Dans le cadre du plan triennal de formation des personnels civils des armées et services communs, les directeurs d'établissements concourent chaque année à la préparation, à la mise en œuvre et à l'évaluation du programme régional annuel de formation pour les personnels relevant de leur autorité.

Le responsable de formation de l'établissement est spécialement chargé, sous l'autorité du commandement, de l'information de tous quant aux possibilités de formation offertes, de la préparation du programme de formation annuel de l'établissement, de l'évaluation et du bilan des actions conduites.

L'ensemble des questions relatives à la formation est examiné en étroite concertation avec les représentants du personnel.

A cette fin, est créé dans chaque établissement, un groupe paritaire de la formation (GPF).

1. Attributions.

Le GPF est un organisme consultatif, paritaire, compétent pour connaître de l'ensemble des questions de formation de l'établissement.

Le GPF donne notamment un avis sur le projet de programme prévisionnel de formation, sur le bilan des actions conduites au cours de l'année écoulée ainsi que sur les demandes des agents, spécialement celles ayant fait l'objet d'un avis réservé ou défavorable des autorités hiérarchiques.

Lorsque l'établissement entre dans le champ d'application de la circulaire n^o 403757/DEF/DFP/GPC/5 du 15 février 1993 (BOC, 1993, p. 3309 ; abrogée par l' instruction 421386 /DEF/DFP/GPC/5 du 22 juillet 1997 BOC, p. 3507) relative à la situation, en matière de formation, des agents dont l'établissement fait l'objet d'une restructuration, le GPF est tenu informé de la situation des agents concernés.

A l'effet de permettre une parfaite information du GPF le responsable de formation de l'établissement est membre de la commission locale de restructuration (établissements comptant 50 agents au moins).

2. Composition.

Le GPF est présidé par le directeur d'établissement ou son adjoint.

Siègent au GPF :

2.1. En qualité de représentants de l'administration.

Le responsable de formation de l'établissement, membre de droit, qui exerce la fonction de rapporteur.

Les chefs de service désignés par le président.

Le nombre de représentants de l'administration, y compris le président, est égal à celui des représentants du personnel.

2.2. En qualité de représentants du personnel.

Les représentants du personnel sont désignés par les organisations syndicales dont la représentativité s'apprécie dans les conditions fixées par l' instruction 38990 du 25 novembre 1992 (BOC, 1993, p. 1476) modifiée relative à l'exercice du droit syndical au ministère de la défense, dans les conditions suivantes : un représentant titulaire appartenant à l'établissement désigné par chaque organisation syndicale représentative au sein de l'établissement.

Ce nombre est porté à deux s'il n'existe qu'une organisation syndicale représentative dans l'établissement.

Chaque organisation syndicale désigne également un représentant suppléant.

S'il n'existe pas d'organisation syndicale représentative dans l'établissement, chaque organisation syndicale représentée à la commission paritaire de formation professionnelle continue désigne un représentant appartenant à l'établissement et en informe aussitôt le directeur intéressé.

Si cette solution s'avère inapplicable, le directeur d'établissement procède à une consultation de l'ensemble des personnels civils selon les modalités qui lui paraissent les plus appropriées. Il rend compte à l'autorité qui préside la commission paritaire de formation professionnelle continue des modalités retenues.

Le représentant suppléant peut assister aux réunions du GPF en sus du représentant titulaire, sans pouvoir prendre part aux débats. Il n'a voix délibérative qu'en l'absence du titulaire qu'il remplace.

3. Fonctionnement.

Le GPF se réunit sur convocation du président ou à la demande écrite du tiers des membres titulaires et, en tout état de cause au moins deux fois par an, d'une part pour émettre un avis sur le projet de programme de formation de l'établissement, avant sa transmission à l'autorité compétente, et d'autre part pour prendre connaissance de l'évaluation et du bilan actions conduites durant l'année écoulée.

Les convocations et le projet d'ordre du jour assorti, le cas échéant, de documents préparatoires sont adressés aux membres titulaires trois semaines avant la tenue de la séance, à charge pour ceux-ci de faire connaître dans les meilleurs délais les modifications qu'ils proposent.

Sont communiqués à titre de documents préparatoires le projet de programme de formation de l'établissement, le document présentant le bilan des actions ainsi que toute pièce disponible se rapportant à l'ordre du jour prévu, l'objectif étant d'assurer la meilleure préparation possible de la réunion.

Lors de la séance du GPF consacrée à l'examen du projet de programme de formation, l'ensemble des demandes est examiné et classé par ordre de priorité décroissante, le numéro de classement et l'avis du directeur d'établissement étant portés sur la demande.

Les demandes de formation assorties d'un avis réservé ou défavorable font l'objet d'un examen cas par cas et comportent mention de l'avis motivé du chef d'établissement et de l'avis, favorable ou défavorable, émis par le GPF.

Chaque agent est informé des avis émis au sujet de sa demande de formation.

Les demandes de formation sont transmises à l'autorité qui préside la commission paritaire de formation professionnelle continue à l'appui du projet de programme de l'établissement.

Lors de la séance consacrée au bilan des actions conduites durant l'année écoulée, le GPF s'attache à évaluer de manière aussi objective que possible les apports de la formation, tant du point de vue des nécessités du service que de l'épanouissement professionnel de l'agent.

Il formule, le cas échéant, toutes observations relatives notamment au contenu des formations ou aux conditions de leur déroulement de nature à permettre un aménagement positif pour l'avenir.

Chaque réunion donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal adressé à l'autorité visée ci-dessus.

4. Dispositions particulières.

Des dispositions particulières d'application de la présente instruction pourront être prises, compte tenu de leur spécificité, pour les établissements implantés outre-mer, sur proposition des commandants supérieurs des forces armées et après accord de la direction de la fonction militaire et du personnel civil.

5. Date de prise d'effet.

Les groupes paritaires de la formation sont constitués dans le délai de deux mois à partir de la publication de la présente instruction.

L'instruction n^o 2131/DEF/DPC/FAS/1 du 16 décembre 1982relative à la préparation, au sein des établissements des armées et services communs du ministère de la défense du plan régional annuel de formation est abrogée.