1. Dispositions générales.

1.1. Principe.

La trésorerie du centre territorial d'administration et de comptabilité constitue la première division du CTAC. Elle fonctionne conformément aux dispositions du règlement sur l'administration des corps de troupe (BOEM 700) et de la présente instruction.

1.2. Attributions du service de la trésorerie.

Le trésorier du CTAC assure dans les conditions et limites définies par les instructions du ministre de la défense, les opérations administratives et comptables liées aux recettes et dépenses concernant :

• le service de la solde et le service des déplacements lorsque celui-ci est confié au CTAC ;

• les fonds de compensation régionaux et ministériels du budget de fonctionnement des corps de troupe ;

• les fonds d'alimentation régionaux tenus à la disposition des généraux commandant les régions et les territoires, et le fonds ministériel d'alimentation ;

• les fonds régionaux et ministériels d'entraide constitués au profit des cercles et des foyers de l'armée de terre ;

• l'apurement des comptes des corps de troupe dissous ;

• les fonds des états-majors, services et organismes dépourvus de comptables ;

• les crédits alloués aux logements de représentation et assimilés ;

• les avances consenties aux maîtres ouvriers ;

• les avances prescrites pour l'exécution de services particuliers.

1.3. Comptabilité.

Le trésorier tient la comptabilité de l'ensemble des opérations effectuées par le centre à l'exclusion de celles confiées à la régie d'avances et de celles relatives à l'entretien et au fonctionnement du CTAC qui relèvent de l'exécution du budget de gestion.

La comptabilité deniers du CTAC est tenue conformément aux prescriptions définies à l'article premier et aux dispositions particulières énoncées au titre II de la présente instruction.

Le trésorier établit à la fin de chaque semestre une situation des fonds en dépôt (imprimé N° 730/203). Celle-ci est adressée à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre le 20 janvier et le 20 juillet de chaque année.

1.4. Contrôles.

La trésorerie est placée sous la surveillance directe et permanente du chef de centre.

Elle est soumise à la surveillance administrative et à la vérification des comptes du commissaire de rattachement dans les conditions prévues par le décret du 08 janvier 1935 (BO/G, p. 107) et par le chapitre IV de la présente instruction.

1.5. Sécurité des fonds.

Le chef de centre fixe le montant maximum de l'avoir en numéraire à conserver par le trésorier.

Lorsque les circonstances l'exigent, il lui appartient de prendre ou de provoquer les mesures appropriées pour faire assurer la conservation des fonds d'un niveau exceptionnellement anormal. Il doit, en temps utile, faire mettre à sa disposition les moyens nécessaires et qualifiés (personnel, armement) pour assurer la garde de la caisse. Le niveau maximum des fonds pouvant être détenu dans la caisse, sans garde-caisse, doit notamment faire l'objet d'une décision du chef de centre et figurer au registre des actes administratifs.

Les fenêtres des locaux où sont entreposés les coffres-forts doivent être protégées par des barreaux métalliques et les portes munies de serrures de sûreté.

Les consignes pour assurer la sécurité des fonds sont établies par le chef de centre, de concert éventuellement avec le commandant d'armes du casernement au sein duquel est implanté le CTAC.

1.6. Attributions et responsabilités du chef de centre et des personnels de la trésorerie.

Le chef de centre et le trésorier ont les attributions et les responsabilités définies par les articles 6 et 7 de l' instruction 400 /DEF/DCCAT/OP/OI du 25 juin 1986 (BOC, p. 3927) sur l'organisation des CTAC.

La responsabilité des autres personnels de la trésorerie est celle qui résulte de l'application des statuts qui les régissent.

2. Organisation et fonctionnement.

2.1. Objet et tenue de la comptabilité deniers.

La comptabilité deniers de la trésorerie, suivie chronologiquement et méthodiquement, doit permettre :

• de renseigner sur la situation des fonds du centre ;

• de rendre compte de la gestion de ces fonds en faisant ressortir :

  • la réalité des droits acquis ;

  • la nature et l'importance des ressources ;

  • l'emploi de ces ressources ;

  • les résultats obtenus.

Elle doit à tout moment représenter l'ensemble des opérations exécutées affectant la trésorerie du CTAC. Les opérations doivent être saisies pour leur montant effectif sans omission ni compensation entre elles. Aucun registre ou document autres que ceux énoncés dans la présente instruction ne doivent être utilisés.

Cette comptabilité permet également aux autorités habilitées à procéder à la vérification des comptes du centre, d'apprécier l'opportunité et la régularité des actes administratifs du chef de centre.

La tenue de la comptabilité deniers est effectuée par procédure automatisée. Cette procédure repose sur la saisie en temps réel des pièces justificatives correspondant aux opérations réglementaires à effectuer. Cette saisie est effectuée au sein de la 1re division sur console connectée à l'ordinateur du CTAC. Les travaux à exécuter sont répartis en trois modules :

• module saisie des factures ;

• module saisie des opérations comptables ;

• module édition des documents.

Les conditions de mise en œuvre des différents modules sont énoncées dans une notice technique éditée par le centre d'études et de développements informatiques du commissariat de l'armée de terre (CEDICAT).

Il est à noter que l'automatisation de la comptabilité de la trésorerie du CTAC n'affecte ni les conditions réglementaires de sa tenue ni celles relatives aux contrôles auxquels elle est soumise.

2.2. Registres et documents.

2.2.1. Contenu

Le trésorier du CTAC tient et utilise les registres et documents suivants :

2.2.2. Registre-journal des recettes et dépenses (R.-J. imprimé N° 730/204 ).

  8.1. Objet.

Le registre-journal présente chronologiquement la répartition des opérations d'après leur mode de réalisation : numéraire, compte courant postal, compte au Trésor. Il permet également, par l'indication du compte d'imputation, de connaître la répartition des opérations par nature de fonds.

  8.2. Présentation.

Le registre-journal, compte tenu des conditions d'édition par procédure automatisée, est divisé en 2 parties :

• une partie gauche « enregistrement des opérations » ;

• une partie droite « mode de réalisation des opérations » et « répartition par compte ».

Les 2 parties de l'état devront être reliées en vis-à-vis dans un classeur ad hoc, chacune des lignes des parties gauche et droite se correspondant parfaitement.

  8.3. Edition.

Le registre-journal est édité suivant une périodicité quotidienne et est établi en deux exemplaires destinés au trésorier (primata) et au commissaire vérificateur des comptes (duplicata).

2.2.3. Registre auxiliaire des dépenses non inscrites au registre-journal (RADNI imprimé N° 730/205 ).

  9.1. Objet.

Le RADNI, compte tenu des conditions quotidienne des dépenses qui ne peuvent être immédiatement portées au registre-journal (opérations dites non inscrites). Il permet une ventilation de ces dépenses d'après leur mode de réalisation et leur nature.

  9.2. Présentation.

Le RADNI, compte tenu des conditions d'édition par procédure automatisée, est divisé en 2 parties :

• une partie gauche « réalisation des dépenses » ;

• une partie droite « ventilation des dépenses ».

Les 2 parties de l'état devront être reliées en vis-à-vis dans un classeur, chacune des lignes des parties gauche et droite se correspondant parfaitement.

  9.3. Edition.

Le RADNI est édité suivant une périodicité quotidienne. Toutefois l'édition peut ne pas être effectuée lorsqu'aucun mouvement n'a été saisi au RADNI depuis la précédente édition. Il est destiné au trésorier du CTAC.

Deux éditions du RADNI sont effectuées, à la demande :

• un premier état édité par page complète regroupant les opérations non inscrites ayant fait l'objet d'une inscription au registre-journal depuis le 1er janvier de l'année. Cette édition est dite édition définitive. Elle ne comporte ni totaux, ni reports. L'édition ne sera demandée que s'il y a eu passage d'opérations du RADNI au registre-journal dans la journée ;

• le second état regroupe l'ensemble des opérations non inscrites figurant dans le fichier n'ayant pas encore fait l'objet d'une inscription au registre-journal. Le total de ces opérations non inscrites, ventilé par mode de réalisation et par catégorie de dépenses, est édité en fin d'état. L'état établi lors de chaque traitement, expurgé des inscriptions portées au registre-journal, remplace et annule le précédent état qui est alors détruit.

2.2.4. Carnet de situation journalière de l'avoir (imprimé N° 730/206 ).

  10.1. Objet.

Ce carnet est destiné à permettre au trésorier de connaître en fin de journée la situation réelle des fonds existant dans le coffre et de déterminer son avoir réel général et la répartition de celui-ci entre la caisse et les comptes de dépôt (compte courant postal, CCP et compte au Trésor).

  10.2. Edition.

Cet état est édité quotidiennement sauf dans le cas où, le trésorier décidant d'effectuer une vérification de caisse plus poussée, un feuillet du carnet de vérification de caisse (imprimé N° 730/208) est édité.

2.2.5. Registre des comptes (imprimé N° 730/207 ).

  11.1. Objet.

Le registre des comptes a pour objet de présenter méthodiquement la répartition, par nature de fonds, des opérations enregistrées chronologiquement au registre-journal.

  11.2. Présentation.

Le registre des comptes est divisé en quatre fascicules :

• 1er fascicule : soldes et indemnités.

• 2^e fascicule : budget de fonctionnement des états-majors, services et organismes dépourvus de comptables.

• 3e fascicule : fonds divers et apurement des comptes des corps dissous.

• 5^e fascicule : opérations à caractère spécifique effectuées au profit de diverses parties prenantes.

Afin d'en faciliter la lecture, le registre des comptes est édité par compte au sein de chaque fascicule. Les feuillets afférents à chacun des comptes sont, par fascicule, réunis dans un classeur ad hoc.

  11.3. Edition.

Le registre des comptes est édité en deux exemplaires destinés au trésorier du CTAC (primata) et au commissaire vérificateur des comptes (duplicata).

Sa périodicité est en principe mensuelle, l'édition étant effectuée après la prise en compte des mouvements comptables du dernier jour du mois.

Une édition à la demande, totale ou partielle, est toutefois possible, dès lors que le besoin s'en fait sentir (en cas de vérification de caisse par le chef de centre ou le commissaire vérificateur des comptes par exemple). Au terme de chaque trimestre, les comptes sont obligatoirement totalisés et balancés. La situation des divers comptes donne alors lieu à l'édition d'une situation récapitulative des comptes imprimé N° 730/207/02, rendant compte de la nature et du volume des ressources, de leur emploi et du bilan en résultant.

2.2.6. Carnet de vérification de caisse (imprimé N° 730/208 ).

  12.1. Objet.

Ce carnet est destiné à établir, lors de chaque vérification, la situation de la caisse, du compte courant postal et du compte au Trésor.

  12.2. Edition.

L'édition des feuillets du carnet de vérification de caisse est effectuée à la demande, lors de chaque vérification, et au moins à chaque fin de mois.

2.2.7. Carnet de perception de fonds (imprimé N° 701/11 ).

Ce carnet est destiné à recevoir l'inscription :

• des sommes remises au CTAC au titre des retraits de fonds effectués au compte courant postal ou au compte au Trésor ;

• éventuellement, du paiement en numéraire par le service du Trésor, du montant des mandats ordonnancés au profit de CTAC et présentés directement à sa caisse par le trésorier.

2.2.8. Carnet de récépissés des versements effectués dans la caisse des CTAC (imprimé N° 730/209 ).

Ce carnet est formé d'un ensemble de doubles feuillets (primata et duplicata).

Le primata, constituant reçu, est remis à toute personne versant une somme en numéraire dans la caisse du CTAC.

2.2.9. Documents divers.

Bordereau des menues dépenses acquittées (imprimé N° 701/5).

Relevé des dépenses faites pour le compte de l'Etat (imprimé N° 701/6).

Les registres et documents énoncés aux articles 8 à 12 font l'objet d'une édition automatisée. Les documents énumérés aux articles 13, 14 et 15 sont tenus ou renseignés manuellement.

2.3. Plan de classement comptable.

2.3.1. Objet et répartition des comptes.

Le plan de classement comptable a pour objet de traduire de manière cohérente et détaillée la nature des opérations de la comptabilité deniers des CTAC.

La répartition des comptes par fascicule du registre des comptes est énoncée en annexe I à la présente instruction.

2.4. Dispositions relatives à la tenue des différents registres et aux modalités de saisie de certaines opérations.

2.4.1. Tenue du registre-journal.

Le registre-journal n'a pas de durée limitée. Les comptes sont établis par année et balancés obligatoirement à chaque fin de trimestre. De plus, une balance pour information est établie à chaque édition d'un feuillet du registre-journal.

A chaque édition d'un feuillet, les opérations sont totalisées et les totaux sont repris comme point de départ des enregistrements suivants.

Le feuillet édité est soit complet et il constitue une édition définitive, soit incomplet. Dans cette dernière hypothèse, trois cas sont à considérer :

• en l'absence de vérification de caisse ou d'arrêté trimestriel des comptes, les enregistrements portés sur le feuillet incomplet sont ultérieurement repris dans un feuillet édité par page complète (compte tenu des enregistrements nouveaux saisis). Le feuillet incomplet initialement édité est alors détruit ;

• en cas de vérification de caisse, le registre-journal est arrêté et les colonnes sont totalisées mais non balancées sur le registre. Le feuillet édité à cette occasion, même incomplet, est conservé en raison des mentions de vérification portées par l'autorité qui y a procédé. Les totaux portés sur le feuillet sont repris comme point de départ des enregistrements figurant sur le feuillet suivant ;

• en cas d'arrêté trimestriel des comptes, le registre-journal est arrêté et les colonnes sont totalisées et balancées. Le feuillet ainsi édité est conservé et les balances des recettes et des dépenses (compte général, numéraire, compte courant postal, compte au Trésor) sont respectivement reprises au nouveau feuillet du registre-journal comme point de départ des enregistrements du trimestre suivant.

2.4.2. Saisie des opérations portées au registre-journal.

  18.1. Numéro d'enregistrement au R.-J.

C'est le numéro d'ordre d'une opération comptable (recette ou dépense) inscrite au registre-journal du CTAC. Le numéro est pris dans une série chronologique annuelle de numéros de 1 à n. Il est reproduit manuellement sur la pièce justificative.

  18.2. Date d'enregistrement et objet sommaire des opérations.

La date d'enregistrement est portée sur la première ligne ouvrant les enregistrements de chaque journée.

Les opérations sont saisies :

• le jour même où elles sont effectuées pour celles réalisées entièrement en numéraire ;

• pour celles réalisées par l'intermédiaire du compte courant postal ou du compte au Trésor :

  • en dépense, le jour même de l'émission du chèque ;

  • en recette, le jour de la réception de l'avis de crédit, ou du chèque adressé directement au CTAC ;

• le jour de l'arrêté des pièces de caisse collectives pour celles enregistrées globalement (factures saisies dans le cadre du module correspondant ou dépenses initialement non inscrites au registre-journal).

Le libellé des opérations doit être établi par référence aux conditions de réalisation des opérations. Les mentions suivantes doivent en particulier être utilisées :

• payé (P) lorsqu'il s'agit d'une dépense effectuée en numéraire ;

• encaissé (E) lorsqu'il s'agit d'une recette réalisée en numéraire ;

• émis chèque virement (EMCV) lorsqu'il s'agit d'une dépense effectuée par l'intermédiaire du compte courant postal ou du compte au Trésor ;

• avis de crédit (AC) lorsqu'il s'agit d'une recette réalisée par l'intermédiaire du compte courant postal ou du compte au Trésor ;

• reçu (R) chèque n^o…, lorsqu'il s'agit d'un chèque adressé directement au CTAC.

  18.3. Numéro de compte d'imputation.

Il est déterminé d'après la nature des fonds. La répartition des comptes par fascicule du registre des comptes est énoncée en annexe I à la présente instruction.

  18.4. Répartition des opérations par mode de réalisation.

Le montant des recettes et des dépenses doit être saisi pour son montant et suivant son mode de réalisation. Ces données seront transcrites lors de l'édition du R.-J. dans les colonnes « compte général » et suivant le mode de réalisation dans les colonnes « numéraire », « CCP » ou « compte au Trésor »,

  18.5. Observations.

Le registre-journal, colonnes « CCP » et colonnes « compte au Trésor », tient lieu de carnet de compte courant des opérations avec le bureau chèques postaux ou le Trésor.

La balance des recettes et des dépenses doit être égale à tout moment :

• d'une part au total des balances des comptes ouverts au registre-journal d'après leur mode de réalisation : numéraire, CCP, compte au Trésor ;

• d'autre part, au total des balances des comptes d'imputation ouverts au registre des comptes d'après la nature des fonds.

Les colonnes « répartition par comptes » servent au classement des opérations par comptes du registre des comptes, sans considération de leur mode de réalisation. Ces comptes sont ventilés dans le fascicule correspondant du registre des comptes. La répartition par comptes au R.-J. est effectuée automatiquement à partir des opérations saisies à l'écran sous leur numéro de compte d'imputation (cf. notice provisoire CEDICAT module « saisie des opérations »).

Lors de la balance trimestrielle du registre-journal, les divers comptes particuliers de chaque fascicule du registre des comptes sont également balancés.

2.4.3. Modalités de saisie de certaines opérations.

  19.1. Versements et retraits de fonds, virements du compte courant postal au compte au Trésor et inversement.

Ces opérations qui n'affectent pas l'avoir du CTAC doivent être saisies sans indication de compte d'imputation mais sous une rubrique propre identifiée par la mention PM (pour mémoire). Elles se traduisent par l'inscription du mouvement concerné dans les colonnes recettes et dépenses du compte général et respectivement dans les colonnes recettes et dépenses des comptes de répartition intéressés : numéraire, compte courant postal ou compte au Trésor.

Les versements et les retraits de fonds sont saisis dès leur exécution sans attendre la réception de l'avis de crédit ou de débit. Les versements sont provisoirement justifiés par le reçu de mandat ou récepissé délivré par la poste ou le Trésor et les retraits par le talon de chèque. Le chef du CTAC est chargé de veiller à la stricte application de ces dispositions.

En cas de virement du compte courant postal au compte au Trésor et inversement et lorsqu'intervient une vérification de caisse avant réception des avis de crédit ou/et de débit, la dépense et la recette concernées sont justifiées tant en débit (chèque émis non débité) qu'en crédit (chèque reçu non crédité) par la référence au numéro du chèque de virement établi pour cette opération précédé d'un identifiant « P » (cf. notice technique relative aux opérations de saisie).

  19.2. Saisie des dépenses de solde du mois.

Dans le cadre de la procédure de liquidation des dépenses de solde, les paiements directs intervenant après établissement des documents de paiement et de liquidation du mois en cours sont intégrés dans la liquidation du mois suivant.

Les paiements directs doivent donc être enregistrés au registre auxiliaire des dépenses non inscrites (RADNI) au titre du mois de leur liquidation.

Les dépenses de solde d'un mois M sont saisies de telle sorte qu'apparaissent au registre-journal :

• en dépense : le montant des paiements effectués pour payer la solde du mois (bande magnétique des paiements, listes d'émargement, paiements directs pris en liquidation) ventilés d'après leur mode de réalisation ;

• en recettes : le montant des précomptes du mois M ventilés aux comptes correspondants du 3e fascicule.

Les dépenses de solde sont ventilées au registre des comptes sous leurs comptes d'imputation tels qu'énoncés au 1er fascicule (3e fascicule en ce qui concerne les indemnités de stage).

Un modèle de prise en compte au RJ des écritures en cause figure en annexe VI.

  19.3. Dépenses non inscrites.

Certaines dépenses limitativement énumérées ne sont pas enregistrées une à une au registre-journal. Elles sont saisies, au fur et à mesure de leur règlement, sur des pièces de caisse collectives établies soit par procédure automatisée, soit manuellement. Le montant de ces pièces de caisse est enregistré journellement au registre auxiliaire des dépenses non inscrites imprimé N° 730-205 et reporté périodiquement au registre-journal pour le total et sous la répartition établie d'après le mode de réalisation : numéraire, CCP et compte au Trésor.

Jusqu'à inscription au registre-journal, ces pièces de dépenses collectives représentent des valeurs de caisse comptant comme numéraire en caisse, avoir au compte courant postal ou au compte au Trésor.

  19.4. Opérations de régularisation.

Les erreurs de saisie affectant le montant des opérations doivent être redressées par des saisies de régularisation.

Les éléments erronés sont annulés par l'enregistrement de données de signes contraires à celles initialement saisies. Cet enregistrement est effectué automatiquement par simple saisie des références de l'opération à annuler. Toutefois, lorsque l'écriture à annuler a été enregistrée au registre-journal l'année précédant celle de la régularisation, l'annulation ne peut être enregistrée que par la saisie complète de l'ensemble des données afférentes à l'écriture en cause.

L'annulation de l'opération erronée effectuée, le bon enregistrement est saisi à la suite.

Les dispositions pratiques de mise en œuvre des opérations de régularisation sont énoncées dans la notice technique d'application éditée par le CEDICAT.

Les opérations d'annulation sont effectuées sous un identifiant A (annulation) ou GA (annulation gestion antérieure) figurant dans la colonne « date d'enregistrement et objet des opérations » précédant le libellé de l'opération d'annulation.

Les erreurs d'enregistrement portant sur le numéro de compte d'imputation sont régularisées dans les mêmes conditions.

Les opérations de régularisation figurant au registre-journal doivent obligatoirement être appuyées d'une pièce de caisse justificative. Ces opérations sont dans les conditions normales automatiquement transcrites dans les comptes d'imputation du registre des comptes.

Les opérations de régularisation ainsi exécutées n'affectent pas le montant des recettes et dépenses effectives enregistrées au registre-journal et au registre des comptes.

  19.5. Opérations de virement d'un compte d'imputation à un autre compte.

Ces opérations ne modifient pas l'avoir du CTAC. Leur saisie est effectuée sous les numéros d'imputation des comptes débité et crédité et sous le code d'identification « T » (transfert de comptes).

Elles donnent lieu à enregistrement au R.-J. en recette (compte à créditer) et en dépense (compte à débiter) des colonnes « répartition par comptes » et à la mise à jour du feuillet du registre des comptes correspondant.

2.4.4. Arrêté du registre-journal et du carnet de vérification de caisse.

Le registre-journal est arrêté lors de chaque vérification de caisse.

A chaque arrêté, les colonnes du registre-journal sont totalisées.

La balance est effectuée sur le carnet de vérification de caisse qui est édité à cette occasion. Elle donne le montant de l'avoir d'après les écritures saisies et la répartition de cet avoir en numéraire, au compte courant postal et au compte au Trésor.

L'avoir qui doit être présenté à l'autorité qui effectue la vérification de caisse est constitué par :

• le numéraire en caisse ;

• les valeurs de caisse que représentent les dépenses non inscrites ;

• le solde disponible du compte courant postal et du compte au Trésor, déterminé à partir du solde créditeur figurant sur le dernier relevé de chaque compte de dépôt corrigé du montant des chèques émis non débités et reçus non crédités.

L'autorité qui procéde à la vérification de la caisse appose sur le registre-journal un visa et une mention certifiant :

• soit la concordance des écritures et de l'avoir ;

• soit l'existence d'une différence qui est portée immédiatement en recettes ou en dépenses au titre du compte intéressé du 3e fascicule.

2.4.5. Balance trimestrielle des comptes.

La balance des comptes est établie trimestriellement le dernier jour de chaque trimestre.

Il est alors procédé à l'édition du registre-journal et du registre des comptes totalisés et balancés.

La balance des recettes et des dépenses du compte général, réalisées en numéraire, au compte courant postal, au compte au Trésor ainsi que la balance des comptes de répartition des opérations par fascicule du registre des comptes sont reprises respectivement comme point de départ des enregistrements du trimestre suivant au registre-journal et au registre des comptes.

L'arrêté de chaque balance trimestrielle est vérifié sur pièces par le commissaire de l'armée de terre qui s'assure de la concordance des inscriptions portées sur les feuillets du registre-journal et sur les feuillets du registre des comptes.

Le commissaire procède, lors de cette vérification, à un examen des divers comptes.

Suivant la périodicité fixée à l'article 24.1, le commissaire vérifie la caisse et s'assure de la concordance :

• de l'avoir et des écritures du registre-journal (cf. Article 20) ;

• lorsqu'il le juge utile, des écritures du registre-journal et du registre des comptes.

Il appose sur le registre-journal, après vérification et régularisation éventuelle des écritures, la mention suivante :

Vérifié inopinément le ….

La balance des recettes et des dépenses et de … F.

L'avoir ci-dessus est en concordance avec l'avoir du CTAC qui nous a été présenté suivant le détail porté au feuillet du carnet de vérification de caisse en date du ….

Lorsque la concordance des écritures du registre-journal et du registre des comptes a été vérifiée, la mention suivante est ajoutée :

Il correspond à l'avoir donné par le registre des comptes, à savoir :

• Fascicule I. Solde et indemnités : … F.

• Fascicule II. Budget de fonctionnement des états-majors, services et organismes dépourvus de comptable : … F.

• Fascicule III. Fonds divers et apurement des comptes des corps dissous : … F.

• Fascicule V. Opérations à caractère spécifique effectuées au profit de diverses parties prenantes : … F.

2.4.6. Dispositions particulières à la tenue du registre auxiliaire des dépenses non inscrites (imprimé N° 730/205 ).

  22.1. Catégorie de dépenses.

Les dépenses qui ne peuvent être immédiatement portées au registre-journal et qui font donc l'objet d'une inscription au registre auxiliaire des dépenses non inscrites (RADNI) se rapportent en principe uniquement aux dépenses suivantes :

• dépenses de solde et accessoires de solde ;

• délégations de solde (volontaire et d'office) ;

• paiements directs.

  22.2. Saisie des écritures inscrites au RADNI.

Les dépenses effectuées soit par chèque soit en numéraire sont saisies le jour même de l'émission du chèque (CCP ou Trésor) ou dès le règlement de la somme en numéraire.

Les opérations doivent être inscrites au RADNI au titre du mois de liquidation de celles-ci.

  22.3. Inscription des dépenses au registre-journal.

L'inscription des dépenses du RADNI au registre-journal est réalisée par transfert automatique d'écritures effectué en principe à la fin du mois au titre duquel elles sont prises en liquidation.

L'édition définitive du RADNI présente en regard de chaque écriture transférée au registre journal la date et le numéro d'inscription au registre-journal.

2.4.7. Modalités d'édition du carnet de vérification de caisse.

  23.1. Opérations de saisie.

L'édition du carnet de vérification de caisse nécessite la saisie préalable d'un certain nombre de données nécessaires à celle-ci :

• saisie de l'avoir réel en caisse par catégorie de monnaie et valeur de caisse ;

• saisie du solde créditeur du CCP et du compte au Trésor, tel qu'il figure sur le dernier relevé du centre de chèques ;

• mise à jour des fichiers pour détermination automatique des chèques émis restant non débités et des chèques reçus non encore crédités.

Les autres éléments nécessaires à la vérification seront pris en compte par corrélation automatique avec les totaux des recettes et dépenses telles qu'enregistrées au registre-journal et des dépenses demeurant non inscrites au RADNI.

  23.2. Résultat de la vérification.

La concordance doit être réalisée entre :

• a).  La balance numéraire telle qu'elle résulte des écritures inscrites au registre-journal et demeurant non inscrites au RADNI (tableau 2) et la représentation de l'avoir en numéraire (monnaie et valeur de caisse) ;

• b).  La balance CCP telle qu'elle résulte des écritures inscrites au registre-journal et demeurant non inscrites au RADNI (tableau 3) et la représentation de l'avoir CCP (solde créditeur moins chèques émis non débités plus chèques reçus non crédités) ;

• c).  Les mêmes éléments s'il y a lieu en ce qui concerne le compte au Trésor ;

• d).  La balance de l'avoir général tel qu'elle résulte des écritures inscrites au registre-journal et demeurant non inscrites au RADNI (tableau 1) et le total général de la représentation de l'avoir (numéraire, CCP et compte au Trésor).

Chaque vérification de caisse est signée par le trésorier ; elle est contresignée par l'autorité qui y procède. Le feuillet du carnet de vérification de caisse est conservé comme annexe au registre-journal.

2.5. Action du commissaire chargé de la vérification des comptes.

2.5.1. Vérification des comptes et surveillance administrative.

L'action du commissaire de rattachement s'étend aux domaines suivants :

• vérification des comptes en deniers (attributions propres) ;

• surveillance administrative (délégation permanente du commandement).

A ce double titre, le commissaire dispose de toute l'initiative nécessaire pour :

• vérifier les recettes et les dépenses ;

• procéder aux vérifications de caisse ;

• présenter les redressements et vérifications qui s'imposent ;

• s'assurer que l'emploi des fonds est conforme à la réglementation en vigueur.

Ces vérifications peuvent être :

• inopinées ou périodiques ;

• effectuées sur place ou sur pièces au commissariat.

  24.1. Vérification sur place.

Au cours de ses vérifications sur place, au moins une fois tous les quatre mois, le commissaire de rattachement du CTAC :

• effectue inopinément des vérifications de caisse ;

• s'assure notamment de la stricte observation des prescriptions concernant :

  • la conservation et l'importance des fonds en numéraire et des valeurs de caisse ;

  • le nombre des opérations non inscrites ;

• se fait présenter, chaque fois qu'il le juge utile, les registres et les pièces qui les accompagnent.

  24.2. Vérification sur pièces.

Les documents et les pièces de comptabilité sont adressés au commissaire de rattachement aux dates fixées et toutes les fois qu'il les demande.

Registre-journal.

Au fur et à mesure que les feuillets du registre sont édités, par page complète, les duplicata sont adressés au commissaire accompagnés des pièces justificatives correspondantes.

Après vérification de l'exactitude et de la régularité des inscriptions et des pièces justificatives, les duplicata des feuillets sont conservés au commissariat et les pièces justificatives renvoyées au CTAC revêtues du timbre d'annulation.

Dépenses remboursables par l'Etat sur relevés.

Le commissaire vise, après vérification, les relevés et les pièces justificatives qui les accompagnent.

Les documents concernant les dépenses à rembourser sur des crédits dont le chapitre budgétaire n'est pas administré par le commissariat sont adressés, pour mandatement, à l'ordonnateur du service intéressé.

Les autres documents sont conservés par le commissaire pour mandatement.

Une des expéditions des relevés et les pièces justificatives appuient l'ordonnancement ; l'autre expédition est destinée à la liquidation.

Registre des comptes.

Au début de chaque trimestre, après établissement de la balance des comptes concernant le trimestre précédent, le trésorier adresse au commissaire de rattachement du CTAC :

• les feuillets du registre sur lesquels les comptes sont établis ;

• la situation récapitulative des comptes présentant la récapitulation des comptes par fascicule.

Le commissaire :

• s'assure de la concordance des inscriptions portées sur les duplicata des feuillets du registre-journal et sur les feuillets du registre des comptes (cf. Article 21) ;

• examine les divers comptes.

Les feuillets du registre des comptes sont renvoyés au CTAC visés par le commissaire.

2.5.2. Excédents, pertes et déficits.

  25.1. Excédents.

Tout excédent doit être constaté dans le procès-verbal rapporté par le commissaire de rattachement du CTAC, soit sur le rapport du chef de centre, soit spontanément au cours de ses vérifications, soit à la demande d'une autorité ayant qualité pour procéder à des vérifications de caisse mais non habilitée à établir le procès-verbal. Le montant des excédents est pris en compte dans la comptabilité-deniers du CTAC et reversé ensuite au Trésor (recette accidentelle) sur ordre du commissaire.

  25.2. Constatation des pertes et déficits.

En cas de perte ou de déficit de fonds, le chef de centre prévient immédiatement le commissaire chargé de la vérification des comptes du CTAC.

Celui-ci doit :

• effectuer les vérifications de caisse et de comptabilité en vue de déterminer le montant du déficit ;

• prescrire de porter provisoirement en dépense le montant du déficit dans la comptabilité du CTAC ;

• rapporter un procès-verbal de constatation relatant :

  • la date et les circonstances de son intervention ;

  • le montant du déficit (par nature de fonds) ;

  • l'origine du déficit (causes constatées ou présumées) ;

  • les mesures prescrites (régularisation provisoire).

Une copie de ce procès-verbal est adressée sans délai et directement par les soins du rapporteur :

• au contrôle général des armées (contrôle central) ;

• à la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (sous-direction administration générale) ;

• à l'état-major de la région militaire ;

• à la direction régionale du commissariat de l'armée de terre ;

• au CTAC.

Si le déficit résulte d'un acte passible de poursuites judiciaires, le chef de centre doit immédiatement :

• demander à la gendarmerie de procéder à une enquête ;

• rendre compte au général exerçant les attributions de commandant de région militaire de tout acte de procédure judiciaire.

  25.3. Régularisations comptables.

  25.3.1. Excédent de fonds.

Tout excédent constaté est immédiatement et provisoirement pris en recettes :

• au registre-journal imprimé N° 730/204 ;

• au registre des comptes imprimé N° 730/207 fascicule n^o 3 : « fonds divers ».

Le commissaire de rattachement adresse au CTAC un titre de perception au Trésor : le trésorier verse les fonds en excédent, puis les porte en dépenses au registre-journal et au registre des comptes.

  25.3.2. Perte ou déficit de fonds.

Le montant de la perte ou du déficit constaté dans le procès-verbal rapporté par le commissaire de rattachement est provisoirement porté en dépense par le trésorier du CTAC :

• au registre-journal ;

• sur un compte débiteur du registre des comptes (fascicule n^o 3).

Dès que la décision du ministre est notifiée au CTAC la régularisation comptable peut être entreprise de la façon suivante :

1er cas. Le montant total de la perte ou du déficit est imputé au trésorier ou à un tiers : le règlement global, ou les règlements partiels et successifs sont, au fur et à mesure de leur versement dans la caisse du CTAC, portés en recette au registre-journal et au registre des comptes (fascicule n^o 3).

2e cas. Une partie seulement de la perte ou du déficit est imputée au trésorier ou à un tiers, le solde demeurant à la charge de l'Etat ou du CTAC :

• a).  Le montant de l'imputation, versé en une ou plusieurs fois dans la caisse du trésorier, est porté en recette au registre-journal et au registre des comptes (fascicule n^o 3) comme indiqué ci-dessus (1er cas).

• b).  La différence entre le montant de la perte ou du déficit et le montant de l'imputation est régularisée, conformément aux dispositions de la décision ministérielle. A cet effet, celle-ci doit indiquer si la régularisation est à effectuer :

  • par remboursement au CTAC (imputation sur les crédits au chapitre intéressé) ;

  • par imputation au budget d'exploitation du CTAC.

3e cas. Le montant de la perte ou du déficit demeure entièrement à la charge de l'Etat ou du CTAC : la régularisation est poursuivie selon la procédure indiquée ci-dessus [2e cas, alinéa b)].

  25.4. Mise en cause des responsabilités.

Après établissement du procès-verbal, le commissaire procède à une enquête administrative en vue de déterminer les responsabilités encourues, les régularisations définitives à envisager et les mesures conservatoires à prendre pour garantir les recours ultérieurs de l'Etat.

Le dossier constitué à cet effet doit comprendre notamment :

• une copie du procès-verbal ;

• le rapport du commandant du CTAC indiquant les causes du déficit et donnant son avis sur les responsabilités encourues ;

• le compte rendu du trésorier ;

• les explications écrites des officiers, des sous-officiers ou de toutes autres personnes dont la responsabilité pécuniaire, disciplinaire ou pénale se trouverait engagée en raison de leurs fonctions, et/ou des constatations faites ;

• éventuellement, le rapport des officiers de police judiciaire (gendarmerie) ;

• les avis successifs du commissaire de rattachement du CTAC, du directeur régional du commissariat de l'armée de terre et du général exerçant les attributions de commandant de région militaire. Ces avis doivent porter sur les responsabilités à mettre en cause, les sanctions à envisager, les régularisations définitives à prévoir et les mesures conservatoires à prendre.

Le général exerçant les attributions de commandant de région militaire adresse le dossier au ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre), pour décision.

Dès que la décision parvient au CTAC, celui-ci procède aux régularisations prescrites ; elle est notifiée par ailleurs à toute personne dont la responsabilité a été retenue.

Le cas échéant, des recours peuvent être portés devant le ministre par toute personne mise en cause par la décision susvisée ; ces recours sont introduits dans les formes fixées par l' instruction provisoire 1496 /DN/INT du 10 janvier 1972 (BOC/G, p. 347 ) modifiée relative aux fondements de la responsabilité pécuniaire.

  25.5. Recouvrement des sommes mises à charge.

Le recouvrement des sommes mises à charge peut être effectué par :

• versement direct dans la caisse du trésorier ;

• retenues sur la solde ;

• versement au Trésor à la suite de l'émission par le commissaire vérificateur des comptes, d'un titre de perception rendu exécutoire, si besoin est.

La procédure exécutoire est utilisée à défaut de versement volontaire et quand le recouvrement par voie de retenue sur la solde ne peut être poursuivi (défaut ou insuffisance des allocations saisissables).

Si la perte ou le déficit de fonds est constaté après l'admission de son auteur à pension de retraite ou de réforme, il en est fait mention dans le dossier d'enquête administrative au ministre.

Les régularisations comptables concernant la sortie provisoire des comptes du montant de la perte ou du déficit, ainsi que la prise en recette du montant de l'imputation, sont effectuées dans les conditions fixées à l'article 25.3.2.

3. Dispositions finales.

3.1. Modalités d'entrée en application de l'instruction.

Les dispositions de la présente instruction sont applicables à l'ensemble des CTAC à compter du 1er juillet 1988.