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ÉTAT-MAJOR DE LA MARINE : pôle « soutiens et finances »

INSTRUCTION N° 893/ARM/EMM/FIN relative à l'organisation du contrôle interne comptable dans la marine nationale.

Du 04 juin 2018
NOR A R M B 1 8 5 1 0 2 7 J

Référence(s) : Code du 18 juin 2024 de la défense (Dernière modification le 1er janvier 2019) Loi organique N° 2001-692 du 01 août 2001 relative aux lois de finances (1).

c) Décret n° 2011-775 du 28 juin 2011 (n.i. BO ; JO n° 150 du 30 juin 2011, texte n° 50) .

Décret N° 2012-1246 du 07 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Arrêté du 18 février 2013 portant désignation du responsable de la fonction financière ministérielle du ministère de la défense. Arrêté du 31 décembre 2014 relatif au cadre de référence interministériel du contrôle interne comptable, pris en application de l'article 170 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Arrêté du 13 mars 2017 relatif au contrôle interne financier du ministère de la défense. Instruction N° 9086/DEF/SGA/DAF/FFC1 du 13 mars 2017 relative au contrôle interne financier au ministère de la défense. Instruction N° 1576/ARM/EMM/PIL du 26 septembre 2017 relative au cadre général du contrôle interne dans la marine nationale. Instruction N° 600/ARM/EMA/ESMG/CDA du 24 octobre 2017 relative à l'organisation et au fonctionnement de l'état-major des armées. Décision N° 34014/ARM/SGA/DAF/RFC3 du 06 novembre 2017 relative au référent ministériel de contrôle interne comptable.

l) Note n° D-17-004074/ARM/EMA/PPE du 12 juillet 2017 (n.i. BO).

Pièce(s) jointe(s) :     Une annexe.

Texte(s) abrogé(s) :

Instruction n° 0-11545-2012/DEF/EMM/FIN du 25 juin 2012 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  112.8.

Référence de publication : BOC n°25 du 28/6/2018

1. PRINCIPES GÉNÉRAUX.

1.1. Le contrôle interne comptable.

La présente instruction définit et précise le cadre de référence régissant et structurant le contrôle interne comptable (CIC) au sein de la marine nationale.


Le CIC recouvre l'ensemble des dispositifs organisés, formalisés et permanents ayant pour objet de maîtriser les risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité comptable, depuis le fait générateur d'une opération jusqu'à son dénouement comptable.

Le CIC s'étend à tous les acteurs qui produisent ou contribuent à la production de l'information comptable. Il porte sur la comptabilité d'exercice et l'ensemble des procédures qui aboutissent, soit à une écriture comptable, soit à une procédure qui elle-même conduit à une écriture comptable.

Le CIC s'appuie sur une approche par processus, regroupés en cycles et déclinée en procédures, tâches et opérations.

Cette approche, commune à l'ensemble des activités et flux financiers et patrimoniaux de l'État :

  • repose sur une proportionnalité du dispositif de CIC destiné à couvrir ces processus face aux risques et aux enjeux qui leur sont inhérents, tout en s'appliquant à l'ensemble des opérations comptables déployées sur les processus retenus ;

  • suppose le recours à une méthodologie, une sémantique et un support documentaire partagé ; à cet égard la direction générale des finances publiques (DGFIP) met à la disposition des services de l'État un référentiel de contrôle interne comptable (RCI).

1.2. Le contrôle interne comptable partie intégrante du dispositif de contrôle interne financier.

L'évolution de l'organisation de la fonction financière du ministère des armées et le renforcement de l'autorité fonctionnelle de la direction des affaires financières (DAF) ont conduit à rechercher, dans une perspective de simplification de l'organisation et des processus financiers, les conditions de convergence des dispositifs de contrôle interne comptable (CIC) et de contrôle interne budgétaire (CIB).

Le CIC et le CIB s'inscrivent désormais dans une démarche de contrôle interne financier (CIF) qui vise à rationaliser les opérations de contrôle des dispositifs actuels en supprimant les redondances ainsi qu'à optimiser la gouvernance et le pilotage de ces activités de contrôle.

Le contrôle interne financier désigne l'ensemble des dispositifs permanents et formalisés qui permettent de garantir la maîtrise des activités comptables et budgétaires. Ce nouveau dispositif doit garantir la qualité de l'information financière, extraite des comptabilités budgétaires et générales ainsi que la soutenabilité de la programmation budgétaire et son exécution. Ces deux volets constituent les axes d'appréciation du CIF et des démarches de CIC et du CIB, au niveau de synthèse ministériel.

L'instruction n° 9086/DEF/SGA/DAF/FFC1 du 13 mars 2017 citée en référence h) relative au contrôle interne financier au ministère de la défense a défini trois niveaux de responsabilité (stratégique, opérationnel et technique) et a précisé le rôle des acteurs.

Le niveau stratégique regroupe le CIF3 (DAF) et les autorités responsables du contrôle interne financier (ARCIF), chargées de l'organisation et de la mise en œuvre du CIF sur leur périmètre. Les niveaux 1 et 2 du CIF regroupent respectivement les acteurs chargés du contrôle immédiat et permanent et ceux chargés de coordonner, de mettre en œuvre et d'évaluer le dispositif.

En tant que responsable de programme, le chef d'état-major des armées (CEMA) revêt la qualité d'ARCIF. Aux termes de l'instruction citée en référence j), il est représenté dans cette fonction par le chef de la division « plans, programmation et évaluation » de l'état-major des armées.

Pour le compte du CEMA, le chef d'état-major de la marine (CEMM) exerce les responsabilités d'ARCIF sur la partie CIC du volet de qualité de l'information financière au sein de la marine (« ARCIF délégué »).

Le CIC est suivi et animé par le bureau « finances » de l'état-major de la marine (EMM/FIN).

1.3. Le contrôle interne comptable composante du contrôle interne de la marine.

Le CIC est partie intégrante du dispositif de contrôle interne déployé dans la marine.

Sous l'autorité du chef d'état-major des armées (CEMA), responsable de la politique générale relative au contrôle interne dans les armées, le chef d'état-major de la marine est responsable du contrôle interne organique pour la marine.

Le contrôle interne dans la marine nationale est un outil d'aide au commandement. Il permet au chef d'état-major de la marine de garantir au chef d'état-major des armées que les risques importants sont appréhendés et font l'objet de plans d'actions, assurant ainsi la solidité et l'efficacité des activités de la marine.

2. DISPOSITIF ADOPTÉ AU SEIN DE LA MARINE.

2.1. Responsabilités du chef d'état-major de la marine.

Le CEMM est responsable du contrôle interne dans la marine.

Par délégation du CEMM, le major général de la marine (MGM) est responsable de la définition de la politique générale et de l'organisation du dispositif de contrôle interne déployé dans la marine.

En tant qu'ARCIF délégué, l'EMM est responsable des deux composantes du contrôle interne financier, le CIB et le CIC, au sein de la marine.

Pour le CIB, le CIF de niveau 2 est assuré par le MGM en tant que responsable de budget opérationnel de programme (RBOP). Le CIF de niveau 1 s'applique aux responsables d'unités opérationnelles (RUO) et aux services exécutants (SE).

Pour le CIC, le CEMM (le MGM par délégation), en tant qu'ARCIF délégué, est responsable de l'organisation du premier et du deuxième niveau de CIC (CIC1 et CIC2) déployés dans la marine.

Au sein de l'EMM, les deux composantes du contrôle interne financier (CIB et CIC) sont animées par le bureau « finances ».

La responsabilité d'ARCIF est une responsabilité de cohérence et de synthèse. Dans le domaine du CIC, elle consiste à :

  • organiser le dispositif de CIC et le pilotage de sa mise en œuvre sur son périmètre de compétence (élaboration des documents d'organisation, définition du cadre et des moyens nécessaires) ;

  • participer à la définition des indicateurs de reporting du CIC.

Les contributions de l'EMM concernent les actions prioritaires liées à la gouvernance et au pilotage du dispositif. En fonction des objectifs stratégiques de la marine, l'EMM peut être amené à :

  • proposer au CIC3 et au CIC2 des modifications des indicateurs relatifs à l'efficacité du dispositif (réorientation des contrôles sur les processus à fort enjeu, etc.) ;

  • contribuer à la rédaction de la déclaration annuelle de CIC ; 

  • contribuer en tant que de besoin aux réponses aux questions de la Cour des comptes sur la base des informations transmises par le CIC2 ;

  • sur sollicitation de la DAF et de l'état-major des armées (EMA), contribuer au rapport annuel de CIF, sur la base des informations transmises par le CIC2 ;

  • au titre de la poursuite de l'objectif de la comptabilité, mettre en œuvre le cas échéant des outils de contrôle et de dialogue de son niveau ;

  • participer aux revues de CIF organisées par le CIF3. Les priorités retenues lors des revues de CIC font l'objet d'un examen en comité stratégique CIC ;

  • prendre en compte et suivre la mise en œuvre des recommandations des audits internes comptables ;

  • éventuellement, procéder à des contrôles de corroboration comptable.

Au sein de l'EMM :

  • le bureau pilotage est chargé de définir la politique générale de contrôle interne dans la marine ;

  • s'agissant plus particulièrement du CIC, les responsabilités de pilotage sont exercées par le bureau « finances » (EMM/FIN), et tout particulièrement par la section « analyse économique ».

Le bureau « finances » de l'EMM est notamment responsable :

  • des relations avec l'EMA dans ses attributions d'ARCIF ;

  • de la préparation des éléments pertinents de CIC destinés aux documents et directives du contrôle interne dans la marine ;

  • de la diffusion des orientations stratégiques et de calendrier du CIC reçues par l'ARCIF ;

  • de l'établissement et de la mise en ligne sur le site INTRADEF de l'EMM d'un dossier d'auditabilité. Ce dossier présente notamment les éventuelles directives annuelles relatives aux orientations du CIC, l'ensemble des comptes rendus des réunions du comité relatifs au CIC, ainsi que les derniers documents ministériels en matière de CIC.

2.2. Responsabilités du service de soutien de la flotte.

À la suite du transfert au service de soutien de la flotte (SSF) en 2017 de la responsabilité des biens stockés et immobilisés du service logistique de la marine, le service de soutien de la flotte est désormais le seul service producteur de données de comptabilité générale au sein de la marine.

Pour toutes ses activités de production de données comptables, et sur l'intégralité des processus déployés, il constitue l'acteur des niveaux 1 et 2 du CIC.

À ce titre, le SSF est chargé de :

  • piloter le dispositif de CIC du service ;

  • allouer les moyens nécessaires au CIC dans le cadre des ressources accordées par la marine ;

  • élaborer la cartographie des processus comptables du service ;

  • élaborer le référentiel comptable et de contrôle interne du service (instructions, procédures, guides, organigrammes fonctionnels, fiches de contrôles, etc.) ;

  • établir la cartographie des risques et le plan d'actions comptables du service ;

  • établir et réaliser le plan de contrôle interne comptable du service, plan incluant les contrôles de CIC1 et de CIC2 ;

  • archiver les contrôles réalisés et établir le retour d'expérience associé ;

  • élaborer le reporting de contrôle interne comptable ;

  • réaliser des dossiers permanents et des dossiers de clôture comptable ;

  • prendre en compte et suivre les recommandations des audits internes comptables.

Deux jours ouvrables avant la transmission directe à la DAF des cartographies des processus et des risques comptables, des plan d'actions et des reportings de CIC du service, la direction centrale du service de soutien de la flotte (DCSSF) adresse par courriel les projets de documents au bureau EMM/FIN pour observations éventuelles (procédure silence).

La DCSSF désigne un « chargé de mission CIC » responsable notamment de promouvoir et animer la démarche de contrôle interne comptable du service.

2.3. Responsabilités des autorités organiques et autorités maritimes territoriales.

Les autorités organiques (AO) et autorités maritimes territoriales (AMT) contribuent subsidiairement à la production de données comptables par le suivi logistique des biens (immobilisations ou rechanges), les procès-verbaux d'acceptation ou réception technique qu'elles peuvent prononcer et les achats de faible montant qu'elles peuvent être amenées à réaliser.

Les AO/AMT contribuent donc organiquement au déploiement du CIC notamment par la sensibilisation des formations qui relèvent de leur autorité.

Les autorités organiques doivent également faire remonter à l'EMM les éventuelles difficultés rencontrées dans la juxtaposition des différents contrôles internes : CIC, contrôle interne logistique (CIL), CIB.

3. COMITÉ STRATÉGIQUE DU CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE DANS LA MARINE.

À l'initiative d'EMM/FIN, un comité stratégique du CIC dans la marine est réuni :

  • avant chaque réunion du comité ministériel de contrôle interne financier (CMCIF) ;

  • après chaque réunion du comité technique de CIC organisé par la DAF et dans tous les cas au moins une fois par semestre. Cette réunion du comité stratégique peut, le cas échéant, valoir pour la préparation d'un CMCIF du second semestre ;

  • le cas échéant, avant chaque réunion du comité de pilotage du contrôle interne dans la marine.

Le comité stratégique du CIC dans la marine est piloté par le bureau « finances ». Il réunit l'EMM et la DCSSF.

Il examine notamment, en fonction de la période de l'année et de l'ordre du jour du CMCIF ou du comité de pilotage du CI dans la marine :

  • les risques et actions susceptibles d'être retenus dans la consolidation du CIF au niveau ministériel et dans la certification des comptes de l'État ;

  • les suites à donner aux recommandations des audits comptables de la cour des comptes, du contrôle général des armées et de la division contrôle et audit des armées de l'EMA ;

  • les ressources consacrées au CIC ;

  • les indicateurs relatifs au CIC.

La réunion du comité stratégique donne lieu à la production d'un compte-rendu sous timbre de l'EMM.

4. ABROGATION - PUBLICATION.

L'instruction n° 0-11545-2012/DEF/EMM/FIN du 25 juin 2012 (1) relative au contrôle interne comptable (CIC) dans la marine est abrogée.

La présente instruction est publiée au Bulletin officiel des armées.

Notes

    n.i. BO.1

Pour la ministre des armées et par délégation :

Le contre-amiral,
sous-chef d'état-major « soutiens et finances »,

Philippe DUTRIEUX.

Annexe

Annexe. TABLEAU DE SYNTHÈSE RELATIF À L'ORGANISATION DU contrôle interne financier DANS LA MARINE.

/ CONTRÔLE INTERNE COMPTABLE. CONTRÔLE INTERNE BUDGÉTAIRE. /
Volet qualité de l'information financière (QIF) Volet soutenabilité budgétaire
Comptabilité générale Comptabilité budgétaire /
CIF3 DAF/service du réseau financier et des comptabilités (RFC) DAF/service du réseau financier et des comptabilités (RFC) DAF/SPB (1) STRATÉGIE
ARCIF EMA/PPE-b4 (2) EMA/PPE (b3)
ARCIF DÉLÉGUÉ : EMM bureau finances (section A) ARCIF DÉLÉGUÉ : EMM bureau finances (section E) /
CIF2 SERVICE DE SOUTIEN DE LA FLOTTE BOP (3) « PRÉPARATION ET EMPLOIS DES FORCES NAVALES » EMM (bureau finance-section E)   OPÉRATIONNEL
CIF1 / RUOs (4) TECHNIQUE
Service exécutant SSF (Brest) Services exécutants /

Notes

    Service des synthèses et du pilotage budgétaire.1Division plans, programmation et évaluation.2Budget opérationnel de programme.3Responsable d'unité opérationnelle.4