Par circulaire de référence, l'état-major de l'armée de terre a défini les modalités générales de mise en œuvre de l'instruction prise pour l'application du règlement de discipline générale (première référence) et, en particulier, de son article 30 relatif à l'effacement automatique des punitions.

La présente circulaire a pour objet de préciser les conditions d'application de cet article 30 en ce qui concerne la tenue des documents administratifs individuels des personnels militaires de carrière et sous contrat.

1. Généralités.

L'article 30 de l'instruction de référence dispose que « les punitions disciplinaires sont effacées automatiquement quatre années civiles entières après avoir été prononcées ⁽³⁾ » et que cet effacement doit être tel que « non seulement toute mention de la punition disparaisse des dossiers, livrets, relevés ou fichiers, mais encore que le simple rappel de l'existence d'une punition effacée soit impossible ».

Ces nouvelles dispositions qui excluent l'utilisation du « bâtonnage » traditionnel ⁽⁴⁾ imposent certains changements dans les procédures jusqu'ici en vigueur pour la tenue des documents administratifs individuels des personnels ⁽⁵⁾. Ces changements peuvent se résumer comme suit :

• 1. Les punitions ne doivent plus être inscrites sur les pièces permanentes de la documentation administrative individuelle des personnels.

• 2. Chaque année, cette documentation doit être expurgée des pièces mobiles faisant état de punitions amnistiées ou effacées [bulletins de punition, rapports divers, avis de changement de position (ACP), etc.)].

• 3. Enfin, les états et relevés de punitions exigés occasionnellement par la réglementation en vigueur doivent être détruits immédiatement après usage.

Les mesures définies ci-après ont pour but de faciliter l'application de ces différentes prescriptions par les autorités chargées de la tenue des dossiers du personnel ⁽⁶⁾ et des livrets matricules.

2. Tenue des dossiers et des livrets matricules.

2.1.

Les punitions ne doivent plus être inscrites dans les documents suivants :

• livret matricule ⁽⁷⁾ ;

• dossier individuel de campagne des officiers et des sous-officiers ;

• feuillet de punitions imprimé N° 314/54 ⁽⁸⁾, (ce feuillet, supprimé par la circulaire de référence, est remplacé par un nouveau feuillet décrit au § V ci-après ;

• bulletin de notes d'officiers ;

• feuillet de notes de sous-officiers ;

• relevé de notes modèle E (mémoire de proposition pour l'avancement des officiers).

2.2.

Les pièces insérées dans le sous-dossier n^o 5 (punitions et condamnations) du dossier du personnel ne doivent plus être enregistrées sur la couverture de ce sous-dossier qui ne doit plus porter d'inscriptions.

2.3.

Les inscriptions relatives aux punitions et aux condamnations déjà portées sur les documents visés aux alinéas 21 et 22 devront être effacées, avant le 1er avril 1981, dans les conditions suivantes :

• a).  Pour les inscriptions antérieures au 1er janvier 1980, cet effacement pourra avoir lieu par simple bâtonnage.

• b).  Pour les inscriptions portées depuis le 1er janvier 1980, le bâtonnage sera admis à titre provisoire, mais il devra être suivi, dans les meilleurs délais, par le remplacement de la page ou de la pièce concernée.

En ce qui concerne la couverture du sous-dossiers n^o 5, son remplacement par un document vierge doit être entrepris systématiquement, quelle que soit la date des inscriptions.

Les anciens feuillets de punitions modèle N° 314/54 seront détruits après établissement des nouveaux feuillets prévus au paragraphe V ci-après.

3. Bulletins de punitions.

Les bulletins de punition (ainsi que les anciens imprimés intitulés : « Demande et compte rendu de punition ») sont versés au dossier ⁽⁹⁾ des intéressés.

Ceux concernant la réprimande, les arrêts, le blâme et les arrêts de rigueur sont enregistrés, avant insertion au dossier, sur le feuillet d'enregistrement décrit au paragraphe suivant.

Ceux concernant les punitions de consigne sont insérés au dossier sans enregistrement préalable.

Les bulletins relatifs aux punitions effacées ou amnistiées sont détruits à l'occasion du contrôle annuel prévu au paragraphe 5.2 ci-après.

4. Documents relatifs aux condamnations.

Les documents par lesquels les corps sont avertis des condamnations encourues par leurs personnels sont également versés au dossier des intéressés après enregistrement sur le feuillet prévu au paragraphe suivant.

En cas d'amnistie, ces documents sont détruits dans les mêmes conditions que les bulletins de punition.

5. Feuillet d'enregistrement.

5.1.

Il est créé un nouveau feuillet : « Le feuillet d'enregistrement des bulletins de punition et des pièces relatives aux condamnations ».

Ce feuillet, dont le modèle est donné en annexe I et dont la tenue est précisée en annexe II, est ouvert, même avec la mention « néant », pour tous les personnels de carrière ou sous contrat.

Il est destiné à récapituler les bulletins de punitions ⁽¹⁰⁾ et les pièces relatives aux condamnations qui doivent se trouver dans le sous-dossier n^o 5 (ou le livret matricule).

5.2.

Ce feuillet est contrôlé chaque année ⁽¹¹⁾ par l'autorité responsable de la tenue du dossier qui doit procéder, selon le cas, soit à sa destruction (et à son remplacement par un nouveau feuillet, le cas échéant, convenablement expurgé), soit à sa validation pour une année (cf. annexe II).

Il doit en particulier être détruit (et remplacé) chaque fois qu'une punition inscrite doit être effacée ou se trouve amnistiée ou lorsqu'une condamnation inscrite est amnistiée ⁽¹²⁾.

6. Dossiers de preparation de decisions individuelles.

6.1.

Les états ou relevés de punitions entrant, selon la réglementation en vigueur, dans la composition des dossiers de préparation de décision individuelle [admission à un stage, admission sous-officier de carrière (SOC), admission à la limite d'âge supérieure (LAS), recrutement divers, etc.] doivent, après décision, être détruits par les autorités chargées de l'archivage des dossiers.

6.2.

Les avis que les différentes autorités de la hiérarchie sont appelées à donner sur la manière de servir des militaires ne doivent pas faire mention des punitions encourues. Cette prescription ne dispense évidemment pas ces autorités de faire les commentaires qu'appelle le comportement réel des intéressés.

7. Bulletins et feuilles de notes.

7.1.

Les documents de notation et d'avancement (bulletins et feuilles de notes, relevé modèle E) ne doivent plus être renseignés au niveau des rubriques suivantes :

• « récompenses diverses » et « punitions de l'année » (bulletin de notes d'officier) ;

• « récompenses ou punitions encourues dans l'année » (feuille de notes de sous-officier) ;

• « punitions (non amnistiées) encourues dans le grade actuel » (mémoire de proposition, modèle E).

En contrepartie, ces documents doivent être accompagnés, le cas échéant, d'un « relevé des récompenses et des punitions » établi conformément aux directives qui seront données pour la notation.

La destruction de ces relevés sera effectuée dans les conditions suivantes :

• Au niveau du corps : les exemplaires de ces relevés ayant accompagné les bulletins de notes et les mémoires de proposition des officiers, renvoyés par le fusionneur à l'issue des opérations de notation et d'avancement, sont détruits dès réception ; les bulletins de notes et les mémoires sont insérés au dossier du personnel dans les conditions habituelles.

• Au niveau de l'administration centrale (direction du personnel intéressée) ⁽¹³⁾ : les exemplaires des relevés accompagnant le bulletin de notes d'officier ou la feuille de notes de sous-officier sont conservés une année et sont détruits dès réception du bulletin ou de la feuille de notes établis au titre de l'année suivante.

7.2.

Dans la rubrique « appréciation d'ensemble » du bulletin de notes d'officier et de la feuille de notes de sous-officier, ainsi que dans la rubrique « conclusions » de la feuille de notes de sous-officier, il ne doit plus être fait mention des punitions encourues. Cette prescription ne dispense évidemment pas les noteurs de faire, conformément aux directives sur la notation, les commentaires qu'appelle le comportement réel de l'intéressé.

8. Dossiers divers.

Les dossiers établis à l'occasion :

• des conseils d'enquête ;

• des procédures judiciaires ;

• des procédures conduisant à des sanctions professionnelles,

  feront l'objet de prescriptions particulières.

9. Destruction des documents.

Les autorités responsables de la tenue des dossiers doivent veiller personnellement à ce que les destructions de documents (relevés, feuillets d'enregistrement, etc.) prescrites par la présente circulaire soient effectives (incinération ou déchiquetage mécanique).