1. Objet et champ d'application.

Les chefs de dépôts du service des essences des armées (SEA) doivent pouvoir connaître à tout moment et précisément :

• les stocks physiques contenus dans chacun des réservoirs ;

• l'historique des mouvements associés.

Ils doivent aussi pouvoir justifier des entrées et sorties de produits. La comptabilité des hydrocarbures liquides étant suivie à 15°C, les stocks doivent être connus à cette température ainsi qu'à la température ambiante.

A cette fin, le système d'information (SI) de gestion des opérations d'exploitation pétrolière permet d'éditer un « registre de réservoirs » (modèle dans la base documentaire du SEA), détaillant les mouvements d'entrées et de sorties de chaque réservoir et l'évolution des quantités stockées. Ces quantités peuvent être exprimées en volume ou en masse (cas, notamment, des huiles en vrac).

Les dépôts qui ne peuvent pas bénéficier du SI de gestion des opérations d'exploitation pétrolière [cas notamment de certaines implantations en opération extérieure (OPEX)], tiennent ce registre sur support « papier » conformément aux dispositions ci-après et sur la base du modèle de « registre de réservoirs ».

2. Le « registre de réservoirs ».

Afin de pouvoir éditer le registre de réservoirs à partir du SI, il est nécessaire d'y enregistrer les informations suivantes :

• types de produit contenu dans les réservoirs ;

• le résultat des mesures effectuées lors des opérations de jaugeage ;

• quantités mouvementées de produits pétroliers.

2.1. Les règles relatives aux données à enregistrer.

2.1.1. Les quantités à prendre en compte et leur identification.

Les règles de prise en compte des quantités sont les suivantes : 

• entrée en stock, hors mouvements internes : les quantités à saisir en entrée dans le « registre de réservoirs », correspondent aux quantités à 15°C du bon de livraison ou du document de transfert (tel que la pièce comptable BT140) ;

•  mouvement interne : les quantités à saisir en entrée ou sortie dans le « registre de réservoirs », correspondent aux quantités à 15°C reconnues soit :

• par différence de jaugeage dans le ou les réservoirs « perdants » ;

• par différence de jaugeage dans le ou les réservoirs « gagnants » ;

• par un compteur ;

• par la combinaison des méthodes précédentes.

Les modalités retenues doivent être celles les plus adaptées à l'infrastructure pétrolière du dépôt pour permettre sa meilleure exploitation.

• sortie de stock, hors mouvement interne : les quantités à saisir en sortie dans le « registre de réservoirs » correspondent généralement aux quantités à 15°C reconnues par jaugeage dans la citerne chargée, compte tenu de la meilleure précision de cette mesure. Cependant, le relevé d'un compteur ou le jaugeage de la capacité perdante peuvent aussi être retenus s'ils sont plus adaptés à l'infrastructure pétrolière du dépôt pour permettre sa meilleure exploitation.

Nota. L'identification complète des entrées et sorties de stocks est enregistrée sur les pièces comptables correspondantes du SI de comptabilisation des produits pétroliers.

2.1.2. La clôture d'une période d'exploitation.

La comptabilité d'exploitation est arrêtée par période. Cette période est balisée par deux jaugeages de référence. Le jaugeage de référence est le premier jaugeage d'une journée.

Ainsi, une période d'exploitation comprend tous les mouvements ayant eu lieu entre deux jaugeages de référence. Ce faisant, le stock initial d'une période est égal, aux écarts d'exploitation près, à la quantité d'hydrocarbures liquides à 15 °C déterminé au début de la période précédente, augmentée des entrées et diminuée des sorties qui sont intervenues pendant cette période.

2.1.3. Enregistrement cumulé des mouvements.

Afin d'éviter un trop grand développement d'écritures lors d'approvisionnements massifs, seule la somme des volumes approvisionnés peut être enregistrée, dans la limite d'une journée.

Cette option doit cependant être utilisée avec discernement car elle conduit à une perte d'information sur l'exploitation du dépôt.

L'enregistrement cumulé des mouvements en sortie n'est pas retenu car le volume délivré dans chaque capacité mobile doit être conservé dans le SI.

2.2. Traitement des écarts entre les quantités comptabilisées et les quantités physiques.

Les différences constatées entre les quantités comptabilisées et les quantités physiques mesurées à 15°C dans un réservoir, lors de la clôture de la période d'exploitation, permettent dans le cas où un écart inhabituel apparaît, de déceler une omission ou une saisie erronée d'un mouvement d'hydrocarbures liquides, une erreur de jaugeage hors de proportion, une erreur d'exploitation, voire un dysfonctionnement de l'infrastructure pétrolière.

Dans ce cas des recherches doivent être entreprises par les exploitants afin d'identifier l'écart et le cas échéant de rectifier une erreur.

Périodiquement, la totalisation des excédents et déficits du « registre de réservoirs » doit permettre, après compensation des pertes par les excédents, de déterminer si l'exploitation du réservoir est saine.

Lors des recensements, la prise en considération de ces informations constitue un élément d'appréciation de l'exploitation du dépôt.

2.3. Les observations à formuler.

La colonne « Observations » du « registre de réservoirs » est destinée à faire apparaître les faits importants qui peuvent influer sur la quantité du produit stocké. Cette rubrique est renseignée manuellement sur une édition papier du registre.

3. Règle de conservation des données.

L'historique des données saisies est conservé en format numérique dans le SI de gestion des opérations d'exploitation pétrolière.

Les « registres de réservoirs » sont imprimés au moins une fois par mois le jour de la clôture comptable et sont renseignés des observations décrites au point 2.3. Ils sont conservés cinq ans.

Les demandes d'analyse et les certificats qualité visés au point 3.8. de l'instruction de référence sont conservées sur support papier dans le même contenant que les « registres de réservoirs » correspondants.

---

4. Publication.

La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel des armées.