1. Généralités.

La décision rappelée en référence a actualisé l'organisation et les missions de la division « assistance technique et études générales » (DATEG).

La présente instruction a pour objet de préciser les conditions dans lesquelles devront s'exercer les activités de la DATEG, sur les points suivants :

• relations avec les directions territoriales ;

• relations entre les antennes DATEG.

2. Relations avec les directions territoriales.

2.1. Clients de la DATEG.

Les « clients » de la DATEG sont constitués principalement par l'ensemble des ingénieurs et techniciens des directions territoriales représentant la maîtrise d'œuvre, et plus généralement de toutes les personnes du service qui lui présentent une demande de concours.

2.2. Priorité des missions.

Les demandes de concours à caractère directement opérationnel, notamment celles pour lesquelles le délai d'étude par la DATEG conditionne le bon déroulement d'un chantier (vérification de notes de calcul notamment) doivent être traitées en priorité.

Il convient toutefois, dans l'intérêt du service, de limiter l'importance relative de l'activité d'assistance technique à l'exécution par rapport à celles de l'activité d'assistance technique à la conception qui, se situant plus en amont, est davantage génératrice de qualité pour les ouvrages, et des études générales ; la finalité de ces dernières est en effet le maintien ou l'amélioration du niveau de compétence technique de l'ensemble du service des travaux maritimes.

2.3. Préservation des missions de base de la DATEG.

Les directeurs locaux doivent veiller à ne pas multiplier les tâches confiées à une antenne DATEG locale, ou à aménager ses effectifs ou l'organigramme de la direction de façon à préserver la disponibilité des ingénieurs et techniciens pour les missions techniques de base définies par la décision en référence.

C'est ainsi que ne sont pas du ressort des personnels techniques de la DATEG les tâches d'intérêt local devant être exercées par des personnels tenant de façon permanente des emplois de bureaux ou assimilés [ex. : organisation et suivi de la formation continue, hygiène et sécurité du travail (HST), gestion des archives, gestion de la bibliothèque de prêt, gestion de la documentation commerciale].

Les chefs d'antennes doivent veiller à recentrer l'activité technique de leur antenne et informer le chef de la DATEG de toute difficulté rencontrée pour y parvenir.

2.4. Rapidité et efficacité du service.

La qualité du service s'apprécie de façon immédiate par sa rapidité.

Ainsi toute note de calcul devra être vérifiée dans le strict respect des délais stipulés au marché.

De même, à titre d'exemple, une réponse dans l'heure à une demande de renseignements représente un travail efficace.

2.5. Rôle d'animation locale et de vecteur de l'information technique.

La DATEG est un lieu privilégié et structuré d'échanges des informations techniques entre les services et entre les directions territoriales.

Elle est aussi un ambassadeur technique du service des travaux maritimes auprès des organismes techniques extérieurs [direction départementale de l'équipement (DDE), centre d'études techniques de l'équipement (CETE), bureaux d'études, section technique des bâtiments fortifications et travaux (STBFT), etc.]

Dans son activité locale, la DATEG doit donc être non seulement un prestataire de services ponctuels mais également un animateur dont le rôle est de mettre en permanence à la disposition de tous la synthèse de l'expérience de chacun et de faire circuler l'information technique, notamment les « messages d'alerte » concernant les erreurs à ne pas commettre et les expériences réussies dont elle a connaissance. Cette information technique peut résulter d'une documentation générale ou de l'expérience propre du service.

Cela nécessite aussi l'exploitation de beaucoup de documents et d'informations dont une partie seulement sera ensuite diffusée par la DATEG, et toujours sous forme traitée. Il convient en effet de ne pas lasser le destinataire en diffusant par exemple une masse exagérée de notes techniques non prétraitées.

A la diffusion d'une documentation trop volumineuse, on pourra par exemple donner la préférence à des stages de formation organisés ou animés par les personnels de la DATEG.

2.6. Fluidité des relations locales.

Le caractère formel des relations de la DATEG avec la direction territoriale est du ressort du directeur local. La fluidité maximale est souhaitable. Il est cependant nécessaire que les demandes de concours adressées à la DATEG locale soient précises et datées, donc écrites.

Une fiche ou un bordereau de demande de concours doit être utilisé localement. Une trace de la demande et de la suite qui lui a été donnée doit être gardée par la DATEG.

Il convient d'éviter un excès de formalisme conduisant par exemple toutes les demandes de concours à transiter par le directeur local ou un de ses représentants, les interlocuteurs normaux de la DATEG devant être directement les ingénieurs et techniciens représentants de la maîtrise d'œuvre ou chargés d'une étude.

2.7. Répartition des tâches entre les antennes DATEG et ses « clients ».

La DATEG est un conseiller technique et un prestataire de service. A ce titre, elle prête son concours à des « clients » internes qui sont chargés soit de suivre des travaux, soit d'effectuer des études.

La DATEG reçoit délégation pleine et entière pour la vérification des notes de calcul et les calculs de prédimensionnement qu'on lui confie.

La mention « vu et vérifié », avec ou sans observation, ainsi que la signature du vérificateur doivent figurer sur la transmission en retour au demandeur.

Il est cependant exclu que la DATEG vérifie systématiquement toutes les notes de calcul d'entreprises car cela entraînerait :

• une perte de technicité des sections travaux ;

• un manque de disponibilité des antennes DATEG préjudiciable aux études générales vitales pour le service [refonte des cahiers des clauses techniques particulières (CCTP) notamment] et à l'assistance technique dans sa partie prédimensionnement.

Il faut donc s'efforcer de rechercher un équilibre entre les vérifications des notes de calcul par les sections et par la DATEG, afin d'éviter les deux inconvénients majeurs cités ci-avant.

Les sections de travaux doivent être tenues informées par la DATEG des logiciels de calcul dont elles peuvent disposer elles-mêmes.

2.8. Règles de circulation de l'information et de correspondance.

Certaines de ces règles sont définies par le paragraphe 5 de la décision en référence ; elles concernent :

• les rapports d'activité semestriels des chefs d'antenne et du chef de la DATEG ;

• les rencontres annuelles locales entre le directeur, ses principaux collaborateurs, le chef de la DATEG et le chef de l'antenne locale.

Le rapport d'activité semestriel d'une antenne est à rédiger au 1er janvier et au 1er juillet de chaque année, et doit parvenir au chef de la DATEG avant respectivement le 31 janvier et le 31 juillet.

Le chef d'antenne transmet en temps utile le rapport au directeur local (directeur du STTIM pour l'antenne de Paris) qui l'adresse au chef de la DATEG en y ajoutant un avis, si possible après concertation avec ses chefs de service concernés, sur l'activité de l'antenne locale et des suggestions concernant les études à venir.

Le chef de la DATEG centralise ces rapports et adresse semestriellement au directeur du STTIM un compte rendu synthétique d'activité, que ce dernier transmet alors avec avis à la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM) et après aux directions territoriales.

Sont désignés dans la correspondance :

• par DATEG/D, le chef de la DATEG ;

• respectivement par DATEG/B,/C,/L,/P,/T les antennes locales de Brest, Cherbourg, Lorient, Paris et Toulon ;

• par DATEG/CLIM, l'antenne spécialiée dans le domaine de la thermique.

Le principe d'une large circulation de l'information à caractère général doit prévaloir. Chaque chef d'antenne doit veiller à ce qu'il n'y ait aucune rétention d'information, notamment vis-à-vis de la direction territoriale de rattachement.

Il n'y a pas de distinction entre le circuit du courrier DATEG d'intérêt général et le circuit normal du courrier à l'intérieur d'une direction locale.

Les activités de la DATEG doivent être transparentes, largement connues, et éventuellement débattues entre le directeur local et le chef de la DATEG pour définir les priorités.

2.9. Intégration de la DATEG à toutes les phases de déroulement d'une opération.

La qualité de la conception et de l'exécution d'un projet passe par la constitution d'une équipe de projet le plus en amont possible, et d'une information réciproque et permanente de tous les participants à l'acte de construire.

La DATEG doit faire partie intégrante des équipes de projet dès que le projet en question atteint un certain niveau de complexité technique.

Chaque antenne s'efforcera de mettre en application les dispositions suivantes par concertation avec le directeur local :

• les sections travaux devront en amont des études prévenir la DATEG du lancement des opérations susceptibles de la concerner [avant démarrage de l'avant-projet sommaire (APS)] ;

• le planning des études programmées interne à la direction sera communiqué à l'antenne DATEG locale ;

• l'antenne DATEG sera prévenue immédiatement des notifications de marchés ;

• la DATEG sera convoquée systématiquement, ainsi que le bureau d'études de l'entreprise, à la première réunion des chantiers pour lesquels la DATEG sera sollicitée ; elle s'efforcera toujours d'y être représentée ;

• les sections travaux exigeront des entreprises qu'elles remettent un planning des études éventuellement regroupé avec le planning des travaux qui sera transmis suffisamment tôt à l'annexe DATEG ;

• le personnel DATEG devra visiter au moins deux chantiers par semestre à son initiative ou sur invitation des maîtres d'œuvre, notamment lors des phases techniques délicates ; les sections penseront à l'informer des dates d'achèvement ou d'inauguration des ouvrages les plus importants à la construction desquels il aura participé.

2.10. Relations avec des chargés de missions pour un domaine d'activité.

Le domaine d'activité de la DATEG peut présenter des interfaces avec d'autres domaines spécialisés pour lesquels des chargés de missions sont désignés par la DCTIM.

De manière à favoriser la circulation de l'information et ainsi l'efficacité de l'ensemble du service des travaux maritimes, le chef de la DATEG pourra chaque fois qu'il le juge utile, adresser à certains chargés de missions des comptes rendus d'activité et de réunion. Il pourra aussi les inviter aux réunions dont il a l'initiative.

Parmi les domaines susceptibles d'être intéressés par les présentes dispositions, on citera de manière non exhaustive la CAO/DAO (conception assistée par ordinateur/dessin assisté par ordinateur) et l'informatique.

2.11. Moyens en personnel de la DATEG.

Les besoins en personnel de la DATEG sont exprimés par le chef de la DATEG après consultation des directeurs locaux concernés. Ils sont débattus en réunion des directeurs. Les effectifs de la DATEG doivent être compatibles avec la nécessité de conduire de front l'assistance technique locale et des études générales profitant à l'ensemble du service.

2.12. Moyens financiers.

Il est rappelé que les antennes sont soutenues sur le plan administratif et matériel par leur direction de rattachement. Les demandes de moyens financiers sont donc exprimées directement par le chef d'antenne auprès de sa direction locale.

Le chef de la DATEG n'est en principe informé que des difficultés rencontrées par les antennes dans l'acquisition des moyens nécessaires à leurs missions.

Toutefois, le chef de la DATEG dispose d'une dotation annuelle particulière auprès du STTIM, autorisant une certaine souplesse dans les dépenses de la DATEG et permettant notamment de faire face à des demandes ponctuelles imprévues des antennes qui n'intéressent pas que leur port de rattachement (organisation de séminaires, en particulier).

3. Relations entre les antennes DATEC.

3.1. Caractère informel des relations internes.

Elles doivent se caractériser par une très grande souplesse nécessaire à la fluidité de la circulation de l'information, donc par un certain caractère informel.

3.2. Correspondance.

La correspondance doit être rapide. La méthode la plus adaptée sera retenue (note manuscrite, téléphone, télécopie), en limitant la correspondance officielle, qui doit être réservée aux relations extérieures à la DATEG et aux correspondances à caractère d'intérêt général tel que prévu dans la décision en référence.

La correspondance interne DATEG ne doit concerner que des échanges techniques sans intérêt général ou pour la direction de rattachement ; elle revêt plusieurs caractères :

• a).  Echange de renseignements et de services entre deux ou plusieurs directions territoriales : correspondance informelle par lettre ou autre moyen plus rapide ; DATEG/D n'est mis en copie que si le sujet traité peut présenter un intérêt pour d'autres DATEG ; la direction territoriale concernée par la « spécialité » traitée est mise en copie des correspondances écrites.

• b).  Circulation d'informations (par exemple compte rendu ponctuel d'une difficulté technique de calcul ou de chantier intéressante, avec analyse et mise en garde) : par fiche, en diffusion à toutes les DATEG.

• c).  Relation avec le chef de la DATEG : par lettre en principe ; la procédure de rédaction du compte rendu d'activité est détaillée ci-avant et dans la décision en référence ; DATEG/D met toutes DATEG et la direction territoriale concernée en copie des correspondances fixant les missions particulières de telle ou telle direction territoriale.

• d).  Création ou mise à jour de documentation technique (répertoires, fichiers, etc.) : diffusion par la direction territoriale concernée par la « spécialité », après accord de DATEG/D, sous forme de fiches, et lettre du spécialiste concerné pour signaler la création de fichiers.

3.3. Archivage.

L'archivage en DATEG de toutes les notes de calcul et plans d'exécution n'est pas nécessaire dans la mesure où ceci constitue un « sous-dossier » du dossier « maître d'œuvre » destiné à l'archivage et constitué par les sections travaux.

Pour le bon fonctionnement de la DATEG, classement et archivage des plans et notes de calculs ne sont utiles que pour les très grosses opérations ou s'ils ont une valeur « pédagogique ». La méthode est alors laissée à l'appréciation de l'ingénieur ou du technicien de la DATEG chargé de l'affaire.

3.4. Connaissance personnelle. Rencontres périodiques.

Les ingénieurs DATEG doivent se connaître les uns les autres personnellement, et c'est une des raisons des réunions périodiques.

Outre les réunions plénières semestrielles prévues par la décision en référence, il sera dans la mesure du possible, compte tenu du plan de charge, organisé des réunions bimestrielles permettant d'échanger des expériences techniques ou de visiter des chantiers.

3.5. Mobilité.

Les ingénieurs et techniciens DATEG doivent être mobiles, non seulement localement (visites de chantier) mais d'un port à l'autre (missions).

Les contacts doivent être fréquents, mais les déplacements occasionnés nécessitent une gestion rigoureuse du temps de ces personnels.

3.6. Organisation et méthode.

La DATEG étant un petit organisme dans lequel les ingénieurs ne font souvent qu'un passage ; un apport de rigueur et de standardisation des méthodes de travail est donc particulièrement nécessaire afin d'éviter l'oubli et les pertes de temps inutiles qui pourraient résulter de ces caractéristiques.

3.7. En matière d'informatique.

Un ingénieur DATEG est chargé par le chef de la DATEG d'assurer la coordination des matériels et des logiciels pour la DATEG ; il est un interlocuteur du chargé de mission informatique, dans la mesure où le chef de la DATEG lui donne délégation pour le représenter.

Cet ingénieur édite et diffuse annuellement à toutes les DATEG un catalogue à jour des logiciels détenus en DATEG et en état de fonctionner. Ce catalogue est présenté avec un classement par thème et par direction territoriale. Il est mis en communication dans chaque direction territoriale par l'antenne locale.

3.8. En matière d'expérience techniques.

Pour permettre l'exploitation ultérieure du travail réalisé par les antennes DATEG en réponse à des demandes de concours des sections travaux (pour les rapports d'activité semestriels et les réunions DATEG par exemple), chaque antenne devra régulièrement et par les moyens qui lui semblent les plus appropriés, recenser les difficultés rencontrées, les erreurs corrigées qui méritent d'être connues (faire des photocopies des pages correspondantes), les études (notes de calcul et plans) qui méritent d'être conservées en DATEG pour un « usage pédagogique ultérieur » après rédaction de fiches de synthèse, ou tout événement pouvant présenter un intérêt pour les autres techniciens de la DATEG.

Bien évidemment, ces éléments peuvent être transmis sur le champ aux autres antennes DATEG s'il y a un intérêt manifeste à une telle transmission.