L'instruction de première référence a défini les conditions de cessions de denrées en approvisionnement dans les établissements du commissariat de l'armée de terre au profit des parties prenantes individuelles et collectives (groupement de commandes).

La fermeture de nombreux établissements des subsistances dans le cadre du schéma directeur a conduit certaines autorités du commandement à créer, au profit de leurs cadres, des dépôts de vente de denrées alimentaires approvisionnées par les établissements du service ; certains de ces dépôts sont placés sous la responsabilité de cadres militaires n'appartenant pas au commissariat de l'armée de terre.

La présente circulaire rappelle les principes et règles relatives au fonctionnement de ces points de vente de denrées alimentaires.

1. Dépôts de vente.

1.1. Principes généraux.

Les dépôts de vente sont destinés à assurer l'approvisionnement, le stockage et la distribution à titre onéreux de denrées alimentaires placées en position d'approvisionnement au profit des parties prenantes individuelles du lieu d'implantation.

Les personnels n'appartenant pas au commissariat de l'armée de terre et affectés aux dépôts de vente sont placés, au plan comptable ⁽¹⁾, sous la responsabilité du chef d'établissement ou d'annexe des subsistances de rattachement.

1.2. Création.

La décision exceptionnelle de création de ces dépôts par les autorités locales du commandement devra être soumise à l'approbation du ministre (direction centrale du commissariat de l'armée de terre).

1.3. Fonctionnement.

Les dépôts de vente doivent fonctionner dans les conditions suivantes :

1.3.1.

Installation dans une enceinte militaire affectée à un corps de troupe ou à une école.

1.3.2.

Distributions à date fixe.

1.3.3.

Exécution du service par du personnel appartenant à l'organisme ⁽²⁾ du lieu d'implantation du centre ; ce personnel ayant pour mission d'effectuer les approvisionnements, les distributions et les encaissements y afférents.

1.3.4.

Livraison des vivres par l'établissement pourvoyeur en temps opportun et en quantités suffisantes pour donner satisfaction aux demandes normales des parties prenantes individuelles.

Après distribution, les approvisionnements en excédent peuvent être laissés sur place dans un local ⁽³⁾ qui demeure sous la surveillance du chef de dépôt de vente ou qui est confié à la garde de l'autorité locale. L'importance de ces stocks laissés en gardiennage ne doit pas, en principe, excéder quinze jours de vivres.

2. Désignation du chef de dépôt de vente.

Compte tenu de la nature des approvisionnements et des implications en matière de comptabilité ⁽⁴⁾, la désignation du chef de dépôt doit faire l'objet d'une décision du général immédiatement supérieur (GIS) après avis du directeur régional du commissariat.

Eu égard aux responsabilités disciplinaire, pénale et pécuniaire encourues, le chef d'un dépôt de vente doit présenter un minimum de qualification requise.

3. Distributions et approvisionnement de dépôts de vente.

3.1.

Les cessions effectuées principalement en libre service par le dépôt de vente s'effectuent au profit des parties prenantes individuelles dans les mêmes conditions qu'à l'établissement. Seul le paiement immédiat, au moyen de chèques ou ordres de virement bancaires et de chèques postaux, est autorisé ⁽⁵⁾. Les chèques ou ordres de virement bancaires sont libellés à l'ordre du « receveur général des finances de la région de l'Ile-de-France » ; les chèques postaux sont libellés à l'ordre du sous-régisseur de recettes de l'établissement de rattachement. Lors du paiement, les références de la pièce d'identité présentée par l'acheteur seront portées au dos du chèque remis.

3.2.

A l'issue de chaque journée de vente, le chef de dépôt récapitule ses cessions sur une fiche de recette qu'il adresse à l'établissement de rattachement en même temps que les moyens de paiement encaissés correspondants ⁽⁶⁾.

3.3.

En fin de période d'ouverture hebdomadaire du dépôt de vente, il est procédé à l'inventaire des articles en magasin. Une fiche de commande est établie, pour recompléter le stock, pour les quantités égales à la différence entre l'inventaire au premier jour de la semaine, les recomplètements du magasin et l'inventaire à la fermeture du magasin. La valeur des articles vendus doit être égale aux encaissements effectués et qui ont été adressés journellement au poste caisse de l'établissement de rattachement.

En cas de différence, les causes sont recherchées immédiatement. Si après vérification, il subsiste encore des différences, elles sont signalées immédiatement à l'autorité responsable de surveillance qui en rend compte au commissaire vérificateur.

4. Recensements et vérifications des dépôts de vente.

4.1. Exécution des vérifications et des recensements.

Le chef d'établissement est tenu d'effectuer les vérifications systématiques des existants du dépôt de vente, soit la totalité du stock au minimum une fois par an.

Le chef du dépôt de vente effectue des vérifications permanentes sous la responsabilité des autorités du corps.

Les résultats des vérifications permanentes et systématiques sont consignés dans une fiche établie par le vérificateur ⁽⁷⁾.

4.2. Régularisation des excédents ou déficits.

Pour chaque différence constatée lors des vérifications ou recensements, le chef d'établissement rend compte au commissaire vérificateur.

4.2.1. Excédents seuls.

Le chef d'établissement établit un certificat administratif qu'il soumet avec ses explications au visa du commissaire chargé de la surveillance de l'établissement et fait procéder aux ordres de mouvements correspondants.

4.2.2. Excédents et déficits.

Lorsque les opérations de vérification font apparaître à la fois, des excédents et des déficits, le chef d'établissement en rend compte, au commissaire avec ses explications et justifications. Le commissaire dresse au plus vite, un procès-verbal (PV) ⁽⁸⁾ dont il adresse copie au chef d'établissement. La fiche de vérification correspondante tient lieu de pièce justificative provisoire jusqu'à réception, par l'établissement, de la copie du procès-verbal.

Lorsque le commissaire constate des différences entre les existants et les écritures comptables (procédure manuelle ou informatisée) il en dresse procès-verbal ⁽⁹⁾. Les excédents et (ou) déficits constatés sont immédiatement portés en entrée ou en sortie par le chef d'établissement.

L'établissement des procès-verbaux mentionnés ci-dessus ne s'applique qu'aux opérations ponctuelles de vérification ou de recensement. Hormis celles-ci, les faits modifiant la situation ou l'état des matériels tels que pertes, avaries, etc, doivent être constatés et régularisés par l'établissement d'un procès-verbal imprimé N° 421/17 (PV de constatation).

5. Les responsabilités.

5.1. Principes.

Le chef d'établissement et le chef du dépôt de vente peuvent encourir la mise en jeu de leur responsabilité pénale, disciplinaire et pécuniaire dans les conditions suivantes :

5.2. Mise en jeu de la responsabilité pénale.

Elle peut s'exercer dans tous les cas de manœuvres frauduleuses ayant causé ou ayant eu pour but de causer un préjudice matériel à l'Etat.

5.3. Mise en jeu de responsabilité disciplinaire.

Des sanctions disciplinaires peuvent être infligées à tous les militaires pour manquement au devoir ou négligence. Elles sont définies par le règlement de discipline générale dans les armées.

Pour les personnels civils, les sanctions disciplinaires qui peuvent être encourues doivent être précisées au contrat de travail ou relèvent de la réglementation en vigueur.

5.4. Mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

Les personnels qui commettent dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions une faute personnelle détachable du service sont pécuniairement responsables des dommages qu'ils ont causés.

Ce principe est applicables à tous les militaires dans le cadre de l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976 (BOC, 1980, p. 4458) modifiée.

La responsabilité pécuniaire des personnels civils peut être mise en jeu en application des dispositions réglementaires ou contractuelles qui les lient.