INSTRUCTION N° 152/DEF/DPMM/ASS relative à l'organisation et au fonctionnement des cercles navals et des cercles d'officiers mariniers.
Abrogé le 19 février 2007 par : INSTRUCTION N° 000-83833-2006/DEF/EMM/CPM relative à l'organisation et au fonctionnement des cercles et des foyers dans la marine nationale. Du 11 octobre 1995NOR D E F B 9 5 5 1 2 0 2 J
1. Dispositions générales.
1.1. Objet de l'instruction.
La présente instruction a pour objet de préciser les règles d'organisation et de fonctionnement des cercles navals et des cercles d'officiers mariniers dans le cadre des dispositions :
de l'article premier du décret du 20 janvier 1940 [référence a)] portant règlement des cercles navals, cercles-mess des officiers mariniers et foyers des équipages ;
du décret 81-732 du 29 juillet 1981 [référence b)] portant organisation et fonctionnement des cercles et foyers dans les armées, modifié ;
de l' arrêté du 02 novembre 1982 [référence c)] portant délégation de pouvoirs à certaines autorités militaires en matière d'organisation et de fonctionnement des cercles et foyers dans les armées, modifié.
1.2. Mission et organisation générale des cercles.
(Modifié : 2e mod.)
2.1. Mission.
Les cercles de la marine ont une vocation sociale, culturelle et de loisirs, sans but lucratif. Ils offrent des possibilités de relations, d'entraide, d'information et de loisirs. À ce titre, ils assurent des prestations d'hébergement, de restauration et de consommation ; ils peuvent également disposer de salles d'étude et de réunion, d'une bibliothèque, de clubs et d'installations sportives.
Ils participent à l'organisation des actions officielles et de relations publiques des autorités maritimes.
2.2. Organisation générale des cercles.
2.2.1. Nature juridique.
Les cercles ont le caractère de personne morale de droit public chargée de la gestion d'un service public administratif.
2.2.2. Exercice du pouvoir de tutelle.
Les cercles de la marine sont placés sous la tutelle du ministre de la défense qui par arrêté [référence c)] visé à l'article premier de la présente instruction a délégué certains de ses pouvoirs aux commandants d'arrondissements maritimes.
Le ministre de la défense (direction du personnel militaire de la marine) décide de la création, la dissolution et l'acquisition des biens immobiliers des cercles et de leur réglementation générale.
2.2.3. Catégories.
Il existe, au sein de la marine, trois catégories de cercles :
cercles d'officiers ;
cercles d'officiers mariniers ;
cercles mixtes d'officiers et d'officiers mariniers lorsque les effectifs ne justifient pas la création de cercles distincts.
2.2.4. Administration.
Ils sont administrés par un conseil d'administration.
Ils jouissent de l'autonomie administrative et financière dans les limites fixées par l'article 2.2.2 ci-dessus.
Les fonds dont ils disposent sont des fonds privés. L'autorité maritime de tutelle en réglemente et en contrôle la gestion.
Ces organismes, placés sous la tutelle du ministre de la défense, sont soumis aux investigations du contrôle général des armées.
Les cercles peuvent :
accepter des aides, dons et legs ;
agir en justice ;
employer du personnel sous statut de droit privé.
2.3. Fonds d'entraide.
Pour faire face à des besoins urgents, imprévisibles et justifiés, il est constitué au profit des cercles un fonds de secours et d'entraide constitué à partir des cotisations versées par ces organismes.
Les modalités de gestion de ce fonds de secours et d'entraide sont fixées par une instruction particulière de la direction du personnel militaire de la marine.
L'utilisation du fonds est décidée par la direction du personnel militaire de la marine.
Toute demande d'aide ou d'avance remboursable, exprimée par le conseil d'administration du cercle doit être transmise par l'autorité de tutelle, accompagnée de son avis, à la direction du personnel militaire de la marine (bureau des activités sociales et sportives).
Le dossier qui appuie la demande d'allocation ou d'avance remboursable doit être constitué du bilan et du compte de résultat arrêtés au dernier mois précédant la date de la demande et d'une justification étayée d'une étude détaillée faite par le conseil d'administration.
2. Création. Dissolution.
2.1. Création.
3.1. Principe.
La création d'un cercle est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction du personnel militaire de la marine), après examen d'un dossier de proposition transmis par l'autorité maritime de tutelle.
3.2. Composition du dossier.
Le dossier présenté doit obligatoirement préciser :
la nature du cercle (cercle naval, officiers mariniers ou mixte) ;
le lieu d'implantation ;
la nature des activités du cercle ;
le plan d'armement.
3.3. Arrêté de création.
La décision de création d'un cercle est prise sous forme d'arrêté publié au Bulletin officiel. Elle mentionne sa dénomination, son implantation ainsi que la date de sa mise en activité.
3.4. Procès-verbal de création.
L'autorité de tutelle dresse un procès-verbal de création qui mentionne :
la dénomination de l'organisme ;
la date et le lieu de création ;
la composition du patrimoine initial (fonds et matériels) ;
les activités pratiquées ;
la composition initiale du conseil d'administration ;
les références du compte courant postal ou bancaire ;
le plan d'armement initial.
2.2. Dissolution.
4.1. Principe.
La dissolution d'un cercle est décidée par arrêté du ministre de la défense (direction du personnel militaire de la marine), sur proposition de l'autorité maritime de tutelle.
4.2. Transmission du dossier.
Après avis du conseil d'administration, le projet de dissolution d'un cercle est transmis à l'autorité de tutelle qui, après avoir consulté la direction locale du commissariat de la marine sur la dévolution des biens du cercle, adresse le dossier au commandant de région ou d'arrondissement maritime. Ce dernier, après avoir formulé toutes propositions utiles pour la dévolution des biens du cercle, adresse le dossier au ministre de la défense (direction du personnel militaire de la marine) en vue de la prise de décision de dissolution du cercle.
4.3. Arrêté des comptes.
Dans la perspective de dissolution du cercle, le gérant du cercle procède, sous le contrôle du conseil d'administration :
à la mise en œuvre éventuelle de la procédure de licenciement des personnels sous statut privé et à l'engagement des indemnités qui s'y rapportent ;
à la clôture du livret de caisse d'épargne, à la revente des éventuels placements (capital et intérêts sont virés au compte courant postal ou bancaire) ;
au recouvrement des créances et au règlement des dettes ;
aux opérations de clôture du compte courant postal ou bancaire.
La comptabilité arrêtée par le gérant du cercle et visée par le président du conseil d'administration, est transmise à l'échelon liquidateur désigné par l'autorité de tutelle.
L'arrêté des comptes est transmis à l'autorité de tutelle et à la direction locale du commissariat de la marine.
4.4. Arrêté de dissolution.
La décision de dissolution d'un cercle est prise sous forme d'arrêté publié au Bulletin officiel.
Elle mentionne la date de dissolution.
4.5. Procès-verbal de dissolution.
L'autorité de tutelle dresse un procès-verbal de dissolution qui mentionne :
la date de dissolution ;
la destination donnée aux archives du cercle ;
le résultat de la liquidation ;
la reddition des comptes ;
la clôture des comptes courants ;
la dévolution de l'avoir et des biens du cercle.
4.6. Dévolution de l'avoir et des biens d'un cercle dissous.
Les derniers disponibles après liquidation des comptes sont versés au service commun des foyers, organisme administratif doté de la personnalité morale, chargé de la gestion du fonds d'entraide des foyers, et rattaché au bureau des activités sociales et sportives de la direction du personnel militaire de la marine responsable de la tutelle des cercles de la marine.
Sur décision de l'autorité de tutelle prise après avis d'un officier qualifié désigné par l'autorité maritime locale :
les marchandises restant en stock sont attribuées à des organismes analogues (cercles, foyers, cantines) ;
les matériels achetés sur les ressources du cercle sont réformés ou vendus ou éventuellement attribués à d'autres cercles ou foyers.
4.7. Archives.
Les archives du cercle sont remises aux archives du port compétent.
3. Membres des cercles et accès aux cercles.
3.1. Membres de droit.
Sont membres de droit d'un cercle naval ou d'un cercle d'officiers mariniers, les officiers, officiers mariniers et sous-officiers en activité de service dans la garnison et le personnel assimilé. Par personnel assimilé, il faut entendre le personnel des corps spéciaux et des cadres d'assimilés spéciaux qui détient un grade d'assimilation (poste aux armées par exemple).
Les membres de droit :
bénéficient :
de l'accès aux cercles sans contrepartie du paiement d'une cotisation d'adhésion ;
d'une priorité d'accès pour eux et leur famille ;
acquittent les prestations qui leur sont fournies selon les tarifs fixés par le cercle.
3.2. Membres adhérents.
Peuvent être membres adhérents d'un cercle naval ou d'un cercle d'officiers mariniers, s'ils résident dans la garnison :
les officiers, officiers mariniers et sous-officiers et les personnels assimilés placés dans une position autre que l'activité ou appartenant aux cadres de réserve ou admis à l'honorariat de leur grade ;
le personnel civil du ministère de la défense de rang équivalent (1) ;
les conjoints survivants d'officiers, d'officiers mariniers et de sous-officiers.
Les commandants d'arrondissement maritime ont compétence pour autoriser l'accès des cercles aux militaires non en activité et au personnel civil. Le conseil d'administration fixe les conditions d'accès aux cercles pour les conjoints survivants. Les autorisations doivent toujours être accordées en fonction des capacités d'accueil propres à chaque cercle, étant entendu que la satisfaction des besoins des membres de droit reste prioritaire.
Les membres adhérents acquittent une cotisation annuelle dont le montant est fixé par le conseil d'administration.
3.3. Accès aux cercles.
Outre les membres de droit et les membres adhérents ainsi que leur famille, ont accès aux cercles :
les officiers, officiers mariniers, sous-officiers et assimilés, en activité de service, résidant hors de la garnison et leur famille ;
les aspirants et les personnels scientifiques du contingent ;
les officiers, officiers mariniers et sous-officiers effectuant une période de réserve ;
les officiers et sous-officiers étrangers en mission ou en escale ;
les personnels civils du ministère de la défense de rang équivalent, en mission.
Un membre de droit, ou un membre adhérent, peut être accompagné d'invités au restaurant ou au bar d'un cercle. Cette disposition ne doit en aucun cas être utilisée de manière habituelle ou abusive.
3.4. Justification du droit d'accès.
Nul ne peut accéder aux cercles s'il n'est en mesure de justifier de sa qualité de membre ou d'ayant droit dans les conditions fixées par les règlements intérieurs des cercles.
Les règlements intérieurs des cercles fixent les modalités d'accès des familles des membres des cercles.
3.5. Sanctions.
Les infractions aux règlements des cercles ainsi qu'aux règles de la bienséance et de l'honneur sont soumises au président du cercle.
Celui-ci, indépendamment des sanctions disciplinaires qu'il peut prendre ou proposer à l'autorité de tutelle, convoque le conseil d'administration qui peut prendre les sanctions suivantes :
avertissement ;
rappel à l'ordre avec affichage ;
suspension pour une durée qui ne peut excéder un an.
En outre, après avoir entendu l'intéressé ou l'avoir mis en demeure de présenter sa défense par l'intermédiaire d'un membre du cercle, le conseil d'administration peut prononcer son exclusion. Les membres exclus ne peuvent être réadmis que par décision de l'autorité de tutelle, après consultation du conseil d'administration et, au plus tôt, un an après leur exclusion.
3.6. Perte de la qualité de membre.
10.1. Membres de droit.
Les membres de droit perdent automatiquement cette qualité à la date de radiation des contrôles de l'unité en cas de mutation hors de la garnison.
10.2. Membres adhérents.
Les membres adhérents perdent cette qualité en cas de non-paiement de la cotisation annuelle.
4. Administration et fonctionnement des cercles navals et des cercles d'officiers mariniers.
4.1. Généralités.
Les cercles, placés sous la tutelle des commandants d'arrondissement maritime, sont administrés de façon autonome par un conseil d'administration dans le cadre de la réglementation.
L'autorité maritime de tutelle désigne le président du conseil d'administration qui est :
un officier s'il s'agit d'un cercle naval ou un cercle mixte ;
en principe un officier marinier s'il s'agit d'un cercle officiers mariniers.
Un vice-président est désigné dans les mêmes conditions.
Elle peut, en cas de faute grave ou de déséquilibre dans la gestion du cercle, dissoudre le conseil d'administration.
4.2. Le conseil d'administration.
(Modifié : 2e mod.)
12.1. Composition.
Le conseil d'administration des cercles est composé de cinq membres au moins et de quinze membres au plus.
Dans les cercles mixtes, le nombre des membres du conseil d'administration est de cinq au moins et de vingt-huit au plus, la représentation de chacune des catégories est fonction du nombre des membres.
Le conseil d'administration est choisi pour les deux tiers au moins parmi les membres de droit et pour un tiers au plus parmi les membres adhérents militaires.
La répartition des sièges entre les unités, directions, services et les membres adhérents, constitués en collèges, est définie par le règlement intérieur du cercle.
Le président et le vice-président ne sont pas compris dans l'effectif du conseil d'administration.
Le conseil d'administration désigne parmi ses membres un ou plusieurs administrateurs délégués qui, en raison de leurs compétences administratives, assistent le président.
12.2. Élections.
Les membres du conseil d'administration sont élus au scrutin uninominal à un tour, dans la limite des sièges à pourvoir ; les candidats sont proclamés élus dans l'ordre décroissant des voix obtenues par chacun d'eux.
Tous les membres du cercle sont électeurs.
Un mois au moins avant les élections, l'autorité maritime locale fixe et publie la date du scrutin et les modalités du vote et détermine le nombre de collèges et les implantations des bureaux de vote en fonction des considérations locales (nombre d'électeurs, répartition géographique des unités, directions et services). Le bureau de vote des membres adhérents est situé dans le cercle dont ils relèvent.
Dans le même délai, l'autorité maritime établit et publie la liste des candidats.
À l'issue des élections, ou à tout moment jugé opportun, le conseil d'administration peut provoquer une réunion de concertation des membres du cercle en vue d'orienter ses actions.
12.3. Mandat.
Le mandat du président, du vice-président et des membres du conseil d'administration est de trois ans. Il peut être renouvelé.
En cas de vacance en cours de mandat par décès, démission ou mutation hors de la garnison, il est procédé à la désignation d'un nouveau membre selon l'ordre décroissant des résultats des dernières élections pour achever le mandat du prédécesseur.
Les fonctions de président, vice-président et de membre du conseil d'administration sont exercées à titre gratuit.
12.4. Fonctionnement.
Le conseil d'administration se réunit sur convocation de son président au minimum tous les six mois ou sur demande d'un tiers au moins de ses membres.
Le conseil d'administration délibère obligatoirement sur les questions suivantes :
états prévisionnels des recettes et des dépenses et décisions modificatives ;
acquisition ou aliénation des biens propres du cercle, à l'exception des biens immobiliers qui ne font pas l'objet de délégation ;
examen et approbation des comptes et du bilan ;
création, modification et cessation des activités ;
fixation des tarifs de prestations offertes aux usagers et des cotisations des membres adhérents ;
examen des candidatures des membres adhérents ;
examen des sanctions (avertissement, suspension, exclusion) et des récompenses ;
modalités d'embauche du personnel ;
acceptation des dons et legs ;
élaboration et modifications du règlement intérieur du cercle ;
décision d'ester en justice ;
placement des fonds et évolution de l'équilibre financier ;
fixation du montant maximum des dépenses que le gérant du cercle peut engager sans autorisation préalable ;
dispositions à observer :
pour assurer la sécurité des fonds, des locaux, des marchandises et des matériels ;
pour respecter les dispositions légales et réglementaires en rapport avec les activités du cercle.
demande d'allocation ou d'avance remboursable auprès du fonds d'entraide.
Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer ou donner un avis que si, outre le président, ou le vice-président en cas d'absence du président, la moitié au moins des membres sont présents. Le gérant du cercle assiste, avec voix consultative, à toutes les délibérations du conseil d'administration.
Les délibérations ou avis sont adoptés à la majorité relative des voix ; celle du président est prépondérante en cas de partage égal des voix. Ils font l'objet d'un procès-verbal consigné par le président du conseil d'administration et par l'administrateur délégué. Ce procès-verbal est adressé, sous quinzaine, à l'autorité maritime de tutelle.
Les décisions du conseil d'administration deviennent définitives un mois après leur transmission à l'autorité maritime de tutelle à moins que celle-ci n'y ait fait opposition. Ce délai peut être prolongé d'un mois supplémentaire par décision de l'autorité maritime de tutelle.
Une copie du procès-verbal définitif est transmise à la direction du personnel militaire de la marine (DPMM/ASS).
4.3. Le président du conseil d'administration.
Le président du conseil d'administration assure également la direction du cercle.
À ce titre :
il a autorité sur le personnel civil et militaire du cercle ;
il a, vis-à-vis du personnel civil, les droits et obligations de tout employeur ;
il représente le cercle en justice et dans tous les actes de la vie civile ;
il a compétence pour tous les actes de la vie courante ; il peut toutefois, dans ce domaine, déléguer sa signature au gérant ;
il assure l'exécution des décisions prises par le conseil d'administration ;
il vérifie la bonne exécution des recettes et des dépenses ;
il contracte les assurances que le cercle est tenu de souscrire ;
il assure les relations du cercle avec les autorités civiles et militaires.
4.4. Le vice-président du conseil d'administration.
Le vice-président assiste, avec voix consultative, aux délibérations du conseil d'administration et supplée le président en cas d'absence ou d'empêchement de ce dernier. Il peut recevoir délégation de signature du président pour l'exercice de certaines attributions.
4.5. Le gérant du cercle.
15.1. Désignation.
La fonction de gérant est confiée, soit à un militaire en activité ou à la retraite, soit à un agent civil.
Le gérant du cercle est désigné par le commandant d'arrondissement maritime concerné, sur proposition du conseil d'administration transmise par le président.
Pendant la durée de leurs fonctions, les militaires ainsi que les fonctionnaires civils, rémunérés sur les crédits propres du cercle, sont placés en position de détachement.
15.2. Attributions.
Le gérant du cercle reçoit délégation de signature du président du conseil d'administration pour les actes de gestion courante.
Par délégation, il assure également la responsabilité du fonctionnement de tous les services et a autorité sur le personnel civil et militaire du cercle.
Il est responsable devant le président du conseil d'administration et les membres du conseil d'administration de la saine gestion du cercle, de la tenue journalière des documents de la comptabilité générale et des fonds détenus par le cercle ; dans cette tâche, il est tenu de se conformer à la stricte application des règlements en vigueur.
Il est chargé de l'application du règlement intérieur et des décisions et directives du conseil d'administration lorsque celles-ci ont été approuvées par l'autorité maritime de tutelle.
4.6. Le personnel d'exécution.
16.1. Personnel militaire.
Du personnel militaire d'exécution est mis en place auprès des cercles par l'autorité maritime de tutelle.
16.2. Personnel sous contrat de droit privé.
Du personnel civil d'exécution est employé dans les conditions du droit privé par le président du conseil d'administration, après autorisation du conseil d'administration. Pour ce qui concerne ce personnel, le conseil d'administration doit s'assurer du strict respect de la législation du travail.
4.7. Recrutement du personnel de droit privé.
17.1. Formalités d'embauche.
L'embauche d'un salarié ne pourra intervenir qu'après déclaration nominative de l'intéressé effectuée par l'employeur auprès de l'union pour le recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF). Le non-respect de cette formalité sera sanctionné pénalement.
Les cercles peuvent faire appel à l'embauche de personnel :
intérimaire relevant d'une entreprise de travail temporaire ;
sous contrat bénéficiant de l'aide de l'Etat ;
extra, sous contrat à durée déterminée conclu à temps partiel.
Les cercles employant plus de vingt salariés, sont soumis à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés.
La déclaration nominative préalable à l'embauche doit être effectuée avant la prise de fonction ou la période d'essai du salarié ; elle devra être adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible, au plus tard, le dernier jour ouvrable précédant l'embauche lorsqu'elle est envoyée par lettre recommandée.
Il y a lieu également :
de s'assurer que le candidat est libre de tout engagement ;
de procéder à son immatriculation auprès de l'URSAFF, de l'organisme de chômage (association pour l'emploi dans l'industrie et le commerce : ASSEDIC) et de la caisse de retraite complémentaire, s'il n'est pas déjà affilié ;
de faire procéder à l'examen médical obligatoire avant l'embauche ;
d'établir un contrat de travail.
17.2. Contrat de travail.
Le contrat de travail, établi par écrit, en double exemplaire, mentionne obligatoirement les éléments suivants :
l'identité des parties ;
le lieu de travail ou, en cas de mobilité du salarié, le siège du service ;
les titre, grade, qualité ou catégorie d'emploi du salarié (à défaut, description sommaire du travail) ;
la durée de la période d'essai ;
la date de début du contrat ;
la durée prévisible du contrat, s'il s'agit d'une relation précaire ;
la durée du congé payé et du préavis ;
le montant (salaire et accessoires) et la périodicité de rémunération ;
la durée du travail (quotidienne ou hebdomadaire) et du repos hebdomadaire.
Ce document devra être remis au salarié deux mois au plus tard après le début de son travail.
Les règles du droit commun relatives à l'exécution, à la suspension et à la cessation du contrat de travail s'appliquent sans adaptations particulières aux relations entre les cercles et leurs salariés.
Chaque cercle est responsable de ses employés vis-à-vis de l'inspection du travail et des organismes de sécurité sociale et de retraite complémentaire.
Les conflits individuels nés à l'occasion du travail sont de la compétence des conseils des prud'hommes.
17.3. Taxes et cotisations concernant le personnel civil.
La position des cercles à l'égard des différentes taxes et des cotisations sociales est précisée dans une instruction ministérielle séparée.
17.4. Registres obligatoires.
Les registres obligatoires à tenir à la disposition de l'inspecteur du travail ou des contrôleurs des divers organismes sociaux, sont les suivants :
registre unique des entrées et des sorties du personnel. Il doit consigner tous les engagements, licenciements, démissions du personnel (y compris ceux des salariés sous contrat à durée déterminée et mis à disposition par une entreprise de travail temporaire) ;
registre des mineurs ;
registre médical. Il rassemble, notamment, tous les documents relatifs à la surveillance médicale spéciale des métiers de l'alimentation pour l'ensemble du personnel civil concerné ;
registre des congés payés ;
livre de paie coté et paraphé où sont récapitulées toutes les opérations concernant les paies de l'exercice.
Les cercles utilisant les procédés informatisés pour le calcul de la paie de leurs employés doivent effectuer la déclaration réglementaire auprès de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
17.5. Principaux affichages obligatoires.
Ils concernent :
les horaires de travail et heures et durées des repos ;
les nom et adresse de l'inspecteur du travail chargé du contrôle de l'établissement ;
le plan d'évacuation des lieux ;
les consignes en cas d'incendie ;
les appels des services de secours d'urgence ;
le nom et l'adresse du médecin du travail.
4.8. Responsabilités du personnel.
18.1. Principe.
La responsabilité du président, du vice-président et des membres du conseil d'administration, du gérant et de tout le personnel d'exécution du cercle peut être engagée sur les plans disciplinaire, pécuniaire et pénal.
Une même faute peut faire l'objet d'une sanction touchant un ou plusieurs de ces domaines.
18.2. Nature des sanctions.
18.2.1. En matière disciplinaire.
Les sanctions disciplinaires infligées pour manquement au devoir ou négligence varient selon la catégorie du personnel employé ou mis à la disposition du cercle :
militaires : sanctions prévues par le règlement de discipline générale dans les armées ;
fonctionnaires, contractuels, ouvriers : sanctions prises en application de leurs statuts particuliers ;
employés de droit privé : sanctions prises en application du code du travail.
18.2.2. En matière pécuniaire.
Les militaires sont pécuniairement responsables en cas de faute détachable de l'exécution du service et ayant causé un préjudice matériel. Le montant de l'imputation résultant de l'engagement de la responsabilité pécuniaire ne peut être supérieur à la valeur du préjudice.
18.2.3. En matière pénale.
Elle n'est pas exclusive de l'une ou l'autre des sanctions précédentes et peut s'exercer pour tous les faits ayant causé, ou ayant pour but de causer, un préjudice matériel ou corporel au cercle ou à ses usagers.
4.9. Assurances.
19.1. Principe.
Les locaux des cercles, destinés à recevoir du public, doivent faire l'objet de toutes les mesures de sécurité.
Le gérant soumet à la décision du conseil d'administration le choix des contrats (multirisques) proposés par les différentes compagnies.
Doivent obligatoirement figurer dans le contrat, les clauses ci-dessous :
la durée de la police : un an renouvelable par tacite reconduction ;
les conditions de résiliation ;
l'habilitation de l'État à intervenir directement en cas de sinistre, par subrogation explicite dans les droits de l'organisme assuré, contre la compagnie d'assurances ;
la renonciation au recours contre l'État.
En général, ne sont pas pris en compte par le contrat d'assurance des cercles :
les appareils à jeux et appareils de distribution automatique pris en location qui sont assurés par le propriétaire ;
les articles placés en dépôt-vente qui demeurent sous la responsabilité du déposant.
Ces dispositions doivent être précisées dans les contrats liant le cercle aux propriétaires des appareils ou des articles placés en dépôt-vente.
19.2. Responsabilité civile.
L'assurance de la responsabilité civile est obligatoire. En ce qui concerne les accidents causés aux usagers ou aux tiers, le contrat doit couvrir, avec garantie illimitée, tous les dommages susceptibles de résulter d'accidents qui peuvent être imputés aux cercles et qui seraient causés par les personnes qu'il emploie, les denrées qu'il propose à la vente, les risques d'intoxication alimentaire causés par les services de restauration, les locaux qu'il occupe, les matériels qu'il utilise.
19.3. Incendie. Dégâts des eaux.
Tout cercle doit souscrire un contrat d'assurance le garantissant contre les risques suivants :
dommages causés :
aux biens immobiliers pour les locaux ne relevant pas du domaine de l'État ;
aux objets mobiliers et articles dont il est propriétaire ou qui sont mis à sa disposition par les tiers ;
aux objets de toute sorte appartenant à des personnes privées et dont il peut être dépositaire du fait de ses activités (vestiaires…) ;
recours des tiers relatifs à ces dommages ;
risques locatifs, lorsque le cercle occupe des locaux ne relevant pas du domaine de l'État.
19.4. Vol.
Ce contrat, obligatoire, doit prévoir la couverture des risques résultant de vols commis ou tentés à l'intérieur des locaux.
Le cercle ne peut en aucun cas être tenu responsable des objets, vêtements, etc. déposés dans les vestiaires et lieux communs, ni des objets de valeur, devises, bijoux, etc. qui n'auraient pas été déposés contre décharge dans le coffre de la réception ou du gérant. Cette disposition doit être portée à la connaissance des usagers par voie d'affichage.
4.10. Gestion des cercles.
Les cercles, qui disposent de fonds privés, tiennent une comptabilité dans les formes fixées par une instruction ministérielle particulière.
4.11. Passation de suite.
Lors du changement d'un gérant de cercle, un procès-verbal de passation de suite entre le quittant et le prenant est établi dans les formes prévues par une instruction ministérielle particulière.
Toute période d'intérim fait l'objet d'un procès-verbal de passation de suite portant au minimum sur la trésorerie.
4.12. Contrôle interne. Contrôle externe.
(Modifié : 1er mod.)
22.1. Contrôle interne.
Il est assuré pour le compte du conseil d'administration du cercle et sous la responsabilité de son président. Il est réalisé chaque trimestre par un ou plusieurs administrateurs délégués qui rendent compte au président.
Les conditions selon lesquelles sont accomplies les opérations de contrôle interne du ou des administrateurs délégués et du gérant, sont précisées par une instruction ministérielle particulière.
22.2. Contrôle externe.
Les cercles sont soumis aux contrôles externes suivants :
22.2.1. Contrôle comptable.
Le contrôle comptable des cercles s'exerce selon les règles prévues par une instruction ministérielle particulière.
22.2.2. Contrôle de l'inspection du travail.
Les cercles sont soumis aux visites de l'inspecteur du travail selon les règles définies par l' instruction 688 /DEF/CGA/IT du 20 décembre 1994 (BOC, 1995, p. 98) modifiée.
22.2.3. Contrôle de tutelle.
Le contrôle de tutelle est exercé par l'autorité maritime locale qui reçoit, à cet effet et avant le 1er mai, les comptes de gestion et le bilan arrêtés au 31 décembre de l'année écoulée et le budget prévisionnel approuvés par le conseil d'administration.
Un exemplaire de l'ensemble de ces documents et de l'avis éventuel de l'autorité maritime de tutelle sont adressés, à titre d'information, par le cercle à la direction du personnel militaire de la marine (DPMM/ASS) avant le 1er juin.
L'autorité maritime de tutelle désigne le service compétent pour assurer la surveillance des matériels de l'État détenus par le cercle.
22.2.4. Contrôle technique.
Les cercles sont soumis au contrôle technique selon les règles qui s'appliquent aux établissements qui accueillent du public. Ce contrôle est exercé par l'organisme compétent désigné.
Les registres relatifs à ces différents contrôles sont tenus par la personne habilitée désignée par le conseil d'administration.
4.13. Impôts et taxes.
La position des cercles à l'égard des différents impôts et taxes est précisée dans une instruction ministérielle séparée.
4.14. Texte abrogé.
L'instruction no 243/DEF/DPMM/ASS/FC du 27 juillet 1982 est abrogée.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le vice-amiral, directeur du personnel militaire de la marine,
Maurice GIRARD.