1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

1.1. But de l'instruction.

La présente instruction a pour but de définir les modalités pratiques à mettre en œuvre en vue d'accepter des matériels et des rechanges traités au titre du soutien différé par les formations chargées du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestre (MCO-T) afin de reconstituer les stocks de biens disponibles au sens des statuts de gestion logistique.

1.2. Champ d'application.

Les dispositions définies par la présente instruction s'appliquent aux travaux effectués au titre du contrat de prestation de services relatif aux opérations de maintenance des matériels complets et des rechanges réparables par le service de la maintenance industrielle terrestre (SMITer) ⁽¹⁾, au profit des maîtrises d'ouvrage ayant délégué le maintien en condition opérationnel de leurs matériels terrestres à la structure intégrée de maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT).

Ces travaux font l'objet d'une typologie partagée entre la SIMMT et le SMITer et incluse dans le contrat.

Sauf dispositions particulières, sont exclues du champ d'application de la présente instruction les activités de réparation, de valorisation et d'entretien réalisées sur les matériels en exploitation.

Sauf dispositions particulières, sont également exclues du champ d'application de la présente instruction, les lignes du contrat réservées SMITer ainsi que les études, la formation et les opérations d'élimination et de dépollution.

Le champ d'application de la présente instruction peut être élargi si besoin aux autres organismes du MCO-T. Les dispositions définies dans la présente instruction, adaptées si nécessaire, sont alors précisées dans le contrat.

1.3. Acceptation et assurance qualité.

L'acceptation est l'étape finale du processus de traitement. Elle traduit la conformité du produit, matériel complet ou rechange réparable, aux exigences spécifiées et/ou de sécurité.

Au sein du système de management de la qualité déployé dans la formation, le chef de corps détermine et met en place l'organisation et les dispositions de l'assurance qualité. Celles-ci garantissent la mise en œuvre conjuguée des moyens, des méthodes de traitement, des opérations de contrôle et la maîtrise du produit non-conforme conformément aux exigences de la norme ISO 9001 version actualisée.

1.4. Autorité habilitée à prononcer l'acceptation.

Le prononcé de l'acceptation relève de la responsabilité du chef de corps de la formation du matériel (FMAT) sous réserve que ses ateliers chargés des opérations de traitement ne fassent pas l'objet d'écarts majeurs au sens de la norme ISO 9001. Si tel est le cas, l'état-major-SMITer (EM-SMITer) peut prendre éventuellement les mesures transitoires adaptées pour s'assurer de la qualité des produits traités.

Le chef de corps peut déléguer sa responsabilité au chef du bureau maintenance soutien (BMS) ou du bureau maintenance opération instruction (BMOI) voire au commandant du détachement du matériel ayant en charge les opérations de traitement. Cette délégation fait l'objet d'une décision et ne peut être subdéléguée. Elle est mentionnée au registre des actes administratifs et une copie est adressée à l'EM-SMITer.

Les opérations réalisées au profit d'un organisme extérieur à l'armée de terre [direction générale de l'armement (DGA), industrie privée, autres armées, etc.] font l'objet de modalités particulières traitées au point 2.2.2.

1.5. Contrôle du processus d'acceptation.

Le contrôle de l'organisation mise en place pour l'acceptation des matériels et des rechanges peut être exercé par le chef de corps, assisté de son bureau qualité, l'EM-SMITer lors de ses visites de contrôle interne ou d'audit, l'organisme de certification lors de ses audits ou la SIMMT lors des audits d'évaluation du système de management de la qualité dans le cadre de l'assurance qualité des fournitures (AQF).

2. MODALITÉS PRATIQUES.

2.1. Procédure générale.

La procédure d'acceptation est conduite selon :

• des règles applicables à tous les matériels et rechanges, décrites aux points 2.2. et 2.3. ;

• des prescriptions techniques spécifiques à un type de produit et explicitées au point 2.4.

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2.2. Règles d'acceptation.

2.2.1. Cas général.

L'acceptation est prononcée par lot dont la taille est définie soit par un responsable désigné par le chef de corps soit par le donneur d'ordre ⁽²⁾.

Le fractionnement de lot, s'il s'avère nécessaire, doit correspondre au rythme souhaité de livraison.

Préalablement à l'acceptation, la qualité du produit doit être vérifiée :

• en fin de traitement, par une opération pratiquée sur le produit lui-même. Celle-ci doit permettre de mesurer les performances et de constater la réalisation des exigences formulées ;

• et/ou au cours du processus de traitement par le personnel de la production œuvrant sur chaîne (autocontrôle) ou hors chaîne par du personnel qualifié. Si le contrôle sur chaîne est le seul mode de vérification, l'organisme est en mesure de prouver formellement la maîtrise et l'amélioration continue du dispositif d'assurance qualité mis en œuvre dans les ateliers de production. Le bureau qualité de la formation vérifie, lors des audits internes, l'efficacité des dispositions de contrôle et d'exécution du processus de traitement. Dans la négative, un contrôle en fin de traitement s'impose.

Lorsque l'acceptation peut être prononcée, le responsable des ateliers fait établir le procès-verbal d'acceptation auquel sont jointes les pièces justifiant la conformité du produit en vue de la présentation à l'autorité habilitée.

2.2.1.1. Le contrôle final d'acceptation.

Le contrôle final d'acceptation peut être effectué sur la totalité du lot ou par sondage à l'exception des matériels ou des rechanges essentiels pour la sécurité pour lesquels un contrôle exhaustif est imposé. Il intervient soit sur le lot complet soit sur chaque fraction de lot.

2.2.1.2. Contrôle par sondage.

Le nombre minimal de matériels à vérifier dans un contrôle par sondage est fonction de l'importance du lot ou de la fraction de lot présenté à l'acceptation. Le tableau ci-joint donne les proportions à respecter :

IMPORTANCE DU LOT OU DE LA FRACTION DE LOT.	NOMBRE MINIMAL DE MATÉRIELS TESTÉS.
≤ 10	1
≤ 30	2
≤ 80	3
≤ 150	4
≤ 200	5
≤ 300	6
> 300	7

2.2.1.3. Gestion des lots présentant des non-conformités.

Lorsque le contrôle fait apparaître une ou plusieurs non-conformités ⁽³⁾ :

• mineures, le lot peut être accepté par une dérogation émise par le bureau qualité jointe au procès-verbal d'acceptation ;

• majeures, le lot est soit :

• accepté par dérogation après avis du donneur d'ordre si les défauts ne peuvent être corrigés ;

• ajourné, s'il apparaît que les non-conformités peuvent être corrigées par une opération technique du ressort de la formation chargée du traitement ; après correction, le lot doit alors faire obligatoirement l'objet d'une nouvelle procédure d'acceptation ;

• refusé, dans tous les autres cas ;

• critiques, le lot doit être vérifié en totalité et faire l'objet d'une nouvelle procédure d'acceptation après la mise en œuvre d'une action corrective.

2.2.1.4. Les mesures dérogatoires à la configuration appliquée.

Toute production peut faire l'objet de mesures dérogatoires de la part du donneur d'ordre dans le but de mettre rapidement à disposition du client un matériel qui n'est pas totalement conforme à la configuration appliquée ⁽⁴⁾. Dans son expression du besoin, le donneur d'ordre doit alors préciser si possible les mesures dérogatoires acceptables concernant les lots à traiter, à défaut le SMITer définit un standard. Sont exclues de cette mesure toutes décisions touchant aux organes de sécurité.

À l'issue des travaux, un document listant l'état des produits par rapport aux dérogations à la configuration appliquée est inséré dans le dossier d'acceptation afin de garantir la traçabilité de l'état des matériels ou rechanges.

2.2.1.5. Information des utilisateurs.

Lorsque des dérogations pour des défauts majeurs sont acceptées ou résultent de décisions imposées par le donneur d'ordre, l'utilisateur doit être informé. Si le matériel dispose d'un document de suivi, carnet de véhicule par exemple, l'information relative à la dérogation doit y être insérée.

2.2.2. Cas des travaux réalisés au profit d'un organisme extérieur à l'armée de terre.

Les modalités d'acceptation des travaux effectués au profit d'un organisme extérieur à l'armée de terre sont, en règle générale, définies par un contrat ou un protocole.

Lorsque les dispositions du contrat ou protocole prévoient de confier cette acceptation à un autre organisme que le prestataire, régiment du matériel (RMAT) ou base de soutien du matériel (BSMAT), ce dernier doit être destinataire d'un exemplaire du procès-verbal d'acceptation.

Dans le cas contraire, l'acceptation doit être assurée par le RMAT ou la BSMAT, selon les dispositions de la présente instruction.

Si les opérations de contrôle et d'acceptation du ressort de l'organisme extérieur ne portent pas sur la totalité des travaux, un procès-verbal d'acceptation complémentaire devra être établi par la formation de maintenance.

Quand des défauts sont relevés, ils sont traités selon les termes du contrat ou du protocole. Si aucune modalité n'est précisée, le traitement est assuré conformément aux dispositions du point 2.2.1.

2.3. Procès-verbal.

La garantie de conformité des produits est attestée par un procès-verbal d'acceptation dont le modèle figure en annexe I.

2.3.1. Enregistrements des procès-verbaux d'acceptation.

Un registre, de forme libre, est ouvert et mis à jour par le responsable qualité de chaque formation.

Les procès-verbaux sont enregistrés selon une liste unique et annuelle.

Le registre est arrêté en fin d'année et visé par le chef de corps de la formation.

2.3.2. Conservation des procès-verbaux.

Sauf règles particulières spécifiées au sein du système de management qualité du SMITer, le procès-verbal est archivé sur le site de production de la formation ayant effectué le traitement pendant un délai de cinq ans au minimum et au delà si nécessaire (décision locale, de l'EM-SMITer ou du donneur d'ordre). Les procès-verbaux relatifs aux travaux objet du point 2.2.2. ou leur copie en cas de remise des originaux sont conservés dans les mêmes conditions.

2.3.3. Traitement par plusieurs formations.

Lorsque plusieurs formations interviennent dans le traitement d'un matériel, il est procédé par chacune d'elles à l'acceptation de la partie qu'elle traite. Les procès-verbaux correspondants aux différents éléments sont transmis à la formation chargée de l'assemblage. Cette dernière prononce l'acceptation finale au vu de l'ensemble des procès-verbaux qui lui ont été transmis et des vérifications du matériel assemblé.

2.3.4. Traitement en réparation dans l'industrie privée.

Tout article traité en réparation dans l'industrie privée (RIP) dans le cadre du contrat SIMMT-SMITer doit faire l'objet d'un document attestant de sa conformité au besoin exprimé. Ce document est intégré au procès-verbal d'acceptation. En conséquence, les activités nécessitant un traitement en RIP et les dispositions prises pour s'assurer de la conformité du produit sont identifiées dans le plan qualité produit.

2.4. Plan qualité produit.

2.4.1. But du plan qualité produit.

Le plan qualité a pour finalité de démontrer et de garantir la maitrise de la production (respect du point 7.5 de la norme ISO 9001 version actualisée) sur la base des documents qui permettent de prononcer l'acceptation. Les enregistrements listés dans le plan qualité doivent permettre de prendre les mesures adaptées (reprise ou non des articles traités par exemple) en cas d'anomalie constatée (équipement de contrôle défaillant par exemple) et/ou de faire évoluer les opérations de contrôle si besoin.

2.4.2. Condition de réalisation d'un plan qualité produit.

Pour chaque ligne du contrat SIMMT-SMITer entrant dans le champ d'application, la formation de maintenance établit, en liaison avec la section technique de marque (STM) compétente si nécessaire, un dossier de prescriptions techniques ou plan qualité produit, vérifié par son bureau qualité et validé par un responsable : le chef du BMS, du BMOI ou le commandant du détachement. Pour les matériels complets, la formation s'appuie le cas échéant sur la fiche produit du parc élaborée conjointement entre la SIMMT et le SMITer afin de tenir compte du niveau d'exigence prévu.

Dans l'éventualité du traitement d'une ligne du contrat par plusieurs formations de maintenance, l'EM-SMITer désigne une formation pilote pour réaliser le plan qualité produit et s'assure de la cohérence de son contenu qui pourra être ensuite ajusté par les autres formations selon la disponibilité de leurs moyens.

2.4.3. Contenu et évolution du plan qualité produit.

Le contenu et les modalités de réalisation du plan qualité produit sont précisés en annexe III. Outre ces prescriptions générales dont l'application doit être vérifiée préalablement à l'acceptation, le plan qualité produit peut comporter des prescriptions particulières fixant le détail des performances minimales à obtenir et les moyens prévus pour les contrôler.

Les différentes versions sont indicées et conservées.

2.4.4. Mesures dérogatoires à la réalisation d'un plan qualité produit.

Dans le cas d'une urgence avérée, d'un traitement ponctuel ou d'une première série, si les délais impartis pour réaliser le plan qualité produit sont contraints, celui-ci doit contenir a minima :

• le listing des documents utilisés sur le site ;

• les formulaires prévus pour assurer la traçabilité des contrôles ;

• la référence des équipements de contrôle spécifiques ;

• le marquage prévu pour identifier les produits après leur traitement.

Concernant les RMAT qui ne disposent pas d'un bureau méthode, l'EM-SMITer peut déroger au contenu défini dans le tableau en annexe sous réserve de respecter le minima ci-dessus.

2.5. Prise en charge des matériels traités.

Les documents réglementaires de prise en charge des matériels traités sont établis dès que l'acceptation est prononcée. En cas d'urgence, le matériel peut-être libéré sans attendre la signature de l'autorité sous réserve qu'un minimum de traçabilité même temporaire soit assurée.

3. TEXTE ABROGÉ.

L'instruction n° 3501/DEF/DCMAT/SDO/BQIP/SQA du 6 février 2002 modifiée, relative aux conditions d'acceptation des matériels et munitions traités au titre du contrat de soutien central par les régiments et les bases de soutien du matériel de l'armée de terre est abrogée.