Préambule.

Le système comptable des foyers de la marine est basé sur le plan comptable général (PCG). Les particularités relatives à l'activité et à la structure des foyers conduisent cependant, sur la base des comptes du plan comptable général, à l'établissement d'un plan professionnel adapte aux foyers. Celui-ci se caractérise par la modification d'un certain nombre de comptes du PCG, voire par la création de comptes spécifiques.

Il s'applique aux foyers situés en métropole et outre-mer, aux clubs nautiques de la marine nationale, à la section loisirs-librairie-édition du service commun des foyers ainsi qu'aux autres organismes dés-ignés par l'état-major de la marine ou la direction du personnel militaire de la marine.

Il a pour fonction de :

• saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;

• fournir, après traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux besoins des différents utilisateurs intéressés.

Ce système comptable est tenu par moyens informatiques permettant l'enregistrement des opérations sur supports informatiques, la tenue de fichiers et l'édition automatisée des documents de synthèse ⁽¹⁾ et des livres de comptabilité.

Toutefois, pour ces derniers, la saisie manuscrite de certaines informations reste obligatoire ⁽²⁾.

Les documents doivent permettre les authentifications et certifications nécessaires.

L'homologation des logiciels relève d'une décision de la direction du personnel militaire de la marine, bureau « activités sociales et sportives » (DPMM/ASS), après visa de la direction centrale du commissariat de la marine, bureau « administration des unités » (DCCM/ADM/UNITES).

1. Dispositions générales.

1.1. Principes généraux.

  I. Objet de la comptabilité.

Les informations comptables doivent donner au directeur de foyer et aux autres utilisateurs une description adéquate, loyale, claire, précise et complète des opérations, événements et situations.

Elles sont enregistrées jour par jour pour être traitées en temps opportun.

  II. Principes de la comptabilité.

À l'effet de présenter des états reflétant une image fidèle de la situation et des opérations du foyer, la comptabilité doit satisfaire à des principes généraux.

Il s'agit pour l'essentiel de  :

• la prudence, qui consiste en l'appréciation raisonnable des faits dans le but d'éviter de transférer dans l'avenir des incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats du foyer ;

• la régularité, ou conformité aux règles et procédures en vigueur ;

• la sincérité, ou souci de traduire la vérité, grâce à l'application de bonne foi des règles et procédures, en fonction de la connaissance de la réalité et de l'importance des opérations comptables, événements et situations.

D'autres principes, codifiés dans le plan comptable, doivent être observés, par exemple :

• continuité de l'exploitation : l'arrêté des comptes présume que l'organisme continuera de fonctionner dans un avenir prévisible ;

• non-compensation des opérations : il est interdit d'effectuer des compensations entre des postes d'actif et de passif et entre des postes de charges et de produits ;

• permanence des méthodes : les modes d'évaluation ne peuvent être modifiés d'un exercice à l'autre, afin de garantir la cohérence des informations comptables au cours des périodes successives; toute exception à ce principe doit être justifiée par la recherche d'une meilleure information.

1.2. Organisation générale de la comptabilité.

La comptabilité est organisée de telle sorte qu'elle permette :

• la saisie complète, l'enregistrement chronologique et la conservation des données de base ;

• la disponibilité des informations élémentaires et l'établissement, en temps opportun, des états dont la production est prévue et requise ;

• le contrôle et l'exactitude des données et des procédures de traitement.

2. Le plan de comptes.

2.1. Classification.

La classification des comptes se caractérise par le choix d'un système décimal et l'adoption de critères de répartition des opérations.

  I. La codification des comptes.

Le numéro de code participe, avec l'intitulé du compte qui l'accompagne, à l'identification de l'opération enregistrée en comptabilité.

La codification permet :

• le tri des opérations par grandes catégories (répartition dans les classes de comptes) ;

• l'analyse plus ou moins développée de ces opérations au sein de chacune des catégories, grâce à l'utilisation d'une structure décimale (conforme au plan comptable général et rappelée en annexe I).

Ces dispositions facilitent les regroupements, en postes, puis en rubriques, nécessaires à la production des documents de synthèse normalisés.

  II. Les critères de classement.

Les critères successifs de classement des opérations retenues dans le plan de comptes assurent l'homogénéité interne des classes et des comptes à deux chiffres en fonction de catégories économiques d'opérations qu'ils sont destinés à regrouper.

Indépendamment de cette cohérence interne du plan de comptes, l'établissement des documents de synthèse nécessite une répartition des opérations enregistrées en comptabilité selon des critères généraux de classement :

• au bilan : classement en fonction de la destination des biens dans le foyer (immobilisations, stocks) ;

• dans le compte de résultat : classement en fonction de la nature des charges et des produits constitutifs du résultat de l'exercice.

  III. Un guide comptable diffusé par le bureau DCCM/ADM/UNITES précise la terminologie comptable, les modalités de fonctionnement des principaux comptes. Il donne également des exemples d'application et comporte un schéma du bilan et du compte de résultat. Il est mis à jour périodiquement en concertation avec le bureau DPMM/ASS.

2.2. Organisation du plan de comptes.

• I.  La liste complète des comptes résulte d'une part de la liste des comptes du plan comptable général et, d'autre part, de la liste des comptes modifiés, voire créés, pour les besoins de la gestion des foyers : il s'agit donc d'un plan professionnel des comptes.

  La présentation détaillée du plan professionnel des comptes des foyers fait l'objet de l'annexe III ci-après.

• II.  Le système normalement utilisé dans un foyer est le système de base. La codification et l'intitulé de ces comptes doivent être strictement respectés.

  Les comptes imprimés en caractères italiques permettent au directeur du foyer de détailler si nécessaire certaines opérations.

  Les comptes sont ouverts, en tant. que de besoin. L'ordre de classification des comptes doit dans tous les cas être respecté.

  Si certaines opérations ne peuvent être enregistrées dans aucun des comptes du plan de comptes, les comptes complémentaires ou supplémentaires doivent, préalablement à leur ouverture, faire l'objet d'une inscription dans le tableau correspondant du registre général.

  À l'inverse, si les comptes prévus sont trop détaillés pour les besoins du foyer, il est possible de regrouper les comptes dans un compte global de même niveau ou de niveau plus contracté, conformément aux possibilités ouvertes par le plan de comptes.

2.3. Tenue des comptes.

  I. Généralités.

La comptabilité est tenue dans la monnaie qui a cours localement.

Les modalités de prise en compte de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) font l'objet de l'article 7 et de l'annexe V ci-après.

Les écritures rappellent les numéros et (ou) intitulés des comptes. Les opérations sont enregistrées dans les comptes dont l'intitulé correspond à leur nature.

  II. Respect du plan de comptes.

Le plan de comptes décrit à l'article 4 ci-dessus doit être respecté. Il doit être suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des opérations conformément aux normes comptables.

  III. Les pièces justificatives.

Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, qui doit pouvoir être présentée à tout instant (facture, bon de caisse, relevé bancaire…), ou sur une inscription certifiée (sur l'un des registres justificatifs d'activité ou sur le registre général) dont la référence est rappelée au livre journal. Toutes les pièces justificatives, à l'exception des relevés bancaires, doivent être certifiées par le directeur du foyer.

Les pièces justificatives sont numérotées chronologiquement dans une série annuelle et conservées dans un dossier particulier constitué à cet effet. Les relevés des comptes chèques postaux sont classés séparément.

Les factures doivent être certifiées et être revêtues, soit de l'acquit du créancier, soit d'une mention de règlement portant référence du moyen de paiement. Le montant de la facture est arrêté en toutes lettres au moment du règlement.

Toute écriture comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque opération, ainsi que les références de la pièce qui la justifie. Ainsi, à tout moment, il sera possible, à partir de l'écriture comptable, de remonter à la pièce justificative. À l'inverse, les annotations figurant sur la pièce justificative (numéro de compte d'imputation) permettent de retrouver l'écriture concernée.

Quand il n'existe pas de pièce justificative spécifique à une opération financière (par exemple : gratification offerte), un certificat administratif est établi (cf. ANNEXE XXI) et systématiquement certifié par le directeur du foyer. Il peut aussi servir de « feuille d'imputation », agrafée à la pièce justificative, pour former un document complet, facile à exploiter.

2.4. Traitements informatisés.

  I. Exhaustivité de la saisie des informations.

Le système de traitement doit établir, sur papier et sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toute insertion intercalaire ainsi que toute suppression ou addition ultérieure.

L'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En outre, chaque donnée doit s'appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit.

  II. Contrôle.

L'organisation du système de traitement doit rendre aisé tout contrôle éventuel.

Il doit être possible de reconstituer à tout moment, à partir des données définies ci-dessus, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à vérification ou, à partir de ceux-ci, de retrouver les données entrées (cf. art. 32 ci-après).

Ainsi, tout solde de compte doit pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède, à partir d'un autre solde de ce même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant l'identification des données correspondantes.

L'exercice de tout contrôle comporte un droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements en vue de procéder notamment à des tests.

Le directeur de foyer doit conserver :

• l'ensemble de la documentation technique relative aux matériels utilisés (ordinateurs, logiciels, périphériques…) afin que le contrôleur trouve une traduction lisible des principes de fonctionnement de l'outil dans son ensemble ;

• la totalité des données d'archives sur supports papier et informatique.

2.5. Opérations particulières.

  I. La taxe sur la valeur ajoutée.

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) comprend deux éléments distincts, ayant chacun leurs règles propres :

• l'un concerne, en amont, le régime de déductibilité de la TVA, TVA recouvrée sur le foyer (TVA sur charges et immobilisations), qui se décompose en :

• TVA déductible ;

• TVA non déductible ;

• l'autre est relatif, en aval, au régime d'imposition de la TVA, TVA collectée par le foyer (sur les produits).

La TVA collectée d'une part, la TVA déductible d'autre part, ne doivent pas figurer dans les produits et les charges d'exploitation. S'agissant d'opérations effectuées d'ordre et pour le compte du Trésor public, elles sont enregistrées dans les comptes appropriés de la classe 4.

En revanche, la TVA non déductible afférente à un bien ou à un service doit être considérée comme un élément du coût de ce bien ou de ce service (coût d'achat ou coût de production enregistré toute taxe comprise).

L'annexe V ci-après détaille les règles de prise en compte de la TVA.

  7.2. Les marchandises en consignation.

Exceptionnellement, après accord du conseil d'administration, le directeur du foyer peut passer des contrats de ventes en consignation.

Il convient dans ce cas d'exiger du fournisseur qu'il s'engage par écrit à supporter tous les risques quelle qu'en soit la nature (perte, destruction, détérioration, vol...). Mention en est portée au registre général.

Dans le cas du dépôt-vente, cette procédure ne peut s'appliquer qu'à un nombre restreint (et d'une valeur totale raisonnable) d'articles originaux destinés à apprécier la demande potentielle de la clientèle. La valeur totale des articles en dépôt vente ne doit pas dépasser 10 p. 100 de la valeur totale du stock.

En ce qui concerne les enregistrements comptables, la qualité de mandataire implique obligatoirement que les opérations soient enregistrées dans le compte de la classe 4 correspondant au fournisseur et que seule la commission apparaisse dans les comptes de la classe 7 (706 « prestations de services », s'il s'agit d'une activité principale du foyer; 708 « produits des activités annexes », si ces opérations revêtent un caractère accessoire ou occasionnel).

Sont concernées les marchandises vendues pour le compte de tiers : dépôt-vente, débit de tabacs, timbres fiscaux, presse…

L'annexe VI ci-après décrit ces opérations de façon détaillée.

3. Les livres de comptabilité.

3.1. Dispositions générales.

Les livres de comptabilité constituent les documents comptables de base.

Ils sont ouverts, au 1er janvier de chaque année, par le directeur de foyer sous sa signature (à l'exception du registre général, renouvelé tous les trois ans), et sont cotés et paraphés par l'officier chargé du contrôle interne sous réserve des dispositions propres aux documents informatisés.

Les livres de comptabilité comprennent :

• le journal auxiliaire des opérations de trésorerie (JAOT) ;

• le livre journal (LJ) et le grand livre (GL) ;

• le registre inventaire des stocks (RIS) ;

• le registre justificatif d'activité (RJA) ;

• le registre général (RG).

Ces livres sont établis :

• soit manuellement (JAOT, RJA et RG) ;

• soit par traitement informatique (LJ, GL et RIS).

Le JAOT, le RJA et le RG sont tenus à l'encre bleue ou noire sans surcharge ni rature. Les corrections éventuelles sont effectuées à l'encre rouge et émargées par le comptable.

Le registre justificatif d'activité (RJA) et le registre général (RG) sont présentés au visa du président du conseil d'administration au moins une fois par trimestre, à l'occasion des opérations d'arrêt des comptes.

3.2. Le journal auxiliaire des opérations de trésorerie.

Le journal auxiliaire des opérations de trésorerie (cf. ANNEXE VII) permet de suivre sur un document unique les mouvements de trésorerie (caisse, compte courant postal, compte bancaire, compte d'attente chèques, cartes bancaires, virements internes…) et facilite le travail de report des opérations comptables correspondantes au livre journal.

Dans certains foyers où, en raison de l'importance des mouvements journaliers, les fonctions de comptable et de trésorier sont distinctes, ce document est tenu par le trésorier.

3.3. Le livre journal ; le grand livre.

Tout foyer tient par traitement informatique :

• un livre journal enregistrant les opérations du foyer jour par jour ;

• un grand livre, pour l'ouverture et le suivi des comptes en concordance avec les totaux des écritures du livre journal.

Dans un ordre propre à chacun d'eux, le livre journal et le grand livre (non reproduits en annexe car strictement conformes au PCG) classent un même ensemble d'écritures. Il y a relation d'égalité, constatée par la balance, entre les totaux des écritures du livre journal et les totaux des écritures du grand livre.

Ces documents sont produits par un logiciel de comptabilité homologué (cf. préambule) conférant un caractère d'authenticité aux écritures et compatibles avec les nécessités de contrôle de la comptabilité.

Les première et dernière pages du listage informatique de chacun d'eux sont visées par le directeur du foyer.

Le livre journal peut être détaillé en autant de journaux auxiliaires que l'importance et les besoins du foyer l'exigent. Cette opération est subordonnée à l'autorisation du conseil d'administration, après avis de l'officier chargé du contrôle interne.

3.4. Le registre inventaire des stocks.

Ce registre (cf. ANNEXE VIIIet ANNEXE IX) permet :

• le suivi des mouvements d'entrée et de sortie des stocks ;

• l'évaluation des stocks en fin de trimestre, à l'issue de l'inventaire ;

• la détermination de la valeur théorique des ventes.

Un registre inventaire des stocks est ouvert pour chaque stock déclaré au bilan (la comptabilité des denrées « restaurant » fait l'objet des dispositions de l'article 14 ci-après). Il est tenu par moyen informatique homologué (cf. préambule) garantissant le traitement et la pérennité des informations.

Les première et dernière pages du listage informatique sont visées par le directeur du foyer.

3.5. Le registre justificatif d'activité.

Ouvert pour chaque comptoir de vente, ce document (cf. ANNEXE X) permet de justifier et de contrôler périodiquement toutes les sorties de marchandises par :

• le montant des ventes encaissées au comptant par le(s) préposé(s) aux ventes et remises au directeur du foyer ou à son trésorier ;

• le montant des ventes non encaissées par le(s) préposé(s) mais qui ont fait l'objet d'une facturation et doivent être payées par le(s) client(s) (obligatoirement des organismes collectifs : ce type de vente est interdit auprès des particuliers) à terme défini ;

• le montant des cessions onéreuses facturées à des organismes collectifs ou, exceptionnellement, à des particuliers (cessions à des prix différents de ceux inscrits à la colonne prix de vente du registre inventaire) ;

• la valeur des entrées, et des sorties exceptionnelles constatées par le directeur de foyer (articles retrouvés, consommations internes, pertes, avaries…) ;

• le contrôle des achats ;

• la gestion du ou des préposés, par rapprochement des ventes théoriques avec les ventes réelles.

3.6. Le registre général.

Ce document unique, présenté en annexe XI, regroupe les informations essentielles relatives à l'organisation, au fonctionnement comptable et à la gestion du foyer. Il lui est annexé un ou plusieurs classeurs permettant de répertorier les éléments avec efficacité ⁽³⁾.

La première partie traite de l'organisation du foyer :

• prise de fonction et intérims du directeur ;

• composition du conseil d'administration ;

• réunions du conseil d'administration et de la commission consultative des usagers ;

• assurances souscrites ;

• conventions et contrats conclus ;

• autres décisions et constatations relatives à l'organisation et au fonctionnement (règlement intérieur, création ou abandon d'activités commerciales, délégations d'inventaires consenties à l'adjoint au directeur du foyer…).

La seconde partie traite du fonctionnement comptable et de la gestion du foyer :

• liste des comptes ouverts en cours d'exercice ;

• fixation des avances permanentes et du montant maximal des encaisses ;

• inventaire des immobilisations (non financières) ;

• inventaire du matériel non immobilisé appartenant au foyer ;

• autres décisions et constatations relatives à la gestion (condamnation, cession ou perte de matériel appartenant au foyer, créances irrécouvrables, vols, dépréciation de stock, placements financiers autorisés…) ;

• inventaire annuel ;

• date des arrêtés périodiques et des vérifications de la comptabilité.

4. Les comptabilités auxiliaires.

4.1. Les denrées du restaurant.

Cette comptabilité est tenue selon le principe de l'inventaire comptable permanent.

  I. Les documents.

Les documents sont ceux de la comptabilité des vivres dans les unités. Ils peuvent être tenus manuellement ou sur un logiciel homologué par l'échelon central (DCCM).

  La quotidienne.

Ce document permet de suivre les mouvements journaliers de denrées et synthétise ces données sur un tableau récapitulatif de fin de mois pour fournir l'évaluation du stock final et des consommations totales de la période.

  Le cahier de gestion.

II fait apparaître les menus des repas, les effectifs nourris, les denrées consommées pour la confection des repas (reports de la quotidienne), les allocations acquises d'après l'indemnité de vivres et les recettes clients.

  Le carnet d'achats directs.

Il permet de justifier les achats secondaires effectués, pour des raisons de commodité, auprès de fournisseurs autres que le service d'approvisionnement des ordinaires (SAO).

  II. Arrêtés et contrôles.

Les trois documents décrits ci-dessus sont arrêtés mensuellement par le personnel chargé des vivres (personnel civil ou militaire) et présentés à la signature du directeur du foyer.

Le directeur effectue régulièrement des contrôles inopinés du stock de denrées pour s'assurer que la quotidienne est tenue à jour et que les écritures correspondent aux existants.

En outre, il procède, chaque fin de trimestre, à l'inventaire complet des denrées. Cet inventaire sert à l'arrêté de la comptabilité générale.

  III. Remarques.

La comptabilité du « restaurant » est entièrement distincte de celle du « bar ».

Les consommations (apéritifs, alcools) éventuellement servies à table sont fournies par le « bar », dont le préposé perçoit les recettes correspondantes. Le stock de boissons de table (vins, bières…) est pour sa part géré par le responsable du « restaurant » selon les règles applicables aux denrées, à moins qu'il ne soit constitué un stock particulier « cave », géré alors comme le stock « bar ».

4.2. Les tickets de restaurant.

La tenue d'une comptabilité des tickets de restaurant est obligatoire lorsqu'on adopte le principe d'une vente de tickets par carnets.

Cette comptabilité permet de suivre quotidiennement :

• la catégorie à laquelle appartiennent les usagers au regard de la fiscalité (assujettissement ou non à la TVA) ;

• les ventes de tickets qui correspondent à l'acquisition par les usagers de créances sur le foyer ;

• les tickets honores qui correspondent à l'annulation de ces créances par la prestation satisfaite (repas servis) ;

• le stock de tickets en circulation (tickets détenus par les usagers) ;

• le stock de tickets en réserve, conservé dans un coffre au même titre que le numéraire.

4.3. Les recettes de l'hôtellerie.

Cette comptabilité a pour objet de contrôler le montant des recettes perçues au titre de l'hôtellerie et constitue un élément d'appréciation de la gestion de cette activité. Elle est arrêtée mensuellement.

Elle doit permettre :

• d'enregistrer le montant des avances et acomptes reçus (enregistrement immédiat en compte de trésorerie et ventilation en compte de tiers à la date de départ prévue du client) ;

• d'enregistrer pour chaque chambre les réservations et les occupations successives et de suivre le montant des paiements encaissés (imputés à la date de départ constatée du client) ;

• de certifier le montant de ces paiements par émargement de la partie versante où par la référence du chèque reçu ou de la carte bancaire débitée.

4.4. Les autres comptabilités particulières.

  I. Les activités spécifiques.

Toute activité spécifique doit faire l'objet de documents de développement permettant de justifier les recettes. En particulier, l'activité des clubs nautiques de la marine nationale et des clubs sportifs et artistiques peut donner lieu à l'ouverture de registres justifiant :

• les adhésions annuelles et cotisations perçues et reversées aux fédérations ;

• les locations de bateaux ;

• les locations de mouillages ;

• les entrées à la journée.

  II. Les avantages en nature.

Un cahier récapitulant les éventuels cadeaux des fournisseurs et précisant leur origine doit être ouvert. Il est contresigné par le directeur du foyer. Ces cadeaux sont pris en compte au registre inventaire des stocks en « entrées exceptionnelles », sauf s'ils constituent du matériel durable, auquel cas ils sont inscrits sur une fiche inventaire du matériel non immobilisé.

Le produit des éventuels « points tabac » doit bénéficier aux usagers du foyer. En conséquence, ils doivent être enregistrés sur un registre spécifique ouvert à cet effet. Leur origine est indiquée et leur destination (lots pour concours ou matériel durable appartenant au foyer) est par la suite précisée dans un procès-verbal inscrit au registre général.

Si ces points sont utilisés pour équiper le foyer, le matériel ainsi obtenu est inscrit sur une fiche inventaire du matériel non immobilisé. S'ils sont utilisés pour obtenir des articles destinés à servir de lots de concours, ceux-ci sont alors pris en compte au registre inventaire des stocks en « entrées exceptionnelles », leur délivrance correspondant à une « sortie exceptionnelle ».

5. L'évaluation des biens du foyer.

5.1. Règles générales.

5.1.1. Règles générales.

La méthode retenue pour l'évaluation des éléments inscrits en comptabilité est la méthode des coûts historiques, fondée sur le coût d'acquisition ou le coût de production des éléments.

  I. Évaluation à l'entrée dans le patrimoine du foyer.

À leur entrée dans le patrimoine du foyer, les biens sont comptabilisés conformément aux prescriptions suivantes :

• les biens acquis à titre onéreux à leur coût d'acquisition ;

• les biens produits par le foyer à leur coût de production ;

• les biens acquis à titre gratuit à leur valeur vénale estimée.

Le coût d'acquisition d'un bien s'obtient en additionnant :

• le prix convenu, c'est-à-dire le montant résultant de l'accord entre les parties à la date de l'opération ;

• les frais accessoires, c'est-à-dire les charges directement ou indirectement liées à l'acquisition pour la mise en état d'utilisation du bien ou pour son entrée en comptoir de vente (par exemple : frais de transport, frais d'installation ou de montage).

Lorsque des biens différents sont acquis conjointement pour un coût global d'acquisition, le coût d'entrée de chacun des biens différenciés est déterminé en ventilant le coût global entre eux, en proportion de la valeur qui peut être attribuée à chacun d'eux dans la valeur totale des biens dès qu'ils peuvent être individualisés.

Le coût de production ⁽⁴⁾ d'un bien s'obtient en additionnant les éléments suivants :

• le coût d'acquisition des matières consommées pour la production du bien ;

• les autres coûts engagés par le foyer, au cours des opérations de production, pour amener le bien dans l'état et à l'endroit où il se trouve, c'est-à-dire les charges directes et les charges indirectes de production, dans la mesure où ces dernières peuvent être raisonnablement rattachées à la production du bien.

Les charges financières, les frais de recherche et de développement, les frais d'administration générale en sont généralement exclus, sauf si les conditions spécifiques d'exploitation justifient leur prise en compte.

La valeur vénale d'un bien est le prix présumé qu'accepterait d'en donner un acquéreur éventuel dans l'état et le lieu où se trouve ledit bien. La valeur vénale doit être appréciée.

  II. Évaluation au moment de l'inventaire.

Au moment de l'inventaire, le directeur du foyer procède au recensement exhaustif et à l'évaluation des éléments d'actif et de passif (évaluation à la valeur actuelle).

En ce qui concerne les immobilisations non financières, et pour autant que leur valeur actuelle ne soit pas jugée notablement inférieure à leur valeur nette comptable, cette valeur comptable est retenue comme valeur d'inventaire.

La valeur d'entrée est conservée en écritures en tant que valeur brute ; elle est comparée à la valeur actuelle des biens. La valeur comptable des biens, permettant l'établissement des documents de synthèse, est déterminée de la façon suivante :

• pour les éléments d'actif, les plus-values constatées par la comparaison entre valeur brute et valeur actuelle ne sont pas comptabilisées. En revanche, des moins-values sont constatées à l'occasion d'un amortissement ou d'une provision ;

• en ce qui concerne les éléments du passif externe (dettes), une augmentation de dette est constatée en comptabilité si celle-ci est considérée comme irréversible et définitive. Dans le cas contraire, il s'agit d'une simple provision (cf. art. 23).

5.1.2. Règles de détermination, d'établissement et de présentation.

  I. Règles de détermination.

Un arrêté des opérations comptables est effectué une fois par trimestre.

Les arrêtés permettent d'estimer et de présenter l'activité réalisée au cours de la période considérée (comparaison avec le budget prévisionnel) et de vérifier le respect de l'équilibre financier.

Le résultat net, déterminé à la clôture de l'exercice, est théoriquement égal tant à la différence entre les produits et les charges qu'à la variation des capitaux propres entre le début et la fin de l'exercice.

Les produits comprennent les sommes reçues ou à recevoir :

• soit en contrepartie de la fourniture de biens et de services ;

• soit en vertu d'une obligation légale, liée à une convention entre le foyer et un tiers ;

• soit, exceptionnellement, sans contrepartie.

Ils comprennent aussi, pour la détermination du résultat de l'exercice :

• les reprises sur amortissements et provisions ⁽⁵⁾ ;

• le prix des cessions des éléments d'actif cédés ;

• les transferts de charges.

Les charges comprennent les sommes ou valeurs versées ou à verser :

• soit en contrepartie de marchandises, approvisionnements, travaux, services consommés par le foyer ainsi que des avantages qui lui ont été consentis ;

• soit en vertu d'une obligation légale que le foyer doit remplir ;

• soit, exceptionnellement, sans contrepartie.

Elles comprennent aussi, pour la détermination du résultat de l'exercice :

• les dotations aux amortissements et provisions ;

• la valeur comptable des éléments d'actif cédés, détruits ou disparus.

Pour le calcul du résultat, sont rattachés à l'exercice :

• les produits acquis de. cet exercice, auxquels s'ajoutent éventuellement les produits acquis normalement à des exercices précédents mais qui, par erreur ou omission, n'ont pas alors fait l'objet d'un enregistrement comptable ;

• les charges supportées par l'exercice, auxquelles s'ajoutent éventuellement les charges afférentes normalement à des exercices précédents mais qui, par erreur ou omission, n'ont pas alors fait l'objet d'un enregistrement comptable ⁽⁶⁾.

  II. Règles d'établissement et de présentation.

Les documents de synthèse (du système de base) comprennent nécessairement :

• le bilan (cf. ANNEXE XIII, ANNEXE XIV, ANNEXE XV) ;

• le compte de résultat (cf. annexes ANNEXE XVI, ANNEXE XVII, ANNEXE XVIII) ;

• l'annexe (cf. ANNEXE XIX).

Le bilan, établi en conformité avec le PCG, a pour objet de faire apparaître la situation patrimoniale du foyer à la fin de chaque trimestre.

Le compte de résultat, établi en conformité avec le PCG, regroupe les comptes de gestion mouvementés chaque trimestre.

À la clôture de l'exercice, une édition particulière restitue l'ensemble cumulé de ces mouvements.

Pour permettre une comparaison avec les éléments correspondants de la période précédente (trimestre ou exercice), la présentation du bilan et du compte de résultat doit être identique d'un exercice à l'autre.

L'annexe doit en outre mettre en évidence tout fait pouvant avoir une influence sur le jugement que les destinataires de l'information peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et les résultats du foyer (cf. ANNEXE XIX).

Ces documents sont complétés par le projet de budget annuel (cf. ANNEXE XX).

  III. Transmission des documents.

Le chef du service local des foyers, chargé par l'autorité de tutelle de suivre les conditions dans lesquelles sont assurées l'administration, la gestion et l'animation des foyers, reçoit les bilans et les comptes de résultats trimestriels des foyers.

Chaque trimestre, il reçoit également les comptes rendus de l'officier chargé du contrôle interne.

Le chef du service local des foyers doit également centraliser les documents de synthèse annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ainsi que les projets de budget sur lesquels il émet un avis avant transmission, pour le 1er avril, par la voie hiérarchique, au bureau « activités sociales et sportives » de la direction du personnel militaire de la marine.

5.2. Modalités pratiques d'évaluation du patrimoine.

5.2.1. Les immobilisations.

Les immobilisations regroupent l'ensemble des biens appartenant au foyer acquis sur ses ressources ou par des subventions d'équipement.

  I. L'amortissement.

L'amortissement est la constatation comptable de la dépréciation de la valeur d'un élément immobilisé résultant du temps, de l'usage ou de toute autre cause dont les effets sont jugés irréversibles.

Il est apprécié de façon forfaitaire et consiste en l'étalement linéaire de la valeur d'acquisition des biens sur leur durée probable de vie. L'amortissement du matériel du foyer est de type linéaire et constant.

  II. Contrôles et arrêtés.

À la fin de chaque trimestre, le directeur du foyer passe les écritures d'amortissement et procède au rapprochement entre :

• les tableaux des immobilisations ;

• le plan d'amortissement des immobilisations ;

• les soldes comptables (valeur nette des immobilisations).

Afin de faciliter les rapprochements, chaque bien (ou ensemble de biens qui constitue en soi une immobilisation) est suivi sur une fiche d'immobilisation (modèle en aANNEXE XXIII), quel que soit le système de gestion mis en place.

Cette fiche, qui vient à l'appui de la comptabilité, permet de suivre le calcul des annuités d'amortissement depuis la période d'acquisition jusqu'à celle du complet amortissement (une copie de la facture d'achat de l'immobilisation est annexée à la fiche).

Un bien reste saisi sur fiche, même s'il est totalement amorti, jusqu'à sa cession, sa condamnation ou sa perte prononcée par le conseil d'administration. Il est alors sorti de la comptabilité générale et la fiche correspondante est clôturée et archivée.

Le traitement automatisé est autorisé s'il garantit la sûreté de traitement et la pérennité des informations. Aussi les foyers ne doivent-ils utiliser que des applications ou logiciels homologués (cf. préambule).

5.2.2. Les stocks.

L'évaluation des stocks répond à la nécessité d'assurer un triple contrôle interne : physique, de valorisation et de gestion sur les mouvements affectant les marchandises et autres produits détenus par le foyer :

• un contrôle physique, par des dénombrements périodiques ;

• un contrôle de valorisation, par la vérification de l'exactitude des calculs d'évaluation des stocks de fin de période ;

• un contrôle de gestion :

  • pour les marchandises revendues en l'état, par l'évaluation au prix de vente des stocks écoulés, des sommes effectivement remises par les vendeurs et des sommes restant à percevoir sur cessions ;

  • pour les matières transformées (en pratique, les denrées), par le rapprochement du prix de revient du stock écoulé aux prix de vente pratiqués par le foyer.

  I. Contrôles et arrêtés trimestriels.

Les inventaires, correspondant aux arrêtés trimestriels de la comptabilité, sont assurés personnellement par le directeur du foyer. Toutefois, dans les grands foyers, cette tâche peut être confiée à l'adjoint du directeur, sur autorisation du conseil d'administration et sous la responsabilité du directeur. L'inventaire du quatrième trimestre permet de justifier le(s) stock(s) déclaré(s) au bilan de clôture de l'exercice comptable.

Ces inventaires donnent lieu à l'arrêté des registres inventaires des stocks, des tableaux des registres justificatifs d'activité, ainsi qu'aux opérations de vérification suivantes :

• conformité des comptes achats avec les postes « entrées articles » des registres inventaires ;

• conformité des comptes de vente avec les postes « ventes théoriques » des registres inventaires ;

• conformité des comptes de stocks avec les postes « stock final » des registres inventaires.

L'évaluation des sorties et des stocks est obtenue en appliquant :

• la méthode PEPS (premier entré, premier sorti) pour les marchandises revendues en l'état (articles de coopérative, bar…). Les stocks sont alors suivis, non seulement par article mais également, pour chaque article, distinctement selon le prix d'achat unitaire. Un article dont le prix d'achat change donne lieu à l'ouverture d'une ligne de gestion distincte ; dans ce cas, les sorties constatées sur cet article sont imputées dans l'ordre décroissant d'ancienneté des lignes de gestion ouvertes ;

• la méthode du coût moyen pour les matières transformées (denrées du restaurant). Les denrées achetées à des prix différents constituent alors un seul article; un prix moyen est pratiqué au prorata des denrées nouvellement approvisionnées.

La gestion de certains stocks peut être faite selon la méthode de l'inventaire permanent (traitement automatisé) à partir de l'enregistrement en continu des mouvements d'entrée et de sortie permettant à tout moment de connaître et de vérifier les existants. Cette méthode ne permet pas de s'affranchir du contrôle physique trimestriel.

  II. Autres contrôles des stocks.

Des inventaires sont en outre effectués dès lors que, pour certaines opérations commerciales, se posent des problèmes de responsabilité de caisse. C'est le cas notamment pour les points de ventes ou le préposé vient à changer fréquemment ou pour lesquels les modalités de fonctionnement (approvisionnement à partir d'un stock principal, avance au prix d'achat ou au prix de vente) nécessitent une vérification qui permet au directeur, après évaluation des articles vendus par le préposé, de constater la somme reversée et prise en compte au registre justificatif d'activité.

À ce titre, l'activité du bar doit faire l'objet d'un suivi attentif. La valorisation des ventes d'après inventaire complet du stock est à faire au minimum une fois par semaine.

Ce contrôle peut être transcrit manuellement sur une feuille d'inventaire spéciale ou automatiquement par logiciel homologué (cf. préambule). Les documents produits sont conservés comme pièces justificatives.

  III. Responsabilité de caisse.

D'une manière générale, les différences entre le produit global des ventes et les ventes théoriques du registre inventaire doivent rester minimes (erreur due à la manipulation des monnaies par exemple) ; les moins-remis sont susceptibles d'engager la responsabilité disciplinaire des vendeurs, de provoquer leur remplacement, voire une enquête judiciaire. Les écarts sur ventes doivent être justifiés au registre justificatif d'activité.

Toute différence doit d'abord être recherchée :

• dans les omissions ou erreurs commises à l'occasion de la prise en compte des entrées et sorties ;

• dans l'inexactitude des opérations matérielles d'inventaire.

En cas d'écart important, il est rendu compte sans délai au président du conseil d'administration.

  IV. Les entrées et sorties exceptionnelles.

  1. Les entrées exceptionnelles.

Ces entrées correspondent notamment aux articles retrouvés au cours d'un inventaire, aux articles offerts au foyer par les fournisseurs à titre de « geste commercial », aux articles réintégrés après vente en raison d'une défectuosité constatée par le client.

Le mouvement est enregistré, article par article, au registre inventaire et pour un montant global (au prix de vente) au registre justificatif d'activité pour constituer un procès-verbal.

Aucune écriture particulière n'est portée en comptabilité générale.

  2. Les sorties exceptionnelles.

Ces sorties d'articles comprennent les pertes (sorties involontaires liées à l'activité), les consommations internes et les cessions onéreuses du foyer (sorties volontaires).

Les pertes (articles invendables, avariés, cassés) sont constatées, article par article et au prix d'achat, au registre inventaire et diminuent d'autant la quantité disponible à la vente. Leur montant global est ensuite inscrit au registre justificatif d'activité pour constituer un procès-verbal.

Les pertes ne doivent en aucun cas affecter le calcul de la marge commerciale réelle. En conséquence, au même titre que les consommations internes, le montant des pertes donne lieu à imputation sur les comptes de gestion correspondants (transferts de charges).

Il en est de même pour les vols constatés.

Les consommations internes correspondent aux articles sortis volontairement d'un stock sur ordre du directeur pour une utilisation répondant à un emploi particulier du foyer (par exemple : articles pour colis des malades, lots pour concours, cessions à titre gratuit au profit d'un groupement).

Les consommations internes sont prises en compte, article par article et au prix d'achat, au registre inventaire. Leur montant global est porté au registre justificatif d'activité pour constituer un procès-verbal.

Les consommations internes n'ont pas d'incidence sur la marge commerciale. Elles donnent lieu à imputation sur les comptes de gestion correspondants (transferts de charge).

Les cessions onéreuses correspondent aux articles qui sont vendus à un prix différent du prix de vente normal inscrit au registre inventaire et aux articles délivrés par le vendeur mais qui ne font pas l'objet d'un règlement au comptant (ces types de ventes sont nécessairement soumis à l'autorisation expresse du directeur de foyer).

La plus ou moins-value est inscrite au registre justificatif d'activité de façon détaillée (ou globale s'il existe par ailleurs un document comptable soutenant l'information détaillée) à titre de procès-verbal.

5.2.3. Les créances et les dettes.

À la fin de chaque période, le directeur de foyer procède à l'examen de tous les comptes de dettes et de créances pour s'assurer :

• de la concordance des soldes avec les montants réels restant dus ;

• du respect des échéances.

5.2.4. Les liquidités.

Le directeur du foyer s'assure de la concordance entre les soldes des comptes de trésorerie d'une part et le montant des espèces et les relevés bancaires ou postaux d'autre part.

À la fin de chaque trimestre, le directeur du foyer estime la valeur des placements financiers. Les foyers ont en premier lieu la possibilité de placer leurs avoirs financiers sur un livret de Caisse nationale d'Épargne.

Par ailleurs, les dépôts ne demandant pas une disponibilité immédiate peuvent être convertis, sur décision du conseil d'administration, en valeurs mobilières de placement garantissant le capital.

6. Les documents de synthèse.

6.1. Les documents.

6.1.1. Le bilan.

Le bilan (cf. ANNEXE XIII, ANNEXE XIV, ANNEXE XV) reproduit, trimestriellement, l'état des éléments d'actif et de passif.

Il présente à la date de son établissement :

• une situation des droits et obligations du foyer ;

• la description des moyens mis en œuvre.

La première et la dernière page du listage informatique sont visées par le directeur du foyer.

6.1.2. Le compte de résultat.

Le compte de résultat (cf. ANNEXE XVI, ANNEXE XVII, ANNEXE XVIII) est établi à partir des comptes généraux de gestion, organisés de telle sorte qu'ils permettent de calculer directement la valeur ajoutée brute produite par le foyer et l'excédent brut d'exploitation à partir duquel est obtenue la capacité d'autofinancement.

Ces comptes distinguent pour la période considérée (résultat cumulé par trimestre) :

• les mouvements constatant les charges ;

• les mouvements constatant les produits.

Le compte de résultat, pour la même période, dégage le solde provenant de l'enregistrement de ces mouvements (bénéfice ou perte).

La première et la dernière page du listage informatique sont visées par le directeur du foyer.

6.1.3. L'annexe.

L'annexe (cf. ANNEXE XIX) est un état annuel comportant les explications nécessaires à une meilleure compréhension des documents de synthèse. Elle complète en tant que de besoin, ou présente sous une autre forme, les informations qu'ils contiennent.

En principe, aucune inscription dans l'annexe ne peut se substituer à une inscription normalement prévue dans un autre document de synthèse par le PCG.

6.1.4. Le projet de budget annuel.

Le budget prévisionnel de l'année (cf. ANNEXE XX) est établi en janvier. Il est constitué par l'ensemble des recettes et des dépenses permettant de prévoir un résultat de nature à autoriser l'autofinancement des actions concourant à la mission du foyer.

Dans les formes prévues à l'annexe XX, le directeur du foyer soumet le budget prévisionnel à l'approbation du conseil d'administration.

Une subvention peut être demandée au bureau DPMM/ASS dans les cas suivants :

• financement d'équipement (exploitation générale, équipement socio-éducatif ou de loisirs) ;

• financement d'activités socio-éducatives ou de loisirs (ASEL) ;

• difficulté à équilibrer le budget (cette demande doit demeurer exceptionnelle).

7. La comptabilité analytique.

7.1. Principes.

L'enregistrement des opérations par nature en comptabilité générale ne permet pas d'obtenir les marges et les coûts de certaines activités.

Ces informations sont obligatoirement obtenues par une comptabilité de gestion, propre au foyer et séparée de la comptabilité générale, appelée comptabilité analytique.

Par opposition à la comptabilité générale, elle ne répond à aucune norme extérieure au foyer. Elle doit s'adapter à la structure du foyer et elle peut avoir des périodicités différentes de la comptabilité générale. Elle n'est tenue qu'à des fins internes de gestion.

D'une manière générale, elle doit fournir au directeur du foyer, au chef du service local des foyers et au chef du service commun des foyers tous les éléments de nature à éclairer les prises de décision.

7.2. Objectifs.

Les objectifs essentiels sont :

D'une part :

• connaître les marges et les coûts des différentes activités assumées par le foyer ;

• expliquer le résultat net en calculant les coûts des secteurs d'analyse.

D'autre part :

• établir les prévisions de charges et de produits courants ;

• en constater la réalisation et expliquer les écarts qui en résultent.

7.3. Organisation.

Les secteurs d'analyse sont repérés par des codes organisés sur le modèle de ceux indiqués en annexe IV (mentionnés à titre d'exemple).

Ils doivent permettre :

• d'obtenir les données de gestion suivantes :

  • les coûts de fonctionnement de chaque secteur ;

  • les marges des activités commerciales ;

  • les résultats complets des activités commerciales ;

  • le coût des loisirs.

• la sectorisation fiscale, conformément aux textes en vigueur (TVA) ;

• la détermination du coût de production des immobilisations ;

• la détermination du coût de certaines activités de loisirs ponctuelles (arbre de Noël).

Dans ce cas, ce coût est additionné aux coûts des loisirs.

8. Dispositions particulières.

8.1. La gestion du matériel.

Le matériel en service dans les foyers comprend :

• le matériel mis à leur disposition par la marine ;

• le matériel acquis par les foyers et immobilisé ;

• le matériel acquis par les foyers et non immobilisé.

Le matériel mis à la disposition des foyers par la marine suit les règles de comptabilité et de gestion applicables au matériel en service dans les unités de la marine.

Le matériel acquis par les foyers est suivi sur fiches inventaires d'un modèle particulier :

• la fiche d'immobilisation, pour le matériel immobilisé (cf. ANNEXE XXIII) ;

• la fiche inventaire pour le matériel non immobilisé (cf. ANNEXE XXIV).

Un registre particulier d'émission des fiches du matériel non immobilisé est ouvert auprès de l'unité autonome ou du centre administratif de rattachement au vu des pièces justificatives présentées par le directeur du foyer.

Le matériel acquis par le foyer est déclassé ou cédé par décision du conseil d'administration, prise sur proposition du directeur de foyer. L'autorité de tutelle peut fixer un plafond au-delà duquel toute opération de déclassement ou de cession est soumise à son approbation.

Quel que soit le système de gestion retenu, les immobilisations et le matériel non immobilisé doivent être tenus sur une fiche à laquelle est jointe une copie de la facture d'achat.

8.2. La conservation des documents.

La durée de conservation, par le directeur de foyer, des documents de la comptabilité est de cinq ans. Les documents sont ensuite détruits, à l'exception du livre journal et du registre général, remis au service de la solde pour versement aux archives du port.

Toutes les données enregistrées par moyen informatique doivent pouvoir être restituées à partir de disquettes ou de disques de sauvegarde pendant la durée requise par les différentes administrations concernées [union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), services fiscaux…].

Les sauvegardes journalières de la comptabilité générale et des inventaires informatisés sont obligatoires, de même que des sauvegardes des arrêtés de comptabilité trimestriels et annuels.

Un « cahier des sauvegardes » indiquant la date et la référence du dernier mouvement enregistré est ouvert à cet effet.

Le foyer a la possibilité d'utiliser tous les moyens informatiques existant sur le marché pour la conservation et l'archivage des données annuelles. En tout état de cause, le directeur de foyer doit s'assurer de la possibilité de restituer ainsi immédiatement l'ensemble des informations.

8.3. Passation de suite et intérim du directeur.

  I. Passation de suite.

Lors de la prise de fonctions du directeur de foyer, un procès-verbal de passation de suite entre le directeur quittant et le directeur prenant est établi, conformément au modèle de l'annexe XII ci-après.

Les documents de synthèse sont établis et signés contradictoirement par les deux parties.

La présence de l'officier chargé du contrôle interne peut être requise par le président du conseil d'administration pour superviser tout ou partie des opérations de passation de suite.

Le procès-verbal de passation de suite est ensuite adressé au président du conseil d'administration.

La date de prise de fonctions, qui fait par ailleurs l'objet d'un ordre du président du conseil d'administration, est mentionnée au registre général (tableau 1.1).

  II. Intérim.

En cas d'absence temporaire du titulaire du poste, l'autorité de tutelle désigne, ou fait désigner (pour les foyers communs), un directeur par intérim, de préférence de la spécialité « assistant de foyer ».

Chaque intérim, mentionné au registre général, donne lieu à un arrêté du journal auxiliaire des opérations de trésorerie par le trésorier quittant et le trésorier prenant. Cet arrêté est visé par le directeur du foyer.

8.4. Le contrôle de la comptabilité et de la gestion.

Le contrôle de la comptabilité et de la gestion est assuré a posteriori. Il comprend le contrôle interne et le contrôle externe.

  I. Le contrôle interne.

Le contrôle interne est assuré pour le compte du conseil d'administration et sous la responsabilité de son président.

Il est réalisé chaque trimestre par l'officier chargé du contrôle interne :

• officier relevant directement de l'autorité maritime locale et désigné par elle, pour les foyers communs ;

• commissaire de l'unité autonome ou du centre administratif de rattachement pour les foyers d'unité.

L'officier chargé du contrôle interne bénéficie en tant que de besoin des, avis techniques du chef du service local des foyers, du service de la solde ou de la direction du commissariat (DICOM) géographiquement compétente.

Le contrôle porte notamment sur :

• la régularité et la sincérité des opérations retracées en comptabilité ;

• l'existence du patrimoine : liquidités, dettes et créances, stocks, immobilisations. À ce titre, le journal auxiliaire des opérations de trésorerie est vérifié, de même que les stocks et immobilisations (inventaire par sondages chaque trimestre, inventaire total une fois par an) ;

• la régularité des décisions prises par le conseil d'administration ou par le directeur du foyer ;

• le respect des règles fixées en matière d'approvisionnement ;

• les garanties entourant la mise en oeuvre des règles internes d'organisation et de fonctionnement du foyer ;

• les conditions d'utilisation et de fonctionnement de l'informatique dédiée à la comptabilité (sûreté, sauvegarde, archivage).

Complété par une analyse des résultats de la gestion, le contrôle interne fait l'objet d'un compte rendu écrit adressé à chaque membre du conseil d'administration ainsi qu'au chef du service local des foyers.

  II. Le contrôle externe.

Le contrôle externe comprend notamment la vérification des comptes et la surveillance administrative.

  1. La vérification des comptes.

Au moins une fois par an, selon un calendrier prévisionnel, la comptabilité des foyers est vérifiée par un commissaire vérificateur du service de la solde ou de DICOM géographiquement compétente.

La vérification est précédée par un entretien entre le commissaire vérificateur et l'officier chargé du contrôle interne d'une part, par un entretien entre le commissaire vérificateur et le chef du service local des foyers d'autre part.

Elle s'effectue normalement sur place ; cependant, le commissaire vérificateur peut préciser la liste et la périodicité d'envoi des documents dont il entend assurer la vérification sur pièces.

Le commissaire vérificateur :

• s'assure que le contrôle interne est correctement réalisé ;

• analyse les documents de synthèse ;

• procède, en fonction des constatations précédentes, à un examen approprié des comptes.

Il peut accomplir des vérifications inopinées dans les cas suivants :

• à son initiative (après accord du chef du service de la solde ou du directeur de la DICOM et information du commandant de l'unité dont relève le foyer), lorsqu'il a été constaté des irrégularités graves à l'occasion des vérifications sur pièces ;

• à la demande de l'autorité délégataire de la tutelle du ministre chargé des armées ;

• à la demande du président du conseil d'administration du foyer.

Un procès-verbal, comportant le cas échéant la prescription de mesures correctives exécutoires, est rédigé à l'issue des opérations de vérification de comptes. Il est adressé au président du conseil d'administration. Après exécution par le foyer de régularisations éventuellement demandées, le service de la solde ou la DICOM adresse une copie du procès-verbal à l'autorité de tutelle.

  2. La surveillance administrative.

La responsabilité de la surveillance administrative incombe à l'autorité délégataire de la tutelle du ministre chargé des armées.

La surveillance administrative consiste à apprécier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion. Elle peut s'exercer notamment à partir des opérations de vérification des comptes.

C'est pourquoi, conformément à la réglementation relative au contrôle de l'administration dans les formations de la marine relevant des autorités de commandement, l'autorité de tutelle peut demander le concours de service du commissariat de la marine ou de la DICOM pour l'exercice de la surveillance administrative. La demande de concours doit être adressée au directeur local du commissariat de la marine dont relève le service de la solde chargé de la vérification des comptes du foyer. Outre-mer, le concours doit être demandé au directeur de la DICOM.

Le service de la solde ou la DICOM assure le suivi des dispositions légales et réglementaires en vigueur auprès des services de l'État dans le domaine social et fiscal.

Il est le conseiller technique des chefs des services locaux des foyers et des directeurs de foyers en la matière.

Si le besoin s'en fait sentir, il peut être fait appel au concours d'un expert comptable.

Les comptes rendus de surveillance administrative sont adressés à l'autorité de tutelle, avec copie au président du conseil d'administration du foyer.

  3. Les autres contrôles.

Conformément à l'arrêté portant règlement général des foyers dans la marine nationale, le chef du service local des foyers peut effectuer, sur ordre de l'autorité de tutelle, des inspections techniques dans les foyers.

Compte tenu de leurs activités, les foyers peuvent être en outre contrôlés par des organismes extérieurs à la marine, notamment : la cour des comptes, le contrôle général des armées, l'URSSAF, les services fiscaux.

9. Dispositions diverses.

9.1. Texte abrogé.

La présente instruction entrera en vigueur le 1er janvier 2001, date à laquelle l'instruction provisoire n^o 98/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 29 octobre 1999, relative à la comptabilité des foyers de la marine, est abrogée.