1. Généralités.

1.1. Dispositions générales.

1.1.1. Objet de l'instruction.

Les règles de comptabilité des matériels de la défense sont fixées par le décret 90-144 du 14 février 1990 et son cités en deuxième et dixième référence instruction générale d'application 11000 /DEF/DSF/CG/1 du 15 mars 1990  ⁽¹⁾.

Dans le cadre de cette réglementation générale, la présente instruction a pour objet de :

• définir les règles spécifiques applicables au matériel de la défense confié au commissariat de l'armée de terre (CAT) ;

• préciser certaines modalités pratiques à l'usage des différents intervenants.

1.1.2. Champ d'application.

Les dispositions de la présente instruction s'appliquent :

• A.  À l'ensemble des organismes relevant du CAT (établissements, annexes, formations et organismes divers).

  Toutefois la comptabilité des matériels du compte spécial des subsistances militaires (CSSM) relève du décret de l'instruction d'application cités en troisième et seizième référence.

• B.  À tous les matériels relevant du CAT.

Ces matériels appelés par la suite «  matériels du commissariat  » relèvent notamment des domaines de compétence suivants  :

• l'habillement (produits finis, matières et demi-produits) ;

• le campement individuel ou collectif ;

• le couchage et l'ameublement ;

• le matériel de restauration (matériel, pièces détachées, documentation technique…) ;

• le matériel de campagne (matériel de campement collectif et certains matériels de subsistances projetables, pièces détachées, documentation technique…) ;

• le matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, logiciels…) régi également par les dispositions spécifiques de l'instruction, relative à la comptabilité des matériels informatiques et des logiciels, citée en quinzième référence ;

• le matériel graphique ;

• les approvisionnements détenus par les formations administratives dont le CAT assure le suivi comptable (en particulier, les approvisionnements réservés pour emploi opérationnel ou temps de crise) ;

• le matériel et mobilier détenus au titre du fonctionnement dans les organismes du commissariat ;

• le matériel d'exploitation, de manutention et les machines-outils des établissements.

1.1.3. Classement des matériels.

1.1.3.1. Selon leur nature.

Les matériels du commissariat peuvent être classés comme suit.

1.1.3.1.1. Matériels consommables.

Ce sont les matériels de faible valeur ou disparaissant par l'usage qui en est fait (pièces détachées, fournitures de bureau ou informatiques, quincaillerie, petit outillage…). Ils font l'objet d'une comptabilité simplifiée ou d'une comptabilité d'atelier jusqu'à leur consommation.

La fixation du plafond de valeur des matériels consommables fait l'objet périodiquement d'une instruction établie par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre (DCCAT).

1.1.3.1.2. Matériels non consommables.

Ce sont les autres matériels toujours suivis en comptabilité.

1.1.3.2. Selon leur position administrative.

Les matériels du commissariat sont placés dans une des quatre positions définies comme suit.

1.1.3.2.1. En approvisionnement.

Ce sont les matériels disponibles susceptibles d'emploi et stockés en vue de leur distribution.

On distingue approvisionnement courant et approvisionnement réservé, ce dernier concernant tout matériel conservé et entretenu en vue d'un emploi particulier ou opérationnel.

Les matériels en approvisionnements réservé sont gérés suivant des directives ministérielles particulières.

1.1.3.2.2. En service.

Dans les établissements, les matériels en service, appelés matériels d'exploitation, comprennent :

• les matériels d'usage général dont l'établissement est normalement doté ;

• les matériels spéciaux dont la nomenclature est fixée par instruction particulière, et qui sont spécialement affectés lorsque la nécessité est reconnue ;

• les petits matériels et l'outillage à main.

Les matériels d'exploitation ont classés en deux groupes :

• le groupe A comprenant les matériels d'usage général et les matériels spéciaux ;

• le groupe B auquel appartiennent les petits matériels et l'outillage à main.

1.1.3.2.3. En attente.

Ce sont les matériels ni en approvisionnement, ni en service parce qu'indisponibles pour quelque cause que ce soit (cas du transport entre établissements, matériels en réparation, en instance de réforme…).

1.1.3.2.4. Mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense.

Ce sont les matériels :

• mis à la disposition, toujours dans un but d'intérêt général et pour une durée fixée à l'avance, des départements ministériels civils, des établissements publics, des collectivités territoriales, des États étrangers, des organisations internationales ou de toutes autres personnes physiques ou morales, en vertu de conventions particulières ;

• mis en place auprès d'entreprises industrielles pour les besoins de la réalisation des programmes qui leur sont confiés par les services de la défense.

1.1.3.3. Classement interne au commissariat de l'armée de terre.

Une circulaire définit les positions et subdivisions de positions utilisées par le CAT en ce qui concerne le classement de ses matériels.

1.1.4. Nomenclature.

Pour satisfaire aux impératifs liés à sa spécificité de service ravitailleur, le CAT utilise par domaine de compétence une nomenclature interne regroupée au sein des catalogues généraux des articles ravitaillés (parties prenantes collectives ou individuelles), appelée nomenclature «  commissariat  ».

Parallèlement à ce système, le CAT dispose, au sein de son service central d'études et de réalisation (SCERCAT), d'une section chargée de fournir au centre d'identification des matériels de la défense (CIMD), les données nécessaires à la codification des matériels dans le cadre de la nomenclature interarmées, dite nomenclature « OTAN  » (NNO).

1.1.5. Prix d'inventaire.

Chaque matériel du commissariat est affecté d'un prix d'inventaire.

Ce prix est en particulier utilisé pour  :

• les facturations aux parties prenantes ;

• l'établissement des budgets et comptes de stocks  ;

• les opérations qui doivent donner lieu à une évaluation ( ex.  : dossier de réforme technique ou de commandement, retrait des approvisionnements…).

Calculé toutes taxes comprises, le prix d'inventaire est fixé pour une année civile par la DCCAT.

Il inclut les éléments de coût connus et fait l'objet d'une révision :

• annuelle, à partir des derniers approvisionnements réalisés en tenant compte de l'indice de variation économique annuel diffusé par la direction des affaires financières (DAF) ;

• périodique, pour certains articles sujets à de fortes variations de prix.

1.2. Dispositions concernant les fonctions et les responsabilités du personnel.

1.2.1. Principes.

Les actes relatifs à la comptabilité des matériels font intervenir :

• les ordonnateurs-répartiteurs ;

• les comptables ;

• les détenteurs.

1.2.2. Désignation et fonctions.

1.2.2.1. Les ordonnateurs-répartiteurs.

1.2.2.1.1. Désignation.

Le ministre est ordonnateur-répartiteur principal.

Le directeur central du commissariat de l'armée de terre et le sous-directeur logistique (dans la limite de ses attributions) reçoivent délégation de signature du ministre de la défense, en qualité de titulaires, la suppléance étant attribuée au directeur central adjoint et au sous-directeur logistique (pour l'ensemble du service).

Un arrêté précise en nature et en valeur les limites de compétence de la délégation de signature du ministre de la défense au directeur central du commissariat, au sous-directeur logistique ainsi qu'aux suppléants.

Deux arrêtés sont relatifs aux délégations de pouvoirs du ministre de la défense, en ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense, et aux limites de compétence ainsi définie.

1.2.2.1.1.1.

L'arrêté cité en quatrième référence énumère les autorités auxquelles est accordée la délégation de pouvoirs. Ces autorités, en ce qui concerne le commissariat, sont les suivantes :

• a).   Les directeurs du commissariat (DIRCAT) en région terre et les directeurs des commissariats d'outre-mer à vocation interarmées [directions relevant du commandement supérieur dans les départements et territoires d'outre-mer, des forces ou éléments de forces à l'étranger (DICOM) et sur les théâtres d'opérations extérieures (DIRCOM)] ⁽²⁾.

• b).   Les directeurs d'organismes ou d'établissements relevant directement de la direction centrale :

  • service central d'études et de réalisations (SCERCAT) comportant les laboratoires ;

  • centre d'études et de développements informatiques (CEDICAT) ;

  • service interarmées de liquidation des transports (SILT) ;

  • service d'édition et de diffusion de l'armée de terre (SEDAT).

  • service d'édition et de diffusion de l'armée de terre (SEDAT).

• c).   Sur proposition de la DIRCAT adressée à la DCCAT d'une part, les directeurs ou chefs de service ou commandants d'établissements des  :

  • commissariats de l'armée de terre (CAT) ;

  • établissements ravitailleurs (ERCAT) ;

  • établissements spécialisés (ESCAT).

• d).  Sur proposition de la DIRCAT adressée à la DCCAT d'autre part, les commandants des formations administratives suivantes  :

  • commissariat administratif de l'armée de terre (CAAT) ;

  • centres territoriaux d'administration et de comptabilité (CTAC) ;

  • groupes logistiques (GLCAT).

• e).   Sur proposition du SEDAT adressée à la DCCAT, les chefs :

  • de l'établissement de diffusion, d'impression et d'archives du commissariat de l'armée de terre (EDIACAT) ;

  • des établissements d'impression de l'armée de terre (EIAT).

1.2.2.1.1.2.

L'arrêté cité en cinquième référence détermine les limites de compétence prévues par l'arrêté ci-dessus, pour chaque catégorie de délégataires.

1.2.2.1.2. Fonctions.

Les ordonnateurs-répartiteurs ordonnent les mouvements de matériels dans la limite de leur compétence. Toute opération, dont le montant est supérieur au seuil maximum de compétence déléguée aux autorités bénéficiaires d'une délégation de pouvoirs du ministre visées au a) et b) ci-dessus, est de la compétence du directeur central et du sous-directeur logistique qui ont reçu délégation de signature à cet effet.

Les opérations pouvant être effectuées sont relatives aux :

• locations ;

• mises à disposition ;

• cessions, à l'exclusion de celles prévues à l'article L. 69.1 du code des domaines de l'État ;

• déclassements ;

• réformes techniques et réformes de commandement ;

• retraits des approvisionnements ;

• pertes, détériorations, destructions, déficits sur recensement, excédents.

Cas particulier des «  affaires mineures  »  : pour alléger les circuits administratifs, certaines affaires de la compétence du directeur central du commissariat, dites «  mineures  », sont dispensées d'examen par la DAF.

Ces affaires sont définies par leur nature et leur montant global par l'instruction citée en huitième référence.

1.2.2.2. Les comptables.

1.2.2.2.1. Désignation.

La désignation d'un comptable est prononcée par l'ordonnateur-répartiteur ayant reçu délégation de pouvoirs.

La désignation d'un comptable est nominative et mentionnée au registre des actes administratifs  ; les ordres de désignation sont inscrits au registre des procès-verbaux.

Il peut y avoir nomination :

• d'un comptable unique pour la totalité des matériels gérés ;

• de plusieurs comptables chargés, chacun en ce qui le concerne, de la comptabilité d'une catégorie de matériels ou de l'ensemble des matériels placés dans l'une des positions prévues par le décret cité en deuxième référence.

1.2.2.2.2. Fonctions.

Les comptables sont chargés :

• du suivi de l'exécution des mouvements des matériels prescrits par l'ordonnateur-répartiteur ;

• de la tenue des écritures ;

• de la reddition des comptes ;

• de la certification des inventaires effectués suivant la périodicité prescrite ;

• de la vérification de la régularité des ordres de mouvements qu'ils reçoivent de l'ordonnateur-répartiteur ;

• de la vérification et de la conservation des pièces justificatives.

1.2.2.3. Les détenteurs.

1.2.2.3.1. Désignation.

1.2.2.3.1.1. Détenteurs-dépositaires.

La désignation d'un détenteur-dépositaire est prononcée par l'autorité hiérarchique dont il relève.

La désignation est nominative ; elle est mentionnée au registre des actes administratifs ; les ordres de désignation sont inscrits au registre des procès-verbaux.

1.2.2.3.1.2. Détenteurs-usagers.

La désignation d'un détenteur-usager est une désignation de fait, corrélative à l'emploi des matériels.

Toutefois, pour l'utilisation de certains types de matériels spécifiques (notamment des matériels informatiques portables), la désignation d'un détenteur-usager peut être nominative et donne lieu à l'établissement d'une attestation de prise en compte et de réintégration. Dans ce cas il y a transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur-usager.

1.2.2.3.2. Fonctions et responsabilités.

Les détenteurs-dépositaires sont responsables de  :

• l'exécution des mouvements de matériels décidés par les ordonnateurs-répartiteurs  ;

• la conservation en nombre et en état des matériels qui leur sont confiés et dont ils tiennent un inventaire  ; cet inventaire, certifié par le comptable est accepté par le détenteur-dépositaire  ;

• l'établissement des pièces justificatives constatant les mouvements et de leur transmission au comptable.

Les détenteurs-usagers détiennent ou utilisent de façon permanente les matériels pour l'exécution de leur tâche. Ces matériels figurent sur un inventaire particulier qu'ils certifient.

1.2.3. Prise et remise de service.

1.2.3.1. Entre comptables.

Un procès-verbal, dressé contradictoirement entre le comptable entrant et le comptable sortant, est signé par eux dans le mois suivant la passation de fonctions, et contresigné par l'ordonnateur-répartiteur.

Simultanément il est procédé à l'arrêté des écritures du registre-journal qui sera signé par les deux comptables.

En cas de contestation, le délai de passation de fonctions peut être porté à six mois sur demande expresse adressée à l'ordonnateur-répartiteur.

Dans ce cas, les réserves du comptable entrant sont mentionnées sur le procès-verbal ; la responsabilité du comptable entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de prise et remise de service.

1.2.3.2. Entre détenteurs-dépositaires.

Dans le mois suivant la passation de fonctions, un procès-verbal est dressé contradictoirement entre le détenteur-dépositaire sortant et le détenteur-dépositaire entrant. Ce document est contresigné par l'ordonnateur-répartiteur et le comptable.

Ce procès-verbal constate la concordance entre les existants réels et les existants en écriture de l'inventaire particulier, préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable, ou énumère les différences constatées. Si la charge de travail est estimée trop importante en volume, les vérifications pourront ne porter que sur les matériels les plus sensibles, attractifs ou onéreux. Les autres matériels seront vérifiés par sondage.

En cas de contestation du détenteur-dépositaire entrant, celui-ci dispose d'un délai de six mois maximum pour procéder aux vérifications concernant les matériels qui lui sont confiés ; le procès-verbal constate alors les réserves formulées.

Un nouveau procès-verbal faisant référence à celui constatant les réserves est alors dressé. Il indique les résultats des vérifications et recensements effectués. Ce document est signé par le détenteur-dépositaire entrant et contresigné par le comptable et l'ordonnateur-répartiteur.

La responsabilité du détenteur-dépositaire entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de prise et remise de service.

1.2.3.3. Dispositions diverses.

Les comptables et détenteurs-dépositaires entrants et sortants doivent être présents lors des passations de service. En cas d'absence exceptionnelle (maladie, mutation…) du comptable ou du détenteur-dépositaire sortant, il est fait mention dans le procès-verbal de prise et remise de service des raisons de cette absence.

Les changements de détenteurs-usagers ne donnent pas lieu à procès-verbal.

Ils sont effectués sous la responsabilité des détenteurs-dépositaires concernés.

Le détenteur-usager entrant signe l'inventaire particulier des matériels qui lui sont confiés et les différences qui apparaissent à cette occasion donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal.

1.2.4. Mandat et intérim.

1.2.4.1. Mandat.

Les comptables et détenteurs-dépositaires doivent faire agréer dès leur nomination, par l'ordonnateur-répartiteur ou l'autorité dont ils relèvent, la désignation d'un mandataire appelé à assurer leurs fonctions pendant leurs absences temporaires.

Une procuration, approuvée par l'autorité ayant désigné le titulaire, est délivrée au mandataire par le titulaire. Elle est inscrite au registre des actes administratifs et au registre des procès-verbaux.

1.2.4.2. Intérim.

En cas de décès, de disparition, de suspension, d'absence inopinée ou pour toute vacance subite du comptable ou du détenteur-dépositaire, l'autorité ayant prononcé la nomination du titulaire désigne d'office, par écrit, un nouveau titulaire, ou à défaut un intérimaire qui exerce ses fonctions sous sa propre responsabilité, jusqu'à la désignation officielle d'un nouveau titulaire.

La décision écrite est inscrite au registre des procès-verbaux.

1.2.5. Cumul des fonctions.

La fonction d'ordonnateur-répartiteur est incompatible avec celle de comptable ou de détenteur-dépositaire, s'agissant d'un même mouvement pour un même matériel.

Les fonctions de comptable ou de détenteur-dépositaire peuvent être cumulées sur décision de l'ordonnateur-répartiteur concerné. L'ordre de nomination doit alors prévoir ce cumul.

1.2.6. Responsabilité des comptables et des détenteurs.

1.2.6.1. Généralités.

Indépendamment de la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de droit commun encourue par les personnels civils et militaires et outre le cas de faute personnelle, la responsabilité pécuniaire des comptables et détenteurs peut être mise en jeu en application des lois et des décrets qui les régissent.

Ces règles sont applicables à tout personnel intervenant dans la comptabilité des matériels, notamment aux comptables chargés de la conservation en nombre et en bon état des matériels confiés à leur garde.

1.2.6.2. Réserves formulées par un comptable ou un détenteur-dépositaire.

Si un détenteur-dépositaire ou un comptable vient à recevoir un ordre qu'il juge contraire à la réglementation ou si une pièce justificative lui paraît irrégulière, il doit adresser par écrit des réserves motivées à l'autorité qui l'a désigné.

Si celle-ci, après avoir avisé l'autorité supérieure, confirme par écrit et en faisant référence aux réserves formulées, les documents contestés, le détenteur ou le comptable est tenu d'exécuter l'ordre ou de comptabiliser la pièce justificative.

La décision écrite est inscrite au registre des procès-verbaux.

1.2.6.3. Cas particulier de la responsabilité pécuniaire des détenteurs.

1.2.6.3.1. Matériels en approvisionnement.

Lorsque des différences apparaissent entre les existants en écriture et les existants réels, la responsabilité pécuniaire des personnels officiers assurant les fonctions de détenteurs-dépositaires peut être engagée. Les conditions et la responsabilité sont fixées par le décret et l'instruction cités en première et douzième références.

S'agissant de détenteurs-dépositaires non officiers, leur responsabilité pécuniaire ne peut être retenue dans la situation précitée.

1.2.6.3.2. Matériels en service.

La responsabilité pécuniaire des détenteurs des matériels en service (détenteurs-dépositaires, détenteurs-usagers), quel que soit leur statut (personnel militaire officier et non officier, fonctionnaires, ouvriers) ne peut être mise en jeu qu'en cas de faute personnelle détachable du service commise dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions.

Outre ce cas la responsabilité pécuniaire des seuls détenteurs militaires à solde mensuelle peut être mise en jeu pour faute commise en dehors de l'exécution du service en cas de destruction, perte ou mise hors de service des effets d'habillement ou d'équipement qui leur ont été remis et des matériels qui leur ont été confiés à titre de dotation personnelle.

1.2.6.3.3. Mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

La mise en jeu de la responsabilité pécuniaire des détenteurs est décidée par les ordonnateurs-répartiteurs ayant reçu délégation de pouvoirs par le ministre de la défense.

1.2.6.3.4. Pertes, avaries, destructions, détériorations.

Une perte ou avarie n'est admise à décharge que si elle provient d'événements de force majeure ou de cas fortuits dûment signalés et constatés.

Dans tous les cas, le détenteur-dépositaire est tenu de présenter ses justifications.

On entend par  :

• matériel perdu : le matériel disparu ou irrécupérable, c'est-à-dire impossible à retrouver, ou dont l'emplacement est connu mais hors d'atteinte ;

• matériel détruit : le matériel qui ne pourra donner lieu à aucune récupération  ;

• matériel détérioré : le matériel qui peut faire l'objet d'une récupération ou pour lequel une réparation peut être envisagée.

Les procédures et constatations relatives aux pertes, avaries, destructions, détériorations sont définies au point 2.4 ci-après de la présente instruction.

1.2.6.3.4.1. Cas de force majeure ou d'accident fortuit.

Le procès-verbal établi présente les indications précises sur les causes de l'événement et fait ressortir qu'aucun défaut de surveillance ne peut être retenu à l'encontre du détenteur.

1.2.6.3.4.2. Mise en jeu de la responsabilité du détenteur.

Lorsque la responsabilité du détenteur est mise en cause, le procès-verbal comporte les justifications fournies par ce dernier.

La décision de mise en jeu de la responsabilité est prise par l'ordonnateur-répartiteur.

Le procès-verbal sera complété ultérieurement de la suite donnée à la décision d'imputation.

2. Dispositions particulières relatives au matériel en approvisionnement et en service.

2.1. Matériels en approvisionnement.

2.1.1. Mouvements des matériels : enregistrement et justification.

2.1.1.1. Type de mouvement.

Tout mouvement, ayant pour effet de modifier dans sa composition comme dans son importance l'existant, est pris en compte par le détenteur-dépositaire ou les détenteurs-dépositaires de l'organisme.

Tel est en règle générale le cas d'un mouvement externe résultant d'une entrée ou d'une sortie réelle de matériels.

Tout mouvement n'ayant pas l'effet précité est considéré comme un mouvement interne, qu'il implique ou non un transfert de responsabilité au niveau des détenteurs-dépositaires.

2.1.1.2. Enregistrement.

Tous les mouvements effectués dans un organisme du CAT doivent être enregistrés dans les écritures au fur et à mesure de leur exécution.

2.1.1.3. Ordre de mouvement.

Aucun mouvement d'entrée ou de sortie réel ne peut être réalisé sans un ordre signé de l'ordonnateur-répartiteur ou de son délégataire. Il est établi en autant d'exemplaires qu'il y a de détenteurs intéressés à son exécution. Il doit être accompagné des éléments nécessaires à l'exécution de l'ordre (l'état des pointures pour les effets qui en comportent, par exemple).

Un exemplaire est conservé par le responsable de l'organisme pour lui permettre de suivre l'exécution du mouvement qu'il a prescrit.

Le détenteur-dépositaire concerné par le mouvement inscrit sur l'inventaire particulier l'existant après mouvement, à titre de compte rendu d'exécution et pour servir de base à l'enregistrement du mouvement à l'inventaire général.

L'ordre de mouvement reçoit, à son émission, un numéro d'ordre pris dans une série unique et annuelle qui détermine son classement au minutier des ordres de mouvements.

Les pièces concernant un même mouvement sont classées sous le numéro de l'ordre auquel elles se rapportent.

Tout mouvement interne est prescrit selon les mêmes modalités.

2.1.2. Mouvements « entrées » ou «  réceptions ».

2.1.2.1. Généralités.

Sauf cas d'urgence ou de force majeure reconnue par l'ordonnateur-répartiteur, la prise en compte des matériels ne peut intervenir sans opérations de réception. Ces dernières sont obligatoires et sont effectuées en exécution d'un ordre émanant d'un ordonnateur-répartiteur.

2.1.2.2. Réception du matériel.

2.1.2.2.1. Réception en exécution d'un marché ou d'un achat.

À l'issue des opérations de vérifications, quantitatives et qualitatives, et dans la mesure où elle juge ces opérations satisfaisantes, la personne responsable du marché (notamment le directeur central, le sous-directeur systèmes d'information pour les matériels informatiques, le directeur du SCERCAT ou le directeur de la DIRCAT de rattachement, selon la catégorie et le montant du marché, centralisé ou non) prend une décision expresse d'admission.

L'admission entraîne le transfert de propriété des matériels qui sont alors placés dans la position administrative « en approvisionnement ».

2.1.2.2.2. Réception des matériels provenant des confections et transformations.

Les matériels provenant des confections, transformations, réparations ou reconstructions exécutées par un organisme du CAT ou dans un atelier de maître ouvrier sont réceptionnés quantitativement et qualitativement par le responsable de l'organisme réceptionnaire et pris en compte en « approvisionnement  ».

2.1.2.2.3.

Réception d'une expédition en provenance d'un autre organisme.

Le destinataire est tenu de vérifier les réceptions de matériels en provenance d'un autre organisme du CAT. Cette vérification est uniquement quantitative.

Les déficits, pertes, détériorations, destructions ou avaries survenus en cours ou à l'occasion du transport sont constatés à l'arrivée, dans les formes et conditions définies au point 2.4 ci-après de la présente instruction.

2.1.2.2.4.

Réception de matériels non vérifiables.

Lorsque le détenteur-dépositaire est appelé à prendre en charge des matériels dont il n'a pu vérifier les quantités et l'état, en raison du conditionnement, la constatation ultérieure des déficits, pertes, détériorations, destructions ou avaries n'engage pas sa responsabilité ; leur règlement intervient suivant les procédures décrites au présent titre.

2.1.2.2.5.

Réception de matériels consécutive à un reversement.

Les matériels des formations, états majors, services peuvent être reversés directement dans les organismes du CAT.

En fonction de leur état (examen qualitatif par le responsable de l'organisme), ces matériels sont pris en compte dans l'une des positions suivantes  :

• en approvisionnement ;

• en attente, pour les matériels jugés hors service et susceptibles d'être proposés pour la réforme ou pour les matériels à trier.

2.1.3. Mouvements « sorties ».

2.1.3.1. Généralités.

Le présent article ne traite que des procédures relevant des différents délégataires du commissariat (directeurs, commandants de service et d'établissement du commissariat, commandants de certaines formations administratives).

2.1.3.2. Types de mouvements «  sorties ».

Les matériels en « approvisionnement » ou en « service » peuvent faire l'objet de  :

2.1.3.2.1. Mouvements de sortie temporaire.

Locations.

Mises à disposition au bénéfice d'autres organismes des armées.

Prêts à un service public relevant d'un autre département ministériel, à une autre personne publique ou à une personne privée dans l'intérêt exclusif des armées.

2.1.3.2.2. Mouvements de sortie définitive.

Délivrances aux formations sur ordre d'attribution.

Cessions à des services des armées.

Retraits des approvisionnements.

Réformes techniques.

Réformes de commandement.

2.2. Matériels en service.

Les dispositions relatives aux :

• constatations des excédents, pertes, déficits, détériorations, destructions ou avaries ;

• vérifications et recensements ;

• prises et remises de service ;

• réformes techniques,

  sont applicables aux matériels d'exploitation.

2.2.1. Généralités.

Les matériels d'exploitation sont divisés en deux groupes :

2.2.1.1.

Matériels d'exploitation du groupe A (matériels d'usage général, spéciaux, informatiques et graphiques).

Les dotations et les conditions de réalisation de ces matériels sont définies par la direction centrale pour les matériels de gestion centrale ou par les directeurs du commissariat en région terre et les directeurs des commissariats relevant du commandement supérieur dans les départements et territoires d'outremer, des forces ou éléments de forces à l'étranger et sur les théâtres d'opérations extérieures, pour les matériels de gestion locale.

Il est à noter que certains de ces matériels peuvent être prélevés, après autorisation de l'ordonnateur répartiteur concerné, sur les stocks en approvisionnement dans l'organisme du CAT.

2.2.1.2.

Matériels d'exploitation du groupe B (petits matériels et outillage à main).

Il n'existe pas de modalités particulières arrêtées pour la dotation des petits matériels et l'outillage.

Il appartient au responsable de l'organisme du CAT d'en établir la nomenclature pratique et de déterminer en fonction des besoins réels de l'organisme, l'importance du volant à constituer et à entretenir pour satisfaire les demandes des services d'exploitation.

Il est créé à cet effet dans chaque organisme un magasin dit «  d'exploitation  ». Le préposé à la garde de ce magasin spécialisé est détenteur-dépositaire.

Sous l'autorité et la responsabilité directe du responsable de l'organisme il reçoit, détient ou délivre au fur et à mesure des besoins, les matériels et outillages aux magasins et ateliers de l'établissement.

Les petits matériels et l'outillage peuvent être achetés dans le commerce et réceptionnés directement par le responsable de l'organisme.

2.2.2. Comptabilité des matériels d'exploitation.

Les petits matériels et l'outillage (matériels d'exploitation du groupe B) sont suivis en comptabilité simplifiée, d'atelier ou d'emploi, définie selon instruction particulière de la DCCAT. Ils sont perçus directement par les détenteurs usagers au magasin des matériels d'exploitation sur présentation d'un bon. Ils sont reversés dans les mêmes conditions, soit parce qu'ils sont devenus sans emploi, soit pour y être échangés nombre pour nombre lorsqu'ils sont jugés hors d'état de servir.

2.2.3. Matériels de consommation courante.

Sont désignés sous l'appellation de «  consommation courante  » :

• les matières et objets de propreté ou d'entretien utilisés pour les besoins propres à l'organisme ;

• les articles de quincaillerie, tels que vis, boulons, chevilles, pointes etc. et autres objets et matières (appareillage électrique, peinture…) destinés à être utilisés dans les travaux d'entretien et les menues réparations exécutées par les moyens propres à l'organisme ;

• les matériaux et autres fournitures destinés à la confection d'emballage  ;

• les emballages confectionnés dans la mesure où les instructions particulières n'en prévoient pas la récupération.

Les matières et objets sont considérés comme consommés dès leur sortie de la comptabilité. Ils ne peuvent être distribués aux utilisateurs que sur présentation d'un bon portant mention de l'emploi prévu.

2.3. Cas particulier du transport de matériels.

Les transports de matériels sont régis, dans chacun de leurs modes, par des instructions particulières insérées aux BOEM 123*, 532* et 533.

Dès qu'il est fait appel à un transporteur civil ou militaire, le destinataire donne, à la réception, décharge au transporteur.

En cas de litige (qualitatif ou quantitatif par exemple), le destinataire émet des réserves et prend toutes dispositions nécessaires pour préserver les droits de l'État rappelés par la réglementation.

2.4. Pertes, avaries, détériorations, destructions, excédents et déficits de matériels.

2.4.1. Constatations.

Les pertes, déficits, détériorations, destructions et avaries donnent lieu quelles que soient leurs causes à constatation par procès-verbal.

La procédure de constatation diffère selon leurs origines.

On distingue les pertes, déficits, détériorations, destructions et avaries :

• en cours de transport susceptibles d'engager la responsabilité du transporteur ;

• constatés à la réception d'une expédition en provenance d'un établissement et ne mettant pas en jeu la responsabilité du transporteur, mais celle du chargeur ;

• ayant une origine autre que celles visées cidessus.

Dans tous les cas, le détenteur-dépositaire est tenu de présenter ses justifications. Toute perte, avarie, destruction, détérioration, excédent ou déficit doit être portée dans les plus brefs délais, par le détenteurdépositaire, à la connaissance de l'autorité hiérarchique.

Le comptable concerné est également avisé. Un procès-verbal de constatation est immédiatement établi et inscrit au registre des procèsverbaux.

Ce procès-verbal :

• relate les circonstances de la perte, avarie, destruction, détérioration, excédent ou déficit ;

• énumère les matériels concernés et leur prix d'inventaire ;

• comporte la décision prise par l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs ;

• indique les responsabilités disciplinaires et pécuniaires éventuellement mises en jeu.

2.4.2. Procédures.

Le comptable réceptionnaire consigne immédiatement les circonstances dans un rapport dont un exemplaire, complété par les factures correspondantes, est mis à l'appui du dossier de mouvements du destinataire ; le deuxième exemplaire, accompagné des factures «  entrée » et « sortie » modifiées, est adressé au commissaire chargé de la surveillance administrative et de la surveillance technique de l'organisme réceptionnaire.

Un procès-verbal collectif de constat est ouvert par l'expéditeur.

Il est clos le dernier jour du trimestre.

Le procès-verbal revêtu des propositions du commissaire rapporteur est adressé pour décision dans le mois qui suit le trimestre écoulé au directeur du commissariat compétent (DIRCAT) qui le transmet au directeur central du commissariat (DCCAT), lorsque le montant est supérieur à son seuil de compétence.

3. Élimination des matériels et remise aux domaines.

3.1. Élimination des matériels.

L'élimination peut revêtir trois formes :

• la réforme technique ;

• la réforme de commandement ;

• le retrait des approvisionnements.

3.1.1. Réforme technique.

La réforme technique est l'opération administrative par laquelle est exclu du domaine mobilier de l'État un matériel usagé dont on a constaté l'impropriété absolue ou relative à l'usage pour lequel il a été réalisé et non susceptible d'être maintenu en service :

• soit parce qu'il est irréparable ;

• soit parce que le coût de la remise en état est jugé trop élevé ;

• soit parce que les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants.

La réforme technique s'applique aux seuls matériels en service.

Les propositions de réforme et la valorisation des dossiers relèvent de l'organisme du CAT.

La décision de réforme technique est approuvée par l'ordonnateur-répartiteur concerné.

Toute décision de réforme technique donne lieu à établissement d'un procès-verbal de réforme qui fixe la destination à donner aux matériels réformés, à savoir  :

• à conserver pour être transformés ou utilisés pour les réparations ou à titre d'exposition ou à des fins d'instruction ;

• à démolir ou à détruire après récupération, le cas échéant, des parties utilisables ;

• à remettre au service des domaines pour y être vendus.

Une instruction particulière de la DCCAT définit les matériels qui doivent faire l'objet d'une dénaturation préalable avant leur remise au service des domaines.

3.1.2. Réforme de commandement.

La réforme de commandement est l'opération administrative par laquelle, sur décision dite de commandement, pour des raisons opérationnelles ou techniques, un type de matériel en service, en approvisionnement ou mis à la disposition d'organismes extérieurs cesse d'être utilisé.

Elle concerne les matériels complets, les rechanges et la documentation spécifique à ces matériels, les outillages d'entretien et de fabrication de ces matériels en cas d'impossibilité d'une autre utilisation et les matériels dangereux.

La réforme de commandement peut être soit totale et immédiate, soit échelonnée dans le temps.

3.1.3. Retrait des approvisionnements.

Le retrait des approvisionnements est l'opération administrative par laquelle est décidée l'élimination d'un matériel en approvisionnement, neuf ou en bon état, n'ayant jamais été utilisé ou ayant fait l'objet d'une remise en état, reconnu définitivement inutile aux organismes de la défense dans les cas suivants :

• matériel périmé à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de la date de sa mise en service, de la durée de son utilisation ou de sa date de péremption ;

• matériel sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'il devait satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• matériel en excédent, eu égard aux quantités disponibles en stock par rapport aux besoins prévus. Dans ce cas, l'élimination doit être précédée d'une consultation préalable visant à s'assurer que les matériels ne peuvent pas être utilisés par un autre service des armées.

3.1.4. Autorités compétentes.

Les autorités compétentes sont suivant leurs compétences et les seuils déterminés :

• le directeur en région terre (DIRCAT), sur ordre de la DCCAT en ce qui concerne certains retraits des approvisionnements ;

• le directeur central (DCCAT) avec ou sans visa de la DAF selon qu'il s'agit d'affaires mineures ou non ;

• le chef d'état-major de l'armée de terre après visa de la DAF (pour certains retraits des approvisionnements).

3.2. Remise à l'administration des domaines.

3.2.1. Règles générales.

Les matériels proposés pour l'élimination sont placés dans la position administrative CAT « en instance de réforme » jusqu'à la décision d'élimination. Les matériels à éliminer sont suivis en comptabilité dans une position administrative « en attente » à un des titres suivants :

• à remettre au service des domaines pour vente ;

• à détruire.

3.2.2. Remise au service des domaines.

Les matériels à remettre au service des domaines sont allotis et stockés séparément des matériels en approvisionnement et des autres matériels en attente.

Les matériels sont évalués au prix d'inventaire.

La remise à l'administration des domaines est effectuée au moyen d'un procès-verbal signé par l'autorité ayant reçu délégation de pouvoirs et transmis à cette administration.

Un des exemplaires du procès-verbal comportant la certification de la prise en charge par le service des domaines est renvoyé au service et conservé par le comptable pour être mis ultérieurement à l'appui de la pièce justifiant la sortie des écritures du matériel vendu.

Le matériel remis au service des domaines reste sous la garde et la responsabilité du comptable/détenteur-dépositaire jusqu'à son enlèvement après vente.

Les ventes sont organisées par le service des domaines. Les matériels vendus sont enlevés par les acquéreurs sur présentation d'un bon d'enlèvement remis par le service des domaines, et sont sortis de la comptabilité particulière au vu d'un ordre de sortie établi par le comptable après réception de la copie ou de l'extrait du procès-verbal de vente transmis par le service des domaines. Les matériels non vendus restent dans la comptabilité des matériels « en attente  » ; ils seront inclus dans les lots constitués pour les ventes ultérieures.

4. Comptabilité des matériels et procédures comptables.

4.1. But et bases de la comptabilité.

La comptabilité des matériels est organisée de façon à permettre :

• la connaissance du patrimoine mobilier en quantité et en valeur ;

• la description, le suivi et le contrôle des mouvements de manière notamment à prévenir tout détournement ou dilapidation et à situer les responsabilités correspondantes ;

• d'assurer un contrôle systématique et permanent de la concordance entre les écritures et les existants réels ;

• de suivre les consommations et d'identifier clairement les organismes ayant bénéficié des distributions et cessions du CAT ;

• de fournir tous renseignements d'ordre comptable et éventuellement statistique, sur leur nature, leur importance, leur situation ou leur position.

4.2. Documents principaux relatifs à la comptabilité.

4.2.1. Inventaire général.

L'inventaire général indique en permanence, pour chaque article et par position comptable, les existants globaux et leur répartition entre les différents détenteurs-dépositaires ou les différents sites.

L'inventaire général est un document qui n'est pas arrêté en fin d'année. Il peut être tenu sous deux formes :

• soit d'un document manuel ; ce document est composé de fiches comptables enregistrées au moment de leur ouverture sur un registre et authentifiées par la signature du comptable. Ces fiches, lorsqu'elles sont entièrement remplies, sont archivées pendant cinq ans ;

• soit d'un document informatisé ; ce document est mis à jour par la saisie des mouvements de matériels sous la responsabilité du comptable.

Ce système doit permettre, à tout moment, la visualisation et l'édition de tout ou partie de l'inventaire général.

4.2.2. Inventaire particulier.

4.2.2.1. Tenu par le détenteur-dépositaire.

Cet inventaire indique en permanence la quantité des matériels confiés à un détenteur-dépositaire.

L'inventaire particulier est un document permanent qui n'est pas arrêté en fin d'année.

Il se présente :

• soit sous la forme d'un document manuel. Il est composé de fiches mobiles faisant référence aux fiches comptables. Les mouvements sont passés en écriture par le détenteur-dépositaire avant transmission des pièces justificatives au comptable ;

• soit sous la forme d'un document informatisé, mis à jour par le détenteur-dépositaire au moment de la saisie des mouvements, avant transmission des pièces justificatives au comptable.

Ce système doit permettre une visualisation et l'édition, à la demande, de l'inventaire particulier du détenteur-dépositaire.

En ce qui concerne les matériels en approvisionnement, en service et en attente, lorsque le comptable cumule ses fonctions avec celle de détenteur-dépositaire, l'inventaire général et l'inventaire particulier sont confondus dans le même document.

4.2.2.2. Remis au détenteur-usager.

Au moment de sa prise de fonction ou lors de leur perception, le détenteur-usager reçoit du détenteur-dépositaire un inventaire particulier de tous les matériels qui lui sont confiés. Il y appose sa signature ; toutes modifications ultérieures doivent être acceptées par le détenteur-dépositaire et le détenteur-usager.

4.2.3. Fiche inventaire.

Les chefs d'atelier, de magasin ou le personnel en situation de détenteurs-usagers tiennent une fiche inventaire. Sur cette fiche sont inscrits les matériels mis à disposition et sont portées les restitutions effectuées.

Ces fiches inventaires n'ont pas de durée d'utilisation déterminée. Les opérations relatives à chaque année y sont consignées distinctement.

4.2.4. Registre-journal.

Dans chaque organisme, il est ouvert un registre-journal, tenu par le comptable.

Sur ce registre sont enregistrées, dans l'ordre chronologique, les pièces justificatives constatant les mouvements de matériels, qu'il s'agisse d'entrées ou de sorties.

Lorsque ce document est tenu manuellement, il est coté et paraphé par l'autorité hiérarchique.

Lorsqu'il est obtenu à partir de la saisie de pièces justificatives dans un système informatisé, les feuillets édités comportent un arrêté journalier des mouvements saisis.

Cet arrêté est signé par le comptable qui authentifie ainsi le document.

Ces pièces justificatives restent annexées au registre-journal pour être tenues à la disposition des autorités habilitées à en vérifier l'existence.

Le registre-journal (manuel ou informatisé) est un document annuel.

Il est arrêté au nombre de pièces justificatives enregistrées, lors de la prise et remise de service entre comptables et au 31 décembre de chaque année.

L'arrêté est signé par le comptable (comptable entrant et sortant en cas de prise et remise de service) et contresigné par l'autorité hiérarchique.

4.2.5. Registre inventaire des matériels mis à disposition de personnes ou organismes extérieurs à la défense.

Ce registre indique, par bénéficiaire et par opération, l'énumération des matériels concernés avec leur numéro de nomenclature, la date de mise à disposition, la date prévue de réintégration, la date effective de réintégration avec référence à la pièce justificative établie à cette occasion, les dates de vérification des existants par le service cédant. Les conditions financières et techniques ainsi que les obligations respectives du service cédant et de l'organisme bénéficiaire sont stipulées dans le marché ou la convention obligatoirement établis à cette occasion et dont un exemplaire est conservé à l'appui du registre.

4.2.6. Registre des procès-verbaux.

Le registre des procès-verbaux est un registre manuel coté et paraphé par l'autorité hiérarchique. Il est destiné notamment à la transcription ou à l'enregistrement des faits, des actes et des ordres pouvant engager ou dégager la responsabilité des personnels concourant à la comptabilité des matériels notamment :

• les ordres de désignation des comptables et des détenteurs-dépositaires ;

• la procuration délivrée aux mandataires ;

• les procès-verbaux de prise et remise de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires ;

• les procès-verbaux constatant les pertes, avaries, détériorations et destructions ;

• les procès-verbaux de vérifications, récolements et recensements ;

• les réserves formulées par les comptables et les détenteurs-dépositaires concernant l'exécution de mouvements de matériels prescrits par l'ordonnateur-répartiteur ;

• les délégations de signature données par l'ordonnateur-répartiteur.

4.3. Périodicité comptable : arrêté annuel des écritures.

Les écritures sont arrêtées au 31 décembre de chaque année.

Cet arrêté consiste à indiquer les résultats de la balance entre les entrées et les sorties. Ces résultats déterminent les reports d'inventaire.

4.4. Rapport annuel.

Un rapport annuel présentant synthétiquement les résultats de la gestion est établi chaque année par le responsable de l'organisme du CAT. Ce rapport, complété par le commissaire chargé de la surveillance administrative et technique de l'organisme, est transmis à l'autorité hiérarchique le 1^er mars de l'année qui suit celle de la gestion expirée. L'autorité hiérarchique après l'avoir revêtu de son avis motivé le fait parvenir à la direction centrale pour le 1^er avril de la même année.

4.5. Traitement et conservation de la comptabilité.

Le centre d'études et de développements informatiques du commissariat de l'armée de terre (CEDICAT) est chargé de la mise en œuvre, de la continuité et de l'intégrité du système de traitement en matière de comptabilité des matériels du CAT en approvisionnement, en attente ou mis à la disposition des organismes extérieurs.

Tous les documents relatifs à la comptabilité et les pièces justificatives qui s'y rapportent doivent être conservés pendant un délai de cinq ans pour les documents et dix ans pour les registres. Au-delà de ces délais, les pièces justificatives et autres documents de comptabilité sont conservés dans l'établissement de diffusion, d'impression et d'archives du commissariat de l'armée de terre (EDIACAT).

5. Surveillance des écritures et des existants.

L'ensemble des matériels, quelles que soient leur nature et leur position administrative, doit faire l'objet de surveillances systématiques et périodiques destinées à  :

• contrôler et apprécier les conditions d'entretien et de conservation  ;

• vérifier la concordance des écritures et des existants  ;

• s'assurer de la régularité des documents comptables.

5.1. Définitions et responsabilités.

5.1.1. La surveillance interne.

La surveillance interne peut revêtir trois formes.

Toujours effectuée sous la responsabilité de l'ordonnateur-répartiteur, elle est menée par :

• le responsable de l'organisme lui-même ou par une équipe de vérification qu'il a désignée, parmi les personnes ne prenant pas part aux opérations de stockage, garde ou emploi du matériel vérifié ;

• le détenteur-dépositaire lui-même.

La vérification consiste à dénombrer de manière exhaustive chaque matériel et à rapprocher les résultats de cette opération de l'inventaire du comptable.

Le récolement, à l'inverse de la vérification, consiste à partir des inventaires respectifs du détenteur-dépositaire et du comptable, à vérifier que les existants concordent avec les soldes comptables des écritures.

La vérification des écritures consiste à s'assurer que les documents comptables concordent avec les pièces justificatives et que ces dernières sont bien signées par les personnes habilitées.

5.1.2. La surveillance externe.

La surveillance externe est effectuée par le commissaire chargé de la surveillance administrative et technique de l'organisme contrôlé ; il procède à des recensements.

Ce commissaire peut, autant que de besoin, se faire assister de personnes extérieures à l'organisme précité.

Les opérations de recensement prennent la même forme que les opérations de vérification. Elles portent soit sur la totalité des matériels, soit sur une partie d'entre eux (par sondage), en fonction de l'analyse des risques qu'en fait le commissaire chargé de la surveillance selon la méthode définie par l'instruction citée en dix-septième référence. Elles sont complétées par une vérification des écritures telle que définie ci-dessus.

5.2. Périodicités et programmes.

Les vérifications et récolements sont effectués selon les périodicités minimales et les procédures définies ci-après.

5.2.1. Matériels en approvisionnement.

Les vérifications et récolements sont effectués au minimum tous les :

• trois ans pour les effets et articles d'habillement ;

• deux ans pour le matériel de campement, couchage et ameublement, le matériel de restauration et de campagne et les autres matériels en approvisionnement.

5.2.2. Matériels en service.

Les vérifications et récolements sont effectués tous les ans.

5.2.3. Procédures.

Le responsable de chaque organisme établit un programme de vérification à la fin de chaque année, qui précise la nature et l'importance des vérifications qui devront être effectuées dans le courant de l'année suivante.

Il adresse une copie de ce programme pour le 15 décembre de chaque année au commissaire chargé de la surveillance administrative et technique.

Celui-ci établit un plan de recensement annuel des organismes dont il a la charge, tenant compte des programmes de vérification établis par les organismes.

5.3. Résultats des opérations de surveillance.

5.3.1. Résultats des opérations de surveillance interne.

Les résultats des vérifications et récolements internes sont consignés sur une fiche établie par le vérificateur.

Les fiches de vérification, datées et signées, sont conservées pendant cinq ans.

5.3.2. Résultats des opérations de surveillance externe.

Les résultats des recensements des matériels suivis en procédure manuelle sont consignés sur le registre-journal des écritures comptables.

Les résultats des recensements des matériels suivis en informatique font l'objet de fiches numérotées dans la même série chronologique que les fiches de vérifications et conservées dans les mêmes conditions.

5.4. Régularisation des écarts.

5.4.1. Écarts constatés lors des vérifications et récolements.

Lorsqu'il a constaté des excédents et/ou des déficits, le responsable de l'organisme établit sans délai un certificat administratif, qu'il soumet, accompagné de ses explications au commissaire chargé de la surveillance administrative et technique.

Il fait procéder, dans les meilleurs délais, aux mouvements comptables nécessaires (ordre ou saisie de mouvement).

5.4.2. Écarts constatés lors des recensements.

Les écarts constatés par le commissaire chargé de la surveillance administrative font l'objet d'un procès-verbal.

Les excédents et/ou déficits constatés sont portés en entrée ou en sortie par le responsable de l'organisme.

La copie du procès-verbal constitue la pièce justificative. Un certificat administratif n'est établi qu'en procédure manuelle.

6. Textes abrogés.

L'instruction n^o 3999/DEF/DCCAT/APP/REG du 17 novembre 1998 réglant les conditions d'application des textes fondamentaux sur la comptabilité des matériels dans les organismes du commissariat de l'armée de terre, l'instruction n^o 10165/DEF/DCCAT/AP/RA du 27 août 1984 relative aux recensements et vérifications dans les établissements du commissariat de l'armée de terre et la circulaire n^o 110/DEF/DCCAT/AP/AG du 30 juin 1992 relative aux délégations de pouvoirs du ministre dans ses fonctions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense et fixant les compétences en ce qui concerne les matériels du commissariat de l'armée de terre sont abrogées.