> Télécharger au format PDF
Service parisien de soutien de l'administration centrale :

INSTRUCTION N° 132/ARM/SGA/SPAC relative au traitement des valises diplomatiques vers ou depuis l'étranger pour le compte du ministère des armées.

Du 14 décembre 2017
 NOR A R M S 1 7 5 2 4 8 2 J

Référence(s) : Arrêté du 17 décembre 2013 portant organisation du service parisien de soutien de l'administration centrale.

Pièce(s) jointe(s) :     Trois annexes.

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  120-0.1.4.

Référence de publication : BOC n°2 du 18/1/2018

1. Présentation de la valise diplomatique.

L'activité « Valise diplomatique Défense » (VDD) du service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC) consiste à proposer un service courrier :

  • vers ou depuis les missions diplomatiques ou consulaires à l'étranger ;

  • de plis ou colis classifiés ou non ;

  • au profit d'organismes du ministère des armées.

L'activité VDD utilise le service « Valise Diplomatique » (VD) mis en œuvre par le ministère de l'Europe et des Affaires étrangères (MEAE). Le pôle VDD du SPAC est le point de contact exclusif du MEAE pour l'utilisation de ce service.

Présentation de la VD du MEAE.

Selon les conventions de Vienne du 18 avril 1961 et du 24 avril 1963 (1), la valise diplomatique est un privilège reconnu en droit international permettant aux gouvernements de correspondre avec leurs missions diplomatiques et consulaires et à ces missions de correspondre entre elles par des envois scellés qui ne peuvent être retenus ni ouverts par les autorités des pays traversés ou des pays de destination. Chaque gouvernement est responsable de l'usage fait de la valise diplomatique par ses agents.

Le statut de la valise diplomatique garantit l'inviolabilité de son contenu durant son transport. Au départ, cette sécurité est assurée par l'insertion des plis dans un sac diplomatique, au sein des locaux sécurisés du ministère de l'Europe et des affaires étrangères (MEAE) qui pose des scellés diplomatiques. A l'arrivée, la valise ne peut être ouverte que dans l'environnement sécurisé de la mission diplomatique ou consulaire de destination.

L'instruction générale sur la valise diplomatique (édition d'août 2016) du MEAE rappelle qu'elle ne doit être employée que lorsque le recours à une expédition garantissant l'inviolabilité de son contenu est rendu indispensable par les circonstances (notamment du fait de la classification des informations ou supports concernés ou de leur marquage « Spécial France »).

Le courrier ordinaire ou recommandé à destination de l'étranger emprunte la voie postale civile.

Les envois à destination de l'outre-mer sont traités dans une autre instruction.

L'acheminement s'effectue principalement par voie aérienne.

2. Acteurs du processus.

Les acteurs intervenant dans le traitement des valises diplomatiques pour le compte du ministère des armées sont :

  • le MEAE, maître d'œuvre de la valise diplomatique ;

  • le ministère des armées, les attachés de défense et chefs des missions militaires en ambassade, responsables de l'usage qu'ils font de la valise diplomatique ;

  • le pôle valise diplomatique défense (VDD) du SPAC qui assure l'interface entre les services du ministère des armées et le MEAE ; 

  • les convoyeurs du MEAE ou du ministère des armées ;

  • éventuellement le responsable du transport par vecteur militaire.

3. Domaine d'application au ministère des armées.

La valise diplomatique est utilisée par le ministère des armées pour :

  • toute correspondance officielle échangée entre le ministère et les attachés de défense, les chefs de mission et les représentants diplomatiques et consulaires français en poste à l'étranger ;

  • tout information ou support classifié jusqu'au niveau « secret » ;

  • les documents, matériels et logiciels classés articles contrôlés de la sécurité des systèmes d'information (ACSSI) ;

  • les documents, matériels et logiciels marqués « Spécial France ».

Les correspondances officielles du ministère incluent également :

  • les revues émanant du ministère des armées ;

  • les journaux et périodiques liés au service. A ce titre le lien au service doit être systématiquement indiqué au pôle VDD ; dans le cas contraire l'acheminement pourrait être refusé.

Peuvent également être acheminés par valise diplomatique les colis privés suivants :

  • les plis de moins de 250 g destinés aux agents occupant un poste au sein d'une mission diplomatique ou consulaire ;

  • les cours par correspondance après autorisation obtenue du pôle VDD du SPAC ;

  • en fonction du poids disponible, des paquets de médicaments non liquides livrés directement au MEAE par une des pharmacies agréées, à la demande d'un agent en poste à l'étranger.

L'envoi de ces colis privés est soumis à participation financière de l'agent.

Pour tout autre article, une demande de dérogation doit être formulée par écrit auprès du pôle VDD du SPAC.

Les expéditions interdites par voie de valise diplomatique sont les suivantes : 

  • les journaux et magazines dont les abonnements sont souscrits à titre individuel ;

  • les catalogues et publicités commerciales ;

  • les denrées périssables ;

  • les liquides ;

  • les objets ou vêtements personnels ;

  • les animaux vivants ou morts ;

  • les plantes sous toutes leurs formes ;

  • les biens culturels ;

  • les médicaments vétérinaires ;

  • et tout autre objet interdit dans le vecteur de transport.

4. Fonctionnement et garanties de la valise diplomatique.

La valise diplomatique garantit différents niveaux de sécurité et de protection, selon les exigences requises par la classification et le degré de sensibilité du pli acheminé.

NIVEAU DE CLASSIFICATION OU DE PROTECTION DES PLIS.

TYPE DE VALISE REQUIS.

NIVEAU DE SÉCURITÉ.

- niveau Secret
- éventuellement niveau Confidentiel

Valise accompagnée sacoche (VAS)

Sécurité maximale

- niveau Confidentiel

Valise accompagnée (VA)

Grande sécurité

- Diffusion restreinte, confidentiel spécifique
- Documents ordinaires non protégés, lettres et colis privés.

Valise non accompagnée

Sécurité minimale

L'acheminement à l'étranger des valises accompagnées sacoche et des valises accompagnées est réalisé par un convoyeur autorisé, qui peut être :

  • soit un agent du MEAE dûment habilité, appelé « courrier de cabinet » ;

  • soit un personnel civil du ministère des armées ou un militaire titulaire d'une autorisation convoyeur délivrée par l'autorité compétente ou dûment habilité.

La valise accompagnée sacoche est en permanence gardée par le convoyeur, de sa prise en charge à la remise au destinataire. Elle voyage en cabine à la vue du convoyeur. Son poids est limité à celui du bagage cabine.

La valise accompagnée est quant à elle acheminée en même temps que la valise accompagnée sacoche mais voyage en soute. Elle bénéficie de la surveillance du convoyeur à l'embarquement et au débarquement, aidé le cas échéant par le personnel des ambassades à chacune des escales.

Selon l'article 27. de la convention de Vienne du 18 avril 1961 (1) sur les relations diplomatiques, le « courrier diplomatique » est dans l'exercice de sa mission protégé par l'état accréditaire, il jouit de l'inviolabilité de sa personne et ne peut être soumis à aucune forme d'arrestation et de détention. 

Le convoyeur est protégé par une lettre de courrier, comportant un numéro de scellé, délivrée par le MEAE. La lettre atteste le caractère diplomatique de l'envoi, en garantit l'inviolabilité et confère l'immunité diplomatique à son convoyeur.

L'article 27. de la convention de Vienne du 18 avril 1961 (1) sur les relations diplomatiques prévoit que « la valise diplomatique ne doit être ni ouverte, ni retenue ». Le convoyeur doit seulement présenter sa lettre de courrier et, en cas de difficulté, en appeler à l'aide du poste diplomatique le plus proche.

Si toutefois les autorités compétentes de l'État d'accueil demandent que la valise soit ouverte en leur présence, le convoyeur est en droit d'opposer un refus et de repartir avec la valise vers l'État d'origine.

La valise non accompagnée ne bénéficie pas de surveillance et voyage en fret aérien. La seule garantie contre une compromission est un étiquetage particulier des sacs, fermés par un scellé officiel à usage unique.

5. Modalités pratiques d'acheminement.

Ces modalités sont fixées en annexes I. et II.

6. Publication.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.

Pour la ministre des armées et par délégation :

Le contrôleur général des armées,
chef du service parisien du soutien de l'administration centrale,

Dominique BONNET.

Annexes

Annexe I. MODALITÉS PRATIQUES D'ACHEMINEMENT PAR VALISE DIPLOMATIQUE.

1. Dans le sens France – étranger.

Les envois par valise diplomatique depuis la France sont périodiques. Un calendrier prévisionnel de fermeture et d'envoi des valises diplomatiques est établi par le MEAE, communiqué au pôle VDD et consultable sur le site intranet du ministère des armées. Ce calendrier est établi par le MEAE qui peut le modifier sans préavis en raison notamment du contexte international.

En cas d'urgence impérieuse justifiée, une demande d'envoi par valise diplomatique hors de ce calendrier peut être transmise au pôle VDD du SPAC ; ce dernier sollicite alors le MEAE qui examinera la possibilité de satisfaire la demande au regard des circonstances.

1.1. Prise en charge des colis et courriers par le pôle valise diplomatique défense du service parisien de soutien de l'administration centrale.

Les plis à destination des missions diplomatiques ou consulaires sont remis directement ou transmis au pôle VDD du SPAC sous enveloppe fermée, prêts pour l'expédition. Ils doivent obligatoirement comporter les mentions suivantes :

  • le timbre de l'expéditeur (en haut à gauche), les sigles et les abréviations sont formellement interdits ;

  • le nom et l'adresse complète du destinataire. Les adresses des postes d'attachés de défense résidents et non-résidents sont disponibles sur le site intranet de la direction générale des relations internationales et de la stratégie (rubrique influence internationale) et sont actualisées chaque année ;

  • le type de valise requis eu égard au niveau de classification ou de protection des plis conformément au tableau figurant à l'article 4. de la présente instruction. La mention doit apparaître clairement à l'encre rouge :

    • valise accompagnée sacoche (VAS) ;

    • valise accompagnée (VA) ;

    • toutes valises – recommandé (TVR) ; le pli ou colis voyage au minimum en valise non accompagnée et au maximum en valise accompagnée ; 

  • un numéro de suivi du pli, établi par le service émetteur (obligatoire pour les VAS et VA et TVR) ;

  • en cas d'expédition urgente, le pli doit porter la mention « Doit parvenir au destinataire avant le… ».

Tout pli non conforme sera renvoyé à l'expéditeur pour être conditionné selon la norme en vigueur.

Les colis privés doivent précisés les mêmes informations mais être déposés ouverts au pôle VDD pour permettre leur contrôle, hormis les cours du centre national d'enseignement à distance qui peuvent parvenir par transporteur intermédiaire ou voie postale.

Le pôle VDD contrôle les plis et colis.

Le pôle VDD prépare et insère dans chaque valise un bordereau en double exemplaire, permettant d'en assurer le suivi. Le bordereau comporte :

  • une liste répertoriant uniquement les plis classifiés et les plis suivis recommandés avec le numéro de suivi du service émetteur ;

  • le numéro d'enregistrement de la valise donné par le pôle VDD.

Les valises classifiées sont conservées en zone réservée sécurisée au pôle VDD.

Le pôle VDD transporte ensuite les valises à la mission « valise diplomatique du gouvernement » du MEAE qui :

  • contrôle chaque valise (rayon X ou autre) ;

  • vérifie le conditionnement ;

  • appose les scellés diplomatiques.

Par exception et avec l'accord du MEAE :

  • les valises exceptionnellement volumineuses peuvent être scellées par le MEAE sur le site militaire expéditeur ;

  • le pôle VDD du SPAC peut sceller lui-même les valises diplomatiques dans ses locaux, avant de les apporter pour contrôle au MEAE.

1.2. Préparation du convoyage et prise en compte des valises.

1.2.1. Valises non accompagnées.

Le MEAE conditionne une valise par destination en regroupant l'ensemble des plis des différents ministères. Il y appose le scellé officiel attestant son caractère diplomatique.

1.2.2. Valises accompagnées par un courrier de cabinet du ministère de l'Europe et des affaires étrangères.

Après contrôle des valises, le MEAE remet la valise au convoyeur muni :

  • d'un passeport diplomatique ;

  • d'une lettre de courrier, mentionnant la destination et le nom du convoyeur, assurant l'inviolabilité de la valise et l'immunité du convoyeur.

1.2.3. Cas particulier des valises accompagnées par un convoyeur du ministère des armées.

À titre exceptionnel et en cas d'urgence, un agent du ministère des armées peut être désigné pour convoyer une valise diplomatique et peut à ce titre bénéficier d'une lettre de courrier.

L'organisme du ministère des armées émetteur du pli se charge de désigner le convoyeur et de vérifier qu'il est titulaire d'une autorisation convoyeur délivrée par l'autorité compétente ou qu'il est habilité,  et de trouver la voie d'acheminement adaptée à son besoin.

Il adresse une demande de lettre de courrier au pôle VDD du SPAC qui transmet cette demande au MEAE. Un délai de 5 jours ouvrés est nécessaire entre la formulation de la demande et l'obtention de la lettre de courrier.

L'organisme demandeur se rend au pôle VDD du SPAC qui se charge de réaliser le contrôle des plis et la préparation des bordereaux. Avec l'autorisation du MEAE, le pôle VDD assure également la fermeture des sacs et la pose des scellés diplomatiques des valises.

L'organisme demandeur (ou le convoyeur, s'il est présent) prend en compte la valise en paraphant les deux exemplaires du bordereau d'envoi. Le chef du pôle VDD lui remet les documents destinés au convoyeur sécurisant l'acheminement de la valise : une note de consignes (annexe II.), ainsi qu'une fiche du poste diplomatique de destination comportant ses coordonnées.

Après la fermeture des sacs, le pôle VDD accompagne l'organisme demandeur au MEAE pour le contrôle des sacs par appareil à rayons X. Suite à ce contrôle, la lettre de courrier est remise par le MEAE à l'organisme demandeur.

1.3. Réception des valises diplomatiques.

Un représentant de la mission diplomatique ou consulaire vient chercher à l'aéroport le convoyeur de valises accompagnées. Pour les valises non accompagnées, un transitaire local récupère les valises à l'aéroport et les convoie jusqu'à l'ambassade.

Les valises sont remises aux services compétents de la mission diplomatique ou consulaire, qui lève les scellés.

La mission de défense vérifie le contenu de la valise et retourne au pôle VDD le second bordereau d'envoi signé par la première valise non accompagnée en partance pour Paris.

2. Dans le sens étranger - France.

La procédure est similaire à la précédente aux ajustements suivants :

  •  les valises sont contrôlées par le MEAE ;

  • la préparation et le conditionnement des plis et colis  sont assurés par la mission de défense. Celle-ci remplit également le bordereau d'envoi. Les valises sont scellées au sein de la mission diplomatique ou consulaire. Avec l'accord de celle-ci, les valises contenant les ACSSI volumineux peuvent être scellées sur le site militaire expéditeur.

2.1. Réception des valises et remise par le service parisien de soutien de l'administration centrale des plis ou colis aux entités clientes.

Toutes les valises accompagnées et non accompagnées arrivent au MEAE, où elles sont ouvertes.

Le pôle VDD du SPAC récupère auprès du MEAE les plis destinés au ministère des armées et les ramène au SPAC.

Les plis classifiés sont conservés dans la zone réservée du pôle VDD.

Pour les plis classifiés au niveau « secret », le pôle VDD du SPAC informe les destinataires de la mise à disposition de leurs plis ou colis. La remise s'effectue auprès du pôle VDD contre un émargement.

Le courrier classifié « confidentiel défense » est reconditionné en courrier avec le bordereau de suivi et de remise des courriers et colis (1) par le pôle VDD du SPAC, sans mention apparente de sa classification. Il est ensuite  pris en charge par le prestataire courrier qui en assure la distribution conformément aux prescriptions de l'instruction générale interministérielle n° 1300 du 30 novembre 2011 (2) et de l'instruction ministérielle n° 900/DEF/CAB/-- du 26 janvier 2012 (2).

Le courrier ordinaire est redistribué aux destinataires via le prestataire courrier.

2.2. Cas particulier des valises accompagnées par un convoyeur du ministère des armées.

L'autorisation convoyeur ou l'habilitation du convoyeur est vérifiée par le service demandeur. Ce dernier demande directement au MEAE une lettre de courrier. Il remet son pli ou colis conditionné à la mission diplomatique ou consulaire qui effectue la pose des scellés.

Le service demandeur est responsable du contenu de ses envois qui sont contrôlés par le MEAE.

La levée des scellés a lieu au MEAE ou les plis et colis sont récupérés par le service demandeur.

Annexe II. NOTE DE CONSIGNES.

Vous avez reçu la mission de convoyer une valise diplomatique à destination de xxxxxxx sur le vol xxxxxxx. La valise diplomatique est un envoi scellé, accompagné par un agent représentant le gouvernement français.

Au cours de votre mission, vous devrez vous conformer strictement aux prescriptions suivantes : le convoyeur doit assurer la garde permanente et vigilante de la valise qui lui a été confiée, depuis le moment où elle lui a été remise jusqu'au moment de la prise en compte de celle-ci par le destinataire.

Au départ des aéroports parisiens, le convoyeur est invité à se présenter à la police de l'air et des frontières (PAF) pour signaler sa présence et faciliter sa mission.

S'il s'agit d'une valise accompagnée sacoche, le convoyeur doit la garder à vue durant tout son acheminement. Il ne peut en aucun cas le mettre dans le compartiment dédié au bagage cabine.

Au cas où il adviendrait, soit au cours d'une escale technique, soit au cours d'un atterrissage forcé, que des autorités étrangères le mettent en demeure de leur soumettre ce courrier, il devra faire valoir les droits conférés par sa lettre de courrier.

Le contenu de la valise diplomatique est secret par nature. Toute demande des autorités visant à retenir, saisir ou faire ouvrir la valise diplomatique devra faire l'objet d'une fin de non-recevoir de la part du convoyeur. Elle ne devra en aucun cas être soumise à un passage au détecteur à rayon X ou au portique passagers. Son contenu, quel qu'il soit, n'est jamais révélé.

En cas d'incident de cette nature, et a fortiori d'ouverture de la valise par des tiers, le convoyeur en rend compte immédiatement au MEAE (téléphone : 00 331.43.17.49.03 ou 49.65 ou portable 06.13.72.27.37 ou 06.13.72.28.04) et au pôle VDD du SPAC (tél. 00 331.79.86.48.49 ou 38.43), au besoin par l'entreprise du poste diplomatique ou consulaire le plus proche.

Vous avez connaissance qu'en cas de manquement à la protection du secret, même involontaire, y compris lorsque l'auteur n'est pas dépositaire du secret, des poursuites pénales sont susceptibles d'être exercées et des sanctions pénales peuvent être prononcées en application des articles 413-10 et suivants du code pénal.

À votre arrivée à xxxxxxxx, vous devrez impérativement, personnellement et sans délai remettre la valise diplomatique à un représentant de la mission diplomatique ou consulaire.

La valise est adressée à une mission diplomatique ou consulaire. Elle ne peut être ouverte que par son destinataire dans une emprise diplomatique.

Après vérification de la qualité et de l'identité de votre interlocuteur, vous relèverez son nom, le numéro de sa carte d'identité et l'autorité qui l'a délivrée et vous exigerez de lui une décharge à apposer sur la copie du bordereau d'envoi des plis/colis transportés.

Annexe III. PRINCIPAUX TEXTES APPLICABLES.

Convention de Vienne du 18 avril 1961 (1) sur les relations diplomatiques.

Convention de Vienne du 24 avril 1963 (1) sur les relations consulaires.

Code pénal (et notamment ses articles 413-9 et suivants).

Code de la défense (et notamment ses articles R2311 et suivants).

Arrêté du 17 décembre 2013 modifié, portant organisation du service parisien de soutien de l'administration centrale (et notamment son article 8.II.4).

Instruction générale interministérielle n° 1300 du 30 novembre 2011 (1) sur la protection du secret de la défense nationale.

Instruction générale sur la valise diplomatique (1) (édition d'août 2016) du ministère de l'Europe et des affaires étrangères.

Instruction ministérielle n° 900/DEF/CAB/-- du 26 janvier 2012 (1) relative à la protection du secret de la défense nationale au sein du ministère de la défense.

Notes

    n.i. BO.1