Le contrat de service mis en place entre les unités de soutien d\'infrastructure de la défense (USID) ⁽¹⁾ et les bases de défense (BdD) prévoit la tenue d\'une réunion de concertation annuelle (RCA). Cette réunion, dont l\'objet et le contenu ne sont à ce stade encadrés par aucune directive détaillée, donne lieu à un procès-verbal (PV) dont la forme a été laissée libre sans préjudice de l\'application de l\'annexe II. du modèle de contrat de service [cf. note de référence c) ⁽²⁾].

Ces PV sont très différents d\'une base de défense à l\'autre, ce qui les rend difficilement exploitables pour les autorités de tous niveaux.

La présente directive a donc pour but :

• de recentrer et préciser les objectifs poursuivis par la RCA ;

• d\'harmoniser les PV de RCA ;

• de les rendre exploitables pour les échelons de tous niveaux.

1. Objet de la réunion de concertation annuelle.

La RCA est le cadre privilégié de concertation locale dans lequel peuvent être abordés, de façon large, les thèmes liés à l\'infrastructure de la BdD.

La RCA est un outil d\'aide à la décision en matière de maintien en condition, pour le commandant de la base de défense (ComBdD), ainsi qu\'un moyen d\'échange d\'informations avec l\'ensemble des formations. Elle formalise localement le bilan des engagements mutuels entre le service d\'infrastructure de la défense (SID) et le commandement en rendant compte aux échelons supérieurs du déroulement du soutien infrastructure de la BdD, notamment en matière de maintien en condition, et des éventuelles mesures correctrices à envisager.

En matière de maintien en condition, elle doit ainsi permettre de donner :

• le bilan des actions engagées ou prévues lors de la gestion précédente ;

• les orientations encadrant la gestion à venir ;

• les éventuels commentaires qu\'appellent ces orientations pour les années à venir.

En matière d\'information générale sur le domaine infrastructure, elle doit permettre :

• de faire le point de situation du schéma directeur immobilier de la base de défense (SDIBdD) ;

• de faire un point de situation des principales opérations d\'adaptation capacitaire et de maintenance lourde initiées lors des gestions précédentes et à venir pour les gestions suivantes ;

• d\'aborder tous points particuliers qui auraient été identifiés, soit par les formations, soit par l\'USID, soit par le ComBdD (principales opérations domaniales, points d\'attention particulière etc.).

Le modèle de PV de la RCA fourni en pièce jointe, est à destination principalement des administrations centrales. Il n\'a pas vocation à rappeler exhaustivement des données existant par ailleurs [exemple : n° d\'immeuble et surface hors œuvre développée (SHOD) répertoriés dans gestion du domaine de la défense (G2D), installations classées pour la protection de l\'environnement (ICPE) ou installations, ouvrages, travaux et activités (IOTA), établissement recevant du public (ERP) et autres données du patrimoine, etc.] mais doit fournir au ComBdD les éléments pertinents lui permettant d\'effectuer ses choix et de mener les actions qui lui incombent en matière de programmation ou de gestion immobilière et de l\'évolution de l\'infrastructure dans le périmètre de la BdD.

Ainsi, il est laissé, au niveau local, l\'appréciation d\'ajouter tous les éléments complémentaires estimés utiles [liste des installations particulières, point de situation des autorisation d\'occupation temporaire/convention d\'occupation temporaire (AOT/COT), etc.]. Ces éléments complémentaires n\'ont pas vocation à être diffusés vers les échelons supérieurs mais seulement à être diffusés au niveau des formations et organismes dans le cadre d\'une information générale.

Nota. Les thèmes qui ont vocation à être débattus dans d\'autres instances [exemple : comité mixte énergie local (CMEL) pour l\'énergie] ou les données qui sont issues d\'applications informatiques telles que G2D n\'ont pas vocation à être décrits de façon détaillée en RCA. Il en est de même des visites et inspections qui font déjà l\'objet de comptes-rendus spécifiques, sauf si ceux-ci comportent des préconisations en matière de maintenance et nécessitent une décision du ComBdD.

2. Thèmes de la réunion de concertation annuelle.

Quatre grands thèmes sont retenus dans le cadre de la RCA.

2.1. Patrimoine.

La RCA n\'a pas pour but de dresser un état des lieux précis du patrimoine mais d\'en décrire l\'évolution. Si le ComBdD souhaite pouvoir détenir un inventaire précis des contrats, ERP, ICPE, etc. et autres données relatives à la BdD, il est loisible de joindre en annexe le détail précis de ces éléments de gestion que l\'USID possède dans les outils informatiques « métier » du SID.

Les données relatives à l\'évolution du patrimoine sont indiquées dans le tableau II du PV de RCA en annexe II.

2.2. Maintien en condition (cf. le tableau III de l'annexe II.).

La RCA permet de mettre en place la planification des prestations de maintenance de façon suffisamment détaillée pour rendre des comptes lors des différentes étapes de la concertation décrite par l\'instruction citée en référence.

2.3. Ressources.

2.3.1. Humaines (cf. tableau III-1 de l'annexe II.).

Lors de la RCA, l\'USID exprime les besoins en effectifs et en compétences des régies nécessaires à l\'exécution de leur plan de charge ; ce point permet de poursuivre les réflexions initiées au titre de la plate-forme de rationalisation et d\'externalisation de la maintenance (PF REM).

2.3.2. Financières.

Les travaux programmés doivent être en adéquation avec les ressources financières allouées. En particulier, la tenue de la RCA suppose qu\'aient été préalablement définies les enveloppes prévues pour l\'exercice à venir sur l\'ensemble des programmes : P178, P212, P723, P309, P146, etc.

Même si, actuellement, le ComBdD n\'a de pouvoir d\'arbitrage que sur les opérations de maintien en condition financées sur les deux premiers programmes susmentionnés, il est nécessaire pour l\'USID de présenter les autres crédits potentiellement mobilisables, afin de mieux orienter ses décisions.

2.4. Point de situation des opérations individualisées (cf. tableau IV de l'annexe II.).

La RCA doit permettre de vérifier la cohérence des opérations d\'infrastructure avec les schémas directeurs et de faire un point sur l\'état d\'avancement de celles-ci.

La RCA doit présenter :

• de façon succincte, le point de situation des opérations d\'adaptation capacitaire :

• engagées au titre des années antérieures à N [catégories technico-opérationnel (TO), non technico-opératinonel (NTO)], livrées au cours de l\'année N -1 ou en cours d\'exécution ;

• retenues au plan d\'emploi des autorisations d\'engagement (PEAE) de l\'année en cours (année N) pour ces mêmes catégories ;

• programmées pour les années N +1 et N +2 ;

• de façon succincte, le point de situation des opérations de maintenance lourde :

• engagées au titre des années antérieures à N, livrées au cours de l\'année N -1 ou en cours d\'exécution ;

• retenues pour l\'année en cours ;

• recensées pour les années N +1 et N +2 ;

• de façon détaillée :

• le bilan de l\'année N -1 en maintien en condition de l\'infrastructure/maintien en condition opérationnelle (MCI/MCO) ;

• la planification arrêtée des opérations à réaliser l\'année N pour le MCI/MCO ; par définition, les opérations recensées ne pouvant être prises en compte au titre de l\'année N seront programmées en N +1 voire ultérieurement, ou serviront prioritairement de réservoir d\'opérations de substitution pour l\'année N.

3. Travail préparatoire.

La réunion de concertation annuelle est consécutive, notamment, à la réunion de synthèse prévue par l\'instruction citée en référence, laquelle nécessite un travail préparatoire important.

En ce qui concerne le maintien en condition, l\'USID en liaison étroite avec les formations et organismes du périmètre de la base de défense (régiments, établissements, bases, etc.) doit faire le bilan :

• de l\'activité ⁽³⁾ (N -1), en distinguant les opérations réalisées, en cours et non réalisées ;

• des besoins des utilisateurs et leur déclinaison en opérations [MCI, MCO, maintenance lourde (ML)] ; ces besoins sont classés par ordre de priorité.

Les réunions entre le chef de l\'USID et les commandants de formation ne sont pas décisionnelles et ne doivent pas prendre en considération les contraintes financières (même s\'il est souhaitable que cette information soit donnée par l\'USID si elle est disponible car elle est de nature à orienter partiellement les débats). Elles ont pour objet de faire l\'inventaire et de classer par ordre de priorité les opérations souhaitées par les formations ou par l\'USID compte tenu notamment de l\'état des installations, des contraintes opérationnelles et réglementaires [hygiène, sécurité et condition de travail (HSCT), environnement, etc.] et des orientations souhaitées en matière de cadre de vie, en vue de l\'arbitrage qui sera soumis au ComBdD.

Le projet de planification est établi pour l\'année N, étant entendu que les opérations qui ne sont pas retenues dans le cadre de la RCA peuvent constituer des opérations de substitution pour l\'année N ou alimenter la programmation pour les années ultérieures. Il est proposé, entre autres, à partir des besoins émanant des formations, en matière de maintenance corrective ou améliorative [exploitation des fiches d\'expression de besoin (FEB) et demandes SILLAGE], de mises aux normes connues du SID (exploitation des différents PV de visites techniques et des expertises menées par le SID, du résultat des contrôles et vérifications périodiques réglementaires effectués, etc.), des bilans de revue de casernement ainsi que des opérations récurrentes de maintenance préventive.

En outre, le chef de l\'USID réunit, en liaison avec les formations et organismes de la BdD, l\'ensemble des éléments relatifs aux opérations d\'adaptation capacitaire (TO, NTO) :

• le bilan des opérations engagées au regard de la programmation retenue avec les conséquences éventuelles en cas d\'écart ;

• la planification retenue pour l\'année en cours et les perspectives pour les deux années suivantes et tout commentaire utile sur la satisfaction de ces prévisions.

Ce travail préparatoire a pour but de fournir tous les éléments d\'appréciation nécessaires au ComBdD et de l\'assister dans la prise des décisions qui relèvent de sa compétence.

4. La réunion de concertation annuelle.

La RCA est présidée par le ComBdD ; elle est organisée en tout début d\'année N, dès connaissance des cadrages budgétaires qui définissent les ressources financières, en présence des formations, et conformément à l\'instruction de référence.

La RCA dresse le bilan de la réunion de synthèse et recueille l\'avis des formations afin d\'arrêter définitivement la planification des opérations de MCI/MCO pour l\'année N.

Elle doit permettre de vérifier la cohérence et la complémentarité des actions dans le domaine de l\'infrastructure au niveau local.

Elle présente par ailleurs, comme indiqué au point 2.4. de la présente directive, et en matière d\'opérations individualisées (TO, NTO, ML) :

• le bilan des années écoulées ;

• la présentation des objectifs de l\'année N ;

• la vision locale pour l\'actualisation des programmations N +1 et N +2 et notamment sa cohérence :

• entre TO, NTO et ML ;

• avec les SDIBdD et schéma directeur fonctionnel (SDF) ;

• avec l\'activité des formations ;

• avec toute autre problématique locale qui pourrait intéresser les échelons supérieurs.

Cette réunion donne lieu à l\'établissement d\'un procès-verbal de réunion : le PV de RCA.

Le PV de RCA, entre autres, fixe la liste des opérations programmées ainsi que leur montant estimatif par budget opérationnel de programme (BOP) sur la base des ressources accordées.

Ce PV est diffusé, sous timbre ComBdD, aux formations et organismes de la BdD, mais également à l\'état-major de soutien défense (EMSD), à l\'établissement du service d\'infrastructure de la défense (ESID) (portion centrale) au centre de pilotage de commandement du soutien (CPCS) ainsi qu\'aux états-majors, directions et services concernés. Il est détenu par les formations et sert de référence pour le suivi des opérations.

5. Contenu du procès-verbal de la réunion de concertation annuelle.

Le contenu de ce procès-verbal est défini par l\'annexe II. du modèle de contrat de service annexé à la note de référence c) ⁽²⁾, dénommé « liste « socle » des items à développer dans les comptes-rendus de réunions de concertation annuelle ».

Cette annexe est remplacée par le document-type intitulé « procès-verbal de réunion de concertation annuelle » joint à la présente directive.

Ce PV comprend quatre parties :

5.1. Présentation générale (cf. tableaux I de l\'annexe II.).

À vocation d\'information générale, cette partie du PV a pour but de présenter l\'environnement général de la BdD :

• le schéma directeur immobilier de base de défense (grandes orientations) ;

• les préoccupations majeures de la BdD et du SID en matière d\'infrastructure (adaptations capacitaires mais également maintien en condition, effectifs, crédits, etc.).

5.2. Patrimoine (cf. tableaux II de l\'annexe II.).

À vocation d\'information générale, cette partie du PV a pour objectif de synthétiser l\'état du patrimoine : 

• en termes d\'évolution des surfaces, par emprise, en vue de vérifier la cohérence des actions avec les orientations du SDIBdD ;

• en termes d\'état des infrastructures, par l\'intermédiaire des cartographies par macro-type d\'ouvrage, selon la vision initiée par la PF REM.

5.3. Maintien en condition (cf. tableau III de l\'annexe II.).

Si les parties précédentes ont un objectif d\'information générale, ce chapitre a pour objectif de dresser de façon détaillée les moyens accordés au maintien en condition.

Ainsi, il aborde :

• les effectifs consacrés ;

• le bilan des travaux réalisés au cours de l\'année écoulée ;

• la programmation définitive des opérations de maintenance MCI/MCO que le ComBdD a arrêtée, ainsi que leur ordre de priorité.

Afin de permettre une exploitation de ces tableaux par l\'ensemble des parties prenantes, il est indispensable de fiabiliser la saisie en utilisant les menus déroulants.

De plus, ces tableaux doivent permettre de procéder aisément aux requêtes minimales suivantes (lesquelles sont demandées en cours d\'année et à l\'issue de l\'exercice budgétaire) : montant des opérations de MCI et de MCO, montant par bénéficiaire.

Enfin, l\'existence des deux colonnes « estimation » et « engagés » permet d\'assurer un suivi financier rapide des opérations et de cibler les éventuels reliquats disponibles en cours d\'année, reliquats dont l\'utilisation doit également être soumise à la validation du ComBdD (possibilité de créer, dès le début de gestion, des opérations de substitution afin de ne pas ralentir le rythme des travaux).

5.4. Point de situation des opérations individualisées (cf. tableaux IV de l\'annexe II.).

Ces tableaux sont extraits du tableau général utilisé pour le PEAE et la programmation pluriannuelle. Ils ont pour objet d\'informer le COMBdD de l\'état d\'avancement des opérations individualisées (TO, NTO, ML) et de la programmation.

Si certaines annexes supplémentaires sont jugées utiles au niveau local, elles peuvent être ajoutées au PV de RCA signé par le ComBdD. Néanmoins seule la partie correspondant au modèle de PV ci-joint est transmise aux échelons supérieurs [EMSD, ESID, CPCS, armées et directions de services (ADS), état-major des armées/infrastructure (EMA/INFRA) et direction centrale du service d\'infrastructure de la défense (DCSID)].