1. Préambule.

La disparition du personnel appelé, l'augmentation des effectifs du personnel civil avec la multiplicité de leurs statuts qui s'accompagnent de réglementations diverses en matière d'emploi et d'horaires de travail, le nouveau format des armées et une meilleure prise en compte des besoins exprimés par les « ayants droit » (destinataires prioritaires des prestations offertes) imposent une nouvelle définition de la mission des cercles.

Cette directive a pour objectif de préciser les missions des cercles de la marine, les prestations assurées au profit notamment du personnel en activité de service mais aussi pour toutes les autres catégories de personnel pouvant avoir accès aux cercles.

Elle n'a pas pour objet de changer la réglementation en vigueur qui sera modifiée pour prendre en compte les nouvelles dispositions concernant notamment le droit d'accès aux cercles du personnel civil de la défense conformément au décret cité en référence, portant organisation et fonctionnement des cercles et des foyers dans les armées.

De par leur situation géographique et leurs particularités de fonctionnement, le cercle officiers mariniers « Résidence Lacordaire » situé à Paris et le cercle mixte de Tahiti sont exclus du champ d'application de la présente directive.

2. Missions.

2.1. Vocation générale.

Les cercles de la marine sont des organismes à vocation sociale et culturelle dotés de la personnalité morale, placés sous la tutelle du ministère de la défense.

En l'absence de structures d'accueil, à bord des bâtiments, sous-marins et aéronefs de la marine analogues aux structures à terre existantes dans les armées de terre, de l'air et de la gendarmerie, les cercles sont des acteurs privilégiés de la politique sociale de la marine.

Ils offrent à leurs membres et à leurs familles des capacités d'accueil tant dans un cadre professionnel que dans le cadre du soutien social, familial et culturel.

En complément d'autres organismes à vocation socioculturelle et de loisirs tels que les foyers, les clubs de la fédération des clubs sportifs et artistiques de la défense et les clubs nautiques de la marine, ils offrent des capacités de relation, d'entraide, d'information et de loisirs qui doivent être exploitées au mieux par les personnels d'active.

Les cercles doivent délivrer les prestations minimales suivantes  :

• activités de restauration les jours ouvrables pour le personnel civil et militaire en activité ;

• soutien en matière de restauration et d'hôtellerie du personnel en mission ou placé dans des situations particulières.

2.2. Prestations particulières.

Les cercles de la marine ont la possibilité, en fonction de leurs moyens (notamment en personnel) de proposer les prestations particulières suivantes  :

• organiser à la demande des autorités locales du ministère de la défense (commandants d'arrondissement, directions et services, commandants de formation) des activités de restauration de type traiteur au titre des relations publiques externes ou internes au profit d'entités du ministère ;

• répondre aux contraintes inhérentes à la vie militaire, en offrant la possibilité d'organiser des réunions de cohésion à l'intention de la famille du militaire ou de sa formation d'affectation ; dans cette perspective, les cercles sont invités à apporter une attention particulière aux militaires éloignés de leur famille et aux familles dont le conjoint est en mission de longue durée ;

• répondre à la demande d'accueil de manifestations organisées par les associations partenaires de l'action sociale de la marine ou par des associations agréées par le ministère de la défense, après autorisation du conseil d'administration.

3. Ayants droit.

3.1. Membres de droit.

Conformément à la réglementation en vigueur, est membre de droit d'un cercle donné le personnel militaire en activité de service affecté dans la garnison.

Sont également considérés membres de droit les militaires en activité des autres armées, les militaires étrangers affectés dans la garnison.

3.2. Membres adhérents d'office.

Le personnel civil de rang équivalent en activité de service au sein d'organismes appartenant au ministère de la défense est membre adhérent d'office d'un cercle donné.

Il a accès dans les mêmes conditions que les membres de droit aux prestations de ce cercle.

3.3. Membres adhérents sur demande.

Sont considérés comme membres adhérents sur demande les catégories de membres définis à l'article 5 du décret cité en référence.

4. Prestations.

Selon leurs ressources, leur situation et leurs possibilités, les cercles créent, organisent et proposent des activités sociales, culturelles et de loisirs qui se répartissent en quatre domaines :

• restauration ;

• hôtellerie ;

• bar ;

• manifestations et activités socioculturelles.

Une ou plusieurs de ces prestations peuvent, sur décision de l'autorité maritime à compétence territoriale (autorité de tutelle) et en fonction des contraintes locales, être regroupées au sein d'un même organisme (cercle, foyer du marin…).

4.1. Priorité d'accès aux prestations.

Les catégories de membres précisées ci-dessous bénéficient d'une priorité d'accès aux cercles selon l'ordre suivant :

• personnel militaire et personnel civil de la défense de rang équivalent en mission ;

• personnel militaire en activité et leur famille en reconnaissance d'affectation ou en cours de changement d'affectation (déménagement) ;

• le personnel militaire et le personnel civil en activité et leur famille.

Les autres catégories de membres ont accès aux cercles selon les capacités d'accueil disponibles.

4.2. Prestations obligatoires au profit des missionnaires.

4.2.1. Accueil des missionnaires.

Les cercles doivent mettre à disposition des missionnaires, ne demandant pas de chambre, des locaux susceptibles de les accueillir dans la journée (vestiaire, bagagerie, douche, toilettes).

4.2.2. Restauration.

Il doit être proposé au sein de chaque port un lieu de restauration, en principe situé en ville, pouvant accueillir le personnel en mission.

Les tarifs pratiqués (décidés par les conseils d'administration des organismes concernés) ne doivent pas dépasser 80 p. 100 des indemnités journalières correspondantes perçues par un officier, un officier marinier ou un personnel civil de rang équivalent.

4.2.3. Hôtellerie.

Il doit être proposé au sein de chaque port un lieu d'hébergement pouvant accueillir le personnel en mission.

Les tarifs pratiqués (décidés par les conseils d'administration des organismes concernés) ne doivent pas dépasser 80 p. 100 des indemnités journalières correspondantes perçues par un officier, un officier marinier ou un personnel civil de rang équivalent.

Les missionnaires qui ne pourraient être logés au sein d'un cercle sont orientés par les soins de ce dernier vers un autre organisme sous tutelle de la marine.

Les cercles doivent également être en mesure d'informer leurs membres sur les autres possibilités d'hébergement existantes dans le secteur à des prix les plus proches de ceux pratiqués par les cercles.

4.3. Manifestations et activités socioculturelles.

Les cercles doivent être en mesure de mettre à la disposition de leurs membres des salles de réunion. Ces dernières peuvent recevoir divers agencements afin de favoriser le confort des membres. Elles peuvent être notamment aménagées en salle de lecture ou en salle de télévision.

Les cercles peuvent apporter leur concours à des manifestations organisées, soit par l'autorité de tutelle à compétence territoriale dans un cadre professionnel ou d'accueil, soit par des associations partenaires de l'activité sociale du ministère de la défense ou par des associations agréées par le ministère après autorisation du conseil d'administration.

Ils peuvent également servir de support pour les manifestations organisées au profit de leurs membres.

5. Fonctionnement général.

5.1. Intégration des cercles au sein du pôle marine loisirs.

Conformément à la directive 155 /DEF/CEMM du 21 avril 2000 (BOC, p. 228) relative à la conduite des actions sociales dans la marine, les cercles interviennent dans le domaine du temps libre et des loisirs.

À ce titre, une politique commune à l'ensemble des organismes à vocation sociale et culturelle dans chaque port et pour la marine à Paris est mise en place.

Le chef du service local des foyers contribue au développement de nouvelles synergies entre cercles, foyers ville et clubs nautiques. Il participe avec voix consultative aux conseils d'administration de l'ensemble de ces organismes.

Le pôle «  marine loisirs » contribue à l'effort de communication et d'information afin de mieux faire connaître les prestations offertes par les cercles et les foyers de la marine.

Cet effort inclut la mise en place de moyens modernes de communication multimédia pour développer et faciliter la diffusion de l'information relative aux cercles et foyers, notamment au profit des unités embarquées.

Les guides d'accueil d'arrondissement et de formation restent un support privilégié pour la diffusion des informations concernant les prestations offertes par ces organismes.

5.2. Aides en nature.

La participation de l'État aux dépenses de fonctionnement des cercles et de l'ensemble des organismes à vocation sociale et culturelle (foyers, clubs nautiques) fait partie des diverses ressources dont disposent les cercles telles qu'elles sont énumérées par l'article 15 du décret cité en référence portant organisation et fonctionnement des cercles et foyers dans les armées.

La marine apporte son soutien aux cercles par la mise à disposition d'infrastructures, de personnel, de moyens logistiques et de matériel et autres types d'aide en nature (paiement de fluides, prise en charge totale ou partielle des travaux d'entretien…) connues et contrôlées par l'autorité de tutelle.

Le montant de ces participations de la marine au fonctionnement des cercles doit être proportionné aux prestations proposées par le cercle en fonction des moyens de toute origine dont il dispose.

Ces participations font l'objet d'un examen annuel par l'échelon central (direction du personnel militaire de la marine) afin de coordonner l'action de la marine en matière d'aides en nature aux cercles.

Les directions et services du ministère de la défense peuvent être aussi appelés à apporter leurs contributions au fonctionnement des cercles et foyers ville afin que leurs ressortissants profitent des mêmes prestations que les membres de droit, adhérents d'office ou adhérents. La détermination de ces contributions fait l'objet de protocole avec la marine.

5.3. Surveillance administrative et comptabilité.

Les directeurs des cercles sont responsables de la tenue de la comptabilité. Ils respectent les formes fixées par une instruction particulière de la direction centrale du commissariat de la marine élaborée en concertation avec la direction du personnel militaire de la marine.

Le service du commissariat de la marine procède aux investigations de surveillance administrative et en rend compte aux autorités de tutelle, responsables de la mise en œuvre des mesures correctrices qu'elles jugent nécessaires.

5.4. Respect des normes dans le domaine de la restauration.

Le service du commissariat apporte une expertise au commandement dans le domaine de la restauration. A ce titre, il fixe les normes d'organisation et les règles de fonctionnement en fonction des principes préalablement adoptés par le commandant maritime à compétence territoriale. Il en contrôle l'application et en propose l'évolution.