PRÉAMBULE.

La qualité des effets et des matériels nécessaires aux personnels et aux unités de l'armée de l'air doit être une des préoccupations essentielles des organismes qui ont la charge de passer et de suivre les marchés du commissariat.

Il ne servirait à rien de prévoir dans les contrats la fourniture d'articles aux caractéristiques ou aux performances parfaitement adaptées aux besoins des utilisateurs, si l'on n'était pas en mesure de s'assurer de la conformité des matériels livrés.

Les tâches correspondantes de contrôle de la qualité doivent donc être conduites avec un souci constant d'efficacité. Le bon renom du commissariat de l'air en dépend.

Les opérations de contrôle ne sauraient être identiques pour tous les articles approvisionnés par le commissariat. Toutefois, leur ensemble doit obéir à un certain nombre de principes communs et s'exercer dans le cadre d'une réglementation administrative s'appliquant indistinctement à toutes les catégories de matériels.

La présente instruction a pour objet de fixer la procédure générale à suivre en matière de contrôle des réalisations du commissariat.

1. Principes.

1.1. Finalités du contrôle.

Les opérations de contrôle ont pour but de s'assurer que les articles livrés au titre d'un contrat sont conformes aux spécifications techniques contractuelles et, à cet égard, il est indispensable que l'action des vérificateurs porte à la fois sur les caractéristiques mesurables et sur les exigences relatives à leur aspect ou au service que l'on attend d'eux ⁽¹⁾.

1.2. Les organes de contrôle.

Pour assurer le contrôle de la qualité des articles, le commissariat dispose d'une organisation comportant :

Le service d'étude et d'approvisionnement du matériel du commissariat, chargé à la fois :

• de mettre au point les techniques de contrôle à utiliser dans le commissariat et de préparer notamment, à l'intention des experts, les documents d'inspection décrivant les opérations de vérification à effectuer, propres à chaque grande catégorie de matériel ;

• de procéder à tous les examens ou analyses demandant le recours à un appareillage particulier ;

• d'effectuer les vérifications « avant et en cours de fabrication » pour les marchés dont il suit l'exécution.

De suivre les articles nouveaux depuis le début de l'étude jusqu'à leur mise en service définitive de manière à veiller à leur adaptation exacte aux besoins en suivant les essais, voire en les provoquant, au cours des opérations de présérie, de série et de distribution. Au cas où la constitution du stock initial nécessite plusieurs marchés successifs un contrôle à posteriori est toujours effectué sur les livraisons des premiers marchés avant d'en passer un nouveau.

Les établissements du commissariat, à qui sont confiées les opérations de contrôle qualitatif et quantitatif, à la livraison des effets ou matériels qu'ils reçoivent ; en outre, leur incombent les opérations de surveillance en usine dans le cas des marchés conclus par les directeurs régionaux du commissariat.

Des officiers de la direction centrale du commissariat de l'air (DCCA), du service d'étude et d'approvisionnement du matériel du commissariat de l'air (SETAMCA), des établissements ravitailleurs du commissariat de l'air (ERCA) ou des bases aériennes peuvent être désignés comme « officiers de marque » pour un article ou un ensemble d'articles (chaussures, collection NBC, cuisine de campagne…).

Ils sont chargés de suivre l'étude jusqu'à son aboutissement final (premières distributions comprises).

1.3. Les moyens.

Des moyens matériels sont mis en œuvre pour le contrôle de l'exécution des marchés ; il s'agit des appareils de visite et d'essais spéciaux dont est doté le SETAMCA (visiteuses, métreuses, dynamomètres, appareils d'analyse chimique, etc…).

Mais l'exécution du contrôle des fabrications repose en grande partie sur les travaux effectués par les experts spécialistes des matériels du commissariat.

Le rôle confié à ce personnel est essentiel, il est également très délicat.

Une attention constante doit être accordée au bon accomplissement de sa mission et une surveillance hiérarchique de l'action des experts doit être exercée en permanence, par les officiers qui les encadrent.

Pour que cette surveillance puisse être pratiquée, chaque lot, chaque emballage scellé doit être individualisé par l'apposition du numéro de l'expert qui a été chargé des opérations de recette qualitative.

1.4. La méthode générale du contrôle.

D'une manière générale, il serait sans doute souhaitable de laisser aux industriels l'essentiel de la responsabilité de la qualité, et tendre vers un développement de l'autocontrôle chez les fournisseurs.

La surveillance des marchés se traduirait alors essentiellement par la vérification de l'efficacité du contrôle de fabrication des industriels.

Mais l'expérience montre qu'il est nécessaire de procéder, le plus souvent, à toutes les vérifications techniques (avant, en cours de fabrication, à la livraison) prévues par les normes, notices techniques, cahiers des prescriptions communes, cahiers des prescriptions spéciales, auxquels renvoient les contrats.

Quelle que soit la nature des matériels, il y a lieu de s'assurer :

• que les matières premières utilisées par le fournisseur sont bien de la qualité prévus par le contrat ;

• que le tissu, l'effet d'habillement, la chaussure, le meuble, l'appareil ou la machine, présente les caractéristiques mesurables, dimensions, performances, correspondant à ce qui est exigé ;

• que les articles livrés sont exempts des défauts d'aspect ou de montage qui les rendraient inacceptables ;

• que le bien-aller ou le bon fonctionnement d'ensemble est obtenu.

Pour que cet objectif soit atteint dans le domaine de l'habillement, des essais au porter sont indispensables, car ils permettent seuls d'apprécier le bien-aller des vêtements. Les essais au porter consistent à faire essayer un échantillonnage d'articles à réceptionner, par un ou plusieurs individus, afin de constater que le vêtement ou l'équipement individuel considéré est satisfaisant, sur le plan de l'emploi, de l'esthétique et du confort.

La correspondance des tailles et sous-tailles réelles avec celles mentionnées sur l'article doit être également contrôlée.

Les modalités de mise en œuvre de ces essais sont données en annexe.

Afin de les rendre plus objectives, les opérations de contrôle à la livraison doivent être effectuées par des personnes qui n'ont pas participé à la surveillance de la fabrication en usine ; elles sont menées, en principe, à l'établissement qui reçoit les matériels, et non pas dans les locaux de l'industriel.

Pour les fabrications en série, le contrôle qualitatif est conduit selon la méthode de contrôle par échantillonnage (cf. notices air n^o 19-10 et 07-40). Il en est de même du contrôle quantitatif des lots présentés sous emballage scellé (cf. notice air n^o 07-50).

1.5. Les décisions.

A la suite des opérations de contrôle, les lots présentés en recette par les fournisseurs peuvent être :

• acceptés purement et simplement ;

• acceptés avec réfaction ;

• ajournés ;

• rejetés.

Les décisions correspondantes sont prises, sauf cas particuliers, par la commission de réception de l'établissement destinataire des lots.

Ces décisions collégiales doivent être fondées sur l'examen de tous les aspects des besoins à satisfaire : fonctionnel, esthétique, robustesse.

La commission n'est pas liée par les appréciations de l'expert. Elle doit se faire présenter des spécimens des articles livrés et peut demander tout essai ou toute vérification complémentaire.

De même, si elle doit s'attacher au respect des normes techniques, elle a la faculté d'accepter des articles vis-à-vis desquels seules des prescriptions techniques mineures sont en cause, à condition qu'aucun défaut ne nuise à la solidité, à l'esthétique ou au bien-aller.

2. Déroulement des opérations de contrôle.

2.1. Cas exceptionnel :

le marché est passé par le SETAMCA et les matériels sont livrés au SETAMCA.

Les opérations de vérification, avant et en cours de fabrication ainsi que celles de contrôle à la livraison, sont à la charge du SETAMCA.

La réception est prononcée par la commission de réception du SETAMCA, telle qu'elle est définie par l'instruction fixant son organisation et son fonctionnement.

Les dispositions pratiques suivantes doivent être appliquées :

2.1.1. Vérification avant et en cours de fabrication.

Les résultats des vérifications techniques, effectuées « avant et en cours de fabrication », sont consignés dans un sous-dossier technique ouvert pour chaque marché, et dont le modèle, laissé à l'initiative de l'autorité responsable du contrat, doit être adapté à la nature des matériels concernés (bonneterie, tissus, confection, chaussures et équipement toutes fournitures, gros matériels de cuisine, matériels commerciaux ne faisant pas l'objet d'une fabrication spéciale).

Un extrait de ce sous-dossier technique est obligatoirement joint au dossier de réception constitué pour chaque lot présenté en recette.

Cet extrait doit permettre à la commission de réception de s'assurer dans quelle mesure les matières ou semi-produits utilisés pour la fabrication des articles livrés sont bien conformes aux exigences contractuelles.

2.1.2. Constitution des dossiers de réception Prise en compte.

Un expert, n'ayant pas en principe participé aux opérations de surveillance en usine, est désigné pour procéder au contrôle à la livraison. A l'issue de ses vérifications il soumet à la commission de réception un dossier comprenant :

• le bordereau de présentation en recette, sur lequel sont portés les résultats de la vérification faite par l'expert désigné, et ses propositions ;

• un extrait du sous-dossier technique du marché ;

• éventuellement, une fiche de résultats d'analyses effectuées sur les échantillons du lot livré.

Sont jointes, en communication, les spécifications techniques : notice, CPC, CPS devis du fournisseur.

La décision de la commission de réception fait l'objet d'un procès-verbal n^o 17, établi en neuf exemplaires.

Par ailleurs, la commission de réception, conformément à l'instruction n^o 20464/DEF/DCCA/MAT/TECH du 13 avril 1981 ⁽²⁾, attribue une note technique au lot présenté en recette.

2.2.

Cas général : le marché est passé par le SETAMCA et les fournitures sont livrées dans un établissement.

Les opérations de vérification « avant et en cours de fabrication » sont à la charge du SETAMCA ; celles de contrôle des lots présentés en recette relèvent de l'établissement destinataire, qui dispose d'experts à cet effet.

La commission de réception compétente est celle de l'établissement, définie par l'instruction fixant l'organisation et le fonctionnement des établissements.

Le déroulement des opérations de contrôle s'effectue comme il est dit au paragraphe 2.1 compte tenu des précisions suivantes :

• dès notification des marchés, les établissements sont informés des effets ou matériels qu'ils auront à recevoir. Ils sont, en outre, rendus destinataires des CPS et des notices techniques correspondants ;

• l'extrait du sous-dossier technique du marché est joint aux imprimés de transport que le SETAMCA est tenu d'adresser à l'établissement destinataire des lots fabriqués ;

• le cas échéant, l'expert de l'établissement prélève des échantillons à tester et les adresse pour examen ou analyse au SETAMCA selon des modalités que ce service définit, les résultats de ces examens ou analyses sont communiqués à l'établissement aussitôt que possible ;

• également, la commission peut demander à entendre l'expert du SETAMCA qui a surveillé le marché en usine ; en particulier, lorsqu'elle croit devoir rejeter ou ajourner un lot, ou bien prononcer son acceptation avec réfaction ;

• la note technique attribuée au lot par la commission de réception est communiquée sans délai au SETAMCA.

2.3. Le marché est passé par la direction régionale du commissariat et le matériel est livré à l'établissement.

L'ensemble des opérations de contrôle est confié à l'établissement concerné.

Les dispositions pratiques à suivre pour les vérifications avant et en cours de fabrication, ainsi que pour la constitution des dossiers de réception, sont identiques à celles décrites au paragraphe 2.1, la commission de réception compétente étant celle de l'établissement.

Pour les vérifications demandant le recours à des appareils mis en œuvre par le SETAMCA, il est procédé comme indiqué au paragraphe 2.2. (dispositions relatives au prélèvement et à l'envoi des échantillons aux fins d'examen et d'analyse par le SETAMCA.

2.4. Le marché est passé par le SETAMCA et les matériels sont destinés à un organisme extérieur.

Dans ce cas, rien ne s'oppose à ce que l'on procède comme indiqué au paragraphe 2.2, l'organisme destinataire effectuant les opérations de contrôle à la livraison et prononçant la réception.

A défaut d'accord pris en ce sens avec le service client, les matériels sont livrés au SETAMCA, avant d'être acheminés sur le lieu de leur destination définitive, et les opérations de contrôle sont exécutées comme il est dit au paragraphe 2.1.

2.5. Dispositions particulières.

2.5.1. Le marché est passé soit par le SETAMCA, soit par la direction régionale du commissariat et les matériels sont mis en place directement sur une base aérienne.

Dans cette hypothèse, il est procédé aux opérations de contrôle comme indiqué au paragraphe 2.1. pour les marchés passés par le SETAMCA, et au paragraphe 2.3. pour ceux conclus par les directions régionales du commissariat. L'expert, désigné pour effectuer les vérifications de réception, est, en principe, un spécialiste relevant de l'autorité responsable du marché.

La réception est prononcée par une commission composée comme suit :

• Président : le commandant de la base ou le commissaire de base.

• Membres :

• un officier spécialiste relevant de l'autorité responsable du marché ;

• un officier désigné par le commandant de la base (en principe, celui qui est responsable de l'emploi des matériels livrés).

2.5.2. Réception en usine.

Le mode de réception en usine, tel qu'il est prévu à l'article 19 de l' instruction 6500 /SAF du 15 avril 1954 ⁽³⁾, peut être adopté éventuellement par l'autorité ayant conclu le contrat.

Il doit présenter un caractère exceptionnel (cf. § 1.4).

La réception en usine donne lieu à l'établissement d'un état modèle F en huit exemplaires et d'un dossier de réception identique à celui soumis aux commissions de réception (cf. § 2.1.2.).

La réception quantitative est alors confiée au destinataire du matériel.

3. Litiges.

L'autorité responsable du marché est seule qualifiée pour résoudre les difficultés qui peuvent survenir à l'occasion des contrôles et des décisions de la commission de réception.

En particulier, tous les litiges avec les fournisseurs doivent lui être soumis.

Pour les marchés passés par le SETAMCA, et livrés dans les établissements du commissariat, il y a lieu de respecter les règles suivantes :

• les commissions de réception des établissements ne sont pas habilitées à prendre seules des décisions autres que l'acceptation pure et simple ;

• tous défauts majeurs constatés à l'examen des lots et susceptibles de justifier une décision négative au moment de la réception (ajournement, rejet, réfaction) donnent lieu à une information préalable du SETAMCA, avant réunion de la commission de réception. Cette information est transmise au moyen d'un message codifié dont le modèle figure en annexe 2, adressé au SETAMCA par le commandant de l'établissement dès que les experts ont établi le bulletin de présentation en recette.

Il appartient alors au SETAMCA d'effectuer une enquête notamment auprès des autres établissements et de faire connaître, dans les meilleurs délais la décision qui devrait être prise par la commission.

Au cas où la commission de réception estimerait ne pas devoir suivre dans sa décision l'avis du SETAMCA elle devrait en rendre compte immédiatement à la DCCA sous-direction « matériel » en expliquant sa position.

Tout litige avec le fournisseur, c'est-à-dire toute contestation de la décision de la commission de réception de l'établissement est soumis au SETAMCA.