La loi de modernisation sociale du 17 janvier 2002 en références institue le droit individuel à la validation des acquis de l'expérience (VAE), comme voie supplémentaire d'obtention des diplômes et titres à finalité professionnelle.Ceux-ci sont inscrits au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) qui recense et classe par domaine et par niveau ces certifications professionnelles.

La VAE, dans le cadre du principe de formation tout au long de la vie, permet l'élévation du niveau de qualification des personnes et favorise leur insertion sociale et professionnelle.L'accès à ce dispositif, tant pour les militaires que pour le personnel civil du ministère de la défense, contribue pleinement aux actions de valorisation des acquis professionnels et de reconversion déjà engagées par le ministère, au titre de la professionnalisation des armées.

Le ministère de la défense a obtenu depuis 2002, par la voie de l'enregistrement au RNCP, la reconnaissance officielle de nombreuses qualifications internes qui donne une meilleure lisibilité aux parcours de carrière et facilite la mobilité professionnelle de ses ressortissants.

Les autorités du ministère de la défense délivrant les certifications au sein des armées, formations rattachées et organismes interarmées (autorités certificatrices) organisent l'accès à ces certifications par la voie de la VAE dans les conditions prévues par le décret n^o 2002-615 du 26 avril 2002 cité en référence.

La présente circulaire fixe les principes communs et la procédure applicables en vue de la délivrance d'une certification professionnelle, par la voie de la VAE au sein du ministère de la défense.

1. CHAMP D'APPLICATION.

Les certifications professionnelles, au sein du ministère de la défense, sanctionnent un niveau de compétences professionnelles par domaine, selon les nomenclatures interministérielles de niveaux et de spécialités :

Ces certifications à valeur nationale sont accessibles après un parcours de formation ou de VAE :

• un parcours de formation peut donner lieu à l'attribution conjointe d'un brevet militaire et d'une certification professionnelle ;

• la VAE ne peut conduire directement qu'à la délivrance d'une certification professionnelle (non directement à un brevet militaire).

Il est précisé que le brevet militaire ne bénéficie pas d'une reconnaissance officielle en dehors du ministère de la défense. Son attribution, conditionnée par la gestion des effectifs et les ressources budgétaires, est numériquement limitée. L'attribution d'une certification par VAE ne permet donc pas systématiquement l'attribution du brevet militaire associé. La politique et les modalités d'attribution de brevet militaire après obtention d'une certification professionnelle par VAE relèvent de chaque direction du personnel concernée et ne font pas l'objet de la présente circulaire.

La liste des certifications professionnelles accessibles par VAE est éditée et mise à jour par les armées, les formations rattachées et les organismes interarmées qui les délivrent (cf. annexe I).

Les diplômes délivrés par un établissement d'enseignement supérieur relevant du ministère de la défense n'entrent pas dans le champ d'application de la présente circulaire.

2. ROLES DES AUTORITES ET ORGANISMES DU MINISTERE DE LA DEFENSE.

2.1. Le rôle des autorités certificatrices et de leurs cellules de validation des acquis de l'expérience.

Les autorités certificatrices du ministère de la défense (liste en annexe II) tiennent à la disposition des candidats la liste de toutes les conditions requises pour engager une démarche de VAE. Chaque organisme certificateur met en place une cellule VAE dont le rôle est :

• d'informer le candidat sur l'offre de certification de son organisme ;

• de conseiller éventuellement le candidat qui le souhaite sur le choix de la certification, en fonction de la nature de son expérience ;

• d'examiner la recevabilité du dossier de VAE et de notifier au candidat la décision rendue sur cette recevabilité ;

• d'informer, le cas échéant, le candidat sur les possibilités d'accompagnement prévues ;

• d'organiser le suivi administratif de la candidature ;

• de transmettre le dossier de VAE au jury de validation ;

• d'organiser la convocation des candidats devant le jury ;

• d'assurer l'archivage des dossiers de candidature et des procès-verbaux de délibération du jury ;

• d'élaborer les états statistiques par année civile.

2.2. Le rôle de la direction de fonction militaire et du personnel civil.

Les certifications professionnelles délivrées par les autorités certificatrices du ministère de la défense doivent être transmises, pour enregistrement, à la commission nationale de la certification professionnelle (CNCP).

Cette transmission des demandes d'enregistrement au RNCP est assurée par la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de l'accompagnement professionnel et de la reconversion (DFP/APR).

Lors de cette transmission, la DFP/APR s'assure que la procédure de VAE suivie par chaque autorité certificatrice est conforme aux dispositions de la loi du 17 janvier 2002 et du décret n^o 2002-615 du 26 avril 2002 précités.

Les demandes de dérogation à la mise en œuvre de la VAE pour une certification professionnelle ou une partie de certification professionnelle sont accompagnées, pour chaque dossier, du projet d'arrêté ministériel détaillant la nature de ces dérogations conformément aux dispositions de l'article 7 du décret n^o 2002-615 du 26 avril 2002 précités.

Chaque année, la DFP/APR recueille en outre des autorités certificatrices de chaque armée, formation rattachée ou organisme interarmées les éléments nécessaires à la publication, par le ministère de la défense, de statistiques annuelles sur la VAE.

2.3. Le rôle de coordination du comité de coordination de la formation.

Le comité de coordination de la formation (CCF) veille à la cohérence des cadres procéduraux et méthodologiques de VAE mis en place par les armées, formations rattachées et organismes interarmées dans un objectif de cohérence ministérielle. Il coordonne en particulier la mise en oeuvre de la VAE lors de l'élaboration des certifications professionnelles mutualisées. Il s'assure que la procédure de VAE est accessible dans les mêmes conditions pour l'ensemble des candidats.

2.4. Le rôle des services de formation et d'information.

Un service d'information générale sur la VAE est assuré au sein du ministère de la défense par les « responsables-formations » du personnel civil et par les services des ressources humaines du personnel militaire. Cette information porte sur le droit individuel, le cadre réglementaire et les grandes étapes de la démarche et de la procédure de VAE. Ce service destiné aux ressortissants du ministère de la défense est éventuellement organisé en partenariat avec d'autres institutions.

Chaque armée, formation rattachée et organisme interarmées assure en outre la fonction de conseil sur sa propre offre de validation à travers des structures identifiées Ce conseil porte sur la pertinence de la validation et du choix de la certification visée par VAE, sur les conditions de recevabilité, et enfin sur la procédure et les échéances prescrites.

3. LA PROCEDURE DE VALIDATION DES ACQUIS DE L'EXPERIENCE.

3.1. Principe et grandes étapes.

La VAE est pour les personnels civil et militaire ressortissant du ministère de la défense, une démarche individuelle, libre et volontaire.

On distingue quatre phases principales dans l'obtention d'une certification par la voie de la VAE :

• l'information et le conseil ;

• la recevabilité de la demande de VAE ;

• la composition du dossier de VAE transmis au jury ;

• l'évaluation.

Le dossier de candidature (recevabilité) et le dossier de description d'expérience (Livrets 1 et 2) sont accessibles par téléchargement à différents niveaux :

• sur le site intradef du SGA : « SGA/Vie professionnelle/Formation/VAE » ;

• sur les différents sites des organismes certificateurs.

A chaque phase de la procédure, le candidat remet à la structure compétente le nombre de versions papier nécessaires de son dossier.

3.2. Information et conseil.

Les autorités certificatrices citées au point 2.1 établissent et diffusent la liste des structures auprès desquelles le candidat peut se procurer puis déposer le Livret 1 ainsi que la liste des autorités chargées d'instruire les dossiers de candidature.

Outre le conseil assuré par les cellules de VAE et par les services cités aux points 2.1 et 2.3, le dispositif réglementaire de la VAE prévoit, pour l'information des candidats, un référentiel de la certification professionnelle, déposé auprès de la CNCP et comprenant deux parties :

• le référentiel d'activités et de compétences (RAC) qui décrit les principales activités pouvant être exercées par les titulaires d'une certification et les compétences associées ;

• le référentiel de certification (RC) qui présente les unités de certification composant le titre et les coefficients associés, en précisant la nature des compétences validées par la certification.

3.3. La recevabilité de la demande.

3.3.1. Le dossier de recevabilité.

L'engagement dans une démarche de VAE est soumis, d'une part, à des conditions générales fixées par la loi du 17 janvier 2002 et le décret n^o 2002-615 du 26 avril 2002 précités et, d'autre part, le cas échéant, à des conditions spécifiques que l'autorité certificatrice a préalablement définies, par certification ou groupe de certifications.

Le livret 1 - demande de candidature (livret 1) du dossier de VAE du ministère de la défense constitue le support obligatoire de cette phase.

Le candidat à une démarche de VAE dépose un exemplaire du livret 1 dûment complété des justificatifs nécessaires auprès de la structure compétente qui en accuse réception et lui donne un numéro d'enregistrement.

3.3.2. Les critères de recevabilité et la décision.

Les conditions générales de recevabilité sont examinées à partir des critères suivants :

• la nature de l'activité : l'ensemble des activités salariées, non salariées ou bénévoles, relevant d'un statut est à prendre en considération ;

• la durée de l'activité : la durée minimale exigée est de trois années. Les activités peuvent avoir été exercées de façon continue ou discontinue, à temps plein ou à temps partiel. La durée totale de ces activités est calculée par cumul et appréciée à la date du dépôt de la demande. Les périodes de formation initiale ou continue, quel que soit le statut de la personne, ainsi que les stages et les périodes de formation en milieu professionnel, pour la préparation d'un diplôme ou d'un titre, les périodes de formation en entreprises intégrées dans la préparation d'un diplôme et faisant l'objet d'un contrat de travail ne sont pas pris en compte pour le calcul de cette durée. L'expérience bénévole peut être réalisée au sein d'une association ou d'un syndicat. Un volume horaire de 2 400 heures d'expérience bénévole sur un minimum de trente-six mois cumulés est admis pour justifier des trois années d'activités ;

• le rapport entre l'activité et le titre visé : les activités doivent être en rapport direct avec le contenu de la certification recherchée. Le rapport est établi lorsque l'expérience correspond globalement au référentiel d'activités et de compétences de la certification.

L'autorité compétente établit la décision de recevabilité à partir des modèles figurant en annexes III et III bis.

Cette décision administrative est notifiée au candidat dans un délai de deux mois à compter de l'accusé de réception de la demande de candidature.

3.3.3. Effets de la recevabilité.

La décision de recevabilité autorise le candidat à poursuivre sa démarche de VAE et à constituer son dossier de validation selon des modalités qui lui sont alors précisées par l'organisme certificateur.

Cette décision n'a pas pour objet de se prononcer sur l'étendue de la validation qui sera prononcée par le jury à l'issue de la démarche.

3.3.4. La composition du dossier transmis au jury.

Le livret 2 - description de l'expérience (livret 2) constitue, avec le livret 1, le support obligatoire de la demande de validation.

Par la constitution du livret 2, le candidat apporte la démonstration d'une phase de réflexion approfondie sur son expérience, qu'elle soit issue d'activités salariées, non salariées ou bénévoles. L'examen du dossier VAE complet, constitué des livrets 1 et 2, permet au jury d'apprécier les compétences, connaissances et aptitudes du candidat au regard des exigences portées au référentiel de la certification professionnelle demandée.

3.3.5. Le retrait du livret 2 et du référentiel de la certification professionnelle.

Dès la notification de la décision de recevabilité, le candidat se procure la version téléchargeable du livret 2 et le référentiel de la certification professionnelle, conformément aux instructions fournies par l'autorité certificatrice.

3.3.6. L'accompagnement du candidat.

Chaque armée, formation rattachée ou organisme interarmées peut prévoir un dispositif et une procédure d'accompagnement pour les candidats à la validation, à travers des structures identifiées à cet effet.

Cette prestation est proposée au candidat lors de la notification de la décision de recevabilité. Elle consiste en une aide méthodologique et technique à la constitution de son dossier et, éventuellement, à l'entretien de validation avec le jury.

3.3.7. Le dépôt du dossier de validation des acquis de l'expérience et la transmission du dossier au jury.

Il appartient au candidat de transmettre son dossier de VAE (livrets 1 et 2) auprès de la cellule VAE de l'organisme certificateur, selon la procédure préconisée lors de la notification de la décision de recevabilité.

La cellule VAE est chargée de la transmission du dossier au jury de validation et de l'information du candidat sur la suite donnée à sa demande (modalités d'évaluation, calendrier des sessions et convocation).

3.4. L'évaluation par le jury.

Il est créé, pour chaque certification professionnelle, un jury de certification chargé de prendre la décision d'attribuer ou non ladite certification, quelle que soit la voie d'accès.

3.4.1. La composition du jury.

Le jury comprend :

• un président ;

• un collège de professionnels comprenant des représentants qualifiés de la profession concernée, pour au moins un quart du nombre total, pour moitié « employeurs », pour moitié « salariés » ;

• un collège de formateurs.

Par employeur, il faut entendre tout membre de la profession exerçant des fonctions d'employeur : personnels civils et militaires de la défense ou professionnels extérieurs au ministère. Au sein du ministère, un employeur est un responsable hiérarchique dans le domaine d'emploi considéré. Un salarié est de préférence un titulaire de la certification visée.

Le président et les membres du jury sont désignés par le chef d'établissement de l'organisme certificateur pour une période de un an, renouvelable.

La désignation des membres du jury s'effectue avec le souci d'assurer une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes. En outre, une représentation interarmées des membres du jury est souhaitable pour les certifications dont les enseignements sont réalisés en environnement interarmées ou mutualisé.

Les membres du jury de VAE sont indemnisés selon les règles en vigueur pour l'indemnisation des jurys des certifications professionnelles délivrées par l'autorité certificatrice.

3.4.2. La formation des membres du jury.

Il importe que les membres du jury reçoivent une information sur la méthodologie d'évaluation des acquis de l'expérience qui vise à :

• les familiariser avec les outils d'évaluation : dossier de VAE, référentiel d'activités et de compétences, référentiel de certification et analyse du travail ;

• leur apprendre les techniques d'évaluation : travail sur les éléments incontournables du référentiel, examen du dossier, techniques et déroulement de l'entretien ;

• leur apporter une connaissance sur les modalités de délibération, la formalisation de la décision et des préconisations.

L'organisation de cette formation est à la charge de l'autorité certificatrice.

3.4.3. La réunion du jury.

Sauf en l'absence de dossiers de validation, le jury de validation se réunit obligatoirement au moins une fois par an, soit dans le cadre d'un calendrier arrêté annuellement, soit en fonction du nombre de dossiers déposés.

Avant la présentation des dossiers en séance plénière, le président du jury peut, en fonction du nombre ou de la complexité des dossiers :

• constituer le jury en sous-commissions ;

• solliciter l'avis d'experts extérieurs au jury qui ne participent pas aux délibérations.

Les membres du jury appartenant à la direction ou à l'unité d'affectation qui emploie le candidat ainsi, le cas échéant, que l'accompagnateur ne peuvent en aucun cas participer aux délibérations du jury concernant ce candidat.

3.4.4. Le but et les modalités de l'évaluation du dossier de validation des acquis de l'expérience.

L'évaluation a pour objet de contrôler les compétences, aptitudes et connaissances du candidat. Elle repose sur l'examen du dossier de VAE et peut être complétée par un entretien de validation ou encore une mise en situation professionnelle réelle ou reconstituée.

L'examen du dossier permet au jury de vérifier si les acquis dont le candidat fait état correspondent aux compétences, aptitudes et connaissances exigées par le référentiel de la certification professionnelle demandée. Il fonde son appréciation sur une évaluation globale des acquis du candidat qui privilégie le repérage et le croisement d'un faisceau d'indices convergents de compétences. Il appuie son analyse sur le référentiel de la certification, en particulier le RAC.

L'entretien qui complète le cas échéant l'examen du dossier, se tient sur demande du jury ou à l'initiative du candidat. D'une durée d'une heure environ, il est préparé et conduit par le jury à partir de l'examen du dossier du candidat. Cet entretien est l'occasion pour le jury de mieux appréhender les compétences réelles mobilisées par le candidat dans l'exercice de ses activités au regard des exigences de la certification. Il ne peut revêtir la forme d'un test de connaissances.

En cas d'entretien ou de mise en situation, la cellule VAE établit une convocation à l'attention du candidat. Toute absence injustifiée du candidat ajourne sa candidature.

3.4.5. Les délibérations et la décision du jury.

Le jury de validation est souverain. Ses délibérations font l'objet d'un procès-verbal.

Le jury de validation peut décider :

• la validation totale : le jury propose à l'autorité certificatrice de délivrer la certification professionnelle ;

• une validation partielle : le jury propose à l'autorité certificatrice de délivrer partiellement la certification professionnelle. Il précise les unités de certification validées et se prononce sur les compétences qui doivent faire l'objet d'une évaluation complémentaire. Cette évaluation complémentaire peut prendre la forme d'un complément au dossier de VAE (le jury en précise la forme : notamment étude ou mémoire professionnel), d'un entretien ou d'une mise en situation ;

• l'absence de validation : le jury propose à l'autorité certificatrice de ne pas attribuer la certification professionnelle. Cette décision clôt la procédure pour l'année civile en cours.

3.4.6. La communication des résultats au candidat.

La décision du jury est notifiée au candidat par l'autorité certificatrice, dans un délai d'un mois selon le modèle figurant en annexe IV.

En cas de validation partielle, la décision précise les unités de certification validées et énumère les compétences qui, dans un délai de cinq ans à compter de sa notification, doivent faire l'objet d'une évaluation complémentaire.

Dans le cas de l'absence de validation, le candidat ne peut formuler une nouvelle demande avant l'année civile suivante.

3.4.7. L'édition des parchemins de certification professionnelle.

En cas de validation totale, l'autorité certificatrice délivre la certification professionnelle au candidat selon le modèle figurant en annexe V.

3.4.8. Le parcours complémentaire.

Dans les cas de validation partielle ou d'absence de validation, le jury peut indiquer au candidat des voies d'acquisition des compétences manquantes, sous forme de parcours professionnel complémentaire, de formation ou d'activités complémentaires. Ces indications n'ont pas de caractère obligatoire pour le candidat ni de valeur contractuelle pour l'employeur. L'organisme certificateur n'est pas tenu de dispenser à ce titre une formation complémentaire.

Les voies d'acquisition des compétences manquantes indiquées par le jury font le cas échéant l'objet d'une transmission particulière au candidat.

3.5. L'archivage des dossiers de validation des acquis de l'expérience.

Les dossiers de VAE (livrets 1 et 2) sont conservés par la cellule VAE de l'autorité certificatrice selon les modalités suivantes :

• le dossier de demande de candidature (livret 1), pour les candidats dont la demande n'est pas recevable, est conservé pendant six mois ;

• en cas de validation totale de la certification, un exemplaire du dossier comprenant la candidature, la description de l'expérience et éventuellement les pièces complémentaires de description de l'expérience sont conservés pendant un délai défini par les règles en vigueur pour l'ensemble des certifications professionnelles délivrées par l'autorité certificatrice. Les procès-verbaux de délibération du jury et les décisions individuelles sont conservées dans les mêmes conditions.

• en cas de validation partielle de la certification, les exemplaires du dossier comprenant la candidature, la description de l'expérience et le relevé de conclusions du jury sont conservés jusqu'à la présentation par le candidat d'une demande de validation complémentaire, pendant un délai de cinq ans à compter de la notification de la première décision du jury ;

• en cas d'absence totale de validation, les dossiers sont conservés pendant un an puis détruits.