établissements de la DCN peuvent être modifiées sur 'des notes internes à la DCN.

  • 4. Les différences provenant d'avaries, détériorations ou pertes en cours de transports et les imputations prononcées éventuellement contre les responsables sont approuvées suivant une procédure décrite à l'article 80. Ces différences sont récapitulées en fin d'année et doivent figurer dans le rapport annuel à la cour des comptes.

3.1.5. Principes.

  • 1. La comptabilité des matériels en approvisionnement et en attente, sauf pour les matériels loués ou prêtés qui font l'objet de comptabilités particulières, est tenue sous l'autorité et la responsabilité du magasin de chaque direction locale. Pour ce faire, le magasin fait généralement appel au service informatique qui doit alors lui fournir tous les contrôles et garanties nécessaires à l'exercice de cette responsabilité.

  • 2. La comptabilité repose essentiellement sur :

    • a).  Les pièces justifiant toute modification apportée aux quantités, comptes de stocks, positions, catégories des matériels. Ces pièces peuvent, le cas échéant, résulter de traitements informatiques et être éditées par l'ordinateur auquel cas, l'ordonnancement des pièces est remplacé par l'homologation des programmes informatiques (cf. art. 15).

    • b).  Le livre-journal des pièces justificatives.

    • c).  L'inventaire permanent de tout le matériel en stock. Cet inventaire doit indiquer les quantités, comptes de stock, positions, catégories des matériels stockés dans chaque section.

    • d).  Le cas échéant, l'inventaire particulier ouvert dans chaque section ou dépôt de magasin, pour les articles qui y sont stockés.

  • 3. Les écritures sont fondées sur les quantités, les unités de compte étant celles définies parle bureau des allocations et stocks (CN/AS) de la direction des constructions navales : nombre, mètre, kilogramme, litre, etc.

  • 4. Toutes les pièces énumérées au paragraphe 2 peuvent être produites et entretenues par l'ordinateur.

3.1.6. Les prix.

  • 1. La définition du prix d'inventaire est donnée à l'article 6.

  • 2. La responsabilité de la fixation du prix d'inventaire n'est pas du ressort du gestionnaire du magasin qui doit cependant signaler toutes les anomalies constatées dans ce domaine.

    Le prix est fixé par les services d'approvisionnement ou par la commission des remises (cf. art. 48) ou par la commission de réforme (cf. art. 66).

  • 3. Les mouvements et l'inventaire sont généralement chiffrés en valeur par programme informatique à partir des prix d'inventaire préalablement enregistrés dans les fichiers matières concernés. Toutefois, dans certains cas exceptionnels (par exemple articles en compte de passage), les prix servant aux valorisations sont directement portés sur les pièces justificatives.

3.2. Les entrées.

3.2.1. Entrées par suite d'achat.

3.2.1.1. Principes généraux.
  • 1. Sont classées sous cette rubrique les entrées de matériels à charge de paiement provenant de fournisseurs français et étrangers distingués dans les comptes de tiers de la comptabilité générale.

  • 2. Sont aussi pris en charge comme livraisons par suite d'achat, les matériels qui, sans être effectivement versés en magasin, proviennent :

    • a).  D'envois de matériels par un fournisseur à un autre établissement de la DCN chargé de la fabrication, de la transformation, de l'usinage d'objets ou de leur incorporation dans des ensembles livrables par la suite.

    • b).  D'envois faits par un fournisseur à destination de chantiers constructeurs par la DCN.

      Dans ces cas, la prise en charge n'a lieu d'autant que le dossier de recette contient les procès-verbaux d'admission en usine, les certificats d'emballage ainsi que les accusés de réception de l'établissement, chantier ou fournisseur ayant reçu la livraison.

    • c).  Du matériel laissé en dépôt chez le fournisseur pour lequel l'admission est prononcée par le service destinataire au vu d'un P.-V. en usine.

  • 3. Les entrées de fournitures par suite d'achat doivent être accompagnées de l'assurance de leur qualité, c'est-à-dire de leur entière conformité à la spécification associée au numéro de nomenclature sous lequel, elles sont présentées.

    L'assurance de leur qualité doit être apportée par des documents (instruments d'assurance de la qualité) attestant des contrôles, vérifications, essais, etc. effectués avant leur expédition, ou, dans certains cas, à destination par des certificats de conformité et par des vérifications et contrôles permettant d'assurer que leur qualité a été maintenue pendant leur manutention et leur transport. La prise en charge des fournitures par le magasin inclut la prise en charge du maintien de leur qualité et la prise en charge de la continuité de l'assurance de leur qualité, et cela jusqu'à sortie de magasin.

3.2.1.2. Introduction du matériel.
  • 1. Les matériels livrés par les fournisseurs de la DCN en exécution de leurs contrats ne peuvent être introduits dans les établissements que sur présentation d'un bordereau, d'une facture ou d'un titre de transport dressés par le fournisseur ou son représentant et se référant au marché, à la commande ou à l'achat sur facture correspondant.

  • 2. Conformément à la réglementation générale sur les marchés, les bordereaux de livraison, factures ou titres de transport doivent faire mention des marques et numéros apposés sur les matériels ou sur les caisses ou colis afin de permettre aux préposés à la surveillance des issues de procéder éventuellement au récolement sommaire des colis et par 1a suite à la vérification éventuelle des articles livrés.

  • 3. Le service d'ordre de l'établissement veille à ce que les matériels introduits soient transportés immédiatement à la salle des recettes ou, le cas échéant, au lieu précisé dans le contrat.

  • 4. Jusqu'à ce qu'il ait été statué définitivement sur leur réception, les matériels introduits demeurent sous la responsabilité du personnel. du lieu de dépôt.

    Durant cette période, la DCN n'est tenue qu'à la responsabilité qui incombe au « dépositaire » (sauf cas de réception définitive par le SIAr, la responsabilité cessant alors à la livraison).

3.2.1.3. Reconnaissance des matériels par le service destinataire.
  • 1. Il appartient au responsable de la salle des recettes d'appliquer les dispositions relatives à la reconnaissance des matériels à l'arrivée, à la constatation des pertes et avaries et aux réserves éventuelles à faire, prévues par la réglementation sur les transports de matériels de la marine (BOEM 532*, mouvements et transports, dispositions administratives communes aux trois armées).

  • 2. En ce qui concerne plus particulièrement la réception des matériels transportés par bâtiments de l'État, les règles à suivre sont définies par l'instruction sur l'administration et la comptabilité du matériel en service dans les unités de la marine (inst. n194/MA/CGA/M/CMT du 14 mars 1964 ; BO/M, p. 1272, modifiée).

3.2.1.4. Constatation de pertes ou d'avaries.
  • 1. Lorsqu'il est constaté que les caisses ou colis ont subi des avaries ou que les plombs sont brisés ou que des articles manquent, le délégué du lieu de dépôt (salle des recettes) doit immédiatement faire, par écrit, toutes réserves utiles auprès du transporteur ou de son représentant et procéder sans délai à l'ouverture d'un procès-verbal de pertes ou avaries conformément à la réglementation sur les transports des matériels de la marine (BOEM 532*).

  • 2. En ce qui concerne les transports effectués par chemin de fer, le procès-verbal est adressé sur modèle spéciale prévu à cet usage.

  • 3. Pour tous les autres transports, le procès-verbal de constat, dont un exemplaire est adressé au transporteur, fait connaître :

    • a).  Le lieu et la date de départ et d'arrivée.

    • b).  Le numéro et la date de connaissement ou de la feuille ou du bordereau d'expédition.

    • c).  Le nombre des colis, la nature et le poids des matériels annoncés par le titre de transport.

    • d).  La désignation des colis manquants ou avariés, la nature et l'importance des pertes ou avaries.

    • e).  L'évaluation du dommage d'après l'avis d'expédition ou, à défaut, d'après estimation amiable et, au besoin, à dire d'expert.

    • f).  Les propositions de l'administration, relativement à l'imputation à qui de droit de la valeur du dommage.

  • 4. Après avoir ainsi constaté les circonstances du transport qui peuvent donner lieu à reprise contre le transporteur, il est procédé à la prise en charge des matériels selon les règles établies à l'article 35.

  • 5. Si la constatation des quantités fait reconnaître des différences qui, par leur nature ou leur importance, paraissent devoir être attribuées à des avaries ou pertes ayant lieu au cours du transport, le service réceptionnaire met immédiatement le représentant du transporteur en demeure de fournir les explications et justifications qu'il jugerait nécessaires pour dégager sa responsabilité.

  • 6. Le représentant du transporteur, avant de signer le procès-verbal, a le droit d'y consigner toutes les réserves qu'il juge nécessaire.

3.2.1.5. Salle de recettes.

Le responsable de la salle de recettes est chargé :

  • de veiller essentiellement à ce que les fournitures introduites soient présentées sans retard à la commission des recettes ;

  • de faire exécuter les décisions de cette commission ;

  • de préparer la liasse de recettes à partir des documents en sa possession : contrat, bordereaux, factures, vérifications en usine… et à partir d'informations qu'il demande aux services compétents : indentification des matériels, procès-verbaux d'essais, etc.

3.2.1.6. Commission des recettes.

Le terme réception est celui utilisé par la CCGA/MI Il sera le seul utilisé dans la suite du texte pour désigner soit la réception (cas du CCGA/MI), soit l'admission (cas du CCGA/FC).

  • 1. La réception des matériels provenant, d'achat est prononcée par une commission de trois membres (un officier de l'ordre technique, un officier de l'ordre administratif, le gestionnaire du magasin ou son représentant) nommés par le directeur local.

  • 2. La commission des recettes constate la qualité des fournitures qui lui sont présentes et s'assure que tous les contrôles techniques prévus au marché sont bien réalisés et que les comptes rendus figurent bien au dossier de recette (P-VAU, P-V d'essais à destination, CR de service qualité…).

    Elle constate également les quantités.

    La commission peut se faire assister par le service technique acheteur, le service qualité ou tout autre service compétent de l'établissement (cf. art. 29, § 3 sur l'assurance de la qualité).

  • 3. Lorsque la fourniture présentée a fait l'objet d'une réception en usine le rôle de la commission consiste également à constater que le matériel est arrivé au complet et en bon état.

  • 4. Les décisions de la commission (réception, ajournement ou rejet…) sont mentionnées sur le procès-verbal de réception à destination (P-VRD).

  • 5. La commission des recettes peut déléguer ses attributions à un de ses membres pour les livraisons de faible valeur qui n'ont pas donné lieu à observations sur le plan de la qualité.

3.2.1.7. Prise en charge par le magasin.
  • 1. Après réception par la commission des recettes, les matériels sont transportées au magasin dans les plus brefs délais. Le gestionnaire du magasin procède à leur prise en charge et prend connaissance des instruments d'assurance de la qualité des objets qui lui sont remis. La prise en charge des fournitures par le magasin inclut la prise en charge du maintien de leur qualité et de la continuité de l'assurance de celle-ci jusqu'à la sortie des matériels.

  • 2. Le magasin notifie à la salle des recettes les anomalies constatées :

    • sur les quantités : écarts entre les quantités annoncées et les quantités prises en charge ;

    • sur l'état apparent des fournitures.

  • 3. La commission de recettes se retourne éventuellement contre le fournisseur dans le cadre du contrat et des cahiers des clauses administratives générales (CCAG). Dans le cas contraire, le matériel fait l'objet d'une remise en état, d'un déclassement, d'une élimination ou pour les différences en quantités d'un écart sur prise en charge (cf. art. 88).

3.2.1.8. Liquidation des fournitures.
  • 1. La prise en. charge n'est pas opposable au fournisseur. En conséquence, la décision de réception prononcée par la commission des recettes permet de procéder au mandatement dès réception de la facture.

    Cependant si des contestations relatives aux quantités apparaissent au moment de la prise en charge des matériels par le gestionnaire du magasin, ce dernier en avertit le bureau des liquidations qui peut surseoir au mandatement ou peut, le cas échéant, notifier au payeur une opposition au paiement. La réception étant prononcée, la facture est certifiée par l'autorité désignée par le directeur local sous la forme « recette effectuée le… , matériels en cours de prise en charge ».

  • 2. Pour les créances liquidables dans un établissement autre que celui qui a reçu la fourniture, le service destinataire du matériel transmet dans les meilleurs délais au service liquidateur le P-VRD d'admission ou l'accusé de réception sauf exceptions prévues, au paragraphe 1.

    Ces pièces doivent être envoyées au service liquidateur au plus tard dans les cinq jours qui suivent la date d'admission.

  • 3. Les dépenses relatives aux livraisons de matériel ne donnant pas lieu à prise en charge sont liquidées sur le vu d'une certification de bonne livraison donnée sur la facture par le délégué du service réceptionnaire.

3.2.1.9. Réception partielle définitive.
  • 1. Lorsque, pour un motif, quelconque, des matériels provenant d'achats sont reconnus de bonne qualité, il peut être procédé à une réception partielle définitive.

  • 2. Lorsque plusieurs ordres de réception partielle correspondent à une facture unique, les références de ces ordres sont reportées sur la facture lors de la certification de prise en charge.

3.2.1.10. Achats d'urgence.
  • 1. Lorsque les circonstances le justifient, il peut être procédé à des achats d'urgence de matériels dans le commerce local dans les conditions prévues par la réglementation générale sur les marchés, moyennant certaines simplifications justifiées par la nature de ces achats.

    L'introduction, la réception, le versement en magasin et la liquidation sont effectués selon les règles qui précédent.

  • 2. Lorsque les matériels identifiés en nomenclature provenant d'achats d'urgence ne sont pas effectivement versés en magasin, ils font néanmoins l'objet d'une prise en charge a posteriori par le magasin et d'une délivrance simultanée. Ce qui permet de sauvegarder l'exhaustivité des statistiques de consommation.

3.2.1.11. Réquisition.

Dans le cas où le matériel est approvisionné par voie de réquisition, l'introduction, la réception et le versement en magasin sont opérés dans les formes prescrites pour les livraisons par suite d'achat.

3.2.1.12. Matériel en dépôt chez les fournisseurs.

En exécution d'un marché, d'une convention, ou par suite de la résiliation d'un contrat, ou pour toute autre raison, qui doit faire l'objet d'une décision motivée du directeur d'établissement ou de son délégué, du matériel peut être laissé en dépôt chez un fournisseur, un entrepreneur ou chez leur sous-traitant ou dans les locaux désignés à cet effet.

  • 1. Après réception en usine par le service de surveillance industrielle de l'armement (SIAr), la prise en charge est effectuée au vu du procès-verbal de la réception du SIAr et d'une reconnaissance de mise en dépôt. Celle-ci doit être établie en trois exemplaires, dont un sur timbre destiné au gestionnaire du magasin. Ce document peut être remplacé parla facture elle-même, dont le 2e exemplaire sur timbre, destiné au magasin, porte la mention, en rouge, « reconnaissance de mise en dépôt ».

    Le fournisseur assume, à l'égard des fournitures stockées chez lui, la responsabilité du dépositaire. Les fournitures doivent être assurées dans les conditions prévues au CCAG du marché.

  • 2. Les matériels en dépôt chez les fournisseurs sont pris en compte dans les inventaires comme matériel en attente, à une position particulière. Les mises en dépôt font l'objet d'un suivi spécial et de relances périodiques.

3.2.1.13. Remplacement par les fournisseurs de matériels reconnus détériorés ou défectueux après leur recette.

Les remplacements, par les fournisseurs, de matériels reconnus détériorés ou défectueux sont soumis aux mêmes dispositions que les livraisons par suite d'achats pour l'introduction dans l'établissement, les vérifications qualitatives et quantitatives (cf. art. 62, 1er alinéa).

L'entrée est justifiée dans les comptes du magasin par un ordre de recette signé par la personne responsable de l'achat ou de la cession, revêtu de la déclaration de prise en charge par le gestionnaire et appuyé d'une copie de la décision en vertu de laquelle les remplacements ont eu lieu.

3.2.2. Entrées à titre de produits de travaux.

3.2.2.1. Produits de travaux.

Les produits de travaux donnent lieu soit à versement en magasin, soit à reversement en magasin selon leur origine. Ces entrées doivent être accompagnées par l'assurance de la qualité des produits en cause.

3.2.2.2. Versements en magasin.

Les versements concernent :

  • les confections, les produits de transformation et de conversion de matières et de denrées ;

  • les produits de démolition et de déclassement ;

  • les produits de récupération de matériels détériorés (cf. art. 80).

Ils sont effectués au moyen de bons de versements suivant les modalités définies par la réglementation du compte de commerce.

3.2.2.3. Reversements en magasin.

Les reversements concernent :

  • les matières délivrées pour emploi aux travaux mais excédentaires ;

  • les résidus de matières mises en oeuvre.

Ils sont effectués au moyen de bons de reversement constituant pièces justificatives d'entrée dans les comptes du magasin, suivant les modalités définies par la réglementation du compte de commerce.

3.2.3. Entrées des matériels après réparations, modifications…

3.2.3.1. Matériels réparés, modifiés.

Les matériels classés en attente à la position adaptée (en cours de sortie temporaire) pendant la réparation ou la modification sont rentrés en magasin après réparation ou modification au moyen d'un bon de rentrée de matériel (BRM).

Ce bon est établi par l'atelier qui a effectué la réparation ou la recette, si la réparation ou la modification a été effectuée par un organisme extérieur de l'établissement.

La rentrée de matériels réparés ou modifiés doit être accompagnée, comme l'entrée des matériels neufs, de l'assurance de leur qualité, c'est-à-dire de l'assurance qu'ils ont retrouvé leur conformité à la spécification associée au numéro de nomenclature sous lequel ils sont stockés.

3.2.4. Remises.

3.2.4.1. Différentes remises par les unités.
  • 1. Les remises effectuées par les.unités peuvent être :

    • soit définitives ;

    • soit, à charge de remplacement.

  • 2. Les remises à charge de remplacement peuvent être :

    • des remisés à changer lorsqu'il s'agit de matériel hors de service et pas réparable. Cette procédure est rarement utilisée dans les relations unités-établissements de la DCN ;

    • des échanges standards de matériels d'armement.

  • 3. La procédure relative aux échanges standards est actuellement définie d'ans la note-circulaire 8-350171 /CN/AS du 17 août 1978 (BOC, p. 3727) (4). Ces échanges standards sont effectués directement entre les magasins et les unités. Les magasins classent le matériel remis par les unités en attente dans la position à « expertiser ». Le compte rendu d'expertise, lorsque celle-ci conclut au bon état, du matériel, constitue l'instrument de l'assurance de sa qualité.

3.2.4.2. Destination du matériel provenant des remises définitives et à changer.

Le préposé aux remises, assisté des agents qualifiés des ateliers, classe le matériel dans l'une des positions suivantes :

  • en approvisionnement (en bon état) avec sans déclassement (cf. art. 89) avec ou sans dévaluation (stock-outil) ;

  • à expertiser ;

  • à réviser ;

  • à réparer ;

  • à modifier ;

  • à détruire ;

  • à démolir ou à cannibaliser ;

  • à vendre.

La décision du préposé aux remises de classer le matériel dans la position en approvisionnement (en bon état) sans déclassement ou dévaluation constitue l'instrument de l'assurance de sa qualité.

3.2.4.3. Composition et réunion de la commission, de remises.

Le matériel ainsi classé est examiné par une commission composée d'un officier de l'ordre technique (généralement le même que celui chargé des recettes) représentant du chef de service intéressé et du gestionnaire du magasin, le contrôle résident est avisé préalablement de l'horaire des réunions.

Immédiatement après la diffusion du procès-verbal de la commission des remises, les matériels reçoivent les destinations prévues.

  • a).  Les matériels classés à démolir ou à détruire sont démolis ou détruits à la diligence de l'agent préposé aux remises, soit sur place, soit avec le concours des ateliers ; mention des destructions opérées est porté sur le n3 du billet de mouvement sous la signature de l'officier chargé des remises, aucune prise en charge n'est réalisée, mais le billet correspondant est néanmoins transmis au magasin pour y être enregistré « pour ordre ». Lorsque le billet ne comporte que des matériels à détruire, la déclaration de prise en charge par le gestionnaire est rayée et remplacée par la mention « Vu ».

  • b).  Sont normalement pris en charge par le magasin, les matériels en approvisionnement, à expertiser, à réviser, à réparer, à modifier, à détruire, à démolir ou à cannibaliser, à vendre.

3.2.4.4. Rôle et fonctionnement de la commission des remises.

La commission des remisés reçoit communication de toutes les pièces de nature à faciliter ou à éclairer la visite du matériel.

La commission ne doit pas se borner à rendre définitif le classement préalable ; il lui appartient de vérifier l'identité du matériel pour lequel un classement est proposé, d'en modifier éventuellement la dénomination, de s'assurer de l'état de ce matériel, quand il s'agit d'un article réformé ou non réglementaire, d'en fixer le nouveau prix. Elle prononce le déclassement, la démolition. la vente ou la destruction des matières et objets qu'elle a reconnus hors de service et arrête en conséquence le classement préparé par l'agent préposé aux remises.

Elle consigne dans son procès-verbal toutes les particularités qui peuvent servir à apprécier la valeur de ses décisions relatives à la mise en hors service d'éléments de matériel. Elle signale, en outre, dans ce procès-verbal, toutes les détériorations qui ne lui paraissent pas provenir de l'usage réglementaire auquel les objets étaient destinés et consigne ses observations relativement à la responsabilité encourue.Le magasin donne tous renseignements utiles (consommations, existants en magasin., prix de matériels, classements susceptibles d'être adoptés, etc.). Il peut, en ce qui concerne le matériel en bon état, formuler des réserves sur le classement proposé.

La commission des remises peut décider du déclassement ou de la réforme des articles remisés en bon état, en fonction de critères économiques (ex : articles de faible prix, dont le prix de revient de l'écriture d'entrée en entrée en stock est hors de proportion avec le prix unitaire, ou article à fréquence faible et à stock déjà pléthorique), de même elle peut fixer un prix de remboursement inférieur au prix d'inventaire, cette réduction pouvant aller jusqu'à la gratuité pour les bâtiments condamnés.

Le procès-verbal est signé par les membres de la commission.

3.2.4.5. Mise en cause des responsabilités, encourues.

Si le procès-verbal de remise ne met en cause aucune responsabilité, il est donné suite aux décisions de la commission des remises sans autre formalité. Lorsque le représentant de l'ordre technique a émis l'avis qu'une responsabilité doit être mise en cause, une copie du procès-verbal est adressée par le directeur ou chef de service au préfet maritime ou au commandant de la marine qui, après avoir recueilli les explications du commandant de l'unité intéressée, le soumet au visa du contrôle résident et le transmet, avec ses propositions au ministre (direction locale intéressée) pour décision. La décision ministérielle est inscrite en marge du procès-verbal de visite.

3.2.5. Entrées gratuites provenant de clients.

3.2.5.1. Entrées gratuites provenant de clients.

Les clients de la DCN peuvent lui expédier gratuitement du matériel pour diverses raisons :

  • matériel devant être incorporé dans une confection destinée à ce client ;

  • matériel devant être réparé parla DCN, etc.

Ces matériels sont stockés en magasin à un compte pour clients particuliers (cf. art. 7). Sauf si le client remet, en même temps que le matériel, les instruments de l'assurance de qualité, le magasin n'a pas, en matière de qualité et sauf demande particulière du client, d'autre responsabilité que le stocker conformément aux règles de l'art.

3.2.6. Cessions reçues.

3.2.6.1. Cessions reçues.

  1. Cessions reçues des États étrangers.

L'entrée des matériels cédés par des États étrangers est justifiée dans les comptes du magasin par un ordre de recette établi selon le processus décrit aux articles 30 et suivants pour les entrées par suite d'achat.

Ces entrées de matériels sont traitées, en matière de qualité, comme les entrées par suite d'achat (cf. art. 29, § 3).

  2. Cessions reçues des autres services et des autres ministères.

Il en est de même pour les cessions reçues des autres ministères et des services du ministère de la défense autres que la marine, à la différence que les vérifications qualitatives sont allégées puisque le matériel fait déjà partie du domaine de l'État. Les litiges qui ne peuvent être réglés directement entre les services cédants et cessionnaires, sont soumis à l'administration centrale.

Ces entrées de matériels sont traitées, en matière de qualité, comme les entrées par suite d'achat (cf. art. 29, § 3).

  3. Cessions reçues des services de la marine.

Les cessions reçues des services de la marine font l'objet de vérifications contradictoires entre les représentants des services intéressés. Le magasin certifie la facture de livraison destinée au service cédant et procède à la prise en charge au vu d'un ordre d'entrée. Ces entrées de matériels sont traitées, en matière de qualité, comme les entrées par suite d'achat (cf. art. 29, § 3).

3.2.7. Envois reçus.

3.2.7.1. Surveillance à l'arrivée.

Les directions ou services destinataires sont informés des envois de matériels par les avis d'expédition qui leur sont adressés par le service expéditeur ou transitaire.

Au fur et à mesure de leur réception, les, avis sont inscrits sur un « journal des arrivages ».

3.2.7.2. Reconnaissance et introduction des matériels par le service destinataire.
  • 1. La reconnaissance des matériels s'effectue dans les mêmes conditions que pour les matériels provenant d'achats (cf. art. 31).

  • 2. Les matériels livrés sont introduits dans l'arsenal ou l'établissement au vu du titre de transport et suivant les règles indiquées à l'article 30 de la présente instruction pour les entrées à charge de paiement par suite d'achats.

3.2.7.3. Examens qualitatifs et quantitatifs.

Il est procédé à l'ouverture des caisses et colis dont le bon état extérieur a été définitivement constaté. Les matériels reçus en emballage conditionné ne sont en principe ouverts que lorsque les colis sont en mauvais état. Les matériels livrés sont alors examinés, sous le rapport de la qualité par le personnel du magasin qui se fait assister par du personnel des ateliers ou du service qualité si nécessaire. Les matériels provenant d'envoi sont classés comme pour les remises. Ces entrées de matériels sont traitées, en matière de qualité, comme les entrées par suite d'achat (cf. art. 29, § 3).

Les quantités sont constatées par le personnel du magasin et inscrites dans les colonnes « quantités reconnues » de l'avis d'expédition.

La constatation de pertes ou d'avaries s'effectue dans les mêmes conditions que celles prévues pour les entrées à charge de paiement par suite d'achat (cf. art. 32).

Si, lors d'un envoi entre établissements, des différences non imputables au transporteur sont constatées à l'arrivée, le gestionnaire destinataire régularise la différence par une écriture assimilable à un déficit ou un excédent sur recensement, à condition que le prix unitaire de chaque article manquant ou en trop n'excède pas 1/1000 du plafond de l'achat sur facture (ASF) et que la différence globale de l'avis d'expédition comptable (AEC) n'excède pas 1/100 du plafond de l'ASF.

Si les écarts sont supérieurs aux montants précités, ils ne peuvent être assimilés à des déficits ou excédents sur recensements et une correspondance entre gestionnaires doit alors s'instaurer. Si l'expéditeur reconnaît le bien-fondé de la réclamation (après recensement par exemple), il adresse un AEC rectificatif au destinataire ou procède à un envoi complémentaire. Dans le cas contraire, l'établissement destinataire consigne cet écart sur l'état explicatif des différences.

Quel que soit le montant des différences, le destinataire informe l'expéditeur des écarts constatés à l'arrivée. Celui-ci doit procéder soit à un recensement soit à une vérification d'existants des articles incriminés dans un délai d'un mois.

3.2.7.4. Matériels à verser en magasin.

Les matériels reconnus en bon état, classés à expertiser, à réparer, à modifier ou à vendre sont versés immédiatement en magasin après la constatation des quantités (art. 55).

Pour les matériels classés à démolir ou à détruire, le versement temporaire éventuel en l'état en magasin dépend du lieu et de la date de l'opération. Les produits de démolition sont versés en magasin.

3.2.7.5. Justification comptable d'envois provenant d'un autre établissement.
  • 1. Dès réception du relevé d'écritoires entre directions, l'établissement destinataire place 1'AEC globalement en valeur dans la position envois reçus non régularisés.

    Dès la connaissance du résultat satisfaisant des examens qualitatifs et quantitatifs des matériels situés dans la position envois reçus non régularisés, le magasin les prend en charge.

  • 2. Dès la prise en charge des matériels provenant d'envoi, un certificat de réception, signé par un délégué du magasin est adressé au service expéditeur accompagné le cas échéant d'une copie du procès-verbal constatant les différences reconnues à l'arrivée.

3.3. Les sorties.

3.3.1. Délivrances pour emplois aux travaux.

3.3.1.1. Exécution des délivrances.
  • 1. Les matériels nécessaires à l'exécution des travaux sont délivrés sur présentation de bons d'emploi aux travaux établis par section de magasin, signés par les délégués accrédités des chefs d'atelier ou de chantier. Les bons d'emploi aux travaux peuvent résulter de traitements informatiques provoqués à la suite des demandes émises à partir de consoles de télétraitement.

    Le responsable du magasin doit remettre au bénéficiaire du matériel les instruments d'assurance de la qualité pour un article, ou pour chaque exemplaire de cet article (traçabilité), lorsqu'ils existent sous forme explicite.

  • 2. Des états informatiques récapitulatifs relatifs à une période donnée permettent de contrôler à posteriori chaque signataire de bons d'emploi aux travaux en communiquant lesdits états aux responsables concernés.

3.3.2. Cessions faites.

3.3.2.1. Cessions.

Les cessions peuvent être consenties :

  • à des États étrangers ;

  • à d'autres services du ministère de la défense ;

  • à d'autres départements ministériels ;

  • à des collectivités locales ou des particuliers.

La demande de cession ne doit, en aucun cas, être verbale. Le contrat doit comporter notamment le nom du service cessionnaire, la nature et l'étendue de la fourniture, les conditions de facturation.

Dans tous les cas, la sortie du matériel est justifiée dans les comptes du magasin par un ordre de sortie complété d'une facture de livraison. Ces deux documents doivent recevoir l'acquit du cessionnaire et porter référence à la décision accordant la cession.

Le responsable du magasin doit remettre au bénéficiaire du matériel les instruments d'assurance de la qualité pour un article, ou pour chaque exemplaire de cet article (traçabilité), lorsqu'ils existent sous forme explicite. Dans le cas contraire, lorsque le bénéficiaire de la sortie demande un document formel d'assurance de la qualité, le responsable du magasin est tenu de l'établir et de le remettre au bénéficiaire.

3.3.2.2. Dispositions concernant les cessions de matériel du stock industriel.

Les cessions de matériels du stock industriel (cf. art. 6 § 4) doivent respecter la réglementation du compte de commerce.

Elles peuvent être effectuées à un prix différent du prix de revient, celui-ci étant égal au prix d'inventaire ou de renouvellement majoré des contributions aux frais.

3.3.2.3. Dispositions communes aux cessions de matériels militaires.
  • 1. Les cessions sont normalement effectuées à titre onéreux.

    Elles sont approuvées par le ministre ou par les autorités ayant reçu des délégations de pouvoir ou de signature conformément aux textes réglementaires, en vigueur.

  • 2. Les cessions de matériel militaire, gratuites ou au-dessous du prix normal, à des États étrangers, des organismes extérieurs au ministère de la défense ou à des personnes privées doivent être soumises à la décision personnelle du ministre.

3.3.2.4. Remise au fournisseur, à charge de remboursement ou de remplacement, de matériels reconnus défectueux après leur recette.
  • 1. La remise au fournisseur de matériels reconnus défectueux ou détériorés est effectuée au vu d'une décision de la commission des recettes statuant après la réception initiale.

  • 2. L'ordre de sortie porte référence au contrat se trouvant à l'origine de la fourniture, à la décision indiquée au paragraphe précédent et au procès-verbal d'admission en recette de la livraison reconnue défectueuse après coup.

  • 3. Une facture de livraison est établie en deux exemplaires dont le premier est remis au fournisseur et le second transmis, contre récépissé donné sur la pièce de sortie, au service administratif chargé de poursuivre le remboursement ou le remplacement des matériels défectueux.

3.3.3. Délivrances aux unités.

3.3.3.1. Délivrances aux unités.

Les différentes dispositions relatives aux mouvements de sortie des magasins DCN vers les unités sont précisées dans un certain nombre de textes réglementaires notamment l'instruction générale n194/MA/CGA/M/CT du 14 mars 1964 (BO/M, p. 1272) modifiée, l'instruction n56/DEF/CMA/1 du 18 janvier 1978 (BOC, 1981, p. 629) et l'instruction générale n677/CG/3 du 27 juillet 1957 (BOC, 1979, p. 617). Le responsable du magasin doit remettre au bénéficiaire du matériel les instruments d'assurance de la qualité pour un article, ou pour chaque exemplaire de cet article (traçabilité), lorsqu'ils existent sous forme explicite.

3.3.4. Élimination de matériels.

3.3.4.1. Différents modes d'élimination.

On distingue :

  • la réforme technique concernant du matériel usagé irréparable techniquement ou économiquement ; 

  • la réforme de commandement concernant du matériel à retirer du service pour des raisons opérationnelles ou techniques ou dont l'utilisation s'avère dangereuse ;

  • le retrait des approvisionnements concernant des matériels ne répondait plus aux normes de la qualité, sans emploi ou en excédent. Des précisions concernant les modes d'élimination sont données dans une instruction particulière insérée dans le BOEM 420*.

3.3.4.2. Détection, des matériels à éliminer au titre du retrait des approvisionnements.
  • 1. Lorsqu'il résulte d'un examen des inventaires ou de constatations faites lors de vérifications ou de recensements, que certains matériels n'ont plus la qualité, c'est-à-dire ne sont plus conformes à la spécification associée au numéro de nomenclature sous lequel ils sont gérés, par dégradation, péremption, etc., ou sont sans emploi, il appartient au magasin d'établir la liste de ces matériels qui sera soumise à l'organisme compétent en particulier celui chargé du réapprovisionnement centralisé s'il existe (§ 3 de l'art. 2).

  • 2. La détection des excédents est de la compétence de l'organisme responsable de la gestion auquel il appartient de comparer le stock global en magasin aux besoins prévisibles et de procéder, avant toute élimination, aux transferts internes entre établissements.

    Étant donné le coût élevé des matériels militaires et leur caractère spécifique qui les rend de peu d'intérêt pour l'économie générale, le souci constant de tous les services doit être de s'assurer que les matériels sans emploi ou en excédent devenus inutiles pour leurs besoins propres ne peuvent être utilisés par un autre service du département. En conséquence, avant de se résoudre à l'élimination par remise aux domaines, il convient d'effectuer une tentative de ventilation qui doit être opérée dans les conditions précisées par la circulaire 4873 /DN/DSF/CG/4 du 03 juillet 1972 (BOC/SC, p. 722) modifiée.

3.3.4.3. Examen des matériels à éliminer.

Les opérations prévues à l'article 65 ci-dessus ayant été effectuées, la liste des matériels à éliminer est arrêtée définitivement et soumise sans délai sur état de proposition d'élimination à l'examen d'une commission composée d'un responsable technique et d'un délégué du magasin. Cette commission est chargée de déterminer, dans le cadre des directives éventuelles, du département, la destination à donner au matériel déclassement, destruction, remise aux domaines en l'état ou après démolition.

Dans le cas de réforme technique et de commandement, la même commission décide de la destination à donner à ces matériels.

Le contrôle résident reçoit avis de la date de ces opérations.

3.3.4.4. Approbation des propositions d'éliminations.
  • 1. L'état de proposition d'élimination est ensuite soumis à l'approbation de l'autorité habilitée (voir la note-circulaire n9-350038/CN/AS du 7 mars 1979) (n.i. BO). Une fiche détaillée jointe à l'état fait apparaître les motifs et les conséquences financières de l'opération, ainsi que le résultat des mesures de ventilation opérées.

    Les valeurs fixées par les textes réglementaires pour déterminer les limités de compétences s'appliquent au montant total de chaque état en valeur d'inventaire. Un état de retrait d'approvisionnement ne doit comprendre que des matériels interchangeables et leurs rechanges. S'il s'agit de simples articles, il faut regrouper dans le même état seulement les articles de même nature, ayant des utilisations voisines ou pouvant servir mutuellement de produits de remplacement.

  • 2. Dans le cas où la valeur globale des matériels éliminés dépasse les limites de compétence locale fixées pour les délégations de pouvoir ou si une responsabilité est mise en, cause, ou s'il y a observation maintenue du contrôle résident, l'état de proposition est transmis au bureau central concerné du département.

3.3.4.5. Élimination centralisée.
  • 1. Les matériels éliminés en exécution d'une décision de principe (réforme de commandement) ou d'une décision de l'organisme responsable de leur gestion centralisée au sein de la DCN sont répertoriés sur des états d'élimination qui peuvent être sur supports informatiques. Après examen sommaire par le service technique intéressé, le magasin doit exécuter les ordres d'élimination ainsi transmis.

  • 2. La réforme de commandement d'un type de matériels peut être immédiate et totale ou échelonnée dans le temps.

3.3.4.6. Statistiques annuelles.

Les matériels éliminés en cours d'année, sont récapitulés par types d'éliminations sur l'état statistique transmis à l'administration centrale pour l'établissement du rapport à la cour des comptes (tableaux III.1 et III.2).

3.3.5. Sorties pour réparations, modifications.

3.3.5.1. Sorties pour réparations, modifications.

Les matériels devant subir une réparation ou une modification pour restaurer leur qualité, c'est-à-dire leur conformité à la spécificité associée au numéro de nomenclature sous lequel ils sont stockés, sont sortis du magasin au moyen d'un bon de sortie temporaire, émanant de l'atelier responsable de la réparation ou de la modification.

Pendant la réparation ou la modification, les matériels sont classés en attente à la position « en cours de sortie temporaire ».

Les dispositions relatives à la rentrée en magasin après sortie temporaire sont décrites à l'article 45.

3.3.6. Envois faits.

3.3.6.1. Ordres d'envois.

Les envois de matériels par les magasins ont lieu en vertu d'ordres d'envois signés par les personnels habilitées ou présentés sur support informatique, l'ordre étant donné par console (avec code), la signature intervenant ensuite sur l'accusé de réception émis par le service informatique (cf. art. 14 et 15).

3.3.6.2. Préparation de l'envoi.
  • 1. Dès qu'un envoi a été ordonné, le magasin fait procéder sous sa responsabilité au pesage, au mesurage et au comptage des quantités figurant sur l'ordre d'envoi. Le détail de ces opérations ainsi que, numéros et marques des caisses ou colis avec la désignation du matériel contenu dans chacun d'eux sont inscrits sur un carnet d'emballage, tenu dans chaque section ou dépôt : un bulletin, détaché de ce carnet, est joint à chaque caisse ou colis ; ce bulletin peut être remplacé par un feuillet de la liasse d'envoi obtenu par duplication à partir de la liasse d'envoi.

  • 2. Seuls les matériels en bon état peuvent faire l'objet d'envois. II ne peut être fait exception à cette règle que lorsque le matériel est expédié spécialement pour réparation, destruction, démolition ou récupération de certains éléments. L'assurance de la qualité des matériels en bon état objet de l'envoi est assurée au destinataire par la remise des instruments d'assurance de leur qualité au moment de leur entrée en magasin et, s'il le demande, par une attestation du magasin assurant que leur qualité a été maintenue pendant le stockage.

3.3.6.3. Établissement de la liasse d'envoi.
  • 1. Dès réception des ordres d'envoi, le service des envois, établit une liasse d'envoi dont la composition et les règles d'utilisation sont définies par une instruction interne à la DCN (cf. inst. n5-28159/CN/AS du 25 novembre 1975) (n.i. BO).

    En cas d'envoi outre-mer, l'avis d'expédition est obligatoirement évalué par colis et globalement pour faciliter les opérations douanières au départ et à l'arrivée du matériel.

  • 2. Le cas échéant, il est en outre dressé un état de colisage évalué, en triple exemplaire, destiné à l'administration des douanes. Lorsque l'envoi est effectué en transit, les trois exemplaires de l'état de colisage sont joints à l'avis d'expédition adressé au service transitaire.

3.3.6.4. Enlèvement des matériels et remise au transporteur.
  • 1. Les matériels à expédier sont remis au transporteur ou au transitaire via le service des envois qui donne acquit et selon les règles applicables aux transports des matériels militaires. Le service des envois complète des mentions relatives à l'expédition, les avis et la facture d'expédition ainsi que les états de colisage qui reçoivent alors sans retard les destinations prévues à l'article 73.

  • 2. Lorsque l'envoi a lieu par bâtiment ou avion de l'État, le service des envois dresse un état de chargement en quatre exemplaires dont les destinataires sont indiqués sur l'imprimé correspondant. Si l'envoi est opéré par chemin de fer, il est établi une déclaration d'expédition ; les envois par la poste sont effectués au vu d'une feuille d'expédition.

3.3.6.5. Justification comptable.

Les matériels en cours d'envoi sont placés dans la position envois faits non régularisés dès leur enlèvement en section. L'opération est justifiée par l'ordre d'envoi ou l'ordre de délivrance à titre d'envoi signé par un responsable du magasin si l'ordre d'envoi est un support informatique.

L'envoi comptable donne lieu à facturation, qui s'effectue par relevé d'écritures entre directions (RED), selon la réglementation du compte de commerce.

3.4. Entrées et sorties diverses.

3.4.1. Excédents et déficits constatés par vérifications ou recensements.

Les excédents et déficits constatés par vérifications ou recensements sont comptabilisés dans des comptes d'écarts propres à chaque indice lequel peut être subdivisé en sous-comptes ou commandes (cf. art. 7, § 1).

3.4.2. Matériels recueillis.

Sont considérés comme matériels recueillis :

  • des matériels enlevés en fraude et saisis, sauf si le service utilisateur (ou la commande d'imputation) est connu et en demande la restitution ;

  • des matériels trouvés dans l'enceinte de l'établissement dont l'origine n'a pu être établie après enquête et qui ne peuvent pas être considérés comme des excédents par recensements ;

  • des matériels provenant de récupération et de butin de guerre, d'origine française ou étrangère, repris ou saisis en France ou en territoire étranger.

Ces matériels sont soumis aux formalités d'examen et de classement prescrites pour les remises de matériel.

3.4.3. Pertes mises à la charge du magasin.

La responsabilité du gestionnaire du magasin commence :

  • lorsqu'il a donné décharge à la salle des recettes des matériels qu'il emporte ou des dossiers qu'il prend à son compte, en l'absence de matériels. Cependant les différences constatées après l'admission et avant la prise en charge dans les conditions de l'article 35 peuvent être régularisées par écart sur prise en charge (art. 88) ;

  • lors du versement en magasin dans les autres cas : versement, reversement, réparation, remises, cessions…

Elle cesse lors de la délivrance régulière des matériels, à moins de circonstances exceptionnelles prévues à l'article 79.

Cette responsabilité est assortie de sanctions disciplinaires ou dans les cas prévus par la loi de sanctions pécuniaires (cf. décret 74-705 du 06 août 1974 , BOC, p. 1957 et instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 , BOC, 1980, p. 4458, modifiée) et éventuellement de ces deux sanctions.

3.4.4. Cas de force majeure, réquisitions.

En cas d'incendie ou d'autre événement de force majeure, les objets existant dans les magasins peuvent être mis, sur réquisition verbale, à la disposition de l'autorité qui les réclame.

Le gestionnaire du magasin rend compte du fait, dans le plus bref délai, à son chef de service qui provoque la réintégration des objets ou, s'il y a lieu, la régularisation de leur délivrance.

Par ailleurs, le gestionnaire est tenu d'obtempérer à la réquisition d'un contrôleur ou autre fonctionnaire chargé par le ministre d'une mission spéciale. Après avoir informé son chef de service de la réquisition reçue, il opère la sortie qui est justifiée par l'acte de réquisition relatant la décision ministérielle, revêtu du récépissé du contrôleur ou autre fonctionnaire.

3.4.5. Pertes et détériorations par force majeur ou par cas fortuit.

  • 1. Lorsqu'une circonstance de force majeure ou un évènement fortuit a occasionné une perte ou une détérioration de matériel, le gestionnaire du magasin informe immédiatement le directeur du fait et de l'importance du préjudice.

  • 2. Un procès-verbal est dressé qui présente des indications précises sur la cause de l'événement, constate que cet événement ne peut être imputé ni au détenteur ni aux agents sous ses ordres, fait connaître la valeur des matériels perdus ou le montant de la détérioration ; ce procès-verbal est communiqué au contrôlé résident.

  • 3. Le procès-verbal est transmis avec les avis et explications nécessaires, puis approuvé par l'autorité habilitée (cf. arrêté du 27 juillet 1966, BOC/SC, p. 776 ; BOC/G, 1970, p. 1088) modifié.

  • 4. Le procès-verbal concernant les détériorations est établi conformément aux prescriptions de la circulaire 10099 /DEF/DSF/CC/1 du 07 janvier 1977 chapitre premier (BOC, p. 23) modifiée. La prise en charge des articles à réparer ou des produits de récupération (pièces en bon état ou résidus à remettre aux domaines) est régularisée par un ordre d'entrée portant référence au procès-verbal.

    Immédiatement après la constatation des faits et de l'importance de la perte, les fiches de stock et d'inventaire sont mises à jour au moyen d'une copie du procès-verbal qui est la pièce justificative du mouvement. Toutefois la responsabilité du détenteur n'est déchargée qu'en vertu de la décision de l'autorité compétente.

    Les pertes et détériorations par force majeure ou par évènement fortuit sont récapitulées en fin d'année sur les états transmis à l'administration centrale, en vue de l'établissement du rapport annuel à la cour des comptes.

3.4.6. Pertes, détériorations et déficits donnant lieu à imputation.

  • 1. Les pertes, détériorations ou déficits mis à la charge des personnels de la DCN ou autres sont constatés au moyen d'un procès-verbal circonstancié permettant d'apprécier les responsabilités et de déterminer le montant du préjudice subi par l'État [cf. circ. n10099/DEF/DSF/CC/1 du 7 janvier 1977 (BOC, p. 23) modifiée].

  • 2. La sortie des matériels perdus ou détériorés est justifiée par un ordre de sortie à titre de débets remboursés, donné par le directeur ou chef de service, et portant référence à la décision prise par l'autorité habilitée, ainsi qu'au numéro et à la date du récépissé de versement au Trésor de la somme imputée. En cas de détériorations, la prise en charge des articles à réparer ou des produits de récupérations (pièces en bon état ou résidus à vendre) est régularisée par un ordre d'entrée portant référence au procès-verbal.

3.5. Mouvements internes au magasin.

3.5.1. Définition des mouvements internes.

3.5.1.1. Liste des mouvements internes au magasin.

Sont considérés comme mouvements internes au magasin :

  • les écarts d'incorporation sur matières ;

  • les changements de compte de stock, positions, catégorie ;

  • les changements de numéros de nomenclature ;

  • les mouvements entre sections et dépôts d'un magasin.

3.5.1.2. Origines des écarts d'incorporation sur matières.

Les écarts d'incorporation sur matières sont dus à :

  • des différences entre les prix d'acquisition et les prix d'inventaires par suite essentiellement de l'évolution des prix ;

  • l'évolution des matériels et des besoins ;

  • des causes diverses.

Leur prise en compte est définie par la réglementation du compte de commerce.

3.5.1.3. Différents types d'écarts d'incorporation sur matières.

Les écarts d'incorporation sur matières comprennent :

  • les écarts sur prise en charge ;

  • les réformes, les déclassements et changements de classification ;

  • les réévaluations ;

  • les éclatements de lots ;

  • les excédents et déficits constatés par vérification ou recensements ;

  • les matériels recueillis ;

  • les pertes mises à la charge du responsable de magasin ;

  • les pertes par force majeure ;

  • les écarts entre inventaire magasin et inventaire comptable ;

  • les écarts sur prix de cession ;

  • les écarts dus aux entrées gratuites ou aux réfactions de prix (remises et reversements de RP l).

3.5.1.4. Écarts entre inventaire magasin et inventaire comptable.

Ne doivent être enregistrés dans ce compte que les écarts résultant de la différence entre les deux inventaires et permettant d'aligner l'inventaire comptable sur l'inventaire physique du magasin.

3.5.1.5. Écarts sur prix de cession.

Ces écarts ne concernent que les matériels du stock-outil et les matériels réparables communs. Ils proviennent de l'application d'un coefficient prix de cession à la délivrance. Ils sont enregistrés dans des comptes particuliers dans les comptabilités du compte de commerce.

3.5.1.6. Écarts provenant des entrées gratuites et de réfactions des prix.

Ces écarts concernent soit des remises ou des reversements de matériels de stock-outil, reversement à titre gratuit ou par réfaction de prix. Ils sont saisis dans des comptes d'écarts particuliers, de la comptabilité analytique.

3.5.2. Mouvements affectant les prix.

3.5.2.1. Écarts sur prise en charge.

L'écart sur prise en charge est la différence entre prix d'acquisition et prix d'inventaire. La règle générale imposant comme prix d'inventaire le prix du dernier approvisionné (cf. art. 6) tend à réduire cet écart. Des écarts sur prise en charge peuvent également provenir de différences en quantités constatées après la réception (cf. art. 35, § 3).

3.5.2.2. Réévaluations, réformes, déclassements, changements de classification et éclatements de lots.

La variation du prix d'inventaire engendre pour les matériels en stock et en bon état des écarts de réévaluation.

Les prix d'inventaire des matériels réformés ou déclassés font l'objet d'estimations tenant compte de leur état, ce qui engendre des écarts. Les changements de classification ou les éclatements de lots peuvent également entraîner des écarts lorsque ces changements entraînent des changements de prix.

3.5.3. Autres mouvements internes.

3.5.3.1. Changement de compte de stock.

Les changements de compte de stock (cf. art. 7) et les imputations en comptabilité analytique sont effectués au vu des mêmes pièces justificatives (cf. réglementation du comte de commerce).

3.5.3.2. Changement de position.

La position (cf. art. 7) permet de distinguer le degré de disponibilité du matériel. Le matériel douteux est classe par le magasin en position à expertiser : c'est le cas en particulier du matériel remis par une unité à la suite d'un échange standard (cf. art. 46). Par la suite, le personnel comptent de l'atelier concerné précise le classement (en approvisionnement, à réparer, à modifier…).

Les procédures relatives aux sorties pour réparations et modifications et aux entrées après réparations, modifications, sont définies respectivement aux articles 70 et 45.

Les procédures relatives aux éliminations de matériels sont décrites aux articles 64 à 69.

Les procédures relatives aux envois sont décrites dans les articles 53 à 57, 71 à 75, 109 à 115.

Les procédures relatives aux matériels loués ou prêtés sont décrites dans les articles 101 à 108.

3.5.3.3. Changement de catégorie.

Le changement de catégorie (cf. art. 10) donne toujours lieu à mouvement dans le cadre de la comptabilité analytique.

3.5.3.4. Mouvements entre sections et dépôts.

Les mouvements de matériels entre sections à l'intérieur d'un même magasin sont ordonnés par le gestionnaire, entre sections et dépôts par les autorités chargées d'ordonner ces mouvements (cf. art. 14 et 15). Les procédures relatives à ces mouvements sont définies par le directeur de l'établissement concerné, dans le cadre de directives générales internes à la DCN.

4. Procédures diverses.

4.1. Comptes de passage.

4.1.1. Comptes de passage.

Peuvent être comptabilisées en « comptes de passage » des fournitures qui font simultanément entrée et sortie dans les magasins, et auxquelles il est donc inutile d'attribuer un numéro de nomenclature. Ces « comptes de passage » sont comptabilisés dans les sections de magasin, sous des numéros d'ordre dont la structure est définie par le bureau « allocations et stocks » de la DCN.

4.2. Volants d'atelier.

4.2.1. Définition du volant d'atelier.

Le directeur d'un établissement peut autoriser un atelier ou un chantier à se constituer un volant d'articles donnant lieu à consommation régulière, ce qui permet une mise à disposition rapide et sans formalités administratives.

La composition de ce volant, est fonction des travaux que l'atelier ou le chantier concerné est appelé à exécuter.

4.2.2. Nature des articles.

Les articles figurant dans le volant d'atelier proviennent exclusivement du stock-outil. Leur prix unitaire est faible. Ils doivent donner lieu à consommation fréquente.

4.2.3. Importance du stock.

Le stock de chaque article ne doit pas dépasser trois mois de consommation estimée. Les ateliers reversent en magasin les articles devenus sans emploi ou reconnus excédentaires.

4.2.4. Conservation du matériel et délivrance.

Le volant d'atelier doit être stocké et conservé dans 'un local approprié, fermé à clef et géré par un préposé du chef d'atelier. Cet agent remet aux personnes autorisées le matériel demandé, sans enregistrer les sorties. Il rend compte de toutes les anomalies constatées lors de ces délivrances.

4.2.5. Délivrances par le magasin.

Les matériels destinés à alimenter et à reconstituer le volant d'atelier sont délivrés par le magasin au vu de bons d'emploi aux travaux. Les délivrances sont imputées selon les règles en vigueur pour les charges de fonctionnement :

  • charges directes (affectables directement à un ouvrage) ;

  • charges indirectes (non affectables directement, et par conséquent imputables en charges des centres).

4.3. Matériel mis en dépôt.

4.3.1. Matériels mis en dépôt par les unités.

Les matériels qui cessent temporairement d'être utiles aux unités peuvent être mis en dépôt dans les magasins des directions locales de la DCN.

Les mises en dépôts sont autorisées par le major général après entente avec la direction locale concernée. La durée prévue de mise en dépôt doit figurer dans l'autorisation.

Si un local spécial est mis à la disposition du bâtiment, le matériel reste sous la responsabilité de ce bâtiment.

Le matériel ainsi mis en dépôt est classé dans un dossier spécial réservé au nom du bâtiment intéressé mais n'est pas pris en charge par le magasin.

4.4. Location ou prêt de matériel.

4.4.1. Dispositions générales.

  • 1. Les matériels de l'État ne peuvent être loués à des particuliers ou mis à la disposition d'un service autre que le service affectataire que par le service des domaines. L'opération ne peut en aucun cas être réalisée à titre gratuit ni à un prix inférieur à sa valeur locative.

  • 2. Le prêt constitue l'opération par laquelle un matériel est remis pour un usage temporaire et sans contrepartie à un organisme extérieur au ministère de la défense ou à une personne privée. Cette opération, non autorisée par le code du domaine de l'État, doit être soumises à la décision personnelle du ministre. Toutefois, les matériels militaires peuvent être mis gratuitement à la disposition temporaire d'un service public national, d'une autre personne publique ou d'une personne privée, lorsqu'ils doivent être utilisés dans l'intérêt exclusif des armées. Ce prêt doit toujours faire l'objet de dispositions contractuelles (marché ou convention spéciale), il peut être décidé par le directeur central ou les autorités délégataires.

  • 3. En matière de location, de prêt, d'aliénation de matériels, les textes suivants sont à consulter :

4.4.2. Établissement et approbation des demandes de location ou de prêt.

  • 1. Les locations sont approuvées par les autorités ayant reçu des délégations de pouvoirs ou de signature conformément aux textes réglementaires en vigueur.

  • 2. Les prêts, en dehors des services du ministère de la défense sollicités pour des cas exceptionnels dûment justifiés sont soumis à la décision personnelle du ministre.

  • 3. Les demandes doivent obligatoirement indiquer la durée de la location ou du prêt pour provoquer en temps voulu soit la prorogation de cette durée, soit la réintégration ou, le cas échéant. la transformation de cette location ou de ce prêt en cession.

4.4.3. Exécution des locations ou prêts. Justifications comptables.

  • 1. L'état des matériels loués ou prêtés est constaté, en présence de l'emprunteur ou de son représentant, par un représentant de l'ordre technique assisté du comptable ou de son représentant et éventuellement d'un représentant de l'administration des domaines. Le procès-verbal mentionnant la désignation et les quantités des matériels, est adressé à la section de comptabilité.

  • 2. La sortie du magasin des matériels loués ou prêtés est justifiée dans les comptes du magasin par l'ordre de sortie donné parle chef de service, visé par le gestionnaire et revêtu du récépissé de la partie prenante. Cette pièce est appuyée de la demande de location ou de prêt approuvée par l'autorité qualifiée ou de la copie certifiée d'un extrait du marché en cas de location ou de prêt à un fournisseur ou à une entreprise travaillant pour la DCN.

  • 3. Une facture de livraison faisant connaître le détail et la date du prêt ou de la location, la personne ou le service emprunteur et le délai dans lequel la réintégration doit être opérée, est en outre établie en double exemplaire par le comptable qui en certifie l'exactitude ; l'emprunteur ou son délégué en reçoit un exemplaire, le second exemplaire est remis, contre récépissé, à la section de comptabilité pour servir de pièce justificative d'entrée dans le compte de locations ou prêts de la direction (cf. art. 107 et 108 de la présente instruction).

4.4.4. Réintégration en magasin des matériels loués ou prêtés.

  • 1. La réintégration des matériels loués ou prêtés s'effectue dans les locaux de la direction où s'opèrent habituellement les remises de matériels.

  • 2. Après avoir fait l'objet d'un enregistrement sommaire, ces matériels sont examinés en présence de l'emprunteur (ou son délégué) par le représentant du service des remises assisté d'un représentant du magasin.

    Les résultats de cet examen sont consignés dans un procès-verbal qui fait ressortir, outre le classement du matériel réintégré, les dépréciations et détériorations de nature à motiver une indemnité ou une réparation ainsi que leur estimation. Ce procès-verbal est soumis au visa du contrôle résident ; une copie est, ensuite transmise au magasin lors du versement du matériel en cause, et éventuellement à l'administration des domaines.

4.4.5. Versement en magasin. Justification comptable.

Les versements en magasin des matériels provenant de réintégration de matériels loués ou prêtés sont effectués au prix d'inventaire ou à un prix fixé parle représentant, technique ; ils sont justifiés dans les comptes, au fur et à mesure qu'ils ont lieu, par un ordre d'entrée signé par le responsable du service, des remises, et revêtu de la déclaration de prise en charge par le magasin.

4.4.6. Dépréciation.

  • 1. Le montant des détériorations du matériel réintégré et, le cas échéant, la valeur des matériels non réintégrés ou reconnus hors de service, sont remboursés aux services prêteurs dans les conditions fixées par le code du domaine de l'État (art. 101 et 104) lorsqu'il s'agit de locations, et selon les conventions passées entre le service affectataire et l'emprunteur lorsqu'il s'agit de mises à la disposition effectuées dans l'intérêt exclusif fies armées.

    Dans ce cas, le procès-verbal de visite du matériel réintégré mentionne le numéro et la date du récépissé constatant le versement au Trésor du montant de la dépréciation ou de la perte ; il est annexé à la facture servant d'avis de réintégration.

  • 2. La mise à la charge de l'État de la dépréciation constatée lors de.la réintégration du matériel loué ou prêté, lorsque cette dépréciation résulte d'un usage normal ou ne donne pas lieu à observation du contrôle résident, est prononcée par les autorités locales ou le ministre selon les compétences indiquées à l'article 102 de la présente instruction.

4.4.7. Comptabilité.

  • 1. Les matériels loués ou prêtés par la DCN dans les conditions fixées par les articles 101 à 108 de la présente instruction sont sortis de la position approvisionnement dès leur remise à l'emprunteur.

    Ils sont repris en compte, comme matériels en attente, dans une comptabilité spéciale unique par établissement.

  • 2. Le chef de la section de comptabilité administrative et financière ou, à défaut, un officier ou agent désigné par le chef de service, est comptable de tous les matériels loués ou prêtés par l'établissement. Il lui appartient, en fin de location ou de prêt, de provoquer la réintégration des matériels et, le cas échéant, de faire poursuivre le remboursement des détériorations et pertes mises à la charge de l'emprunteur. Le montant de ces détériorations et pertes doit apparaître dans les états annuels transmis à l'administration centrale (cf. circ. n10099/DEF/DSF/CC/1 du 7 janvier 1977, BOC, p. 23) modifiée en vue de l'établissement, du rapport annuel à la cour des comptes.

  • 3. Il est tenu par débiteur et par catégorie de matériels un compte ouvert aux locations et prêts de matériels autorisés.

    Chaque compte reçoit le procès-verbal du responsable technique qui a constaté l'état du matériel.

    En ce qui concerne plus particulièrement les locations, le montant des rétributions dues, ainsi que le numéro et la date des récépissés des versements au Trésor correspondants, sont mentionnés sur la ligne du compte intéressé : instruction n17109/MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 (BOC/SC, p. 880) modifiée.

    La rentrée des matériels ou le remboursement de leur valeur en cas de non-réintégration ou de détérioration, est constaté sur ces comptes.

4.4.8. Compte récapitulatif.

  • 1. Dans le courant du premier trimestre de chaque année, le comptable des matériels loués ou prêtés établit un compte récapitulatif des locations et prêts consentis dans toutes les dépendances de la direction (magasin, chantiers, ateliers, etc.).

  • 2. Le compte récapitulatif est divisé par nature de matériels. Les résultats constatés, par les pièces justificatives y sont reportés en une seule ligne en ayant soin d'inscrire la réintégration en regard du prêt qu'elle concerne.

    Ce compte comprend, en outre, par débiteur et par opération, les locations ou prêts consentis avant le 1er janvier de l'année à laquelle il se rapporte et non encore réintégrés à cette date.

    Les indications qu'il présente doivent être en concordance avec les sorties et les entrées corrélatives portées dans les inventaires des magasins. Cette concordance est certifiée par le magasin pour le matériel provenait du magasin, par le comptable ou surveillant comptable pour, les objets provenant d'un inventaire du matériel en service. Les plus ou moins values qui peuvent résulter de l'application des prix de nomenclature en vigueur ou d'inventaire au matériel réintégré sont indiquées dans la colonne « observations » du compte récapitulatif des locations ou prêts de matériels.

    Le compte récapitulatif fait ressortir, par débiteur et par catégorie de matériel, la valeur des matériels loués ou prêtés et non réintégrés au 31 décembre et, le cas échéant, le montant des imputations pour pertes et détériorations ainsi que le numéro et la date des récépissés des versements du Trésor correspondants.

    Une récapitulation par catégorie de matériels permet de déterminer la valeur totale des matériels en cours de location ou de prêt à inscrire dans la colonne « matériels en attente » de l'état présentant les évaluations au 31 décembre.

  • 3. Les pièces justificatives, les procès-verbaux de visite et le compte récapitulatif des locations et prêts de matériels sont conservés, à l'appui de la comptabilité des prêts.

4.5. Matériel fourni par la DCN à des chantiers constructeurs.

4.5.1. Régies d'expédition.

  • 1. Quels que soient son origine (magasin d'un port ou d'un établissement, fournisseur de la DCN ou sous-traitant d'un fournisseur) et sa nature (gabarits ou matériels non destinés à être incorporés dans la construction, matériel fixe, matériel d'armement), le matériel destiné à un navire en construction dans un chantier privé est expédié à l'ingénieur chef de la circonscription intéressée du SIAr à l'adresse du chantier constructeur.

    Postérieurement à l'ouverture de la comptabilité du bâtiment, ce matériel peut être expédié directement au commandant, à l'adresse du chantier constructeur.

  • 2. Les caisses ou emballages doivent comporter, en plus de tous les repères nécessaires à leur reconnaissance, l'indication du ou des bâtiments auxquels le matériel est destiné.

    Le titre de transport (déclaration d'expédition, connaissement, état de chargement) doit indiquer, de façon très apparente, le nom du bâtiment destinataire.

4.5.2. Formalités d'envoi.

  • 1. L'envoi du matériel donne lieu à l'établissement d'un avis d'expédition particulier en cas d'envoi par un port ou un établissement, ou d'un bordereau d'expédition en cas d'envoi par un fournisseur adressé en triple exemplaire au service de la surveillance ou au commandant du bâtiment.

    Chacun de ces trois exemplaires porte, à l'encre rouge, la mention de sa destination, à savoir :

    • exemplaire à renvoyer avec accusé de réception ;

    • exemplaire à conserver par la surveillance ;

    • exemplaire à conserver par le chantier (ou par le bord).

  • 2. Dans le cas, d'envoi par un fournisseur, il est adressé dès que possible, au chef de circonscription du SIAr, un double du procès-verbal de recette provisoire ou définitive en usine ou du certificat d'examen et d'essais (fourni par ailleurs au port liquidateur), dans lequel est insérée une copie du bordereau d'expédition.

4.5.3. Réception des envois.

  • 1. Lorsque le matériel est expédié au commandant du bâtiment à l'adresse du chantier constructeur, le commandant en assure la réception dans les conditions habituelles et fournit au chantier le concours nécessaire pour son transport et sa mise en place à bord.

  • 2. Lorsque le matériel est expédié à l'ingénieur, chef de circonscription, à l'adresse du chantier constructeur, ce dernier, après avoir prévenu l'ingénieur ou son représentant, prend livraison des colis et en donne décharge provisoire à la compagnie de transport.

  • 3. S'il y a présomption de pertes ou d'avaries, les réserves utiles sont faites sur le titre de transport avant son visa par le service de la surveillance. Les constatations et évaluations sont faites à la diligence du service de la surveillance, dans les conditions prévues par le contrat de transport.

4.5.4. Reconnaissance et prise en charge du matériel.

  • 1. Il est ensuite procédé, au vu des avis et bordereaux d'expédition, et contradictoirement entre un représentant du SIAr ou du bâtiment et un représentant du chantier, à une visite et à un récolement du matériel, permettant de constater son arrivée au complet, sans avarie ou défectuosité apparente et en bon état de conservation.

  • 2. Le résultat de cette visite et la prise en charge par le chantier constructeur sont constatés par des annotations sur les bordereaux ou avis d'expédition.

  • 3. Dès que le récolement a pu être effectué, un procès-verbal spécial, en trois exemplaires qui reçoivent chacun les destinations indiquées à l'article 110, paragraphe 1, reproduit la formule de prise en charge.

    Ce procès-verbal de prise en charge indique, en outre, notamment, le numéro, la date et l'origine du bordereau ou de l'avis d'expédition auquel il se réfère.

  • 4. Dans le cas où la visite ou le récolement contradictoire a donné lieu à la constatation de pertes, avaries ou manquants, le SIAr prend les dispositions nécessaires pour faire mettre effectivement le matériel au complet et en bon état.

4.5.5. Conservation et responsabilité du matériel.

  • 1. A dater de la prise en charge par ses soins, le constructeur assure la conservation du matériel. Il recourt à toutes informations utiles auprès du service de la surveillance, en particulier, aux guides relatifs à l'entretien s'il s'agit d'appareils délicats. Sauf indications spéciales, il n'est chargé que de son entretien extérieur ou des opérations et manoeuvres simples ne nécessitant pas de démontages importants.

    Les vérifications du SIAr ne peuvent être invoquées par le constructeur en atténuation de sa responsabilité.

  • 2. Le constructeur reste responsable du matériel pris en charge par lui, jusqu'au moment où il obtient décharge régulière, soit d'une commission de recettes, soit du bâtiment, soit de la direction intéressée du port d'armement (renvois de gabarits, etc.). La décharge donnée par la commission des recettes consiste, en principe, en un procès-verbal se référant nommément aux avis et bordereaux d'expédition dont les copies certifiées par le service de la surveillance lui auront été transmises par les soins du chantier constructeur. Toutefois, lorsque cette procédure est jugée acceptable à la fois par la marine et par le chantier, la décharge peut n'être donnée que sur les procès-verbaux établis normalement par la commission, soit pour la recette de l'appareil en cause (s'il s'agit d'un matériel dont la recette définitive n'est pas prononcée au moment de sa prise en charge par le fournisseur), soit pour la recette de l'ensemble de la fourniture du chantier constructeur.

  • 3. En ce qui concerne le matériel d'armement pris en charge par le constructeur; ce dernier obtient automatiquement déchargé des commissions des recettes en présentant à ces commissions une décharge du bâtiment établie sous la même forme que s'il s'agit de matériel d'armement fourni par lui.

    Le matériel d'armement, égaré par le chantier est porté sur la liste du « matériel restant à livrer par le fournisseur », annexée au procès-verbal de recette.

4.5.6. Utilisation du matériel.

  • 1. S'il s'agit de matériels ou d'appareils dont l'utilisation par le constructeur est nécessaire pour l'exécution des essais, préliminaires ou officiels, celui-ci est tenu de prendre, par l'intermédiaire du SIAr, l'accord du fournisseur.

    Le SIAr est qualifié pour donner l'accord sollicité lorsque le matériel, dont l'utilisation est prévue, appartient à l'État et n'est plus sous délai de garantie. Le constructeur est tenu de faire constater, le bon état du matériel lors de la réintégration après utilisation.

  • 2. S'il s'agit d'objets ou d'appareils dont l'emploi ou le fonctionnement sont nécessaires à la vie de l'équipage au cours de la période d'achèvement de la construction et d'essais, le bord en donne décharge au chantier, après constatation contradictoire en présence du service de la surveillance, de l'état de ces objets ou appareils.

  • 3. Le matériel fourni par la DCN reste soumis aux clauses spéciales du marché visant son entretien et aux polices d'assurances destinées à la couvrir, sans qu'il y ait lieu de distinguer le matériel pris en charge par le chantier constructeur du matériel pris en charge par le bord.

4.5.7. Justification comptable.

  • 1. Lorsque le matériel est expédié par un port ou un établissement, cet envoi est considéré comme une délivrance aux unités dans le cas du port d'armement et comme un envoi au port d'armement pour les autres.

  • 2. Lorsque le matériel est expédié directement par un fournisseur, les bordereaux d'expédition, renvoyés au port d'armement par le SIAr, revêtus de la prise en charge du chantier constructeur, permettent de constater, le cas échéant, le droit au paiement du terme exigible à la livraison. II n'est pas opéré de prise en charge provisoire par le magasin.

    Le matériel n'est pris en charge par le magasin du port d'armement qu'au moment où le chantier constructeur en est déchargé (art. 113). Il est alors délivré à l'emploi aux travaux (matériel fixe) ou sur ordre de sortie « armement » (matériel d'armement), de telle sorte que sa valeur figuré à la section convenable de l'état du prix de revient du bâtiment.

5. Contrôle des existants.

5.1. Vérification des existants.

5.1.1. Autorités responsables.

Ainsi que le prescrit l'article 23 de la présente instruction, des vérifications d'existants doivent être effectuées à la diligence du gestionnaire du magasin et des recensements sont opérés à la diligence du directeur.

L'inexécution des vérifications d'existants engage la responsabilité du gestionnaire ; l'inexécution des recensements engage la responsabilité du directeur.

5.1.2. Exécution de la vérification des existants.

Lors de la vérification des existants en magasin, le vérificateur note les derniers mouvements de chaque article de façon à pouvoir comparer par la suite les existants vérifiés et les existants comptables, afin de ne pas perturber le fonctionnement normal du magasin.

Quant le matériel est stocké sous conditionnement de conservation, les emballages intacts au moment de la vérification ne doivent pas être ouverts ; ils sont réputés contenir le nombre de pièces qu'ils renferment théoriquement.

5.1.3. Suite donnée aux opérations de vérification. Approbation. Justification comptable.

Les feuillets de vérification des existants qui mentionnent tous les articles vérifiés, qu'ils soient en différence ou non, complétés des prix unitaires pour les articles de matériel présentant des différences, et des explications et justifications des responsables sont soumis sans délai au directeur qui apprécie la suite à donner aux différences éventuellement constatées en fonction des caractéristiques dimensionnelles de l'article pouvant rendre le comptage difficile, de l'importance de la différence en valeur, des quantités ayant fait mouvement pour l'article considéré, du procédé de vérification employé, de la méthode utilisée pour mesurer les quantités délivrées. II consigne sa décision dans la colonne prévue sur les feuillets de vérification, sous une des formes suivantes portées en regard de chaque article :

  • SO : aucune suite à donner ;

  • R : différences admises sans explication, à régulariser dans les comptes d'écarts, excédents, et déficits constatés par vérifications (art. 16) ;

  • V : différences à vérifier par une opération du recensement,

et renvoie au gestionnaire, dans les moindres délais, les feuillets revêtus de ses décisions et de sa signature.

5.2. Recensements.

5.2.1. Périodicité des recensements.

Indépendamment des vérifications effectuées par le gestionnaire, il appartient aux directeurs de faire procéder au recensement des matériels :

  • chaque fois qu'une vérification en montre la nécessité (cf. art. 118) pour les articles classés V ;

  • selon le planning de recensement dont l'exécution est confiée au(x) cadre(s) recenseur(s) (cf. art. 23).

5.2.2. Exécution des recensements.

Les recensements s'exécutent dans les mêmes conditions que les vérifications (cf. art. 117). En cas de nécessité, on interrompt les mouvements de la fraction du magasin concernée.

5.2.3. Suite donnée aux opérations de recensements.

  • 1. Les différences pouvant être compensées (excédents et déficits concernant des articles similaires et de valeur très approchée) ne figurent pas au procès-verbal dont il va être question ci-après. C'est la procédure dite du changement de classification. Les écarts sont comptabilisés.

    Lorsqu'il s'agit d'articles de faible valeur dénombrés à la bascule compteuse, les écarts inférieurs à l'erreur relative de la bascule compteuse ne sont pas pris en compté.

  • 2. A la fin de chaque période égale ou inférieure au trimestre (définie par le directeur de l'établissement) et lorsque le besoin s'en fait sentir, le magasin dresse un « procès-verbal de recensement » condensant les résultats de toutes les opérations effectuées, de manière à faire ressortir le nombre total d'articles recensés.

    Ce document est évalué et transmis au recenseur.

  • 3. Le recenseur insère dans le procès-verbal ses observations qui doivent faire ressortir :

    • la date du dernier recensement ou de la dernière vérification des articles en cause, et, éventuellement le taux pour cent des déficits par rapport à la valeur de l'existant et des mouvements effectués depuis cette époque ;

    • son opinion au sujet de l'origine des excédents et des déficits constatés ;

    • toutes remarques faites au cours des opérations sur l'arrangement des matériels, les procédés de conservation, les articles susceptibles d'être proposés pour la condamnation etc.

    Le procès-verbal de recensement signé par le recenseur est complété des explications et justifications du détenteur qui arrête ce document sous sa signature.

  • 4. Le procès-verbal, appuyé des feuillets de recensement correspondants et d'un compte tendu du détenteur, indique :

    • le nombre d'articles recensés pendant la période considérée ;

    • le nombre et la valeur globale des articles trouvés en excédent et de ceux trouvés en déficit (les différences régularisées par changement de classification n'apparaissent pas sur ce compte rendu) ;

    • le pourcentage des articles erronés sur le total des articles recensés ;

    • l'avis du détenteur sur les causes des différences constatées et ses propositions pour remédier aux défauts relevés dans le fonctionnement des sections.

    Il est communiqué au directeur.

    Ce dernier consigne, à la suite du procès-verbal, son avis sur les causes auxquelles sont attribuées les différences ainsi que sur les responsabilités encourues et, s'il y a lieu, toutes explications et propositions propres à éclairer l'autorité appelée à statuer. Le même faculté appartient au contrôle résident au visa duquel le procès-verbal de recensement est obligatoirement soumis.

5.2.4. Approbation des procès-verbaux de recensement.

Le procès-verbal de recensement appuyé des feuillets et du compte rendu du détenteur sur les vérifications est approuvé par les autorités habilitées. Lorsqu'il ne constate que des déficits, il est approuvé suivant les règles de compétence définies pour les pertes et détériorations (cf, art. 80, § 3).

En cas d'excédents et déficits simultanés aucune compensation en valeur n'est autorisée, le procès-verbal est approuvé en ne tenant compte que des déficits. Cependant, si les excédents donnent lieu à la mise en cause de la responsabilité d'un, agent de l'État, ils sont alors approuvés au même titre que les déficits.

5.2.5. Procès-verbaux de recensement soumis à la sanction ministérielle.

  • 1. Lorsque le procès-verbal de recensement doit être soumis à la décision ministérielle, il est transmis, en double expédition par le directeur central ou son délégué, accompagné des feuillets de recensement et de tous autres documents nécessaires.

    Le ministre statue sur les cas de responsabilité, il décide si les déficits sont admis en sortie à la décharge du comptable ou s'il y a lieu à remboursement, par qui de droit, de tout ou partie de la valeur des quantités manquantes (instruction générale n670/MA/DAAJC/CX/3 du 2 décembre 1967, modifiée le 1er mai 1972, BOC, 1975, p. 4813 et instruction n10350/DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976, BOC, p. 640).

  • 2. Lorsque le ministre a statué, une expédition du procès-verbal est renvoyée à l'établissement pour être annexée au compte du comptable ; l'autre expédition est conservée par la direction centrale.

5.2.6. Justification comptable.

  • 1. Les différences constatées par recensement sont justifiées dans les comptes du magasin au moyen du procès-verbal.

  • 2. Lorsque les déficits ont été mis à la charge du détenteur, la sortie est justifiée et classée dans les comptes du magasin comme il est dit à l'article 78 de la présente instruction.

  • 3. En fin d'année les résultats sont récapitulés conformément aux prescriptions de la circulaire n10099/DEF/DSF/CC/1 du 7 janvier 1977 (BOC, p. 23) modifiée et adressés à l'administration centrale pour permettre l'élaboration du rapport annuel à la cour des comptes.

6. Écritures et comptes. Vérification et contrôle.

6.1. Pièces justificatives et documents comptables.

6.1.1. Libellé des écritures.

Le libellé des écritures manuscrites ou imprimées doit être clair et précis, sans surcharge ni interligne, ni grattage. Les rectifications ne sont autorisées que dans le cas d'erreurs matérielles et par ratures permettant de lire les mots rayés : elles sont toujours paraphées par leur auteur. Les supports informatiques (cartes, bandes, disques…) doivent pouvoir être régénérés à partir des archives en cas d'incident.

6.1.2. Pièces justificatives.

  • 1. Tout mouvement d'entrée ou de sortie, tout mouvement interne doit être appuyé par une pièce justificative établie conformément aux dispositions du titre III de la présente instruction.

    Il s'agit de pièces justificatives individuelles, ou d'états informatiques récapitulant un ensemble de mouvements d'une période donnée (la journée par exemple) sur lesquelles peuvent être portés les visas du détenteur et de la partie prenante.

  • 2. Indépendamment des règles particulières aux opérations qu'elles constatent, les pièces justificatives sont soumises aux règles communes ci-après :

    • a).  La désignation et le classement des matériels dans les écritures se réfèrent toujours à la nomenclature en vigueur.

    • b).  Les renseignements ci-après doivent toujours figurer d'une manière apparente :

      • l'établissement, le magasin, la section ou le dépôt qu'elles concernent ;

      • la date et le numéro d'enregistrement de la pièce au livre-journal et tout renseignement nécessaire à sa comptabilisation en compte de commerce ;

      • la référence au règlement ou à la décision autorisant le mouvement ou, le cas échéant, à la pièce correspondante d'entrée ou de sortie.

    • c).  Les quantités délivrées ou reçues sont indiquées distinctement par article sur les pièces justificatives.

    • d).  Les signatures doivent toujours être précédées du nom, grade ou qualité du signataire ; les signatures griffées ne sont pas admises.

6.1.3. Durée de conservation des documents.

Sauf prescriptions particulières, les pièces justificatives sont conservées par le magasin pendant les cinq années postérieures à celle de leur dernière inscription.

Cette règle ne s'applique pas aux documents auxiliaires.

Les supports magnétiques comportant l'historique des mouvements de chaque article sont conservés pendant cinq ans par les services informatiques.

6.1.4. Livre-journal.

Le livre-journal est soit informatisé, soit manuel.

Dans chaque direction ou établissement, le gestionnaire du magasin tient un livre-journal qui peut être édité par ordinateur. Ce livre-journal porte le numéro en séquence de chaque pièce justificative (cf. art. 26). Il est conservé par le gestionnaire.

En annexe au livre-journal est éditée, facultativement, la liste complète des mouvements de magasin.

A la fin de chaque année et à l'occasion des remises de service, le livre-journal est arrêté au nombre de pièces enregistrées par le comptable et visé par le directeur ou le chef de service.

6.1.5. L'inventaire.

  • 1. L'inventaire des matériels doit indiquer en permanence et pour chaque article, l'existant global et sa répartition par compte de stock, par position, par catégorie, par section ou dépôt de magasin.

  • 2. L'inventaire est tenu en ordinateur. Il doit comporter pour chaque article son numéro de nomenclature, sa désignation réglementaire, son unité de compte, son prix, la date du dernier recensement ou vérification et le cas échéant, tous les renseignements nécessaires à la gestion (date du dernier mouvement, gisement…).

  • 3. L'inventaire est permanent. Tous les mouvements de chaque article l'affectant sont archivés.

  • 4. Il appartient au gestionnaire du magasin d'assurer une vérification méthodique de la concordance entre l'existant physique et l'existant porté à l'inventaire.

  • 5. Tous les mouvements de matériels sont comptabilisés au fur et à mesure de leur exécution et au vu des pièces comptables.

    Il importe de s'assurer que toutes les pièces et tous les articles concernés portés sur ces pièces ont bien été enregistrés.

    Les pièces sont munies dans chaque section d'un numéro en séquence ininterrompue ; la séquence est vérifiée par l'ordinateur.

  • 6. La saisie peut se faire par console en magasin avec modification de l'inventaire en temps réel auquel cas il n'est pas tenu de fiche de stock ou par saisie différée (centralisée ou décentralisée) avec mise à jour de l'inventaire en traitement par lots. Dans ce dernier cas des fiches stock enregistrant tous les mouvements de magasin et les existants après mouvement sont tenus par les sections. Ces fiches stock constituent l'inventaire particulier [cf. art. 125 § 2 alinéa d)].

  • 7. En cas de saisie centralisée, les chefs de section ou de dépôt transmettent chaque matin au service informatique les pièces comptables des opérations effectuées dans la journée précédente.

    Cette transmission se fait sous bordereau indiquant le nombre total de pièces. Lorsque la saisie est décentralisée et effectuée dans chaque section ou dépôt, celle-ci peut s'effectuer avant. l'exécution physique des mouvements prescrits par les pièces justificatives.

  • 8. Les pièces d'exploitation de l'ordinateur et de ses périphériques et de conservation des supports magnétiques doivent permettre de garantir l'intégrité de l'inventaire et de le préserver de toute fausse manoeuvre. Des solutions de secours doivent exister pour assurer un fonctionnement, éventuellement ralenti, des magasins et permettre en particulier de poursuivre les délivrances aux unités, en cas d'avarie momentanée des ordinateurs.

  • 9. L'inventaire étant permanent, il est admis à la fin de chaque période et notamment, en fin d'année qu'un certain nombre de mouvements de magasin pour lesquels une erreur a été détectée par l'ordinateur en traitement par lots, ne soient pas pris en compte dans l'arrêté des comptes et l'évaluation des existants. Le taux admissible est 2 p. 1000 des mouvements du mois considéré. Les mouvements non pris en compte dans le mois (soit 2 p. 1000) doivent être comptabilisés le mois suivant à 5 p. 100 près.

    Un comptage des erreurs permet de vérifier ces taux.

    Les mouvements de magasin sont effectués sur documents particuliers évitant toute saisie inutile et listés dans l'annexe au livre-journal. Le comptable s'assure que tous les redressements sont bien effectués. Les erreurs peuvent également être corrigées immédiatement en cas de traitement en temps réel.

6.2. Le bureau central.

6.2.1. Le bureau central.

Le magasin peut comprendre un bureau central pour assumer notamment, les fonctions suivantes :

  • s'assurer de la qualité de la tenue de l'inventaire, de la régularité des opérations comptables, de leur cohérence avec les traitements informatiques ;

  • assurer l'arrêté et la reddition des comptes ;

  • assurer les relations avec le service informatique pour la conception et le fonctionnement des procédures administratives ;

  • assurer la formation du personnel des sections et dépôts à l'évolution de la réglementation et des procédures tant en ce qui concerne la comptabilité des matériels que la comptabilité du compte de commerce ;

  • assurer les relations avec le service comptabilité du compte de commerce ;

  • résoudre les problèmes particuliers qui peuvent se poser aux sections ;

  • s'assurer de l'archivage des pièces justificatives et du livré-journal et organiser les vérifications de stock et participer aux opérations de recensement ;

  • établir ou exploiter les états de synthèse et statistiques divers à usage local ou à usage du département.

Le bureau central peut disposer, le cas échéant, d'une édition périodique des existants de chaque article et de leur répartition dans les différentes sections ou accéder directement en temps réel au fichier inventaire.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général de l'armement, directeur des constructions navales,

CAZABAN.