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DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES DU MINISTÈRE DE LA DÉFENSE : service des statuts et de la réglementation des ressources humaines militaires et civiles ; sous-direction de la fonction militaire

INSTRUCTION N° 230157/DEF/SGA/DRH-MD/SR-RH/FM4 portant transmission de données à l'observatoire de la santé des vétérans.

Du 05 mars 2013
NOR D E F P 1 3 5 0 3 1 6 J

Préambule.

Les engagements des armées conduisent les militaires à intervenir dans des environnements les exposant à de nombreux risques.

Dans ce contexte, l\'observatoire de la santé des vétérans (OSV) est chargé d\'évaluer leurs éventuelles conséquences sur la santé des militaires et des anciens militaires, afin d\'améliorer leur prévention et leur prise en compte.

Il définit ainsi les procédures de veille sanitaire nécessaires au suivi des vétérans et s\'assure de leur mise en œuvre.

Il est également chargé de réaliser des études de santé sur les personnels concernés par une opération extérieure (OPEX).

Il assure enfin ces missions en collaboration avec les états-majors, les directions et les services du ministère de la défense et avec les services des ministères chargés de la santé, de la sécurité sociale et des anciens combattants.

À ce titre, et dans le respect du secret médical et des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l\'informatique, aux fichiers et aux libertés, l\'OSV a à connaître un certain nombre d\'informations nominatives ou non nominatives pour la bonne exécution de ses missions.

La présente instruction définit les modalités de saisine et de conservation des données qui sont à transmettre à l\'OSV via les systèmes d\'information des ressources humaines par les responsables organiques.

1. Le type de données à extraire des systèmes d'information des ressources humaines.

Les états-majors, les directions et les services du ministère chargé de la défense tiennent à la disposition de l\'OSV les données nécessaires à l\'accomplissement de ses missions.

Sur requête de l\'observatoire, les systèmes d\'information des ressources humaines développés par les différentes armées et formations rattachées doivent ainsi permettre une extraction, dans un délai raisonnable, des listes nominatives des militaires participant ou ayant participé à une ou des opérations données.

Les listes collectives extraites devront au moins comporter les informations suivantes :

  • nom ;

  • prénom ;

  • date de naissance ;

  • lieu de naissance ;

  • sexe ;

  • numéro d\'identifiant défense ;

  • numéro d\'identifiant à 10 chiffres (utilisation pour les éventuelles recherches tardives).

En tant que de besoin, les informations complémentaires suivantes doivent également pouvoir être fournies :

  • nom du théâtre ;

  • nom de l\'opération ;

  • nom du pays ou du territoire de déploiement ;

  • unité dans laquelle le militaire a servi ;

  • fonctions occupées/spécialité ;

  • date de début du séjour ;

  • date de fin du séjour.

Pour ce faire, les informations relatives à l\'arrivée sur le théâtre et au retour des opérations extérieures seront saisies dans les systèmes d\'informations des ressources humaines quelle que soit la durée passée sur place.

En revanche, à l\'instar d\'autres informations, la connaissance détaillée du ou des lieux de stationnement précis pendant l\'opération ne pourra quant à elle être obtenue que dans un deuxième temps, grâce par exemple à l\'analyse d\'un questionnaire ciblé adressé individuellement aux militaires concernés.

2. Les modalités de saisine et de conservation des données.

Il appartient à l\'observatoire de la santé des vétérans d\'informer les responsables organiques (état-major des armées pour les armées et services interarmées) des systèmes d\'informations des ressources humaines dans les délais nécessaires à la conduite des études envisagées et des demandes d\'informations correspondantes.

Des demandes périodiques d\'extraction de fichiers à titre de test, avec transmission non nominative [ou nominative en cas d\'accord de la commission nationale informatique et liberté (CNIL)] pourront également être faites par l\'OSV aux responsables organiques.

En application de la loi du 6 janvier 1978, l\'observatoire de la santé des vétérans devra s\'acquitter des formalités préalables nécessaires à l\'obtention des autorisations administratives et, notamment, de l\'accord de la CNIL pour la transmission et le traitement des données à caractère personnel sous peine d\'encourir les sanctions prévues aux articles 226-16. à 226-24. du code pénal réprimant les atteintes aux droits de la personne résultant des fichiers ou traitements informatiques.

Il avisera du résultat de cette démarche les armées et formations rattachées.

La durée de conservation des données sous une forme permettant l\'identification des personnes concernées ne devra pas excéder la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Le personnel et les membres du conseil scientifique de l\'OSV sont habilités au secret de la défense nationale et astreints au secret professionnel dans les conditions et sous les sanctions prévues par les articles 413-9. à 413-12. du code pénal, réprimant les atteintes au secret de la défense nationale.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel des armées.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

Le contrôleur général des armées,
secrétaire général pour l'administration,

Jean-Paul BODIN.