ARRÊTÉ relatif à la procédure de certification des entreprises souhaitant être destinataires de produits liés à la défense.
Du 30 novembre 2011NOR D E F D 1 1 2 9 5 4 4 A
Le ministre de la défense et des anciens combattants,
Vu la directive 2009/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 6 mai 2009 simplifiant les conditions des transferts de produits liés à la défense dans la Communauté, notamment son article 9. ;
Vu le code de la défense, notamment son article L. 2335-16. ;
Vu le décret n° 2009-1180 du 5 octobre 2009 fixant les attributions et l'organisation de la direction générale de l'armement ;
Vu le décret n° 2011-1467 du 9 novembre 2011 relatif aux importations et aux exportations hors du territoire de l'Union européenne de matériels de guerre, armes et munitions et de matériels assimilés et aux transferts intracommunautaires de produits liés à la défense, notamment son article 37.,
Arrête :
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.
1.1.
La procédure de certification mentionnée à l\'article L. 2335-16. du code de la défense a pour objet d\'attester de la capacité des entreprises à être destinataires de produits liés à la défense transférés au titre d\'une licence générale d\'un autre État membre de l\'Union européenne.
1.2.
En vue d\'obtenir la certification mentionnée à l\'article 1er. du présent arrêté, les entreprises doivent respecter les critères fixés à l\'article 37. du décret du 9 novembre 2011 susvisé, précisés dans le référentiel de certification figurant à l\'annexe A. du présent arrêté.
2. DEMANDE, DÉCISION DE CERTIFICATION ET RENOUVELLEMENT.
2.1.
L\'entreprise souhaitant être certifiée en établit la demande à l\'aide du formulaire figurant à l\'annexe B. du présent arrêté. Cette demande est accompagnée des pièces justificatives mentionnées dans le formulaire.
La demande, présentée par le représentant légal de l\'entreprise, est adressée à la direction générale de l\'armement du ministère de la défense.
2.2.
L\'instruction de la demande de certification s\'effectue au vu des pièces du dossier et de l\'audit de certification mentionné à l\'article 37. du décret du 9 novembre 2011 susvisé. Cet audit se déroule selon les modalités prévues au titre III. du présent arrêté.
Aux fins de l\'instruction de la demande, l\'administration peut exiger les compléments d\'information qu\'elle juge nécessaires.
2.3.
La décision de certification est notifiée à l\'entreprise par le délégué général pour l\'armement.
Le modèle de certificat figure à l\'annexe C. du présent arrêté.
2.4.
Doivent être portés sans délai à la connaissance de la direction générale de l\'armement par l\'entreprise certifiée :
1. Tout changement :
2. Toute modification pouvant affecter le contrôle de l\'entreprise ;
3. La cessation totale ou partielle de l\'activité de l\'entreprise.
2.5.
Avant le terme de la durée de validité du certificat, l\'entreprise certifiée peut demander le renouvellement de celui-ci auprès de la direction générale de l\'armement. La demande, l\'instruction et la délivrance de la décision de renouvellement du certificat s\'effectuent selon les mêmes principes et modalités que ceux définis pour les demandes initiales.
3. AUDITS DE CERTIFICATION ET DE VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ.
3.1.
L\'audit de certification débute au plus tard trois mois après la date de réception de la demande de certification ou de la demande de renouvellement du certificat.
Cet audit est mené par des agents de la direction générale de l\'armement, qui peuvent se faire assister par des agents d\'autres services.
La direction générale de l\'armement informe l\'entreprise de la date de l\'audit et de l\'identité des agents qui effectueront cet audit dans un délai d\'un mois à compter de la date de réception de la demande de certification.
À la demande de l\'administration, l\'entreprise met à la disposition des agents auditeurs un local adapté à la consultation des documents et des systèmes d\'information nécessaires.
3.2.
À l\'issue de l\'audit, un rapport est adressé à l\'entreprise. À compter de la réception du rapport d\'audit, s\'ouvre une phase contradictoire au cours de laquelle l\'entreprise peut formuler ses observations écrites dans un délai de deux semaines.
Au terme de la phase contradictoire, la direction générale de l\'armement rend la décision de certification mentionnée à l\'article 5. du présent arrêté.
3.3.
La direction générale de l\'armement peut procéder à un nouvel audit de certification en cas de survenance de l\'un des changements mentionnés à l\'article 6. du présent arrêté. Cet audit est mené selon les mêmes principes et modalités que l\'audit initial.
À la suite de ce nouvel audit, la direction générale de l\'armement peut procéder à la modification du certificat ou engager la procédure mentionnée à l\'article 13. du présent arrêté.
3.4.
L\'audit de vérification de conformité se déroule selon les mêmes principes et modalités que ceux définis pour les demandes de certification et les demandes de renouvellement du certificat.
4. MESURES CORRECTIVES, SUSPENSION OU ABROGATION DE LA CERTIFICATION.
4.1.
Lorsque la direction générale de l\'armement constate qu\'une entreprise certifiée ne remplit plus une ou plusieurs des exigences du référentiel précisant les critères de certification, et lorsque cette non-conformité n\'est pas de nature à remettre en cause immédiatement la certification, elle met en demeure l\'entreprise de prendre, dans le délai qu\'elle prescrit, les mesures correctives nécessaires.
Cette mise en demeure est notifiée au représentant légal de l\'entreprise ainsi qu\'à l\'administrateur personnellement responsable mentionné à l\'article 37. du décret du 9 novembre 2011 susvisé.
4.2.
La direction générale de l\'armement peut suspendre la décision de certification lorsque l\'entreprise certifiée n\'a pas pris, dans le délai fixé par l\'administration, les mesures correctives mentionnées à l\'article 12. du présent arrêté.
La décision de suspension est accompagnée d\'une demande de mesures correctives et d\'un délai de mise en œuvre. La suspension ne peut excéder six mois et ne peut être renouvelée plus d\'une fois.
La décision de suspension de la certification est notifiée au représentant légal de l\'entreprise ainsi qu\'à l\'administrateur personnellement responsable.
4.3.
À l\'expiration du délai de mise en œuvre des mesures correctives mentionnées à l\'article 13. du présent arrêté, la direction générale de l\'armement vérifie si l\'entreprise certifiée s\'est mise en conformité.
À l\'issue de cette vérification, le délégué général pour l\'armement informe l\'entreprise :
a) Soit de la fin de la suspension de la certification ;
b) Soit d\'une nouvelle suspension de la certification, non renouvelable ;
c) Soit de l\'abrogation de la certification.
4.4.
Lorsque l\'entreprise certifiée ne respecte plus une ou plusieurs des exigences du référentiel de certification, et que cette non-conformité est de nature à remettre immédiatement en cause la certification, l\'entreprise fait l\'objet d\'une mise en demeure de se conformer, dans un délai prescrit, aux exigences du référentiel précisant les critères de certification. Cette mise en demeure est notifiée au représentant légal de l\'entreprise ainsi qu\'à l\'administrateur personnellement responsable.
Si cette mise en demeure est restée sans effet au terme du délai prescrit, le délégué général pour l\'armement notifie au représentant légal de l\'entreprise la décision d\'abrogation de la certification.
5. DISPOSITIONS DIVERSES.
5.1.
La direction générale de l\'armement informe les ministres intéressés des décisions de certification et des décisions de suspension et d\'abrogation des certifications. Elle tient à jour la liste des entreprises certifiées et la publie sur le site internet de la Commission européenne.
5.2.
Le délégué général pour l\'armement est chargé de l\'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française et entrera en vigueur le 30 juin 2012.
Fait le 30 novembre 2011.
Gérard LONGUET.
Annexes
Annexe A. RÉFÉRENTIEL DE CERTIFICATION.
1. Nature des activités et engagements de l'entreprise.
1.1. Notoriété de la société dans le domaine des matériels et des technologies de défense.
La direction de l\'entreprise doit fournir une déclaration formelle de son engagement à mettre en œuvre des dispositions adaptées de maîtrise des exportations et des transferts et de transparence vis-à-vis de l\'administration.
L\'entreprise doit fournir à l\'organisme de certification les éléments de réponse aux exigences des chapitres 1.1.1., 1.1.2. et 1.1.3. ci-après, avec les compléments associés :
1.1.1. Expérience démontrée en matière d\'activités de défense, en tenant compte notamment du degré de respect des restrictions à l\'exportation, de toute décision de justice à cet égard, de l\'autorisation concernant la fabrication ou la commercialisation de produits liés à la défense et de l\'emploi de personnel d\'encadrement expérimenté.
1.1.2. Activité industrielle pertinente dans le domaine des produits liés à la défense dans la Communauté, et notamment capacité d\'intégration de systèmes ou de sous-systèmes.
1.1.3. Désignation d\'un membre de l\'encadrement supérieur en tant qu\'administrateur personnellement responsable des transferts et des exportations.
1.2. Engagement de la direction.
Afin de justifier son engagement à mettre en œuvre des dispositions adaptées de maîtrise des exportations et des transferts et de transparence vis-à-vis de l\'administration, l\'entreprise doit présenter signés, par l\'administrateur personnellement responsable, les engagements au titre de l\'article 9. de la directive 2009/43.
2. Organisation et responsabilités au sein de l'entreprise.
2.1. Ressources techniques, humaines et organisationnelles affectées au contrôle des transferts et des exportations et chaîne des responsabilités.
L\'entreprise doit donner des éléments de réponse aux points suivants :
- ressources et moyens ;
- organisation générale de la société en matière de contrôle des transferts et des exportations ;
- désignation, rôles et responsabilités des personnes affectées au contrôle des transferts et des exportations ;
- description des interactions avec les autres services de l\'entreprise ;
- rôle et responsabilité de l\'administrateur personnellement responsable.
2.2. Mise en place d'un plan d'information interne et externe.
L\'entreprise doit mettre en place des mesures d\'information des personnels sur l\'engagement qu\'elle a pris en matière de maîtrise des transferts et des exportations et de transparence vis-à-vis de l\'administration.
3. Fonctionnement et maîtrise des processus internes.
L\'entreprise doit établir, documenter, mettre en œuvre et assurer le suivi des processus qui correspondent aux exigences ci-après :
3.1. Classement des matériels de guerre et matériels assimilés.
L\'entreprise doit présenter les procédures mises en place afin de déterminer si les produits et les technologies à transférer ou à exporter sont soumis à autorisation de transfert ou d\'exportation.
3.2. Procédures internes de vérification.
3.2.1. Analyse des obligations en matière d'autorisation de transfert et d'exportation lors d'une prise de commande ou de la conclusion d'un contrat.
L\'entreprise doit présenter sa procédure permettant de déterminer le type d\'autorisation appropriée (licence individuelle, licence globale, licence générale, licence double usage...) pour chaque produit indiqué sur une commande ou un contrat.
3.2.2. Maîtrise de la gestion des licences individuelles et globales.
La société doit présenter la procédure de dépôt des demandes de licence et de suivi des licences ainsi que la procédure lui permettant de s\'assurer du respect des conditions et restrictions précisées dans la licence.
3.2.3. Maîtrise de la gestion des licences générales.
L\'entreprise doit présenter la procédure lui permettant de s\'assurer du respect des conditions et restrictions précisées dans la licence.
3.2.4. Information des sous-traitants et des fournisseurs.
La société doit indiquer comment elle informe, dans le cadre des contrats notifiés, ses fournisseurs et sous-traitants des restrictions liées au contrôle des transferts et des exportations.
3.2.5. Détection et correction des éléments non conformes au regard des licences de transfert et d'exportation.
L\'entreprise doit avoir mis en place des dispositifs et des procédures permettant de prévenir et de corriger les éléments non conformes aux licences.
Ces procédures traitent au minimum de trois types de non conformité :
- expédition de matériel sans autorisation ;
- non-conformité de l\'acte liant avec ce qu\'autorise la licence notifiée ;
- obtention du certificat de non-réexportation après l\'expédition du matériel.
3.2.6. Procédure interne de contrôle de l'utilisateur et de l'utilisation finale.
L\'entreprise doit avoir mis en place une procédure de vérification systématique de l\'application des sanctions et embargos liant la France.
3.3. Tenue de registres et traçabilité des transferts et des exportations.
L\'entreprise doit fournir à l\'organisme de certification les éléments de réponse aux exigences suivantes :
- procédures et règles d\'enregistrement et d\'archivage (importations, exportations, transferts) ;
- mesures de gestion des certificats de non-réexportation ;
- procédures d\'établissement et de transmission des comptes rendus semestriels des prises de commandes, des importations, des exportations et des transferts.
3.4. Audits internes liés à la maîtrise des transferts et des exportations.
La société doit procéder à intervalles réguliers à des audits internes de conformité de ses activités de transfert et d\'exportation.
Ces audits doivent être planifiés et conduits par des auditeurs qualifiés appartenant à l\'entreprise. Les critères, le champ, la fréquence et les méthodes d\'audit doivent être définis.
Ces audits doivent faire l\'objet de rapports, présentant en particulier les éventuels éléments non conformes constatés ainsi que leur gravité.
3.4.1. Audits internes de procédures.
Ces audits ont pour objet de s\'assurer :
- que les procédures mises en œuvre sont conformes aux exigences du présent référentiel ;
- que ces procédures sont appliquées et en particulier :
- que les conditions et restrictions sont correctement respectées ;
- que la traçabilité des actes internes est assurée ;
- que les éventuels dysfonctionnements relevés font l\'objet d\'une information au sein de l\'entreprise et corrigés à travers un plan d\'actions par l\'administrateur personnellement responsable.
3.4.2. Audits internes des transferts et des exportations par échantillonnage.
Ces audits ont pour objet de s\'assurer, via un contrôle par échantillonnage, que les transferts et les exportations effectués sont conformes aux licences.
3.5. Mesures de sensibilisation et de formation du personnel.
3.5.1. Sensibilisation, formation et entretien des connaissances.
L\'entreprise doit apporter des éléments garantissant la sensibilisation, la formation et l\'entretien des connaissances de son personnel chargé du contrôle des transferts et des exportations.
L\'entreprise doit également présenter ses procédures de diffusion de l\'information interne en matière de réglementation et de procédures ainsi que la conduite à tenir en cas d\'identification d\'éléments non conformes aux licences.
L\'entreprise doit enfin assurer l\'information de la direction de l\'entreprise ainsi que la formation continue des personnels impliqués dans l\'activité de transfert et d\'exportation.
3.5.2. Sensibilisation et formation au contrôle des transferts de technologies.
L\'entreprise doit apporter des éléments garantissant la sensibilisation et la formation, dans le cadre des transferts d\'information soumise à contrôle, de ses personnels :
- pouvant être en contact avec des personnes extérieures à la société ou non habilitées à recevoir des informations sensibles ;
- amenés à transférer de l\'information par voie tangible ou dématérialisée.
3.6. Mesures de protection des locaux et de l'information.
3.6.1. Sécurité.
La société doit présenter les éléments permettant de démontrer le respect de la réglementation en matière de protection du secret de la défense nationale. En outre, la société doit être en mesure de démontrer sa capacité à assurer la sécurité de l\'information classifiée d\'origine étrangère placée sous sa protection en application des accords de sécurité liant le Gouvernement français.
La société doit présenter également les éléments permettant de démontrer le respect des réglementations particulières liées à ses activités (ex. : dans le domaine des explosifs, la sécurité des transports, etc.).
À défaut, les points suivants doivent faire l\'objet d\'une présentation :
- organisation de la société au regard de la sécurité de défense :
- principes d\'organisation ;
- procédures d\'obtention et de suivi des habilitations et des autorisations ;
- sécurité des locaux et des personnels :
- contrôle du personnel sur les sites de la société (coopérants, sous-traitants, transporteurs, transitaires, prestataires, visiteurs).
3.6.2. Contrôle des transferts de technologies.
L\'entreprise doit présenter, le cas échéant, les mesures prises en matière de contrôle des transferts de technologies, notamment la procédure d\'identification des données techniques soumises à contrôle.
L\'entreprise doit décrire en particulier :
- les procédures d\'accès aux systèmes d\'information de l\'entreprise ;
- les règles d\'accès, de traitement et de transmission des données techniques contrôlées ;
- les procédures de suivi et de traçabilité des transferts de technologies ;
- son système d\'information :
- architecture sécurisée ;
- organisation spécifique des locaux et des réseaux informatiques ;
- règles de délivrance des droits d\'accès du personnel aux systèmes d\'information ;
- maîtrise des échanges d\'informations effectués par ordinateurs portables utilisés à l\'étranger.