Le ministre de la défense,

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 23. ;

Vu le décret n° 2005-850 du 27 juillet 2005 relatif aux délégations de signature des membres du Gouvernement ;

Vu l'avis n° 1650453 v 0 du 7 février 2013 ⁽¹⁾ de la commission nationale de l'informatique et des libertés,

Arrête :

Art. 1er.

Il est créé au ministère de la défense, à la direction générale de l'armement, un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « TOCATA » mis en œuvre par la sous-direction des systèmes d'information et dont la finalité est la gestion des activités de la direction technique.

Art. 2.

Les catégories d'information et de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :

• à l'identité des personnels et des prestataires extérieurs ;

• à la vie professionnelle des personnels et des prestataires extérieurs ;

• à la gestion des prestations et production ;

• à la gestion des activités et pointage ;

• à la gestion des achats ;

• à la gestion des stocks ;

• à la gestion technique des moyens ;

• à l'annuaire.

Art. 3.

Les informations et les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées :

• pour les données relatives à l'identité et la vie professionnelle des personnels, jusqu'au départ de l'intéressé, à l'exception des informations relatives au temps passé sur l'activité et au responsable d'affaire qui sont conservés cinq ans et celles relatives au prescripteur d'achat qui sont conservées dix ans ;

• pour les données relatives à l'identité et à la vie professionnelle des prestataires extérieurs, jusqu'à la fin du contrat ou de la notification du départ de l'intéressé par l'employeur ;

• pour les données relatives à la gestion des prestations et production et les données relatives aux achats, dix ans maximum après la clôture de l'acte d'achat, à l'exception des données relatives au suivi de production et des affaires qui sont conservées jusqu'au départ de l'intéressé ;

• pour les données relatives à la gestion des stocks, jusqu'à la cession ou le remplacement du matériel ;

• pour les données relatives à la gestion des horaires et au suivi du temps de travail, dix ans maximum à l'exception des informations relatives à l'activité du travail qui sont conservées un an ;

• pour les données relatives à la gestion des activités, jusqu'à la rupture de tout lien avec le service ;

• pour les données relatives à la gestion des procédures d'achat, dix ans maximum après la clôture de l'acte d'achat, à l'exception des données relatives aux candidats non retenus qui sont conservées cinq ans maximum après la notification du marché et les données relatives aux dossiers contentieux qui sont conservées trois ans maximum après la dernière décision de justice.

Les données relatives au suivi des actions de contrôle de gestion et de qualité sont conservées trois ans maximum après la clôture de l'acte d'achat :

• pour les données relatives à la gestion et à la comptabilité des matériels, jusqu'à la cession ou le remplacement du matériel, à l'exception des données relatives à la comptabilité qui sont conservées cinq ans et celles relatives au registre des procès-verbaux qui sont conservées vingt ans ;

• pour les données relatives à l'annuaire, jusqu'au départ de l'intéressé.

Art. 4.

Les destinataires des informations et des données à caractère personnel sont, en fonction de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître :

• les autorités hiérarchiques ;

• les contrôleurs de gestion ;

• les personnels chargés de la gestion des ressources humaines ;

• les gestionnaires et administrateurs de l'application ;

• les responsables de projet de prestation ;

• les prestataires extérieurs ;

• les acheteurs.

Art. 5.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39. et 40. de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès de la direction générale de l'armement, sous-direction des systèmes d'information, service central de la modernisation et de la qualité, 16 bis avenue Prieur de la Côte d'Or, 94114 Arcueil.

Art. 6.

Le sous-directeur des systèmes d'information est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sera publié au Bulletin officiel des armées.