TEXTES RÉGLEMENTAIRES RÉGISSANT LA NOTATION DES FONCTIONNAIRES.

La notation des fonctionnaires de l'Etat du ministère de la défense résulte d'un ensemble de dispositions réglementaires :

• A.   Loi 83-634 du 13 juillet 1983 (BOC, p. 4545) portant droits et obligations des fonctionnaires et ses modifications ultérieures.

  L'article 17, premier alinéa de la loi précitée dispose que : « les notes et appréciations générales attribuées aux fonctionnaires et exprimant leur valeur professionnelle leur sont communiquées ».

• B.   Loi 84-16 du 11 janvier 1984 (BOC, p. 208) portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat et ses modifications ultérieures.

  L'article 55 de cette loi donne les précisions suivantes :

  • le pouvoir de fixer les notes et appréciations générales exprimant la valeur professionnelle des fonctionnaires est exercé par le chef de service ;

  • les commissions administratives paritaires ont connaissance des notes et appréciations ; à la demande de l'intéressé elles peuvent proposer la révision de la notation.

• C.   Décret 59-308 du 14 février 1959 ⁽¹⁾ relatif aux conditions générales de notation et d'avancement des fonctionnaires et ses modifications ultérieures.

  L'article 3 de ce décret indique qu'il est établi pour chaque fonctionnaire une fiche annuelle de notation comportant :

  • la note chiffrée fixée selon une cotation de 0 à 20 ;

  • l'appréciation d'ordre général du chef de service chargé de la notation exprimant la valeur professionnelle du fonctionnaire ;

  • des indications sommaires données éventuellement par l'intéressé lui-même et se rapportant aux fonctions ou affectations qui lui paraîtraient les plus conformes à ses aptitudes.

• D.   Décret 85-986 du 16 septembre 1985 (BOC, p. 5939) relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l'Etat et à certaines modalités de cessations définitives de fonctions et ses modifications ultérieures.

  Les articles 27 et 29 de ce décret prévoient la notation des fonctionnaires bénéficiant d'un détachement de longue durée et les conditions dans lesquelles s'effectue cette notation.

• E.  Les instructions particulières propres au département de la défense.

  Les instructions particulières relatives à la notation des fonctionnaires du ministère de la défense sont consignées dans la présente instruction générale.

Présentation.

Dès leur début dans l'administration, et jusqu'au terme de leur carrière, les fonctionnaires de l'Etat, donc ceux du ministère de la défense, sont directement concernés par la notation annuelle, qu'il s'agisse de la leur ou de celle de leurs collaborateurs.

Pendant près de quarante ans, elle rythme leur vie professionnelle.

Cette notation, qui ne se résume pas à l'attribution d'une note, est une obligation statutaire, essentiellement destinée à apprécier la manière de servir des personnels. Elle obéit à un certain nombre de règles mais ne constitue pas pour autant une science exacte car elle repose exclusivement sur des appréciations portées par des personnes sur d'autres personnes.

En outre, la nécessaire déconcentration du pouvoir de notation, en provoquant une augmentation du nombre des notateurs, a entraîné une différenciation accrue des points de vue et, par suite, l'apparition de disparités non négligeables dans l'attribution des notes chiffrées et la rédaction des appréciations professionnelles et générales, éléments constitutifs et indissociables de la notation.

Dès lors peut naître, parfois, une impression d'hétérogénéité qui peut dégénérer en sentiment d'injustice et altérer le climat de confiance qui doit entourer la notation.

Ce risque, qu'il faut prendre en considération, doit conduire la hiérarchie à bien mesurer l'utilité de la notation et ses conséquences sur le déroulement de carrière des fonctionnaires.

Le caractère inévitablement subjectif de la notation doit inciter l'autorité qui note à accorder une attention particulière aux travaux de notation de manière à obtenir des résultats aussi équitables que possible.

Pour y parvenir, il apparaît donc nécessaire d'améliorer l'information des notateurs afin d'harmoniser autant que faire se peut leurs manières de noter.

Tel est le premier objectif visé par la présente instruction qui, par le détail et la précision de ses diverses rubriques, vise à constituer un véritable guide du notateur.

Le second objectif est de sensibiliser les notateurs sur l'importance que revêtent les entretiens annuels de notation.

Le terme d'entretien ne doit pas être pris à la légère. N'affirme-t-on pas trop souvent que l'entretien est pratiqué, alors qu'en fait il s'agit souvent de la simple communication de la notation au fonctionnaire concerné, à propos de laquelle quelques mots sont échangés ? L'entretien de notation n'est pas cela.

Il est l'occasion d'un véritable dialogue entre des partenaires qui s'impliquent d'autant mieux dans l'accomplissement de la mission de service publique qui leur incombe qu'un climat de confiance s'établit entre eux.

Il n'existe pas de « recette » sur la manière de mener un entretien. Tout au plus la présente instruction donne-t-elle quelques conseils… qui doivent s'ajouter au bon sens de chacun.

Contribuer à l'établissement d'une notation plus équitable, plus objective, donc mieux admise, instaurer une meilleure relation entre les responsables et leurs subordonnés, telle est la raison d'être de cette instruction dont l'élaboration a été souhaitée par la direction de la fonction militaire et des relations sociales (DFR), par la direction des personnels et des affaires générales de l'armement (DPAG) et par les représentants du personnel.

Elle tente ainsi d'apporter sa pierre à l'édifice du renouveau du service public, en restant inscrite cependant volontairement dans le cadre actuel de la réglementation. En même temps que celle-ci s'adaptera aux mentalités nouvelles, cette instruction évoluera.

1. L'utilité de la notation et ses principaux enjeux.

La notation peut être définie comme étant un bilan annuel obligatoire présenté à un fonctionnaire sur la façon dont il est perçu par sa hiérarchie dans son activité professionnelle.

La notation des fonctionnaires du ministère de la défense est composée de trois éléments :

• une appréciation professionnelle ;

• une appréciation générale ;

• une note chiffrée de synthèse comprise entre 0 et 20.

Ces trois éléments sont complémentaires et constituent ensemble la notation.

Avant de procéder à la notation, le notateur doit s'assurer qu'il a une connaissance actualisée des statuts des fonctionnaires qu'il note et, en particulier, des conditions réglementaires d'avancement (changement de corps, de grade, de classe, et accès au groupe supérieur de rémunération…).

1.1. L'utilité de la notation.

Elle permet à un fonctionnaire noté de se situer par rapport à ses collègues appartenant au même corps que lui. Dès lors, plus encore que la valeur absolue de la note chiffrée, c'est sa valeur relative qu'il doit pouvoir apprécier. A cet effet, il dispose de l'écart-type ⁽²⁾ des notes du corps auquel il appartient par rapport à la moyenne de ce corps. Cette information est diffusée chaque année en même temps que sont notifiées les notes définitives.

1.2. Les effets de la notation.

La notation a des influences sur les différents événements qui peuvent jalonner la carrière du fonctionnaire. Aussi la hiérarchie, et principalement le notateur, doit connaître toutes les conséquences de celle-ci sur la situation du fonctionnaire noté au regard notamment :

1.2.1. Des réductions ou des majorations de temps de service (cf.  Chapitre VII et ANNEXE VII ).

Au vu de la note chiffrée définitive, il est attribué chaque année aux fonctionnaires d'un même corps des réductions ou des majorations par rapport à l'ancienneté moyenne exigée par le statut du corps pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur.

Ces réductions ou majorations varient d'une année sur l'autre et d'un corps à l'autre. Elles découlent directement de la note chiffrée définitive. Les fonctionnaires sont sensibles à l'accélération, ou au contraire au frein, donné, par ce truchement, à leur avancement en échelon.

1.2.2. Des mutations ou des détachements.

Les fiches de notation, couvrant des périodes s'étalant sur plusieurs années et comportant, à la fois, la note chiffrée et les appréciations du fonctionnaire, sont jointes aux demandes de mutation ou de détachement.

La notation est un des critères retenu pour le classement préférentiel des candidatures reçues par l'établissement d'accueil en cas de pluralité des demandes.

1.2.3. Des promotions au choix.

Pour toutes les promotions au choix, qu'il s'agisse d'un avancement de grade ou d'un changement de corps, il est tenu compte de la notation des fonctionnaires promouvables, même si elle ne constitue pas à elle seule l'unique critère de sélection.

1.2.4. De la procédure disciplinaire.

Les notes et appréciations obtenues sur l'ensemble de sa carrière par un fonctionnaire à l'encontre duquel est engagée une procédure disciplinaire, peuvent constituer des éléments susceptibles d'influencer l'image que peut se faire de lui l'autorité hiérarchique investie du pouvoir disciplinaire, et, le cas échéant, les membres du conseil de discipline.

2. Conditions de notation des fonctionnaires.

Les conditions de notation des fonctionnaires varient suivant la situation dans laquelle ils se trouvent au moment de la réalisation des travaux de notation, par rapport à la période de référence.

La période de référence.

La période de référence constitue le cadre chronologique de la notation.

C'est une donnée fondamentale puisqu'elle sert à déterminer :

• si le fonctionnaire doit être noté ;

• dans quelles conditions il doit être noté (par qui, dans quel(s) corps, suivant quelle procédure) ⁽³⁾.

Les instructions en vigueur antérieurement à la parution de la présente instruction prévoyaient deux périodes de référence différentes pour les fonctionnaires des services extérieurs et pour les fonctionnaires d'administration centrale.

La première s'étendait du 1er avril de l'année précédente au 31 mars de l'année de notation.

La seconde du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année de notation.

Le fait que ces deux périodes ne coïncident ni avec l'année civile ni entre elles, sans que ces décalages répondent à des impératifs de gestion, était une double source de confusion.

Il est donc apparu souhaitable, dans un souci de clarification et d'harmonisation, d'aligner ces deux périodes de référence en les faisant coïncider avec l'année civile.

Ainsi, désormais, aussi bien pour les fonctionnaires des services extérieurs que pour les personnels d'administration centrale, la période de référence s'étend du 1er janvier au 31 décembre de l'année de notation.

Les conséquences de cette disposition sur l'organisation des travaux de notation sont les suivantes :

Début septembre de l'année de notation (année N) :

Diffusion par l'administration centrale d'une dépêche pour le lancement des travaux de notation. Cette dépêche mentionne notamment les points auxquels les notateurs devront accorder une attention toute particulière.

Elle rappelle également les différentes étapes du calendrier des opérations de notation qui vise les objectifs suivants :

• 15 janvier au plus tard de l'année (N + 1) suivant l'année de notation : réception par l'administration centrale des notes chiffrées provisoires.

• 31 mars : notification aux intéressés de leur note chiffrée définitive.

Le respect de ce calendrier est impératif. Il doit permettre l'examen des réductions de temps de service (RTS) ainsi que du plus grand nombre possible de requêtes en révision de notation par les commissions administratives paritaires (CAP) qui se réuniront au cours du 2e trimestre de l'année suivant l'année de notation (N + 1).

2.1. Cas général.

Tous les fonctionnaires, y compris les stagiaires, ayant été en situation d'activité ⁽⁴⁾ pendant 4 mois au moins au cours de la période de référence retenue pour la notation, sont notés suivant la procédure et dans des conditions normales.

Le notateur, déterminé dans les conditions énoncées au chapitre III est, sauf exception prévue dans la présente instruction, celui qui emploie le fonctionnaire lors des travaux de notation. La notation des fonctionnaires ayant changé d'affectation au cours de la période de référence est opérée, si nécessaire, après concertation entre les deux chefs de service concernés.

Cependant certains fonctionnaires, en raison de leur situation administrative particulière, reçoivent application de règles spécialement adaptées à cette situation.

2.2. Fonctionnaires stagiaires.

La période d'activité des fonctionnaires stagiaires est réputée débuter, pour ceux déjà en service au ministère de la défense, à compter du lendemain de la date de l'arrêté de nomination, sauf si cet arrêté prévoit une date d'effet particulière, et du jour de leur prise de fonctions pour ceux nouvellement affectés à la défense.

Il convient donc de distinguer les stagiaires qui occupaient un emploi public au sein du département, préalablement à leur nomination dans leur nouveau corps, et ceux qui n'occupaient pas d'emploi public au sein du ministère de la défense.

Dans le premier cas, les fonctionnaires stagiaires sont notés dans le corps (ou la catégorie de l'emploi) auquel ils appartiennent en qualité de stagiaire si, au cours de la période de référence, ils ont exercé au moins quatre mois dans ce nouveau corps. Si, durant la même période, les fonctionnaires stagiaires ont exercé moins de quatre mois dans leur nouveau corps ils sont notés au titre du corps (ou de la catégorie d'emploi) auquel ils appartenaient auparavant.

Dans le second cas, seuls les fonctionnaires stagiaires qui occupent un premier emploi public au sein du ministère de la défense depuis plus de quatre mois au cours de la période de référence sont notés.

2.3. Fonctionnaires titulaires des la date de nomination.

La titularisation dès la date de nomination est prévue par certains statuts. Indépendante du mode de recrutement elle concerne plus particulièrement les fonctionnaires recrutés au choix.

Il convient de considérer dans ce cas la date d'effet (c'est-à-dire la date à partir de laquelle les intéressés sont considérés juridiquement comme appartenant à leur nouveau corps) et leur nomination et titularisation, et non la date de signature de l'arrêté correspondant.

Si cette date d'effet permet au fonctionnaire de réunir au moins quatre mois de service dans son nouveau corps au cours de la période de référence il est noté au titre de ce corps. Si la date d'effet est telle que le fonctionnaire ne réunit pas quatre mois de services dans son nouveau corps, il est noté au titre de son ancien corps.

Dans l'une ou l'autre des deux hypothèses la condition de quatre mois de présence effective doit être remplie ⁽⁵⁾.

2.4. Fonctionnaires détaches.

Les fonctionnaires sont considérés comme détachés dès la date d'effet prévue à l'arrêté de détachement, qui coïncide généralement avec la date de prise de fonctions, même si cette dernière est antérieure à la parution dudit arrêté.

2.4.1. Fonctionnaires, en provenance d'autres départements ministériels, détachés auprès du ministère de la défense dans un corps de même niveau hiérarchique que le corps d'origine.

Ces fonctionnaires sont notés dans leur corps de détachement (corps d'accueil) dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités, que leurs collègues du corps, ou de la catégorie d'emploi, dans lequel ils ont été détachés. Dès la fin de l'ensemble des travaux de notation du corps d'accueil, les établissements ou services qui assurent leur gestion adressent une copie de leur fiche de notation, comportant leur note chiffrée définitive, au département ministériel dont ils relevaient avant leur détachement à la défense, avec l'indication de la moyenne des notes du corps de détachement. Cet envoi est destiné à permettre à ce département ministériel de procéder à la notation du fonctionnaire, dans son corps d'origine, conformément aux dispositions de l'article 29 du décret 85-986 du 16 septembre 1985 précité. Celui-ci mentionne, en effet, que la note attribuée au fonctionnaire détaché est corrigée de façon à tenir compte de l'écart entre la moyenne de la notation des fonctionnaires du même corps dans son administration ou service d'origine, d'une part, et dans l'administration ou le service où il est détaché, d'autre part.

Il va de soi que les établissements ou services qui assurent la gestion de ces fonctionnaires retourneront, dûment remplies, les fiches de notation spécifiques qui leur seraient adressées par les départements ministériels d'origine des intéressés, que ces envois interviennent avant ou après les travaux de notation de ces fonctionnaires au ministère de la défense.

2.4.2. Fonctionnaires du ministère de la défense détachés auprès d'une autre administration dans un corps de fonctionnaires ou dans un emploi de non fonctionnaire de même niveau hiérarchique que le corps d'origine.

Les directions, établissements ou services du ministère de la défense qui détiennent réglementairement le dossier de ces fonctionnaires adressent à l'administration ou à l'organisme de détachement une fiche de notation en lui demandant de bien vouloir la compléter et la retourner au service gestionnaire accompagnée de l'indication de la moyenne des notes du corps de détachement.

Au retour de la fiche, il est fait application des dispositions de l'article 29 du décret 85-986 du 16 septembre 1985 énoncées plus haut.

Dans l'hypothèse où l'administration de détachement ou l'organisme d'emploi n'adresserait aucune fiche de notation ou omettrait d'indiquer la moyenne des notes du corps de détachement, la DFR ou la DPAG serait saisie et procèderait à la notation du fonctionnaire concerné par confrontation de son dossier avec ceux de ses collègues du corps d'origine et comparaison de la note chiffrée définitive de l'année précédente avec la moyenne de la notation des fonctionnaires du corps d'origine auquel il appartenait avant son détachement.

La fiche de notation est ensuite adressée par le service gestionnaire, soit à l'administration centrale (corps ne disposant que d'une commission administrative paritaire centrale) soit à l'autorité régionale (corps disposant d'une commission administrative paritaire locale) pour visa de l'instance consultative compétente.

2.4.3. Fonctionnaires du ministère de la défense détachés en son sein dans un autre corps de même niveau hiérarchique que le corps d'origine (cf. exemple en ANNEXE I ).

Ces fonctionnaires font l'objet d'une double notation :

• l'une, dans leur corps de détachement ou corps d'accueil dans les conditions définies à l'alinéa IV.1 ci-dessus ;

• l'autre dans leur corps d'origine dans les conditions définies à l'alinéa IV.2 ci-dessus.

2.4.4. Fonctionnaires détachés dans un organisme non soumis aux loi n 83-634 du 13 juillet 1983 et loi 84-16 du 11 janvier 1984 précitées ainsi qu'aux loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 et loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant respectivement dispositions statutaires relatives aux fonctions publiques territoriale et hospitalière. (6) (7)

Leur notation est établie par le notateur dont ils relèvent au sein du département de la défense au vu d'un rapport établi par le supérieur hiérarchique auprès duquel ils servent.

Par dérogation aux dispositions qui précèdent les fonctionnaires détachés pour remplir une fonction publique élective conservent la note qui leur a été attribuée l'année précédant leur détachement.

2.4.5. Fonctionnaires du ministère de la défense détachés pour suivre un cycle de formation de longue durée.

Ces fonctionnaires sont notés dans leur corps d'origine par reconduction de la note attribuée l'année précédente (élèves des instituts régionaux d'administration ou du cycle préparatoire au concours d'entrée à l'école nationale d'administration etc.).

2.4.6. Fonctionnaires du ministère de la défense mis à la disposition d'autres départements ministériels ou organismes divers.

Les notateurs dont les fonctionnaires relevaient avant leur mise à disposition établissent leur notation au vue d'un rapport sur leur manière de servir élaboré par le supérieur hiérarchique dont ils dépendent au sein de l'administration d'accueil. Dans le cas d'une mise à disposition auprès d'un organisme associatif, le rapport est établi par le président de cet organisme.

2.5. Fonctionnaires dispenses de travail pour exercer un mandat syndical.

2.5.1. A temps complet.

Ces fonctionnaires sont notés exclusivement par la DFR ou la DPAG. La note chiffrée définitive qui leur est attribuée ne peut être inférieure à la moyenne du corps auquel ils appartiennent. Dès lors, cette note peut être supérieure à cette moyenne. Ils peuvent notamment conserver la dernière note définitive acquise l'année précédant celle où ils ont bénéficié de dispense tant qu'elle est supérieure à la moyenne des notes du corps auquel ils appartiennent.

2.5.2. A temps partiel.

Les fonctionnaires exerçant un mandat syndical à temps partiel, ne font pas l'objet d'un traitement différent de celui de l'ensemble des fonctionnaires du corps auquel ils appartiennent et sont donc notés dans les mêmes conditions.

Notamment, ils ne peuvent être pénalisés en raison de leurs absences statutaires résultant de l'exercice de leurs fonctions syndicales.

2.6. Fonctionnaires absents.

Les fonctionnaires n'ayant pas accompli pour quelques motifs que ce soit (service national, formation, congé de maternité, congé parental, congé de maladie, congé de longue maladie, congé de longue durée, disponibilité hors cadre…) quatre mois de service pendant la période de référence ne sont pas notés.

Les services gestionnaires dont ils relèvent prendront cependant soin d'indiquer sur leur fiche de notation à l'emplacement prévu pour l'appréciation générale le motif de l'absence (exemple congé de longue durée) et rappelleront, pour mémoire, la dernière note obtenue.

3. Détermination de la note chiffrée.

Sous réserve des dispositions qui précèdent, il est attribué, chaque année, à chaque fonctionnaire, une note chiffrée dite « provisoire » et une note chiffrée dite « définitive » établies au titre du corps auquel il appartient.

Selon que les fonctionnaires appartiennent ou non à un corps des services extérieurs du ministère, la définition du notateur et la détermination des notes chiffrées provisoire et définitive obéissent à des régies particulières.

Aussi, il sera successivement évoqué, ci-dessous, le cas des fonctionnaires des services extérieurs puis celui des fonctionnaires d'administration centrale.

3.1. Fonctionnaires des services extérieurs.

3.1.1. Définition du notateur.

Principe.

Ont la qualité de notateur les chefs d'établissement ou de service susceptibles de noter 15 fonctionnaires d'un même corps ⁽⁸⁾. Ne concourent à la réalisation de cet effectif ni les fonctionnaires dispensés de travail à temps complet pour exercer un mandat syndical ni, dans leur corps d'origine, les fonctionnaires du ministère de la défense placés en position de détachement.

Modalités de détermination du notateur.

Le principe énoncé ci-dessus sert à déterminer le notateur lorsqu'il existe plusieurs niveaux de notation. Ces différents niveaux sont indiqués dans le tableau figurant en annexe IV. Leur nombre varie d'une part suivant la catégorie d'appartenance du fonctionnaire (A, B, C, D) et d'autre part suivant son affectation, au sens organique du terme [états-majors/services communs (EM/SC) ou délégation générale pour l'armement (DGA), gendarmerie, essences, etc.] En tout état de cause le nombre de niveaux ne peut être que de 2 ou 3.

Exemple :

• 1. Une sténodactylographe affectée dans un service relevant d'une direction régionale sera notée :

  • par son chef de service (1er niveau) si ce dernier emploie 15 sténodactylographes ou plus ;

  • par le directeur régional de service (2e niveau), notateur en dernier ressort, indépendamment du nombre d'agents notés, dans le cas où l'effectif de 15 sténodactylographes n'est pas atteint au niveau du chef de service.

• 2. Une sténodactylographe en fonctions dans un établissement de la DGA sera notée :

  • par le directeur d'établissement (1er niveau) si ce dernier emploie 15 sténodactylographes ou plus ;

  • par le directeur central, directeur régional dans le cas du service de la surveillance industrielle de l'armement (SIAR) (2e niveau) indépendamment du nombre d'agents notés, si l'effectif de 15 agents n'est pas atteint au niveau de l'établissement.

Remarque.

Il convient de ne pas perdre de vue que le notateur est l'autorité qui est réputée avoir établi la notation (en particulier la note chiffrée provisoire, cf. I.2 ci-après) et recevoir les fonctionnaires en entretien de notation.

C'est donc le notateur qui est seul compétent pour se prononcer sur les requêtes en révision de notation formulées par les fonctionnaires que les CAP acceptent de soumettre à sa décision. C'est en ce sens qu'il est parfois qualifié de notateur juridique.

3.1.2. Détermination de la note chiffrée dite « provisoire » (9)

(Modifié : 1er mod.).

Chaque notateur affecte à chaque fonctionnaire noté une note provisoire comprise entre 0 et 20.

Il n'existe pas de moyenne imposée.

Toute note chiffrée provisoire inférieure à 12 ou supérieure à 18,50 devra faire l'objet d'un rapport justificatif particulier exposant les raisons qui conduisent à la note chiffrée proposée. Ce rapport sera communiqué à l'intéressé en même temps que la fiche de notation au moment de l'entretien d'appréciation. Le notateur sera dispensé de rédiger un nouveau rapport dans tous les cas où la note chiffrée provisoire inférieure à 12 ne sera pas modifiée d'une année à l'autre. Cette dispense s'appliquera également lorsque la note provisoire sera maintenue à un niveau supérieur à 18,50. Un rapport devra aussi être fourni en cas de progression ou de diminution supérieure à 2 points par rapport à la note chiffrée définitive de l'année précédente sous réserve des recommandations relatives à la notation en cas de changement de grade ou de corps [III.2 k) infra].

Ce rapport est obligatoirement joint à la fiche de notation qui est présentée aux membres de la commission administrative paritaire compétente à l'égard du corps auquel appartient le fonctionnaires concerné.

La note chiffrée provisoire est communiquée au fonctionnaire noté avec l'ensemble des éléments de la fiche de notation au cours de l'entretien annuel de notation qui doit se dérouler dans les conditions exposées au chapitre V.

Les notes chiffrées provisoires des fonctionnaires ne pouvant être notés au premier niveau de notation sont arrêtées par le notateur de niveau supérieur après tenue de conférences de préparation et d'harmonisation réunissant l'ensemble des notateurs de 1er niveau concernés. Ces conférences doivent pouvoir donner lieu à un examen attentif de la situation des fonctionnaires éloignés géographiquement ou fonctionnellement du notateur juridique et qui de ce seul fait ne sauraient être pénalisés.

3.1.3. Détermination de la note chiffrée dite « définitive ».

3.1.3.1. Fonctionnaires d'un même corps appartenant à une population de notés égale ou supérieure à 15.

L'administration centrale procède à la péréquation automatique des notes chiffrées provisoires qui sont modifiées d'une valeur correspondant à la différence entre la moyenne des notes attribuées par l'ensemble des notateurs et la moyenne de chaque notateur.

Cette péréquation peut être positive, négative ou nulle. Elle s'applique uniformément à l'ensemble des notes provisoires des fonctionnaires du corps considéré fixées par un même notateur.

3.1.3.2. Fonctionnaire d'un même corps appartenant à une population de notés comprise entre 2 et 14 agents.

Bien évidemment l'effectif de la population est apprécié au niveau où est réalisée la notation.

La péréquation automatique, telle qu'elle vient d'être définie, est appliquée si la différence constatée entre la moyenne du notateur et la moyenne générale du corps est inférieure ou égale à l'écart-type des moyennes des notateurs déterminé statistiquement par l'administration centrale. L'écart-type correspond à la racine carrée de la variance qui, en l'occurrence, est égale à la moyenne arithmétique des carrés des écarts (positifs et négatifs) entre la moyenne des notateurs et la moyenne générale des notes d'un corps.

Si la différence constatée entre la moyenne du notateur et la moyenne générale du corps est supérieure à l'écart-type précité, la note définitive des fonctionnaires intéressés sera fixée par l'administration centrale dans les mêmes conditions que pour les personnels notés seuls.

Les notes définitives sont notifiées aux fonctionnaires concernés par les services gestionnaires dont ils dépendent, contre récépissé (cf. Chapitre VI les conditions dans lesquelles la note définitive peut faire l'objet d'une requête en révision ou d'un recours contentieux).

3.1.3.3. Fonctionnaire noté seul au titre d'un corps considéré.

Est considéré comme noté seul le fonctionnaire qui, dans son corps, se trouve seul à être noté au dernier niveau de notation possible (2e ou 3e).

La note définitive attribuée à ces fonctionnaires est déterminée par la DFR ou la DPAG après confrontation des dossiers de chacun des fonctionnaires concernés et comparaison avec la moyenne de la notation du corps d'appartenance, et non après péréquation automatique.

3.2. Fonctionnaires de l'administration centrale.

3.2.1. Définition du notateur.

Ont la qualité de notateur les directeurs et chefs de service de l'administration centrale susceptibles de noter 6 fonctionnaires relevant du même corps ⁽¹⁰⁾. Ne concourent à la réalisation de cet effectif de 6 ni les fonctionnaires dispensés de travail à temps complet pour exercer un mandat syndical, ni, dans leur corps d'origine, les fonctionnaires du ministère de la défense placés en position de détachement.

3.2.2. Détermination de la note chiffrée dite « provisoire ».

(Modifié : 1er mod.)

Chaque notateur affecte à chaque fonctionnaire noté une note provisoire comprise entre 0 et 20. Il n'y a pas de moyenne imposée. Toute note chiffrée provisoire inférieure à 12 ou supérieure à 18,50 devra faire l'objet d'un rapport justificatif particulier exposant les raisons qui conduisent à la note chiffrée proposée. Ce rapport sera communiqué à l'intéressé en même temps que la fiche de notation au moment de l'entretien d'appréciation. Le notateur sera dispensé de rédiger un nouveau rapport dans tous les cas où la note chiffrée provisoire inférieure à 12 ne sera pas modifiée d'une année sur l'autre. Cette dispense s'appliquera également lorsque la note provisoire sera maintenue à un niveau supérieur à 18,50. Un rapport devra aussi être fourni en cas de progression ou de diminution supérieure à 2 points par rapport à la note chiffrée définitive de l'année précédente sous réserve des recommandations relatives à la notation en cas de changement de grade ou de corps [III.2 k) infra].

Ce rapport est obligatoirement joint à la fiche de notation qui est présentée aux membres de la commission administrative paritaire compétente à l'égard du corps auquel appartiennent les fonctionnaires concernés.

La note chiffrée provisoire est communiquée au fonctionnaire noté avec l'ensemble des éléments de la fiche de notation au cours de l'entretien annuel de notation.

Les notes chiffrées provisoires des fonctionnaires ne pouvant être notés au niveau des directeurs et chefs de service sont arrêtées par la DFR après tenue de conférences de préparation et d'harmonisation réunissant l'ensemble des notateurs concernés. Ces conférences doivent pouvoir donner lieu à un examen attentif de la notation des fonctionnaires éloignés géographiquement ou fonctionnellement du notateur juridique.

3.2.3. Détermination de la note chiffrée dite « définitive ».

3.2.3.1. Fonctionnaire d'un même corps appartenant à une population de notés égale ou supérieure à 6.

L'administration centrale procède à la péréquation automatique des notes chiffrées provisoires qui sont modifiées d'une valeur correspondant à la différence entre la moyenne des notes attribuées par l'ensemble des notateurs et la moyenne de chaque notateur.

Cette péréquation peut être positive, négative ou nulle. Elle s'applique uniformément à l'ensemble des notes provisoires des fonctionnaires du corps considéré fixées par un même notateur.

3.2.3.2. Fonctionnaires d'un même corps appartenant à une population de notés inférieure à 6.

La note chiffrée définitive de ces fonctionnaires est fixée par la DFR après avis d'une commission de péréquation placée auprès d'elle ⁽¹¹⁾ et qui est chargée de proposer l'attribution de notes définitives après examen du dossier de chacun des fonctionnaires concernés et comparaison avec la moyenne de la notation du corps d'appartenance.

Les notes définitives sont notifiées aux fonctionnaires concernés par le service gestionnaire dont ils dépendent contre récépissé (cf. conditions de recours au Chapitre VI).

3.3. Conseils pratiques concernant la note chiffrée provisoire.

3.3.1. Avant de procéder à la notation.

Il est recommandé de bien situer le fonctionnaire noté au regard du corps de fonctionnaires auquel il appartient.

A ce propos, il convient de préciser que la situation du noté s'apprécie, non à la date à laquelle les travaux de notation sont entrepris, mais au regard de la période de référence au titre de laquelle la notation est effectuée.

Pour ce faire, le notateur se posera les questions suivantes :

• a).  Quelle est la période de référence afférente à cette notation ?

• b).  Est-ce que le corps de fonctionnaires, objet des travaux de notation, est un corps de services extérieurs ou d'administration centrale ?

• c).  Quel a été le nombre de mois de cette période pendant lesquels le fonctionnaire a été en situation d'activité dans ce corps ?

Le fonctionnaire a été en situation d'activité dans ce corps au moins quatre mois pendant la période de référence.

Quelle que soit sa situation dans ce corps au cours de ces quatre mois (stagiaire, titulaire, détaché…) sa notation est effectuée normalement au titre de ce corps sans obéir à des règles particulières.

Le fonctionnaire a été moins de 4 mois en situation d'activité dans ce corps.

Soit il fait l'objet d'une notation établie selon des règles spécialement adaptées à sa situation, soit il n'est pas noté ⁽¹²⁾.

3.3.2. Au moment de l'attribution de la note chiffrée provisoire

(modifié : 1er mod.).

L'attribution de la note chiffrée provisoire ne fait l'objet d'aucune règle administrative particulière, le décret n^o 59-308 du 1^er janvier 1959 se bornant à énoncer le principe d'une cotation comprise entre 0 et 20.

Cette absence de directives ne doit cependant pas conduire à une « attribution anarchique » des notes, d'autant que la note chiffrée doit permettre au fonctionnaire de se situer par rapport à ses collègues appartenant au même corps que lui.

Pour ce faire le notateur voudra bien :

• a).  Avant de procéder à la fixation de la note chiffrée, se référer, pour chaque corps représenté parmi les fonctionnaires qu'il note, à la moyenne nationale des notes définitives de l'année précédente et à la valeur de l'écart-type de ces notes par rapport à la moyenne du corps, ces deux éléments constituant des indicateurs précieux.

• b).  Comparer la note envisagée aux notes définitives des années précédentes.

• c).  Tenir compte de la situation du fonctionnaire au regard des perspectives d'avancement statutaires.

• d).  Se référer aussi à l'ancienneté du fonctionnaire à la fois dans l'administration, à quelque titre que ce soit, et dans le corps au titre duquel il est noté (il est recommandé de ne pas attribuer une note trop élevée au stagiaire nouvellement entré dans l'administration).

• e).  Savoir que la stagnation, la progression ou la diminution de la note chiffrée provisoire de l'année N s'apprécie par rapport à la note définitive de l'année précédente et non par rapport à la note provisoire.

  Exemple de stagnation :

  • Note provisoire 1988 : 16,50.

  • Note définitive 1988 (après péréquation) : 16.

  • Note provisoire 1989 (avant péréquation) : 16.

  Exemple de progression :

  • Note provisoire 1988 : 16,50.

  • Note définitive 1988 (après péréquation) : 16.

  • Note provisoire 1989 (avant péréquation) : 16,25.

  Exemple de diminution :

  • Note provisoire 1988 : 16,50.

  • Note définitive 1988 (après péréquation) : 17.

  • Note provisoire 1989 (avant péréquation) : 16,75.

• f).  Attribuer enfin une note comprise entre 0 et 20 étant entendu que l'emploi de décimales est admis. Elles seront cependant regroupées par quart de point (ex. : 16,25, 17,50, 14,75, etc., la note 16,78 ne peut être attribuée).

• g).  Eviter de procéder à des augmentations systématiques de notes chaque année. En effet, il convient de tenir compte du fait que :

  • la carrière d'un fonctionnaire s'étend généralement sur plus de trente-cinq années ;

  • l'éventail des notes traditionnellement utilisé est relativement restreint (6 points entre 14 et 20).

  Une augmentation trop rapide de ses notes peut donc conduire un fonctionnaire encore jeune à un plafond. Par ailleurs, les augmentations trop importantes, si elle sont isolées, conduisent à une péréquation négative qui ruine les espérances du noté. Enfin des augmentations régulières et générales amèneraient une hausse de la moyenne telle qu'il deviendrait extrêmement difficile de différencier les fonctionnaires par une note chiffrée.

• h).  Comparer la moyenne des notes provisoires envisagées à la moyenne générale du corps de l'année précédente, de façon à éviter une péréquation négative (les fonctionnaires notés ressentent toujours mal les péréquations négatives sanctionnant les notateurs trop « généreux »).

• i).  Attribuer une note chiffrée provisoire en diminution par rapport à la note définitive de l'année précédente uniquement si le comportement du fonctionnaire le justifie et exposer les raisons de cette baisse dans l'appréciation générale de ce fonctionnaire.

  Les absences pour maladie, maternité, exercice d'activité syndicale (exercice d'activité à temps partiel…) ne sauraient justifier, en tant que telles, une diminution de note. Dans ces situations, il peut être procédé à la reconduction de la note définitive de l'année précédente.

• j).  Procéder à un examen attentif de la notation du fonctionnaire muté : la mutation d'un fonctionnaire à sa demande ou dans le cadre d'une restructuration entraînant un changement de notateur ne saurait, en tant que telle, justifier une diminution de note.

• k).  Porter une attention toute particulière à la notation en cas de changement de grade au sein du même corps à la suite d'une promotion, de changement de corps ou d'accès initial à la fonction publique.

Dans le souci d'éviter les disparités de notation, il est recommandé au notateur de déterminer dans les cas indiqués ci-dessous la note provisoire par rapport aux références suivantes, étant souligné qu'il peut s'en écarter pour des motifs qu'il lui appartiendra de préciser dans un rapport particulier.

Changement de grade :

Pour la notation du fonctionnaire noté pour la première fois dans un nouveau grade du même corps à la suite d'une promotion, le notateur devra ramener la note provisoire à la note moyenne du corps lorsque la note définitive de l'année précédente était supérieure à celle-ci.

Changement de corps :

Pour un agent accédant à un corps, dans le cadre de la promotion interne, soit au choix, soit par concours, soit par intégration après avoir précédemment accompli des services publics statutairement pris en compte pour déterminer son classement dans le corps d'accueil, la note provisoire devra être ramenée à la note moyenne du corps d'accueil diminuée d'un point lorsque la dernière note définitive dans le corps quitté était supérieure.

Accès initial à la fonction publique :

En cas de première notation dans un corps de fonctionnaire, la note provisoire de l'agent, stagiaire ou titulaire, sera attribuée par rapport à une note minimale de référence de 14,00.

4. Contenu de la fiche de notation.

L'élaboration de la fiche de notation d'un fonctionnaire revêt une importance particulière. En effet, une rubrique de cette fiche incomplètement remplie ou mal renseignée peut nuire à la carrière d'un fonctionnaire et en particulier à son avancement.

Il est donc de la responsabilité de la hiérarchie de remplir cette fiche avec soin et précision.

Aussi, à partir des modèles de fiche de notation des fonctionnaires de services extérieurs et d'administration centrale, sont énumérés, ci-après, les points sur lesquels un soin particulier doit être apporté et sont données des précisions sur la manière de remplir certaines de ces rubriques.

Figure 1. FICHE DE NOTATION.

 

 

Figure 2. MEMOIRE DE PROPOSITION A L'AVANCEMENT.

 

APPRÉCIATION GÉNÉRALE.

• A.  Sur le fond : l'appréciation générale doit être le reflet des autres éléments constituant la notation d'un fonctionnaire. Elle doit donc être cohérente.

  Elle doit aussi être objective.

  • a).  La cohérence : l'attention des notateurs est appelée sur le soin particulier à apporter à la cohérence qui doit exister entre l'appréciation générale, l'appréciation professionnelle et la note chiffrée afin d'éviter les anomalies du type suivant :

    • 1. « … excellent ingénieur d'une conscience professionnelle hors du commun… » alors qu'une croix est portée dans la colonne « normal » au regard de la rubrique « conscience professionnelle ».

    • 2. « … jeune cadre qui, avec un peu plus d'expérience professionnelle, devrait obtenir de meilleurs résultats… » alors qu'une croix est portée dans la colonne « excellent » au regard de la rubrique « connaissances professionnelles ».

    • 3. « … collaborateur de très haut niveau ayant atteint les objectifs qui lui ont été assignés… sa manière de servir ne mérite que des éloges… ». Note chiffrée attribuée = 15 alors que la moyenne de corps auquel il appartient est de 17.

    Il n'est pas possible ici d'établir une liste exhaustive des incohérences relevées sur les fiches de notation des fonctionnaires.

    Les notateurs doivent être persuadés qu'elles sont à l'origine de nombreuses requêtes en révision de note, voire de recours contentieux devant la juridiction administrative.

  • b).  L'objectivité : l'appréciation générale doit être une synthèse des domaines de réussite à maintenir et à développer, des difficultés rencontrées et des insuffisances observées. Par exemple, une appréciation rédigée, pour partie comme suit, peut être parfaitement adoptée : « … excellent ingénieur aux connaissances techniques étendues. Doit cependant encore s'affirmer sur le plan relationnel pour obtenir une plus grande adhésion de son équipe aux objectifs fixés… ».

    L'appréciation générale doit marquer la progression, la stagnation ou encore la régression de la manière de servir du fonctionnaire noté. Ex. : « … a amélioré son rendement…, a tenu compte des observations qui lui ont été faites l'an dernier…, a obtenu des résultats très probants marquant une nette progression de l'efficacité de la section dont il a la charge… ». « … n'a pas amélioré la qualité de ses prestations… ; … continue à ignorer ses collègues de travail… », ou encore : « … ses difficultés relationnelles se sont accrues… », « … non seulement ne prête aucune attention à son travail mais, depuis peu, perturbe ses collègues de travail… ».

    Enfin, l'appréciation générale ne doit pas faire référence aux absences de nature statutaire, notamment pour congé maladie ou de maternité, exercice d'activité syndicale, etc. Le fonctionnaire est noté et apprécié dans l'exercice effectif de ses obligations professionnelles.

• B.  Sur la forme : l'appréciation générale doit être synthétique et rédigée avec des mots précis. Elle doit néanmoins être suffisamment développée de manière à mettre en évidence la valeur du fonctionnaire noté ou, au contraire, ses insuffisances. L'emploi trop fréquent d'adverbes sera, dans toute la mesure du possible, évité (ex. : ingénieur particulièrement intelligent dont la manière de servir est spécialement appréciée).

5. L'entretien d'appréciation.

5.1. Considérations générales.

La communication de la notation est effectuée au cours d'un entretien d'appréciation et d'orientation, conduit par le notateur juridique ou l'un de ses collaborateurs de niveau I ⁽¹³⁾. Lorsque le noté est lui même un fonctionnaire de niveau I l'entretien doit être obligatoirement conduit par le notateur juridique ou par l'un de ses adjoints directs.

Cet entretien est obligatoire. Il constitue une étape indispensable dans le processus de la notation. En effet, bien que les possibilités de dialoguer soient permanentes, il est rare que le temps nécessaire soit pris, en cours d'année, pour faire le bilan de ce qui va ou ne va pas, pour faire le point sur les besoins et les projets tant du service que des agents eux-mêmes.

L'entretien annuel est donc l'occasion d'un véritable dialogue entre le notateur et le fonctionnaire noté. Le notateur pourra se faire assister du chef de service direct de l'intéressé, sauf si ce dernier demande à être reçu en tête à tête.

Les fonctionnaires notés sont reçus en entretien de manière individuelle. Tout entretien mettant en présence plusieurs agents notés est à proscrire formellement.

5.2. Préparation de l'entretien.

L'agent noté doit être avisé de la date et de l'heure de l'entretien quelques jours à l'avance. Le notateur doit se rendre disponible et planifier ses rendez-vous. Il doit réunir certains éléments concrets sur la situation professionnelle du collaborateur qu'il s'apprête à recevoir :

• son ancienneté dans l'organisme ;

• ses différents postes de travail tenus précédemment ;

• sa formation initiale et les formations suivies ;

• son ancienneté dans les fonctions occupées ;

• la finalité du poste et les objectifs prioritaires ;

• son champ d'initiative et de responsabilité ;

• les faits saillants de l'année touchant à l'activité du service ou de son poste.

5.3. Objectifs de l'entretien d'appréciation.

L'entretien d'appréciation doit remplir deux fonctions :

• une fonction de dialogue ;

• une fonction d'analyse des résultats et de définition d'objectifs.

• a).  Une fonction de dialogue : le notateur doit parler à son collaborateur mais aussi se préparer à l'écouter.

  Il lui revient la responsabilité d'instaurer un climat de confiance propice à l'échange d'informations entre les participants à cet entretien qui sont avant tout des hommes et des femmes responsables.

  Il présente la notation, et développe ses appréciations sur l'activité professionnelle en toute objectivité et en se fondant sur les faits. Il suscite l'expression de l'agent noté sur sa propre perception de son travail, ses résultats, ses besoins, ses motivations ainsi que sur la manière dont il envisage son avenir professionnel.

• b).  Une fonction d'analyse des résultats et de définition d'objectifs.

  C'est l'occasion de faire le bilan de la période écoulée, de faire ensemble le tour des difficultés qui ont pu être rencontrées et d'envisager les moyens susceptibles d'être mis en place pour y remédier. En fonction de l'emploi tenu par le noté et des caractéristiques de son service, il doit être recherché, dans la mesure du possible, la définition d'objectifs clairs, simples et réalistes.

  Lors de l'entretien, le notateur aura soin de déceler les potentialités de son collaborateur, son souhait d'exercer des responsabilités plus importantes dans ses fonctions ou d'assumer de nouvelles fonctions.

  Il sera judicieux de réfléchir ensemble à l'évolution prévisible du poste tenu tant du point de vue du contenu que du point de vue des liaisons avec d'autres parties du service.

  Il conviendra d'envisager l'adaptation du collaborateur aux exigences professionnelles du poste de travail dans sa situation actuelle ou future.

  En conclusion, cet entretien ne doit pas revêtir de formalisme, mais doit être propice à instaurer un climat de confiance et à trouver des axes constructifs pour les deux parties en présence.

  L'entretien devient alors un outil privilégié de communication et de gestion.

5.4. Communication de la note chiffrée de l'appréciation professionnelle et de l'appréciation générale.

Au cours de l'entretien, le fonctionnaire reçoit communication de la note chiffrée provisoire et de l'ensemble des éléments de la fiche de notation, y compris le cas échant, du rapport particulier dont il a fait l'objet en application des dispositions des paragraphes I.2 et II.2 du chapitre III.

La fiche de notation lui est remise et il dispose de quarante-huit heures pour en prendre connaissance et porter ses observations dans l'emplacement réservé à cet effet. Il lui appartient d'en prendre copie s'il le souhaite.

Le fonctionnaire noté doit dater et signer sa fiche de notation. Il est rappelé que le fait d'apposer sa signature ne signifie pas qu'il approuve la notation dont il fait l'objet. Le fonctionnaire noté conserve donc la possibilité d'introduire une requête en révision des appréciations le concernant dans les deux mois qui suivent la date de sa signature ou de la note dès lors qu'il aura reçu notification de sa note chiffrée définitive.

Au cas où le fonctionnaire noté refuserait d'apposer sa signature sur sa fiche de notation, le notateur mentionnera ce refus de manière explicite à l'emplacement normalement réservé à la signature de l'agent. Le notateur datera et signera au-dessous de la mention qu'il aura porté.

6. Procédure de requête en revision de notation.

6.1. Le recours administratif.

La commission administrative paritaire locale ou centrale compétente à l'égard d'un corps de fonctionnaire, composée en nombre égal de représentants de l'administration et de représentants des personnels, peut, sur demande expresse du fonctionnaire noté appartenant à ce corps, proposer au notateur concerné la révision de la notation de cet agent.

Cette révision peut porter sur l'appréciation professionnelle ou générale, sur la note chiffrée proprement dite, ou sur deux, ou sur les trois éléments de manière concomitante.

6.1.1. Révision des appréciations professionnelle et générale.

Les appréciations professionnelle et générale faisant partie intégrante de la notation, et étant intégralement communiquées au fonctionnaire concerné, peuvent donner lieu à révision, dans la mesure où elles sont susceptibles de lui porter indûment préjudice.

La notification des appréciations s'effectuant lors de l'entretien au cours duquel est également communiquée la note chiffrée provisoire, le délai de requête en révision égal à deux mois est ouvert à compter de la date de signature de la fiche de notation par le fonctionnaire.

6.1.2. Révision de la note chiffrée.

Seule la note chiffrée définitive fixée après péréquation, et non la note chiffrée provisoire, peut faire l'objet d'une telle demande. En effet, la note chiffrée définitive qui a le caractère de décision administrative est donc seule à posséder une valeur juridique susceptible de faire l'objet d'un recours. Le délai de recours administratif, fixé à deux mois, est ouvert à compter de la date de notification de cette note (date du récépissé signé par l'agent).

6.1.3. Révision simultanée de l'appréciation générale et de la note chiffrée.

Lorsqu'un même fonctionnaire aura formulé dans les délais de recours normaux une demande de révision des appréciations, puis une requête en révision de sa note chiffrée définitive, les deux demandes seront soumises à l'avis de la commission administrative paritaire du corps auquel appartient le fonctionnaire lors d'une même séance.

Il conviendra donc de surseoir à l'examen de la demande de révision des appréciations jusqu'à la première réunion de la commission, qui devra avoir lieu au moins deux mois après la notification de la note chiffrée définitive, et d'en aviser le fonctionnaire concerné.

6.1.4. Instruction des requêtes en révision de note ou d'appréciations.

Afin de permettre à la commission administrative paritaire compétente de se prononcer sur la demande de révision de note ou d'appréciations celle-ci doit être adressée au président de la commission administrative paritaire concernée revêtue obligatoirement de l'avis motivé des autorités hiérarchiques directes du requérant, et de son notateur juridique. La fiche de notation considérée et les fiches de notation des deux années précédentes seront jointes à cette demande.

6.1.5. Suites réservées aux demandes en révision de notation.

La commission administrative paritaire compétente à l'égard du corps auquel appartient le fonctionnaire concerné peut demander ou non au notateur de procéder à la révision de la notation.

Dans tous les cas, que les membres de la commission administrative paritaire aient émis un avis favorable, un avis défavorable ou un avis partagé (partage des voix) à la demande de révision, le président transmet au notateur le vœu éventuellement motivé de cette instance consultative et informe de cette transmission par écrit et par la voie hiérarchique, le fonctionnaire intéressé.

Afin d'éclairer le notateur, à qui il appartient de prendre la décision finale, le président de la commission administrative paritaire prendra soin de lui indiquer l'unanimité des membres de cette instance, lorsque l'avis aura été émis de cette manière.

En tout état de cause, le requérant doit être informé par le notateur de la suite qui aura, en dernier lieu, été réservée à sa requête. Cette information doit également être communiquée, dans tous les cas, au président de la CAP qui s'est prononcée sur la requête et en fait communication lors de la prochaine séance.

Il faut préciser enfin qu'en cas de refus de la CAP de proposer au notateur la révision de la notation d'un fonctionnaire (avis défavorable à la requête), celui-ci peut saisir le ministre d'un recours hiérarchique contre la décision ayant attribué la note concernée (arrêt du conseil d'Etat du 20 octobre 1967 , sieur Palisse).

Dans l'hypothèse où le fonctionnaire n'obtient pas satisfaction, il peut alors engager un recours contentieux.

6.2. Le recours contentieux.

La notation annuelle des fonctionnaires est regardée comme un acte administratif faisant grief et susceptible d'être attaquée devant la juridiction pour excès de pouvoir (juge administratif). Ce principe a été expressément énoncé dans l'arrêt du conseil d'Etat du 22 novembre 1963, sieur Vanesse.

Les recours doivent être introduits devant la juridiction administrative (tribunal administratif) dans le délai de deux mois ouvert à compter de la communication de la fiche de notation, si le recours porte sur l'appréciation professionnelle ou générale, ou de la notification de la note chiffrée définitive, si le recours porte sur cette note. Il est précisé que ce délai de deux mois est suspendu dès lors que le fonctionnaire a introduit une requête en révision auprès du président de la commission administrative paritaire compétente à l'égard du corps auquel il appartient. Dans ce cas, le délai recommence à courir du jour où l'agent concerné a reçu notification de la décision finale du notateur juridique prise après avis de ladite commission administrative paritaire. Passé ce délai, le fonctionnaire qui n'aurait pas introduit de recours ne pourra plus le faire, ni se prévaloir d'irrégularités contre des décisions ultérieures prises au vu de cette notation.

Au cours de la procédure, le juge administratif vérifie notamment l'erreur manifeste d'appréciation dans la concordance ou la discordance entre la note chiffrée et les appréciations (arrêts Leca et Lefranc du conseil d'Etat en date des 26 octobre 1979 et 18 mai 1984).

7. Réduction ou majoration de temps de service.

L'expression « réduction de temps de service » n'est applicable qu'aux personnels contractuels ; pour les fonctionnaires les textes prévoient l'usage de l'expression « réduction de la durée moyenne des services ». Cependant dans le langage courant l'expression « réduction de temps de service » est employée. Pour cette raison, elle est également utilisée dans la présente instruction.

LE PRINCIPE (cf. exemple en ANNEXE VII).

7.1. Réduction de temps de service.

Il peut être réparti chaque année entre les fonctionnaires appartenant à un même corps un nombre total de réductions de la durée moyenne des services requise pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur égal à autant de mois que les trois quarts de l'effectif des agents notés comptent d'unités ; les fonctionnaires ayant atteint l'échelon le plus élevé de leur corps ou de leur grade ne comptent pas dans cet effectif.

Au cas où la somme totale des réductions susceptibles d'être réparties entre les membres d'un corps n'aurait pas été entièrement accordée, la portion non utilisée pourra être reportée sur l'année suivante, sans toutefois que ce report puisse excéder une année.

La somme totale des réductions prévues peut aussi être fractionnée entre les grades du corps au prorata de l'effectif des agents notés appartenant à chacun des grades ; les fonctionnaires ayant atteint l'échelon le plus élevé de leur grade n'étant pas pris en compte dans la détermination de l'effectif.

Ces réductions sont réparties après avis de la commission administrative paritaire centrale compétente entre les fonctionnaires les mieux notés du corps ou du grade considéré dans les conditions suivantes :

• 1. Les réductions ne peuvent être inférieures à un mois ni supérieures à la moitié, au tiers, ou au quart de la différence entre la durée moyenne et la durée minimum d'ancienneté requise pour l'avancement d'échelon, selon que la durée moyenne pour accéder à l'échelon est respectivement de deux, trois ou quatre ans.

• 2. Ne peuvent bénéficier de réductions les fonctionnaires ayant atteint l'échelon le plus élevé de leur corps ou de leur grade.

• 3. En cas de promotion de grade, les fonctionnaires n'ayant pas atteint le dernier échelon de leur grade conservent le bénéfice des réductions de temps de service (RTS). Ils ne le conservent pas en cas de changement de corps.

• 4. Le nombre total de fonctionnaires pouvant bénéficier de réductions ne peut dépasser 50 p. 100 de l'effectif des notés dans le grade ou le corps considéré non compris ceux ayant atteint l'échelon le plus élevé.

• 5. Le nombre de fonctionnaires pouvant bénéficier de réductions supérieures à un mois, lorsque la différence entre la durée moyenne de présence dans l'échelon et le minimum d'ancienneté requis est de six mois, ou de deux mois lorsque cette différence est de douze mois, ne peut dépasser 30 p. 100 de l'effectif calculé comme indiqué ci-dessus.

7.2. Majoration de temps de service.

Des majorations de la durée de service requise pour accéder d'un échelon à l'échelon supérieur peuvent, après avis de la commission administrative paritaire compétente, être appliquées chaque année, sans toutefois qu'aucune d'elles puisse être supérieure à la réduction maximum qui est susceptible d'être accordée aux fonctionnaires les mieux notés du même corps.

7.3. Réduction de temps de service et majoration.

Pour chaque avancement d'échelon, la réduction ou majoration totale applicable à un fonctionnaire résulte de l'addition des réductions ou majorations partielles acquises au titre de chacune de deux, trois ou quatre années précédentes selon que la durée moyenne requise de présence dans l'échelon est de deux, trois ou quatre ans.

La présente instruction concerne l'ensemble des fonctionnaires du ministère de la défense de l'administration centrale comme des services extérieurs.

Elle abroge à ce titre :

• l'instruction n^o 409079/DEF/DFR/GPC/3 du 10 mars 1989 s'agissant des fonctionnaires de l'administration centrale ;

• l'instruction commune n^o 3800/DEF/SGA/DPC/PCE/O n^o 384153/DEF/DGA/DPAG/SPC du 30 octobre 1985 s'agissant des fonctionnaires des services extérieurs.

Elle est applicable à compter de la notation attribuée au titre de l'année 1990.

Les modèles de fiches de notation utilisés à la date de parution de cette instruction demeurent toutefois inchangés (cf. ANNEXE II et ANNEXE III). Un nouveau modèle de fiche sera mis en service lorsque le système informatique « Sigale » entrera en fonction. Ces formulaires partiellement renseignés seront alors édités automatiquement au niveau des états-majors régionaux.