Préambule.

Cette circulaire définit les modalités du déroulement des cours par correspondance préparant aux épreuves d'admissibilité aux concours :

• des officiers d'active des écoles d'armes (OAEA) ;

• des officiers d'active des écoles des services (OAES) ;

• d'accès à l'école militaire interarmes sur épreuves (EMIA) au titre du recrutement interne dans :

  • le corps des officiers des armes (COA) ;

  • le corps des officiers spécialistes de l'armée de terre (COSAT) (ex CTA/SD).

La préparation aux concours OAEA et OAES est identique. Dans le texte, elle est identifiée sous le vocable « OAEA/OAES ».

La préparation aux concours d'entrée à l'EMIA au titre des recrutements internes dans le COA ou dans le COSAT est identique. Dans le texte, elle est identifiée sous le vocable « concours semi-direct sur épreuves ».

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1. DISPOSITIONS COMMUNES À LA PRÉPARATION AUX CONCOURS.

1.1. Organisation des cours par correspondance.

Les listes des candidats de l'armée de terre autorisés à s'inscrire aux cours par correspondance sont établies par la direction des ressources humaines de l'armée de terre, bureau de coordination des carrières et de la mobilité (DRHAT/BCM), sur la base des conditions d'inscription aux concours énoncées dans les décrets de références.

Agissant sous l'autorité de la direction des ressources humaines de l'armée de terre, sous-direction de la formation (DRHAT/SDF), l'école nationale des sous-officiers d'active (ENSOA) est chargée du suivi de la préparation et de la gestion individuelle des préparants.

Au reçu des listes établies par la DRHAT/BCM, l'ENSOA inscrit tous les candidats auprès de l'organisme retenu pour dispenser les cours de préparation, pour l'ensemble des épreuves d'admissibilité des différents concours.

Une copie de la liste des candidats inscrits aux différentes préparations est transmise à la DRH-AT/SDF.

1.2. Déroulement de la préparation.

1.2.1. Envoi préliminaire.

Avant l'envoi des premiers devoirs, l'organisme retenu pour dispenser la préparation, adresse à chaque candidat une correspondance qui détaille dans un court fascicule dénommé « guide du candidat et de l'officier-guide », les conseils d'organisation, le calendrier, le mode de fonctionnement du cours par correspondance, les coordonnées de l'ENSOA.

1.2.2. Cycle de préparation.

Les cycles de préparation relatifs aux concours OAEA/OAES et au concours semi-direct sur épreuves font l'objet des annexes I. et II.

1.2.3. Composition des envois.

La documentation est constituée de six dossiers comprenant chacun :

• le cours ;

• les sujets de devoirs (en principe un par matière).

1.2.4. Envoi des cours et devoirs aux candidats.

Afin de permettre aux candidats d'organiser au mieux leur préparation, les cours et devoirs sont conditionnés en quatre envois, qui leur sont directement adressés, à l'exception des devoirs dits « concours blanc » qui sont expédiés :

• en mode décentralisé, à l'officier-guide de la formation d'emploi des candidats ;

• en mode centralisé, sous couvert de la société prestataire, si cette épreuve est effectuée lors d'une période d'enseignement dirigé (PED) pour le concours semi-direct sur épreuves.

Le calendrier relatif à l'envoi des cours et devoirs pour chaque préparation est joint à l'envoi préliminaire dénommé « guide du candidat et de l'officier-guide ». Le guide et le calendrier sont également mis en ligne sur le site de l'ENSOA/préparations aux examens/concours internes officiers/doc concours officiers et/calendrier.

Les dossiers sont également adressés à la DRHAT/SDF à Tours, à la DRHAT/SDR/bureau concours à Vincennes, à l'ENSOA et aux écoles de Saint-Cyr Coëtquidan (ESCC).

1.2.5. Envoi des devoirs à la correction.

Les devoirs doivent être renvoyés à la correction par les candidats à l'adresse précisée dans le guide du candidat et de l'officier-guide, en respectant scrupuleusement les dates limites d'envoi (cachet de la poste faisant foi) indiquées dans le calendrier qui est joint au guide du candidat et de l'officier-guide.

1.2.6. Renvoi des devoirs corrigés.

L'organisme chargé de la préparation :

• envoie aux candidats, les corrigés-types avec la copie corrigée ;

• met sur son site :

  • pour les candidats : les notes obtenues ;

  • pour les officiers-guides : le relevé de notes des candidats qui leur sont rattachés, aux dates indiquées dans le calendrier.

L'organisme met en ligne les corrigés-types sur son site, trois jours après la date limite d'envoi des devoirs.

1.2.7. Concours blanc.

Chaque préparation comporte un concours blanc. Il est organisé de la manière suivante :

• concours OAEA/OAES par la formation d'appartenance du candidat ;

• concours semi-direct sur épreuves au cours d'une période d'enseignement dirigé (PED). Les candidats ne pouvant participer à la PED réaliseront le concours blanc sous la responsabilité de leur formation d'appartenance [sujets papier reçus par l'officier-guide et téléchargeables sur le site du centre national d'enseignement à distance (CNED) juste avant l'épreuve].

Les modalités d'envoi des devoirs constituant le concours blanc sont précisées au point 1.2.4.

Lors du déroulement de l'épreuve, il est important que les candidats soient placés dans les conditions réelles du concours.

Les formations doivent anticiper l'éventuelle position isolée de leurs candidats (projection, congé pour maladie, retour d'outre-mer en attente d'affectation, etc.). Dans ce cas, la formation d'origine prendra contact avec la formation la plus proche de la résidence de l'intéressé (message avec copie à l'ENSOA) en lui demandant d'organiser à son profit l'épreuve du concours blanc. À cette fin, il fournira à la formation d'accueil les copies de composition contenues dans le dossier de l'officier-guide.

2. SUIVI DES CANDIDATS.

2.1. Ponctualité et assiduité.

Le respect des dates fixées dans le calendrier pour l'envoi des devoirs est impératif.

Cependant, si un candidat n'est pas en mesure de respecter les échéances pour des raisons exceptionnelles, un délai supplémentaire peut lui être accordé, sur demande du commandant de la formation administrative adressée par message à l'ENSOA.

Si un devoir n'a pu être effectué, l'ENSOA doit en être informée selon la même procédure.

2.2. Radiation et désistement.

2.2.1. Radiation.

Les radiations peuvent être prononcées par l'ENSOA après décision de la DRHAT/SDF en cas de manque d'assiduité (retard dans les envois, non envoi de devoirs, devoirs incomplets et plagiat) et pour la préparation au concours semi-direct sur épreuves, d'absence à la PED n° 1 non justifiée par le commandement.

La date des décisions de radiation est indiquée dans les annexes spécifiques des différents concours. Elle est rappelée dans le calendrier de la préparation joint au guide du candidat. L'ENSOA adressera aux formations concernées, à l'organisme retenu pour dispenser la préparation, à la DRHAT/SDF et à la DRHAT/BCM, la liste nominative des candidats radiés.

La radiation entraîne l'arrêt de l'envoi des cours et devoirs et interdit la participation à la PED n° 2 (concours semi-direct sur épreuves) ainsi que l'accès à la plateforme internet de la société prestataire.

La radiation du cours par correspondance n'exclut pas le candidat du concours. Un candidat radié peut poursuivre la préparation, à ses frais et en entente directe avec la société prestataire.

Toute radiation qui semblerait injustifiée doit faire l'objet, de la part du candidat, d'une demande de réintégration argumentée adressée, sans délai, à l'ENSOA par voie hiérarchique.

2.2.2. Désistement.

Les candidats souhaitant se désister feront connaître leur décision, dans les plus brefs délais, par message (cf. modèle de message en annexe III.) adressé à l'ENSOA avec copie à la DRHAT/BCM et à la DRHAT/SDF.

Les candidats radiés ou qui se sont désistés perdent le bénéfice d'une inscription ultérieure gratuite aux cours par correspondance, quand bien même ils choisiraient une option différente ou une préparation à un autre concours de même niveau de recrutement.

Cependant, tout candidat qui se désiste avant l'envoi des cours et devoirs, conserve la gratuité pour une préparation ultérieure aux cours par correspondance (CPC) sous réserve que le message de désistement soit parvenu à l'ENSOA avant le :

• 12 décembre 2013 pour les concours OAEA/OAES ;

• 18 décembre 2013 pour le concours semi-direct sur épreuves.

2.3. Mutation.

En cas de mutation de candidats inscrits, les commandants de formation administrative informent l'ENSOA, dès réception des ordres de mutation et par message officiel, avec copie au futur organisme d'administration (cf. modèle de message en annexe III.). Le nouvel organisme d'administration adressera à l'ENSOA les coordonnées du nouvel officier-guide.

Les formations dont les candidats sont rapatriés d'outre-mer et placés en congé de fin de campagne doivent signaler par message officiel à l'ENSOA et à leur nouvelle formation d'affectation leur adresse de repli, dès que ces éléments sont en leur possession. S'ils sont mutés avant la date du concours blanc (à préciser sur le message), les commandants de formation doivent veiller à ce que toutes les dispositions soient prises pour leur permettre de passer cette épreuve dans de bonnes conditions (accord d'une formation en métropole, envoi à cette formation d'accueil des sujets et copies d'examen).

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2.4. Changement d'option.

Un changement d'option ne peut être autorisé par l'ENSOA que dans la mesure où il intervient au moins deux jours avant l'expédition du premier envoi (date du message officiel faisant foi). La demande est à faire par message (action : ENSOA - info : DRHAT/BCM/CAR).

Une fois le cycle de préparation entamé, aucun changement d'option ne sera accepté.

3. DISPOSITIONS DIVERSES.

3.1. Inscription au concours.

Le candidat inscrit aux cours par correspondance n'est pas pour autant inscrit au concours. La demande d'inscription au concours doit être adressée à la direction des ressources humaines de l'armée de terre, bureau de gestion du candidat (DRHAT/BG) conformément au calendrier spécifique à chaque concours fixé par la DRHAT.

3.2. Financement de la préparation.

3.2.1. Concours des officiers d'active des écoles d'armes et des officiers d'active des écoles des services.

Un candidat ne peut bénéficier que d'une seule préparation gratuite pour les concours de recrutements semi-directs tardifs (OAEA et OAES) quel que soit le concours choisi.

3.2.2. Concours semi-direct sur épreuves (au titre du corps des officiers des armes ou du corps des officiers spécialistes de l'armée de terre.

Un candidat ne peut bénéficier que d'une seule préparation gratuite pour les concours semi-directs sur épreuves (COA ou COSAT) quels que soient le concours ou l'option choisis.

Toutefois, en raison de la nouvelle contexture du concours d'accès au COSAT pour 2015, les candidats ayant déjà bénéficié, à titre gratuit, d'une inscription aux cours par correspondance de préparation au concours CTA/SD, pourront bénéficier, à titre exceptionnel, d'une nouvelle inscription à titre gratuit pour la préparation au concours semi-direct sur épreuves (voie COSAT). Les demandes d'inscription devront impérativement parvenir aux bureaux de gestion des candidats avant le 20 décembre 2013 terme de rigueur.

3.2.3. Préparation à titre onéreux.

Tout candidat a la possibilité de s'inscrire à la préparation par correspondance à titre onéreux directement auprès du centre de préparation. Dans ce cas, il ne bénéficiera pas de l'accès aux périodes d'enseignement dirigé pour la préparation au concours semi-direct sur épreuves. Les coordonnées du centre et la procédure peuvent être demandées à l'ENSOA.

4. RESPONSABILITéS.

4.1. Direction des ressources humaines de l'armée de terre, bureau coordination des carrières et de la mobilité.

La DRHAT/BCM adresse à la DRHAT/SDF et à l'ENSOA la liste nominative des candidats retenus pour la préparation.

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4.2. Direction des ressources humaines de l'armée de terre, sous-direction de la formation.

La DRHAT/SDF est chargée :

• du règlement de tout litige relatif au contenu pédagogique des cours avec l'organisme chargé de la préparation ;

• de la validation du calendrier annuel des cours par correspondance  sur proposition de l'ENSOA ;

• de la gestion du budget ;

• de la planification des PED (concours semi-direct sur épreuves) ;

• de la validation de la liste des candidats radiés.

4.3. École nationale des sous-officiers d'active.

L'ENSOA :

• inscrit les candidats à la préparation par correspondance ;

• assure le suivi administratif des candidats (mutations, désistements, dossiers ou devoirs corrigés non reçus ou avec retard, devoirs renvoyés à la correction hors délais, etc.) ;

• assure l'interface entre la société prestataire et les candidats pour toutes les questions diverses et en cas de besoin avec la DRHAT/SDF ;

• adresse la proposition de la liste des candidats susceptibles d'être radiés à la DRHAT/SDF ;

• notifie les décisions de radiation ;

• adresse à la SDF les éléments permettant la rédaction du bon de commande (nombre de candidats et d'officiers-guides par préparation) ;

• confirme à la SDF les éléments de facturation (nombre de candidats en prenant en compte le nombre de désistements et de radiations, le nombre d'officiers-guides.) ;

• met en ligne sur son site intradef, à l'issue de chaque devoir corrigé, les statistiques récapitulatives des résultats de l'ensemble des candidats afin que chacun d'eux puisse se situer parmi ses pairs ;

• établit la liste des candidats autorisés à participer aux PED (concours semi-direct sur épreuves), transmet cette liste aux ESCC et la met sur le site de l'ENSOA ;

• transmet les consignes relatives à la mise en œuvre du retour d'expérience (RETEX) aux commandants des formations et aux officiers-guides.

4.4. École de Saint-Cyr Coëtquidan.

Les ESCC sont chargées de :

• l'organisation matérielle des PED de la préparation au concours semi-direct sur épreuves, conformément au calendrier fixé par la DRHAT/SDF ;

• de la vérification du contenu des cours et devoirs adressés aux candidats (concours semi-direct sur épreuves et OAEA/OAES) par l'organisme chargé de la préparation.

4.5. Unité d'affectation.

L'unité d'affectation assure le soutien et le suivi du candidat dans sa préparation. À ce titre, ses correspondants sont les suivants :

• pour le règlement des problèmes administratifs (mutations, désistements, dossiers ou devoirs corrigés non reçus ou avec retard, devoirs renvoyés à la correction hors délais, etc.), son seul interlocuteur est l'ENSOA ;

• pour les questions sur le contenu des devoirs ou des conseils pédagogiques, le candidat ou son officier-guide s'adressera à la société prestataire (rubrique tutorat du guide du candidat et de l'officier-guide) puis à l'ENSOA, si nécessaire, qui saisira la DRHAT/SDF.

4.5.1. Le commandant de la formation administrative.

Responsable de la formation de ses cadres et chargé de leur préparation aux examens et concours, il doit :

• s'assurer du respect des prescriptions édictées par cette circulaire ;

• désigner un officier-guide chargé du soutien des candidats pendant toute leur préparation et assurer son remplacement ainsi que le transfert des consignes, en cas de force majeure (relevé de notes, login et mot de passe internet, guide du candidat et de l'officier-guide, sujets concours blanc, etc.) ;

• veiller à l'organisation du concours blanc (selon le type de préparation), dans les conditions du concours soit dans le cas où il ne ferait pas l'objet d'une PED organisée aux ESCC (concours semi-direct sur épreuves) ou soit dans le cas d'une impossibilité majeure qui ne lui permettrait pas de se rendre à la PED.

L'attention du commandement est tout particulièrement appelée sur le fait que l'inscription d'un candidat doit être considérée comme un investissement. À ce titre, il doit veiller au bon déroulement de la préparation.

C'est pourquoi le commandant de la formation administrative doit examiner la pertinence de l'inscription des candidats à la préparation, le soutien apporté par l'officier-guide et entretenir la motivation des candidats.

4.5.2. L'officier-guide.

L'officier-guide, dont le rôle est primordial, est l'interlocuteur direct du commandant de la formation administrative quant au déroulement de la préparation du candidat.

Aux ordres du commandant de la formation administrative, l'officier-guide :

• est chargé de suivre le ou les candidats pour lesquels il a été désigné ;

• veille au bon déroulement de la préparation du ou des candidats et les assiste en cas de besoin ;

• s'assure de l'assiduité des candidats en faisant, notamment, respecter les dates d'envoi des devoirs pour correction en se connectant sur le site de la société prestataire avec ses identifiants de connexion (login et mot de passe) notifiés par lettre en début de préparation ;

• est leur point d'appui et à ce titre doit leur apporter tout le soutien nécessaire tout au long de la préparation ;

• règle toutes les questions administratives (mutations, désistements, dossiers ou devoirs corrigés non reçus ou avec retard, devoirs renvoyés à la correction hors délais, etc.), en rendant compte, par message, à l'ENSOA dans les délais prescrits (avant les échéances de radiations) ;

• s'assure du réacheminement des cours et devoirs pour les candidats placés dans des situations particulières [opérations extérieures (OPEX), stage, hospitalisation, etc.] ;

• assure l'organisation du concours blanc (selon le type de recrutement). Cette épreuve, destinée à placer le candidat dans les conditions du concours, doit se dérouler avec toute la rigueur nécessaire. Une fiche de tâche (annexe IV.) précise les différentes opérations et vérifications à effectuer par l'officier-guide ;

• transmet à l'ENSOA par message ses coordonnées (grade-nom-prénom et adresse mail et intradef) ainsi que celles concernant les candidats qui lui sont rattachés. Son remplaçant éventuel transmettra ses coordonnées s'il est mis en place en cours de préparation (plan annuel de mutation).

L'officier-guide bénéficie d'un accès en ligne sur le site de la société prestataire lui permettant de disposer de la version électronique des conseils pédagogiques et de la documentation adressés aux candidats (cours et devoirs). Il recevra uniquement, sous forme papier :

• le guide du candidat et de l'officier-guide ;

• la confirmation d'inscription ;

• ses identifiants de connexion sur le site du CNED ;

• le tableau récapitulatif des candidats qui lui sont rattachés ;

• les sujets de devoirs des différents concours blancs.

Les officiers-guides doivent consulter sur le site de la société prestataire, les relevés de notes leur permettant de suivre la progression de leur candidat et remédier éventuellement à un défaut de saisie de notes avant les échéances de radiation.

4.5.3. Le candidat.

Il s'inscrit en toute connaissance de cause, ce qui implique :

• réflexion avant le choix de l'option ;

• connaissance du programme du concours ;

• appréciation du volume de travail exigé et donc, de sa disponibilité durant tout le cycle de préparation ;

• respect des échéances.

Au cours de la préparation, il rend compte à son officier-guide, ou à défaut à l'ENSOA, sans délai, de tout retard qui pourrait survenir dans la réception des dossiers ou des difficultés qu'il pourrait rencontrer pour renvoyer, dans les délais, ses devoirs à la correction.

5. Texte abrogé.

La circulaire n° 274301/DEF/RH-AT/CCF/SC/FIO du 10 janvier 2013 relative à la préparation par correspondance aux concours sur épreuves d'accès aux corps des officiers pour l'année 2014 est abrogée au 1^er décembre 2013.

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