ANNEXE I. Modalités de reversement des archives médicales courantes par les hopitaux des armées.

1 Plan de versement des archives médicales courantes par les hôpitaux des armées.

Sont versées à la section des archives médicales hospitalières des armées (SAMHA) de Limoges, à l'année N + 1, les archives qui ont atteint 10 ans d'âge au 31 décembre de l'année écoulée (année N), selon le calendrier suivant :

1.1 Organismes métropolitains.

1.1.1 Versement au cours du premier trimestre.

Hôpitaux d'instruction des armées :

• Bégin, Saint-Mandé ;

• Percy, Clamart ;

• Val-de-Grâce, Paris ;

• Dominique-Larrey, Versailles.

1.1.2 Versement au cours du deuxième trimestre.

Hôpitaux d'instruction des armées :

• Clermont-Tonnerre, Brest ;

• Robert-Picqué, Bordeaux.

Centres hospitaliers des armées :

• Calmette, Lorient ;

• René-le-Bas, Cherbourg ;

• Hyppolyte-Larrey, Toulouse ;

• Emile-Forgue, Lamalou-les-Bains ;

• Baudens, Bourges.

1.1.3 Versement au cours du troisième trimestre.

Hôpitaux d'instruction des armées :

• Desgenettes, Lyon ;

• Laveran, Marseille ;

• Sainte-Anne, Toulon.

1.1.4 Versement au cours du quatrième trimestre.

Hôpital d'instruction des armées Legouest, Metz.

Centres hospitaliers des armées :

• Scrive, Lille ;

• Lyautey, Strasbourg ;

• Hyacinthe-Vincent, Dijon ;

• Pierre-Bayen, Châlons-sur-Marne.

1.2 Organismes implantés outre-mer.

Versement à toute période de l'année, après avoir obtenu l'accord de la SAMHA.

2 Règles de conditionnement et d'expédition.

2.1 Conditionnement des archives.

2.1.1 Poids des colis.

Le poids recommandé des colis est de 10 kg.

Eviter absolument les colis d'un poids supérieur à 60 kg (soit 6 paquets de 10 kg).

2.1.2 Les registres.

Les registres médicaux de tous les services doivent parvenir à la SAMHA.

S'il en manque, justifier cette anomalie.

Ils doivent être correctement étiquetés et renseignés sur la page de couverture et la reliure :

• nom de la ville ;

• nom de la formation ;

• service concerné ;

• titre du registre ;

• dates extrêmes d'utilisation.

Ces registres étant annuels, le nombre de pages doit être choisi en fonction de l'utilisation prévisible.

Pour les registres des décès qui peuvent durer très longtemps, il est nécessaire d'envoyer chaque année un extrait certifié conforme couvrant la période concernée, si le registre ne peut être clôturé.

2.1.3 Les dossiers médicaux individuels.

Ils sont classés dans l'ordre alphabétique intégral en un seul fonds d'archives, tous services confondus en un seul ensemble, incluant à la fois hospitalisés et consultants externes.

Dossiers médicaux, fiches radiologiques, feuilles de consultation, etc. doivent former un tout, de façon à ce que chaque malade ait un seul et même dossier regroupant l'ensemble des documents médicaux se rapportant à lui, pour l'année considérée.

Certains documents, non conservés à la SAMHA pour des raisons liées aux dimensions ou à l'impossibilité de microfilmage (exemples : les films radiologiques, les électrocardiographes, électroencéphalographes et diapositives) peuvent être soit détruits, soit conservés par les formations hospitalières qui le souhaitent, en fonction de leur degré d'intérêt ou selon que le malade est toujours suivi par l'hôpital. Il faut donc apporter un soin tout particulier à la transmission des interprétations de ces images et de ces graphes qui doivent être jointes aux dossiers médicaux ou figurer dans les registres.

2.2 Expédition.

2.2.1

Un inventaire général et détaillé est envoyé à la SAMHA avant expédition des colis qui en autorisera l'envoi.

Exemple d'inventaire :

• Caisse n° 1 : dossiers médicaux.

  Lettre A : 63 dossiers.

  Lettre B : 51 dossiers.

  Lettre C : 126 dossiers.

• Caisse n° 14 :

  Registre des entrées du 1er janvier au 12 juin.

  Registre des entrées du 13 juin au 31 décembre.

  Registre des protocoles opératoires du… au…

Il est inutile de dresser la liste alphabétique complète des dossiers médicaux.

Les reliquats éventuels des années précédentes sont classés à part.

Dans chaque colis les dossiers sont disposés en paquets ficelés en croix, afin d'éviter toute désorganisation du classement pendant le transport.

La mention de la formation hospitalière de provenance doit apparaître de façon lisible et permanente sur les registres (HIA « … », CHA « … », et la ville d'implantation).

2.2.2 Attendre l'accord de la SAMHA avant d'expédier.

Ne fermer les colis qu'après l'obtention de cet accord afin de faciliter les éventuelles modifications de classement à apporter ou les recherches à effectuer avant expédition.

2.2.3 Réception par la SAMHA.

Le médecin-chef de la SAMHA accuse réception du nombre de colis reçus.

En cas de mauvais conditionnement, le médecin-chef de la SAMHA rend compte directement au chef d'établissement concerné et au commandant du centre de traitement de l'information médicale des armées des défauts constatés.

Les colis inexploitables à l'arrivée sont retournés à l'établissement pour y être reconditionnés.

ANNEXE II.

ANNEXE III. Modalités de conservation des archives financieères et comptables courantes des organismes dissous.

1 Conditionnement des archives financières et comptables par les organismes dissous.

Chaque organisme dissous conditionne les archives financières et comptables courantes par année et par nature :

• procès-verbal de clôture administrative ;

• comptabilité matière (registre-journal, répertoire analytique des procès-verbaux, certificats administratifs sortie par destinataire) ;

• comptabilité restauration (bilan comptable annuel) ;

• comptabilité régie (totalité des archives) ;

• comptabilité foyer (registre-journal, certificats administratifs sortie par destinataire des matériels appartenant au foyer, procès-verbal de clôture des comptes).

2 Versement des archives financières et comptables courantes.

2.1

Avant le terme de la durée normale de conservation, les archives sont reversées à L'ECRS DE VITRY-LE-FRANÇOIS l'exception des archives financières des années « N » et « N - 1 ».

2.2

Après le terme de la durée normale de conservation, la destination des archives est définie au paragraphe 2 de la présente circulaire.