Références :

• Décret 73-314  du 14 mars 1973 (BOC, 1990, p. 2796) portant création d'un système national d'identification et d'un répertoire des entreprises et de leurs établissements, modifié par les décret n^o 83-121 du 17 février 1983 ⁽¹⁾ et décret n^o 90-1125 du 18 décembre 1990 ⁽²⁾.

• Arrêté du 02 mai 1983 ⁽³⁾ fixant la liste des administrations ou organismes habilités à demander l'inscription au répertoire national des entreprises et de leurs établissements, et notamment son article 4.

• Arrêté du 03 avril 1984 ⁽⁴⁾ fixant les modalités particulières pour l'inscription des établissements relevant du ministère de la défense au répertoire des entreprises et de leurs établissements institué par le décret 73-314 du 14 mars 1973 modifié.

• Arrêté du 13 mai 1987 ⁽⁵⁾ relatif au traitement informatisé du système national d'identification et du répertoire des entreprises créé par le décret 73-314 du 14 mars 1973 modifié.

La présente instruction a pour objet de définir les modalités de l'immatriculation au sein du répertoire SIRENE des établissements et organismes relevant du ministère de la défense ainsi que le suivi au plan administratif des immatriculations concernant l'ensemble du département.

1. Objets du répertoire SIRENE.

1.1.

La création du répertoire SIRENE, dont la gestion est assurée par l'INSEE, répond à un double besoin :

• d'une part, faciliter la connaissance des agents composant le tissu économique français, non seulement par les services de l'Etat, mais également par les particuliers ou les entreprises, notamment grâce aux facilités d'accès de ce répertoire informatisé (accès par minitel) ;

• d'autre part, permettre à l'INSEE d'effectuer des études statistiques dans le cadre des attributions de cet organisme.

Institué par le décret du 14 mars 1973 modifié, cité en première référence, le répertoire SIRENE a initialement pour objet de répertorier les agents économiques relevant du secteur privé (entreprises ou personnes physiques), au même titre que les personnes physiques sont identifiées dans le cadre du numéro de sécurité sociale. (Les modalités d'application du décret du 14 mars 1973 modifié sont précisées par l' arrêté du 13 mai 1987 cité en quatrième référence.)

1.2.

L'application de ce répertoire a été étendue par un décret du 17 février 1983 aux personnes morales de droit public ainsi qu'aux services de l'Etat, notamment, mais ce n'est pas exclusif, lorsque ces derniers emploient du personnel salarié, ou sont soumis à des obligations fiscales, ou bénéficient de transferts financiers publics.

S'agissant d'organismes du secteur public, le répertoire SIRENE a essentiellement pour objet, grâce à l'utilisation d'identifiants chiffrés, de faciliter les correspondances administratives échangées avec des organismes à vocation sociale extérieurs au département (ex. : organismes de sécurité sociale, de retraite…) en matière de gestion de personnels, ou lors de l'imposition fiscale de certains établissements : à ce titre, l'utilisation de ce répertoire est rendue nécessaire par l'existence de procédures informatisées inter-administratives (ex. : réseau « transmission de données sociales » géré par la caisse nationale d'assurance vieillesse), ou lors de toute déclaration d'emploi de salariés aux organismes de sécurité sociale (ex. : URSSAF).

1.3.

Un arrêté en date du 03 avril 1984 prévoit l'application de ce répertoire au sein du ministère et fixe des modalités spécifiques au département, compte tenu des impératifs de confidentialité propres à la défense.

Ainsi, la partie du fichier concernant les établissements de la défense fait l'objet d'une protection et ne peut être accessible au public.

1.4.

Le département des finances a créé, dans le cadre du nouveau régime de TVA européen, sur la base du numéro SIREN inscrit au répertoire SIRENE, un numéro individuel d'identification communautaire (NIC) attribué à toute personne morale de droit public réalisant des acquisitions et des livraisons intracommunautaires.

Les organismes relevant de la défense, dotés, depuis le 1er janvier 1993, d'un tel identifiant, acquièrent désormais toute autonomie en matière d'immatriculation au sein du répertoire SIRENE.

La procédure relative à l'attribution du numéro individuel d'identification communautaire est définie en annexe III [cf. note n^o 259/DEF/DSF/F/9045 du 12 février 1993 (N.i. BO)].

2. Constitution de l'identifiant et modalités particulières d'immatriculation.

2.1.

Tout établissement, ayant fait l'objet d'une immatriculation au sein du répertoire SIRENE, se voit attribuer par les services de l'INSEE un identifiant, composé de 14 chiffres et dénommé numéro « SIRET », lequel comprend :

• une racine, appelée numéro « SIREN » constituée des 9 premiers chiffres (dont les 2 premiers sont le 15 pour les organismes du ministère de la défense) désignant l'organisme dont dépend l'établissement : ainsi l'identifiant d'un établissement technique de la délégation générale pour l'armement comprend le numéro SIREN désignant la direction technique dont il relève ;

• un suffixe de 5 chiffres, permettant l'identification dudit établissement : si un établissement-siège est immatriculé, son identifiant comprend, outre la racine « SIREN » le concernant, un suffixe qui lui est propre.

L'annexe I donne deux exemples de constructions de l'identifiant.

2.2.

A l'exception des établissements dotés ou ayant à se doter d'un numéro individuel d'identification communautaire (§ 14), l'immatriculation des établissements de la défense s'ordonne selon un « système d'immatriculation », propre à chaque secteur, dont l'adoption est prononcée par la direction de l'administration générale après avis des services concernés et accord de l'INSEE.

Les systèmes d'immatriculation retenus et les modalités qui s'y attachent, notamment en ce qui concerne l'adresse des établissements devant être déclarée à l'INSEE, font l'objet de l'annexe II de la présente instruction.

Seuls, les cercles et foyers qui sont dotés de la personnalité morale, situés en dehors des infrastructures militaires, peuvent être immatriculés en propre, en tant qu'organismes distincts du ministère de la défense. Les cercles et foyers fonctionnant exclusivement avec la logistique des armées et situés dans les mêmes enceintes que les unités doivent, dans leurs relations avec les tiers et en particulier avec les organismes de sécurité sociale, utiliser le numéro SIRET de l'établissement militaire au sein duquel ils sont intégrés.

Toutefois, lorsque les cercles et foyers se trouvent implantés au sein d'un « établissement militaire » non immatriculé lui-même, ils utilisent le numéro SIRET de l'organisme d'administration auquel ils sont rattachés.

2.3.

Au sein du répertoire SIRENE, les établissements reçoivent un code APE (activité principale exercée) en fonction de leur type d'activité : la liste des codes APE utilisés selon le secteur est fixée en annexe IV de la présente instruction.

3. Rôle de la direction de l'administration générale et des « correspondants ministériels SIRENE ».

3.1.

Conformément aux dispositions de l' arrêté du 03 avril 1984 , les modalités et le suivi des immatriculations des établissements de la défense au sein du répertoire sont définies par la direction de l'administration générale (DAG), en liaison avec les services centraux de l'INSEE.

A ce titre, la DAG (sous-direction des affaires administratives) est seule compétente pour transmettre à l'INSEE (direction générale) toute correspondance relative à l'immatriculation des établissements de la défense.

3.2.

L'immatriculation des établissements de la défense s'effectue systématiquement par le canal des autorités dont ils relèvent au niveau de l'administration centrale (chefs d'état-major de l'armée de terre, de la marine, de l'armée de l'air, délégué général pour l'armement, directeur général de la gendarmerie nationale, directeur central du service de santé des armées, directeur central des essences, etc.).

Chacune de ces autorités désigne à cet effet un correspondant qui assure, en liaison avec la DAG, le suivi tant administratif qu'informatique des immatriculations.

La liste des correspondants SIRENE figure en annexe V.

3.3.

Toute demande d'immatriculation, de radiation du fichier ou de modification des informations répertoriées au sein de ce fichier, émanant d'un service ou d'un établissement de la défense, devra être exclusivement adressée au correspondant SIRENE dont il relève et, en aucun cas, directement à l'INSEE, encore moins à l'URSSAF.

Lorsque le service ou l'établissement demandeur est dans l'obligation de fournir un identifiant SIRENE lors de correspondances avec des organismes extérieurs au département, notamment dans le cadre de la gestion du personnel (ex. : organismes de sécurité sociale…), le correspondant concerné doit :

• soit lui indiquer s'il figure déjà au sein du répertoire et lui communiquer, dans l'affirmative, l'identifiant (SIRET) devant être déclaré ;

• soit faire procéder à son immatriculation en transmettant une demande à la DAG ;

• soit lui indiquer à quel établissement ou service il devra être rattaché, ainsi qu'à l'identifiant devant être utilisé.

3.4.

Toute demande de création, modification ou radiation devra être transmise à la DAG par le correspondant ministériel sur une fiche SIRAD (1 ou 2 selon le type d'immatriculation à réaliser) dont le modèle, permettant duplication, figure en annexe VI à la présente instruction.

3.5.

Enfin les services pourront s'adresser à la DAG pour toute question relevant des principes généraux d'immatriculation ou pour tout litige avec des organismes extérieurs au département.

3.6.

L'instruction n^o 13050/DEF/DAG/AA/2 du 12 juillet 1990 est abrogée.

3.7.

Le directeur de l'administration générale est chargé de l'application de la présente instruction qui sera publiée au Bulletin officiel des armées.