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Archivé direction générale de la gendarmerie nationale : service des ressources humaines

INSTRUCTION N° 135500/DEF/GEND/SRH relative à la gestion des dossiers individuels des militaires de la gendarmerie nationale.

Du 17 octobre 2008
NOR D E F G 0 8 5 3 1 1 0 J

Autre(s) version(s) :

 

Référence(s) : Code du 20 mai 2024 de la défense - Partie réglementaire IV. Le personnel militaire. (Dernière modification le 12 mars 2016 - Document consolidé le 28 mars 2016).

Pièce(s) jointe(s) :     Huit annexes.

Texte(s) abrogé(s) : Instruction N° 160000/DEF/GEND/RH/P/PO du 26 novembre 2007 relative à la gestion des dossiers des officiers de la gendarmerie nationale.

Message n° 13324/DEF/GEND/RH/RF/REC du 11 mai 2004 (n.i. BO).

Classement dans l'édition méthodique : BOEM  531.1.

Référence de publication : BOC n°6 du 30/1/2009

Chaque militaire dispose d\'un dossier individuel regroupant l\'ensemble des informations relatives au déroulement de sa carrière.

La présente instruction a pour objet de fixer les règles concernant la composition, la tenue et la transmission des dossiers des militaires de la gendarmerie nationale.

Sont concernés :

1. les personnels officiers :

  • les officiers de gendarmerie (de carrière ou sous contrat) ;
  • les officiers du corps technique et administratif de la gendarmerie nationale (de carrière ou sous contrat) ;
  • les officiers commissionnés ;
  • les officiers de réserve. 

2. les personnels non officiers :

  • les sous-officiers de gendarmerie (de carrière ou sous contrat) ;
  • les sous-officiers du corps de soutien technique et administratif de la gendarmerie nationale (de carrière ou sous contrat) ;
  • les sous-officiers commissionnés ;
  • les sous-officiers de réserve ;
  • les volontaires ;
  • les militaires du rang de réserve. 

1. COMPOSITION.

Le dossier individuel est constitué d\'un dossier général et d\'un dossier d\'archives.

Le dossier d\'archives n\'est pas constitué pour les volontaires et les personnels de la réserve non issus de l\'active.

1.1. Dossier général.

Le dossier général contient la documentation permettant, notamment, de justifier à tout moment les droits acquis par le militaire au cours de sa carrière. Il est en principe constitué de pièces originales.

Il est organisé en deux parties :

  • « dossier première partie » (1) ; détenu par l\'organisme d\'administration et de gestion (OAG) et constitué de six sous-dossiers et du dossier de pension ;

  • « dossier deuxième partie » (2) ; détenu en principe par le notateur au 1er échelon et constitué de huit sous-dossiers (les cas particuliers pour les personnels non officiers et la situation des dossiers des officiers sont définis à l\'annexe I).

Pour les personnels de la réserve, le dossier général est détenu par la région de gendarmerie d\'affectation.  

Chacun de ces dossiers est placé dans une chemise-bordereau. Les pièces qu\'ils contiennent sont insérées dans des sous-dossiers.

La composition du dossier général est détaillée en annexe II.

1.2. Dossier d'archives.

Le dossier d\'archives est tenu par la direction générale de la gendarmerie nationale (DGGN/SDGP/bureau de gestion du personnel correspondant).

Il comporte également un dossier première partie et un dossier deuxième partie.

Ces deux parties sont rassemblées dans la même chemise-bordereau en raison de leur caractère documentaire.

La contexture du dossier d\'archives est précisée en annexe III.

2. TENUE ET MISE À JOUR.

2.1. Dispositions relatives au dossier général.

2.1.1. Dispositions communes.

Les modalités de mise à jour du dossier général sont contenues dans les textes cités en annexe VIII.

Les pièces sont enregistrées, numérotées et classées, dans chaque sous-dossier, dans l\'ordre chronologique croissant. Les cartouches de la page relatifs au détail des transmissions successives des dossiers première et deuxième parties ne sont plus renseignés. De même, les pièces insérées ne sont plus émargées par une autorité. Seul le numéro d\'enregistrement doit figurer en haut et à droite du document.

Les dossiers première et deuxième parties ne sont pas une copie l\'un de l\'autre, ils constituent un ensemble cohérent retraçant la totalité de la carrière d\'un militaire.

Pour éviter les doublons de pièces, leur classement dans chaque dossier est impérativement respectif.

Les dossiers ainsi que les documents qu\'ils contiennent ne doivent comporter ni grattage ni surcharge. Les éventuelles modifications sont approuvées au moyen du cachet « rectificatif » apposé à l\'encre rouge.

Ils sont ouverts :

  • pour les personnels officiers : par l\'école des officiers de la gendarmerie nationale (EOGN) dès l\'année d\'intégration des personnels « non-gendarmes » dans cette école ;

  • pour les personnels non-officiers : par l\'école de gendarmerie ou le centre d\'instruction dans lequel ils sont incorporés ;

  • pour les personnels de la réserve : par les régions de gendarmerie.

La mise à jour se fait de manière continue, tout au long de la carrière du militaire. Le cartouche précisant le corps d\'appartenance (par exemple, « sous-officier ») est rayé sur la couverture de garde des dossiers première et deuxième parties et remplacé par la mention du nouveau corps d\'appartenance (par exemple, « officier »), avec apposition du cachet rectificatif.

Le dossier d\'archives est créé, pour les volontaires qui intègrent un corps de sous-officier ou d\'officier, par la DGGN/SDGP/Bureau de gestion du personnel compétent. En cas de changement de corps, le cartouche précisant le corps d\'appartenance est rayé sur la couverture de garde des dossiers et remplacé par la mention du nouveau corps d\'appartenance avec apport du cachet rectificatif .

2.1.2. Dispositions particulières à chaque dossier.

2.1.2.1. Dossier première partie.

Le livret matricule, inclus dans le dossier première partie, est ouvert en référence aux pièces d\'état-civil demandées obligatoirement à cette occasion. Les changements de situation du militaire sont inscrits successivement sur le livret dans les rubriques prévues à cet effet. Les inscriptions se font sous forme informatisée ou dactylographiée. Le livret matricule est refait complètement lorsque le sous-officier intègre le corps des officiers. Le ou les livrets matricules établis antérieurement à l\'intégration dans un des corps de la gendarmerie nationale sont détruits.

Le dossier première partie, ainsi que le livret matricule et le dossier de pension qu\'il contient, sont tenus, mis à jour et vérifiés par l\'OAG.

L\'état des services, ou l\'état signalétique et des services, n\'a pas de caractère obligatoire. Il ne figure pas systématiquement dans le dossier première partie. Il est établi et délivré conformément aux articles 52 et 56 de l\'instruction n° 15500/T/PM/1/B du 8 mai 1963 (annexe VIII) et aux directives de l\'annexe IV de la présente instruction.

2.1.2.2. Dossier deuxième partie.

Les feuilles de notation des trois carnets de notes sont retirées de ces carnets, agrafées par année et classées dans le dossier deuxième partie - sous-dossier n° 1 ; ces trois carnets de notes sont ensuite détruits.

Un dossier individuel de campagne peut être constitué pour les besoins d\'une mission extérieure. Il constitue un extrait du dossier individuel. Il est en principe constitué des copies des feuilles de notes des cinq dernières années, ainsi que d\'une copie du livret matricule. Ces copies ne sont réalisées qu\'au moment de la désignation du militaire pour la mission. À l\'issue de la mission, le dossier est détruit.

Le dossier deuxième partie est tenu, mis à jour et vérifié par l\'autorité définie au point 1.1.

2.2. Dispositions relatives au dossier d'archives.

Afin d\'alimenter le dossier d\'archives, les OAG adressent :

  • pour les personnels gérés à l\'échelon central : à la DGGN - bureau de gestion du personnel compétent, dès qu\'ils en ont connaissance, une copie du document concernant le militaire (à l\'exception de ceux émanant de la DGGN) ;

  • pour les personnels gérés à l\'échelon déconcentré, seules les pièces établies à l\'échelon central sont insérées en copie dans le dossier d\'archives.

La répartition et le classement des pièces dans les sous-dossiers sont identiques à ceux du dossier général.

2.3. Constitution du dossier individuel des colonels nommés dans la 1re section du cadre des officiers généraux.

Lorsqu\'un colonel est nommé officier général, les autorités détentrices des différents dossiers procèdent à la refonte totale des dossiers conformément aux modalités rappelées en annexe IV.

Le dossier général est transmis, par l\'OAG perdant (3), dans un délai d\'un mois à compter de la date de nomination, directement au ministère de la défense - bureau des officiers généraux (BOG) (4) pour vérification. L\'ancien livret matricule officier est joint à l\'envoi et conservé par le BOG. Après vérification, le dossier est retourné à l\'OAG perdant qui procède, dès réception, aux rectifications éventuellement demandées puis adresse le dossier au nouvel OAG.

Le dossier d\'archives est transmis, après refonte, par la DGGN - bureau du personnel officier, dans un délai d\'un mois à compter de la date de nomination, au ministère de la défense (BOG) pour attributions.

2.4. Communication du dossier individuel aux intéressés.

Les conditions d\'application de la procédure de communication sont fixées par les textes rappelés en annexe VIII.

3. TRANSMISSION DES DOSSIERS.

3.1. Dispositions générales.

Quand un militaire fait l\'objet d\'une mutation, l\'OAG perdant regroupe et vérifie toutes les parties du dossier général, établit la fiche de renseignements (annexe V), puis transmet directement, sous bordereau d\'envoi (5), l\'ensemble (dossier médical inclus) au nouvel OAG. Toute remise de tout ou partie du dossier aux intéressés à l\'occasion des changements d\'affectation est interdite. Aucun dossier général ne transite par la DGGN - sous-direction de la gestion du personnel (annexe VII) (6).

À réception, le nouvel OAG garde le dossier première partie, envoie le dossier deuxième partie à l\'autorité définie au point 1.1. et adresse le dossier médical au centre médical compétent.

En cas d\'une mutation interne d\'un personnel affecté à l\'échelon central, le dossier deuxième partie est adressé sous bordereau d\'envoi à la nouvelle autorité détentrice. Le centre administratif de la gendarmerie nationale (OAG) est servi en copie.

Les dossiers des officiers généraux sont gérés de manière identique. Ils ne transitent pas par le BOG ou la DGGN - bureau du personnel officier.

L\'ensemble de ces dispositions s\'applique pour une mutation en métropole, outre-mer ou à l\'étranger (6).

Lorsqu\'un militaire est nommé dans un autre corps, le dossier d\'archives (lorsqu\'il existe) détenu au niveau de l\'administration centrale est adressé au bureau de gestion du personnel compétent.

3.2. Dispositions particulières.

3.2.1. Officiers généraux admis en 2e section.

L\'OAG perdant transmet le dossier général et le dossier médical au BOG.

L\'état des services est mis à jour et arrêté (portant l\'adresse du lieu de repli). L\'ordre du jour d\'admission dans la 2e section est, le cas échéant, inséré dans le sous-dossier n° 3 « mémoires de proposition » du dossier du personnel. Un exemplaire de l\'état des services est adressé à la DGGN - bureau du personnel officier.

3.2.2. Colonels admis dans la 2e section du cadre des officiers généraux

Les dossiers généraux et d\'archives sont constitués conformément aux points 2.3. et 3.2.1.

3.2.3. Officiers admis à la retraite, officiers sous contrat démissionnaires ou arrivés au terme de leur contrat, officiers réformés, officiers décédés.

L\'OAG perdant (7) transmet le dossier général et le dossier médical à l\'OAG sur le territoire duquel l\'officier a déclaré se retirer ou au centre administratif de la gendarmerie nationale (CAGN) pour une retraite ou un établissement à l\'étranger. Le dossier d\'archives est adressé par le bureau du personnel officier au bureau du personnel de la réserve militaire de la DGGN.

Au terme de l\'obligation légale de disponibilité en réserve opérationnelle de 2e niveau, à la date de la radiation des cadres de réserve, à la suite de la décision de la commission de réforme ou au décès de l\'officier, l\'OAG transmet les dossiers au bureau du personnel de la réserve militaire de la DGGN.

3.2.4. Officiers commissionnés.

3.2.4.1. Titulaires d'un grade d'officier avant leur contrat au titre de l'article L. 4132-10 du code de la défense.

Perdant le grade conféré pour la durée du contrat, ils sont admis dans la réserve opérationnelle de 2e niveau avec leur grade. Leur dossier est traité conformément au point 3.2.3.

3.2.4.2. Titulaires d'un grade de sous-officier ou de militaire du rang ou ne possédant aucun grade avant leur contrat au titre de l'article L. 4132-10 du code de la défense.

Ils sont admis dans la réserve opérationnelle de 2e niveau avec leur grade ou, à défaut, le grade de 2e classe.

L\'OAG perdant transmet le dossier général et le dossier médical à l\'OAG sur le territoire duquel l\'officier a déclaré se retirer ou au CAGN pour une retraite ou un établissement à l\'étranger.

Le dossier d\'archives est adressé par le bureau du personnel officier de la DGGN à l\'OAG d\'accueil.

3.2.5. Sous-officiers et militaires du rang de réserve.

L\'OAG perdant transmet le dossier général et le dossier médical à l\'OAG sur le territoire duquel le militaire de réserve a déclaré se retirer ou au CAGN pour une retraite à l\'étranger.

Au terme de l\'obligation légale de disponibilité en réserve opérationnelle de 2e niveau, à la date de radiation des cadres de réserve, suite à une décision de la commission de réforme ou au décès du militaire, l\'OAG transmet les dossiers au bureau du service national d\'origine.

4. Dispositions transitoires.

Les dispositions prévues au point 2.1.2.2. seront progressivement réalisées.

Au 1er octobre 2009, toutes les feuilles de notes auront été intégrées dans le dossier deuxième partie et tous les carnets de notes détruits. Avant cette date, les dossiers deuxième partie comprennent soit l\'intégralité des feuilles de notes, soit les carnets de notes tant que ceux-ci existent.

Afin de préserver les droits des militaires et permettre aux autorités de disposer en temps opportun des documents retraçant leur parcours professionnel, l\'attention est appelée sur le soin et la rigueur à apporter à la tenue du dossier individuel.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le général de corps d'armée,
chef du service des ressources humaines,

Bernard MOTTIER.

Annexes

Annexe I. Autorité détentrice du dossier deuxième partie.

Annexe II. Composition du dossier général.

1. Dossier première partie.

Sous-dossier n° 1 : pièces matricules (livret matricule, attestation de la journée d\'appel de préparation à la défense, dispense du service national, ...).

Sous-dossier n° 2 : pièces d\'état-civil (ancienne fiche individuelle ou familiale d\'état-civil, extrait d\'acte de naissance, de mariage, de décès, copie du livret de famille, autorisation de concubinage, de pacte civil de solidarité, dossier de mariage (1), jugement de divorce, ...).

Sous-dossier n° 3 : mutations (fiche individuelle de mutations qui constitue la pièce n° 1 certifiée par l\'organisme payeur dès la 1re mutation IS/ACR, ordre de mutation individuel ou collectif, ordre de désignation, modificatif ou additif ou annulation d\'un ordre de mutation ou de désignation, récépissé de notification de ces différentes pièces (2), prolongation, non-prolongation ou réduction de séjour outre-mer, déclaration relative à l\'indépendance dans l\'exécution du service, ...).

Sous-dossier n° 4 : archives médicales (livret médical qui constitue la pièce n° 1 est détenu par le centre médical, feuillet récapitulatif des congés de maladie (3) qui constitue la pièce n° 2, extrait du registre des constatations des blessures, infirmités et maladies survenues pendant le service, certificat de visite, congé de maladie, certificat médical d\'aptitude, certificat médico-administratif d\'aptitude, certificat d\'expertise médicale, extrait du procès-verbal de la commission de réforme, rôle des blessures et citations, ...).

Sous-dossier n° 5 : pièces diverses (acte d\'engagement, décision, décret ou arrêté de nomination et de promotion dans l\'armée active ou de réserve, prestation de serment, récépissé de notification individuelle d\'extrait de décision d\'attribution ou de cessation d\'attribution de la nouvelle bonification indiciaire, congés de maternité et/ou paternité, décision de congé de fin de campagne, décision portant validation pour la retraite des services civils, arrêté ou décision de placement dans les diverses positions statutaires, acte de volontariat, contrat d\'engagement, renouvellement de contrat, attribution de l\'échelon exceptionnel, dossier d\'admission dans le corps des sous-officiers de carrière (SOC), autorisation d\'engagement, décision échelle de solde, prime de qualification, demande d\'admission à l\'état d\'officier de carrière, démission SOC et démission de grade, justificatifs de séjour ouvrant droit au bénéfice de campagne, ...), engagement à servir dans la réserve opérationnelle (renouvellement, suspension, radiation, honorariat, ...).

Sous-dossier n° 6 : relevés individuels des services aériens et subaquatiques, relevés particuliers des bonifications comptant pour les décorations.

Dossier de pension : carte de retraite, contrat/acte de décision de renouvellement, relevé individuel des services aériens commandés, récépissé d\'attribution ou de perte de la nouvelle bonification indiciaire, décision de validation de services civils, décision d\'attribution de l\'échelle de solde, décision d\'attribution de l\'échelon exceptionnel, ...).

2. Dossier deuxième partie.

Sous-dossier n° 1 : feuilles de notes (feuilles de notes « sous-officier » extraites des carnets de notes, notation annuelle correspondant à l\'exemplaire n° 2 avant 2009 et la feuille de notes originale à compter du 1er janvier 2009).

Sous-dossier n° 2 : notes diverses, écoles, stages (carnet de tir qui constitue la pièce n° 1, notation en école, appréciation de stage, fiche de notation d\'officier de police judiciaire, appréciation des préfets, ...).

Sous-dossier n° 3 : mémoires de proposition (décoration, fiche individuelle de proposition, fiche individuelle de classement à l\'avancement, ...).

Sous-dossier n° 4 : citations-félicitations (citation, témoignage de satisfaction, lettre de félicitations, récompense, ...).

Sous-dossier n° 5 : punitions et condamnations (feuillet d\'enregistrement des bulletins de sanctions et des pièces relatives aux condamnations visé à l\'ouverture).

Sous-dossier n° 6 : pièces diverses (original ou copie de tous les diplômes et brevets civils et militaires, fiche d\'orientation de carrière établie avant juillet 2005, titre de reconnaissance de la nation, attribution de décoration, dossier de candidature officier, certificat de langue étrangère, désignation pour un stage ou une mission, fiche individuelle de renseignements (4), copie du permis de conduire civil et militaire, ...).

Sous-dossier n° 7 : dossier individuel de campagne, avant son utilisation effective.

Sous-dossier n° 8 : habilitation (décision d\'admission aux informations classifiées, attestation de reconnaissance de responsabilité sur la protection du secret, reconnaissance de responsabilité relative à la sécurité des systèmes d\'information de la gendarmerie, dossier de demande d\'admission aux informations classifiées, déclaration d\'instruction en matière de sécurité, ...). Les planches photographiques et les dossiers de candidature antérieurs à la carrière d\'officier sont retirés et détruits.

Notes

    La fiche individuelle de renseignement n\'est pas numérotée et placée en tête du sous-dossier n° 6. La nouvelle chasse l\'ancienne.4

Annexe III. Composition du dossier d'archives.

1. Sous-dossier première partie.

Pièces diverses d\'état-civil, pièces relatives à la situation de famille, contrat d\'engagement, dossier de mariage, relevé individuel des services aériens commandés, certificat médical en cours et celui comportant des restrictions, extrait du registre des constatations des blessures, infirmités et maladies survenues pendant le service, congé de maladie, acte d\'engagement, ordre de mutation individuel ou collectif, ordre de désignation, modificatif ou additif ou annulation d\'un ordre de mutation ou de désignation, récépissé de notification de ces différentes pièces (1), prolongation, non-prolongation ou réduction de séjour outre-mer, décision de congé de fin de campagne, arrêté ou décision de placement dans les diverses positions statutaires, attribution de l\'échelon exceptionnel, titre ou lettre de commandement, décision d\'admission en école, déclaration relative à l\'indépendance dans l\'exécution du service en cours, prestation de serment, décision de premier contrat et renouvellements successifs, désignation pour une mission dont la durée est supérieure ou égale à sept jours, ... 

2. Sous-dossier deuxième partie.

Feuille de notes correspondant à l\'exemplaire n° 1 feuilles de notes (feuilles de notes « sous-officier » extraites des carnets de notes, notation annuelle avant 2009 et copie de la feuille de notes originale à compter du 1er janvier 2009), décision d\'admission aux informations classifiées en cours, fiche de voeux, titre de guerre, récompense, fiche individuelle de classement à l\'avancement, notation en école, appréciation de stage, mémoire de proposition pour une décoration, citation, témoignage de satisfaction, lettre de félicitations, appréciations diverses, fiche de notation d\'officier de police judiciaire, candidature aux différents concours et examens, demande de renouvellement de contrat, appréciation des préfets, diplôme, brevet, fiche d\'orientation de carrière, fiche d\'entretiens de carrière, titre de reconnaissance de la nation, attribution de décoration, certificat de langue étrangère, désignation pour un stage ou une mission dont la durée est supérieure ou égale à sept jours, ... .

L\'état des services, la fiche individuelle de mutations, les anciens livrets matricules et la planche photographique sont retirés du dossier d\'archives et détruits.

Annexe IV. Constitution du dossier individuel des colonels nommés dans la première section du cadre des officiers généraux.

1. Dossier général.

1.1. Dossier première partie.

Les sous-dossiers sont refaits (les pièces y sont inscrites et insérées dans l\'ordre chronologique croissant débarrassées des doubles).

Un nouveau livret matricule, entièrement dactylographié, est ouvert (la carrière y est reportée dans son intégralité).

Un état des services est adressé par internet à bog-terre@cabinet.defense.gouv.fr (trois exemplaires « papier », dont un seul est arrêté à la date de nomination par l\'autorité militaire compétente, sont insérés au dossier).

Le dossier de pension est entièrement mis à jour (notamment les campagnes). Toutes les pièces justificatives y sont insérées : pièces d\'état-civil, attestations de séjour, décision d\'attribution de l\'échelon exceptionnel de colonel, extrait du Journal officiel de nomination au grade de général de brigade, relevés individuels des services aériens, relevés individuels des services sous-marins ou subaquatiques commandés.

1.2. Dossier deuxième partie.

Les sous-dossiers sont refaits (les pièces y sont inscrites et insérées dans l\'ordre chronologique croissant débarrassées des doubles).

Le sous-dossier n° 3 « mémoires de proposition » dans lequel sont insérés les mémoires de proposition ne comporte aucune inscription.

Le feuillet d\'enregistrement des bulletins de sanctions est arrêté et certifié.

Le dossier de campagne est mis à jour.

Le sous-dossier « habilitations » comprend les attestations d\'habilitation en cours de validité et la décision d\'accès aux informations « confidentiel défense ».

2. Dossier d'archives.

Les sous-dossiers sont refaits (les pièces y sont inscrites et insérées dans l\'ordre chronologique croissant débarrassées des doubles).

Une fiche biographique « officier général » est établie et jointe au sous-dossier deuxième partie.

Un état des services et une fiche individuelle de mutations, transmis par l\'OAG perdant à la DGGN (bureau du personnel officier), sont insérés dans le sous-dossier première partie.

Annexe V. Fiche de renseignements.

Annexe VI. Feuillet récapitulatif des congés de maladie.

Annexe VII. Cheminement des dossiers consécutif à une mutation.

Annexe VIII. Fonds documentaire.