1. Présentation générale et rappel des dispositions réglementaires.

1.1. La surveillance administrative et technique.

« Les autorités de commandement et les directeurs de service sont responsables de la surveillance administrative et technique des formations placées sous leur autorité, soit directement, soit en déléguant leur compétence dans les conditions définies par arrêté du ministre chargé des armées » ⁽¹⁾.

« La surveillance administrative et la surveillance technique ont pour objet de s\'assurer que les besoins des formations administratives sont satisfaits conformément aux dispositions législatives et réglementaires ». La surveillance administrative et la surveillance technique « consistent à vérifier l\'efficacité, l\'opportunité et la régularité des actes d\'administration et de gestion de ces formations et permettent d\'apprécier à la fois les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre pour les atteindre » ⁽²⁾.

« La surveillance administrative peut s\'exercer à partir des opérations de vérification des comptes, lesquelles relèvent exclusivement des commissaires, et à l\'aide d\'autres techniques d\'analyse et de contrôle » ⁽²⁾.

Enfin, « la surveillance technique consiste également à vérifier que les fonctions logistiques et techniques sont remplies dans des conditions propres à assurer et à maintenir la disponibilité opérationnelle des formations, conformément aux règlements logistiques et techniques et selon les normes de sécurité » ⁽²⁾.

1.2. La vérification des comptes.

« La vérification des comptes a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s\'assurer de leur exactitude et de leur conformité aux dispositions législatives et réglementaires. Elle est assurée par les commissaires désignés à cet effet qui, pour l\'exercice de cette responsabilité particulière, sont responsables devant le ministre chargé des armées ⁽¹⁾ ». Exercée pour le compte du ministre de la défense par les commissaires agissant ès qualités, elle vise à garantir la bonne utilisation des crédits budgétaires mis en place au profit des formations de la gendarmerie.

La vérification des comptes concerne les recettes et les dépenses effectuées par les formations selon le régime dérogatoire aux règles de la comptabilité publique ⁽³⁾ dans les domaines suivants :

• masses du budget de fonctionnement ;

• fonctionnement des organismes de restauration et de loisirs ⁽⁴⁾ ;

• indemnités de déplacement ;

• coopératives des escadrons.

Elle comporte les opérations suivantes :

• rapprochement entre les écritures comptables et les pièces justificatives de la comptabilité ;

• corrélation entre les existants et les écritures comptables ;

• vérification de la régularité des pièces justificatives présentées ;

• vérification de la conformité des opérations comptables aux dispositions législatives et réglementaires (exactitude de l\'imputation budgétaire, respect des règles de l\'achat public et de toutes dispositions législatives et réglementaires ⁽⁵⁾ afférentes aux recettes et aux dépenses d\'une formation).

Il ressort de ces dispositions que la surveillance administrative et la surveillance technique sont des actes de commandement destinés à s\'assurer de l\'efficacité du soutien des formations administratives ainsi que de sa conformité aux règlements.

La vérification des comptes porte sur la régularité et la bonne utilisation des crédits. Distincte de la surveillance administrative, elle y contribue. Tout en étant différentes par leur nature et parfois par leurs domaines, la surveillance administrative, la surveillance technique et la vérification des comptes ont pour l\'essentiel la même finalité : celle de garantir aux formations les moyens de leurs missions. Elles sont par conséquent, dans leur mise en œuvre, étroitement imbriquées.

2. Responsabilités et attributions en matière de surveillance administrative, de surveillance technique et de vérification des comptes.

2.1. Surveillance administrative et technique.

La responsabilité de la surveillance administrative et de la surveillance technique incombe au directeur général de la gendarmerie en métropole et hors métropole.

La surveillance administrative peut être exercée directement par l\'autorité qui en a la responsabilité ou par délégation de signature consentie à d\'autres autorités.

Au sein de la gendarmerie, la surveillance administrative et la surveillance technique sont exercées par délégation du directeur général de la gendarmerie nationale (délégation de signature) :

L\'inspecteur de la gendarmerie nationale assure le contrôle et la coordination de la surveillance administrative et de la surveillance technique par l\'intermédiaire du commissaire chef du bureau de la coordination de la surveillance administrative et technique de l\'inspection de la gendarmerie nationale.

2.2. Vérification des comptes.

Les commissaires sont responsables devant le ministre de l\'exercice de la vérification des comptes. Ils sont désignés par le ministre ès qualités à cet effet. Les résultats de la vérification des comptes engagent la responsabilité « intuitu personnae » du commissaire l\'ayant exercée.

3. Exercice de la surveillance administrative, de la surveillance technique et de la vérification des comptes.

3.1. Cadre de la surveillance administrative, de la surveillance technique et de la vérification des comptes.

La surveillance administrative et technique ainsi que la vérification des comptes s\'intègrent dans une chaîne continue des contrôles dont le bon fonctionnement permet à chaque échelon ou autorité de contrôle d\'utiliser les résultats des opérations de contrôle, de surveillance et de vérification effectuées au niveau inférieur.

Cette chaîne comporte :

• les opérations de surveillance de l\'administration intérieure et de contrôle interne effectuées par le chef hiérarchique et, au niveau du centre de responsabilité élémentaire, par le chef des services logistiques ;
  
• la surveillance administrative et la surveillance technique ⁽⁶⁾, ainsi que la vérification des comptes ⁽⁷⁾ ;
  
• les inspections et en particulier celles de l\'inspecteur général des armées et de l\'inspecteur de la gendarmerie nationale s\'agissant du volet administratif, financier et logistique.

La surveillance de l\'administration intérieure et le contrôle interne sont exercés au niveau local et sous la responsabilité des commandants de formation et des chefs de centre de responsabilité élémentaire en continu ou sous forme d\'inspections à caractère administratif et technique. Ils donnent lieu à l\'établissement d\'un rapport ou de fiches, adressés d\'une part à la chaîne hiérarchique et d\'autre part aux commissaires résidents.

Les inspections portant sur les domaines administratif, financier et logistique s\'appuient sur les rapports de surveillance administrative et de surveillance technique ainsi que sur les résultats de la vérification des comptes. L\'action de surveillance administrative et technique et celle de vérification des comptes permettent de mettre en évidence la situation globale de la formation inspectée dans le domaine du soutien et les difficultés qu\'elle rencontre.

3.2. Exercice de la surveillance administrative et de la surveillance technique.

Sous réserve des attributions déléguées aux directeurs régionaux de services, la surveillance administrative est exercée, par délégation du directeur général de la gendarmerie nationale, par les commissaires résidents relevant pour emploi de l\'inspecteur de la gendarmerie nationale, et outre-mer par le commissaire chef du bureau de la coordination de la surveillance administrative et technique assisté du commissaire chef de la section surveillance administrative.

La surveillance technique est exercée à titre principal, par délégation du directeur général de la gendarmerie nationale, par le chef de la section surveillance technique (bureau de la coordination de la surveillance administrative et technique) de l\'inspection de la gendarmerie nationale. Les commissaires résidents peuvent l\'exercer également, en tant que de besoin, en complément et à l\'occasion de leurs actions de surveillance administrative.

Les commissaires résidents s\'appuient sur les inspections et les contrôles internes précités et sur la surveillance technique exercée dans les formations par la section surveillance technique de l\'inspection de la gendarmerie nationale. Ils sont à ce titre destinataires des rapports de contrôle administratif et technique internes et de ceux de la section surveillance technique de l\'inspection de la gendarmerie nationale.

La surveillance administrative est assurée par les commissaires résidents :

• en continu lors de la vérification des comptes, de l\'ordonnancement des dépenses et de l\'examen de toute pièce justificative ;

• lors de contrôles effectués sur place.

Les commissaires résidents exercent leurs attributions dans toutes les unités et à tous les niveaux avec un degré d\'intensité suffisant pour permettre au commandement d\'apprécier l\'efficacité de l\'administration et du soutien dans la gendarmerie.

Le commissaire résident rencontre en outre régulièrement le commandant de région de gendarmerie et les chefs de centre de responsabilité pour leur faire un point de situation s\'agissant de leur action. Il exerce en permanence, au profit de ces autorités, la fonction de conseiller du commandement dans ses domaines de compétence.

Le chef du bureau de la coordination de la surveillance administrative et technique contrôle et coordonne sous l\'autorité de l\'inspecteur de la gendarmerie nationale l\'exercice de cette surveillance par les commissaires résidents.

Le chef du bureau de la coordination de la surveillance administrative et technique dispose en outre d\'une délégation pour exercer en tant que de besoin directement la surveillance administrative et technique, en métropole et outre-mer. S\'agissant des formations outre-mer, cette action est exercée en complément de celle des directeurs des commissariats.

3.3. Exercice de la surveillance technique par l'officier de l'inspection de la gendarmerie nationale en charge de celle-ci.

Le chef de la section surveillance technique exerce la surveillance technique dans toutes les formations de la gendarmerie. Il coordonne son action avec celle des commissaires résidents. Les commissaires résidents s\'appuient sur l\'action de surveillance technique de cet officier pour assurer au niveau local la surveillance administrative et le cas échéant, à titre complémentaire, la surveillance technique.

La surveillance technique se traduit par le déplacement dans la formation visitée de l\'officier accompagné d\'une équipe de sous-officiers. Ce déplacement est annoncé en temps utile au commandant de la formation de même qu\'au commandant de région.

L\'action de surveillance technique débute par une réunion au cours de laquelle sont exposées les modalités de conduite de l\'action. Le chef des services logistiques est présent à cette réunion. Les actions et les vérifications sont conduites dans les services par les militaires accompagnant l\'officier. La visite se termine par une nouvelle réunion de synthèse, en présence des chefs de service concernés, au cours de laquelle sont communiquées les observations, les conclusions et les recommandations.

3.4. Répartition fonctionnelle et organique de l'exercice de la surveillance administrative, de la surveillance technique et de la vérification des comptes (cf. annexe II).

Les domaines de l\'exercice des attributions entre les commissariats résidents et l\'inspection de la gendarmerie nationale sont précisés dans les décisions de délégation du directeur général adressées à chaque commissaire ou chef de service.

Les modalités d\'exercice de la surveillance administrative des gendarmeries spécialisées font l\'objet de l\'annexe III.

La surveillance administrative et technique des cercles-mess est assurée par les directions régionales du commissariat de l\'armée de Terre.

La surveillance technique des organismes du service de santé est assurée par les directions régionales du service de santé des armées.

La surveillance technique dans le domaine des carburants est le fait des directions du service des essences des armées.

La vérification des comptes, la surveillance administrative et la surveillance technique des formations de la gendarmerie outre-mer sont exercées par les directions des commissariats d\'outre-mer et en tant que de besoin par l\'inspection de la gendarmerie nationale.

3.5. Exercice de la vérification des comptes.

La vérification des comptes est effectuée :

• en continu sur pièces ;
  
• lors de contrôles sur place. Les contrôles sur place sont en général exécutés conjointement avec les opérations de surveillance administrative.

3.5.1. La vérification sur pièces.

La vérification des comptes sur pièces porte sur l\'ensemble des comptabilités des formations adressées au commissariat résident selon une périodicité qu\'il lui appartient de fixer. Elle porte également sur les pièces qui parviennent au commissariat résident en vue de l\'exécution de l\'ordonnancement et sur toute autre pièce comptable qu\'il est susceptible de demander.

La vérification sur pièces est si possible systématique et exhaustive. Cependant, afin de faire face à des charges supplémentaires occasionnelles, la vérification des comptes peut ne porter que sur des aspects ciblés de la comptabilité, sur la base d\'une analyse des risques.

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3.5.2. La vérification sur place.

La vérification sur place est exercée selon une périodicité régulière et peut être complétée par des vérifications inopinées réalisées en fonction des possibilités du commissaire et d\'une évaluation des risques.

Elle comporte deux volets :

Les erreurs, omissions ou irrégularités comptables constatées sur place donnent lieu à régularisation immédiate prescrite et contrôlée par le commissaire vérificateur. En cas de fraude, perte, déficit ou détournement constaté lors d\'un contrôle ou détecté par la formation, le commissaire vérificateur fait prendre toute mesure conservatoire qu\'il juge utile et procède à l\'établissement d\'un procès-verbal.

Les vérifications des comptes respectent le canevas méthodologique figurant dans le mémento de surveillance administrative et technique et de vérification des comptes.

Les documents comptables vérifiés sur place sont visés par le commissaire vérificateur.

4. Exploitation du travail de surveillance administrative et de vérification des comptes.

Les commissaires résidents établissent des rapports au titre de la surveillance administrative et de la vérification des comptes. Les rapports comportent :

En annexe du rapport sont jointes les fiches de vérification des comptes comportant les domaines vérifiés, les observations formulées et les mesures à prendre. Les fiches de vérification sont numérotées de manière à permettre le suivi des mesures qui y figurent à l\'occasion des opérations de vérification suivantes.

Les rapports sont adressés d\'une part à l\'inspecteur de la gendarmerie nationale (bureau de la coordination de la surveillance administrative et technique), d\'autre part au directeur général de la gendarmerie nationale (service des plans et moyens).

Une copie de ces rapports est adressée par le commissaire résident au chef de la formation ayant fait l\'objet de la visite de même qu\'au commandant de la région de gendarmerie.

Chaque commissaire résident rédige en outre, au cours du premier trimestre, un rapport annuel de vérification et de surveillance administrative, synthèse des principaux constats effectués tant sur pièces que sur place au cours de l\'année précédente. Ce rapport annuel est adressé à l\'inspection et au commandant de région.

Lorsque l\'action de surveillance administrative ou l\'action de surveillance technique est exercée par un commissaire au plan central ou par l\'officier ayant en charge la surveillance technique, les rapports comportent les mêmes éléments. Ils sont adressés au directeur général de la gendarmerie nationale (service des plans et moyens), au commandant de région et au chef de l\'unité ayant été l\'objet de l\'action de surveillance. Une copie est en outre adressée au commissaire résident.

La surveillance administrative, la surveillance technique et la vérification des comptes revêtent une importance particulière en permettant au commandement de s\'assurer du degré de fiabilité de l\'administration et du soutien des formations de la gendarmerie. Elles permettent aussi d\'apporter une aide aux commandants de formation par les conseils que donneront à toute occasion les autorités chargées de l\'exécution de la surveillance et de la vérification.

Elles doivent être exercées avec une périodicité et une intensité suffisantes afin de garantir leur crédibilité. Pour autant, les commandants de formation et en particulier les chefs de centre de responsabilité ne sont pas dispensés d\'exercer en continu, à leur niveau, les contrôles qui leur incombent.