Préambule.

P.1.  OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DE LA PRÉSENTE INSTRUCTION.

Le système de documentation est l'ensemble des procédures et moyens permettant de mettre à la disposition des utilisateurs des échelons opérationnels, dans des délais acceptables, les informations fiables et présentées sous la forme la plus appropriée, concernant les règles et possibilités d'action, en vue de concourir à la maîtrise des décisions et à la justesse des études.

La présente instruction a pour objet de définir les principes d'organisation du système de documentation du service du génie, de préciser le rôle des différents organismes intervenant dans son fonctionnement, et de fixer les normes de présentation des documents.

Elle sera complétée par une directive relative à la base de données* ⁽¹⁾ informatisée (mise en place, exploitation) et par des directives annuelles précisant les dispositions relatives à la production et à l'acquisition de documents* ainsi qu'à la diffusion des documents suivis*.

Le champ d'application de cette instruction est l'ensemble des échelons du service du génie de métropole, des forces françaises en Allemagne et d'outre-mer :

• la direction centrale du génie, à l'exception des bureaux et sections ne traitant que de l'arme du génie ;

• le service technique des bâtiments, fortifications et travaux (STBFT) ;

• les commandements et directions du génie des régions militaires (CDG) ;

• les directions des travaux du génie (DTG) et organismes de niveau équivalent implantés outre-mer ;

• l'école supérieure du génie militaire (ESGM) pour ce qui concerne sa contribution au fonctionnement du système de documentation du service du génie.

P.2.  PLACE DU SYSTÈME DE DOCUMENTATION DANS LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE DU GÉNIE.

Le service du génie, comme tout organisme important, peut être analysé comme un système global composé de trois systèmes complémentaires :

• le système de pilotage, qui assure l'organisation en fonction des finalités du système global ;

• le système opérant, qui assure l'exercice des échanges avec l'environnement ;

• le système d'information, qui est le lien entre le système de pilotage et les système opérant. Le système d'information est l'ensemble des méthodes et des moyens qui permettent de recueillir, contrôler, mémoriser, traiter et diffuser les informations nécessaires à l'exercice de l'activité de toutes les structures de l'organisation.

Font partie du système d'information du service du génie :

• le système de documentation, objet de la présente instruction ;

• le système d'archivage, objet de l'instruction EMAT/SH/D du 7 juin 1989, insérée dans le présent ouvrage ;

• les systèmes de gestion, de comptabilité et de contrôle de l'activité, qui font l'objet d'autres instructions.

Le système documentaire est en interaction avec les autres composantes du système global d'information, en raison de la complémentarité de leurs finalités et, de l'emploi de moyens techniques communs, notamment l'informatique.

P.3.  AVERTISSEMENT RELATIF AUX CONCEPTS FONDAMENTAUX.

L'attention du lecteur est appelée sur le fait que toute intervention dans le domaine de la documentation implique le maniement de concepts spécifiques. Tous les mots suivis d'un astérisque sont définis dans le glossaire qui constitue l'annexe I.

Ce glossaire comprend les principaux termes utilisés dans les professions de la documentation et de l'archivage, ainsi que quelques termes qui ont un sens particulier dans le cadre du système de documentation du service du génie.

Notamment, il convient de distinguer les notions de documentation* et d'archives*, et celles de document* et de texte*.

Par ailleurs, il est fondamental que la réglementation soit perçue comme faisant partie intégrante de la documentation* du service. La contexture générale de la réglementation, ainsi que son mode de production et de suivi sont décrits dans la présente instruction (annexe IV).

1. Principes d'organisation du système de documentation.

1.1. L'évaluation du besoin.

La recherche permanente de l'adéquation des informations* mises à la disposition des cellules opérationnelles* avec le besoin réel de celles-ci nécessite de disposer, au niveau de pilotage du système, d'un moyen d'évaluation à la fois générale et particulière du besoin.

La méthode d'évaluation générale consiste à déterminer, pour chaque cellule opérationnelle*, les domaines de connaissances dont elle traite et à définir la nature et la forme des informations* dont elle doit disposer pour effectuer les tâches qui lui incombent. La confrontation entre le besoin en informations et la documentation dont dispose à un instant donné la cellule permet de découvrir les lacunes que le système devra combler, soit par production interne, soit par acquisition de documents.

La méthode d'évaluation d'un besoin particulier dans un domaine précis consiste à établir, pour chaque lacune repérée, une fiche d'expression des besoins suivant un canevas déterminé (annexe VII).

Le mode de résolution du problème fait ensuite l'objet d'une procédure particulière (annexes V, VI et VIII). L'ensemble de ces dispositions sont décrites dans le rôle des divers intervenants du système (chap. II).

1.2. La réponse aux besoins : les documents.

Afin de maîtriser en permanence la documentation existante et d'organiser sa mise à niveau, le système gère un ensemble de documents suivis*, répartis dans des bibliothèques* situées soit dans l'environnement immédiat des utilisateurs (bibliothèque de cellule), soit au niveau de l'organisme (bibliothèque d'organisme), soit au niveau central (bibliothèque du STBFT).

1.2.1. Options générales

concernant la nature et la présentation des documents.

Les grandes options concernant la nature et la présentation des informations à mettre à la disposition des utilisateurs, sont les suivantes :

• le système met à la disposition des utilisateurs des documents primaires* principalement sur support papier, accessoirement sur fichiers magnétiques. La fiabilité et l'ergonomie d'emploi doivent être privilégiées et l'emploi de la documentation à caractère réglementaire doit être favorisé ;

• le système met à la disposition de l'ensemble des échelons du service des documents secondaires* principalement sous forme de fichiers* informatisés. Il s'agit pour l'essentiel d'une banque de données de références de textes réglementaires. Des références d'archives sélectionnées pour leur valeur dans le cadre du « partage d'expériences » des organismes du service du génie (par exemple les dossiers d'études d'installations complexes et rares) sont également intégrées à ces fichiers ;

• le système doit favoriser la discipline dans la tenue de la documentation en individualisant la composition de la collection correspondant à chaque cellule opérationnelle*, et en instaurant un système de diffusion des informations sur support papier ou magnétique (gestion de bibliothèques*) et de contrôle spécifiques.

Le fusionnement des besoins se fait au niveau central grâce à un travail périodique d'information remontante impliquant la contribution des échelons régionaux et locaux.

1.2.2. Composition de la documentation suivie.

La documentation suivie* se compose de 5 groupes de documents*, qui se distinguent par leur nature, leur origine et leur présentation. Ces groupes, décrits en annexe III, sont les suivants :

Groupe n^o 1 : la réglementation générale.

Groupe n^o 2 : le recueil technique et administratif (RTA).

Groupe n^o 3 : le guide pratique des procédures (GPP).

Groupe n^o 4 : les ouvrages et revues suivis.

Groupe n^o 5 : le fichier informatisé des références des textes réglementaires ou informatifs, des documents à consulter, des archives sélectionnées et des logiciels de calcul ou des logiciels experts.

Nota.

Ces documents « suivis » sont complétés localement, en fonction des besoins, par des documents réglementaires non « suivis » par le service, par des ouvrages et publications d'information, et par une documentation commerciale relative aux produits de construction.

1.2.3. La structure et les moyens.

Le système de documentation vise à satisfaire au mieux le besoin en utilisant les moyens matériels et humains du service du génie et en tenant compte de leur évolution prévisible. Il met en œuvre une structure et des moyens techniques tantôt spécifiques à cette fonction, tantôt partagés avec d'autres fonctions du service.

Les principales options concernant la structure sont les suivantes (cf. ANNEXE III) :

• une architecture centralisée : le pilotage du système, ainsi que les moyens internes de production et de diffusion de la documentation sont regroupés au niveau de l'administration centrale (DCG et STBFT) avec l'assistance de l'ESGM. Tous les échelons régionaux [CDG et commandement et direction du matériel et des bâtiments (CDMB)] et locaux (DTG) sont desservis en documentation directement par l'échelon central ;

• des fonctions élémentaires, attribuées à des responsables désignés. Ces fonctions, définies ci-dessous (§ 13) s'articulent autour de « métiers » existants ou à créer au niveau central et local (par ex. : pilote du système, responsable de document ou correspondant de documentation). La description de ces métiers fait l'objet du paragraphe 21.

Les principales options concernant les moyens techniques sont les suivantes :

• utilisation du potentiel existant au STBFT et, accessoirement à l'ESGM, pour ce qui concerne la production et la diffusion de documents sur papier ;

• création d'un serveur télématique centralisé, destiné à mettre à la disposition des services locaux les informations secondaires* (banque de données* de références) et certains documents primaires* (textes types destinés à la rédaction des documents contractuels des marchés de travaux). Les options techniques précises concernant ce serveur seront prises en concordance avec la mise en place du système informatique futur du service du génie ;

• enfin, un moyen méthodologique est mis à la disposition des responsables centraux du pilotage du système et de la production de documents. Ce moyen, permettant d'adapter en permanence la réponse au besoin, se présente sous la forme d'un logiciel.

1.3. Fonctions principales du système de documentation.

Des finalités du système et des grandes options décrites ci-dessus découlent les cinq fonctions principales à exercer indépendamment de la structure du service du génie. Ces fonctions se décomposent en tâches comme indiqué ci-après :

1.3.1. Évaluation du besoin.

Cette fonction consiste à organiser dans l'ensemble du service le recueil de l'information concernant le besoin, à exploiter celle-ci et à hiérarchiser les urgences et les priorités en la matière. Ces actions conduisent à la définition d'un modèle de « bibliothèque » idéale à mettre à la disposition de chaque cellule du service du génie. La méthode d'évaluation du besoin fait l'objet du paragraphe 11. Chaque besoin particulier fait l'objet d'une fiche d'expression du besoin (annexe VII).

1.3.2. Gestion de la documentation existante.

Cette fonction consiste à organiser et exécuter les opérations relatives à la connaissance de l'existant, à l'indexation et à la mémorisation des textes et des références. Elle nécessite également d'organiser et d'exécuter le suivi et la mise à jour, ainsi que l'abrogation de documents et textes.

1.3.3. Réalisation des documents.

Cette fonction consiste soit à acquérir à l'extérieur soit à concevoir et produire à l'aide des moyens propres du service les documents dont la confrontation des besoins à l'existant montrent qu'ils font défaut.

Cette fonction consiste également à intégrer au système la « production spontanée » des échelons locaux ainsi que certaines archives sélectionnées ayant une valeur documentaire.

Elle nécessite d'exécuter les tâches relatives à la sélection de la documentation extérieure, à la constitution de la base de données de références, à la définition des « plans de production », à l'élaboration de cahiers des charges concernant les produits (cf. ANNEXE VIII), à la rédaction proprement dite, à l'approbation et au stockage des maquettes des documents.

1.3.4. Mise à la disposition des utilisateurs.

Cette fonction consiste à organiser et exécuter les tâches relatives à la diffusion et à la consultation des documents.

Une partie des tâches est à la charge de l'échelon central : élaboration des « plans de diffusion », reproduction et expédition des documents primaires, organisation de la consultation de la base de données* télématique.

L'autre partie des tâches est à la charge de chaque échelon local démultiplicateur : réception de la documentation suivie*, conservation, répartition au niveau des bibliothèques d'organisme et de cellules, opérations d'inventaires et de prise en compte, …

1.3.5. Contrôle du fonctionnement du système.

Cette fonction consiste à évaluer la bonne adéquation du système au besoin qu'il est chargé de satisfaire et à vérifier la bonne utilisation de la documentation par le personnel du service du génie. Les principaux modes d'action sont les inspections spécifiques, l'analyse des dysfonctionnements, la recherche de renseignements par sondage (taux de satisfaction des utilisateurs, taux de sollicitation du système…). Cette fonction est complémentaire de la fonction d'évaluation du besoin.

2. Répartition dans le service du génie des fonctions du système de documentation.

L'exécution des fonctions et des tâches décrites au paragraphe 13 est répartie entre les différents échelons du service du génie (DCG, STBFT, CDG et DTG), l'ITBTG et l'ESGM. Les attributions respectives de ces organismes en matière de documentation font l'objet du paragraphe 22.

Cependant, un certain nombre d'activités spécifiques, constituant de véritables métiers de la documentation, sont exercées, comme emploi principal ou comme mission annexe, par certaines personnes agissant au sein des organismes cités ci-dessus. Ces personnes sont désignées par les autorités qui dirigent ces organismes et leur action s'exerce sous leur contrôle.

Ces responsabilités particulières, dont certaines existent de façon identique dans plusieurs organismes du service du génie, sont décrites dans le paragraphe 21.

2.1. Responsabilités particulières exercées dans le cadre du système de documentation.

2.1.1. L'utilisateur : la cellule opérationnelle.

La cellule opérationnelle* du service du génie est bénéficiaire du fonctionnement du système de documentation. C'est d'elle que provient le besoin, c'est elle qui utilise la documentation, c'est elle qui juge, principalement par son comportement, de la qualité de la prestation offerte.

Par ailleurs, c'est à son profit que la documentation doit exercer un rôle pédagogique de recyclage des connaissances.

La contribution des cellules opérationnelles est essentielle pour le bon fonctionnement de l'ensemble du système. Dans ce cadre, les tâches qui incombent au responsable de chaque cellule opérationnelle sont les suivantes :

• s'assurer, notamment à l'occasion du contrôle des travaux, que la documentation existante est connue et utilisée à bon escient au sein de la cellule ;

• faire connaître au correspondant de documentation de l'organisme (cf. 212) les besoins particuliers de la cellule en matière de documentation ainsi que son appréciation sur l'adéquation de la réponse aux besoins ;

• veiller au maintien à niveau de la documentation détenue au titre de la bibliothèque de cellule (notamment porter une attention particulière à la mise à jour immédiate des documents dès réception des modificatifs, et au reversement des documents déclarés abrogés) ;

• procéder aux opérations usuelles de gestion de la bibliothèque de cellule (inventaires, prise en compte,…).

2.1.2. Le correspondant de documentation de l'organisme.

Placé au niveau de chaque DTG, de chaque portion centrale de CDG, ainsi qu'à la DCG et à l'ESGM, le correspondant de documentation est une personne ayant reçu une formation élémentaire de documentaliste.

Cette personne, désignée par l'autorité placée à la tête de l'organisme parmi le personnel d'un service ou bureau de son choix, peut cumuler d'autres fonctions, notamment celles de correspondant d'archives. Dans tous les cas, cette personne, bien qu'agissant sous la responsabilité de son propre chef de service ou de bureau, exerce des fonctions documentaires au profit de l'ensemble des cellules opérationnelles de l'organisme.

Interlocuteur du pilote du système de documentation (cf. 213), et du responsable de la bibliothèque et de la base de données* centrales du STBFT (cf. 223), connaissant l'ensemble des besoins des utilisateurs relevant de son organisme, il est chargé des tâches suivantes :

• gérer la bibliothèque d'organisme* ainsi que les bibliothèques décentralisées* des cellules (suivi des inventaires et des prises en comptes de documents) ;

• être l'élément démultiplicateur dans le processus de diffusion des documents et des modificatifs ;

• assurer le regroupement et la destruction des documents abrogés (à l'exclusion d'un exemplaire conservé à son niveau, séparément des documents en vigueur) ;

• renseigner les utilisateurs sur la documentation disponible à son niveau et au niveau central (notamment les « nouveautés ») ;

• mettre à disposition des utilisateurs, les documents qu'il détient et, le cas échéant, assurer l'intermédiaire entre les utilisateurs et la bibliothèque centrale du STBFT en vue d'obtenir les informations qui n'existent pas à son niveau ;

• effectuer au besoin des recherches documentaires au profit des cellules opérationnelles ;

• proposer au commandant ou directeur de son organisme les mesures locales concernant la documentation (dispositions concernant la documentation commerciale, information des utilisateurs, etc.) et mettre en œuvre ces mesures ;

• rendre compte régulièrement à son directeur d'organisme de la situation de la documentation à son niveau (indicateurs de la sollicitation du système, besoins non satisfaits…) en vue de la remontée de cette information au niveau central.

2.1.3. Le pilote du système de documentation.

Essentiellement chargé d'élaborer la politique globale en matière de documentation et de coordonner, en relation étroite avec les responsables des cinq groupes de documents (§ 214), la mise en œuvre des actions, le pilotage du système de documentation effectue les tâches suivantes :

2.1.3.1. Connaissance de l'état du système.

Le pilote du système de documentation se tient informé :

• de l'existant : il dispose en particulier d'un outil informatique permettant de mettre en œuvre la méthode d'évaluation du besoin décrite au paragraphe 11 ;

• de l'avancement des travaux de production de documents, dont rendent compte les responsables des groupes de documents ;

• de la satisfaction des utilisateurs et du taux de sollicitation du système : il est destinataire de différents documents émanant de l'ITBTG, des CDG et de l'ESGM (voir les 222 à 225) ;

• de l'emploi des ressources financières et humaines consacrées à la documentation, notamment par sa participation à l'établissement du budget de fonctionnement du service du génie.

2.1.3.2. Définition de la politique générale et planification de la production.

Le pilote du système de documentation propose au directeur central du génie, après avoir recueilli l'avis de l'ITBTG, les mesures visant à adapter le fonctionnement et la production de ce système à la meilleure satisfaction du besoin tout en respectant les grandes orientations et les priorités données à la conduite générale du service du génie.

Ces mesures sont décrites dans les directives annuelles ayant pour objet de planifier dans le moyen terme (3 ans) et de programmer pour l'année à venir :

• la production de documents nouveaux par les moyens du service ;

• la mise à jour ou la refonte de documents existants ;

• l'acquisition de documents extérieurs ;

• la diffusion de ces documents.

Ces directives s'appuient sur l'évaluation permanente du besoin (cf. 131), sur la gestion de l'existant (cf. 132), sur la connaissance des possibilités réelles de production interne et d'approvisionnement extérieur, et sur la connaissance des moyens financiers pouvant être consacrés à la documentation.

2.1.3.3. Conduite de la réalisation des documents.

Pour chaque domaine de connaissance à propos duquel est constatée une lacune pouvant être palliée par l'acquisition ou la réalisation d'un ou plusieurs documents, le pilote du système de documentation rédige la fiche d'expression des besoins (cf. ANNEXE VII) la soumet à l'approbation du directeur central du génie, puis la transmet au responsable du groupe de documents concerné, en vue de la rédaction du cahier des charges du document ou de toute autre proposition de la part de ce dernier.

Lorsque la réalisation du document est programmée pour l'année suivante, il soumet à l'approbation du directeur central le cahier des charges (cf. ANNEXE VIII) proposé par le responsable du groupe de documents concerné (cf. 214) et le retourne à ce dernier en vue de la rédaction de la maquette du document.

Une fois que la maquette du document est rédigée par le responsable du document (cf. 215) et mise au point avec le responsable du groupe de documents, le pilote du système de documentation en vérifie la conformité avec l'expression des besoins initiale. Il demande l'avis de l'ITBTG et soumet la maquette à l'approbation du directeur central. Il la transmet ensuite à l'organisme chargé de la diffusion (STBFT ou ESGM) après avoir déterminé l'indexation* du document et fait enregistrer celle-ci dans la base de données* centrale (STBFT).

2.1.3.4. Intégration dans la documentation d'archives « sélectionnées » et de « productions spontanées ».

A partir des renseignements fournis par certains rapports d'inspection de l'ITBTG, les expertises des groupes spécialisés du STBFT, les rapports annuels d'activité des directions des travaux ou toute autre source de renseignements, le pilote du système de documentation effectue une sélection d'informations secondaires qu'il fait intégrer par le STBFT dans la base de données* de références en vue de leur consultation par voie télématique dans le cadre de l'informatique intégrée du service du génie.

Il reçoit les travaux émanant d'initiatives locales et les travaux effectués par les stagiaires de l'enseignement militaire (thèses, mémoires), qu'il communique avec son avis aux responsables des groupes de produits concernés en vue de leur exploitation.

2.1.4. Le responsable de groupe de documents.

Chargé de participer à l'élaboration de la politique générale, de veiller à la cohérence des documents de son ressort et dans le cas où leur réalisation incombe au service du génie, d'en animer la rédaction et éventuellement la diffusion, le responsable d'un des groupes de documents (cf. 122) exécute, en étroite collaboration avec le pilote du système de documentation (cf. 213) et avec les responsables des documents (cf. 215) les tâches suivantes.

2.1.4.1. Gestion du groupe de documents.

Ayant une bonne connaissance de tous les textes et documents qui composent le groupe dont il a la charge, et informé par le pilote du système de documentation des besoins nouveaux que celui-ci exprime à l'aide de fiches d'expression des besoins [cf. 213 c)], il propose au pilote la création ou l'acquisition de documents nouveaux, ainsi que la mise à jour ou l'abrogation de texte ou documents existants (voir ANNEXE V et ANNEXE VI).

Disposant pour cet usage de l'accès à la base de données spécifiques du pilote du système de documentation, il vérifie périodiquement la validité et l'utilité pour le service du génie des textes et documents qui composent son groupe de documents.

2.1.4.2. Conception des documents

(groupes, 1, 2, 3).

Après avoir rédigé, avec la participation du futur responsable du document, le cahier des charges relatif à la création ou à la mise à jour d'un document ou d'un texte, il transmet celui-ci au pilote du système de documentation en vue de son approbation par le directeur central du génie.

2.1.4.3. Réalisation des documents

(groupes 1, 2, 3).

Le responsable de groupe de documents coordonne la mise en œuvre des moyens permettant de rédiger et de diffuser le document conformément au cahier des charges approuvé. Il assiste en cela les responsables de documents. En particulier, il s'assure que chacun des documents existants dans le groupe qu'il a en charge est suivi par un responsable et que les transferts de responsabilités s'opèrent à l'occasion des mutations de personnes.

Dans le cadre de la réglementation générale (groupe n^o 1), dont les supports sont édités par des organismes extérieurs [Journal officiel (JO), commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel des armées (CPBO)], il incombe au service du génie soit de rédiger les textes de son ressort (cas des instructions, circulaires ou directives internes, éditées au BO) soit de décider de l'acquisition des ouvrages thématiques du JO. Dans ce cas, le responsable du groupe de documents effectue les tâches relatives à la conduite de la rédaction, ainsi que les formalités administratives relatives à la diffusion (voir ANNEXE III).

2.1.5. Le responsable de document* (ou texte*).

Le responsable de document (ou texte) a en charge la conception, la rédaction et le suivi d'un ou plusieurs documents (ou textes) d'un domaine dans lequel il est plus particulièrement spécialisé. Il peut se faire assister par des rédacteurs, disposition qui est précisée dans le cahier des charges du document. Les tâches qui lui incombent sont les suivantes (voir ANNEXE V).

2.1.5.1. Conception du document

(ou du texte).

Assistant le responsable de groupe de documents, il participe à l'élaboration du cahier des charges conformément au plan de production et à la fiche d'expression des besoins concernant le document ou le texte à créer.

2.1.5.2. Rédaction de la maquette du document

(ou du texte).

Il rédige ou anime la rédaction de la maquette et contrôle sa conformité au cahier des charges.

Il opère soit avec des rédacteurs qui lui sont associés, soit, exceptionnellement, en animant une commission de rédaction.

Il soumet la maquette du document au responsable du groupe de documents en vue de son approbation par la DCG et du lancement du processus de diffusion.

2.1.5.3. Suivi et mise à jour du document

(ou du texte).

Le responsable du document (ou du texte) détient la maquette de travail (généralement sur support magnétique) du document (ou texte) dont il est chargé d'assurer le suivi.

A son initiative ou sur demande du responsable du groupe de documents, il entreprend la rédaction des modificatifs visant à mettre à jour le document (ou texte) par rapport à la réglementation ou en raison de l'évolution du besoin.

2.1.6. Le rédacteur.

Il rédige une ou plusieurs parties d'un document ou texte en étroite collaboration avec le responsable du document et en respectant les clauses contenues dans le cahier des charges.

Il assiste également le responsable du document (ou texte) pour la rédaction des mises à jour du document.

2.2. Attributions des organismes du service du génie dans le cadre du système de documentation.

L'ensemble des organismes du service du génie, ainsi que l'ESGM, sont chargés d'assurer, chacun en ce qui le concerne, le fonctionnement du système de documentation, notamment en y affectant les moyens nécessaires.

Le rôle particulier exercé en matière de documentation par les différents organismes du service du génie s'inscrit dans leurs attributions générales. Pour ce qui concerne l'ESGM, le rôle décrit ci-dessous (§ 224) est relatif à la participation de cet organisme à la réalisation et à la diffusion de certains « documents suivis », à l'exclusion des divers documents pédagogiques délivrés à son initiative aux stagiaires dans le cadre de leur scolarité.

2.2.1. Attributions de la direction centrale du génie.

Les attributions de la DCG dans le cadre du système de documentation sont les suivantes :

• définition de la politique générale, en cohérence avec les orientations données à la conduite et à la gestion du service du génie ;

• synthèse de l'évaluation des besoins (cf. 131) ;

• centralisation de la gestion de l'existant (cf. 132) ;

• définition des mesures visant à adapter le système aux besoins recensés (directives annuelles et allocation des moyens financiers nécessaires pour l'exécution des programmes annuels de diffusion et d'acquisition) ;

• gestion des groupes de documents n^os 1 et 3 (cf. 122 et 132) ;

• participation à la réalisation des documents (cf. 133) ;

• conduite et exploitation des actions de contrôle de fonctionnement du système (cf. 135).

A cet effet, le directeur central du génie désigne les personnes ou organismes chargés d'assumer les responsabilités suivantes :

• le pilote du système de documentation du service du génie (cf. 213) ;

• les responsables des groupes de documents 1 et 3 (cf. 214) ;

• les responsables des documents attribués à la DCG, sur proposition du pilote de la documentation (cf. 215) ;

• des rédacteurs, sur proposition des responsables des groupes de documents 1 et 3 (cf. 216) ;

• la direction d'organisme régional ou local chargée de désigner des responsables ou des rédacteurs de documents (cf. 225) ;

• un correspondant de documentation de l'organisme (cf. 212), situé à la sous-direction « travaux » et chargé des mêmes tâches que le correspondant de documentation de DTG ou CDG.

2.2.2. Attributions de l'inspection technique des bâtiments et travaux du génie (ITBTG).

Dans le cadre de ses attributions générales, l'ITBTG reçoit pour rôle particulier de mettre à la disposition du directeur central du génie des moyens d'évaluation du fonctionnement du système de documentation et de contrôle de l'utilisation des documents par les cellules opérationnelles du service du génie.

A cet effet, l'ITBTG inclut dans ses rapports d'inspection une rubrique faisant état de ses constatations en matière de documentation. Par ailleurs, cet organisme peut être sollicité ponctuellement par le directeur central du génie pour effectuer des études particulières concernant le fonctionnement du système de documentation.

2.2.3. Attributions du service technique des bâtiments, fortifications et travaux (STBFT).

Le rôle du STBFT en matière de documentation s'inscrit dans la lignée des attributions fondamentales de cet organisme, qui comprennent traditionnellement la production et la diffusion de documents primaires ainsi que la constitution d'un fichier de références de textes réglementaires. Ce rôle est confirmé et développé à travers l'exécution des tâches suivantes :

• gestion des groupes de documents n^o 2, 4 et 5 (cf. 122 et 132) ;

• participation à la conception et à la rédaction des documents des groupes 2 et 3, et éventuellement 1 (cf. 133) en application des directives annuelles de productions ;

• diffusion des documents des groupes 2 et 3 (recueil et guide) (cf. 134) ;

• acquisition et diffusion éventuelle, sur demande de la DCG, de documents du groupe 4 (ouvrages extérieurs) ;

• gestion de fonds documentaires du service du génie et mise à disposition des cellules opérationnelles, sur leur demande, des informations primaires qu'elle contient

• accès centralisé à des banques de données extérieures et fourniture aux utilisateurs des informations obtenues par cette voie ;

• constitution de la base de données* de références (documents du groupe 5), placée sur serveur télématique. Cette base de données, qui pourra être consultée directement à partir de chaque direction des travaux, comportera les références actualisées :

  • des principaux textes législatifs et réglementaires indexés par mots-clés et par rubrique du plan de gestion et de classification de la documentation (PGCD) ;

  • des documents dans lesquels ces textes sont accessibles ;

  • des logiciels de calcul ou des logiciels experts ;

  • d'une sélection, opérée par le pilote du système de documentation, d'archives du STBFT (expertises) et des DTG (documents des marchés de travaux remarquables en raison de leur complexité ou de leur rareté).

Par ailleurs, le serveur télématique mettra à la disposition des cellules opérationnelles les textes d'aide à la rédaction des documents contractuels techniques et administratifs des marchés de travaux, faisant partie du groupe n^o 2.

Pour exercer ces fonctions, le directeur du STBFT désigne les responsables suivants, ainsi que le personnel nécessaire pour l'exécution de leurs missions :

• les responsables des groupes de documents n^o 2, 4 et 5 (cf. 214) ;

• les responsables des documents qui incombent au STBFT (cf. 215) ;

• les rédacteurs nécessaires en fonction des besoins (cf. 216) ;

• une équipe chargée du fonctionnement de la bibliothèque centrale, de la diffusion des documents, de la réponse instantanée aux besoins en informations particulières des cellules opérationnelles, et de la constitution de la base de données de références (saisie, gestion des données).

2.2.4. Attributions de l'école supérieure du génie militaire (ESGM).

Pour ce qui concerne la « documentation suivie » (voir l'introduction du 22), l'ESGM exerce un rôle dans les fonctions suivantes :

• participation à la conception et à la rédaction de documents des groupes 2 et 3 en application des directives annuelles de production et des cahiers des charges des différents documents à créer (§ 133) ;

• diffusion, sur demande de la DCG, de certains documents suivis* (les frais engagés au titre de la diffusion de ces documents étant couverts par la DCG) ;

• participation à l'évaluation du système de documentation (cf. 135) : les rapports de stages de recyclage effectués à l'ESGM par des stagiaires ayant déjà servi en direction de travaux comporteront une rubrique traitant de la documentation.

A cet effet, le commandant de l'ESGM désigne les responsables suivants :

• les responsables des documents dont la réalisation est confiée à l'ESGM en raison de la compétence particulière de son personnel (cf. 215) ;

• des rédacteurs complémentaires (en fonction des besoins) (cf. 216) ;

• un correspondant de documentation (cf. 212).

2.2.5. Attributions des échelons régionaux et locaux du service du génie.

En ce qui concerne la diffusion de documents dans le cadre du système de documentation du service du génie, tous les CDG (portions centrales) et les DTG (ou organismes d'outre-mer du même niveau) sont servis directement par l'échelon central [les niveaux arrondissements de travaux du génie (ATG) et secteurs étant considérés comme des cellules opérationnelles des DTG]. Il en est de même pour l'accès par voie postale, téléphonique ou télématique aux informations détenues ou accessibles au seul niveau central (bibliothèque centrale du STBFT, base de données de références et banques de données extérieures).

Par contre, les correspondances relatives à l'expression des besoins en matière de documentation, ainsi que les comptes rendus relatifs au fonctionnement du système, sont transmis par la voie hiérarchique.

Dans ce cadre, la contribution de chaque organisme régional ou local consiste à :

• faire connaître à la DCG ses besoins particuliers en matière de documentation (cf. 131) ;

• gérer à son niveau la documentation existante (cf. 132) ;

• organiser localement la mise à disposition des documents (cf. 134) ;

• participer, soit sur demande de l'échelon central, soit spontanément, à la production des documents (cf. 133) ;

• participer au contrôle du fonctionnement du système dans le cadre des attributions de chaque niveau hiérarchique (cf. 135) ;

• participer au « partage d'expériences » du service du génie.

A cet effet, chaque direction d'organisme régional ou local :

• désigne le correspondant de documentation de son organisme (cf. 212) et fait assurer sa formation dans le cadre de la formation permanente ;

• organise l'information de l'ensemble des cellules opérationnelles sur le fonctionnement du système de documentation ainsi que sur le rôle respectif de chacun ;

• désigne, sur demande de la DCG, des rédacteurs ou des responsables de documents (cf. 215 et 216) ;

• transmet à la DCG, avec son avis, les travaux, effectués à son niveau et susceptibles d'être intégrés, avec ou sans modification, à l'un des groupes de documents ;

• transmet, sur demande de l'échelon central ou à son initiative, les informations de son niveau permettant à la DCG d'adapter le contenu et le volume de diffusion des « documents suivis » ;

• transmet à la DCG, notamment à l'occasion de la production du rapport annuel d'activité, les références de dossiers d'archives concernant des opérations particulièrement complexes, en vue de leur insertion dans la base de données de références.