Le système comptable des cercles et des foyers de la marine est basé sur le plan comptable général (PCG). Les particularités relatives à l'activité et à la structure des cercles (et de leurs unités de gestion) et des foyers conduisent cependant, sur la base des comptes du plan comptable général, à l'établissement d'un plan professionnel adapté. Celui-ci se caractérise par la modification d'un certain nombre de comptes du PCG, voire par la création de comptes spécifiques.

Il s'applique aux cercles (et à leurs unités de gestion) situés en métropole et aux foyers situés en outre-mer et à l'étranger.

Les cercles sont des établissements publics administratifs qui assurent, soit un service d'hôtellerie et de restaurant, soit des prestations de détente, culturelles et de loisirs ou réunissent l'ensemble de ces prestations. Les cercles peuvent être constitués d'unités de gestion, d'annexes et de services dirigés par des « directeurs délégués » :

• les unités de gestion sont implantées dans les formations autonomes en métropole, n'ont pas de personnalité distincte de leur cercle de rattachement mais possèdent un comité de pilotage présidé et composé par le commandant de la formation d'implantation. Elles sont dirigées par un directeur délégué qui dispose d'une délégation de gestion courante et qui est un adjoint direct du directeur de l'établissement de rattachement ;
• les annexes sont dédiées aux mêmes activités que les unités de gestion mais ne sont pas implantées dans une formation et ne possèdent par conséquent pas de comité de pilotage ;
• les services sont dédiés à une activité particulière (exemples service des coopératives, services loisirs...).

Les foyers, qui sont également des établissements publics administratifs assurent les mêmes prestations en outre-mer et à l'étranger.

Le système comptable a pour fonction de :

• saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;
• fournir, après traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux besoins des différents utilisateurs intéressés.

Il est tenu par moyens informatiques (cf. point 3.2) permettant l'enregistrement des opérations sur supports informatiques, la tenue de fichiers et l'édition automatisée des documents de synthèse⁽¹⁾ et des livres de comptabilité.

Toutefois, pour ces derniers, la saisie manuscrite de certaines informations reste obligatoire⁽²⁾ notamment les tableaux du registre général.

Les documents doivent permettre les authentifications et certifications nécessaires.

L'homologation des logiciels relatifs aux cercles et foyers relève d'une décision de l'état-major de la marine, bureau condition du personnel de la marine (EMM/CPM), après visa de la direction centrale du commissariat de la marine, bureau « administration des unités » (DCCM/ADM/UNITES).

1. Dispositions générales.

1.1. Principes généraux.

1.1.1. Objet de la comptabilité.

Les informations comptables doivent donner au directeur de cercle ou de foyer ainsi qu'aux chefs d'unité de gestion (et annexes et services rattachés) et aux autres utilisateurs une description adéquate, loyale, claire, précise et complète des opérations, événements et situations.

Elles sont enregistrées jour par jour pour être traitées en temps opportun.

1.1.2. Principes de la comptabilité.

À l'effet de présenter des états reflétant une image fidèle de la situation et des opérations du cercle ou du foyer, la comptabilité doit satisfaire à des principes généraux.

Il s'agit pour l'essentiel de :

• la prudence, qui consiste en l'appréciation raisonnable des faits dans le but d'éviter de transférer dans l'avenir des incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats du foyer ;
• la régularité, ou conformité aux règles et procédures en vigueur ;
• la sincérité, ou souci de traduire la vérité, grâce à l'application de bonne foi des règles et procédures, en fonction de la connaissance de la réalité et de l'importance des opérations comptables, événements et situations.

D'autres principes, codifiés dans le plan comptable, doivent être observés, par exemple :

• continuité de l'exploitation : l'arrêté des comptes présume que l'organisme continuera de fonctionner dans un avenir prévisible ;
• non-compensation des opérations : il est interdit d'effectuer des compensations entre des postes d'actif et de passif et entre des postes de charges et de produits ;
• permanence des méthodes : les modes d'évaluation ne peuvent être modifiés d'un exercice à l'autre, afin de garantir la cohérence des informations comptables au cours des périodes successives ; toute exception à ce principe doit être justifiée par la recherche d'une meilleure information.

1.2. Organisation générale de la comptabilité.

La comptabilité est organisée de telle sorte qu'elle permette :

• la saisie complète, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;
• la disponibilité des informations élémentaires et l'établissement, en temps opportun, des états dont la production est prévue et requise ;
• le contrôle et l'exactitude des données et des procédures de traitement.

Le système comptable des organismes est composé :

• d'une comptabilité financière en partie double répertoriant l'ensemble des flux physiques et financiers rattachés à l'organisme ;
• d'une comptabilité de gestion permettant de connaître la situation de chaque activité, le coût des prestations et d'alimenter les indicateurs des tableaux de bord ;
• d'une comptabilité des stocks permettant de suivre des mouvements de stock et de vérifier l'exactitude des ventes par rapprochement avec la comptabilité financière ;
• de comptabilités auxiliaires pour suivre les immobilisations, les stocks et les activités particulières (hôtellerie, restauration, etc.).

2. Le plan des comptes.

2.1. Classification.

La classification des comptes se caractérise par le choix d'un système décimal et l'adoption de critères de répartition des opérations.

2.1.1. La codification des comptes.

Le numéro de code participe, avec l'intitulé du compte qui l'accompagne, à l'identification de l'opération enregistrée en comptabilité.

La codification permet :

• le tri des opérations par grandes catégories (répartition dans les classes de comptes) ;
• l'analyse plus ou moins développée de ces opérations au sein de chacune des catégories, grâce à l'utilisation d'une structure décimale (conforme au plan comptable général et rappelée en annexe I).

Ces dispositions facilitent les regroupements, en postes, puis en rubriques, nécessaires à la production des documents de synthèse normalisés.

2.1.2. Les critères de classement.

Les critères successifs de classement des opérations retenues dans le plan de comptes assurent l'homogénéité interne des classes et des comptes à deux chiffres en fonction de catégories économiques d'opérations qu'ils sont destinés à regrouper.

Indépendamment de cette cohérence interne du plan de comptes, l'établissement des documents de synthèse nécessite une répartition des opérations enregistrées en comptabilité selon des critères généraux de classement :

• au bilan : classement en fonction de la destination des biens dans le cercle ou le foyer (immobilisations, stocks...) ;
• dans le compte de résultat : classement en fonction de la nature des charges et des produits constitutifs du résultat de l'exercice.

2.1.3. Guide comptable.

Un guide comptable diffusé par le bureau DCCM/ADM/UNITES précise la terminologie comptable, les modalités de fonctionnement des principaux comptes. Il donne également des exemples d'application et comporte un schéma du bilan et du compte de résultat. Il est mis à jour périodiquement en concertation avec le bureau EMM/CPM.

2.2. Organisation du plan des comptes.

2.2.1. La liste complète des comptes résulte d'une part de la liste des comptes du plan comptable général et, d'autre part, de la liste des comptes modifiés, voire créés, pour les besoins de la gestion des cercles et des foyers : il s'agit donc d'un plan professionnel des comptes.

La présentation détaillée du plan professionnel des comptes des cercles et des foyers fait l'objet de l'annexe III.

2.2.2. Le système normalement utilisé dans un cercle ou un foyer est le système de base. La codification et l'intitulé de ces comptes doivent être strictement respectés.

Les comptes imprimés en caractères italiques permettent au directeur de détailler si nécessaire certaines opérations.

Les comptes sont ouverts en tant que de besoin. L'ordre de classification des comptes doit dans tous les cas être respecté.

Si certaines opérations ne peuvent être enregistrées dans aucun des comptes du plan de comptes, les comptes complémentaires ou supplémentaires doivent, préalablement à leur ouverture, faire l'objet d'une inscription dans le tableau correspondant du registre général.

A l'inverse, si les comptes prévus sont trop détaillés pour les besoins du cercle ou du foyer, il est possible de regrouper les comptes dans un compte global de même niveau ou de niveau plus contracté, conformément aux possibilités ouvertes par le plan de comptes.

2.3. Tenue des comptes.

2.3.1. Généralités.

La comptabilité est tenue dans la monnaie qui a cours localement.

Les modalités de prise en compte de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) font l'objet du point 2.5 et de l'annexe V.

Les écritures rappellent les numéros et (ou) intitulés des comptes. Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont l'intitulé correspond à leur nature.

2.3.2. Respect du plan des comptes.

Le plan de comptes décrit au point 2.2 ci-dessus doit être respecté. Il doit être suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des opérations conformément aux normes comptables.

2.3.3. Les pièces justificatives.

Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, qui doit pouvoir être présentée à tout instant (facture, relevé bancaire...), ou sur une inscription certifiée (sur le registre général) dont la référence est rappelée au livre journal. Toutes les pièces justificatives, à l'exception des relevés bancaires, doivent être certifiées par le directeur du cercle ou du foyer ou par le directeur délégué concerné.

Les pièces justificatives sont numérotées chronologiquement par journal (achats, ventes,...) dans une série annuelle et conservées dans un classeur particulier. Dans les organismes ayant un volume important de factures fournisseurs, une sous-série chronologique mensuelle peut s'y surajouter pour la tenue du journal achats.

Les factures doivent être certifiées et revêtues, soit de l'acquit du créancier, soit d'une mention de règlement portant référence du moyen de paiement.

Toute écriture comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque opération, ainsi que les références de la pièce qui la justifie. Ainsi, à tout moment, il sera possible, à partir de l'écriture comptable, de remonter à la pièce justificative. À l'inverse, les annotations figurant sur la pièce justificative (numéro de pièce et numéro de mouvement comptable) permettent de retrouver l'écriture concernée.

Quand il n'existe pas de pièce justificative spécifique à une opération financière (par exemple : remise ou remboursement des avances permanentes), un certificat administratif est établi (cf. annexe XVII) et systématiquement certifié par le directeur du cercle ou du foyer ou le directeur délégué concerné.

2.4. Traitements informatisés.

2.4.1. Exhaustivité de la saisie des informations.

Le système de traitement doit établir, sur papier et sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toute insertion intercalaire ainsi que toute suppression ou addition ultérieure.

L'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En outre, chaque donnée doit s'appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit.

2.4.2. Contrôle.

L'organisation du système de traitement doit rendre aisé tout contrôle éventuel. Il doit être possible de reconstituer à tout moment, à partir des données définies ci-dessus, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à vérification ou, à partir de ceux-ci, de retrouver les données entrées.

Ainsi, tout solde de compte doit pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède, à partir d'un autre solde de ce même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant l'identification des données correspondantes.

L'exercice de tout contrôle comporte un droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements en vue de procéder notamment à des tests.

Le directeur de cercle ou de foyer ou le directeur délégué concerné doit conserver :

• l'ensemble de la documentation technique relative aux matériels utilisés (ordinateurs, logiciels, périphériques...) afin que le contrôleur trouve une traduction lisible des principes de fonctionnement de l'outil dans son ensemble ;
• la totalité des données d'archives sur supports papier et informatique.

2.5. Opérations particulières.

2.5.1. La taxe sur la valeur ajoutée.

La TVA comprend deux éléments distincts, ayant chacun leurs règles propres :

• l'un concerne, en amont, le régime de déductibilité de la TVA [TVA recouvrée sur le foyer (TVA sur charges et immobilisations)] qui se décompose en :
• TVA déductible ;
• TVA non déductible ;
• l'autre est relatif, en aval, au régime d'imposition de la TVA [TVA collectée par le foyer (sur les produits)].

La TVA collectée d'une part, la TVA déductible d'autre part, ne doivent pas figurer dans les produits et les charges d'exploitation. S'agissant d'opérations effectuées d'ordre et pour le compte du Trésor public, elles sont enregistrées dans les comptes appropriés de la classe 4.

En revanche, la TVA non déductible afférente à un bien ou à un service doit être considérée comme un élément du coût de ce bien ou de ce service (coût d'achat ou coût de production enregistré toute taxe comprise).

L'annexe V détaille les règles de prise en compte de la TVA.

2.5.2. Les marchandises en consignation.

Exceptionnellement, après accord du conseil d'administration, le directeur du cercle ou du foyer peut passer des contrats de ventes en consignation.

Il convient dans ce cas d'exiger du fournisseur qu'il s'engage par écrit à supporter tous les risques quelle qu'en soit la nature (perte, destruction, détérioration, vol...). Mention en est portée au registre général.

Dans le cas du dépôt-vente, cette procédure ne peut s'appliquer qu'à un nombre restreint (et d'une valeur totale raisonnable) d'articles originaux destinés à apprécier la demande potentielle de la clientèle. La valeur totale des articles en dépôt vente ne doit pas dépasser 10 p. cent de la valeur totale du stock.

Sont concernées les marchandises vendues pour le compte de tiers : dépôt-vente, débit de tabacs, timbres fiscaux, presse...

L'annexe VI décrit ces opérations de façon détaillée.

3. Les livres de comptabilité.

3.1. Dispositions générales.

Les livres de comptabilité constituent les documents comptables de base.

Ils sont ouverts, au 1^er janvier de chaque année, par le directeur de l'organisme, sous sa signature (à l'exception du registre général, renouvelé tous les trois ans), et sont cotés et paraphés par le directeur de l'établissement public à caractère administratif (EPA) ou le directeur de foyer sous réserve des dispositions propres aux documents informatisés.

Les pièces comptables à tenir sont les suivantes :

• la feuille de caisse ;
• le livre journal (LJ) et le grand livre (GL) ;
• le registre inventaire des stocks ;
• la feuille de recettes ;
• la synthèse périodique ;
• le registre général (RG).

Ces pièces comptables, à l'exception des feuilles de recettes et des feuilles de caisse, sont présentées au visa du président du conseil d'administration (ou du comité de pilotage) tous les semestres, à l'occasion de l'établissement du bilan.

3.2. Les logiciels réglementaires.

Les logiciels utilisés pour la tenue des comptabilités doivent être homologués par le bureau EMM/CPM, après visa de la direction centrale du commissariat de la marine, bureau « administration des unités ».

3.3. La feuille de caisse.

La feuille de caisse permet de suivre sur un document unique les mouvements de trésorerie (caisse, compte courant postal, compte bancaire, compte d'attente chèques, cartes bancaires, virements internes...) et facilite le travail de report des opérations comptables correspondantes au livre journal.

Elle peut être constituée par une édition journalière de la balance des comptes de classe 5.

Dans certains organismes où, en raison de l'importance des mouvements journaliers, les fonctions de comptable et de trésorier sont distinctes, ce document est tenu par le trésorier.

Une feuille de caisse doit être établie chaque jour sauf les samedis et dimanches si aucune recette n'a été remise au trésorier. Les numéros des feuilles de caisse doivent se suivre. Le solde initial figurant sur la feuille de caisse doit être égal au solde final figurant sur la feuille de caisse précédente (le solde initial du lundi doit être égal au solde final du vendredi).

3.4. Le livre journal - le grand livre.

Tout organisme tient par traitement informatique :

• un livre journal enregistrant les opérations jour par jour ;
• un grand livre, pour l'ouverture et le suivi des comptes en concordance avec les totaux des écritures du livre journal.

Dans un ordre propre à chacun d'eux, le livre journal et le grand livre (non reproduits en annexe car strictement conformes au PCG) classent un même ensemble d'écritures. Il y a relation d'égalité, constatée par la balance, entre les totaux des écritures du livre journal et les totaux des écritures du grand livre.

Ces documents sont produits par un logiciel de comptabilité homologué (cf. point 3.2) conférant un caractère d'authenticité aux écritures et compatible avec les nécessités de contrôle de la comptabilité.

La dernière page du listage informatique de chacun du livre journal et du grand livre est visée par le directeur du foyer.

Le livre journal est détaillé en plusieurs journaux auxiliaires :

• journal de caisse ;
• journal de banque (un journal différent par compte bancaire) ;
• journal des achats ;
• journal des ventes ;
• journal des opérations diverses (OD).

3.5. Le registre inventaire des stocks.

La comptabilité des stocks est tenue par moyen informatique homologué (cf. point 3.2) garantissant le traitement et la pérennité des informations. Les documents produits permettent :

• le suivi des mouvements d'entrées et de sorties des stocks (achats et ventes) ;
• le suivi des retours de marchandises (reprises fournisseurs et sorties exceptionnelles) ;
• la valorisation des stocks à l'issue de l'inventaire.

Une comptabilité des stocks est ouverte pour chaque stock déclaré au bilan (la comptabilité des denrées « restaurant » fait l'objet des dispositions du point 4.2).

La dernière page du listage informatique est visée par le directeur.

3.6. La feuille de recettes (cf. annexe VII).

La feuille de recettes permet de justifier et contrôler les ventes au comptant, les cessions onéreuses, les entrées et sorties exceptionnelles. À ce document est joint le ticket Z, signé par le préposé aux ventes.

3.7. La synthèse semestrielle des achats et des ventes (cf. annexe VIII).

Ouvert pour chaque point de vente (bar, bimbeloterie...), ce document permet de justifier et de contrôler périodiquement la gestion des préposés aux ventes, par rapprochement des ventes théoriques avec les ventes réelles.

Ce document doit être présenté chaque semestre, après l'arrêté des comptes, au président du conseil d'administration. Ce dernier doit y apposer son visa.

3.8. Le registre général.

Ce document unique, présenté en annexe IX, regroupe les informations essentielles relatives à l'organisation, au fonctionnement comptable et à la gestion de l'organisme. Il lui est annexé un ou plusieurs classeurs permettant de répertorier les éléments avec efficacité⁽³⁾. Un registre général doit être tenu par le directeur du cercle (EPA) et par chaque directeur délégué.

Le registre général tenu par le directeur du cercle doit contenir tous les documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement comptable et de la gestion de son propre organisme ainsi que les renseignements concernant les organismes qui lui sont rattachés (unités de gestion, annexes ou services).

Le registre général tenu par le directeur délégué doit contenir tous les documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement comptable et de la gestion de son propre organisme (les documents dont il est le signataire ainsi que les copies des documents émanant de la direction de l'EPA qui concernent son entité).

La première partie du registre traite de l'organisation :

• prise de fonction et intérims du directeur ;
• composition du conseil d'administration ou du comité de pilotage ;
• composition des commissions d'activité (dans les EPA) ;
• réunions des commissions d'activité (dans les EPA) ;
• réunions du conseil d'administration et de la commission consultative des usagers ;
• assurances souscrites ;
• conventions et contrats conclu ;
• autres décisions et constatations relatives à l'organisation et au fonctionnement (règlement intérieur, création ou abandon d'activités commerciales, délégations d'inventaires consenties à l'adjoint au directeur du cercle ou du foyer...).

La seconde partie traite du fonctionnement comptable et de la gestion :

• liste des comptes ouverts en cours d'exercice ;
• fixation des avances permanentes et du montant maximal des encaisses ;
• inventaire des immobilisations (non financières) ;
• inventaire du matériel non immobilisé ;
• autres décisions et constatations relatives à la gestion (condamnation, cession ou perte de matériel, créances irrécouvrables, vols, dépréciation de stock, placements financiers autorisés...) ;
• inventaire annuel ;
• date des arrêtés périodiques et des vérifications de la comptabilité.

4. Les comptabilités auxiliaires.

Ce point concerne uniquement les organismes exerçant une activité d'hôtellerie et de restauration.

4.1. Organisation du système comptable : centralisation des informations comptables.

Chaque point de vente doit être équipé d'une caisse enregistreuse permettant de connaître chaque jour le montant des recettes par catégories de prestations et de suivre les mouvements de trésorerie.

Lorsque les conditions le permettent (points de vente en réseau et utilisant le même logiciel), les informations ainsi recueillies sont centralisées et agrégées au moyen d'une caisse enregistreuse centrale puis transmises à la saisie comptable.

Ce système permet la mise en place d'une chaîne intégrée et continue des contrôles au niveau interne.

La fonction de caisse enregistreuse centrale peut être tenue par une caisse dédiée à une activité spécifique (réception). Elle doit être programmée pour les différents tarifs des tickets repas, pour les recettes du restaurant, de la cave, du bar et de la boutique, pour les recettes diverses de factures de réception, d'hôtel, ou de téléphone et pour toutes les recettes et sorties de caisse.

À la fin de chaque service, les fonds et leurs pièces justificatives sont remis par les différents points de vente au préposé qui tient la caisse centrale. Celui-ci vérifie les informations transmises et passe tous les mouvements sur sa caisse. En fin de journée, il sort un Z récapitulatif et le contrôle avec ses pièces justificatives. Il reporte l'ensemble des éléments sur une feuille journalière informatisée (brouillard de caisse) qu'il remet au comptable. Celui-ci contrôle le brouillard de caisse avec les pièces justificatives jointes et reporte les éléments sur une feuille de caisse qui est présentée à la signature du responsable de l'annexe du cercle hôtelier.

Les cercles peuvent utiliser un logiciel homologué (cf. point 3.2) qui permet, grâce à une gestion multicaisse, de transférer automatiquement les données des points de vente vers le logiciel de comptabilité.

Une avance en numéraire peut être mise à la disposition des préposés des comptoirs de vente de certaines activités. Elle est consentie contre un reçu arrêté en toutes lettres et contresigné par le comptable et le préposé. Le directeur délégué doit régulièrement contrôler en détail la consistance des avances accordées.

Les montants des avances consenties sont inscrits au tableau 2.1 du registre général.

4.2. La comptabilité de l'activité restauration.

La comptabilité de l'activité restauration a pour objet de dégager les éléments constitutifs de la gestion de cette activité.

Les documents utilisés à cette fin doivent conduire à :

• actualiser les stocks en fonction des denrées utilisées ;
• dénombrer les convives ;
• discerner les prix de revient par type de prestations et par plat entrant dans la composition des menus.

Dans le cadre d'une gestion prévisionnelle et analytique, les indications obtenues permettent de procéder à des corrections ou des adaptations sur les éléments significatifs.

4.2.1. La comptabilité du stock de denrées.

La comptabilité des denrées du restaurant est tenue au moyen d'un logiciel de gestion des stocks (cf. point 3.2). L'application doit assurer un suivi mensuel de toutes les entrées et sorties de denrées, par fournisseurs et par famille d'articles. Elle doit également permettre de déterminer, en fin de mois, les quantités de chaque denrée consommée et le montant des factures par fournisseur.

Toutes les entrées sont portées en comptabilité dès la réception, même lorsque les produits doivent être utilisés immédiatement. Les denrées sont comptabilisées selon la méthode du prix moyen d'achat pondéré. Les denrées achetées à des prix différents constituent alors un seul article ; un prix moyen est pratiqué au prorata des denrées nouvellement approvisionnées.

Les factures produites par les fournisseurs du cercle sont centralisées par le directeur délégué. Il s'assure de leur conformité avec le bon de commande et le bulletin de livraison. Le directeur délégué règle directement avec le fournisseur les litiges ou les anomalies ayant pu se présenter. La mention de certification, apposée sur les factures, matérialise cette exploitation.

L'inventaire du stock de denrées est arrêté tous les mois par le personnel chargé des vivres  et présenté à la signature du directeur délégué. Ce dernier effectue au moins une fois par trimestre des contrôles inopinés du stock de denrées pour s'assurer que celui-ci est tenu à jour et que les écritures correspondent aux existants.

Afin de prendre rapidement les mesures correctives nécessaires, un ratio est calculé tous les mois lors de l'arrêté mensuel de la comptabilité (rapport entre denrées consommées et le nombre de repas vendus).

4.2.2. La comptabilité des tickets de restaurant.

La tenue d'une comptabilité des tickets de restaurant est obligatoire lorsque le principe d'une vente de tickets par carnets est adopté. La comptabilité des tickets est arrêtée chaque mois.

Les tickets doivent être réalisés dans des séries distinctes correspondant soit à la catégorie des membres soit à la nature des prestations offertes.

La comptabilité des tickets permet de suivre quotidiennement :

• la catégorie à laquelle appartiennent les usagers au regard de la fiscalité (assujettissement ou non à la TVA) ;
• les ventes de tickets qui correspondent à l'acquisition par les usagers de créances sur le cercle ;
• les tickets honorés qui correspondent à l'annulation de ces créances par la prestation satisfaite (repas servis) ;
• le stock de tickets en circulation (tickets détenus par les usagers) ;
• le stock de tickets en réserve, conservé dans un coffre au même titre que le numéraire.

Le cercle doit utiliser une caisse enregistreuse qui délivre des tickets personnalisés et fournit en fin de journée le détail et la répartition par catégories des tickets vendus et les recettes correspondantes. Un rapprochement doit être effectué avec la feuille journalière des tickets récupérés en salle.

Les tickets en réserve sont déposés dans un coffre-fort selon les mêmes principes que l'avoir en deniers (cf. point 8.3). Les tickets récupérés sont annulés puis détruits.

4.2.3. Les services à la carte et les services spéciaux.

Dans ce système, les consommateurs fixent leur choix d'après une carte proposée mentionnant les prix nets pratiqués.

Tous les plats et boissons avec leur prix de vente doivent être mémorisés dans une caisse enregistreuse. Des factures individuelles sont fournies par la caisse enregistreuse.

À l'issue de chaque service, le responsable sort un X et un Z récapitulant les sorties et les recettes. Le X est remis au caviste pour compléter son stock « restaurant » et inscrire les sorties en comptabilité. Le Z est joint aux factures et à la recette qui sont remises en fin de journée au préposé qui tient la caisse centrale.

4.2.4. Remarques.

La comptabilité du « restaurant » est entièrement distincte de celle du « bar ».

Les consommations (apéritifs, alcools) éventuellement servies à table sont fournies par le « bar », dont le préposé perçoit les recettes correspondantes. Le stock de boissons de table (vins, bières...) est pour sa part géré par le responsable du « restaurant » selon les règles applicables aux denrées, à moins qu'il ne soit constitué un stock particulier « cave ».

4.3. Les comptabilités des activités « bar et cave ».

En principe le bar est autonome de la cave. La gestion de ces activités est assurée par des préposés sous la responsabilité du directeur délégué. Le fonctionnement du bar et de la cave est assuré à l'aide d'une avance en numéraire.

4.3.1. La cave.

La cave assure l'approvisionnement et le stockage de toutes les boissons qui sont ensuite vendues dans certains points de vente (salles de restauration, bar...).

4.3.1.1. Délivrance en salle de restauration.

Les clients payent directement aux serveurs les boissons servies en salle. Les serveurs disposent d'une avance de caisse et règlent systématiquement les boissons délivrées au caviste. Une feuille journalière de cave récapitule les articles vendus.

4.3.1.2. Délivrance au bar.

Le bar étant autonome, toutes les délivrances doivent faire l'objet d'un bon de cession en double exemplaire :

• le premier exemplaire est conservé à l'appui de la comptabilité du bar ;
• le second exemplaire est conservé à l'appui de la comptabilité de la cave.

En fin de mois, le responsable de la cave totalise sur un état récapitulatif les bons de cession. Cet état signé par les deux parties est remis au comptable pour régularisation par jeu d'écriture.

4.3.1.3. Délivrance pour les réceptions, repas officiels ou cocktails.

Le maître d'hôtel responsable de la réception, du repas ou du cocktail demande au caviste de lui délivrer les quantités qu'il estime nécessaires. Un bon de cession en trois exemplaires est établi.

À l'issue de la réception, le maître d'hôtel indique sur les bons de cession les quantités réellement consommées et reverse au responsable de la cave les boissons non utilisées avec à l'appui un exemplaire du bon de cession indiquant les quantités consommées et reversées à la cave. Un autre exemplaire du bon de cession est remis au préposé chargé d'établir la  facturation.

4.3.2. Tenue de la comptabilité.

Le caviste est responsable du stock de boissons. Il prépare les commandes et assure la réception et le rangement des boissons. Le stock de la cave est suivi grâce à un logiciel de gestion des stocks ou par tout autre moyen non informatique garantissant le traitement et la pérennité des informations. Le stock de la cave fait l'objet d'un inventaire mensuel.

Les recettes sont enregistrées le jour même au vu des bons de livraison. Les sorties sont enregistrées au vu de la feuille journalière de cave, des bons de cession au bar, pour les repas officiels ou cocktails, des procès-verbaux de perte ou de déficit. L'existant réel de chaque article doit en permanence correspondre à l'existant en écriture. L'existant au 1^er jour du mois est reporté au vu de l'inventaire réel.

La cave est équipée d'une caisse enregistreuse permettant de connaître chaque jour le montant des recettes et de suivre les mouvements de trésorerie. À chaque sortie, le caviste édite un ticket. À la fin de chaque service, il édite un X journalier qui récapitule tous les articles vendus ou cédés et un Z qui récapitule les sommes perçues. Les quantités vendues ou cédées sont reportées dans la comptabilité du stock. Le Z et les recettes sont remis en fin de journée au préposé de la caisse centrale.

4.3.3. Le bar.

Le bar est équipé d'une caisse enregistreuse qui dispose des mêmes fonctionnalités que celle de la cave. Le Z et les recettes sont remis en fin de journée au préposé de la caisse centrale.

Le préposé au bar effectue un inventaire quotidien des boissons. Il compare les sorties constatées avec le récapitulatif de la caisse enregistreuse et contrôle la recette remise à la caisse centrale. Les quantités sorties sont reportées dans la comptabilité du stock en distinguant les ventes des éventuelles cessions à d'autres points de vente.

Afin de compléter son stock, le préposé au bar établit un bon de commande. Un exemplaire est mis à l'appui du registre inventaire de la cave, l'autre est joint à la comptabilité du bar.

En fin de mois, le caviste totalise sur un état récapitulatif les bons des cessions faites au bar. Cet état, signé par les deux parties, est remis au comptable qui effectue la régularisation par jeu d'écriture.

4.4. La comptabilité de l'activité hôtellerie.

La comptabilité de l'hôtellerie a pour objet de contrôler le montant des recettes perçues au titre de cette fonction et constitue un élément d'appréciation de la gestion de cette activité. Elle est arrêtée mensuellement.

L'activité hôtellerie peut assurer un certain nombre de prestations accessoires (service de petits déjeuners...) dont l'exploitation est assurée par un point de vente disposant d'une avance.

Afin de tenir la comptabilité de l'hôtellerie, le cercle doit utiliser une caisse enregistreuse qui assure :

• la délivrance de factures ;
• l'arrêté en fin de journée faisant ressortir le nombre de nuitées payées et des prestations accessoires offertes ainsi que le montant des sommes perçues.

Un rapprochement entre les factures payées et le registre est effectué chaque jour. Le Z est joint aux factures et à la recette qui sont remises en fin de journée à la caisse centrale.

Par ailleurs, le cercle doit tenir un registre qui indique :

• le numéro des chambres occupées ;
• le nom et la qualité du client ;
• le nombre de personnes ;
• la date d'arrivée et la date du départ ;
• le tarif et le nombre de nuitées ;
• le montant dû et le mode de paiement.

Le montant des avances, acomptes et paiements reçus doit être certifié par émargement de la partie versante ou par la référence du chèque reçu ou de la carte bancaire débitée.

4.5. Les autres comptabilités particulières.

4.5.1. Les activités spécifiques.

Toute activité spécifique doit faire l'objet de documents de développement permettant de justifier les recettes. À cet effet, les éventuelles avances en numéraire accordées au titre de fonds de trésorerie, les recettes perçues dans la journée ainsi que les paiements que les responsables des activités sont autorisés à effectuer doivent être enregistrés dans ces documents.

Les préposés procèdent en fin de journée à l'édition d'un Z récapitulatif des recettes encaissées et d'un X qui récapitule tous les articles vendus. Le Z et la recette sont remis en fin de journée au préposé qui tient la caisse centrale.

4.5.2. Les avantages en nature.

Un cahier récapitulant les éventuels cadeaux des fournisseurs doit être ouvert. Leur origine et leur destination (lots pour concours ou matériel durable appartenant au cercle ou au foyer) doivent y être indiquées. Il est contresigné par le directeur du cercle ou du foyer.

Ces cadeaux sont enregistrés en comptabilité des stocks en « entrées », sauf s'ils constituent des articles non vendables (par exemple les testeurs de parfum). Leur délivrance correspond à une sortie exceptionnelle et fait l'objet d'un procès-verbal au registre général.

Lorsque les cadeaux constituent du matériel durable, ils sont inscrits sur une fiche inventaire du matériel non immobilisé.

Aucune rémunération liée à la vente de tabac n'est autorisée.

5. L'évaluation des biens.

5.1. Règles générales.

La méthode retenue pour l'évaluation des éléments inscrits en comptabilité est la méthode des coûts historiques, fondée sur le coût d'acquisition des éléments.

5.1.1. Évaluation à l'entrée dans le patrimoine.

À leur entrée dans le patrimoine du cercle ou du foyer, les biens sont comptabilisés conformément aux prescriptions suivantes :

• les biens acquis à titre onéreux à leur coût d'acquisition ;
• les biens produits par l'organisme à leur coût de production ;
• les biens acquis à titre gratuit à leur valeur vénale estimée.

Le coût d'acquisition d'un bien s'obtient en additionnant :

• le prix convenu, c'est-à-dire le montant résultant de l'accord entre les parties à la date de l'opération ;
• les frais accessoires, c'est-à-dire les charges directement ou indirectement liées à l'acquisition pour la mise en état d'utilisation du bien ou pour son entrée en comptoir de vente (par exemple : frais de transport, frais d'installation ou de montage).

Lorsque des biens différents sont acquis conjointement pour un coût global d'acquisition, le coût d'entrée de chacun des biens différenciés est déterminé en ventilant le coût global entre eux, en proportion de la valeur qui peut être attribuée à chacun d'eux dans la valeur totale des biens dès qu'ils peuvent être individualisés.

Le coût de production⁽⁴⁾ d'un bien s'obtient en additionnant les éléments suivants :

• le coût d'acquisition des matières consommées pour la production du bien ;
• les autres coûts engagés par le cercle ou le foyer, au cours des opérations de production, pour amener le bien dans l'état et à l'endroit où il se trouve, c'est-à-dire les charges directes et les charges indirectes de production, dans la mesure où ces dernières peuvent être raisonnablement rattachées à la production du bien.

Les charges financières, les frais de recherche et de développement, les frais d'administration générale en sont généralement exclus, sauf si les conditions spécifiques d'exploitation justifient leur prise en compte.

5.1.2. Évaluation au moment de l'inventaire.

Au moment de l'inventaire, le directeur délégué procède au recensement exhaustif et à l'évaluation des éléments d'actif et de passif (évaluation à la valeur actuelle).

En ce qui concerne les immobilisations non financières, et pour autant que leur valeur actuelle ne soit pas jugée notablement inférieure à leur valeur nette comptable, cette valeur comptable est retenue comme valeur d'inventaire.

La valeur d'entrée est conservée en écritures en tant que valeur brute ; elle est comparée à la valeur actuelle des éléments d'actif et de passif.  La valeur actuelle s'apprécie en fonction du marché et de l'utilité du bien pour le cercle. La valeur comptable des éléments d'actif et de passif, permettant l'établissement des documents de synthèse, est déterminée de la façon suivante :

5.2. Modalités pratiques d'évaluation du patrimoine.

5.2.1. Les immobilisations.

Les immobilisations regroupent l'ensemble des biens d'une valeur supérieure à 500 euros hors taxes appartenant au cercle ou au foyer acquis sur ses ressources ou par des subventions d'équipement.

5.2.1.1. L'amortissement.

L'amortissement est la constatation comptable de la dépréciation de la valeur d'un élément immobilisé résultant du temps, de l'usage ou de toute autre cause dont les effets sont jugés irréversibles.

Il est apprécié de façon forfaitaire et consiste en l'étalement linéaire de la valeur d'acquisition des biens sur leur durée probable de vie. L'amortissement du matériel est de type linéaire et constant.

5.2.1.2. Contrôles et arrêtés.

Lors de l'établissement du bilan, le directeur du cercle ou du foyer et le directeur délégué concerné passent les écritures d'amortissement et procèdent au rapprochement entre :

• les tableaux des immobilisations ;
• le plan d'amortissement des immobilisations ;
• les soldes comptables (valeur nette des immobilisations).

Afin de faciliter les rapprochements, chaque bien (ou ensemble de biens qui constitue en soi une immobilisation) est suivi sur une fiche d'immobilisation (cf. annexe XIX : modèle édité par le logiciel « Ciel Immos »), quel que soit le système de gestion mis en place.

Cette fiche, qui vient à l'appui de la comptabilité, permet de suivre le calcul des annuités d'amortissement depuis la période d'acquisition jusqu'à celle du complet amortissement (une copie de la facture d'achat de l'immobilisation est annexée à la fiche).

Un bien reste suivi, même s'il est totalement amorti, jusqu'à sa cession, sa condamnation ou sa perte prononcée par le conseil d'administration. La liste des biens ainsi déclassés est présentée aux membres du conseil d'administration. Il est alors sorti de la comptabilité générale et la fiche d'immobilisation correspondante est clôturée et archivée.

Les immobilisations sont suivies au moyen d'une application informatique assurant la gestion des immobilisations et de leurs amortissements. Les immobilisations non amortissables doivent également pouvoir être traitées. L'application utilisée doit garantir la sûreté de traitement et la pérennité des informations. Aussi les cercles ne doivent-ils utiliser que des applications ou logiciels homologués (cf. point 3.2).

5.2.2. Les stocks.

L'évaluation des stocks répond à la nécessité d'assurer un triple contrôle interne : physique, de valorisation et de gestion sur les mouvements affectant les marchandises et autres produits détenus par l'organisme :

• un contrôle physique, par des dénombrements périodiques ;
• un contrôle de valorisation, par la vérification de l'exactitude des calculs d'évaluation des stocks de fin de période ;
• un contrôle de gestion par l'évaluation au prix de vente des stocks écoulés, des sommes effectivement remises par les vendeurs et des sommes restant à percevoir sur cessions.

Les règles particulières, applicables à la gestion et à la valorisation des stocks du restaurant, du bar et de la cave, sont énoncées aux points 4.2 et 4.3.

Pour la gestion des stocks de marchandises revendues en l'état (articles de bimbeloterie, télécartes...), il est fait application de la méthode de l'inventaire permanent (traitement automatisé) à partir de l'enregistrement en continu des mouvements d'entrée et de sortie permettant à tout moment de connaître et de vérifier les existants. Cette méthode ne permet pas de s'affranchir du contrôle physique mensuel.

5.2.2.1. Contrôles et arrêtés.

Les inventaires, correspondant aux arrêtés semestriels de la comptabilité, sont assurés personnellement par le directeur délégué. Toutefois, cette tâche peut être confiée à un adjoint, sur autorisation du conseil d'administration et du comité de gestion tout en restant sous la responsabilité du directeur délégué. L'inventaire du mois de décembre permet de justifier le(s) stock(s) déclaré(s) au bilan de clôture de l'exercice comptable.

Ces inventaires donnent lieu à l'arrêté des inventaires des stocks ainsi qu'aux opérations de vérification suivantes :

• conformité des comptes achats avec les postes «entrées articles» des registres inventaires ;
• conformité des comptes de vente avec les postes «ventes théoriques» des registres inventaires ;
• conformité des comptes de stocks avec les postes «stock final» des registres inventaires.

5.2.2.2. Autres contrôles des stocks.

Des inventaires sont en outre effectués dès lors que, pour certaines opérations commerciales, se posent des problèmes de responsabilité de caisse. C'est le cas notamment pour les points de ventes où le préposé vient à changer fréquemment ou pour lesquels les modalités de fonctionnement (approvisionnement à partir d'un stock principal, avance au prix d'achat ou au prix de vente) nécessitent une vérification qui permet au directeur, après évaluation des articles vendus par le préposé, de constater la somme reversée et prise en compte sur la feuille de recettes.

À ce titre, l'activité du  bar doit faire l'objet d'un suivi attentif. La valorisation des ventes d'après inventaire complet du stock est à faire au minimum une fois par semaine.

Ce contrôle peut être transcrit manuellement sur une feuille d'inventaire spéciale ou automatiquement par logiciel homologué (cf. point 3.2). Les documents produits sont conservés comme pièces justificatives.

Un inventaire des stocks est réalisé dans le cadre de la passation de suite entre le directeur quittant et le directeur prenant (cf. point 8.5).

5.2.2.3. Responsabilité de caisse.

D'une manière générale, les différences entre le produit global des ventes et les ventes théoriques du registre inventaire doivent rester minimes (erreur due à la manipulation des monnaies par exemple) ; les moins-remis sont susceptibles d'engager la responsabilité disciplinaire des vendeurs, de provoquer leur remplacement, voire une enquête judiciaire. Les écarts sur ventes doivent être justifiés.

Toute différence doit d'abord être recherchée :

• dans les omissions ou erreurs commises à l'occasion de la prise en compte des entrées et sorties ;
• dans l'inexactitude des opérations matérielles d'inventaire.

En cas d'écart important, il est rendu compte sans délai au président du conseil d'administration.

5.2.2.4. Les entrées et sorties exceptionnelles.

5.2.2.4.1. Les entrées exceptionnelles.

Ces entrées correspondent notamment aux articles retrouvés au cours d'un inventaire, aux articles offerts par les fournisseurs à titre de « geste commercial », aux articles réintégrés après vente en raison d'une défectuosité constatée par le client.

Le mouvement est enregistré en entrées, article par article, en comptabilité des stocks.

Aucune écriture particulière n'est portée en comptabilité générale.

5.2.2.4.2. Les sorties exceptionnelles.

Les sorties exceptionnelles comprennent :

• les pertes correspondant à des sorties involontaires liées à l'activité (articles invendables, avariés et cassés, vols constatés) ;
• les consommations internes correspondant aux articles sortis volontairement d'un stock sur ordre du directeur pour une utilisation répondant à un emploi particulier (par exemple : articles pour colis des malades, lots pour concours, cessions à titre gratuit au profit d'un groupement).

Ces sorties sont constatées, article par article et au prix d'achat, en comptabilité des stocks et diminuent d'autant la quantité disponible à la vente. Ces sorties exceptionnelles font l'objet d'un certificat administratif pour constituer une pièce justificative.

N'affectant pas le calcul de la marge commerciale réelle, elles donnent lieu à imputation sur les comptes de gestion correspondants (transferts de charges).

5.2.2.5. Les cessions onéreuses.

Les cessions onéreuses correspondent aux articles vendus à un prix différent du prix de vente normal et aux articles délivrés par le vendeur mais qui ne font pas l'objet d'un règlement au comptant. Ces types de ventes doivent faire l'objet d'un ordre de circonstance du directeur délégué. Toute cession onéreuse doit faire l'objet d'une facture contresignée par le directeur délégué et jointe à la feuille de recette correspondante.

5.2.3. Les créances et les dettes.

À la fin de chaque période, le directeur de cercle ou de foyer et le directeur délégué concerné procèdent à l'examen de tous les comptes de dettes et de créances pour s'assurer :

• de la concordance des soldes avec les montants réels restant dus ;
• du respect des échéances.

5.2.4. Les liquidités.

Les liquidités sont constituées par l'avoir en caisse, les fonds déposés à la banque ainsi que ceux placés au titre de placements divers.

À chaque établissement de feuille de caisse, le directeur du cercle ou du foyer et les directeurs délégués s'assurent de la concordance entre les soldes des comptes de trésorerie, d'une part et le montant des espèces et les relevés bancaires, d'autre part.

À la fin de chaque semestre, le directeur du cercle ou du foyer et le directeur délégué concernés estiment la valeur des placements financiers.

Les organismes ont la possibilité de placer leurs avoirs financiers sur un livret.

Par ailleurs, les dépôts ne demandant pas une disponibilité immédiate peuvent être convertis, sur décision du conseil d'administration, en valeurs mobilières de placement garantissant le capital. Ces opérations doivent être effectuées en respectant le régime fiscal auquel sont soumis les cercles et les foyers.

6. Les documents de synthèse.

6.1. Règles générales.

6.1.1. Règles de détermination.

Un arrêté des opérations comptables est effectué une fois par semestre. Pour les unités de gestion, après autorisation du comité de gestion, un arrêté trimestriel peut être réalisé.

Les arrêtés permettent d'estimer et de présenter l'activité réalisée au cours de la période considérée (comparaison avec le budget prévisionnel) et de vérifier le respect de l'équilibre financier.

Le résultat net, déterminé à la clôture de l'exercice, est théoriquement égal tant à la différence entre les produits et les charges qu'à la variation des capitaux propres entre le début et la fin de l'exercice.

Les produits comprennent les sommes reçues ou à recevoir :

• soit en contrepartie de la fourniture de biens et de services ;
• soit en vertu d'une obligation légale, liée à une convention entre l'organisme et un tiers ;
• soit, exceptionnellement, sans contrepartie.

Ils comprennent aussi, pour la détermination du résultat de l'exercice :

• les reprises sur amortissements et provisions⁽⁵⁾ ;
• le prix des cessions des éléments d'actif cédés ;
• les transferts de charges.

Les charges comprennent les sommes ou valeurs versées ou à verser :

• soit en contrepartie de marchandises, approvisionnements, travaux, services ainsi que des avantages qui lui ont été consentis ;
• soit en vertu d'une obligation légale que l'organisme doit remplir ;
• soit, exceptionnellement, sans contrepartie.

Elles comprennent aussi, pour la détermination du résultat de l'exercice :

• les dotations aux amortissements et provisions ;
• la valeur comptable des éléments d'actif cédés, détruits ou disparus.

Pour le calcul du résultat, sont rattachés à l'exercice :

• les produits acquis de cet exercice, auxquels s'ajoutent éventuellement les produits acquis normalement à des exercices précédents mais qui, par erreur ou omission, n'ont pas alors fait l'objet d'un enregistrement comptable ;
• les charges supportées par l'exercice, auxquelles s'ajoutent éventuellement les charges afférentes normalement à des exercices précédents mais qui, par erreur ou omission, n'ont pas alors fait l'objet d'un enregistrement comptable⁽⁶⁾.

6.1.2. Règles d'établissement et de présentation.

Les documents de synthèse (du système de base) comprennent nécessairement :

• le bilan (cf. annexes XI et XII) ;
• le compte de résultat (cf. annexes XIII et XIV) ;
• l'annexe (cf. annexe XV).

Le bilan et le compte de résultat sont produits par un logiciel de comptabilité homologué (cf point 3.2) en conformité avec le PCG.

À la clôture de l'exercice, une édition particulière restitue l'ensemble cumulé des mouvements comptables.

Pour permettre une comparaison avec les éléments correspondants de la période précédente (semestre ou exercice), la présentation du bilan et du compte de résultat doit être identique d'un exercice à l'autre.

À chaque arrêté, il convient d'établir une balance globale avec comptes soldés et un grand livre global avec comptes soldés ainsi qu'un état de rapprochement bancaire, un état des chèques émis non débités et un état des chèques reçus non crédités.

Ces documents sont complétés par le projet de budget annuel (cf. point 6.2.4).

6.2. Les documents.

6.2.1. Le bilan.

Le bilan (cf. annexes XI et XII) a pour objet de faire apparaître la situation patrimoniale de l'organisme à la fin de chaque semestre en reproduisant l'état des éléments d'actif et de passif.

Il présente à la date de son établissement une situation des droits et obligations de l'organisme.

Chaque page du listage informatique est visée par le directeur ou par le directeur délégué.

6.2.2. Le compte de résultat.

Le compte de résultat (cf. annexes XIII et XIV) regroupe les comptes de gestion mouvementés chaque semestre.

Il comporte trois niveaux : exploitation, financier, exceptionnel. Il rend compte des produits et des charges d'un exercice. Les comptes des classes 6 et 7 qui le composent sont soldés en fin d'exercice par le compte « résultat ».

Chaque page du listage informatique est visée par le directeur ou par le directeur délégué.

6.2.3. L'annexe.

L'annexe (cf. annexe XV) est un état annuel comportant les explications nécessaires à une meilleure compréhension des documents de synthèse. Elle complète en tant que de besoin, ou présente sous une autre forme, les informations qu'ils contiennent.

Elle met ainsi en évidence tout fait pouvant avoir une influence sur le jugement que les destinataires de l'information peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l'organisme.

6.2.4. Le projet de budget annuel.

Le budget prévisionnel de l'année est établi en fin d'exercice comptable (l'imprimé type est fourni chaque année par le bureau EMM/CPM). C'est un document essentiel qui permet au comité de pilotage et au conseil d'administration de fixer pour l'exercice à venir les grandes orientations économiques (investissements, activités, politique tarifaire). Il est constitué par l'ensemble des recettes et des dépenses permettant de prévoir un résultat de nature à autoriser l'autofinancement des actions concourant à la mission de l'organisme.

Une subvention peut être demandée au bureau EMM/CPM dans les cas suivants :

• financement d'équipement (exploitation générale, équipement socio-éducatif ou de loisirs) ;
• financement d'activités socio-éducatives ou de loisirs (ASEL) ;
• difficulté à équilibrer le budget (cette demande doit demeurer exceptionnelle).

Chaque directeur délégué soumet son budget prévisionnel à l'approbation du comité de pilotage.

Ensuite, il le transmet au directeur de l'EPA auquel il est rattaché, qui procède alors, après validation, à une consolidation au niveau du cercle. Le projet de budget prévisionnel consolidé est alors soumis à l'approbation du conseil d'administration du cercle puis adressé à l'autorité de tutelle pour avis avant transmission au bureau EMM/CPM.

7. La comptabilité analytique.

7.1. Principes.

L'enregistrement des opérations par nature en comptabilité générale ne permet pas d'obtenir les marges et les coûts de certaines activités.

Ces informations sont obligatoirement obtenues par une comptabilité de gestion, propre à l'organisme et séparée de la comptabilité générale, appelée comptabilité analytique.

Par opposition à la comptabilité générale, elle ne répond à aucune norme extérieure à l'organisme. Elle doit s'adapter à la structure de l'établissement et elle peut avoir des périodicités différentes de la comptabilité générale. Elle n'est tenue qu'à des fins internes de gestion.

D'une manière générale, elle doit fournir au directeur d'EPA ou de foyer ou au directeur délégué ainsi qu'à l'autorité maritime locale et au chef du service commun des cercles et foyers tous les éléments de nature à éclairer les prises de décision.

7.2. Objectifs.

Les objectifs essentiels sont :

7.3. Organisation.

Les secteurs d'analyse sont repérés par des codes organisés sur le modèle de ceux indiqués en annexe IV (mentionnés à titre d'exemple).

Ils doivent permettre :

• d'obtenir les données de gestion suivantes :
• les coûts de fonctionnement de chaque secteur ;
• les marges des activités commerciales ;
• les résultats complets des activités commerciales ;
• le coût des loisirs ;
• la sectorisation fiscale, conformément aux textes en vigueur (TVA) ;
• la détermination du coût de production des immobilisations ;
• la détermination du coût de certaines activités de loisirs ponctuelles (arbre de Noël...). Dans ce cas, ce coût est additionné aux coûts des loisirs.

8. Dispositions particulières.

8.1. La transmission des documents comptables.

Le contrôle de tutelle est exercé par l'autorité maritime à compétence territoriale qui reçoit à cet effet les bilans et les comptes de résultat semestriels des organismes.

L'autorité maritime locale centralise également les documents de synthèse annuelle (bilan, compte de résultat et annexe) arrêtés au 31 décembre de l'année écoulée, ainsi que les budgets prévisionnels approuvés par le conseil d'administration, sur lesquels il émet un avis avant transmission, au bureau « condition du personnel de la marine » de l'état-major de la marine.

Le chef du service administratif et financier de la marine (SERVAFIM) ou de la direction interarmées des commissariats (DICOM), délégataire de la surveillance administrative pour le compte de l'autorité exerçant les pouvoirs de tutelle reçoit :

• les bilans et les comptes de résultats semestriels ;
• les soldes intermédiaires de gestion semestriels ;
• l'état budgétaire et analytique semestriel ;
• les indicateurs des activités hôtellerie et restauration ;
• les comptes-rendus des contrôles internes ;
• les dossiers de préparation des conseils d'administration ;
• les procès-verbaux des conseils d'administration.

Le président et le vice-président du conseil d'administration reçoivent :

• le bilan et le compte de résultat semestriels ;
• les soldes intermédiaires de gestion semestriels ;
• l'état budgétaire et analytique semestriel ;
• les indicateurs des activités hôtellerie et restauration ;
• les comptes rendus des contrôles internes ;
• les comptes rendus des audits effectués par le service administratif et financier de la marine (SERVAFIM) ;
• les dossiers annuels d'activité ;
• les dossiers de préparation des conseils d'administration ;
• les procès-verbaux des conseils d'administration.

8.2. La conservation des documents.

La durée de conservation des documents par le directeur et les directeurs délégués, est indiquée en annexe XXI. Les documents sont ensuite détruits, à l'exception du livre journal et du registre général remis au SERVAFIM pour versement aux archives du port.

Toutes les données enregistrées par moyen informatique doivent pouvoir être restituées sur support informatique de sauvegarde pendant la durée requise par les différentes administrations concernées (URSSAF⁽⁷⁾, services fiscaux...). Les sauvegardes journalières de la comptabilité générale et des inventaires informatisés sont obligatoires, de même que des sauvegardes des arrêtés de comptabilité semestriels et annuels.

Un cahier des sauvegardes indiquant la date et la référence du dernier mouvement enregistré est ouvert à cet effet.

L'établissement a la possibilité d'utiliser tous les moyens informatiques existant sur le marché pour la conservation et l'archivage des données annuelles. En tout état de cause, le directeur ou le directeur délégué doit s'assurer de la possibilité de restituer ainsi immédiatement l'ensemble des informations.

8.3. La protection des fonds, formulaires et valeurs.

Les consignes relatives au maniement et à la sécurité des fonds sont élaborées par le directeur du cercle qui les soumet à l'approbation du conseil d'administration.

Ces consignes doivent préciser :

• le montant maximum :
• des fonds que le directeur et les directeurs délégués sont autorisés à conserver dans leur coffre-fort ;
• des sommes que le directeur délégué peut laisser à la disposition des responsables des différents points de vente (restauration, hôtellerie, bar, etc.) ;
• les mesures à prendre pour mettre en sûreté les recettes journalières encaissées par les responsables des divers points de vente ;
• les mesures propres à assurer la sécurité du personnel chargé du convoyage des fonds (assurance, véhicule, accompagnement, externalisation).

Les mesures relatives à la conservation du numéraire sont notamment applicables aux formules vierges de chèques, aux chèques remis en paiement en attente d'expédition et aux tickets repas.

8.4. La gestion du matériel.

Le matériel en service dans les cercles et les foyers comprend :

• le matériel mis à leur disposition par la marine ;
• le matériel acquis par les organismes et immobilisé ;
• le matériel acquis par les organismes et non immobilisé.

Le matériel mis à la disposition des cercles et des foyers par la marine suit les règles de comptabilité et de gestion applicables au matériel en service dans les formations de la marine.

Le matériel acquis par les cercles et les foyers est suivi sur fiches inventaires d'un modèle particulier (cf. annexe XX) à laquelle est jointe une copie de la facture d'achat. Le matériel immobilisé fait en outre l'objet d'une fiche d'immobilisation (cf. point 5.2.1 et annexe XIX).

Un registre particulier d'émission des fiches du matériel non immobilisé est ouvert et tenu par le directeur du cercle ou du foyer pour l'ensemble des organismes rattachés, au vu des pièces justificatives transmises par les directeurs délégués.

Le matériel acquis sur fonds propres est déclassé ou cédé par décision du conseil d'administration, sur proposition du directeur, du directeur délégué ou du comité de pilotage. L'autorité de tutelle fixe un plafond au-delà duquel toute opération de déclassement ou de cession est soumise à son approbation.

8.5. Passation de suite et suppléance du directeur et des directeurs délégués.

8.5.1. Passation de suite.

Lors de la prise de fonction d'un directeur ou d'un directeur délégué, un procès-verbal de passation de suite entre le quittant et le prenant est établi, conformément au modèle de l'annexe X.

Les documents de synthèse sont établis et signés contradictoirement par les deux parties.

Seuls les directeurs délégués procèdent à un inventaire des stocks. Les résultats de cet inventaire sont consignés dans le procès-verbal de passation de suite.

La présence de l'officier chargé du contrôle interne par l'autorité de tutelle peut être requise par le président du conseil d'administration pour superviser tout ou partie des opérations de passation de suite.

Le procès-verbal de passation de suite est ensuite adressé au président du conseil d'administration et à l'autorité de tutelle qui entérine la date de prise de fonctions dans un ordre qui sera mentionné au registre général (tableau 1.1).

8.5.2. Suppléance.

Dès sa prise de fonction, chaque directeur et directeur délégué doit avoir un suppléant, désigné.

Un suppléant au directeur de l'EPA est désigné dans un ordre du directeur de l'EPA.

Chaque suppléance, mentionnée au registre général, donne lieu à un arrêté de trésorerie par le quittant et le prenant qui apposent leur signature.

8.6. Le contrôle de la comptabilité et de la gestion.

Le contrôle de la comptabilité et de la gestion est assuré a posteriori. Il comprend le contrôle interne et le contrôle externe.

8.6.1. Le contrôle interne.

Le contrôle interne regroupe l'ensemble des procédures nécessaires au responsable de l'établissement pour s'assurer du bon fonctionnement administratif. Il est assuré pour le compte du conseil d'administration, sous la responsabilité de son président. Le périmètre et les objectifs du contrôle interne sont fixés par le ministère de tutelle (cf. onglet du guide de contrôle interne annexé à l'instruction de référence f).

Le contrôle interne se décline à différents niveaux :

• le premier niveau ou « autocontrôle » est le contrôle exercé par les directeurs d'EPA ou de foyer, les directeurs d'unités de gestion et par les responsables d'annexes et de services sur les opérations qui leur incombent ; la première de ces tâches étant la mise à jour et le contrôle de l'application des ordres de fonctionnement de l'organisme concerné (ordre de répartition des tâches et responsabilités, ordre sur la sûreté des stocks et des fonds, règlement intérieur...) ;
  
• le second niveau ou « contrôle mutuel » est exercé par un officier désigné par l'autorité disposant de l'autorité de tutelle.

Le responsable chargé du contrôle interne bénéficie en tant que de besoin des avis du conseiller technique « cercles et foyers » auprès de l'autorité de tutelle, du service administratif et financier de la marine (SERVAFIM) ou de la DICOM géographiquement compétente.

Le contrôle porte notamment sur :

• la régularité et la sincérité des opérations retracées en comptabilité ;
• l'existence du patrimoine : liquidités, dettes et créances, stocks, immobilisations. À ce titre, les comptes financiers doivent être vérifiés sur une édition du grand livre. Les stocks et les immobilisations doivent faire l'objet d'un inventaire (par sondage chaque semestre, inventaire total une fois par an) ;
• la régularité des décisions prises par le conseil d'administration ou le comité de pilotage ;
• le respect des règles fixées en matière d'approvisionnement ;
• les garanties entourant la mise en œuvre des règles internes d'organisation et de fonctionnement de l'organisme ;
• les conditions d'utilisation et de fonctionnement de l'informatique dédiée à la comptabilité (sûreté, sauvegarde, archivage).

Complété par une analyse des résultats de la gestion, le contrôle interne fait l'objet d'au moins un compte rendu écrit semestriel adressé :

• au président, au vice-président et aux membres du conseil d'administration ;
• au directeur de l'organisme ;
• au chef du service administratif et financier de la marine (SERVAFIM) ou de la direction interarmées des commissariats (DICOM) ;
• au conseiller technique de l'autorité de tutelle.

8.6.2. Le contrôle externe.

8.6.2.1. Audit.

Les investigations relevant du contrôle externe du SERVAFIM ou de la DICOM s'effectuent dans le cadre d'un audit, pour le compte des autorités territoriales compétentes, au moins une fois tous les deux ans selon un calendrier prévisionnel. L'audit s'effectue normalement sur place.

L'auditeur :

Un compte rendu des opérations est rédigé à l'issue de la mission. Il est transmis à l'autorité de tutelle, au président du conseil d'administration et au bureau EMM/CPM. L'autorité de tutelle décide de la mise en œuvre de mesures correctives ou préventives.

Des contrôles inopinés peuvent être réalisés dans les cas suivants :

• à la demande de l'autorité délégataire de la tutelle du ministre chargé des armées ;
• à la demande du président du conseil d'administration.

Au titre de sa mission de surveillance administrative des cercles, un représentant du SERVAFIM participe aux réunions du conseil d'administration.

Le SERVAFIM ou la DICOM assure le suivi des dispositions légales et réglementaires en vigueur auprès des services de l'État dans le domaine social, fiscal et du droit des assurances. Il est le conseiller technique des directeurs des cercles et foyers en la matière.

8.6.2.2. Concours demandés aux cabinets d'expertise comptable.

Des contrats de prestations de service sont passés avec des cabinets d'expertise comptable par les directions du commissariat de la marine et les DICOM concernées.

Pour les établissements dont le chiffre d'affaires est supérieur ou égal à 150 000 euros, le cabinet d'expertise comptable doit procéder à un contrôle de niveau 2 : examen des comptes annuels permettant à l'expert comptable d'attester, sauf difficultés particulières, qu'il n'a pas relevé d'éléments remettant en cause la régularité et la sincérité des comptes annuels, ni l'image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'organisme à la fin de l'exercice.

Les vérifications ont normalement lieu sur place, en présence du directeur et éventuellement d'un représentant du SERVAFIM ou de la DICOM. Des contrôles peuvent également avoir lieu inopinément à la demande du SERVAFIM ou de la DICOM y compris pour les organismes dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 150 000 euros.

Un compte rendu des opérations effectuées est transmis par le cabinet d'expertise comptable à l'autorité maritime locale, au président du conseil d'administration et au SERVAFIM ou à la DICOM.

Si le besoin s'en fait sentir, les directeurs peuvent, après autorisation du SERVAFIM ou de la DICOM, faire appel en cours d'exercice au concours du cabinet d'expertise comptable.

8.6.2.3. Les indicateurs de gestion (cf. annexe XVI).

Conformément à l'instruction de référence d), des indicateurs de gestion sont arrêtés au 30 juin et au 31 décembre de chaque exercice comptable par les cercles et les foyers.

Ils déterminent des secteurs communs de gestion :

• par secteur d'activité ;
• par type d'établissement.

Les indicateurs sont regroupés en trois rubriques :

• les indicateurs d'analyse financière ;
• les indicateurs des ressources humaines ;
• les indicateurs d'accomplissement de la mission sociale.

Les indicateurs de gestion des unités de gestion, des annexes et des services sont envoyés par les directeurs délégués au directeur de leur établissement de rattachement. Ce dernier en fait la synthèse et les envoie avec les arrêtés comptables consolidés, au président et au vice-président du conseil d'administration et à l'autorité de tutelle. Une copie en est adressée au bureau EMM/CPM et au SERVAFIM ou à la DICOM chargé de l'audit de l'organisme concerné.

8.6.2.4. Les autres contrôles.

Compte tenu de leurs activités, les cercles et les foyers peuvent être en outre contrôlés par des organismes extérieurs à la marine, notamment : la Cour des comptes, le contrôle général des armées, l'URSSAF, les services fiscaux.

9. Dispositions diverses - Textes abrogés.

La présente instruction entrera en vigueur le 1^er janvier 2008, date à laquelle l'instruction n° 98/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 21 novembre 2000, relative à la comptabilité des foyers de la marine, et l'instruction n° 4/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 10 janvier 2002 relative à la comptabilité des cercles navals, des cercles mixtes interarmées relevant de la marine et des cercles d'officiers mariniers sont abrogées.