La présente instruction fixe les principes et les modalités pratiques d'établissement de la notation annuelle du personnel non officier de la marine, hors majors.

Elle s'applique :

• aux officiers mariniers de maistrance ou engagés ;

• aux quartiers-maîtres et matelots engagés initiaux de longue, de moyenne et de courte durée ou rengagés (EILD/ELD, EIMD/EMD, EICD/ECD) ;

• aux volontaires des armées servant dans la marine nationale (VLTA).

Par convention, toutes les dates mentionnées dans le texte sont incluses.

1. Attributions.

Le bureau de la réserve militaire (PM/3) est chargé de toutes les questions relatives à la réserve et qui sont du ressort de la DPMM. Ce bureau est également chargé de l'organisation et de la direction du parcours de citoyenneté au sein de la marine : journée d'appel de préparation à la défense (JAPD), préparations militaires marine et supérieure (PMM et PMS).

Au titre de ses attributions, PM/3 a pour missions :

• la représentation du directeur du personnel militaire de la marine (DPMM) lors des réunions relatives à la réserve militaire et au parcours de citoyenneté organisées au sein du ministère de la défense ou par les instances de concertation et de coordination chargées des réserves ;

• la participation à la préparation des textes législatifs et l'élaboration des textes réglementaires relatifs à la réserve militaire, au service national, aux JAPD et aux PMM/PMS ;

• l'organisation du recrutement, de la formation et de l'information des réservistes ;

• la gestion du personnel de la réserve opérationnelle ;

• la définition du cadre des activités bénévoles des réservistes, des anciens réservistes admis à l'honorariat de leur grade et des anciens marins ;

• l'administration du personnel de la réserve militaire ou honoraire et des anciens marins ;

• l'organisation au sein de la marine nationale des JAPD et des PMM/PMS ;

• la gestion du budget des rémunérations et des charges sociales (RCS) de la réserve de la marine ;

• la répartition entre les centres d'information de la réserve de la marine (CIRAM) du budget, lié aux frais de fonctionnement et de déplacements temporaires, et à son suivi.

Le bureau PM/3 dirige l'action des centres d'information de la réserve de la marine (CIRAM) dans le cadre des missions qui leur sont dévolues, conformément à l'instruction citée en référence d).

2. Organisation.

2.1. Généralités.

Au sein de la DPMM, le bureau de la réserve militaire (PM/3) relève du sous-directeur gestion du personnel [réf. e)].

Le bureau est dirigé par un officier supérieur de marine, chef de bureau.

Conformément à l'arrêté cité en référence g), le directeur adjoint au directeur du personnel militaire de la marine exerce vis-à-vis des personnels militaires de PM/3 les attributions d'autorité militaire de premier niveau investie du pouvoir disciplinaire (AM 1). Les attributions d'autorité militaire de deuxième niveau sont du ressort du directeur du personnel militaire de la marine.

Les modalités de la notation du personnel de PM/3 sont fixées par la DPMM, conformément à l'instruction citée en référence c).

Pour le personnel non officier la notation s'effectue à deux degrés.

Le commandant de formation ⁽¹⁾ est systématiquement le notateur de 2e degré des marins affectés sous ses ordres à la date du 31 décembre de l'année N — 1.

2.2. Modalités concernant la notation d'une formation comprenant un effectif inférieur à 150 marins.

Lorsque l'effectif noté est inférieur à 150, le commandant de formation est notateur de premier et de 2e degré.

2.3. Modalités concernant la notation d'une formation comprenant un effectif égal ou supérieur à 150 marins.

Lorsque l'effectif noté est égal ou supérieur à 150, celui-ci peut être scindé en plusieurs blocs, indépendants les uns des autres pour l'ensemble des travaux de notation. Le nombre maximal de blocs autorisés est de trois ⁽²⁾.

Au sein de chaque bloc, le commandant confie la notation de 1er degré à des officiers désignés dont le nombre est limité par l'effectif du bloc : un seul notateur si l'effectif du bloc est inférieur à 150, deux s'il est inférieur à 250 et trois s'il est égal ou supérieur à 250.

Chaque notateur est chargé, au sein du bloc, de la notation de la totalité d'un ou plusieurs groupes de personnel noté dont la composition est fixée au point 3.

Le commandant peut décider de conserver en dehors de ces blocs la totalité d'un ou de plusieurs groupes de notés de l'ensemble de la formation, soit qu'il se réserve leur notation de 1er degré, soit qu'il la confie à un officier désigné.

Des exemples de fractionnement sont présentés en annexe III.

2.4. Fiche individuelle du marin.

Le notateur et les cadres préparant la notation devront disposer pour chaque noté d'une fiche individuelle du marin (FIM) leur permettant d'apprécier le potentiel de chaque marin [éditée par le bureau militaire, via la base de données du système informatisé d'aide à la décision pour les ressources humaines (SIAD/RH) lors de la période d'établissement de la notation].

2.5. Rôle de l'officier notateur.

Le notateur de 1er degré ou le notateur unique (1er et 2e degré), communique personnellement la notation (cf. point 5) tout en prescrivant dans la mesure du possible, un entretien plus détaillé avec le cadre ⁽³⁾ ayant préparé la notation.

Le notateur établit la notation pour la totalité des groupes de notés qui lui sont confiés (cf. point 3) ; le notateur du 2e degré préside la commission d'harmonisation, dont la composition est indiquée au point 4.5.2.2.

2.6. Procédure à adopter en cas de débarquement de l'officier notateur.

En cas de relève de l'officier notateur du 1er degré à partir du 1er octobre de l'année N — 1, la notation du 1er degré est établie par le notateur quittant puis communiquée au noté. Cette notation est ensuite transmise au notateur prenant, chargé d'achever la notation de 2e degré.

2.7. Compte rendu à l'autorité organique du travail de notation.

Dans tous les cas, dès lors que le notateur de 2e degré a procédé à l'établissement de la notation, il devra porter à la connaissance de l'autorité organique dont il dépend, le tableau de synthèse de la répartition des variations définitives des niveaux de notations par grade de l'ensemble du personnel de sa formation, établie sous forme de statistiques fournies par le logiciel de notation.

3. Personnel noté.

3.1. Personnel noté.

Au sein d'une formation, le personnel noté lors de la notation annuelle est constitué par les marins qui y sont affectés à la date du 31 décembre de l'année N — 1.

Le centre de traitement de l'information pour les ressources humaines (CTI/RH) fournit un support informatique contenant la liste des marins affectés à la date du 31 décembre de l'année N — 1. Chaque notateur doit s'assurer que la base de données a été mise à jour des éventuels embarquements et débarquements intervenus en fin d'année.

En général, chaque formation constitue une entité propre pour la notation. Quelques petites formations sont cependant intégrées dans une autre formation ; dans ce cas, leur personnel est inclus dans les effectifs de la formation principale.

Chaque année courant octobre la DPMM appelle l'attention des formations principales, en leur demandant de signaler par message, au bureau 5/PM/2/RA, toutes demandes d'intégration d'une petite formation au sein de ses propres effectifs, et ce, afin de permettre la mise à jour du logiciel pour le prochain travail de notation.

Les types de formations concernées par l'intégration sont indiqués en annexe III.

3.2. Les groupes de personnel noté.

Il existe sept groupes de personnel noté :

• les maîtres principaux (MP) ;

• les premiers maîtres (PM) ;

• les maîtres (MT) ;

• les seconds maîtres [le groupe des seconds maîtres (SM) comprend également les quartiers-maîtres (QM) issus de l'école de maistrance et les élèves officiers pilotes de l'aéronautique navale (EOPAN)] ;

• les quartiers-maîtres et matelots engagés initiaux de longue durée (EILD) et rengagés (ELD) ;

• les engagés initiaux de moyenne et de courte durée (EIMD/EICD) et rengagés (EMD/ECD) ;

• les volontaires des armées servant dans la marine nationale (VLTA).

Le grade pris en considération pour la détermination du groupe de personnel noté auquel appartient chaque marin est celui détenu au 31 décembre de l'année N — 1.

Le personnel décédé ou disparu n'est pas noté.

4. Notation de premier degré.

La procédure d'établissement de la notation développée ci-après et schématisée en annexe II s'applique aux formations disposant du logiciel de saisie à la source.

Pour les formations ne disposant pas du logiciel [ex. : services détachés, société navale française de formation et de conseil (NAVFCO), direction du service national (DSN), organismes interarmées (OIA), organismes à vocation interarmées (OVIA), bureaux d'information sur les carrières de la marine (BICM), les BNC sont édités par le bureau militaire de gestion et transmis à la formation concernée. Des exemplaires vierges sont joints pour permettre les corrections aux 1er et 2e degrés de notation.

Pour établir la notation de son personnel, le notateur doit prendre en considération l'ensemble des activités liées au service, exécutées par le marin au cours de la période de notation, à l'exception de celles exercées en tant que représentant de militaires auprès de la hiérarchie, assimilées à président des officiers mariniers, quartier-maître major, ou au sein d'un organisme consultatif comme un conseil de la fonction militaire (CFMM, CSFM).

4.1. En-tête.

Les éléments de l'en-tête sont directement renseignés par le logiciel de saisie à la source de la notation.

4.2. Emploi(s) tenu(s).

Le notateur indique le ou les emplois tenus par le noté dans la case prévue à cet effet. En cas de mutation ou de mise pour emploi supérieure à un mois ayant fait l'objet d'une fiche d'appréciations au cours de la période couverte par la notation, le type d'emploi occupé chez les autres employeurs ainsi que la durée correspondante doivent être indiqués.

4.3. Analyse des compétences.

Les compétences du personnel sont analysées sous trois aspects :

• dans le domaine professionnel ;

• dans le domaine militaire ;

• dans le domaine des ressources personnelles.

Cette analyse s'attache à faire ressortir les points forts et les points perfectibles de l'individu. À cette fin, pour chaque noté, en fonction de son groupe de grade, entre trois et sept points perfectibles au moins ⁽⁴⁾ et quinze points forts au plus devront être indiqués parmi les différents critères, conformément au guide répertoire des critères d'analyse (ANNEXE IV de la présente instruction).

Lorsque le notateur estime qu'il ne dispose pas d'éléments suffisants pour analyser les compétences d'un noté de façon pertinente, il coche la case CNA (compétences non analysées). Dans ce cas, aucun point fort ou perfectible n'est indiqué et le notateur explique dans les appréciations littérales les raisons de cette absence d'analyse, tout en renseignant les autres rubriques du BNC (avis, etc.).

4.4. Appréciations générales du notateur.

Les appréciations générales, exprimées sous forme littérale, constituent un élément important de la notation. Le notateur indique les points saillants de la personnalité, du comportement et du niveau professionnel de l'intéressé. Il évalue son potentiel.

Elles doivent faire l'objet d'une rédaction soignée prenant en compte, exclusivement mais en totalité, la période couverte par la notation. Le notateur doit donc s'attacher à intégrer dans sa rédaction les éléments recueillis auprès des différents employeurs et en particulier ceux figurant dans les fiches d'appréciations concernant le personnel noté.

Pour le personnel titulaire du brevet d'aptitude technique et pour le personnel breveté supérieur, le notateur doit s'attacher à faire apparaître dans ses appréciations générales si ces deux catégories de personnel présentent le potentiel nécessaire à l'accession aux brevets de qualification supérieure correspondants (BS et BM).

Le notateur fait apparaître, dans les appréciations générales, les remarques afférentes à la participation ou non du personnel aux activités physiques obligatoires ou programmées de la formation et notamment celles relatives à la préparation physique du marin (PPM) ⁽⁵⁾, au contrôle obligatoire de la valeur de l'aptitude physique individuelle (COVAPI) (5), puis à terme à l'évaluation de la condition physique générale (ECPG).

Conformément au décret de référence, la notation est distincte des propositions à l'avancement, aussi aucune mention relative à l'avancement ne doit figurer dans les appréciations.

En cas d'aptitude particulière du noté dans un domaine donné (instructeur, domaine d'expertise, sport, etc.), le notateur l'indique dans la partie réservée à cet effet.

Les appréciations générales sont systématiquement prises en compte pour toutes les sélections et incluses dans les dossiers soumis à la commission supérieure du personnel non officier de la marine (CSPNOM).

4.5. Variation annuelle du niveau de notation.

4.5.1. Généralités.

Par-delà l'aspect qualitatif de la notation qui permet à chaque notateur d'apprécier les qualités du personnel noté, un élément chiffré de la notation est également attribué à cette occasion pour permettre d'entretenir un classement du personnel fondé sur le mérite de chacun. Cet élément chiffré de la notation est appelé « variation annuelle du niveau de notation ».

Chaque marin est affecté d'un niveau de notation crédité annuellement de la variation attribuée à l'occasion de la notation. Ainsi le niveau de notation de l'année N est égal au niveau de notation de l'année N — 1 auquel est ajoutée la variation de l'année N.

Exemple :

Niveau de notation 2004 : 76.

Variation 2005 : + 1.

Niveau de notation 2005 : 77.

Les règles concernant la fixation du niveau de notation initial sont indiquées en annexe I.

4.5.2. Variation harmonisée.

Le potentiel et la qualité globale des services rendus par le marin au cours de l'année sont traduits par la variation annuelle du niveau de notation qui peut prendre une des valeurs suivantes :

— 2 ; — 1 ; 0 ; + 0,5 ; + 1 ; + 1,5 ; + 2 ; + 3.

Dans le cas où différentes sources d'appréciation interviennent dans la notation soit par recueil direct d'éléments auprès d'un autre employeur, soit par exploitation de fiches d'appréciations, le notateur attribue une variation chiffrée intégrant l'ensemble de ces éléments, même si sa propre appréciation diffère de ces autres éléments.

4.5.2.1. Définition des critères d'attribution de la variation chiffrée.

Variations à attribuer.	Critères d'attribution.
— 2	La variation « —2 » est attribuée lorsque le notateur considère que le noté rend des services très insuffisants ou qu'il n'a plus sa place dans l'institution en raison d'écarts de conduite répétés.
— 1	La variation « — 1 » marque une insuffisance des services rendus ou des écarts de conduite.
0	La variation « 0 » est attribuée à un marin dont le travail est tout juste satisfaisant ; la progression marque le pas et l'investissement est en deçà de ce que l'on attend de lui.
+ 0,5	Cette variation est attribuée au marin qui rend des services satisfaisants et progresse mais dont l'efficacité est altérée par un manque d'initiatives ou un défaut de comportement pénalisant (manque de rigueur, adhésion insuffisante à l'institution, …).
+ 1	« + 1 » est la variation d'un marin qui a atteint les objectifs assignés, rend les services attendus de façon satisfaisante et progresse normalement. Les résultats correspondent à ce que l'on est en droit d'attendre d'un marin de son grade et de son ancienneté. Cette variation est aussi celle qui est attribuée normalement, ou obligatoirement, dans différents cas indiqués dans cette instruction, au personnel vis-à-vis duquel le notateur estime manquer d'éléments d'appréciation.
+ 1,5	Un marin dont les résultats sont très bons et qui a dépassé les objectifs assignés mérite « + 1,5 ».
+ 2	La variation « + 2 » s'applique à un marin dont les résultats sont excellents en tous points, qui a très sensiblement dépassé les objectifs assignés et qui détient un potentiel lui permettant d'occuper à court terme un niveau d'emploi supérieur.
+ 3	Une variation de « + 3 » doit distinguer un élément qui se détache de manière exceptionnelle par son comportement et son efficacité professionnelle et qui montre un remarquable potentiel (accès envisageable à court ou moyen terme à des postes de major ou à une carrière d'officier).
La valeur « + 1 » correspondant à la progression normale du personnel selon son grade et son ancienneté, représente une bonne notation. Dans toutes les unités, à la lumière des critères ci-dessus, la majorité du personnel devrait être notée dans la plage (0, + 1,5) avec une juste répartition au sein de cette fourchette pour tous les grades.

 

4.5.2.2. Réunion de la commission d'harmonisation.

Pour répartir judicieusement les variations chiffrées, le commandant de formation, notateur de deuxième degré, préside une commission d'harmonisation à laquelle participent les cadres ayant préparé la notation, le président des officiers mariniers, ainsi que toute personne dont il juge la présence souhaitable. Il veille à la cohérence et à l'équité de la notation et s'assure qu'une sélectivité suffisante soit opérée. Pour cela, le notateur dispose d'un outil fourni par le logiciel de saisie à la source de la notation qui permet la représentation de la répartition des variations par groupe de personnel noté.

4.5.3. Règle d'attribution de la variation annuelle de + 3.

Au sein d'un groupe de personnel noté, le nombre maximal de personnes qui peuvent se voir attribuer une variation de + 3 est égal à 20 p. 100 de l'effectif du groupe, en arrondissant le résultat à l'entier le plus proche.

Lorsque le groupe de grade noté ne comprend qu'une ou deux personnes, une seule variation de + 3 pour l'ensemble du groupe est autorisée les années impaires ; aucune ne peut être attribuée les années paires. Cette disposition permet au sein de ces groupes restreints de respecter le plus possible, dans la durée, la proportion de variations + 3 attribuables.

Au regard de ces dispositions, la DPMM comparera les variations définitives attribuées au sein de chaque formation avec les éléments statistiques de l'ensemble de la marine.

4.6. Candidatures.

4.6.1. Rengagement.

Pour le personnel candidat dont le contrat expire avant la date indiquée au point 5.5.2 de l'instruction : porter dans les cases prévues la durée de l'engagement demandée par l'intéressé.

Le marin qui ne souhaite pas demander le renouvellement de son contrat, coche la case « OUI » dans les commentaires du noté et précise par écrit : « je ne souhaite pas renouveler mon contrat ».

4.6.2. Candidatures « majors choix », « COMM », et « brevet supérieur technique ».

Cocher les cases correspondantes pour le marin candidat qui satisfait aux conditions exigées par les textes en vigueur.

4.7. Communication de la notation de premier degré.

4.7.1. Généralités.

Après impression du BNC renseigné et après l'avoir daté et signé, le notateur reçoit personnellement chaque marin afin de lui faire prendre connaissance de sa notation de premier degré au cours d'un entretien individuel obligatoire, durant lequel le marin est informé de la façon dont ses services sont appréciés, sur ses points forts et ceux sur lesquels il doit porter ses efforts pour progresser.

Cet entretien porte également sur l'orientation et les perspectives de carrière de l'intéressé et la manière dont il envisage son avenir professionnel.

La communication de la notation ne peut, sauf motifs opérationnels avérés et après accord de la DPMM, avoir lieu avant le 1er avril de l'année N. Elle est attestée par la signature de l'intéressé sur le BNC. À cette occasion, le noté doit vérifier que ses candidatures (engagement, COMM, major choix, BST) ont bien été enregistrées.

4.7.2. Les commentaires éventuels du noté.

Lors de la communication de sa notation de premier degré, le noté est invité à exprimer sous forme manuscrite ses commentaires sur la notation qui lui est présentée. Ces commentaires peuvent être portés immédiatement ou dans un délai maximal de huit jours francs ⁽⁶⁾ pendant lesquels il peut préparer sa rédaction avant de venir la porter, en présence du notateur, sur le BNC ⁽⁷⁾ ; la case « oui » de la rubrique est alors cochée. Si l'intéressé se ravise après avoir commencé à porter ses commentaires, il coche la case « non », ce qui annule la prise en compte ultérieure des observations mentionnées. Le noté qui, après avoir été prévenu de la possibilité qu'il a de s'exprimer dans un délai maximal de huit jours francs, ne souhaite pas exprimer de commentaires marque la case « non », précise par écrit : « Je n'émets pas de commentaires » et signe la rubrique concernée. Sa décision est alors irrévocable.

Les commentaires du noté ne constituent pas une voie de recours contre la notation.

5. Notation de deuxième degré.

À l'issue du délai de réflexion ou dès lors que le noté ne souhaite pas émettre de commentaires, le commandant de formation entreprend le travail de notation de deuxième degré qui consiste à :

• contrôler la notation du premier degré ;

• fixer la variation chiffrée définitive qui peut être différente de la variation harmonisée ;

• cocher éventuellement la case « haut potentiel » ;

• cocher obligatoirement l'une des cases relatives à « l'inaptitude aux responsabilités de niveau supérieur » ;

• cocher éventuellement son avis sur le commandement à la mer pour le personnel NAVIS/NAVIT, et pour toutes candidatures « major choix » ou « BST » ;

• reporter les avis du conseil d'unité pour les demandes de rengagement ou d'admission dans le corps des officiers mariniers de maistrance ;

• et porter une appréciation générale.

5.1. Variation définitive.

Les variations définitives arrêtées par le commandant doivent respecter les règles d'attribution fixées aux points 4.5.2 et 4.5.3.

5.2. Case « Haut potentiel ».

La case « Haut potentiel » est cochée uniquement lorsque le commandant estime que le noté présente les qualités requises permettant d'envisager à court terme, un accès dans un corps d'officiers. Elle ne peut être attribuée qu'au personnel ayant une variation de + 2 ou + 3.

5.3. Case « Aptitude aux responsabilités de niveau supérieur ».

Le commandant coche obligatoirement l'une des cases relatives à l'aptitude de l'intéressé aux responsabilités de niveau supérieur.

La case « Immédiate » est cochée lorsque le commandant estime que le marin est déjà en mesure d'occuper un emploi de niveau supérieur.

La case « A terme » est cochée lorsque la manière de servir du noté laisse entrevoir les capacités nécessaires pour occuper un emploi de niveau supérieur, après une expérience d'au moins un an au niveau actuel.

La case « Incertaine » est cochée lorsque le commandant estime que le comportement général du noté, son niveau d'autorité et son potentiel, observés pendant la période de notation, ne permettent pas de garantir que l'intéressé sera un jour en mesure d'exercer des responsabilités d'un niveau supérieur à celles de son emploi actuel.

Les aptitudes cochées doivent présenter une grande cohérence avec les autres éléments de la notation (appréciations littérales et variation annuelle).

5.4. Commandement à la mer.

Les maîtres principaux et les premiers maîtres des spécialités de navigateur (NAVIS) et navigateur timonier (NAVIT) font l'objet d'un avis du commandant sur le commandement à la mer. Pour cette catégorie de personnel, il convient de cocher la case « F » favorable, « D » défavorable ou « NA » sur le BNC.

La case « NA » (non apprécié faute d'éléments) est cochée si l'emploi tenu par l'intéressé ne permet pas au commandant d'émettre un avis ou en cas d'inaptitude définitive.

5.5. Candidatures.

5.5.1. Major choix et brevet supérieur technique.

Sous réserve de satisfaire aux conditions exigées par les textes en vigueur, l'avis du commandant est indiqué vis-à-vis des candidats à un accès « major choix » ou à une attribution du brevet supérieur technique (BST) au choix. En cas d'avis défavorable (D) ou très défavorable (TD), il est obligatoirement motivé dans la case « Appréciations générales du deuxième degré ».

Ces avis sont portés, à titre d'information, sur le BNC. Ils doivent présenter une grande cohérence avec la notation.

5.5.2. Renouvellement d'engagement.

À l'occasion de la notation annuelle, les marins en fin de lien dans les créneaux ci-dessous peuvent demander un renouvellement d'engagement dont la durée doit permettre d'atteindre une des échéances prévues à l'article 20 de l'instruction citée en référence h) :

• engagés initiaux de longue durée (EILD) et rengagés (ELD) en fin de lien à moins de onze ans de services entre le 1er octobre de l'année N + 1 et le 1er octobre de l'année N + 3 ;

• rengagés (ELD) en fin de lien à partir de onze ans de services (inclus) entre le 1er octobre de l'année N + 1 et le 1er octobre de l'année N + 2 ;

• engagés initiaux de courte durée (EICD) et rengagés (ECD) dont le lien arrive à échéance entre le 1er avril de l'année N + 1 et le 1er avril de l'année N + 2.

Le conseil d'unité, constitué selon les dispositions prévues par l'arrêté cité en référence c), est réuni pour émettre un avis sur cette demande, sous la forme de l'une des quatre appréciations suivantes :

« TF » très favorable ;

« F » favorable ;

« D » défavorable ;

« TD » très favorable.

En cas d'avis très favorable (TF) ou favorable (F), la durée d'engagement proposée par le conseil d'unité est précisée sur le BNC. Elle peut être d'un an à titre d'épreuve ou différente de celle souhaitée par le noté.

Aucune durée n'est mentionnée en cas d'avis défavorable (D) ou très défavorable (TD) et ces derniers sont obligatoirement motivés dans la case « Appréciations générales du deuxième degré ».

Le personnel ne souhaitant pas demander le renouvellement de son contrat coche la case « OUI » dans la rubrique « Commentaires du noté » du BNC, précise par écrit : « je ne souhaite pas renouveler mon contrat », date et signe.

La procédure de demande de renonciation d'engagement exprimée en dehors du cadre de la notation fait l'objet du point III de l'article 22 de l'instruction de référence h).

5.5.3. Corps des officiers mariniers de maistrance (COMM).

Sous réserve de satisfaire aux conditions exigées par les textes en vigueur, l'avis du conseil d'unité est indiqué vis-à-vis des candidats à une admission dans le COMM. En cas d'avis défavorable (D) ou très défavorable (TD), il est obligatoirement motivé dans la case « Appréciations générales du deuxième degré ».

Les avis du conseil d'unité et du commandant sont communiqués au noté à titre d'information et ne peuvent faire l'objet d'aucune procédure de recours.

5.5.4. Modification d'un avis relatif au commandement à la mer ou à une candidature.

À tout moment au cours de l'année, le commandant peut modifier, par message adressé à la DPMM (5/PM/2/RA), les avis sur le commandement à la mer, ou les candidatures qui ont été portés sur le BNC.

Cette modification prend effet à la date de réception du message. Le commandant adresse ensuite à la DPMM un rapport circonstancié, notifié dans les formes réglementaires au noté, justifiant le changement d'avis.

5.6. Communication et notification de la notation définitive.

5.6.1. Notation de premier degré validée et variation définitive identique à la variation harmonisée.

Le commandant confirme de façon manuscrite la variation harmonisée. Il date et signe le BNC dans la case prévue. Cette signature indique que la totalité de la notation de premier degré (compétences, appréciations) est approuvée. Les commentaires éventuels du noté, la variation définitive, les appréciations générales portées par le commandant et les différents avis sur l'aptitude aux emplois supérieurs et les candidatures sont ensuite saisis.

Lorsqu'il ne fait l'objet d'aucune modification entre les premier et deuxième degrés, que l'aptitude aux responsabilités de niveau supérieur n'est pas égale à incertaine et que les différents avis du conseil d'unité ou du commandant sont au moins favorables, le BNC complet, daté et signé par le commandant à l'issue du délai de réflexion ou dès lors qu'il n'a pas été émis de commentaires, est notifié au noté par le personnel habilité ou par le personnel du bureau militaire.

Le noté atteste la prise de connaissance de sa notification définitive et de la voie et des délais de recours (cf. point 8) en signant le BNC dans la case prévue.

5.6.2. Notation de premier degré validée mais variation définitive différente de la variation harmonisée.

Tenant compte d'éléments d'appréciations personnels, le commandant attribue de façon manuscrite une variation chiffrée définitive différente de la variation harmonisée. Il soit alors expliciter clairement dans ses appréciations générales les raisons qui l'ont conduit à ce choix. Il date et signe le BNC dans la case prévue. Cette signature indique que la notation de premier degré est approuvée à l'exception de la variation harmonisée. Les commentaires éventuels du noté, la variation définitive, les appréciations générales portées par le commandant et les différents avis sur l'aptitude aux emplois supérieurs et les candidatures sont ensuite saisis.

Toute variation définitive différente de la variation harmonisée doit faire l'objet d'un commentaire écrit du commandant sur le BNC. Ce commentaire est porté à la connaissance du noté lors d'un entretien individuel obligatoire :

• par le commandant de formation si la variation attribuée est inférieure à celle attribuée au premier degré ;

• par le commandant de formation ou le notateur de premier degré si la variation attribuée est supérieure à celle attribuée au premier degré.

5.6.3. Notation de premier degré reprise.

Tenant compte des observations qu'il juge pertinentes dans les commentaires du noté ou décelant une anomalie ou une erreur d'appréciation qui se serait glissée dans le travail de notation du premier degré, le commandant peut décider de faire établir un nouveau BNC. Il indique alors clairement dans les appréciations générales de la notation de premier degré de ce nouveau BNC les raisons précises qui l'ont conduit à reprendre le BNC initial déjà communiqué au noté puis fixe la variation définitive ⁽⁸⁾, porte ses appréciations d'ensemble et donne son avis sur les candidatures ainsi que sur l'aptitude aux emplois supérieurs.

Le nouveau BNC est ensuite saisi en totalité, la case indiquant que la notation a été reprise étant cochée à cette occasion. Deux exemplaires de ce BNC sont édités, l'un d'entre eux est daté et signé par le commandant. Le BNC initial, déjà communiqué à l'intéressé, ne doit en aucun cas être détruit ou modifié. Il est transmis à la DPMM avec l'ensemble des travaux et une photocopie est remise à l'intéressé lors de la notification définitive. Sur le plan informatique, ce premier BNC est en revanche annulé.

Le nouveau BNC, établi à l'occasion d'une reprise de la notation de premier degré, est communiqué personnellement au noté par le commandant de formation. Une photocopie des originaux du BNC initial et du second BNC doit être remise au noté.

La reprise de la notation doit rester une mesure exceptionnelle à la disposition du commandant de formation et se limiter à des situations de notation particulières (erreurs d'évaluation manifestes, incohérentes, etc.).

Le délai de recours commence à compter de la date de signature de l'intéressé indiquée lors de la notification de la notation de deuxième degré.

5.6.4. Avis portés à la connaissance du noté par le commandant de formation.

Une aptitude aux responsabilités de niveau supérieur égale à incertaine, un avis favorable pour un renouvellement d'engagement d'un an à titre d'épreuve ainsi que tout avis défavorable du conseil d'unité ou du commandant doit être porté à la connaissance du noté par le commandant de formation lors d'un entretien individuel obligatoire.

Une photocopie de l'original du bulletin de notation et de candidatures est systématiquement remise au personnel noté à l'issue de la notification de sa notation en deuxième degré :

• par le notateur lorsque la notation entre le 1er et le 2e degré diverge ;

• par le personnel habilité ou le personnel du bureau militaire dans les autres cas.

6. Dispositions particulières.

6.1. Notation des marins administrativement présents au « CADCOM INDIS », au « CADCOM RECONV » ou à la formation « HORS CADRE », le 31 décembre de l'année N — 1.

Ce personnel, qui n'a pu être apprécié au titre de la notation de l'année N, reçoit une variation correspondant à la variation d'un marin qui progresse normalement et dont les résultats sont conformes à ce que l'on est en droit d'attendre d'un marin de son grade et de son ancienneté (variation « + 1 »).

6.2. Notation du personnel administrativement présent au centre des disponibles ou en instruction le 31 décembre de l'année N — 1.

6.2.1. Personnel affecté au centre des disponibles.

Le personnel présent au centre des disponibles est noté par la base navale au sein de la compagnie des disponibles (« Brest base DIS, Brest SUPPA DIS », « Toulon base DIS, Toulon SUPPA DIS »).

Il ne peut se voir attribuer une variation différente de + 1 que si cette dernière est étayée par des éléments d'appréciations tangibles (appréciation effective par la base navale, fiche d'appréciations, etc.).

6.2.2. Personnel en instruction ou en attente de cours.

Le personnel en instruction ou en attente de cours est noté par l'école et constitue, tous grades confondus, un groupe de notés distinct au sein de chaque cours. Il ne reçoit normalement qu'une variation comprise entre 0 et + 2.

6.2.3. Cas particuliers.

Les élèves suivant les cours de l'école de maistrance, du brevet élémentaire, du certificat d'aptitude technique, de première année du diplôme d'État d'infirmier (DE INFIR) provenant d'un recrutement direct, ainsi que les EIMD (C/EIMD/X) et EICD (C/EICD/X) en formation initiale reçoivent une variation de + 1 pour l'année N.

6.3. Dispositions particulières applicables aux agents postaux, aux fusiliers affectés en groupement de fusiliers marins, aux directeurs de foyer et de club nautique, et au personnel affecté en organisme interarmées.

6.3.1. Personnel agents postaux.

Les agents postaux sont notés directement par le notateur de la formation à laquelle ils sont affectés. Cependant, l'avis du chef de la poste navale ou du receveur des postes direction de la poste navale (EMM/OPL/PN) est requis sous la forme d'une fiche d'appréciations, conforme au modèle figurant en annexe V, qui est jointe au BNC. Une photocopie du BNC et de la fiche d'appréciations est adressée par la formation à EMM/OPL/PN.

6.3.2. Personnel fusilier.

De la même façon, pour les fusiliers des groupements de fusiliers marins affectés sur un point sensible, l'avis du chef de détachement est requis sous la même forme.

6.3.3. Personnel assistant de foyer.

S'agissant des directeurs de foyer et de club nautique, l'avis du président du conseil d'administration est requis.

6.3.4. Personnel affecté en organisme interarmées.

Le personnel affecté en organisme interarmées est noté directement par le notateur de la formation à laquelle il est affecté. Cependant et sous réserve que l'effectif de la formation le permette, l'avis d'un officier de la marine est recherché.

6.4. Établissement de fiches d'appréciations pour le personnel muté ou mis pour emploi.

6.4.1. Généralités.

Le personnel muté au cours de la période couverte par la notation ainsi que les marins mis pour emploi pour une durée supérieure à un mois font l'objet d'une fiche d'appréciations, conforme au modèle figurant à l'annexe V, avec une proposition de variation, établie par l'ancienne ou la future formation d'emploi. À l'issue des travaux de notation annuelle, elle est agrafée au BNC du marin concerné et adressée à la DPMM (5/PM/2/RA).

6.4.2. Règles d'établissement des fiches d'appréciations par le commandant de formation.

La date du 31 décembre de l'année N — 1, étant la date qui fixe la règle d'établissement de la fiche d'appréciations.

6.4.2.1. Cas du marin débarquant entre le 1er avril et le 30 décembre de l'année N — 1.

Ce marin se voit établir une fiche d'appréciations avec une proposition de variation par son ancienne formation. Cette fiche devra être établie, signée et communiquée au noté par le notateur de l'ancienne formation. Le commandant de la nouvelle formation tient compte des éléments de cette fiche pour l'établissement de la notation du marin concerné.

6.4.2.2. Cas du marin embarquant entre le 1er janvier et le 1er mars de l'année N.

Ce marin embarquant se voit établir une fiche d'appréciations par sa nouvelle formation qui l'adresse à la formation chargée de sa notation. Cette fiche doit être établie, signée et communiquée au noté par le notateur du 1er degré. Le commandant de l'ancienne formation tient compte des éléments de cette fiche pour l'établissement de sa notation. Cet envoi doit avoir lieu avant le 1er avril de l'année N.

7. Péréquation.

En fonction des directives annuelles fixées par le directeur du personnel militaire de la marine, le marin ou la formation par groupes de grades pourra faire l'objet d'une péréquation à la hausse ou à la baisse de sa variation de notation. Cette mesure technique n'est pas destinée à modifier les appréciations portées par le notateur, mais a pour but de corriger les anomalies résultant du non-respect de ces directives.

8. Recours.

8.1. Généralités.

La notation définitive peut faire l'objet d'un recours administratif auprès de la commission des recours des militaires, instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 (BOC, p. 2501) modifié, dans un délai non franc de deux mois à compter de la date de notification. Tout marin qui désire former un recours doit joindre une photocopie de son BNC original à sa demande.

8.2. Procédure de saisine de la commission des recours.

Une fois saisie, la commission adresse une copie du recours à l'autorité ayant établie la notation et une autre au chef d'état-major de la marine (CEMM). Le CEMM doit transmettre à la commission, dans le délai maximum de cinq semaines, des éléments d'observation, communicables au requérant dans le cadre du respect du principe du contradictoire.

Dans ce but, le recours doit être traité selon le schéma suivant : l'autorité ayant établie la notation examine le recours dans le délai de dix jours à réception dudit recours. Elle adresse alors à la DPMM (PM/JUR) ses observations et non directement à la commission des recours des militaires.

En raison de la brièveté des délais, tous les moyens de télécommunications peuvent, le cas échéant, être utilisés pour transmettre les éléments de réponse (télécopie, intranet marine).

La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux devant la juridiction administrative (tribunal administratif dans le ressort duquel se trouve le lieu d'affectation, port base pour les bâtiments de la flotte, à la date de la notation).

9. Procès-verbal de notation.

Il se présente en deux parties :

• un procès-verbal (PV) de notation (ANNEXE VI, appendice D), signé par le commandant qui y porte ses observations éventuelles (directives données aux notateurs de premier degré, difficultés d'établissement, etc.) ;

• la répartition des variations définitives des niveaux de notation qu'il a attribuées au sein des différents groupes de notés apparaît sur le procès-verbal informatisé (statistiques).

La formation ne disposant pas du logiciel de saisie à la source établit un procès-verbal de notation et une liste du personnel noté conformément aux modèles des appendices D et E de l'annexe VI de la présente instruction.

La liste du personnel noté (ANNEXE VI, appendice E) récapitulant les avis émis sur le commandement à la mer, les candidatures, les deux variations de niveau de notation et indiquant le personnel présentant un fort potentiel ; chaque page de cette liste est signée par le notateur de premier degré concerné.

Dans les formations autorisées à fractionner leurs effectifs, il est établi un procès-verbal par « bloc » auquel s'ajoute éventuellement le procès-verbal des « hors bloc ».

10. Transmission du travail de notation.

10.1. Transmission du travail de notation au bureau militaire de gestion.

La formation adresse à son bureau militaire de gestion :

• le procès-verbal de notation ;

• les fiches d'appréciations ;

• la liste du personnel noté ;

• les originaux des BNC dûment datés et signés par le notateur, le noté et le commandant classés dans l'ordre de la liste du personnel noté.

10.2. Saisie de la notation par le bureau militaire de rattachement.

Lorsque le BNC manuscrit parvient au bureau militaire de rattachement, et jusqu'à la mise à disposition d'un outil informatique spécifique, celui-ci doit adopter les mesures suivantes :

• contrôler minutieusement la conformité des bulletins avec les règles de l'instruction (nombre de points forts et perfectibles, critères distincts pour chacun d'eux, respect de la règle d'attribution de la variation + 3). Toute anomalie est à signaler à la formation pour remise en conformité ;

• introduire dans le logiciel de saisie à la source l'ensemble des informations portées par le notateur ;

• faire systématiquement une photocopie du BNC original. Elle est adressée à la formation concernée pour remise à l'intéressé.

10.3. Transmission du travail de notation à la direction du personnel de la marine.

Dans le cas où la notation de deuxième degré a conduit à établir un nouveau BNC, le BNC initial est joint au BNC définitif.

Les éléments renseignés sur le BNC informatique doivent être conformes à ceux figurant sur le BNC original, les bureaux chargés de la saisie de l'ensemble du travail de notation doivent s'attacher à vérifier minutieusement l'exactitude des données enregistrées avant la clôture des logiciels de notation.

La liste du personnel doit être éditée obligatoirement à partir du logiciel de notation, et ce uniquement après avoir clôturé définitivement l'ensemble du travail de notation sur le support informatique.

Une copie de sauvegarde est conservée au sein de la formation jusqu'au 1er novembre de l'année N.

Les procès-verbaux, les listes du personnel, les statistiques, les BNC originaux (classés par grade en suivant l'ordre de la liste du personnel) et les fiches d'appréciations sont adressés sous forme d'un envoi unique à la DPMM (5/PM/2/RA). Le support informatique, comportant uniquement et obligatoirement le travail de notation clôturé, est transmis directement par la formation au centre de traitement de l'information pour les ressources humaines/centre informatique du personnel de la marine (CTI/RH/CIPM), avant le 1er juin de l'année N.

Ces envois sont accompagnés d'un bordereau d'envoi détaillant toutes les pièces et sont transmis en recommandé, sous double enveloppe, avec l'enveloppe intérieure libellée sous la forme « Pour 5/PM/2/RA » ou « Pour CIPM » accompagnée de la mention de protection « confidentiel personnel officiers mariniers, notation ».

La date du 1er juin doit impérativement être respectée car elle conditionne le bon déroulement du calendrier des travaux pour lesquels la notation annuelle est systématiquement prise en compte (sélection pour le BS, affectations outre-mer, admissions au COMM, attribution du DQS, élaboration des tableaux d'avancement, etc.).

11. Relevé individuel de niveau de notation et d'avancement.

Après prise en compte de la notation dans le système informatisé d'aide à la décision pour les ressources humaines (SIAD/RH), un relevé individuel confidentiel de niveau de notation et d'avancement (ANNEXE VI, appendice 6) est adressé à chaque marin.

Les RINNA sont adressés par le CTIRH, sous enveloppe individuelle par envoi groupé au commandant de la formation, pour remise aux intéressés qui les conservent.

Le commandant de formation fait suivre les enveloppes des marins :

• mutés, vers la nouvelle formation ;

• radiés des contrôles de l'activité, au domicile déclaré à leur départ de la marine.

Les marins peuvent prendre connaissance de leur niveau de notation en consultant leur fiche individuelle du marin (FIM) sur la borne « coin du marin ».

Toute anomalie constatée est signalée à la DPMM (5/PM/2/RA) par message ou fiche de liaison.

12. Texte abrogé.

L' instruction 60 /DEF/DPMM/2/RA du 19 décembre 2003 , relative à la notation du personnel non officier de la marine (hors majors), est abrogée.