DÉCISION N° 52239/CM/8 portant institution de la note-express à l'intérieur des organismes dépendant de la défense nationale.
Du 02 décembre 1971NOR
Au sein des organismes dépendant de la défense nationale, les communications écrites présentant un certain caractère d'urgence se présentent sous deux formes :
a). Sous forme de « messages » dont l'acheminement est confié aux soins des centres de transmissions ;
b). Sous forme de pièces de correspondance qui sont rédigées suivant des modèles destinés à appeler l'attention sur l'urgence souhaitable du traitement par les transitaires et les destinataires. Ces pièces sont acheminées par les soins des secrétariats et du courrier.
La forme du « message » est uniformisée : par contre les pièces de correspondance à acheminer et à traiter rapidement revêtent actuellement des formes variées :
messages postalisés ;
notes-express ;
lettres-messages ;
messages-express, etc.
Dans un but d'uniformisation et afin de réserver le mot « message » aux communications échangées par les moyens de transmissions, je décide de rendre réglementaire, pour l'ensemble des organismes de la défense nationale, l'usage exclusif de la « note-express » imprimé N° 120-0*/10 à partir du 1er janvier 1972.
Les modalités d'utilisation de la note-express sont précisées en annexe.
Pour le ministre d'Etat chargé de la défense nationale et par délégation :
Le directeur du cabinet civil et militaire,
Paul MASSON.
Annexe
ANNEXE.
120-0*/10 NOTE-EXPRESS
I Principe.
La note-express est utilisée toutes les fois que l'urgence de la question traitée :
n'exige pas de façon impérative l'emploi d'un message ou lorsque l'envoi de celui-ci n'est pas possible, aucun des destinataires n'étant desservi par voie électrique (1) ;
ne se satisfait pas des délais habituels de la correspondance normale (lettre, note, etc.).
Elle doit remplacer les messages échangés entre organismes implantés au même endroit (même immeuble, même îlot d'immeubles).
II Modèle et rédaction.
2.1
La note-express est rédigée suivant l'imprimé N° 120-0*/10.
2.2
Par définition, elle est considérée comme affectée du degré d'urgence « URGENT », traduit par le mot « EXPRESS ».
« NON PROTEGE », « DIFFUSION RESTREINTE », « CONFIDENTIEL DEFENSE ».
La note-express n'est pas utilisée pour traiter d'affaires protégées par la mention « SECRET-DEFENSE ».
2.4
Pour désigner les autorités ORIGINE ou DESTINATAIRES, on peut utiliser :
soit les abréviations usuelles (DMA/DAI) ;
soit les adresses abrégées donnant l'indication du bureau attributaire (PREMAR 2/3e bureau) ;
exceptionnellement les adresses télégraphiques avec l'indication du bureau entre parenthèses (ADMIGEN DIRFINAN 5).
En aucun cas on ne doit utiliser les adresses complètes telles que :
« Monsieur le général d'armée gouverneur militaire de Paris et commandant la 1re région militaire »
2.5
Le texte est rédigé :
soit en style télégraphique comme pour un message ;
soit en style concis, en excluant toute formule protocolaire ou de politesse.
III Signature. Délégations.
Le but de la note-express est de diminuer autant que possible les délais de circulation au sein des états-majors et secrétariats, tout en admettant les délais d'acheminement dus à la voie postale. Pour réduire les délais de circulation au départ, des délégations de visas et signatures doivent être consenties, identiques à celles qui le sont pour les messages.
IV Acheminement de la note-express.
4.1
Au départ, la note-express est dactylographiée en deux exemplaires pour chacun des destinataires « pour action ». L'organisation des secrétariats doit prévoir une procédure rapide de visa et de signature qui doit permettre à une note-express de partir dans les plus brefs délais (en principe la journée).
4.2
Une note-express est acheminée comme la correspondance officielle par les PTT. A l'intérieur d'une même localité, une note-express peut être délivrée par estafette ou par pneumatique (2).
4.3
A l'arrivée, l'un des deux exemplaires est donné directement par le secrétariat au bureau chargé de l'exploiter, le second suivant la filière normale de circulation du courrier. Le premier exemplaire d'une note-express peut sur ordre local, être délivré au service de permanence d'un organisme en dehors des heures ouvrables (en particulier en fin de semaine).