1. PÉRIMÈTRE.

Les dépenses de relations publiques regroupent les dépenses de représentation et de communication.

Les dépenses de représentation sont les dépenses inhérentes à la mission de représentation d'une autorité ou d'une entité (autorité maritime territoriale, autorité organique, commandant de formation, etc.). Elles concernent  des achats de biens et services auprès de fournisseurs privés (exemple des achats de fleurs) ou auprès de services étatiques (exemple des cessions de denrées pour un cocktail).

Les dépenses de communication sont les dépenses destinées à promouvoir l'image de l'entité qui les réalise (institution marine nationale, commandement organique, fonction opérationnelle, formation). Elles se concrétisent par des actions ciblées comme l'organisation de grandes manifestations institutionnelles, la réalisation de supports écrits, visuels ou audiovisuels. Elles se déclinent en actions de communication externe et interne. Elles concernent des achats de biens et services auprès de fournisseurs privés (exemple de la location de moyens) ou auprès de services étatiques (exemple des travaux d'impression).

L'annexe I. fournit quelques exemples (non limitatifs).

Ne sont pas couvertes par le champ de cette instruction les dépenses de communication qui ont pour finalité directe le recrutement.

Ces crédits budgétaires sont strictement dissociés des crédits de cohésion.

2. ACTEURS ET RESPONSABILITÉS.

2.1. Définition de la politique, fixation des directives et mise en œuvre.

En matière de représentation et de communication, les objectifs et directives sont définis et diffusés en collaboration par les bureaux, autorités ou instances concernés (cabinet du chef d'état-major de la marine, service d'information et de relations publiques de la marine, bureau pilotage de l'état-major de la marine, sous-chef d'état-major de la marine « ressources humaines », centre d'enseignement supérieur de la marine, autorités organiques).

2.2. Responsabilités budgétaires et financières.

2.2.1. Autorité budgétaire.

Le bureau logistique générale de l'état-major de la marine, en tant qu'assistant du responsable d'unité opérationnelle (R.UO) « activités des forces », centralise sous l'autorité du responsable du budget opérationnel de programme (R.BOP) marine l'ensemble des crédits budgétaires, dans les domaines des relations publiques, conformément à la charte de gestion du R.BOP.

Il recueille les expressions de besoins financiers établies successivement par les autorités concernées. Il entretient le dialogue de gestion nécessaire avec les services exécutants.

Le R.UO « activités » exerce également  la tutelle sur l'utilisation des dons et subventions versés sur le fonds de concours « relations publiques de la marine ». Il s'assure que l'ensemble des fonds privés ou publics hors budget de la marine versés, dans ces domaines, à la marine ou à ses formations est bien dirigé vers ce fonds de concours. Il regroupe toutes les recettes extra-budgétaires réalisées, provenant de personnes privées ou publiques participant aux charges de relations publiques de la marine, notamment pour ce qui concerne les actions de parrainage.

2.2.2. Autorités bénéficiaires.

Ces autorités sont désignées comme « services bénéficiaires » au sens des finances publiques. Elles bénéficient d'une dotation sur les crédits détenus par le R.UO pour réaliser elles-mêmes des dépenses de relations publiques.

La liste des autorités bénéficiaires de crédits de relations publiques de la marine (représentation et communication) fait l'objet de l'annexe II.

2.2.3. Formations.

Les formations sont désignées comme « services bénéficiaires » au sens des finances publiques. Elles peuvent bénéficier d'une dotation pour les dépenses inhérentes à leur mission de représentation. Ces crédits budgétaires sont strictement dissociés des crédits de cohésion.

Les formations bénéficiaires sont fixées par les autorités organiques, sur la base de la circulaire citée en référence. Pour les formations dépendant directement de l'état-major de la marine (EMM), la liste des formations bénéficiaires, préparée par le R.UO « activités », est arrêtée par le major général de la marine.

2.2.4. Services exécutants.

Pour l'exécution financière des dépenses de représentation et de communication, la marine s'appuie dans le cadre des attributions reconnues à ces organismes sur les plate-formes achat finances (PFAF) du service du commissariat des armées (SCA) et régies associées, le service parisien de soutien de l'administration centrale (SPAC), les services achat-finances des bases de défense (BdD), ses propres services financiers (engagement direct).

3. PROCÉDURES BUDGÉTAIRES ET FINANCIÈRES PROPRES À CE TYPE DE DÉPENSE. (confer. annexe III.).

3.1. Programmation budgétaire.

Le R.UO recueille auprès des autorités bénéficiaires les expressions de besoins en matière de relations publiques, conformément à la charte de gestion du R.BOP.

Le R.UO recueille auprès des autorités organiques les expressions de besoins en matière de relations publiques de leurs formations. L'expression de besoins des autorités organiques est le résultat des expressions de besoins des formations de leur ressort. L'autorité organique agrège les besoins des formations en y intégrant les prévisions de dépenses qu'elle connaît en matière de relations publiques et les valide.
Les besoins exprimés par la formation sont évalués en fonction de la réalité des besoins, selon une démarche de justification « au premier euro ».

Le R.UO procède à la ventilation des ressources par service bénéficiaire de regroupement, en assure la programmation dans Chorus sur l'activité Chorus « communication et relations publiques » et la notifie aux services bénéficiaires et aux services exécutants.
Les programmations sont communiquées aux services bénéficiaires et aux services exécutants.

Les autorités organiques peuvent décider de répartir la dotation de relations publiques pour chaque formation de leur ressort, pour certaines d'entre elles ou de conserver l'enveloppe budgétaire à leur niveau sans la ventiler.

3.2. Exécution budgétaire : circuits financiers et administratifs de la dépense.

3.2.1. Dépenses des autorités.

Les dépenses de relations publiques sont réalisées à l'initiative des autorités de la marine bénéficiaires, en fonction des ressources mises en place par le R.UO.

Elles font parvenir les pièces justificatives, revêtues de l'attestation du service fait, aux services exécutants qui liquident les factures sur l'activité « communication et relations publiques », dans la limite des dotations accordées aux services bénéficiaires par le R.UO.

Les achats de denrées auprès des services étatiques font l'objet d'une facturation et d'une liquidation par les services exécutants au bénéfice du service fournisseur.

Les délivrances de matériels par les services étatiques au titre des relations publiques font, soit l'objet d'un prêt, soit d'une imputation sur le plafond des crédits budgétaires dévolus à l'autorité bénéficiaire pour l'acquisition de matériels.

Cas des commandants de force maritime.

Les commandants de force maritime exercent leur commandement à titre permanent. Certains peuvent exercer leurs fonctions à la mer.

Pour les commandants de force maritime à titre permanent : les dépenses de relations publiques sont traitées comme celles des autres autorités maritimes.
À l'occasion d'une manifestation organisée par lui à bord d'un bâtiment placé sous son autorité, les achats de denrées auprès d'un service étatique ne transitent pas par l'ordinaire de la formation, mais font l'objet d'une facturation directe et d'une liquidation par les services exécutants, au bénéfice du service fournisseur, à un rythme à déterminer avec lui.

Pour les commandants de force maritime à la mer : le régime est identique. Les états de cession établis par le commis de l'unité, au profit de l'autorité embarquée, sont adressés, pour certification, au gestionnaire du crédit de représentation auprès de l'autorité qui les transmet à la PFAF compétente, en vue de leur remboursement au service vivres.

3.2.2. Dépenses des formations.

Les dépenses de relations publiques sont réalisées à l'initiative des commandants des formations  bénéficiaires, en fonction des ressources mises en place auprès de leur autorité organique par le R.UO.

Les formations font parvenir les pièces justificatives, revêtues de l'attestation du service fait, aux services exécutants qui liquident les factures sur l'activité « communication et relations publiques », dans la limite des dotations accordées aux services bénéficiaires par le R.UO.

En cas de délivrance de denrées au commandant de la formation au titre des relations publiques, les états de cession établis par le commis de l'unité sont adressés pour certification au commandant, et transmis à la PFAF compétente, en vue de leur remboursement au service vivres.

Les dépenses qui seraient exceptionnellement réglées à partir de l'avance consulaire seront imputées sur l'unité opérationnelle activité des forces, « activité, entraînement des forces ».

L'exécution de la dépense se fait par service bénéficiaire, à la maille la plus fine (formation).

3.2.3. Modes de paiement.

Les dépenses de relations publiques peuvent être réglées selon les moyens de paiement définis ci-dessous :

• dépenses sur engagement juridique : les demandes d'exécution de la dépense sont adressées directement aux services exécutants qui procèdent à l'achat et au paiement de la dépense ;
  
• dépenses et recettes en régie : les demandes de paiement doivent se conformer à la réglementation en vigueur pour les régies ;
  
• cartes achat : les mandataires des autorités de la marine bénéficiaires peuvent, par le moyen de cartes achat mises en place par la PFAF, payer des dépenses de relations publiques auprès de fournisseurs référencés par les services exécutants ;
  
• cartes affaire : les officiers généraux et capitaines de vaisseau  bénéficiaires de crédits de relations publiques peuvent se voir attribuer par la PFAF une carte affaire adossée à leur compte courant personnel, afin de réaliser les dépenses de relations publiques engagées dans le cadre de leurs fonctions. Ces cartes affaires ont un débit différé de soixante (60) jours. Les autorités détentrices de ces cartes sont remboursées des dépenses engagées, sur présentation des justificatifs auprès de la régie de la base de défense ou de la PFAF, selon les directives fixées par le directeur de la PFAF de rattachement.

4. DISPOSITIONS DIVERSES.

La présente instruction entre en vigueur à partir de sa publication au Bulletin officiel des armées  pour les dispositions relatives aux formations et au 1^er janvier 2012 pour les dispositions relatives aux autorités.

Le régime des autorisations annuelles de dépense (AAD) est maintenu jusqu'à l'entrée en vigueur de l'instruction provisoire sur les dépenses de cohésion.
Les traitements de table des officiers généraux sont supprimés à compter du 1^er janvier 2012.

L'avoir des comptes correspondants sera mis à zéro avant le 1^er mars 2012 et les comptes courants associés clos à la même date, selon des modalités qui seront précisées ultérieurement.

La décision n° 451/DEF/CEMM du 18 décembre 2003 ⁽¹⁾ fixant les traitements de table est abrogée.