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CIRCULAIRE du ministre des finances et des affaires économiques relative à la simplification des règles de mandatement et de paiement des traitements et indemnités.

Du 28 mars 1950
NOR

Autre(s) version(s) :

 

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  310.5.1.

Référence de publication : BO/A, p. 1769.

Depuis le mois d'octobre 1949, une commission interministérielle a étudié les simplifications qu'il était possible d'apporter aux règles actuelles de liquidation, de mandatement et de paiement des diverses rémunérations dues aux fonctionnaires et agents de l'Etat.

Cette commission a considéré qu'il était nécessaire de réaliser sans délai toutes les simplifications ne réclamant pas l'intervention de textes législatifs ou réglementaires. Elle a proposé, à cet effet, une réforme qui réside essentiellement dans la généralisation de l'usage du bulletin de paie et dans la simplification des tâches de préparation des opérations de virement. L'usage de cette nouvelle procédure serait obligatoire à compter du 1er juillet 1950. Dès maintenant, toutes les administrations pourraient y avoir recours ; celles qui ne l'emploieraient pas, continueraient les pratiques découlant de la réglementation actuellement en vigueur, sans y rien changer, jusqu'au 1er juillet 1950.

J'ai l'honneur de vous faire connaître qu'approuvant les conclusions auxquelles ont abouti les premiers travaux de cette commission, je donne mon accord à la mise en vigueur, aux époques proposées, de la réforme en question qui concerne uniquement les services n'utilisant pas de procédés mécanographiques. Les différents aspects en sont exposés ci-après en deux parties relatives, l'une au mandatement des émoluments et l'autre à la préparation des paiements.

1. Opérations relatives au mandatement.

.................... 

1.1. Justification comptable par bulletin de paie. Contexture et usage de ces bulletins.

Les services ordonnateurs seront autorisés désormais, sous les conditions ci-dessous exposées, à remettre aux trésoriers-payeurs généraux, à l'appui des ordonnances ou des mandats de paiement des traitements, aux lieu et place de l'état liquidatif actuellement en usage, une copie des bulletins de paye destinés aux agents dont ils assurent la gestion. Cette mesure aura pour premier avantage d'éviter à ceux des services ordonnateurs qui remettent déjà ces documents aux agents, de reproduire, comme ils le font actuellement, les éléments de ces bulletins de paie avec une présentation différente, sur les états liquidatifs. L'économie qui en résultera permettra de donner dans les bulletins de paie des indications beaucoup plus détaillées que celles qui y figurent généralement. L'agent sera ainsi en mesure de vérifier la liquidation des éléments dont se compose sa rémunération ainsi que des retenues effectuées sur celle-ci.

La contexture des bulletins de paie, dont l'ordonnateur adressera un exemplaire au trésorier-payeur général et ensuite (voir II D) un exemplaire au créancier, devra être telle qu'elle permette au comptable-payeur et au juge des comptes d'une part, à l'intéressé d'autre part, de vérifier qu'il a été fait une exacte application des textes en vigueur dans la liquidation du traitement et des différentes indemnités.

Le détail des différents éléments constituant les émoluments devra donc apparaître clairement. Chaque administration devra faire figurer dans les bulletins les divers émoluments de caractère général et les diverses indemnités spéciales qui s'y ajoutent ; chaque élément de la rémunération et chaque retenue exercée étant détaillé. Ces éléments pourront être présentés dans les conditions qui paraîtront les mieux adaptés aux besoins particuliers de chaque administration ; les modèles donnés en annexes (annexes nos 1, 2 et 3) (1), dont l'usage est recommandé, ne sont donc proposés qu'à « titre indicatif ».

Mais les montants des traitements et des indemnités, ainsi que des retenues, devront toujours être indiqués en bordure de feuille de telle sorte qu'en plaçant les bulletins les uns à côté des autres ou les uns au-dessous des autres, il soit possible de reconstituer l'apparence de l'ancien état liquidatif.

Il est recommandé aux administrations qui n'utilisent pas de machines à calculer, d'adopter des modèles de bulletin de paie comportant une présentation horizontale (annexes nos 2 et 3) des différentes catégories d'émoluments et de retenues, dans laquelle les sommes figurent non les unes au-dessous des autres dans une colonne verticale, mais les unes à côté des autres sur une ligne horizontale située au bas du bulletin. Cette disposition permet, en effet, si les bulletins sont placés les uns au-dessous des autres, en les décalant de telle sorte que seule la ligne de chaque bulletin apparaisse, d'obtenir les totaux par colonne des bulletins de paie, sans qu'il soit nécessaire de poser les additions. Si les différentes catégories d'émoluments sont groupées dans une même colonne par chapitre, il est possible d'obtenir facilement les totaux par chapitre.

Dans toute la mesure du possible, les bulletins de paie, de présentation horizontale ou verticale, devront être compris entre les limites des formats 13,5 × 21 et 21 × 27.

Les modèles de bulletins proposés en annexes (annexes nos 1, 2 et 3) ont été conçus de façon à permettre une ventilation rapide et, pour les modèles nos 1 et 2, automatique, des émoluments en fonction de leur assujettissement aux retenues de sécurité sociale et à la surtaxe progressive.

Pour établir un bulletin du modèle figurant à l'annexe nos 1, le service liquidateur inscrira le montant de chaque émolument sur la ligne convenable, dans une première colonne, s'il s'agit d'un émolument assujetti aux retenues de sécurité sociale et soumis à la surtaxe progressive, ou dans une deuxième colonne s'il s'agit d'un émolument soumis à la seule surtaxe progressive ou, enfin, dans une troisième colonne, s'il s'agit d'un émolument qui n'est ni assujetti aux retenues de sécurité sociale ni soumis à la surtaxe progressive. Le montant de chaque émolument devra figurer, en outre, dans la colonne intitulé « montant » et sur la même ligne.

Il va de soi que l'assiette des retenues de sécurité sociale résultera du total de la première colonne et que le total des rémunérations soumises à surtaxe progressive sera donné par la somme des deux premières colonnes.

Dans le modèle donné à l'annexe no 2, le montant de chaque émolument figure dans une case distincte selon que cet émolument est soumis ou non aux retenues de sécurité sociale et à la surtaxe progressive. La première série de cases horizontales est réservée à la désignation des divers éléments de la rémunération de l'agent. Le service liquidateur devra y indiquer, dans les colonnes correspondant aux chapitres convenables, la nature de chaque émolument dont le montant figurera dans l'une ou l'autre des trois cases inférieures.

Il est précisé qu'afin d'éviter toute confusion dans l'esprit de l'agent, chaque émolument désigné dans la première série des cases horizontales, devra être précédé d'une lettre qui sera la même que celle précédant son montant dans l'une des trois cases inférieures. Le total des éléments des deuxièmes cases horizontales et la somme des éléments des deuxièmes et troisièmes cases permettent de calculer, d'une part, la retenue de sécurité sociale et, d'autre part, le montant des sommes assujetties à surtaxe progressive.

Enfin, le modèle figurant à l'annexe no 3 permet d'opérer la discrimination des émoluments soumis aux retenues de sécurité sociale ainsi que des émoluments assujettis à la surtaxe progressive par le recours à des grilles. Comme dans le modèle précédent, la première série de cases horizontales est réservée à la désignation des émoluments. Les montants sont indiqués dans les mêmes cases au-dessous des précédentes. A la condition que les sommes concernant les divers éléments de la rémunération soient toujours inscrites rigoureusement à la même place, il sera aisé, par l'application d'une grille conçue par chaque service liquidateur, de faire apparaître toutes les sommes assujetties aux retenues de sécurité sociale. Une autre grille fera de même ressortir tous les éléments soumis à la surtaxe progressive. Il va de soi que l'ordonnateur remettra des exemplaires de ces grilles au trésorier-payeur général auprès duquel il est accrédité.

Il est prévu que les cases des modèles de bulletins de paie proposés en annexes destinées à recevoir l'indication du total des prestations soumises à la surtaxe progressive inscrites dans le bulletin considéré, pourront comporter, en outre, la mention du montant depuis le début de l'année. L'envoi à l'administration des contributions directes d'un exemplaire du bulletin de paie relatif à la période se terminant soit au dernier jour de l'année, soit à la date de l'entrée en vigueur d'une modification de la surtaxe progressive, permettra, à la condition que soient indiqués en outre le nombre d'enfants à charge au 31 décembre, d'après la notion fiscale d'enfants à charge, éventuellement la période à laquelle s'appliquent les paiements lorsqu'elle est inférieure à une année, la désignation et le montant des avantages en nature et le taux de la déduction supplémentaire pour frais professionnels, d'éviter l'établissement du relevé spécial individuel que les administrations comme tous les employeurs sont tenues d'adresser au début de chaque année à l'administration des contributions directes et dont une copie est remise à l'agent. Les administrations auront la faculté, mais non l'obligation, d'utiliser ce procédé qui, sans réduire au total les travaux de l'ordonnateur, permet d'en répartir la charge au cours de l'année.

Les administrations auront intérêt à faire imprimer les indications du bulletin de paie présentant un caractère permanent et même à établir à l'avance pour chaque agent, par un procédé quelconque de reproduction, une série de bulletins de paie contenant tous les éléments de caractère permanent ou semi-permanent concernant cet agent (nom, prénom, situation de famille, traitement, etc.).

Bien entendu, les justifications à donner pour chaque catégorie d'émoluments devront être présentées à l'appui du titre de paiement. Mais les explications justificatives et calculs concernant les changements de position administrative, les rappels, les rectifications en moins faisant suite à un trop-perçu, les indemnités et les remboursements de frais, etc., figureront au verso des bulletins.

Il conviendra que le plus grand nombre possible des indemnités dues aux agents, même si elles ne présentent pas un caractère mensuel, figurent sur les bulletins de paie de façon à permettre, dans toute la mesure du possible, l'établissement d'une ordonnance ou d'un mandat unique de règlement chaque mois.

1.2. Ordonnance ou mandat unique.

Le titre de paiement peut être unique quel que soit le nombre de créanciers, de chapitres d'imputation et de modes de règlement.

Le souci de réduire le nombre des ordonnances et des mandats afin d'éviter des frais inutiles doit conduire à admettre que le titre établi pour le paiement aux agents de leurs émoluments soit également utilisé pour le règlement aux caisses de sécurité sociale des retenues effectuées sur ces émoluments, ainsi que des cotisations patronales. Tant que le régime actuel subsistera, il sera nécessaire d'établir autant d'avis de crédits individuels qu'il y a de caisses primaires de sécurité sociale bénéficiaires des cotisations et de catégories de personnel relevant de régimes différents d'assurances sociales ; ces avis de crédit seront établis conformément aux règles fixées par la circulaire de mon département du 12 janvier 1949 publiée au Journal officiel du 13 janvier et relative au versement des cotisations de sécurité sociale à charge des administrations publiques (application de l'arrêté du 11 décembre 1948).

L'ordonnateur joindra en double exemplaire à l'ordonnance ou au mandat et aux bulletins de paie destinés à la trésorerie générale, un état récapitulatif simplifié, du modèle donné en annexe (annexe no 4) (2) dont le primata pourra d'ailleurs figurer au dos du mandat ou de l'ordonnance.

Cet état récapitulatif présente en une seule page, d'une part, le montant, par chapitre, des sommes totales à mandater au profit des agents ou de la sécurité sociale, d'une part, la répartition des ces sommes entre les agents, la sécurité sociale et les divers créanciers des agents (Trésor, société de secours mutuels, particuliers).

L'ordonnateur devra indiquer la méthode selon laquelle les totaux par chapitre figurant à l'état récapitulatif ont été obtenus à partir des éléments des bulletins de paie. Il conviendra de préciser si les additions ont été faites sans machine à calculer, avec des machines non imprimantes ou avec des machines imprimantes ; dans ce dernier cas, il y aura lieu de joindre à l'état récapitulatif des bandes des additions effectuées mécaniquement.

Cet état récapitulatif simplifié pourra être appuyé d'états récapitulatifs intermédiaires du même modèle, quand la clarté de la présentation l'exigera.

Ainsi, le recours à un état intermédiaire spécial à chaque catégorie de personnels gérés par un même service sera notamment nécessaire pour faire apparaître la régularité de la liquidation des cotisations patronales, toutes les fois que ces catégories ressortiront à des régimes de sécurité sociale dans lesquels le taux de la cotisation à la charge de l'Etat est différent.

De même, lorsque le nombre de chapitres intéressant les diverses catégories de personnels gérés par un même ordonnateur est trop grand pour que tous les chapitres puissent figurer sur chaque bulletin de paie, l'administration sera amenée à établir plusieurs séries de bulletins de paie correspondant chacune à une ou plusieurs catégories de personnel et ne comportant donc qu'un nombre limité de chapitres.

Chaque série fera l'objet d'une totalisation intermédiaire par chapitre dont les résultats apparaîtront sur l'état récapitulatif sommaire dans les colonnes intermédiaires que les services utilisateurs pourront introduire avant la colonne intitulée « Sommes proposées par l'ordonnateur ».

1.3. Bordereaux d'émission. (3)

2. Préparation des paiements.

2.1. Forme et usage des bordereaux des règlements établis par les ordonnateurs.

Les avis de crédit, les chèques ou les ordres de paiement émis seront récapitulés, d'autre part, par les ordonnateurs sur des bordereaux constituant des annexes à l'état récapitulatif du modèle no 14 précité. L'ordonnateur établira des bordereaux distincts pour les virements à des comptes ouverts chez les comptables du Trésor, les virements à des comptes ouverts à la banque de France ou dans les banques, les virements à des comptes ouverts dans un centre de chèques postaux, les règlements par chèques et les règlements par ordres de paiement.

La contexture des bordereaux des règlements à effectuer qu'il conviendra d'utiliser à cet effet a reçu l'approbation de la banque de France et du service des chèques postaux. Le modèle en est reproduit ci-après en annexe (annexe no 5) (4).

Ce document sera adressé, en triple exemplaire pour les règlements par virement de compte (sauf pour le bordereau des virements à des comptes ouverts à la trésorerie générale qui pourra être établi en deux exemplaires seulement), et en double exemplaire pour les règlements par chèque ou par ordres de paiement, à la trésorerie générale, qui inscrira éventuellement dans la colonne no 2 les « Retenues à effectuer » et en toute hypothèse dans la colonne no 7 le « Net à payer » à chaque créancier. Le trésorier-payeur général renverra à l'ordonnateur l'un des exemplaires ainsi annotés, après avoir apposé sur les bordereaux des règlements concernant des virements la mention « Virement en cours » et la date. Après avoir rectifié les bulletins de paie pour tenir compte des annotations de la trésorerie, l'ordonnateur les adressera aux créanciers.

Les administrations qui ne sont pas dotées de machines comptables ou dont les machines ont un nombre insuffisant de totalisateurs seront amenées à établir les divers bordereaux des règlements avant d'instruire complètement l'état récapitulatif du modèle donné en annexe no 4 ; mais, disposant d'une double série de bulletins de paie, elles pourront trier par nature de règlement la série destinée aux créanciers, de manière à exécuter facilement le travail. Cette série de bulletins sera ensuite conservée telle qu'elle jusqu'au retour, soit du deuxième exemplaire du bordereau de règlement par chèques accompagné des chèques visés par la trésorerie, soit du deuxième ou du troisième exemplaire du bordereau relatif aux autres modes de règlement. D'une façon générale, les bulletins de paie, lorsqu'il s'agit de paiement par virement, ne devront être adressés aux créanciers qu'après l'arrivée du bordereau de règlement renvoyé par le trésorier général afin d'éviter que les fonctionnaires ne tirent trop de chèques sur leur compte.

Chaque fois qu'un mandatement donne lieu à l'établissement de bordereaux de règlements de catégories différentes, il conviendra de joindre un bordereau récapitulatif des résultats totaux des bordereaux de chaque catégorie.

En ce qui concerne spécialement l'établissement des bordereaux de règlements par virement, il a été recommandé par la banque de France que la liste des virements à effectuer soit présentée dans l'ordre suivant :

  • virements à effectuer à un compte ouvert à une succursale de la banque de France ou dans un établissement bancaire de la place ;

  • virements à effectuer à un compte ouvert à des succursales de la banque de France ou à des établissements bancaires d'autres places.

En ce qui concerne les chèques postaux, il y a lieu de ne faire figurer sur un même bordereau que des virements internes ou des virements externes. Par virements internes, il convient d'entendre les virements concernant les comptes tenus par le centre de chèques postaux auquel sont demandés les virements, c'est-à-dire le centre qui tient le compte du trésor-payeur général.

L'obligation d'établir un bordereau spécial par mode de règlement peut présenter des inconvénients pour certains services du fait que chaque agent a la faculté de choisir le mode de règlement qui lui convient le mieux ; il peut en résulter que les services employant peu d'agents seront amenés néanmoins à établir plusieurs bordereaux de règlements ; chaque bordereau ne concernant qu'un nombre infime d'agents. Aussi conviendrait-il que chaque administration recommande aux agents qu'elle gère d'utiliser le procédé qui, après une étude approfondie, lui paraîtra le plus commode et le plus avantageux pour eux, comme pour l'Etat.

A ce sujet, je crois opportun de rappeler qu'il a été décidé en accord avec le secrétaire d'Etat aux postes, télégraphes et téléphones, que les chèques barrés émis dans les conditions fixées par le décret du 2 mars 1948 (5) en règlement des dépenses publiques étrangères aux services des postes, télégraphes et téléphones pouvaient être payés par les comptables des postes lorsqu'il n'y a pas de comptable du Trésor dans la même localité. Les chèques barrés doivent être présentés avant tout endossement ; le paiement n'est fait qu'entre les mains du bénéficiaire lui-même et seulement lorsque celui-ci est connu du receveur.

La réforme qui fait l'objet du présent paragraphe ne manquera pas d'accélérer sensiblement le paiement par virement des émoluments. Les quelques complications supplémentaires que sa mise en œuvre entraînera peut être pour certains services pourront être écartées si les créanciers gérés par ces services acceptent une certaine uniformisation des modes de règlement de leur émolument.

D'autre part, les tâches imposées aux ordonnateurs par la préparation des paiements seront simplifiées en ce qui concerne les ordres de virement comportant avis de crédit et les avis d'émission des chèques par la généralisation de l'usage du bulletin de paie, ainsi qu'il va être expliqué.

2.2. Suppression de l'avis de crédit en cas de virement. (6)

.................... 

2.3. Suppression de l'avis d'émission de chèque (6).

.................... 

Pour le Ministre et par autorisation :

Le Directeur de la comptabilité publique,

G. Devaux.

Annexes

1 410*/14 BULLETIN DE PAIE.

1 410*/15 BULLETIN DE PAIE.

1 410*/16 BULLETIN DE PAIE.

1 410*/17 ETAT RECAPITULATIF des mandatements, paiements et retenues.