Le ministère est engagé dans une réforme qui doit permettre une réallocation globale de ressources au service de ses missions opérationnelles cœur de métier et conduire à la mise en place du modèle de défense arrêté à l\'issue des travaux du Livre Blanc.

Il s\'agit fondamentalement de dégager des économies sur les soutiens et les modes de fonctionnement, sans dégrader le service assuré en interne, afin de réallouer en totalité ces économies aux équipements et à la condition des personnels civils et militaires.

Ces actions reposent pour l\'essentiel sur des réorganisations ou des optimisations internes. Le recours à des externalisations est également examiné, dans le cadre et l\'esprit de cette réforme.

Il s\'agit très clairement d\'un moyen au service de cette réforme, qui peut être mis en œuvre au cas par cas, sous des conditions précises, en appliquant une méthode rigoureuse et transparente, et en ménageant l\'intérêt du personnel.

Des externalisations ont déjà été mises en œuvre au sein du ministère et plusieurs projets sont en phase d\'étude, se situant à un stade plus ou moins avancé du processus. Pour atteindre les objectifs globaux de la réforme, il peut être utile d\'identifier de nouvelles pistes d\'études, sous réserve qu\'elles présentent un réel intérêt. À cet effet, il est mis en place un dispositif permettant, d\'une part à tout opérateur économique de déposer des propositions d\'étude, dites « initiatives spontanées », en lien avec leurs savoir-faire et leur expérience et, d\'autre part, de mener une analyse interne rapide pour donner suite à ces propositions.

La présente instruction décrit le dispositif de recueil et de traitement des « initiatives spontanées ».

1. Le cadre juridique.

L\'article 10. de l\'ordonnance n° 2004-559 du 17 juin 2004 ^(A) modifiée, sur les contrats de partenariat admet qu\'un opérateur économique puisse spontanément soumettre un projet à une personne publique. Cette dernière peut y donner suite en concluant un contrat de partenariat dans le respect des procédures prévues par l\'ordonnance du 17 juin 2004 ^(A) précitée.

Le code des marchés publics ne prévoit pas un tel dispositif. Toutefois, il ne l\'interdit pas, pour autant que les suites données par la personne publique aux initiatives spontanées s\'inscrivent bien dans le respect des grands principes de la commande publique mentionnés à l\'article 1^er du code des marchés que sont, l\'égalité de traitement des candidats, la transparence des procédures et la liberté d\'accès à la commande publique.

En tout état de cause, si la personne publique souhaite donner une suite favorable à une initiative spontanée répondant à son besoin, elle devra respecter les règles de publicité et de mise en concurrence prévues par les textes, notamment le code des marchés publics et l\'ordonnance du 17 juin 2004 ^(A) sur les contrats de partenariat. La personne publique pourra ainsi potentiellement conclure le marché ou le contrat avec un autre opérateur économique que celui ayant remis spontanément le projet dans le respect de la protection du secret industriel et commercial.

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2. Le processus de traitement.

Le processus de traitement des initiatives spontanées doit permettre de prendre une décision quant à l\'opportunité de lancer une évaluation préalable, telle que prévue dans le cadre de conduite des projets d\'externalisation et ce, dans un délai de trois mois à compter de la réception de « l\'initiative spontanée », afin de répondre dans des délais raisonnables aux entreprises, ou tous autres organismes, qui présentent des initiatives nouvelles au ministère.

2.1. Le dépôt d'une « initiative spontanée ».

Une « initiative spontanée » peut être déposée par tout opérateur économique, organisation professionnelle, universitaire ou groupe d\'intérêt. Le dépôt peut intervenir par courrier ou via un portail achats (http//www.defense.achats.gouv.fr onglet initiatives spontanées).

Un dispositif de protection des données permet de garantir la confidentialité des initiatives déposées sur le portail achats.

2.2. La réception d'une « initiative spontanée » et sa prise en charge.

La mission achats (MA) du secrétariat général pour l\'administration (SGA) est chargée de l\'animation et du pilotage du dispositif ministériel dédié aux « initiatives spontanées ». Elle est à ce titre le point d\'entrée unique vis à vis des opérateurs économiques externes. Elle s\'appuie sur des correspondants désignés chacun par l\'état-major des armées (EMA), la direction générale de l\'armement (DGA) et le SGA.

Toute « initiative spontanée » déposée en dehors du cadre défini au point 2.1. est transmise à la mission achats du SGA qui accuse réception sous quarante-huit heures, quel que soit le mode d\'acheminement.

En liaison avec ses correspondants, la mission achats effectue une première analyse permettant d\'écarter une proposition n\'entrant pas dans le champ de cette démarche ou présentant un intérêt limité. Elle informe sans délai les opérateurs ayant transmis cette proposition.

Pour toute initiative retenue à ce stade, la mission achats adresse à l\'émetteur, dans un délai d\'un mois à compter la date de réception de l\'initiative spontanée, un courrier d\'attente précisant les conditions dans lesquelles la proposition est examinée. Il sera notamment rappelé les principes de la commande publique, et le délai sur lequel s\'engage le ministère pour prendre sa décision.

L\'autorité dont les attributions couvrent le domaine dont relève l\'initiative déposée désigne dans les meilleurs délais un responsable qui constitue une équipe pluridisciplinaire en charge de conduire l\'analyse.

2.3. La conduite de l'analyse.

L\'analyse fait l\'objet d\'un rapport qui permet de déterminer si cette initiative, au regard des critères d\'analyse ci-après, peut faire l\'objet ou pas d\'une évaluation préalable.

Les contraintes opérationnelles :

• une externalisation serait-elle compatible, directement ou indirectement, avec les impératifs liés aux besoins opérationnels et les spécificités de l\'environnement militaire ?

La faisabilité contractuelle :

• est-il possible de satisfaire le besoin par la voie contractuelle ?

La concurrence : 

• existe-il une offre concurrentielle effective sur le sujet ?

Les gisements potentiels d\'économies :

• quels sont les leviers que le secteur privé pourrait mettre en œuvre pour générer des gains ?

Le partage des risques :

• le projet se prête-t-il à une meilleure gestion des risques par le secteur privé (conception, financement, mise en œuvre, revenus tiers etc).

L\'équipe en charge de l\'analyse peut solliciter auprès de l\'opérateur économique ayant déposé une proposition, une présentation orale de celle-ci.

2.4. La décision sur la suite à donner.

Le rapport est adressé à la mission achats du SGA qui s\'assure que l\'analyse a été menée conformément aux dispositions prévues par la présente instruction. Elle fait appel à toute expertise interne jugée nécessaire pour émettre son avis. Le rapport, accompagné de l\'avis de la mission achats, est transmis pour information au directeur du cabinet civil et militaire.

Sur la base du rapport d\'analyse et de l\'avis de la mission achats, l\'autorité dont les attributions couvrent le domaine dont relève l\'initiative décide de la suite à donner : abandon ou engagement d\'une évaluation préalable.

La mission achats assure la communication de cette décision à l\'émetteur de l\'initiative spontanée. Dans l\'hypothèse d\'une décision favorable, une équipe de projet est désignée par l\'autorité en charge de l\'activité et l\'évaluation préalable est lancée selon le cadre de conduite défini par le ministère.

3. Le suivi du dispositif.

Une information régulière sur la situation des « initiatives spontanées » sera transmise au cabinet du ministre par la mission achats du SGA.

À cet effet la mission achats, en relation avec les correspondants de l\'EMA et de la DGA, réalise ou prépare :

• un tableau de bord de suivi de toutes les initiatives spontanées ;
 
• un bilan périodique permettant d\'identifier les actions d\'améliorations ou de corrections du dispositif ;
 
• un plan d\'actions de progrès associé.

4. DIVERS.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.