1. Objet de l'instruction.

Dans le cadre de ses missions, le service des essences des armées (SEA) rédige les spécifications de la majeure partie des produits qu\'il distribue.

Cette instruction a pour objet d\'en définir les règles :

• de rédaction et de mise à jour ;
  
• de codification ;
  
• de validation et de diffusion.

2. But des spécifications.

Les spécifications « directions centrale du service des essences des armées » (DCSEA) constituent des documents de référence pour l\'homologation, l\'achat et le contrôle de la qualité de la plupart des produits approvisionnés et distribués par le SEA.

2.1. Enjeux.

La spécification décrit les applications/utilisations possibles d\'un produit et les limites minimum et maximum que doivent atteindre ses caractéristiques lors des essais (normalisés ou spécifiques SEA).

Elle permet de circonscrire le champ d\'application du produit considéré et de garantir le fonctionnement des matériels et systèmes d\'armes dans toutes les conditions opérationnelles.

La satisfaction aux exigences de la spécification garantit que la qualité du produit ne se dégradera pas dans le temps et n\'induira pas de détérioration des équipements.

2.2. Champs d'application.

Les spécifications « DCSEA » constituent des documents de référence pour l\'homologation, l\'achat et le contrôle de la qualité de la plupart des produits approvisionnés et distribués par le SEA.

3. Dispositions générales.

3.1. Contenu des spécifications.

Les spécifications « DCSEA » comportent les parties suivantes :

• une partie générale précisant :
  
• l\'objet de la spécification ;
  
• la nature des modifications introduites par rapport à l\'édition précédente ;
  
• la nature et l\'aspect du produit défini par le document ;
  
• les conditions d\'utilisation et l\'appellation réglementaire du produit spécifié ;
  
• un tableau des caractéristiques du produit avec les méthodes d\'essai utilisées et le cas échéant les limites de tolérance. Ce tableau indique également les essais qui doivent être réalisés lors des analyses de recette et de contrôle périodique ;
  
• éventuellement, une partie précisant les modalités pratiques de réalisation de certains essais ;
  
• une partie définissant les conditions d\'homologation du produit et le détail des pièces constitutives du dossier d\'homologation ;
  
• une partie relative au contrôle de la qualité du produit ;
  
• éventuellement, une partie précisant le marquage des emballages.

3.2. Codification des spécifications.

3.2.1. Spécifications en vigueur.

L\'identification d\'une spécification du SEA est déterminée par le sigle « DCSEA » suivi d\'un code alphanumérique défini de la façon suivante :

DCSEA XXX/Y du mois/année.

• « XXX » : numéro lié à la spécification ; il est attribué par la section « technique développement » de la direction centrale du SEA (DCSEA/TD) en fonction de la catégorie du produit concerné :
  
• série 100 : carburants ;
  
• série 200 : huiles ;
  
• série 300 : graisses ;
  
• série 400 : fluides hydrauliques ;
  
• série 500 : produits de protection ;
  
• série 600 : produits spéciaux ;
  
• série 700 : huiles de base et additifs divers ;
  
• « y » : lettre identifiant la version de la spécification. La première version d\'une spécification comporte la lettre « A » ; cet indice évolue ensuite dans l\'ordre alphabétique au fur et à mesure de la mise à jour de la spécification ;
  
• « mois/année » : il s\'agit du mois et de l\'année correspondant au moment de la validation de la version de la spécification.

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3.2.2. Projets de spécification.

L\'identification d\'un projet de spécification du SEA est déterminée par le sigle « DCSEA » suivi du numéro à trois chiffres (XXX) lié à la spécification, de la lettre indice (Y) de la future spécification et par un numéro de projet (Z) suivi de la date d\'édition (mois/année) du projet :

DCSEA XXX/Y projet n° Z du mois/année.

4. Rédaction des spécifications.

4.1. Processus rédactionnel général.

Les spécifications des produits pétroliers sont rédigées par le laboratoire du service des essences des armées (LSEA), en fonction des besoins des armées et de l\'évolution technique des produits disponibles sur le marché.

La décision de rédiger une nouvelle spécification ou de mettre à jour une spécification existante est prise par la DCSEA, en concertation avec le LSEA.

Les différentes étapes du processus de rédaction ou de mise à jour d\'une spécification sont synthétisées et explicitées en annexe.

Tout au long du processus d\'élaboration d\'une spécification, des essais spécifiques peuvent être réalisés afin de recueillir des informations techniques complémentaires permettant la mise au point du document. Ces essais peuvent être réalisés par le LSEA ou tout autre organisme compétent, le cas échéant, en collaboration avec la (DGA) ou les états-majors.

L\'homologation des produits n\'est en aucun cas prononcée avec des projets de spécification.

4.2. Mise à jour des spécifications.

La mise à jour des spécifications permet de prendre en compte l\'évolution des méthodes d\'essai et celle des produits.

La mise à jour d\'une spécification suit, en principe, la même procédure que celle définie précédemment. Néanmoins, lorsque les modifications sont mineures, il est possible d\'éditer directement une nouvelle version, sans passer par les phases de projet. Dans tous les cas, toute modification d\'une spécification donne lieu à l\'élaboration d\'une nouvelle version.

De plus, selon la nature des modifications ou la date d\'homologation des produits correspondant à cette spécification, la DCSEA peut décider de faire procéder à des essais de vérification sur les produits précédemment homologués.

Aucune périodicité de mise à jour n\'est définie, mais les éditions âgées de plus de dix ans doivent faire l\'objet d\'un examen approfondi.

5. Validation des spécifications.

5.1. Cas général.

Une spécification ne doit pas être diffusée officiellement sans avoir été validée. La validation des spécifications est prononcée lors des réunions de la commission d\'étude des produits et emballages (CEPE).

La liste des spécifications en vigueur et obsolètes est tenue à jour par le secrétariat de la section DCSEA/TD. Cette liste apparaît dans l\'édition annuelle du guide technique des produits distribués par le SEA (GTP).

Lors d\'une mise à jour, la nouvelle édition d\'une spécification se substitue à la précédente dès sa validation en CEPE. La validation d\'une nouvelle édition de spécification entraîne la mise à jour des dossiers de tous les produits homologués au titre de la version précédente. Cette démarche conduit, pour chaque produit concerné, soit à une nouvelle homologation au titre de la nouvelle édition, soit à un retrait de l\'homologation prononcée au titre de la version précédente.

Les commandes et les analyses de recette des produits approvisionnés par le SEA se font, en principe, sur la base des spécifications en vigueur. Les clauses techniques des marchés prévoient la possibilité d\'appliquer toute modification de la spécification qui ne remet pas en cause l\'homologation du produit.

5.2. Utilisation d'une version obsolète.

Lorsque le produit approvisionné par le SEA n\'est plus conforme à la nouvelle version d\'une spécification, il peut être décidé :

• soit de dénoncer le marché en cours, un nouveau marché étant passé sur la base de l\'édition en vigueur ;
  
• soit de continuer l\'approvisionnement du produit jusqu\'à échéance du marché, en conservant comme référence la version précédente de la spécification. Dans ce cas, la diffusion de la nouvelle version de la spécification, validée en CEPE, est différée et ne sert, dans un premier temps, qu\'à l\'homologation de nouveaux produits. Cette disposition ne peut être que transitoire et la version antérieure de la spécification, dite « spécification d\'achat », est remplacée par la nouvelle dès la passation du marché suivant.

6. Diffusion des spécifications.

Après validation par la CEPE, les spécifications sont diffusées officiellement par la section DCSEA/TD :

• aux organismes du SEA, suivant une liste de diffusion type ;
  
• aux organismes officiels, suivant une liste de diffusion type ;
  
• aux industriels concernés par le produit défini par la spécification (fabricants, constructeurs).

En outre les spécifications sont consultables sur le site du SEA accessible sur l\'intradef et peuvent être téléchargées sur son site internet.

La diffusion de la nouvelle version d\'une spécification est différée dans le cas décrit dans le second alinéa du point 5.2.