La présente instruction a pour objet de définir les dispositions d'ordre administratif et comptable applicables à l'occasion de l'organisation de manifestation sur les bases aériennes ou dans les organismes assimilés ⁽¹⁾ à l'initiative de ceux-ci ou d'associations ou amicales régies par la loi du 1er juillet 1901⁽²⁾ modifiée.

1. Type de manifestations susceptibles d'être organisées.

Les manifestations peuvent être classées en deux grandes catégories :

1.1.

Celles organisées par une base aérienne ou l'une de ses unités ou services à l'initiative et sous la responsabilité exclusive de l'autorité militaire et pouvant faire appel :

• à la seule clientèle des militaires ⁽³⁾ et de leur famille (bals, soirées dansantes, arbres de noël…) ;

• à une clientèle civile (soirées dansantes sur invitations…) ;

• à un large public (journée des bases, manifestations aériennes, expositions, fêtes de tradition…).

1.2.

Celles organisées par des associations ou amicales régies par la loi du 1er juillet 1901 modifiée (AEA, AEMA, clubs sportifs et artistiques de la défense nationale, association des médaillés militaires…) auxquelles les bases aériennes prêtent leur concours et pouvant faire appel :

• à une clientèle militaire ou civile (soirée dansante sur invitations, journées des familles…) ;

• à un large public (bals, fêtes de tradition, kermesse, expositions, rencontres sportives, meetings aériens…).

2. Dispositions relatives aux manifestations organisées par une base aérienne ou l'une de ses unités ou services.

2.1. Autorités habilitées à autoriser l'organisation des manifestations.

Toutes les manifestations organisées par une base aérienne doivent être expressément autorisées par les autorités compétentes :

• celles prévues par l'instruction n^o 1096/EMAA/3/OP du 4 mars 1970 abrogée le 14 mai 1997, BOC, p. 2671. (BOC/A, p. 253) pour toutes les manifestations aériennes et journées des bases ;

• le commandant de base aérienne pour les soirées dansantes, bals, arbres de noël… organisés au profit des militaires et de leur famille ou faisant appel sur invitation à des personnes étrangères à l'armée.

La demande d'autorisation et l'autorisation délivrée doivent indiquer :

• la finalité de la manifestation ;

• l'organisme en assurant le support juridique (cf. 2.2) ;

• la composition du comité d'organisation (cf. 2.3) ;

• le montant de l'avance susceptible d'être consentie par l'organisme support.

2.2. Support juridique.

Toute manifestation organisée sur une base aérienne ou dans un organisme militaire et comportant des opérations de caractère commercial même sans bénéfice, doit recevoir un support juridique.

Celui-ci peut être fourni par :

• le foyer de l'air ;

• un mess cadres ou le cercle de l'air, lorsqu'il en existe un dans la garnison, pour les manifestations organisées au profit exclusif des cadres.

2.3. Organisation.

Il appartient au commandant de base de désigner un comité dont chaque membre se verra fixer des responsabilités bien définies dans chaque secteur d'activité de la manifestation.

Ce comité prend en charge l'organisation de toutes les manifestations placées sous la responsabilité exclusive de l'autorité militaire.

Un officier est désigné par le commandant de base pour coordonner les différentes activités du comité.

Le commandant de base doit préciser les services ou organismes de la base appelés à prêter leur concours à l'organisation de la manifestation (foyer, cercle, mess, garage, infirmerie…). Il doit prendre toutes dispositions pour que les ressources dont dispose la base à divers titres (mess, foyer, budget de fonctionnement…) ne soient en aucun cas obérées du fait de cette participation.

L'officier responsable du comité est tenu de se conformer aux dispositions réglementaires relatives :

• aux redevances des droits d'auteurs ⁽⁴⁾ ;

• au versement de la taxe sur la valeur ajoutée pour les prestations servies aux personnes étrangères à l'armée ( inst. 2404 /DEF/DCCA/AG/3 du 05 février 1981 art. 182 ; BOC, p. 1287).

2.4. Responsabilité civile.

Les dommages susceptibles d'être causés à des tiers à l'occasion des manifestations sont couverts dans les conditions suivantes :

2.4.1. Manifestations avec activités aériennes.

Les garanties obligatoires sont celles prévues par l'instruction interministérielle du 24 juin 1964 abrogée le 3 mars 1993, BOC, p. 2642 (BOC, p. 1248).

Toutefois, pour les journées des bases, hormis l'obligation d'assurance prévue pour les baptêmes de l'air [inst. n^o 1096/EMAA/3/OP du 4 mars 1970 abrogée le 14 mai 1997, BOC, p. 2671 (BOC/A, p. 253)], aucune autre assurance n'est à souscrire, l'Etat étant considéré comme son propre assureur.

En ce qui concerne les avions n'appartenant pas à l'Etat qui pourraient être invités à participer à ces manifestations, une assurance particulière devra être souscrite par la base aérienne sauf dans le cas où une attestation d'assurance sera produite par les propriétaires de ces appareils.

2.4.2. Autres manifestations autorisées par le commandant de base.

Une assurance valable pour la durée de la manifestation doit être souscrite par l'organisme support (foyer, mess, cercle). Elle doit couvrir tous les dommages susceptibles d'être causés à des tiers au cas où la responsabilité de l'organisme support viendrait à être recherchée.

L'assurance à souscrire doit comporter notamment les clauses types énumérées à l'annexe I, nonobstant les dispositions contraires que pourraient contenir les formulaires des compagnies d'assurances.

Le montant de la prime d'assurance est remboursée à l'organisme qui l'a avancé sur le bénéfice de la manifestation.

2.5. Comptabilité.

Les manifestations disposant obligatoirement du support juridique d'un organisme ayant une existence réglementaire ou légale, leur comptabilité doit être incorporée dans celle de cet organisme support.

Toutefois, dans un but de simplification et afin de distinguer cette activité occasionnelle des activités normales de l'organisme support, chaque manifestation fait l'objet d'une comptabilité annexe avec ouverture d'un compte d'exploitation particulier.

Les procédures relatives à cette comptabilité et à l'utilisation du compte sont données en annexe II.

2.6. Constitution dans les mess, foyers et cercles d'un « fonds d'action culturelle et sociale » (FACS).

Il est institué au sein des mess cadres, cercles et foyers de l'air un fonds d'action culturelle et sociale.

Les résultats financiers de chaque manifestation sont répartis entre les FACS des divers organismes de la base sur décision du commandant de base.

Lorsqu'une manifestation fait appel à la participation des militaires du rang il est attribué au FACS du foyer une quote-part des bénéfices réalisés.

Cette quote-part ne peut être inférieure à 10 p. 100 de ces bénéfices.

Le fonds d'action culturelle et sociale est suivi dans la comptabilité de chaque organisme suivant les règles fixées en annexe II.

Les fonds d'action culturelle et sociale (FACS) peuvent faire recette des libéralités consenties à ces organismes dans les conditions fixées par l'instruction n^o 1025/DN/DAAJC/CX/2 du 30 décembre 1970 abrogée le 11 octobre 1993, BOC, p. 5434 (BOC/SC, 1971, p. 169).

2.7. Utilisation de l'avoir des fonds d'action culturelle et sociale.

2.7.1. Dépenses pouvant être supportées par les FACS.

Les dépenses suivantes peuvent être supportées par les FACS :

• dépenses résultant d'interventions de caractère social : aide à des personnels en difficulté financière grave, organisation d'arbres de Noël et achat de cadeaux pour les enfants à cette occasion, participation à l'organisation ou aux frais de fonctionnement des crèches ou de garderies d'enfants… ;

• décoration et confort des installations destinées à la détente et aux loisirs du personnel ;

• organisation de visites, conférences, etc. de caractère instructif ou culturel (visites d'usines, de monuments historiques, spectacles « son et lumière »…) ;

• relations publiques au profit de la base…

Cette énumération n'est pas exhaustive.

Les dépenses du FACS de chaque organisme sont en principe effectuées au seul profit des personnels qui leur sont rattachés. Toutefois, le commandant de base ou le président du cercle peut décider après avoir recueilli l'avis des commissions ou conseil d'administration compétents (cf. 2.7.2) la participation d'un FACS à une dépense intéressant plusieurs catégories de personnel (arbre de Noël, visites organisées…).

2.7.2. Autorités habilitées à décider de l'emploi des FACS.

L'avoir des FACS ne peut être utilisé que :

• sur décision du commandant de base après avis :

• pour le FACS d'un mess, de la commission des usagers ;

• pour les FACS du foyer, du conseil d'administration et de la commission consultative ;

• sur décision du président du cercle, après avis du conseil d'administration, pour le FACS du cercle.

Dans les cas d'urgence (octroi d'aide financière dans des cas sociaux graves), le commandant de base ou le président du cercle prend la décision et en informe la commission et le conseil d'administration. Dans tous les autres cas, la commission et le conseil d'administration doivent toujours être consultés, bien que cet avis ne lie pas l'autorité de décision. Mention de l'avis de la commission et du conseil d'administration doit être portée au répertoire des actes administratifs et des délibérations du SRH ou du cercle.

2.8. Surveillance de la comptabilité des manifestations.

La comptabilité des manifestations est vérifiée :

• par l'officier responsable du comité d'organisation de la manifestation pendant et à l'issue de celle-ci ;

• par les autorités chargées respectivement de la surveillance interne, de la surveillance de l'administration intérieure et de la surveillance administrative.

3. Dispositions relatives aux minifestations organisées par des associations ou amicales régies par la loi du 1er juillet 1901 modifiée. (5)

Si la participation des armées est demandée à l'occasion d'une manifestation organisée par une association ou une amicale régie par la loi du 1er juillet 1901 modifiée, il doit être établi une convention entre l'autorité militaire et l'association ou l'amicale.

Cette convention doit s'inspirer des principes et prendre la forme prévue par l'instruction provisoire n^o 3742/MA/DAAJC/AA/2 du 27 janvier 1976 abrogée le 30 octobre 1987, BOC, p. 6140 (BOC, p. 282) relative à la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques.

Elle doit obligatoirement :

• indiquer la quote-part des résultats à verser à la base aérienne au titre de sa participation, le commandant de base décidant de l'affectation de cette somme ;

• stipuler que l'autorité militaire n'a aucune responsabilité dans le fonctionnement, la comptabilité et la reddition des comptes de la manifestation.

Ces associations ou amicales assurent le support juridique de leurs propres manifestations.

Une assurance doit être souscrite par l'organisateur de la manifestation aux frais de l'association ou de l'amicale précisant que la garantie pour les risques aux tiers pourra jouer au profit de l'Etat, du foyer, du mess ou du cercle dans l'hypothèse où la responsabilité de l'Etat ou de ces organismes viendrait à être recherchée à la suite d'un accident ou d'un sinistre.

Les associations et amicales ont la libre disposition, dans le cadre de la loi de 1901 modifiée, des bénéfices réalisés lors d'une manifestation.

Elles peuvent décider, en remerciement de l'aide et des services rendus par l'autorité militaire d'attribuer, en sus de celle prévue par la convention, une somme à tel ou tel organisme de la base prise en recette par cet organisme ou prise en recette au FACS de cet organisme sur décision du commandant de base ou du président du conseil d'administration.

Par dérogation aux prescriptions de l'instruction n^o 1025/DN/DAAJC/CX/2 du 30 décembre 1970 abrogée le 11 octobre 1993, BOC, p. 5434 cette décision vaut acceptation définitive.