ANNEXE I. Annexe.

Les indications suivantes ont pour but de guider les membres de la commission dans l'établissement du règlement intérieur et l'organisation technique de leur bibliothèque.

A) Organisation intérieure.

Discipline. Il est nécessaire d'établir dans chaque bibliothèque un règlement très net, fixant les jours et heures d'ouverture et de fermeture, les heures de communication des ouvrages lus sur place et de ceux emportés à titre de prêt. Dans l'intérêt général, il sera prescrit, en principe, de ne pas fumer dans la salle de lecture, en raison des risques d'incendie (des mesures prises contre ces risques feront l'objet d'une consigne spéciale), d'éviter les conversations à haute voix et, afin de faciliter le travail de chacun, de remettre en place les catalogues, fichiers, journaux périodiques, après les avoir utilisés.

Organisation intérieure. Les ouvrages doivent, en principe, être placés sur les rayons, en suivant l'ordre méthodique du catalogue, par catégories distinctes, et, dans chacune d'elles, en tenant compte du format. Pour éviter des complications, on pourra réduire le format en trois types : in-8°, in-4°, in-folio, en faisant entrer dans le premier, par exemple, tous les ouvrages in-16, in-18, in-32.

Les périodiques seront disposés sur des rayons à part en laissant, à la gauche de chaque collection, la place des acquisitions prochaines. Le même procédé sera avantageusement adopté dans chaque série pour le classement des volumes eux-mêmes.

Enfin, toutes les fois que la chose sera matériellement possible, il est recommandé de ranger les livres, sans dépasser la hauteur de 2,25 m ou 2,50 m, de grosses difficultés provenant toujours du retard ou de la fatigue occasionnés quand il faut aller chercher un livre à l'aide d'un escabeau ou d'une échelle.

Prêt. Le prêt sera largement consenti, à condition toutefois d'obliger les emprunteurs à se conformer strictement à la réglementation qui le régit.

Seront exclus du prêt : les ouvrages rares et précieux, les atlas, les encyclopédies, les dictionnaires, les ouvrages usuels.

La durée du prêt sera limitée à un maximum de quinze jours ou trente jours, avec faculté de renouvellement pour une ou deux périodes équivalentes. Le nombre des livres prêtés ne dépassera pas trois ou quatre volumes.

Tout ouvrage prêté donnera lieu à la signature d'un reçu daté qui rendra l'emprunteur responsable vis-à-vis de la bibliothèque. En cas de perte, il se libérera en remettant un autre volume identique ou en versant une somme d'argent fixée par la commission.

Eventuellement, il pourra être fixé pour le prêt des heures différentes de celles prévues pour la lecture sur place.

Délivrance des ouvrages. C'est le bibliothécaire qui doit donner communication des ouvrages aux lecteurs. La prise directe des volumes sur les rayons par l'intéressé présente de graves inconvénients et doit, en tout cas, être limitée aux seuls ouvrages lus sur place.

Pour ne pas attendre, les lecteurs pourront, dès la veille, indiquer les livres qu'ils désirent consulter ou emporter le lendemain.

Il sera bon d'établir mensuellement une liste des nouveautés acquises et de laisser à la disposition des lecteurs un registre où ils pourront inscrire les volumes dont ils souhaiteraient l'achat.

Journaux et périodiques. Des mesures rigoureuses seront prises pour éviter les pertes de journaux et de périodiques. Une règle fondamentale est à observer : aucune revue ne doit être prêtée en numéro séparé ; il faut attendre qu'un certain nombre de livraisons aient été reliées en un volume, et encore sera-t-il sage d'écourter la durée du prêt. En outre, on assurera, d'une façon attentive, la formation des collections de chaque journal ou de chaque revue en réclamant les numéros signalés manquants, dès la parution des suivants.

Reliure. Périodiquement, chaque mois, par exemple, il faut préparer un lot pour la reliure, en commençant par les livres d'une certaine valeur qu'il y a intérêt à ne pas laisser détériorer, par les périodiques, les volumes faisant partie d'une collection, les suites, etc.

Règlements. Mouvement de la bibliothèque. Rapport annuel. Des récolements partiels seront entrepris aussi souvent que possible, notamment à l'occasion de la réclamation des ouvrages prêtés. Chaque mois, on pourra établir une fiche, indiquant le mouvement de la bibliothèque (nombre approximatif de lecteurs, d'emprunteurs, moyenne journalière, observations particulières). Ces fiches serviront à rédiger, en fin d'année, un rapport d'ensemble qui fera ressortir l'activité, les progrès et les besoins du dépôt.

B) Enregistrement et rédaction du catalogue.

Registre d'entrée. Tout livre entrant à la bibliothèque doit être inscrit avec un numéro d'ordre dans un registre d'entrée, qui peut également servir de catalogue méthodique.

Ce registre doit être tenu avec soin. Les ouvrages y sont classés par catégories, avec indication de leur date d'entrée, de leur provenance (don, achat), de leur format, et, éventuellement, de leur date et raison de sortie (cession, perte, réforme...).

Il est ainsi divisé :

• A.  Sciences, art et histoire militaires.

• B.  Marine et colonies.

• C.  Sciences mathématiques, physiques, naturelles et médicales.

• D.  Sciences historiques et géographiques.

• E.  Sciences philosophiques, législatives et politiques.

• F.  Sciences économiques, administratives ; travaux publics.

• G.  Beaux-arts (revues littéraires) ; arts et métiers.

• H.  Littérature.

• I.  Cartes et plans.

• J.  Plans en reliefs.

Des sous-séries pourront être constituées dans chacune de ces grandes divisions : Ex. : A¹ Tactique, A⁸ Histoire de la guerre 1914-1918... Les ouvrages en langues étrangères sont inscrits dans l'une de ces séries ou sous-séries, suivant le sujet dont ils traitent.

Fichiers. Ce registre, si utile, est à lui seul insuffisant comme instrument de recherche ; il est indispensable de le compléter par des fichiers.

a) On aura d'abord un fichier alphabétique par noms d'auteurs et les fiches enfermées dans des boîtes spéciales devront se conformer, autant que possible, au modèle 1 ci-après.

Figure MODELE 1. 

Les dimensions de ces fiches ne peuvent être fixées d'une façon stricte. Les dimensions de 13 cm haut, 10 cm large, ou se rapprochant de ces chiffres, semblent particulièrement recommandables. Si la chose est possible, des fiches perforées par le bas et retenues dans la boîte par une tringle sont à adopter de préférence à d'autres car elles évitent des pertes et des dérangements regrettables.

Si le nom d'auteur n'est pas connu, on classera la fiche au premier mot du titre et l'on formera ainsi un fichier à part d'anonymes. Si, par contre, le nom de l'auteur est simplement supposé, on le fait figurer entre crochets [ ].

Enfin, s'il y a plusieurs auteurs, une fiche sera établie au nom de chacun d'eux. Si l'ouvrage est en langue étrangère et a été traduit, on fait figurer cette mention sur la fiche au nom de l'auteur et une seconde est rédigée au nom du traducteur.

b) Fichiers par mots typiques. Il est intéressant de créer un fichier par mots typiques, en dégageant du titre d'un ouvrage le ou les mots les plus expressifs du sujet qu'il traite ou en se pénétrant de son esprit général. Exemple : dans une étude sur les batailles de la Marne, c'est le mot Marne qui sera mis en vedette. La fiche pourra être rédigée conformément au modèle 2 suivant.

Figure MODELE 2. 

Les dimensions des fiches pourront être identiques à celles du modèle 1 ; l'essentiel est de les mettre dans des boîtes à part et bien séparées des précédentes, afin d'éviter toute confusion et tout enchevêtrement. Dans des cas un peu compliqués, il sera nécessaire de faire 2, 3 et jusqu'à 4 fiches, pour chacun des mots typiques qui paraîtront importants.

c) Fichiers par matières ou sujets déterminés. Sous un même mot de matières, on note toute la bibliographie s'y rapportant, aussi bien les ouvrages que les revues, journaux et périodiques. Il y a aussi intérêt, dans ce cas, à prendre des fiches assez larges et d'une hauteur convenable, par exemple : 13/13 cm (Figure MODELE 3.ci-dessous) et à laisser un blanc à la suite des diverses catégories d'ouvrages et de revues, de façon à pouvoir, par la suite, en intercaler d'autres.

Figure MODELE 3. 

Conclusion.

Ces indications sont assez générales et assez souples pour permettre à chaque commission, suivant sa situation particulière, de les appliquer au moins dans les grandes lignes. Les bibliothèques doivent chercher, avant tout, à assurer, avec intelligence et méthode, la conservation et l'accroissement de leurs collections, et, par des procédés de classement simples et pratiques, à en faciliter aux lecteurs la connaissance et la consultation rapide.