1. Objet.

L\'article R. 4135-1. du code de la défense dispose que « la notation est une évaluation par l\'autorité hiérarchique des qualités morales, intellectuelles et professionnelles du militaire, de son aptitude physique, de sa manière de servir pendant une période déterminée et de son aptitude à tenir dans l\'immédiat et ultérieurement des emplois de niveau plus élevé ».

Dans le cadre de ce principe général, la présente circulaire a pour objet de préciser les modalités particulières de son application aux officiers des corps de l\'armement ainsi que de fixer le calendrier des travaux de l\'année 2012.

2. Généralités.

Pour la notation, la voie électronique via Totem dans le cadre de l\'entretien individuel annuel application intranet (i-EIA) est privilégiée. Pour les officiers qui n\'ont pas accès à Totem, un fichier au format électronique, ou à défaut en version papier, leur est adressé. Le guide de notation précise la procédure à suivre.

Afin d\'en assurer la qualité et de respecter les délais, le processus de notation exige la mobilisation de chaque acteur du processus, celle du ou des notateurs et celle de l\'officier noté. Aussi, est-il nécessaire de rappeler l\'importance de la notation et d\'appeler chacun à une responsabilité partagée, en particulier dans la perspective des travaux d\'avancement.

2.1. Principes de base et chaîne de notation.

Les officiers des corps de l\'armement sont notés une fois par an. La notation comprend :

• une évaluation (cf. point 4.) ;
  
• l\'attribution d\'un niveau de valeur (cf. point 5.).

Une fiche individuelle d\'évaluation (FIE), dont le modèle est joint à la présente circulaire, sert de support à cette notation.

La FIE est dite « définitive » lorsqu\'elle a été communiquée à l\'officier noté, qui l\'a émargée.

Cette communication est faite par le second notateur. Le cas échéant, elle peut être confiée au premier notateur.

Les modalités particulières de la notation des officiers en détachement sont traitées au point 10.

2.2. Période d'observation - cas général.

La période d\'observation de la notation 2012 s\'étend du 1^er janvier 2011 au 31 décembre 2011. La chaîne de notation de l\'officier noté est déterminée par référence à son affectation organique au 31 décembre 2011.

Le militaire est noté « lorsqu\'il a accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d\'activité durant la période de notation » (article R. 4135-5. du code de la défense). Si la « présence effective » comprend bien les samedis, dimanches, jours fériés et jours de permissions, en revanche en sont exclus les jours pris au titre de congés de maladie, de congés pour maternité, paternité ou adoption, de congés de fin de campagne, de congés d\'accompagnement d\'une personne en fin de vie ou d\'un congé de reconversion.

2.3. Cas des officiers qui ne sont plus en position d'activité ou de détachement au 31 décembre 2011.

Lorsqu\'un officier a accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d\'activité durant la période de notation, mais qu\'il n\'est pas au 31 décembre 2011 en position d\'activité ou de détachement, il est noté dans le cadre de son affectation organique avant la date de son départ.

2.4. Cas des officiers mutés pendant la période d'observation.

Lorsqu\'un officier a été muté au cours de l\'année 2011, il conviendra que le premier notateur demande un avis, le cas échéant formalisé sur une fiche intercalaire, à l\'autorité notant au premier degré dont il relevait avant sa mutation.

Lorsqu\'un officier est muté dans le cadre d\'une dissolution d\'organisme entraînant la disparition juridique des autorités dont il relevait avant sa mutation, il est noté par les autorités dont il relève après sa mutation. Toutefois, le premier notateur dont relève l\'officier avant sa mutation établit une notation intermédiaire le cas échéant, dans le cas où l\'officier noté a effectué au moins cent vingt jours de présence effective en position d\'activité durant la période d\'observation.

Lorsque la fiche intercalaire a été établie, celle-ci est jointe à la notation annuelle du militaire.

2.5. Cas des officiers réintégrés ou lors d'une première affectation.

Lorsqu\'un officier a été réintégré en position d\'activité ou de détachement, ou a intégré un poste dans le cadre d\'une première affectation en cours d\'année, et ayant accompli au moins cent vingt jours de présence effective en position d\'activité, il est noté dans le cadre de son affectation organique au 31 décembre 2011.

2.6. Cas des officiers n'ayant pas le temps d'activité requis.

Pour les officiers qui ne totalisent pas au minimum cent vingt jours de présence effective au cours de la période d\'observation, la direction des ressources humaines (DRH) de la direction générale de l\'armement (DGA) établit un document justificatif précisant que l\'intéressé n\'a pas fait l\'objet d\'une notation compte tenu d\'un temps de présence effective inférieur à cent vingt jours.

Le document justificatif est notifié à l\'intéressé.

3. Définition et rôle des différents notateurs.

3.1. Les différents notateurs.

Chaque officier est noté par un premier notateur puis par un second notateur. Le second notateur représente le « notateur en dernier ressort » au sens de l\'article R. 4135-6. du code de la défense. Dans la suite de la circulaire, il convient de se référer à ces définitions.

3.1.1. Cas général.

Hormis les cas particuliers mentionnés ci-après, les officiers des corps de l\'armement sont notés en premier ressort par un supérieur hiérarchique organique et en dernier ressort par un des supérieurs hiérarchiques du premier notateur.

Il est préconisé que le supérieur hiérarchique organique soit le manageur de proximité immédiate chargé de conduire l\'évaluation individuelle annuelle (EIA).

Pour les agents dont le rattachement opérationnel diffère du rattachement organique, il est demandé qu\'une fiche intercalaire soit préalablement remplie par l\'autorité opérationnelle dont ils dépendent. Dans ce cas, l\'autorité organique s\'assure de la bonne élaboration de ces fiches intercalaires.

Lorsque la fiche intercalaire a été établie, celle-ci est jointe à la notation annuelle du militaire.

Il appartient à chaque direction de déterminer, par entité, le niveau d\'autorité qui a la responsabilité de premier et second notateur. Ce dernier ne peut être d\'un niveau hiérarchique inférieur à un niveau N-1 d\'un directeur central (chef de service ou sous-directeur) ou N-1 d\'un directeur d\'organisme extérieur. À cet effet, une décision signée par le directeur central, ou son représentant est communiquée à la DRH. Cette décision est établie sous la forme d\'une liste récapitulant pour chacun des officiers à noter, les noms des premiers et seconds notateurs par entité.

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3.1.2. Cas des officiers affectés sur des postes d'encadrement supérieur.

Pour les officiers affectés sur des postes de directeurs d\'organismes extérieurs (directeurs d\'établissements ou de centres, chefs de service, directeurs d\'unité de management, etc.), de responsables de sous-directions d\'administration centrale ou de chefs de services, le directeur central est premier et second notateur lorsqu\'il n\'existe pas de supérieur hiérarchique direct entre l\'officier noté et lui.

3.1.3. Cas des officiers affectés dans les organismes de soutien.

Pour les officiers affectés dans des organismes de soutien, relevant organiquement de la DGA, le second notateur est le chef du service du maintien en condition opérationnelle de la direction des opérations (DO).

3.1.4. Cas des officiers affectés hors de la direction générale de l'armement.

Le premier notateur est un supérieur hiérarchique de l\'officier au sein de l\'organisme d\'affectation.

Le second notateur est l\'inspecteur de l\'armement concerné selon la répartition en vigueur telle que définie par le chef de l\'inspection, à l\'exception du service hydrographique et océanographique de la marine (SHOM) et du service industriel de l\'aéronautique (SIAé), dont les directeurs respectifs conservent la qualité de second notateur.

3.1.5. Cas particuliers.

Pour les entités suivantes :

• département central de communication de la DGA (DGA/COMM) : le directeur des ressources humaines est second notateur ;
  

• inspection : le chef de l\'inspection est second notateur.

Pour ces entités, le respect des quotas évoqué au point 5.2.2. s\'impose au niveau de la direction à laquelle elles sont rattachées.

Le directeur des ressources humaines est second notateur pour les officiers en formation, à l\'exception de ceux qui restent affectés dans l\'une ou l\'autre des directions.

Le chef du service technique de la direction technique (DT) est second notateur pour les ingénieurs de l\'armement de l\'option recherche.

Pour les attachés de défense et attachés de défense adjoints :

• attachés de défense : le premier notateur est le sous-directeur de zone concerné au sein de la direction de la stratégie (DS) ou de la direction du développement international (DI), qui s\'appuie sur les avis de l\'ambassadeur, de la direction du renseignement militaire (DRM), de la direction de la coopération de sécurité et de défense (DCSD) et de l\'état-major des armées (EMA). Le second notateur est le chef de cabinet militaire du ministre de la défense et des anciens combattants ;
  
• attachés de défense adjoints : le premier notateur est l\'attaché de défense. Le second notateur est le sous-directeur de la zone concernée (DS ou DI).

3.2. Lien avec l'entretien individuel annuel.

Le premier notateur conduit un entretien de notation avec l\'officier noté.

Pour les officiers affectés au sein de la DGA cet entretien est partie intégrante de l\'entretien individuel annuel (EIA).

Dans le cas où le premier notateur n\'est pas le supérieur hiérarchique organique direct, cet entretien est distinct de l\'EIA, dont la séquence évaluation est alors simplifiée.

4. Modalités d'élaboration de l'évaluation.

Le premier notateur apporte un jugement de proximité sur les aptitudes observées et la manière de servir de l\'année. Pour cela, il remplit la grille d\'analyse permettant de mettre en évidence le profil comportemental de l\'officier noté. Par ailleurs, il donne, dans la rubrique prévue à cet effet, une appréciation littérale détaillée mettant l\'accent d\'une part, sur les résultats qu\'il a obtenus par rapport aux objectifs fixés - en s\'appuyant en tant que de besoin sur les conclusions de l\'entretien « management par objectifs individuel » (MPOI) - et d\'autre part sur son comportement ainsi que sur les services qu\'il a rendus pendant la période d\'observation.

Le second notateur se concentre quant à lui sur le parcours professionnel, le niveau de valeur et le potentiel de l\'officier noté. Pour ce faire, il remplit la rubrique relative à l\'évaluation du parcours professionnel de l\'officier noté, qui doit s\'exprimer uniquement sous la forme de types de postes qu\'il serait apte à occuper à court ou moyen terme. Par ailleurs, il fixe un « niveau de valeur » choisi parmi une échelle de six niveaux définie au point 5.1., centré sur sa « performance » dans le poste (atteinte des objectifs, comportement, services rendus) et sur son potentiel. Il peut également compléter dans le cadre de son appréciation générale l\'évaluation du premier notateur.

Le guide de notation apporte les précisions nécessaires en cas de besoin.

5. Modalités d'élaboration du niveau de valeur.

5.1. Définition des niveaux de valeur.

Les niveaux de valeur, fondés sur la « performance » de chacun des officiers dans son poste (atteinte des objectifs, comportement, services rendus) et sur son potentiel, sont attribués selon l\'échelle suivante :

A+

A

B

C

D

E

Ces six niveaux correspondent aux appréciations synthétiques suivantes :

Exceptionnel

Excellent

Très bon

Bon

À confirmer

Insuffisant

5.2. Contraintes relatives à la détermination des niveaux de valeur.

5.2.1. Harmonisation - cohérence.

Les opérations d\'harmonisation et de vérification de cohérence des niveaux de valeur ont pour objet d\'assurer l\'équité de traitement des officiers notés, particulièrement pour ce qui concerne les entités mentionnés au point 3.1.5. et l\'ensemble des officiers affectés hors de la DGA.

Dans le cadre de ces opérations, il est souligné de nouveau l\'importance que revêt le processus de notation pour l\'officier noté par sa hiérarchie. Il permet d\'effectuer un bilan de l\'année passée et d\'envisager les perspectives pour l\'année suivante. Les notateurs en premier et en dernier ressort sont donc responsables des appréciations et des niveaux de valeur qu\'ils portent. Ils doivent être en mesure de les expliquer à l\'officier noté et à la direction des ressources humaines lorsqu\'elle le juge nécessaire.

Afin de garantir une équité de traitement, une attention particulière est portée par l\'inspection de l\'armement et la direction des ressources humaines à la situation des officiers inscrits au tableau d\'avancement ainsi qu\'à celle des officiers mutés depuis leur notation précédente ou en instance de mutation.

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5.2.2. Règles de répartition.

Hormis cabinet du DGA (DGA/CAB), les niveaux de valeur doivent respecter les règles de répartition suivantes :

• le nombre total de niveaux « A+ » + « A » ne doit pas excéder 25 p. 100 du nombre des officiers notés ;
  
• le nombre total de niveaux « A+ » + « A » + « B » ne doit pas excéder 75 p. 100 du nombre des officiers notés.

Les quotas ci-dessus s\'appliquent sur l\'assiette de la totalité des officiers notés, tous corps et grades confondus, à l\'exclusion toutefois des officiers généraux, des officiers supérieurs inscrits sur la liste d\'aptitude au grade d\'officier général, des membres des cabinets ministériels, des membres du cabinet du délégué général pour l\'armement, des officiers n\'ayant pas encore pris de façon effective leur premier poste et des officiers radiés des cadres au 31 décembre 2011.

Un rapport justificatif circonstancié doit par ailleurs être établi pour chaque proposition d\'attribution du niveau « A+ ». Par ailleurs, dans le cas d\'une proposition de baisse de niveau « A+ » ou « A » à niveau « C », un rapport justificatif circonstancié doit également être établi.

Ces rapports sont adressés à la DRH.

6. Succession des opérations.

Le premier notateur procède à l\'évaluation des aptitudes et libelle une appréciation littérale détaillée sur la page 2 de la FIE.

Le second notateur procède aux fusionnements nécessaires relatifs aux officiers qui lui sont rattachés. En outre, il inscrit son avis sur chacun des rapports justificatifs circonstanciés.

Les projets de niveaux de valeur élaborés par l\'ensemble des seconds notateurs d\'une direction sont alors rassemblés au niveau de la direction centrale avant d\'être transmis à la DRH, accompagnés des commentaires jugés nécessaires et d\'un avis sur chacun des rapports justificatifs circonstanciés. La DRH, conjointement avec le collège des inspecteurs, assure alors les vérifications nécessaires quant au respect des règles de répartition, valide ou non les propositions objets des rapports justificatifs circonstanciés prévus au point 5.2.2., accorde, le cas échéant, les dérogations jugées pertinentes. Un récapitulatif de l\'ensemble des niveaux de valeur définitifs est élaboré par la direction des ressources humaines et soumis à la signature du délégué général pour l\'armement ou du directeur des ressources humaines. La DRH assure le retour d\'information nécessaire vers les directions, lesquelles informent à leur tour les seconds notateurs.

Après avoir libellé un complément d\'appréciation littérale, le cas échéant, donné son avis sur les postes susceptibles d\'être tenus à court ou moyen terme, souhaités ou proposés, le second notateur valide le niveau de valeur de la page trois de la FIE, date et signe en prenant soin de s\'être clairement identifié.

7. Modalités de communication de la notation.

Chaque officier est reçu en entretien à deux reprises.

7.1. Entretien avec le premier notateur.

Lors de l\'entretien avec le premier notateur, l\'officier prend connaissance des appréciations portées sur la page 2 de sa FIE.

La FIE est émargée par l\'intéressé à l\'issue de l\'entretien. Une copie de la FIE lui est alors remise.

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7.2. Notation en dernier ressort.

Conformément à l\'article R. 4135-6. du code de la défense, l\'officier noté prend connaissance de l\'ensemble de la notation lorsqu\'elle a été arrêtée par l\'autorité notant en dernier ressort.

Dans la mesure du possible, la communication de la FIE définitive, et de son niveau de valeur, doit être effectuée par le second notateur. Cependant, en cas d\'empêchement du second notateur, il convient que des explications circonstanciées puissent être fournies à l\'officier noté par le premier notateur lors d\'un entretien.

Conformément à l\'article R. 4135-6. du code de la défense, l\'officier noté signe la FIE. Une copie de sa FIE lui est remise lors de l\'entretien de dernier ressort.

Le militaire peut porter ses observations sur la FIE dans un délai de huit jours francs à compter de la date de notification (article R. 4135-6. du code de la défense).

8. Contestation de la notation définitive.

L\'officier qui conteste sa notation définitive peut former un recours auprès de la commission des recours des militaires dans les conditions fixées par les articles R. 4125-1. à R. 4125-14. du code de la défense. Ce recours est un préalable obligatoire à tout recours contentieux éventuel devant une juridiction administrative.

Il est rappelé qu\'un recours gracieux ou hiérarchique est possible durant le délai de recours contentieux. Il est adressé par voie hiérarchique au directeur des ressources humaines et sera traité par la direction des ressources humaines, sous-direction de la gestion statutaire et de la réglementation (DRH/SDGS).

9. calendrier des travaux.

9.1. Processus et remise des projets de niveaux de valeur.

Pour mener à bien les travaux correspondants, DRH/SDGS prévoit d\'adresser début février 2012 à chaque direction (experts RH, RH de proximité) un outil comportant la liste des officiers qui lui sont rattachés. Cet outil sera utilisé pour l\'attribution des niveaux de valeur (NV). Chaque entité définit et saisit,  pour chacun des officiers à noter, les premier et second notateurs. Les directions valident les informations saisies dans l\'outil pour le 10 février 2012 : 

• le processus de notation commence le 27 février 2012 ;
  
• il est demandé à chaque direction de renseigner les projets de niveaux de valeur 2012 sur le support fourni à cet effet ;
  
• accompagnés des commentaires nécessaires et des rapports justificatifs circonstanciés dûment complétés, ces projets sont à transmettre par les directions à DRH/SDGS pour le 27 avril 2012 au plus tard ;
  
• au cours du mois de mai, il est procédé à la synthèse et à l\'harmonisation des niveaux de valeur transmis par les directions ;
  
• la notation de premier ressort devra être achevée au plus tard pour le 31 mai 2012, sans distinction des officiers proposables ou non proposables ;
  
• le lancement des entretiens de dernier ressort aura lieu le 4 juin 2012 ;
  
• les FIE définitives, signées par les seconds notateurs et émargées par les intéressés au bas de la page 3 devront être transmises à DRH/SDGS/BCG :
  
• au plus tard pour le 31 août 2012 pour les officiers proposables ;
  

• au plus tard pour le 16 novembre 2012 pour les officiers non proposables.

9.2. Cohérence et validation.

L\'objectif est que les conclusions des travaux de vérification de cohérence, de validation des demandes d\'attribution du niveau « A+ » et d\'instruction des demandes de dérogation effectuées par la direction des ressources humaines et le collège des inspecteurs soient communiquées aux seconds notateurs au plus tard le 1^er juin 2012.

10. Cas des officiers en détachement.

Conformément à l\'article 1^er. de l\'arrêté de référence c), à l\'exception des officiers détachés auprès d\'états étrangers ou d\'organismes internationaux qui sont notés en dernier ressort par l\'inspecteur de l\'armement concerné, un officier affecté en détachement est noté par la seule autorité dont il relève dans son emploi de détachement. L\'autorité dans son emploi de détachement s\'entend au sens du supérieur hiérarchique le mieux placé pour apprécier les qualités morales, intellectuelles et professionnelles du militaire, son aptitude physique, sa manière de servir pendant une période déterminée et son aptitude à tenir dans l\'immédiat et ultérieurement des emplois de niveau plus élevé. 

L\'autorité d\'emploi demeure libre d\'employer tout support d\'entretien pour la notation, à la condition que soient présentes au minimum une appréciation littérale et une grille d\'analyse comportementale, qui peut être la grille d\'aptitudes de DGA/DRH proposée pour les officiers en détachement et jointe à la présente circulaire.

Le collège des inspecteurs est chargé de veiller à la cohérence de la notation et à ce qu\'un traitement équitable des officiers en détachement soit assuré au regard des travaux d\'avancement.

La date de restitution des notations des officiers détachés par leurs autorités d\'emploi est fixée au 27 avril 2012.

11. Dispositions diverses.

La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel des armées.