Préambule.

L'instruction n^o 38600/T/DCM/EA/AG du 6 décembre 1967 (abrogée par le présent texte) sur la réalisation des achats, travaux et services dans les organismes du matériel avait été élaborée dans le contexte d'une organisation dans laquelle les établissements du matériel avaient la charge de la préparation des marchés et de la rédaction des contrats.

Depuis 1977 cette charge a été progressivement confiée aux centres régionaux d'administration du matériel (CRAM). Les attributions respectives de la section « achats » des établissements et de la section « marchés » du CRAM ainsi que les relations entre ces sections et le commandement et direction du matériel, ont été fixées par la circulaire n^o 29791/DEF/DCMAT/RPA du 4 octobre 1977 (n.i. BO) ; cette organisation étant devenue définitive, il convenait de définir dans un texte unique :

• les opérations qui incombent à chaque autorité responsable, compte tenu du transfert d'activités découlant des nouvelles mesures ;

• les dispositions particulières à appliquer :

  • dans les annexes d'établissement et les groupements de réparation et de soutien du matériel ;

  • au service central des approvisionnements et dans certains organismes du matériel assurant des missions de soutien central et non rattachés à un CRAM ;

  • sur le territoire de la République fédérale allemande.

Tel est l'objet de la présente instruction.

Le texte, qui s'inscrit dans le cadre des dispositions fixées par l'instruction n^o 2300/DEF/CGA/CC/RM du 21 juin 1976 (BOC, p. 2096) abrogée et remplacée par la note n^o 2555/DEF/CGA/AMG/EC du 15 juin 1989 (BOC, p. 3625) [abrogée et remplacée en dernier lieu par l' instruction 129 du 14 septembre 1995 (BOC, p. 5306)] ne se substitue pas à la réglementation générale à laquelle il sera toujours nécessaire de se reporter. Il se propose seulement de rappeler aux utilisateurs les règles les plus courantes de fonctionnement du service des achats au niveau des organismes du matériel, en soulignant les particularités liées aux différences de structures de ces organismes.

1. Organisation et moyens des É tablissements et des centres régionaux d'administration du mat É riel auxquels ils sont rattach É s au regard de la r É alisation des achat, travaux et services.

1.1. Organisation.

1.1.1. Section « achats » du groupement approvisionnements des établissements rattachés à un CRAM.

  1.1. Dans les établissements du matériel et dans les annexes autonomes au regard de la gestion financière, fonctionne au sein du groupement approvisionnements, une section « achats ».

Elle est chargée :

• du lancement des commandes se rapportant à des achats ou à des prestations de service confiées à des entreprises privées dans le cadre d'un marché ;

• des achats sur facture effectués dans le secteur privé ;

• de la détermination et de la communication au CRAM des besoins de nature à justifier la passation d'un marché ;

• de l'information du CRAM sur les entreprises ou fournisseurs susceptibles de satisfaire les besoins de l'établissement ;

• de la comptabilité de l'emploi et de la consommation des crédits alloués à l'établissement ;

• de réaliser des articles afférents à des cessions à titre remboursable consenties par les services des armées ou organismes de l'Etat.

  1.2. Dans les établissements disposant d'une section de réalisation des approvisionnements composée de plusieurs postes techniques d'approvisionnement (PTA) la fonction achat est assurée, suivant la spécificité des matériels à réaliser, au niveau des PTA. Le suivi de l'emploi et de la consommation des crédits incombe alors à la section « comptabilité ».

  1.3. Les annexes d'établissement non autonomes au plan de la gestion financière n'ont pas de section « achats » ; ceux-ci sont réalisés par l'établissement de rattachement. Ces annexes sont habilitées, cependant, à émettre des commandes au titre des achats sur facture ou marchés dans la limite d'un montant fixé par le directeur d'établissement.

1.1.2. La section « marchés » du CRAM.

La section « marchés » du CRAM assure⁽¹⁾ la préparation des marchés et la rédaction des contrats pour le compte :

• des établissements et annexes de la région, dans le cadre de leur mission régionale ;

• des établissements à mission de soutien central en vue de la réalisation, dans le cadre de cette mission, d'approvisionnements dont l'achat est financé au moyen des crédits délégués au commandement et direction du matériel (CDM).

La section « marchés » du CRAM est chargée :

• du regroupement des besoins au niveau régional ;

• du lancement des appels d'offres ;

• de la réception des offres ;

• de la rédaction et de la notification aux titulaires des contrats, avenants, reconductions, dénonciations, etc. ;

• de la diffusion aux organismes bénéficiaires, des copies de contrats, avenants et autres correspondances engagées avec le fournisseur.

1.1.3. Action et responsabilité du directeur d'établissement.

  3.1. Le directeur d'établissement donne au commandant du groupement approvisionnements, ainsi qu'aux commissions appelées à l'aider dans sa tâche, les directives nécessaires en vue de la stricte application de la réglementation.

Toute acquisition d'objets ou de matières, tout travail et toutes prestations de services doit avoir lieu sous son contrôle. Dans la limite des crédits qui lui sont accordés, il est seul juge de l'opportunité et de l'importance des achats ou travaux à effectuer ; aucun d'eux ne peut avoir lieu sans son autorisation ; il en fixe l'ordre d'urgence et se conforme aux instructions données par le commandant et directeur du matériel pour la réalisation des achats.

  3.2. Le directeur d'établissement à l'entière responsabilité des achats sur facture et travaux sur mémoire.

En ce qui concerne les marchés, le code des marchés publics (art. 44) désigne comme personne responsable, l'autorité qui signe l'acte d'engagement au nom et pour le compte de l'Etat. La personne responsable du marché est le commandant et directeur du matériel, dans la limite de l'habilitation qui lui est donnée par arrêté du ministère de la défense ou, au-delà de cette limite, le directeur central (cf. 32.2.3).

A ce titre au niveau régional cette autorité est responsable du choix du titulaire ; pour l'éclairer dans ce choix, le directeur d'établissement, saisi par le chef du CRAM, lui transmet les enseignements nécessaires consignés sur le tableau de classement des offres.

Pour les achats de fournitures courantes n'offrant pas de difficultés particulières, l'avis du chef du CRAM, suffisamment justifié peut se substituer à celui du directeur d'établissement.

Vis-à-vis de cette autorité, le directeur d'établissement est responsable du suivi d'exécution des marchés. Il assure, par délégation, vis-à-vis du titulaire, les attributions de la personne responsable. Une clause particulière dans les marchés, définit ce transfert d'attributions.

1.1.4. Action et responsabilité du commandant du groupement approvisionnements, dans les établissements rattachés à un CRAM.

  4.1. Le commandant du groupement approvisionnements veille à ce que les crédits alloués à l'établissement pour l'achat, sur le plan local, des articles à approvisionner et pour la réparation dans le secteur privé, ne soient dépassés en aucun cas.

  4.2. Le commandant du groupement approvisionnements est responsable de la tenue, de l'établissement, de la vérification, du classement et de la conservation des registres, et documents concernant la préparation, l'exécution et le règlement des achats, travaux ou services.

Il est responsable des irrégularités, erreurs ou omissions commises dans l'exercice de ses fonctions et des retards provenant de son fait.

  4.3. Le commandant du groupement approvisionnements veille à ce que les factures des fournisseurs soient transmises dans les meilleurs délais en vue de leur règlement :

• soit au sous-régisseur lorsqu'elles doivent être réglées sur l'avance qui lui est consentie ;

• soit au CRAM [par l'intermédiaire de la section « achats »⁽²⁾] lorsqu'elles doivent faire l'objet d'un paiement sur fonds d'avance de la régie ;

• soit directement au CDM lorsqu'elles doivent faire l'objet d'un règlement par mandatement.

La fiche de liquidation⁽³⁾ qui accompagne chaque facture doit être revêtue de la mention de prise en charge ou de la certification du service fait.

  4.4. Le commandant du groupement approvisionnements étudie personnellement les litiges pouvant être occasionnés par l'exécution de marchés, par des achats sur facture ou de travaux sur mémoire.

1.1.5. Attributions du chef de la section « achats » dans les établissements rattachés à un CRAM.

  5.1. La section « achats » est dirigée par un sous-officier supérieur titulaire d'un certificat technique n° 2 (technique de gestion) ou par un personnel civil ayant les compétences requises⁽⁴⁾ désigné par le directeur.

  5.2. Le chef de la section « achats » est chargé de recevoir les besoins exprimés par le commandant du groupement approvisionnements, de les étudier et de leur donner satisfaction dans les meilleures conditions de prix, délais et qualités. A cet effet, il lui appartient de :

• recueillir et exploiter toute documentation sur les sources possibles d'approvisionnement à l'échelon régional ;

• proposer au directeur d'établissement la procédure à adopter pour satisfaire le besoin considéré (achat sur facture ou travail sur mémoire, marché, commande dans le cadre d'un marché en cours de validité) ;

• procéder aux achats sur facture et faire exécuter les travaux sur mémoire. Dans ce but :

  • il tient un fichier « matières et fournisseurs » sur fiches A 7 pour lui permettre, lorsque le besoin est exprimé, de faire appel aux fournisseurs les mieux placés pour fournir les articles nécessaires ;

  • il lance les demandes de prix concernant les achats et travaux ;

• rédiger les spécifications techniques des fournitures à réaliser par marché, d'après les éléments qui lui sont fournis par les services compétents et les adresser au CRAM ;

• établir et faire signer les bons de commande à remettre aux fournisseurs ;

• assurer l'exécution des décisions de la commission de réception ;

• veiller constamment à ce que les marchés et commandes soient rigoureusement exécutés dans les conditions et dans les délais fixés et adresser, le cas échéant, aux fournisseurs les mises en demeure et rappels nécessaires ;

• constituer et adresser au CRAM les demandes de reconduction, de dénonciation ou de résiliation de contrat, de sursis de livraison ou de prolongation du délai d'exécution de pénalités pour retard ainsi que les dossiers concernant des questions contentieuses et litigieuses qui ne peuvent être réglées localement ;

• recevoir les titres de créances des fournisseurs, les faire enregistrer au registre d'entrée des pièces de dépenses F 39 et faire procéder, sans retard, à leur vérification et à leur envoi à l'autorité qui doit certifier la prise en charge des fournitures ou l'exécution du service fait ;

• suivre la consommation des crédits alloués à l'établissement ;

• tenir le compte général des achats, travaux et services modèle A 13 ainsi que le classeur des situations des crédits d'engagement et des crédits de paiement modèle F 8 ;

• établir le relevé du compte général des achats, travaux et services A 17 et l'adresser au commandant et directeur du matériel ainsi qu'une copie au CRAM.

  5.3. Le chef de la section « achats » et le personnel de cette section sont astreints à la discrétion professionnelle.

1.1.6. Attributions du chef de la section « marchés » du CRAM.

La section « marchés » du CRAM est dirigée :

• soit par un officier subalterne ayant suivi le stage de formation à l'achat public organisé par la CCM ;

• soit par un sous-officier supérieur titulaire d'un certificat technique de gestion n° 2 ayant suivi le stage de spécialisation « achats finances » ;

• soit par un fonctionnaire catégorie B ayant suivi le stage de spécialisation « achats finances » ou un stage de formation organisé par la CCM.

Le chef de la section « marchés » est placé sous l'autorité du chef du CRAM.

Les attributions principales du chef de la section « marchés » consistent à :

• tenir à jour un fichier « fournisseurs » à l'échelon national ;

• étudier, avant l'échéance d'un marché :

  • l'opportunité de son renouvellement en fonction des informations recueillies auprès du commandant et directeur du matériel et des directives données par cette autorité ;

  • les possibilités d'améliorations à apporter au contrat ;

• exploiter la liste des besoins exprimés par chaque établissement susceptibles de justifier la passation d'un marché ;

• communiquer, s'il y a lieu, aux autres établissements de la région la liste des besoins manifestés par l'un d'entre eux en vue :

  • de les rendre éventuellement bénéficiaires du marché envisagé ;

  • d'incorporer les articles similaires dans ladite liste ;

• proposer au chef du CRAM, le type de marché à réaliser ;

• contacter les fournisseurs par appel d'offres ouvert ou par appel public de candidatures (cas des appels d'offres restreints) ;

• rédiger le cahier des clauses administratives particulières ;

• rédiger les projets de marchés compte tenu des spécifications techniques définies par les établissements ;

• préparer le procès-verbal de la commission d'ouverture des plis MPE 17 N ainsi que le tableau des offres présentées du modèle A 5 qui lui est annexé ;

• tenir le registre de dépôt des plis contenant les candidatures ou les offres MPE 15 N ;

• tenir le répertoire classeur des procès-verbaux de la commission d'ouverture des plis A 10 ;

• notifier les contrats aux titulaires ainsi que les avenants, reconductions et dénonciations, etc. ;

• assurer la diffusion aux organismes bénéficiaires, des copies de contrats, avenants et autres correspondances nécessaires pour suivre l'exécution du contrat ;

• instruire les dossiers concernant les questions contentieuses et litigieuses qui ne pourraient être réglées au niveau des établissements ;

• exploiter la copie du relevé A 17 reçue des établissements.

1.1.7. La commission d'ouverture des plis.

  7.1. Une commission d'ouverture des plis est créée à l'échelon régional. Elle est constituée le 1er septembre de chaque année par les soins du commandant et directeur du matériel sur proposition du sous-directeur administration du CDM ; elle siège au CRAM.

Elle comprend :

• le sous-directeur administration du commandement et direction du matériel, président ;

• un officier ou fonctionnaire de la catégorie A ou B du commandement et direction du matériel, membre ;

• le chef de la section « marchés » du CRAM, membre et secrétaire.

  7.2. Des membres suppléants sont désignés par le commandant et directeur du matériel sur proposition du sous-directeur administration du C M pour remplacer, le cas échéant, les membres titulaires absents ou ceux qui doivent se récuser lorsque, à l'ouverture des plis, ils constatent, après examen du dossier déposé, qu'ils sont parents ou alliés, jusqu'au quatrième degré inclusivement avec l'un des fournisseurs ⁽⁵⁾.

  7.3. Un représentant du directeur général de la concurrence de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), assiste aux séances de la commission. Sa désignation intervient sur demande du CRAM auprès du directeur départemental de la concurrence et de la consommation (DGCC). L'absence de ce représentant ne peut en aucune façon motiver l'annulation ou le report de la séance ; elle devra être constatée sur le procès-verbal de la commission d'ouverture des plis.

  7.4. La commission d'ouverture des plis a pour rôle de dépouiller les offres et de les examiner au plan de la régularité ; elle n'a pas à formuler d'avis sur la valeur de ces offres.

  7.5. Le président et les membres de la commission d'ouverture des plis sont individuellement et disciplinairement responsables de toute mention inexacte figurant au procès-verbal.

  7.6. Pour siéger valablement, la commission doit être au complet, les membres titulaires absents ou empêchés étant remplacés par leurs suppléants désignés.

Pour l'ouverture des plis, il est fait application des dispositions de l'instruction relative aux marchés passés par les services relevant du ministre de la défense ⁽⁶⁾.

Le registre de dépôt des plis est tenu par la section « marchés » du CRAM.

1.1.8. La commission de réception.

  8.1. Dans chaque établissement, y compris dans les annexes disposant d'une section « achats », une commission de réception est constituée le 1er septembre de chaque année par le directeur d'établissement.

Elle comprend :

• le directeur de l'établissement, président ;

• un officier ou un personnel civil de l'ordre technique de la catégorie A ou B du groupement des ateliers ;

• l'officier, comptable des matériels ⁽⁷⁾, membre et secrétaire ;

• des membres suppléants.

La commission de réception peut, dans certains cas, s'adjoindre un technicien idoine militaire ou civil qui a voix consultative et dont l'avis est mentionné au procès-verbal de réception.

La désignation des membres de la commission de réception doit figurer au registre des ordres du directeur d'établissement.

  8.2. La commission procède dans les délais les plus réduits et, dans tous les cas, dans ceux prévus par les contrats, à la vérification quantitative et qualitative des fournitures, destinées au groupement approvisionnements, provenant de marchés et d'achats sur factures ou de travaux sur mémoire, éventuellement, de cessions, de confections ou de transformations.

Les délais impartis doivent être respectés y compris pour les achats sur facture.

Lorsque les fournitures ont, au préalable, fait l'objet d'une vérification qualitative par le service de surveillance industrielle de l'armement (SIAr), la commission procède uniquement à une vérification quantitative des articles.

Les conditions dans lesquelles sont effectuées ces vérifications sont précisées au titre II, chapitre VI de la présente instruction.

  8.3. La commission de réception se réunit à la date fixée par le président sur proposition du chef du groupement approvisionnements ou périodiquement ⁽⁸⁾dans le magasin de réception où sont entreposées les fournitures livrées ou dans les magasins appropriés lorsque les fournitures ont été déposées dans leur lieu de stockage définitif (cf. Article 9 ci-après).

Elle ne peut délibérer que si elle est au complet, les membres titulaires, absents ou empêchés, étant remplacés par leurs suppléants désignés.

Tous les membres ont voix délibérative ; toute proposition faite par un membre de la commission doit être mise en délibération.

La commission prononce ses décisions à la majorité des voix.

Les décisions doivent comporter, soit l'admission ⁽⁹⁾, soit l'admission (9) avec réfaction, soit l'ajournement, soit enfin le rejet. Elles sont formulées sur un « procès-verbal de réception » [exemplaire n° 3 du bon de réception M 13 ⁽¹⁰⁾], lequel est signé séance tenante par tous les membres de la commission.

Le membre qui n'a pas adhéré à l'avis de la majorité doit consigner en séance, sur le procès-verbal, ses réserves et les motifs de son opposition.

Les procès-verbaux de réception sont conservés par le comptable des matériels dans un classeur formant le « registre des procès-verbaux de la commission de réception ».

  8.4. Les membres de la commission de réception sont responsables :

• de la qualité des matières et objets dont ils prononcent la réception ;

• des quantités livrées ;

• de toute mention inexacte figurant au procès-verbal.

Toutefois, la responsabilité de celui de ses membres qui n'a pas adhéré à l'avis de la majorité ne peut être mise en cause.

Dans cette éventualité, une copie du procès-verbal de réception, accompagnée d'un rapport circonstancié du directeur de l'établissement, est envoyée immédiatement au commandement et direction du matériel pour suite à donner ; cet envoi n'a pas pour effet de différer l'exécution de la décision prise par la commission de réception.

1.2. Moyens.

1.2.1. Les personnels et les installations matérielles.

  9.1. La section « achats » dispose :

• a).  De personnels en nombre variable suivant l'importance du service.

• b).  De locaux convenablement aménagés comprenant :

  • un bureau à l'usage du chef de section ;

  • un ou plusieurs bureaux pour les employés ;

  • un local dénommé « magasin de réception », dans lequel les fournitures livrées sont déposées en attendant leur réception, ceci pour qu'il n'y ait et qu'il ne puisse y avoir confusion entre ces articles qui ne sont pas la propriété de l'Etat et les autres articles.

  Les bureaux doivent, autant que possible, être contigus et communiquer entre eux. La section doit être pourvue d'un appareil téléphonique relié avec l'extérieur et disposer d'un télex pour les relations avec les fournisseurs.

• c).  Des moyens de locomotion pour le démarchage (camionnette).

  9.2. Le « magasin de réception » est placé sous l'autorité du chef de la section « achats ».

Les fonctions de garde-magasin sont confiées à l'un des personnels de la section ; le personnel manutentionnaire est éventuellement mis à sa disposition au moment du besoin, par le magasin, ou service de l'établissement auquel la fourniture est destinée.

  9.3. Le magasin de réception est équipé en vue de permettre le rangement et la présentation des matériels soumis à l'examen de la commission ; il dispose d'un outillage approprié permettant à cette dernière de procéder sur place, s'il y a lieu, aux vérifications techniques qu'elle jugerait nécessaires.

Toutefois, certains produits ou matières, tels que combustibles, bois d'oeuvre, matériaux, etc., dont la double manutention entraînerait des frais supplémentaires inutiles, ne sont pas entreposés dans le magasin de réception.

A leur livraison, ils sont placés dans leur lieu de stockage définitif ; leur lotissement doit permettre de procéder à leur réception sur place, sans confusion possible avec les fournitures semblables déjà prises en compte.

Dans ce cas le bulletin de livraison de la fourniture doit, après émargement par le garde-magasin dépositaire, être remis par ce dernier au préposé du magasin de réception.

1.2.2. La documentation générale du service.

  10.1. La section « marchés » du CRAM doit être en possession des volumes de l'édition méthodique du Bulletin officiel des armées relatifs aux marchés ⁽¹¹⁾ ; ces volumes sont à tenir rigoureusement à jour au moyen des textes nouveaux et des modificatifs publiés à la partie principale de l'édition chronologique du Bulletin officiel.

  10.2. Elle doit également détenir les textes, documents et publications intéressant directement ou indirectement les achats et marchés, notamment :

• le code des marchés publics (CMP) ;

• l'instruction du 29 décembre 1972 (modifiée) pour l'application du code (brochure n° 2000 des JO) ;

• les arrêtés, instructions, circulaires, etc., publiés à la partie annexe du Bulletin officiel ou non insérés ; ces textes sont classés dans l'ordre chronologique dans une reliure spéciale complétée par un répertoire analytique ;

• l'instruction n^o 2300/DEF/CGA du 21 juin 1976 modifiée, (6) ;

• les cahiers des clauses administratives générales en vigueur (CCAG) ;

• les cahiers des clauses techniques générales en vigueur se rapportant aux fournitures intéressant l'établissement (CCTG) ;

• le Bulletin officiel de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes ;

• les périodiques publiant les cours et les indices des matières ou produits, les taux et les indices de salaires [Usine Nouvelle et Bulletin mensuel de l'institut national des statistiques des études économiques (INSEE) en particulier] ;

• le recueil des normes françaises homologuées (association française de normalisation — AFNOR) ;

• les décisions du ministre de l'économie et des finances ou du budget prises dans le cadre des dispositions du code des marchés publics (art. 22 à 26) ;

• la revue « Recensement et notification des marchés et avenants. » comprenant en particulier la nomenclature des activités économiques ;

• les notices, catalogues, tarifs des fabricants, etc., et d'une manière générale toute la documentation permettant l'identification ou la détermination du prix des fournitures ;

• l'annuaire téléphonique et l'annuaire du commerce dit « Bottin » ;

• la revue Marchés publics diffusée par la « documentation française » ;

• le Télégramme marchés publics ;

• le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP).

  10.3. La section « marché » doit, en outre posséder le recueil des formulaires à la préparation, la passation et l'exécution des marchés de l'Etat édité par le ministère de l'économie et des finances (commission centrale des marchés).

Elle recueille, détient et exploite toute documentation sur les sources possibles d'approvisionnement à l'échelon régional et extra régional et extra régional et sur les conditions économiques du moment ceci en vue de lui permettre de faire appel aux firmes les mieux placées pour fournir aux meilleures conditions de prix, délais et qualité les articles nécessaires aux établissements.

  10.4. La section achats détient la documentation nécessaire à la section marchés du CRAM à l'exclusion des documents suivants :

• revue des marchés publics ;

• télégramme marchés publics ;

• Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP).

1.2.3. Les fichiers, répertoires et registres.

  11.1. La section « achats ».

La section « achats » constitue et exploite le fichier « matières et fournisseurs » dans les conditions indiquées en annexe I à la présente instruction.

Elle tient à jour les différents registres et situations ci-après :

• registre d'entrée des pièces des dépenses modèle F 39 ;

• classeur des situations des crédits d'engagement et des crédits de paiement modèle F 8 ;

• compte général des achats, travaux et services modèle A 13.

  11.2. La section « marchés ».

La section « marchés » tient à jour :

• le répertoire des fournisseurs, à l'échelon national ;

• le répertoire des entrepreneurs et fournisseurs ayant déposé leurs pièces ainsi que les chemises des pièces déposées ;

• le registre de dépôt des plis ;

• le répertoire classeur A 10 contenant les procès-verbaux de la commission d'ouverture des plis modèle MPE 17 N ;

  En outre, en vue de faciliter les contrôles dans différents domaines, l'initiative est laissée au chef de la section « marchés » du CRAM de tenir, sous la forme qu'il jugera souhaitable ;

• un carnet de projet de marchés identifiant le dossier (numéro, objet, etc.) et énumérant chronologiquement les opérations déjà réalisées au titre du marché en cours de préparation ;

• un fichier des cumuls de pénalités, permettant la totalisation permanente des états de pénalités ouverts au titre de chacun des marchés comportant plusieurs délais d'exécution ;

• un échéancier des marchés permettant d'opérer en temps opportun, la reconduction ou la dénonciation du contrat ou la passation d'un nouveau marché.

1.2.4. Les dossiers des fournisseurs.

Pour tout marché (ou achat) en cours, la section « achats » ouvre au nom du fournisseur, un dossier type suspendu dans lequel sont classées toutes les pièces relatives au marché (ou à l'achat) et à son exécution.

Dès que le marché (ou la commande) est définitivement réglé, les pièces correspondantes sont retirées du dossier et classées aux archives.

La constitution, le mode d'utilisation et le classement des dossiers des fournisseurs font l'objet de l'annexe II à la présente instruction.

Cette organisation est identique au niveau de la section « marchés » du CRAM.

1.2.5. Imprimés.

Les différentes opérations auxquelles donnent lieu la préparation, l'exécution et le règlement des achats et travaux sont déclenchées, enregistrées, suivies et menées à leur terme au moyen de divers imprimés et formulaires ; ceux relatifs aux marchés sont pour la plupart regroupés dans le recueil des formulaires relatifs à la préparation, la passation et l'exécution des marchés de l'Etat, édité par la commission centrale des marchés.

Les imprimés utilisés en matière de marchés de l'Etat non reproduits dans ledit recueil ainsi que ceux utilisés pour les achats sur facture et travaux sur mémoire sont décrits dans l'annexe III.

1.2.6. Classement et conservation des archives.

  14.1. Les dossiers des marchés terminés, retirés des dossiers suspendus, sont placés dans une chemise en papier fort ou en carton léger ; ils reçoivent un symbole d'identification et de classement aux archives, afin qu'il soit toujours possible de s'y reporter facilement et rapidement en cas de besoin.

Les dossiers des commandes n'ayant pas donné lieu à marché sont également extraits des dossiers suspendus et classés aux archives en principe en fin d'année.

Les autres pièces d'archives n'ayant pas normalement leur place dans ces dossiers sont classées, par nature de documents ou de question, dans des dossiers pouvant comprendre, éventuellement, des sous-dossiers.

  14.2. Les dossiers d'archives sont rangés dans des armoires ou des meubles classeurs, appropriés au système de classement adopté. Ce classement doit répondre aux conditions essentielles rappelées ci-après :

• assigner une place déterminée à chaque dossier ;

• permettre de trouver instantanément un document cherché ;

• signaler tout document momentanément prélevé dans un dossier ;

• présenter toutes garanties au point de vue sécurité et conservation.

Un système simple et pratique consiste à classer les dossiers de marchés et les dossiers se rapportant aux autres commandes ⁽¹²⁾distinctement, par année, et dans l'ordre alphabétique des fournisseurs auxquels ces dossiers se rapportent.

  14.3. Les dossiers de marchés ainsi que les documents ⁽¹³⁾à caractère permanent, définis à l'article 11 sont conservés dans les archives pendant dix années, à l'exception :

• des fiches du compte général des achats, travaux et service et du carnet de projet de marché qui ne sont conservés que deux ans ;

• du classeur des situations des crédits d'engagement et des crédits de paiement modèle F 8 dont le mode d'utilisation et la durée sont précisés dans l'instruction sur la comptabilité financière dans les commandements et directions régionales et les établissements du matériel.

Les autres archives, telles que demandes d'achat ou documents en tenant lieu, dossiers de commande n'ayant pas donné lieu à marché, bons de commandes, etc., sont également conservées pendant deux ans.

Les durées de conservation indiquées ci-dessus partent du 1er janvier de l'année qui suit immédiatement celle au cours de laquelle le document a été établi ou a reçu sa dernière inscription avant d'être versé aux archives.

Les documents devant être conservés dix ans sont adressés à la fin de la cinquième année au centre national des archives du matériel qui les stocke jusqu'à l'expiration du délai de conservation.

A l'expiration du délai de conservation fixé, les documents et pièces sont détruits ⁽¹⁴⁾.

  14.4. Les archives ne doivent être consultées que par les personnes habilitées à en prendre connaissance.

2. R É alisation des achats par l'interm É diaire des CRAM ou par les établissements du mat É riel qui leur sont rattach É s.

2.1. Les diff É rents modes d'achat.

2.1.1. Dispositions préliminaires.

  15.1. Les opérations d'achat ou de mise en réparation réalisées par les CRAM ou par les établissements du matériel qui leur sont rattachés sont soumises aux dispositions législatives et réglementaires applicables aux marchés publics, et aux règles particulières des marchés du ministère de la défense.

Les prescriptions qui suivent ne font qu'en souligner ou préciser certains points et fixent les modalités pratiques de leur application au sein du matériel.

  15.2. Le code des marchés publics, qui rassemble les dispositions réglementaires applicables aux marchés passés notamment par l'Etat, prévoit pour la réalisation des travaux, fournitures et services, la possibilité de traiter par marchés ou, dans les limites qu'il fixe, par achats sur facture ou travaux sur mémoire.

L'exécution des opérations préparant les décisions de la personne responsable du marché incombe au CRAM ; la décision d'attribution du marché et sa signature appartiennent à la personne responsable. Par contre, les opérations se rapportant à des réalisations hors marchés sont exécutées par les établissements.

  15.3. Les établissements du matériel peuvent en outre se procurer certaines fournitures par voie de cessions consenties par d'autres services du département de la défense ou d'autres départements ministériels.

2.1.2. Achats par marchés.

  16.1. Les marchés peuvent être passés, soit sur « appel d'offres », soit sous forme de « marché négocié ».

La procédure de l'adjudication n'est pas utilisée par les CRAM en raison, d'une part de la diversité et de la complexité des fournitures qu'ils réalisent et, d'autre part, des conditions particulières de l'approvisionnement.

  16.1.1. L'appel d'offres peut être « ouvert » ou « restreint » :

• le marché sur appel d'offres ouvert constitue la procédure normale applicable, dans la presque totalité des cas, aux achats effectués par les CRAM pour le compte des établissements du matériel ; il comporte un appel public à la concurrence ; l'initiative de ce mode de consultation appartient au chef du CRAM ;

• le marché sur appel d'offres restreint est utilisé lorsque la personne responsable ⁽¹⁵⁾décide de ne consulter qu'un nombre limité de fournisseurs. Il est obligatoirement précédé par un appel public de candidatures.

  16.1.2. Le marché négocié se caractérise par le fait que la personne responsable (15)engage librement les discussions qui lui paraissent utiles, après quoi le marché est attribué à l'entreprise choisie par la personne responsable.

Toutefois, cette procédure ne peut être utilisée que dans les cas prévus aux articles 103 et 104 du code des marchés publics.

En particulier, il est fait observer que, dans le cas d'un recours au marché négocié, l'article 104 du code des marchés publics ne saurait être systématiquement invoqué pour justifier l'absence d'une mise en compétition préalable. En effet les articles 103 et 104 du code des marchés publics établissent une distinction entre deux catégories de marchés négociés :

• ceux qui doivent être précédés d'une mise en compétition des candidats ⁽¹⁶⁾susceptibles d'exécuter la prestation et qui, après discussion, sont attribués librement par l'administration au fournisseur qu'elle a retenu. C'est l'objet de l'article 103 du code des marchés publics ;

• ceux dont l'exécution ne peut être réalisée que par un entrepreneur ou un fournisseur déterminé. C'est l'objet de l'article 104 du code des marchés publics.

L'absence de toute mise en compétition préalable ne peut donc être justifiée que dans les seuls cas prévus à l'article 104 du code des marchés publics.

  16.2. Les marchés peuvent être conclus sur la base de « quantités fixes » ou, au contraire, prévoir seulement la nature et le prix des prestations à exécuter ; c'est le cas des marchés dits « à commandes » et des marchés « de clientèle ».

  16.2.1. Le marché a quantités fixes indique de façon précise les quantités de fournitures, ou l'importance des prestations que l'établissement recherche ; il ne laisse place à aucune imprécision.

  16.2.2. Le marché à commandes ne fixe que le minimum et le maximum des prestations arrêtées en valeur ou en quantités susceptibles d'être commandées au cours d'une période considérée ; il peut comporter une clause de tacite reconduction sans toutefois que la durée totale du contrat puisse excéder cinq années. Cette clause ne peut jouer que sur décision écrite de l'autorité signataire du contrat, autorisant la reconduction pour une année.

  16.2.3. Les marchés de clientèle ne fixent que la catégorie de prestations dont l'administration s'engage à confier l'exécution à l'entreprise retenue, pendant une période déterminée ne pouvant excéder cinq années. Ces marchés, conclus pour cinq ans au plus, peuvent prévoir à des dates préalablement fixées, une révision des conditions de prix ; à défaut d'accord sur ce point, chacune des parties contractantes a la faculté de dénoncer unilatéralement le marché.

Dans ces deux derniers types de marchés, les commandes sont notifiées au titulaire, au fur et à mesure des besoins, par les services et organismes désignés dans le contrat comme parties prenantes.

  16.2.4. Lorsque la réalisation d'un programme s'étend sur plusieurs années, il peut être conclu un marché de longue durée, à tranches supplémentaires (dont le non-affermissement n'entraîne aucune indemnisation du titulaire) ou à tranches conditionnelles (dont le non-affermissement entraîne le versement d'un dédit).

Les caractéristiques propres à ces marchés font l'objet des articles 29, 30 et 30 bis de l'instruction n^o 2300/DEF/CGA/CC/RM du 21 juin 1976 abrogée par la note n^o 2555/DEF/CGA/AMG/EC du 15 juin 1989 (BOC, p. 3625) [abrogée et remplacée en dernier lieu par l' instruction 129 du 14 septembre 1995 (BOC, p. 5306).].

  16.3. Chaque fois que cette solution s'avère possible et économique, il peut être conclu, sur décision du CDM, des marchés au profit de plusieurs organismes du matériel stationnés ou non sur le territoire de la région à condition que ces organismes soient expressément désignés dans le contrat.

Dans ce cas, chacun d'eux, dans les limites prévues au marché, en ce qui le concerne, procède directement à la notification de ses commandes au titulaire et effectue toutes les opérations qui découlent de la livraison et de la mise en règlement, y compris le règlement des prestations, et, sans l'intervention du CRAM. Chaque organisme bénéficiaire engage en particulier les correspondances nécessaires avec les fournisseurs à la suite de retards de livraison ou de litiges portant sur la facturation ou survenus lors de la réception des matériels. Toutefois, les dossiers litigieux qui ne peuvent être réglés au niveau des établissements bénéficiaires sont instruits par le CRAM.

La section « marchés » du CRAM adresse à chacun des établissements intéressés une copie du contrat et de ses avenants.

  16.4. Les marchés de conversion ou de transformation sont interdits (art. L. 67 du code du domaine de l'Etat), à l'exception de ceux :

• ayant pour but le façonnage de matières neuves non précédemment employées ;

• qui tendent à la réparation ou à une meilleure utilisation, sous la même forme, des objets en service (cas des échanges standard d'ensembles).

Ces marchés doivent recevoir l'accord préalable de l'administration des domaines.

La limite des exceptions visées ci-dessus doit être strictement respectée et tout marché comportant remise au titulaire de vieilles matières ou de déchets de matières neuves est interdit.

Toutefois le service des domaines peut consentir des cessions amiables à titre onéreux de vieilles matières, aux titulaires de marchés qui en auraient effectivement besoin pour l'exécution de leurs commandes.

2.1.3. Achats sur facture et travaux sur mémoire.

Les travaux, fournitures ou services dont le montant annuel présumé, toutes taxes comprises, n'excède pas le seuil fixé à l'article 123 du code des marchés publics.

Le règlement de ces prestations peut avoir lieu sur présentation de simples mémoires ou factures.

Ces limites doivent être respectées. En outre, la facilité de réalisation des achats sur facture et des travaux sur mémoire ne doit pas conduire les établissements à délaisser la procédure normale des marchés, si les limites visées ci-dessus ne doivent pas être atteintes.

En effet, les marchés du type « à commandes » ou « de clientèle » procurent les mêmes avantages, permettent d'obtenir de meilleures conditions de prix et sont de nature à réduire les délais d'approvisionnement.

Les modalités de la procédure d'achats sur facture et travaux sur mémoire sont précisées au chapitre V de la présente instruction.

2.1.4. Cessions.

Les organismes du matériel qui interviennent dans la réalisation des fournitures, doivent s'abstenir de faire appel aux ressources du commerce ou de l'industrie, pour leur approvisionnement en articles et matières dont la cession peut leur être consentie par d'autres organismes du département de la défense et, le cas échéant, par d'autres départements ministériels.

Des instructions permanentes ou particulières précisent les articles et matières susceptibles d'être obtenus et indiquent le mode de règlement des dépenses.

L' instruction 1070 /CC/CBC du 27 février 1957 (BO/G, p. 1078) a défini les règles applicables en matière de centralisation des achats de fournitures courantes nécessaires à l'armée de terre. La circulaire 33100 /T/DCM/AG/1 du 25 septembre 1965 (BOC/G, p. 1018) modifiée, a fixé les modalités de cette centralisation au sein du matériel.

Il importe que les règles énoncées soient respectées. La responsabilité du directeur de l'organisme concerné est engagée en cas de dérogation non justifiée, soit par l'impossibilité d'obtenir satisfaction des services « pilotes », soit par les conditions manifestement désavantageuses de prix, de qualité ou de délai de livraison offerts.

2.2. La pr É paration des achats.

2.2.1. Demande d'achats ou de travaux.

  19.1. Les « demandes d'achats » sont établies sous la responsabilité du commandant du groupement approvisionnements pour tous les articles et matières entrant dans l'approvisionnement normal de l'établissement.

Elles sont établies par les commandants de groupements et les chefs de services intéressés pour les articles dont il n'est pas normalement constitué de stock en raison soit de leur emploi exceptionnel, soit de leur affectation particulière ⁽¹⁷⁾. Les demandes d'achat de l'espèce sont obligatoirement soumises au visa du commandant du groupement approvisionnements qui s'assure qu'elles ne comportent pas d'articles existant en magasin ou en cours de réalisation.

  19.2. Les établissements mettant en œuvre une comptabilité automatisée peuvent utiliser la proposition de mise en commande (éditée par l'ordinateur) en tant que demande d'achat.

  19.3. Les « demandes de travaux » à réaliser par l'industrie privée, dans le cadre des instructions sur le maintien en condition des matériels, sont établies par le chef de service responsable de l'entretien ou de la remise en état des matériels considérés.

  19.4. Les demandes d'achat concernant les articles du rayon d'exploitation (EXP) sont formulées sur une fiche de réapprovisionnement du modèle M 5 ⁽¹⁸⁾, ce document se substituant à l'imprimé A 1.

  19.5. Les demandes d'achat ou de travaux ou les propositions de mise en commande en tenant lieu, sont remises à la section « achats » par le commandant du groupement approvisionnements.

2.2.2. Examen et approbation des demandes.

  20.1. Le chef de la section « achats » examine les demandes d'achats ou de travaux ou les propositions de mise en commande et fait procéder, s'il y a lieu, à leur mise au point par les organismes ou services demandeurs. Il les complète par l'indication de l'évaluation de la dépense et de l'imputation budgétaire proposée ; le montant des crédits disponibles est également mentionné sauf dérogation à cette règle autorisés par le directeur d'établissement pour les achats de faible importance ou lorsque ce dernier aura décidé que ce montant devra lui être communiqué à sa demande ou périodiquement.

Les demandes sont présentées au directeur de l'établissement qui, après examen, décide la suite à leur donner et en cas d'approbation, confirme l'imputation définitive de la dépense.

  20.2. Par dérogation aux dispositions ci-dessus, afin d'alléger la tâche du directeur d'établissement et accélérer la réalisation des achats, le commandant du groupement approvisionnements peut être autorisé à instruire seul les demandes d'achat et propositions de mise en commande portant sur des articles prévus dans un marché « à commandes » ou « de clientèle » en cours d'exécution.

L'autorisation accordée doit en fixer de façon précise les limites, en particulier le directeur d'établissement peut se réserver l'examen de certaines demandes avant l'achat ou à postériori. Cette autorisation doit figurer au registre des ordres du directeur.

Le commandant du groupement approvisionnements conserve, pour sa part, la possibilité de soumettre à l'examen et à la décision du directeur les demandes qui appellent des remarques quant à leur nature ou leur importance.

2.2.3. Choix du mode de réalisation.

  21.1. Pour toute demande d'achat ou de travaux, approuvée, le directeur d'établissement fixe, suivant les directives reçues du commandant et directeur du matériel, le mode de réalisation des fournitures, travaux ou services.

Ce choix sera généralement fonction de la nature de l'importance et de l'urgence de l'achat.

  21.2. Lorsque l'achat décidé doit donner lieu à la passation d'un marché, le directeur de l'établissement en propose la consistance et la nature.

Le souhait exprimé par le directeur d'établissement quant au type de marché à conclure est formulé sur la demande de passation de marché transmise au CRAM.

2.2.4. Demande de passation ou de renouvellement d'un marché.

En fonction des crédits dont il dispose, l'établissement désireux de procéder à un achat par marché fait parvenir au CRAM (section marchés) « une demande de passation d'un marché » accompagnée d'une « fiche de renseignements » dont les modèles sont donnés en annexe III.

Cette demande de passation de marché est accompagnée :

• du détail des spécifications techniques, celles-ci devant éventuellement servir à la rédaction du marché ;

• de toutes pièces jugées utiles (devis, correspondances échangées avec les fournisseurs, etc.).

Cette demande doit également faire apparaître le mode de conditionnement souhaité ⁽¹⁹⁾.

A la réception du besoin et dans le cas où le même besoin pourrait être éventuellement exprimé par d'autres établissements de la région, la section « marchés » informe tous les établissements de la région du projet dont elle a été saisie de façon à leur permettre d'être partie prenante pour tout ou partie de la prestation.

Ces établissements sont contactés par le CRAM au moyen d'une copie de la « demande de passation d'un marché ».

Les établissements destinataires désireux d'être bénéficiaires du marché disposent, pour se porter partie prenante, d'un délai fixé par le CRAM qui tient compte de l'urgence exprimée par l'établissement demandeur. A cet effet, ils renvoient au CRAM la demande de passation de marchés pour les articles figurant sur ladite demande ou pour les articles similaires qui pourraient être intégrés au marché.

Dans le cadre de ses attributions et dans le respect des directives fixées par le commandant et directeur du matériel, le chef du CRAM décide ⁽²⁰⁾, sur proposition du chef de la section marchés, du type de marché le mieux adapté à la prestation à réaliser. En cas de difficultés à cet échelon ou dans l'hypothèse de l'extension du marché à d'autres établissements, le dossier est soumis à la décision du commandant et directeur du matériel.

2.2.5. Fournisseurs à consulter.

  23.1. Lorsque le CRAM envisage de traiter pour la première fois avec des firmes peu connues, il est indispensable qu'il s'assure de leur situation exacte au point de vue de leurs capacités juridiques, financières et techniques ; cette vérification est effectuée dans les conditions fixées par le code des marchés publics (art. 41 à 43 et 48 à 60).

Pour le recueil de ces renseignements il est généralement utilisé le formulaire MPE 8 N du recueil des formulaires des marchés de l'Etat.

Le CRAM doit également s'assurer que les fournisseurs qu'il envisage de consulter n'ont pas été exclus des adjudications et marchés publics pour infraction aux dispositions du code général des impôts.

L'étude des documents authentiques produits par les candidats à l'inscription sur la liste des fournisseurs, permet généralement de prendre une décision sans qu'il soit nécessaire d'effectuer la visite de leurs installations techniques ; quand une telle visite est jugée indispensable notamment lorsqu'il s'agit de marchés de réparation, elle ne peut avoir lieu qu'avec l'accord du fournisseur.

  23.2. En vue de la consultation des fournisseurs, le chef de la section « achats » de l'établissement tient à jour le fichier « matières et fournisseurs » A 7, tandis que le chef de la section « marchés » du CRAM tient le répertoire des fournisseurs.

  23.3. Dans la recherche d'une large concurrence, les organismes contractants se heurtent parfois à des difficultés du fait que les industriels et commerçants sont souvent mal instruits des possibilités que leur offrent les commandes des armées.

Afin d'éclairer les fournisseurs éventuels, l'administration centrale leur procure des informations d'ordre général sur la passation des marchés et les oriente sur les services auprès desquels ils peuvent obtenir des commandes.

Il est indispensable que cette action soit prolongée au sein du matériel, dont les représentants qualifiés doivent être en mesure de fournir, d'une manière précise et rapide, des renseignements de même ordre.

Les relations avec les fournisseurs éventuels doivent être empreintes d'autant plus de courtoisie et de compréhension que ceux-ci sont moins informés des procédures administratives et des besoins propres au département de la défense.

Toutefois, des mesures doivent être prises de manière à éviter que les visiteurs prennent des contacts avec des services et des personnels militaires ou civils non qualifiés.

Pour l'information des fournisseurs, une brochure intitulée « guide du fournisseur de l'Etat et collectivités locales » a été éditée. Les intéressés peuvent se procurer cette brochure aux éditions du « Moniteur des travaux publics », 91, rue du Faubourg-Saint-Honoré, Paris-8^e ou aux éditions de « l'Usine nouvelle », 15, rue Bleue, Paris-9^e.

  23.4. Au regard de la sécurité et de la protection du secret, les fournisseurs étrangers et les sociétés à attaches étrangères ne peuvent participer à certains marchés du ministère de la défense que sur autorisation spéciale du ministre.

  23.4.1. Lorsqu'un organisme contractant juge utile, soit dans l'intérêt de la concurrence, soit pour des raisons d'opportunité, de faire appel à un fournisseur étranger ou à une société à attaches étrangères, il doit s'assurer auparavant que le fournisseur est autorisé à participer aux marchés des armées ⁽²¹⁾.

Deux cas sont à considérer, selon que le marché se range ou non dans la catégorie des marchés classés de défense nationale.

• a).  Cas des marchés non classés de défense nationale :

  • marchés de fournitures courantes ou de travaux : aucune autorisation n'est requise quelle que soit la nationalité de l'entreprise ;

  • marchés industriels : aucune autorisation n'est requise pour les sociétés n'ayant d'attaches étrangères que dans les pays du marché commun.

  Une autorisation est nécessaire dans tous les autres cas. Cette autorisation est accordée par le ministre non pour un marché particulier mais pour une période déterminée (en règle générale, deux ans). Elle est renouvelable et révocable ; elle est valable pour tous les marchés du département.

  Il appartient au fournisseur d'apporter la preuve qu'il détient une autorisation en produisant, à l'appui de son dossier, l'original ou la copie conforme à la notification qui lui a été adressée.

• b).  Cas des marchés classés de défense nationale.

  Les entreprises désireuses de participer aux marchés classés de défense nationale adressent à l'organisme contractant, avec leur dossier de candidature, tous renseignements utiles ⁽²²⁾ :

  • pour déterminer l'aptitude de leur entreprise à assurer la sécurité des informations protégées de la défense nationale ;

  • pour habiliter des personnels qui auraient à connaître des informations à caractère secret.

  L'autorisation, valable pour le seul marché considéré, est accordée par le ministre. L'habilitation indispensable pour les personnels qui auraient à connaître des informations protégées de défense nationale doit ensuite être demandée.

  Le fait pour un fournisseur d'être ou d'avoir été autorisé à participer à un marché non classé de défense nationale puis à exécuter un autre marché classé de défense nationale ne saurait le dispenser de demander l'autorisation nécessaire pour ce dernier marché.

  23.4.2. L'autorisation de sous-traiter, prévue par les cahiers des clauses administratives générales ne peut être délivrée, s'il s'agit d'un sous-traitant étranger, que dans les conditions prévues au paragraphe 23.4.1 ci-dessus.

  23.4.3. Les demandes d'autorisation doivent être présentées à l'organisme contractant (CRAM) lequel adresse à l'administration centrale un dossier comprenant les pièces énumérées dans l'annexe IV à l'instruction, notamment :

• la demande du fournisseur ;

• une copie des statuts de la société (pour les marchés classés défense nationale) ;

• une fiche de renseignements du modèle MPE 8 N.

L'autorisation, si elle est accordée, est signifiée au CRAM, à charge pour lui de la notifier au fournisseur sans délai.

  23.4.4. Toutes ces formalités ne dispensent en aucune façon l'organisme contractant de l'application des dispositions prévues par directives particulières, touchant à l'examen préalable, par l'administration centrale, de certains projets d'achats auprès d'un fournisseur étranger ou d'un importeur.

2.3. La r É alisation des achats par march É s.

2.3.1. Les documents contractuels.

  24.1. Les dispositions contenues dans le code des marchés publics sont applicables sans aucune restriction ou dérogation à tous les marchés conclus au nom de l'Etat ; en conséquence, ce code doit être obligatoirement visé dans les contrats. Par contre la reproduction du texte du code dans les documents contractuels est à éviter.

  24.2. Les marchés de l'Etat sont des contrats écrits portant engagement réciproque des parties contractantes ; il importe par conséquent, qu'ils stipulent avec précision la nature et l'étendue des obligations respectives de l'Etat et du titulaire.

Un contrat est constitué par les cahiers des charges, l'acte d'engagement et éventuellement des annexes expressément énumérées dans l'acte d'engagement.

Les cahiers des charges comprennent des documents généraux approuvés par décret et les documents particuliers approuvés par le commandant et directeur du matériel.

L'énumération de ces documents et leur rôle sont précisés dans les articles 5 et 6 de l'instruction 2300, visée au paragraphe 10.2.

  24.3. L'acte d'engagement est la pièce essentielle du contrat ; il constate l'accord des parties contractantes sur les conditions d'exécution du marché. Il est constitué selon le cas par :

• l'offre souscrite par le candidat retenu à la suite d'un appel d'offre comportant un cahier des clauses particulières et acceptée pour valoir marché par l'autorité ayant qualité pour engager l'Etat. L'offre est établie sur le formulaire MPE 12 du recueil des formulaires de la commission centrale des marchés (CCM) ;

• un document signé par les parties contractantes se référant à un cahier de clauses particulières (cas des marchés passés sur appel d'offres avec concours ou négociés). L'acte d'engagement reprend alors les engagements souscrits par le candidat retenu et est revêtu de la signature des deux parties.

  24.4. Les avenants ainsi que tous les actes additionnels au contrat sont des documents contractuels et comme tels engagent le titulaire et l'administration.

2.3.2. La détermination des délais.

  25.1. Tout délai imparti à l'administration ou au fournisseur, commence à courir le lendemain du jour où s'est produit le fait qui sert de point de départ à ce délai.

Lorsque le délai est fixé en jours, il expire à la fin du dernier jour de la durée prévue. Lorsqu'il est fixé en mois, il est compté de quantième en quantième ou, si le mois considéré ne comporte pas de quantième correspondant, le délai expire à la fin du dernier jour de ce mois.

Enfin, si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche ou un jour légalement férié ou chômé, le délai est prolongé jusqu'à la fin du premier jour ouvrable qui suit.

  25.2. Les cahiers des charges fixent les délais accordés, tant à l'administration qu'aux fournisseurs, pour l'exécution des formalités administratives relatives aux marchés.

Il importe que les organismes du matériel s'appliquent à respecter ceux qui leur sont imposés, car tout retard est une source de litiges et discrédite l'administration.

2.3.3. Communication entre l'administration et le titulaire.

  26.1. Toute décision de l'administration dont la notification doit faire courir un délai est notifiée au titulaire, soit à son adresse indiquée dans le contrat, par lettre recommandée ou télégramme avec demande d'avis de réception postal, soit directement à lui-même ou à son représentant qualifié. Dans ce dernier cas, la notification est constatée par un reçu ou un émargement donné par l'intéressé.

Le reçu donné par le destinataire, ou l'avis de réception délivré par la poste, fait foi de la notification. La date de l'avis de réception postal ou du récépissé est retenue comme date de notification de la décision ou de remise de la communication.

  26.1. Les communications du titulaire avec l'administration dont il entend donner date certaine sont, soit déposées contre récépissé auprès du chef de la section « marchés » du CRAM soit adressées au CRAM par lettre recommandée ou télégramme avec demande d'avis de réception.

2.3.4. Elaboration des cahiers des charges.

Dès que les fournitures ou prestations sont nettement définies, en quantité ou en qualité, le chef de la section « marchés » prépare les documents nécessaires à l'appel à la concurrence, documents que les candidats sont appelés à consulter.

Le cahier des clauses techniques particulières est rédigé par l'établissement demandeur tandis que le cahier des clauses administratives particulières est rédigé par le chef de la section « marchés » conformément aux modèles donnés par le recueil des formulaires relatif à la préparation, la passation et l'exécution des marchés de l'Etat ; ils sont soumis à l'approbation du commandant et directeur du matériel qui en arrête la teneur définitive.

2.3.5. Appel à la concurrence.Consultation des fournisseurs.

  28.1. La mise en jeu de la concurrence est un moyen efficace et éprouvé qui permet d'obtenir les meilleures conditions de prix ; elle doit être aussi large que possible et être effectuée par tous les moyens appropriés, sauf le cas où la personne responsable ⁽²³⁾ se trouve dans l'obligation :

• de traiter directement avec une entreprise qui détient un monopole de fait ou de droit ;

• de sélectionner préalablement les concurrents à consulter compte tenu de la spécificité des prestations.

La concurrence au plan international est obligatoire dès lors qu'il s'agit d'un appel d'offres pour des fournitures non spécifiques à l'armée et dont le montant est supérieur à un certain seuil fixé par arrêté. Des directives particulières définissent les critères à partir desquels les projets d'achat à l'étranger doivent être soumis à l'examen préalable du ministre (contrôle général des armées).

  28.2. La règle en matière de concurrence est l'insertion d'avis dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et le Journal officiel de la communauté européenne (JOCE) qui sont publiés dans les onze jours qui suivent la date de réception des avis par la direction de la publication ; cette insertion est obligatoire si le montant estimé de la dépense est égal ou supérieur à un seuil fixé par le ministre de l'économie et des finances. Si ce seuil n'est pas atteint, la publicité ne pourra être faite dans une publication habilitée à recevoir les annonces légales ⁽²⁴⁾ que si la direction de cette publication s'est engagée à faire ces insertions dans le délai de onze jours ou, en cas d'urgence, dans le délai de six jours (art. 38 du code des marchés publics). Un avis peut aussi être publié par voie d'affichage et, le cas échéant, par tous autres moyens de publicité. Il convient en outre, que le CRAM avise directement les fournisseurs connus de lui.

Des textes particuliers ⁽²⁵⁾ fixent les modalités de mise en concurrence dans le cadre de la communauté économique européenne, de certains marchés de travaux et de fournitures qui, de par leur montant, doivent faire l'objet d'une publicité communautaire.

  28.3. L'avis de consultation qui est publié dans le cas d'un appel d'offres doit comporter obligatoirement les renseignements prévus à l'article 94 du CMP. Le modèle d'avis de consultation (national ou communautaire) est donné dans le recueil des formulaires édité par la CCM. Dans cette forme de consultation, tous les candidats sont autorisés à remettre une offre sans qu'il soit procédé à une sélection préalable de ces candidats.

  28.4. L'avis d'appel de candidatures qui précède tout appel d'offres restreint doit comporter au moins tous les renseignements prévus à l'article 94 bis du CMP. Les modèles d'avis d'appel de candidatures (national ou communautaire) sont également donnés dans le recueil des formulaires précité.

Les plis contenant les candidatures sont ouverts par la commission d'ouverture des plis dans les mêmes conditions que ceux se rapportant à des appels d'offres ouverts. Le chef du CRAM propose ensuite au commandant et directeur du matériel la liste des candidats qu'il juge les mieux qualifiés pour assurer la prestation. Après décision de l'autorité responsable, le CRAM adresse ⁽²⁶⁾ aux fournisseurs retenus, le dossier de consultation, en invitant chacun d'eux à faire connaître ses propositions dans les délais prescrits.

  28.5. En dehors des cas prévus à l'article 104 du CMP, la procédure de consultation menée dans le cadre des marchés négociés, doit donner lieu à mise en compétition des candidats susceptibles d'exécuter un tel marché et par conséquent faire l'objet d'une consultation écrite au moins sommaire ; à cet effet, le CRAM pourra publier dans la presse ou au BOAMP l'avis de consultation MPE 2 ter N comportant un nombre de rubriques limité, ou utiliser la lettre du modèle MPE 22 N.

  28.6. Les dossiers de consultation doivent être cédés gratuitement aux candidats qui peuvent à leur choix les retirer dans les locaux du CRAM ou se faire envoyer par la poste.

Le dossier de consultation adressé au candidat ou retiré par lui doit comprendre :

• l'acte d'engagement formulaire MPE 12 N ;

• la fiche de renseignements à fournir par les candidats aux marchés publics (MPE 8 N) prévue par l'article 41.1 du CMP ; cette fiche n'est exigée que lorsque le CRAM ne possède pas d'informations récentes sur l'entreprise ou lorsque celle-ci participe pour la première fois à un marché avec le CRAM contractant ;

• les déclarations prévues à l'article 41.2 du CMP (formulaires MPE 13 N et éventuellement MPE 14 N) ;

• une fiche de renseignements statistiques et financiers permettant d'obtenir les adresses du trésorier-payeur général (TPG), de l'union pour le recouvrement sécurité sociale — allocations familiales (URSSAF) et du centre départemental d'assiette des services fiscaux dont dépend le candidat ;

• les demandes de renseignements prévus à l'article 175 du code de la famille relatif à certaines catégories d'aveugles et de handicapés et à l'article L. 437.2 du code du travail relatif aux attributions du comité d'entreprise ;

• les cahiers des clauses particulières (administratives particulières — CCAP et techniques particulières — CCTP) ;

• la notice précisant les conditions de présentation et d'envoi des offres (imprimé MPE 10 N).

Les modalités de mise à disposition des candidats des dossiers de marchés sont précisées dans la circulaire 7428 du 19 octobre 1971 du ministère de l'économie et des finances (BOC/SC, 1972, p. 84).

2.3.6. Réception des offres.

  29.1. Les offres adressées par le candidat sont confidentielles ; toutes précautions doivent être prises pour éviter leur divulgation.

Les offres placées sous doubles enveloppes cachetées doivent être adressées au CRAM par la poste sous pli recommandé ou, si le règlement de la consultation l'a prévu, déposées dans une boîte spéciale installée dans le bureau du secrétariat du CRAM.

Au fur et à mesure de leur réception par le CRAM, les plis sont numérotés et enregistrés dans leur ordre d'arrivée, sur le registre de dépôt des plis MPE 15 N. Au jour et heure limite de dépôt des plis, le registre détenu par la section « marchés » du CRAM est arrêté.

  29.2. En cas de production d'échantillons, leur remise par les fournisseurs s'effectue dans un établissement désigné par le CRAM. Le terme limite de réception des échantillons est la date limite de réception des offres. Au terme du jour et de l'heure limites de dépôt des offres, l'établissement concerné avise immédiatement le CRAM par TELEX ou TELEPHONE, de la réception ou de l'absence d'échantillons des candidats.

2.3.7. Ouverture des plis.

  30.1. Préalablement à l'ouverture des plis et pour chaque appel d'offres, le chef de la section « marchés » prérenseigne un procès-verbal MPE 17 N (pages 1 et 2 de l'imprimé) et le tableau des offres présentées modèle A 5 qui lui est annexé.

Il mentionne la remise des échantillons accompagnant éventuellement chaque offre.

  30.2. Au jour et à l'heure fixés pour la réunion de la commission d'ouverture des plis, le chef de la section « marchés », remet au président :

• le registre MPE 15 N avec les plis ;

• le PV MPE 17 N ;

• le tableau des offres présentées modèle A 5.

La séance d'ouverture des plis n'est pas publique, les candidats n'y sont pas admis. Seul et en dehors des membres de la commission, le représentant de la DGCCRF assiste aux séances ; il doit en être fait mention sur le PV MPE 17 N de sa présence ou de son absence.

  30.3. La commission d'ouverture des plis va ensuite examiner la validité des offres reçues.

Les plis répondant aux conditions fixées à l'article 95 du CMP et qui ont été reçus dans les délais prescrits sont retenus. Par contre, les plis non conformes ou reçus après la date limite de dépôt sont rejetés.

  30.4. Le président de la commission décachette les enveloppes contenant les offres et appose sur ces dernières sa signature ainsi que sur les pièces jointes. Les autres membres de la commission prennent connaissance des offres et y apposent également leur signature.

  30.5. Le PV MPE 17 N est alors immédiatement renseigné afin d'y consigner les opérations d'ouverture des plis (p. 2).

Les propositions contenues dans les offres retenues (prix, délais, options, etc.) sont ensuite transcrites dans le tableau des offres présentées modèle A 5.

A l'issue de la séance, le procès-verbal et le tableau des offres présentées sont arrêtés et signés par les membres de la commission. Les documents ne peuvent être rendus publics, ni communiqués à un candidat.

  30.6. Pour les plis jugés réguliers et à l'issue de la réunion de la commission, le chef de la section « marchés » du CRAM préviendra les fournisseurs au moyen de l'imprimé MPE 19/20 que leurs offres restent prises en considération dans le cas où le délai entre le dépôt des offres et le choix du candidat risque d'être long.

  30.7. Les plis parvenus hors délais sont renvoyés par le CRAM aux candidats, sans avoir été ouverts, accompagnés d'une lettre MPE 18 N précisant le motif du renvoi.

Il en est de même des offres reçues dans les délais mais non retenues pour vice de forme (offre incomplète ou non envoyée sous double enveloppe, etc.).

  30.8. Les exemplaires du PV MTE 17 N et du tableau A 5 sont ensuite adressés pour avis quant au choix du fournisseur à retenir, aux autorités désignées à l'article 31 ci-après, puis adressés en retour au CRAM pour mise au point avant approbation par la personne responsable. Ces documents sont accompagnés des offres retenues.

Toutes ces opérations doivent se faire avec célérité, car si le délai de validité d'une offre est dépassé, le ou les fournisseurs auront la possibilité, à la notification, de refuser le marché qui leur est attribué.

  30.9. Un exemplaire du PV MPE 17 N et du tableau des offres présentées sont ensuite classés au répertoire classeur des procès-verbaux modèle A 10.

2.3.8. Attribution de la fourniture.

  31.1. Dispositions générales.

La décision de l'autorité à qui incombe le choix du fournisseur doit être prise en toute équité et au mieux des intérêts de l'Etat pour le compte duquel elle agit. Elle tient compte pour ce choix du prix des prestations offertes, de leur coût d'utilisation, de leur valeur technique, des garanties professionnelles et financières présentées par chacun des candidats, du délai d'exécution, du coût de la livraison des transports et emballages, éventuellement de tous autres critères spécifiés dans le dossier de consultation suivant les directives du commandant et directeur du matériel.

La sélection des candidats et le choix du fournisseur appartiennent à l'autorité signataire du contrat sur proposition :

• du directeur du seul établissement bénéficiaire du marché ;

• du directeur de l'établissement désigné par le commandant et directeur du matériel lorsque plusieurs établissements sont bénéficiaires du marché.

Pour ce faire les échantillons éventuellement présentés par les candidats sont analysés.

Afin de garantir toute impartialité dans les opérations d'essais ou analyses, le prix, s'il est mentionné ainsi que le nom du fournisseur sont effacés et remplacés par un numéro ou une marque d'identification. Le directeur d'établissement désigné fait procéder au classement des échantillons et attribue à chacun d'eux, avec la plus grande objectivité, un coefficient de qualité. Il se base, pour ce faire, sur les résultats des essais ou analyses ou, à défaut sur ses propres constatations ou comparaisons, il peut dans ce cas se faire assister par un technicien.

Les coefficients attribués font l'objet d'une fiche signée du directeur. Cette fiche sera jointe au tableau de classement des offres.

Le directeur d'établissement procède ensuite au classement des offres et formule sa proposition sur le tableau A 5.

  31.2. Choix du titulaire à la suite d'un appel d'offres.

  31.2.1. Avant de formuler sa proposition de choix sur le tableau A 5 le directeur d'établissement peut recueillir l'avis :

• du chef du service utilisateur ou du technicien qualifié, sur le coût d'utilisation et la valeur technique des prestations proposées ;

• du commandant du groupement approvisionnements sur les délais de livraison ;

• du commandant du groupement des ateliers sur les garanties techniques offertes par les fournisseurs.

La personne responsable à qui incombe le choix du fournisseur pourra, outre l'avis du directeur d'établissement, recueillir celui du chef du CRAM pour ce qui concerne la convenance des prix et les garanties professionnelles et financières des candidats.

Dans le cas d'un marché ouvert à plusieurs établissements, l'avis d'un représentant qualifié des établissements ⁽²⁷⁾ devra être recherché.

Les avis doivent être consignés sur le tableau de classement des offres.

Pour certains marchés régionaux n'offrant pas de difficultés particulières et sur directives du commandant et directeur du matériel, la proposition de choix du fournisseur pourra incomber exclusivement au chef du CIRAM. Ce choix est alors proposé à l'issue d'une réunion de travail présidée par le chef du CRAM et à laquelle participent techniciens et approvisionneurs des établissements bénéficiaires ainsi que le chef de la section marchés du CRA.

  31.2.2. En possession du procès-verbal de la commission d'ouverture des plis, des pièces qui y sont annexées et du tableau des offres présentées et du tableau de classement des offres, l'autorité à qui incombe le choix du fournisseur compare les offres qui ont été retenues et choisit librement celles qu'il juge les plus intéressantes.

Sous peine de fausser le jeu de la concurrence et d'ouvrir la voie à des recours, le candidat retenu ne doit pas l'être sur des critères non prévus dans l'appel d'offres.

  31.2.3. Si plusieurs offres jugées les plus intéressantes sont tenues pour équivalentes, l'autorité responsable peut, pour départager les candidats, leur demander par l'intermédiaire du CRAM de formuler de nouvelles offres.

Hormis ce cas, il ne doit être discuté avec les candidats que pour leur faire préciser ou compléter la teneur de leurs offres.

  31.2.4. La proposition du directeur de l'établissement et la décision de l'autorité à qui incombe le choix du fournisseur, ainsi que les raisons qui la justifient, sont portées sur le tableau modèle A 5, dans les cases réservées à cet effet.

Il convient de noter que dans le cas où seul un fournisseur a fait parvenir une offre acceptable, le marché qui est conclu avec lui est réputé passé sur appel d'offres, dès lors que la procédure définie aux articles 93 à 102 du code des marchés publics a été strictement respectée.

  31.2.5. Dès qu'elle a fait son choix, l'autorité compétente adresse en retour au CRAM deux exemplaires du procès-verbal et du tableau de classement des offres, accompagnés des offres des fournisseurs.

Le chef du CRAM informe alors les candidats que leur offre est refusée ou retenue par la personne responsable du marché.

Le chef du CRAM peut, s'il le juge utile, communiquer les motifs de rejet aux soumissionnaires non retenus dans la lettre de notification qui leur est adressée. Tel sera le cas lorsque ces motifs lui paraîtront de nature à permettre à ces fournisseurs, de présenter, lors des appels d'offres ultérieurs, des soumissions plus conformes aux objectifs de l'administration.

Les directives pour la présentation des lettres de notification de rejet ou de prise en considération d'une offre sont données dans le recueil des formulaires relatifs à la préparation, la passation et l'exécution des marchés de l'Etat (MPE 18 N ou MPE 19/20 N selon le cas).

Les candidats dont l'offre est refusée sont déliés de leurs engagements dès la notification du rejet. Les candidats dont les offres sont acceptées demeurent engagés pendant le délai prévu dans l'appel d'offres.

Si aucune proposition n'a été jugée acceptable, tous les candidats sont avisés que l'appel d'offres est déclaré infructueux. Selon les circonstances, l'autorité compétente fait alors procéder, soit à un nouvel appel d'offres en prenant soin d'élargir la concurrence, soit à une mise en concurrence dans le cadre de la procédure des marchés négociés en application de l'article 103 du code.

  31.3. Choix du titulaire d'un marché négocié dans le cadre de l'article 103 du CPM.

Le directeur central, ou le CDM, mis en possession par le CRAM des propositions des candidats, décide librement de l'attribution du marché au fournisseur dont l'offre lui paraît la plus intéressante.

Il a toujours la possibilité de faire procéder par le CRAM à une nouvelle consultation (au besoin en proposant la modification des conditions initiales) et de faire entamer des tractations avec tel ou tel candidat en vue d'obtenir des conditions meilleures.

2.3.9. Établissement des contrats.

  32.1. Le chef de la section « marchés » est chargé de l'établissement des contrats ; il doit y procéder dès que le titulaire a été désigné par l'autorité compétente, de façon que la notification intervienne rapidement.

Les différentes formes que peuvent revêtir les contrats sont précisées à l'article 24 de la présente instruction.

Les contrats sont établis en un exemplaire original et en autant de copies certifiées qu'il est nécessaire (cf. ANNEXE IV à la présente instruction). En particulier, chaque établissement bénéficiaire est rendu destinataire d'au moins une copie du contrat.

L'exemplaire unique destiné à former titre en cas de nantissement doit être soumis à la signature de l'autorité habilitée à signer le marché.

  32.2. Hormis le cas où l'acte d'engagement est constitué par l'offre souscrite par le candidat à la suite d'un appel à la concurrence comportant un cahier de clauses particulières, le chef de la section « marchés » établit sans tarder, au nom du fournisseur désigné (ou des fournisseurs désignés) un projet de contrat qui sera soumis successivement à la signature du titulaire et de l'autorité habilitée.

  32.3. L'article 45 du code des marchés publics énumère les mentions qui doivent figurer dans un marché.

La liste de ces mentions n'est pas limitative et d'autres clauses, telles que celles relatives à la sous-traitance, aux garanties financières exigées du titulaire (cautionnement, assurance …), à la garantie technique des fournisseurs, etc…, peuvent être insérées en fonction des besoins.

Chaque marché étant un cas particulier, il convient lors de sa rédaction de veiller à rester dans une juste mesure afin d'éviter, lors de l'insertion de ces clauses, que le CCAP (ou l'acte d'engagement) soit en contradiction avec le CCAG ou le code des marchés publics, ce qui, à la limite, peut créer un cas de nullité.

  32.4. Disponible.

  32.5. Les projets de contrats sont inscrits sur le « carnet de projets de marché » et reçoivent un numéro ⁽²⁸⁾ destiné à les distinguer avant qu'intervienne leur identification (cf. Article 34).

  32.6. Il ne doit être introduit dans les contrats aucune disposition autocopiée ou manuscrite sur feuille intercalaire collée ou cousue, et il ne peut être apporté aucune addition ou rature sans que ces modifications soient approuvées par les deux parties contractantes ; quant aux surcharges, il ne doit en exister en aucun cas.

Les feuillets de l'acte d'engagement, y compris les annexes, établis sur un formulaire préimprimé (MPE 12 N, 12 1 N, 12 2 N) n'ont pas à être paraphés par le titulaire ⁽²⁹⁾ non plus que les autres documents s'il en existe. Seuls, les documents particuliers (CCAP, CCTP) sont revêtus du timbre du CRAM.

  32.7. S'il s'agit d'un marché visant « l'échange standard de matériels », un exemplaire du projet de contrat est adressé à l'administration centrale pour être soumis à l'accord préalable du service des domaines ⁽³⁰⁾.

2.3.10. Signature de l'acte d'engagement.

  33.1. Opérations préalables à la signature.

  33.1.1. Tout projet de marché (ou d'avenant) adressé à l'autorité signataire doit être accompagné d'un rapport de présentation établi par le CRAM (l'article 203 du code des marchés publics énumère les points particuliers devant figurer dans le rapport).

Le rapport de présentation permet à la personne responsable du marché de n'engager l'Etat par sa signature qu'après s'être assurée que la préparation du projet de contrat a été conduite dans le respect des dispositions réglementaires et le souci de la sauvegarde des intérêts de l'administration.

Lorsque le marché doit être signé à l'échelon régional, le rapport de présentation est rédigé sur un imprimé du modèle A 6 décrit dans l'annexe III à la présente instruction.

Des directives particulières fixent les modalités et conditions de présentation des dossiers devant les commissions spécialisées des marchés ainsi que les modèles de rapports de présentation à utiliser pour marchés de l'espèce ⁽³¹⁾.

  33.1.2. Dès que le projet de contrat est signé par le fournisseur ou dès que le projet de contrat établi a été signé du titulaire, le chef de la section « marchés » constitue un dossier, selon les indications données dans l'annexe IV à la présente instruction et le soumet à l'examen du chef du CRAM avant son envoi au commandant et directeur du matériel ; cet envoi est fait au moyen d'une chemise bordereau modèle A 18.

  33.1.3. Le commandant et directeur du matériel fait procéder à l'examen des pièces contenues dans le dossier et au redressement des anomalies éventuellement constatées.

L'importance de cet examen mérite d'être soulignée ; il doit en effet, éviter que l'Etat ne se trouve engagé de façon anormale par suite d'omissions ou d'imprécisions.

  33.1.4. En outre, en application des dispositions du décret n^o 70-1049 du 13 novembre 1970 ⁽³²⁾ relatif à la déconcentration du contrôle financier sur les dépenses de l'Etat effectuées au plan local, et de l' arrêté du 13 janvier 1975 ⁽³³⁾ modifié, les marchés et avenants dont la signature est de la compétence des autorités régionales et dont les montants dépassent les seuils prévus par l'arrêté susvisé, doivent être soumis au visa préalable du contrôleur financier local dans les conditions prévues par la circulaire 1525 /DN/DSF/CG du 01 mars 1973 ⁽³⁴⁾.

  33.2. Signature.

  33.2.1. Les contrats ne doivent comporter que deux signatures, celle du titulaire et celle du représentant de l'Etat. Les cahiers des charges n'ont pas à être signés.

  33.2.2. La signature de l'acte d'engagement par le titulaire intervient selon la forme donnée au contrat :

• soit au moment de la consultation (acte d'engagement souscrit à la suite d'un appel à la concurrence comportant un cahier de clauses particulières) ;

• soit à la réception du projet de contrat établi à son nom ; dans ce cas le chef de la section « marchés » doit veiller à l'exécution de cette formalité dans des délais aussi courts que possible.

  33.2.3. Le marché n'engage juridiquement l'Etat que lorsqu'il a été signé par la personne responsable du marché.

Le marché prend effet à la date de notification.

Les autorités habilitées à signer les marchés préparés par le CRAM sont désignées par arrêté interministériel publié au Journal officiel ⁽³⁵⁾.

Cet arrêté fixe également, selon la nature des contrats, les montants à prendre en considération pour déterminer l'autorité habilitée à signer le marché.

  33.2.4. S'il a qualité pour le faire, le commandant et directeur du matériel appose sa signature sur l'exemplaire original de l'acte d'engagement après avoir recueilli, éventuellement sur l'exemplaire original du projet, le visa du contrôleur financier local, si le marché doit, de par son montant, faire l'objet d'un contrôle préalable (cf. § 33.1.4).

Après signature et enregistrement au répertoire des marchés modèle A 11 l'exemplaire original du contrat est renvoyé au CRAM en vue de la notification au titulaire.

  33.2.5. Si le commandant et directeur du matériel n'est pas habilité à signer le contrat, il transmet le dossier à l'administration centrale (direction centrale du matériel de l'armée de terre) après avoir complété le rapport de présentation, par son avis et, le cas échéant, ses observations.

L'original du contrat, revêtu de la signature du directeur central est adressé au commandant et directeur du matériel pour enregistrement, puis renvoyé au CRAM à moins que l'examen du projet à l'échelon central ait fait apparaître des anomalies, auquel cas le dossier complet est renvoyé pour nouvelle étude ou mise au point.

Il est précisé que seule l'autorité habilitée peut signer la mention portée sur la copie du contrat, remise le cas échéant, au titulaire en vue de l'affectation du marché en nantissement.

  33.2.6. En cas d'urgence ⁽³⁶⁾ impérieuse mettant en cause la continuité de l'approvisionnement ou quand de très courts délais d'option sont imposés à l'administration (cas d'achats de fournitures dont le cours évolue rapidement), les autorités habilitées à signer les marchés peuvent signer des contrats dont le montant excède la limite qui leur a été fixée, à condition d'y avoir été expressément autorisés. La demande d'autorisation est alors adressée au ministre ⁽³⁷⁾ appuyée des justifications quant au recours à cette procédure.

Lorsqu'elle est accordée, l'autorisation (écrite) donne à la signature une valeur juridique.

La signature de l'autorité agissant au nom et pour le compte de l'Etat doit toujours être précédée de la fonction du signataire et être suivie des références de l'arrêté d'habilitation ou, le cas échéant, de l'autorisation spéciale accordée.

2.3.11. Identification des contrats.

  34.1. Les contrats ne constituent que des projets tant qu'ils n'ont pas été signés par l'autorité habilitée.

Après signature, ils sont enregistrés sur un répertoire du modèle A 11, tenu par chaque ordonnateur secondaire pour l'ensemble des organismes du matériel placés sous son autorité. Chaque contrat reçoit un numéro d'identification à seize chiffres, pris dans une série unique et annuelle, et articulé selon le schéma donné en annexe V à la présente instruction ; ce numéro doit être reporté sur l'exemplaire original des contrats et sur les copies établies.

Les marchés classés « défense nationale » sont signalés par une inscription, en rouge, dans la colonne 9 du répertoire A 11.

  34.2. Dans les relations internes au matériel et dans les correspondances échangées avec les titulaires, il est possible de n'utiliser que les sept premiers chiffres du numéro qui, à ce stade, suffisent à identifier le marché ; le numéro de projet ne doit plus être employé après la signature du contrat.

Compte tenu des contraintes informatiques, l'objet du marché doit se limiter à 25 caractères.

2.3.12. Notification de la signature de l'acte d'engagement.

  35.1. Si la signature de la « personne responsable » rend le marché juridiquement parfait, il convient d'aviser le titulaire de cette signature pour que le contrat devienne exécutoire.

Les cahiers des charges fixent le délai dans lequel la notification de la signature doit intervenir. Le délai de notification d'un contrat, délai pendant lequel le titulaire reste engagé par son offre, doit être respecté. Toute signature de marché non notifiée dans le délai fixé peut notamment permettre au fournisseur de se délier de son engagement.

La notification au titulaire de la signature de l'acte d'engagement par l'autorité habilitée doit être effectuée dès que l'exemplaire original du contrat parvient signé au CRAM.

Cette notification est effectuée soit par envoi au domicile du titulaire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception postal, soit par remise au destinataire contre récépissé.

Le télex ne peut être utilisé pour notifier au titulaire la signature de l'acte d'engagement ; il peut cependant servir à notifier le commencement d'exécution du marché, un accusé de réception devant dans ce cas être transmis par la même voie.

La notification est constatée sur l'original du contrat par une mention signée du chef du CRAM.

La date de notification est celle de la réception par le titulaire de la lettre de notification (imprimé MPE 21 N) ou celle de la signature du récépissé en cas de remise directe.

La date de notification rend le marché exécutoire et fait courir les délais d'exécution sauf dispositions contraires du cahier des clauses administratives particulières.

  35.2. Les copies du contrat sont ensuite certifiées conformes à l'original.

Une copie est remise ou adressée au titulaire ; l'exemplaire original du contrat est conservé par le CRAM.

Quatre copies sont adressées au commandant et directeur du matériel, à titre de compte rendu de notification et aux fins de transmission d'une part, au comptable assignataire (cf. Article 72) et au contrôle financier local, et d'autre part à l'administration centrale (cf. Article 38) ; cet envoi doit être effectué le lendemain du jour où le CRAM reçoit le récépissé ou l'accusé de réception de la notification.

  35.3. La notification du marché doit également être portée à la connaissance des administrations fiscales et des organismes de sécurité sociale ; cette transmission est assurée par le CDM au moyen de l'imprimé MPE 22 N (cf. Article 58 de l'inst. n° 129).

2.3.13. Préparation, signature, identification et notification des avenants.

Les avenants aux marchés sont préparés, signés, identifiés et notifiés dans les mêmes formes et les mêmes conditions que les contrats.

2.3.14. Reconduction ou dénonciation des marchés assortis d'une clause de reconduction.

La reconduction ou la dénonciation d'un marché, assorti d'une clause de reconduction, ne donne pas lieu à la passation d'un avenant.

La reconduction ou la dénonciation est subordonnée à la délivrance, par l'autorité qui a signé le contrat, d'une autorisation modèle A 22. Il appartient donc au CRAM de saisir à la demande du directeur d'établissement, cette autorité en temps voulu pour lui permettre, le cas échéant, de prendre une décision tendant à la dénonciation du marché avant l'expiration du délai de préavis.

Seuls les marchés à commande font l'objet d'une décision de reconduction.

La reconduction d'un marché est portée à la connaissance du titulaire par simple lettre ; en revanche, la dénonciation doit lui être notifiée par lettre recommandée avant l'expiration du délai de préavis fixé dans le contrat ; en aucun cas, la décision A 22 ne doit lui être communiquée.

Lorsque la décision autorise la reconduction du marché, elle constitue un acte d'engagement de dépense et est, en conséquence, soumise au contrôleur financier. Le reconduction est portée à la connaissance du comptable assignataire au moyen de l'imprimé MPE 22 bis N auquel est joint un exemplaire de la décision modèle A 22.

La reconduction ou la dénonciation d'un marché est signifiée au titulaire, par le CRAM, qui adresse à l'établissement une copie des correspondances échangées.

2.3.15. Envoi des dossiers de marché à l'administration centrale.

Les contrats, avenants, reconductions ou dénonciations signés par les commandants et directeurs du matériel doivent être soumis à posteriori à l'examen de l'administration centrale.

A cet effet, les commandants et directeurs régionaux adressent à l'administration centrale, en même temps qu'ils transmettent les exemplaires destinés au comptable assignataire (cf. Article 35), une copie de chacun des actes signés par leurs soins, quel que soit le montant de l'engagement de dépenses, qu'ils représentent. Les copies des décisions de reconduction ou de dénonciation sont adressées dès signature.

A chaque copie sont annexés les documents et pièces énoncées dans l'annexe IV.

Une copie des actes signés à l'échelon de l'administration centrale doit également être adressée à la DCMAT (sous-direction administration) à titre de compte rendu après notification.

2.3.16. Notification des commandes.

  39.1. S'il s'agit d'un marché à commande ou de clientèle, un bon de commande, du modèle A 4, est établi dès que la demande d'achat ⁽³⁸⁾ ou de travaux a été approuvée par le directeur de l'établissement (ou le commandant du groupement approvisionnements) ; il est signé par l'autorité déléguée de la personne responsable du marché et désignée dans le contrat (en principe le directeur d'établissement bénéficiaire du marché).

Le bon de commande A 4 sert essentiellement :

• à notifier au fournisseur la commande ferme au titre du marché considéré ;

• à mettre à jour le compte général des achats, travaux et services (cf. Article 70) ;

• à suivre et à contrôler l'exécution de la commande ;

• à renseigner le service demandeur et le magasin de réception sur les fournitures commandées et leur date de livraison ;

• à renseigner le démarcheur pour les articles qui doivent être retirés auprès des fournisseurs locaux.

  39.2. Dans le cas des marchés à commande et de clientèle, il conviendra de donner date certaine à la notification de la commande.

Cette notification sera alors effectuée dans les conditions précisées à l'article 35 de la présente instruction.

Le télex peut être utilisé pour notifier la commande au fournisseur, le message télex se substituant alors à l'exemplaire n° 1 du bon de commande ⁽³⁹⁾.

  39.3. Pour les marchés de réparation, une feuille des travaux commandés dans l'industrie du modèle A 12, est jointe au bon de commande A 4.

  39.4. S'il s'agit d'un marché conclu à quantités fixes, la notification de la signature de l'acte d'engagement constitue en même temps la notification de la commande ; le bon de commande modèle A 4 est néanmoins établi pour les besoins internes de l'établissement, l'exemplaire n° 1 étant soit conservé par la section « achats » dans le dossier du fournisseur, soit détruit.

Le CCAP peut prévoir éventuellement les conditions dans lesquelles sont déterminées les dates certaines de notification des commandes.

2.3.17. Cautionnement. Assurances.

  40.1. Cautionnement.

Lorsque le contrat stipule la constitution d'un cautionnement, le chef de la section « marchés » veille à ce que le récépissé ou les documents attestant sa réalisation lui parviennent dans le délai fixé ; à défaut, il met le fournisseur en demeure de remplir ses obligations.

Le cautionnement est constitué dans les conditions fixées aux articles 125 à 131 du code des marchés publics. S'il est remplacé par une caution personnelle et solidaire, celle-ci est soumise au régime défini aux articles 144, 145, 148, 149, 152 du code ; dans ce cas, l'engagement souscrit par les cautions personnelles et solidaires doit être établi sur l'imprimé MPE 23 N.

Lorsque la caution est produite soit en garantie du remboursement des avances facultatives (art. 133 du CMP) soit en garantie des biens mis à la disposition des titulaires (art. 135 du CMP) il convient d'utiliser, selon le cas, le formulaire MPE 23 1 N ou MPE 23 2 N.

Il ne peut être fait aucun paiement aux fournisseurs astreints à un cautionnement, avant qu'ils aient justifié sa réalisation.

  40.2. Assurances.

Si le contrat le prévoit, avant toute remise de biens appartenant à l'Etat, le chef de la section « marchés » doit s'assurer que le fournisseur a contracté les assurances nécessaires à la couverture des risques encourus par ces biens et ce, pour toute la durée de la mise à disposition. Il se fait présenter les polices d'assurances et s'assure également du paiement régulier des primes par le titulaire.

Le chef du CRAM peut contracter une assurance à la place du titulaire du marché, cinq jours après une mise en demeure restée sans résultat ; dans ce cas, il convient de précompter les frais engagés sur le montant du premier achat émis au profit du fournisseur.

  40.3. Il appartient au CRAM d'informer l'établissement dès que le fournisseur a constitué le cautionnement ou contracté une assurance.

2.3.18. Contrôle des livraisons.

  41.1. La section « achats » suit l'exécution des commandes et marchés ; elle s'assure que les fournitures sont livrées dans les délais et aux conditions stipulées dans le contrat. Elle est renseignée sur les dates de livraison prévues par les échelles de dates placées sur les dossiers des fournisseurs, et sur les dates de livraisons effectives, par les bordereaux ou bulletins qui lui sont transmis par le préposé au magasin de réception.

Les fournisseurs sont tenus de remettre, ou d'adresser en même temps que les marchandises, un bordereau ou bulletin de livraison ; le préposé au magasin de réception délivre, sur le deuxième exemplaire du bordereau, un récépissé provisoire des marchandises reçues, si le fournisseur le demande. Ce récépissé ne préjuge en rien de l'acceptation définitive des fournitures.

En l'absence de bordereau, le préposé à la réception rend compte, sans retard, à la section « achats » des fournitures reçues.

  41.2. L'établissement assume la responsabilité de dépositaire pendant le temps qui s'écoule entre la livraison des prestations et leur réception.

  41.3. Lorsque des retards se produisent dans la livraison, le chef de la section « achats » rappelle, par écrit, le fournisseur à ses obligations en lui signalant la date à partir de laquelle courent les pénalités.

Si cette lettre n'est pas suivie d'effet, ou si le retard se prolonge, le fournisseur est mis en demeure, par lettre recommandée du modèle A 21, avec accusé de réception, de livrer à une date déterminée après laquelle aucune livraison ne sera plus acceptée, sans préjudice des sanctions contractuelles auxquelles il s'expose.

Une copie des correspondances échangées avec le fournisseur est adressée par l'établissement au CRAM pour classement dans le dossier fournisseur.

La mise en demeure n'est pas nécessaire pour l'application des pénalités pour retard ; elle est utile, voire indispensable, pour l'application de sanctions telles que la résiliation du contrat, la passation d'un marché par défaut, l'exclusion du fournisseur.

2.3.19. Prolongation du délai d'exécution.Sursis de livraison.

  42.1. Des prolongations du délai d'exécution des marchés ou des sursis de livraison pour ce qui concerne les marchés industriels, peuvent être accordés aux fournisseurs, sur leur demande, lorsque certaines causes définies ci-après et étrangères à leur volonté, mettent obstacle à leurs obligations dans les délais contractuels.

  42.2. Conditions nécessaires à l'octroi d'une prolongation du délai d'exécution d'un marché.

  42.2.1. Une prolongation du délai d'exécution peut être accordée par la personne responsable au titulaire et sur sa demande lorsque celui-ci est mis dans l'impossibilité de respecter les délais contractuels du fait de la personne publique ou du fait d'un événement ayant le caractère de force majeure.

  42.2.2. Pour les marchés de fournitures courantes et de service, cette prolongation peut être accordée même si cette impossibilité n'est pas consécutive à un cas de force majeure ou n'est pas le fait de la personne publique, pourvu qu'elle résulte d'une cause n'engageant pas la responsabilité du titulaire.

  42.3. Conditions nécessaires à l'octroi d'un sursis.

  42.3.1. Un sursis de livraison peut être accordé au titulaire d'un marché industriel, lorsqu'il est mis dans l'impossibilité de respecter les délais contractuels :

• soit pour une cause autre que celles prévues au 42.2.1 ci-dessus mais qui n'est pas de son fait ;

• soit en raison de difficultés exceptionnelles qu'il rencontre dans la mise au point d'un appareil nouveau ou dans l'exécution d'une fabrication nouvelle, difficultés dont l'ampleur n'était pas prévisible au moment de la conclusion du marché.

  42.4. Effet des décisions prises.

  42.4.1. Le délai de prolongation d'exécution a, pour l'application du marché, les mêmes effets que le délai contractuel. Dans ce cas, sans que les prix initiaux du marché puissent être modifiés, le nouveau délai sera pris en considération pour la détermination des prix du règlement du marché, si une clause de révision des prix a été prévue au contrat.

  42.4.2. Le sursis de livraison a pour seul effet d'écarter, pour un temps égal à sa durée, l'application des pénalités pour retard de livraison et la menace d'autres sanctions contractuelles. Le titulaire ne peut en aucun cas l'invoquer pour prétendre à une modification du prix du contrat et notamment, à l'application des clauses de révision de prix hors du délai d'exécution contractuel.

  42.5. Délais d'exécution.

  42.5.1. Le délai d'exécution part de la date de notification du marché. Dans les marchés à commande ou de clientèle, le délai d'exécution de chaque commande part de la date de notification de la commande correspondante (formulée soit par bon de commande A 4, soit par message télex). Dans les marchés comportant des tranches, le délai d'exécution de chaque tranche part ; s'il n'a pas été fixé dans le marché, de la date à laquelle est notifié l'ordre d'exécution de la tranche considérée.

  42.5.2. La date d'expiration du délai est :

• en cas de livraison ou d'exécution des prestations dans les locaux de l'administration, la date de livraison ou de l'achèvement de la prestation ;

• en cas de réception dans les locaux du titulaire, la date que celui-ci a indiqué pour l'admission.

  42.5.3. Ainsi que cela a été précisé à l'article 25, tout délai commence à courir le lendemain du jour où s'est produit le fait qui sert de point de départ à ce délai.

  42.5.4. Pour obtenir une prolongation du délai d'exécution ou un sursis de livraison, le titulaire doit signaler à l'établissement par lettre recommandée, les causes faisant obstacle à l'exécution du marché dans les délais contractuels et qui, selon lui, échappent à sa responsabilité. Selon qu'il s'agisse d'un marché de fournitures courantes et de services ou d'un marché industriel, le titulaire dispose à cet effet d'un délai de dix jours ou de celui d'un mois à compter de la date à laquelle ces causes sont apparues. Il formule ensuite une demande de prolongation du délai d'exécution ou de sursis de livraison (en deux exemplaires) sur un imprimé du modèle A 9 donné en annexe III et qui lui est fourni par l'administration. Cette demande doit être établie dans les dix jours qui suivent la date à laquelle les répercussions des causes du retard sur le délai de livraison peuvent être déterminées ; elle doit comporter la durée de la prolongation ou du sursis demandé. Le fournisseur joint à sa demande toutes justifications utiles à l'étude du dossier.

Le directeur d'établissement prend toutes mesures utiles pour s'assurer de l'exactitude des raisons exposées par le fournisseur, complète la demande par ses observations et critiques et, le cas échéant, par l'indication des sursis ou prolongations antérieurement accordés et de leur motif. Il adresse cette demande assortie de ces propositions à l'autorité compétente (par l'intermédiaire du CRAM) qui notifie (ou fait notifier par le CRAM par écrit sa décision au titulaire, au directeur d'établissement.

  42.5.5. Aucune demande de prolongation du délai d'exécution ou de sursis ne peut être présentée pour des événements survenus après l'expiration du délai contractuel éventuellement déjà prolongé.

La durée de la prolongation du délai d'exécution ou de sursis ne peut être supérieure à celle du retard directement engendrée par les seules causes invoquées par le fournisseur et retenues par l'autorité compétente.

  42.6. Compétence d'octroi des prolongations de délais d'exécution.

Les prolongations de délai d'exécution et les sursis de livraisons sont accordés, selon leur durée :

• par le commandant et directeur du matériel dans la limite de cent jours ;

• par l'administration centrale au-delà de cent jours.

Les sursis de livraisons sont accordés selon leur durée :

• par le commandant et directeur du matériel dans la limite de deux cents jours ;

• par l'administration centrale au-delà de deux cents jours.

Ces seuils de compétence sont fixés par lot de livraison ou commande étant entendu qu'ils peuvent représenter, soit la durée totale du sursis, soit la durée cumulée des sursis successivement accordés par lot de livraison.

  42.7. Les prolongations du délai d'exécution et les sursis de livraison ne donnent pas lieu à établissement d'un avenant au contrat.

  42.8. Le détail concernant l'instruction des demandes de prolongation du délai d'exécution ou des sursis d'exécution, ainsi que les éléments à prendre en considération pour l'octroi de ces prolongations ou sursis sont précisés à l'article 86 de l'instruction n^o 2300/DEF/CGA/CC/RM du 21 juin 1976 (BOC, p. 2096) abrogée par la note n^o 2555/DEF/CGA/AMG/EC du 15 juin 1989 (BOC, p. 3625) [abrogée et remplacée en dernier lieu par l' instruction 129 du 14 septembre 1995 (BOC, p. 5306)].

2.3.20. Pénalités pour retard.

  43.1. En cas de dépassement des délais contractuels, éventuellement prolongés et en l'absence de prolongation de délais d'exécution ou de sursis, le titulaire est pénalisé dans les conditions fixées dans le contrat.

  43.2. Pour tout retard constaté, le chef de la section « achats » ouvre un état de décompte de pénalités modèle MPE 29 N. Le directeur de l'établissement n'a aucun pouvoir d'appréciation ; dès qu'un retard existe, l'état de décompte des pénalités doit immédiatement et obligatoirement être ouvert. L'application de pénalités ne nécessite ni mise en demeure préalable, ni justification du préjudice subi par l'administration.

L'état des pénalités est décompté dans les conditions prévues par le contrat ; il est totalisé immédiatement après la dernière livraison se rapportant, soit à l'ensemble du marché, soit au lot, fraction de lot ou commande, si un tel fractionnement a été autorisé par le contrat.

La durée du retard pénalisable est égale au nombre de jours compris entre la date (exclue) fixée par le marché pour la livraison ou la présentation aux fins de vérification et la date (incluse) à laquelle l'une ou l'autre de ces opérations ont été effectuées.

Dans le cas de résiliation du marché, les pénalités pour retard sont éventuellement appliquées jusqu'à la veille incluse du jour de la date d'effet de la résiliation.

  43.3. Les pénalités sont réglées :

• pour l'ensemble du marché, si celui-ci ne comporte qu'un seul lot de liquidation ;

• par lot de liquidation si le marché prévoit plusieurs lots de liquidation.

Par lot de liquidation, il faut entendre une fraction des fournitures ou des travaux devant faire l'objet, après livraison, de formalités de réception, comportant transfert de propriété et établissement de décomptes définitifs. Les livraisons qui ne constituent pas un lot de liquidation ne donnent pas lieu à liquidation de pénalités.

Le montant des pénalités n'est pas recouvré dans les cas suivants :

• a).  S'agissant d'un marché de fournitures courantes et de services : lorsque ce montant ne dépasse pas 1/250 du seuil fixé par l'article 123 du code des marchés publics et que ce marché ne comporte qu'un seul délai d'exécution. Si le marché comporte plusieurs délais, cette règle s'applique également aux pénalités dont est assorti chacun des délais sans toutefois que le total des exonérations excède 1/100 du seuil considéré.

• b).  S'agissant d'un marché industriel : lorsque le montant des pénalités ne dépasse pas 1/200 du seuil précédent.

  43.4. L'état portant décompte des pénalités ⁽⁴⁰⁾ est transmis dans les meilleurs délais au CRAM qui :

• le classe si la pénalité n'est pas recouvrable ;

• l'adresse au CDM pour décision de la personne responsable si la pénalité est recouvrable. Dans ce cas, l'établissement ne doit pas attendre la décision de cette autorité pour transmettre à l'ordonnateur secondaire la (ou les) facture(s) accompagnée(s) d'une copie de cet état de pénalité.

Dans tous les cas, le CRAM devra procéder à la totalisation permanente des états de pénalités ouverts au titre d'un marché, car cette totalisation est susceptible de faire recouvrer des pénalités par dépassement du seuil fixé ; dans cette dernière hypothèse, la personne responsable du marché fera poursuivre le recouvrement du montant des états qui auront été ouverts postérieurement à la date où ce seuil a été atteint. Cette règle devra s'appliquer en particulier dans le cas où plusieurs établissements sont parties prenantes à un même marché, qu'ils appartiennent ou non à une même région, le cumul des pénalités étant effectué par le CRAM qui a élaboré le marché ; ceci implique en particulier la transmission à cet organisme de tous les états des pénalités qui auraient été établis par les établissements stationnant dans d'autres régions.

  43.5. Le décompte des pénalités afférentes à un lot de liquidation est arrêté par l'ordonnateur secondaire qui complète éventuellement le dossier de règlement en faisant apparaître notamment le montant des pénalités.

Lorsque le décompte des pénalités afférentes à un lot de liquidation est arrêté et que le montant de la somme à régler a été modifié, la personne responsable notifie au titulaire par l'intermédiaire du CRAM, les retenues qui lui sont infligées, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Celle-ci est accompagnée de l'état de décompte des pénalités MPE 29 N et de la feuille de propositions dont le modèle est annexé à l'instruction n^o 2300/DEF/CGA/CC/RM du 21 juin 1976 (BOC, p. 2096). Voir § 42.8.

Le titulaire dispose d'un délai de trente jours pour présenter ses observations à l'autorité qui lui a notifié le décompte. Passé ce délai, le titulaire est réputé par son silence, avoir accepté ce montant.

Sans attendre qu'il soit statué sur la demande du fournisseur le montant des pénalités encourues est précompté sur les sommes qui lui sont mandatées.

Lorsque dans le cas d'un marché centralisé, le cumul des pénalités dépasse le seuil d'exonération et englobe des pénalités décomptées par des établissements relevant de différents CDM qui assurent le règlement des factures, le précompte est effectué par chaque CDM, chacun pour ce qui le concerne.

  43.6. Si le fournisseur présente des observations et croit devoir formuler une demande d'exonération, il lui appartient, d'exposer sur la feuille de propositions susvisée, les causes et les circonstances imprévues ayant manifestement entraîné des retards et pouvant justifier la demande ; il doit produire à l'appui de sa requête toutes pièces de nature à justifier les raisons qu'il invoque.

La feuille de propositions est complétée par l'avis du directeur d'établissement, ceci dans le but de renseigner l'autorité appelée à statuer. Cet avis ne peut être général et doit être aussi complet que possible. Il doit reprendre et discuter un à un les motifs invoqués par le fournisseur, lesquels doivent être examinés sous le triple aspect de la recevabilité en droit, de l'exactitude des faits et de la valeur de ceux-ci quant aux responsabilités à engager ; en outre il doit récapituler les prolongations de délais ou exonérations déjà accordées au titre du marché et éventuellement des marchés récents exécutés avec la même entreprise.

Si la décision relève des attributions de l'administration centrale, le commandant et directeur du matériel porte son avis motivé sur les feuilles de propositions.

Pour chacun des motifs reconnus valables, l'autorité chargée d'émettre un avis doit s'efforcer d'apprécier la durée approximative du retard qui devait normalement en résulter et formuler une proposition précise d'exonération de pénalités.

Les dossiers sont constitués et transmis conformément aux prescriptions de l'annexe IV à la présente instruction.

En tout état de cause, un exemplaire de l'état de pénalité approuvé est adressé à l'établissement (ou aux établissements preneurs) par l'intermédiaire du CRAM pour mise à jour du dossier fournisseur.

Dans le cas où la décision de la personne responsable conduit à une exonération totale ou partielle des pénalités dont le montant a déjà été précompté, il est émis un mandat complémentaire au profit du titulaire.

  43.7. La compétence des autorités en matière de remise de pénalités est déterminée en fonction du montant de l'exonération proposée, indépendamment du montant de la pénalité encourue. Les limites de compétence sont fixées par lot de liquidation ou pour l'ensemble du marché si celui-ci ne comporte qu'un lot de liquidation.

Les remises de pénalités sont accordées :

• par le commandant et directeur du matériel si le montant de l'exonération proposée n'excède pas la double limite suivante :

  • 50 000 francs par lot de liquidation ou par marché ;

  • 20 p. 100 de la valeur du lot du marché ;

• par l'administration centrale au-delà de ces seuils ou lorsque le titulaire conteste la décision prise par le commandant et directeur du matériel.

  43.8. La décision prise, tant au niveau du commandement et direction du matériel, qu'à celui de l'administration centrale doit être notifiée au fournisseur.

2.4. Prix du march É.

2.4.1. Généralités.

2.4.1.1. Contenu des prix.

Le prix est un des éléments essentiels du marché. La forme du prix doit être définie au moment du lancement de la consultation car c'est un des éléments de la mise en jeu de la concurrence ou éventuellement de la négociation. Les pièces constitutives du marché doivent indiquer le prix ou les modalités de sa détermination.

Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres taxes frappant obligatoirement la prestation ainsi que, sauf stipulation différente, tous les frais afférents au conditionnement, à l'emballage, à la manutention, au transport jusqu'au lieu de livraison et à l'installation.

Si le marché prévoit le stockage de tout ou partie des prestations sans préciser le prix de ce stockage, celui-ci est également réputé contenu dans les prix.

Le marché doit faire apparaître le prix hors taxe à la valeur (TVA), le taux de TVA applicable, le montant de la TVA et le prix toutes taxes comprises (TTC). Le prix de règlement peut donc être affecté par un changement de taux ou de l'assiette de cette taxe entre la date de l'établissement du prix initial et la date du fait générateur de l'impôt. Cette remarque peut s'appliquer à d'autres impôts indirects tels les droits de douane, les droits spécifiques, etc. mais à condition que le marché en mentionne la nature et le montant initial.

Lorsque l'analyse prévisionnelle du coût précontractuel ne permet pas de dégager un prix acceptable pour l'une ou l'autre des parties ou de se référer à un prix pratiqué en l'espèce, l'organisme contractant pourra demander au titulaire qu'il lui fournisse tous les renseignements sur les éléments techniques et comptables du prix de revient des prestations objet du marché.

La fixation du prix du marché est alors subordonnée à l'exécution d'un contrôle de prix de revient postérieur à la passation du marché.

Le titulaire du marché a, dans ce cas, l'obligation de permettre et de faciliter la vérification éventuelle, sur pièces ou sur place, de l'exactitude de ces renseignements par l'autorité chargée du contrôle.

L'exercice effectif de ce contrôle implique que le marché l'ait prévu expressément et ait explicité les obligations du titulaire de telle manière que la méthode de détermination du prix ne donne lieu à aucune contestation ultérieure.

2.4.1.2. Prix forfaitaires et prix unitaires.

Les prestations faisant l'objet du marché sont réglées soit par des prix unitaires appliqués aux quantités réellement livrées ou exécutées, soit par des prix forfaitaires ; dans ce dernier cas le prix est censé couvrir le contractant des aléas techniques prévisibles dans l'exécution de la prestation.

Si les prestations comportent des incertitudes sur les quantités, le marché peut prévoir une série de prix unitaires qui seront appliqués aux quantités réellement exécutées.

2.4.1.3. Prix provisoire.

Il peut être passé des marchés à prix provisoire pour les travaux ou fournitures complexes ou d'une technique nouvelle et présentant soit un caractère d'urgence impérieuse, soit des aléas techniques importants qui obligent à commencer l'exécution du marché alors que toutes les conditions ne peuvent pas être complètement déterminées ; le titulaire doit alors se soumettre à un contrôle particulier de l'administration.

Cette forme de fixation de prix doit demeurer exceptionnelle car elle présente des inconvénients sérieux du fait que :

• elle contient une incitation au gonflement des coûts, l'intérêt du titulaire étant de se rapprocher du prix plafond (lorsqu'il a été prévu) qui le plus souvent n'a pu être suffisamment élaboré lors des négociations ;

• l'obligation du contrôle du prix de revient nécessite une enquête comptable exigeant des délais trop longs pour que puissent être respectées les règles fixées par le code des marchés pour transformer le prix provisoire en prix définitif ;

• si le prix provisoire a été mal apprécié, il peut entraîner soit une insuffisance, soit au contraire un excès de financement.

Les indications devant figurer dans les marchés à prix provisoire sont précisées dans l'article 39 de l'instruction n^o 2300/DEF/CGA/CC/RM du 21 juin 1976 (BOC, p. 2096) voir paragraphe 42.8.

2.4.1.4. Prix en dépenses contrôlées.

  47.1. Dans cette formule la totalité du risque repose sur l'administration puisque le système consiste à régler les prestations exécutées en appliquant les prix résultant des dépenses constatées dans la comptabilité du titulaire et en ajoutant une marge de bénéfice fixée au contrat.

Les marchés conclus sur la base des dépenses contrôlées pour la totalité des prestations qu'ils couvrent doivent demeurer exceptionnels. L'administration ne doit y recourir que pour des prestations dont l'exécution comporte des aléas tels que la détermination préalable d'un juste prix n'est pas concevable et qu'il n'est pas possible par ailleurs d'user de la faculté de traiter à prix provisoire.

  47.2. Le prix des prestations rémunérées sur la base des dépenses contrôlées doit être réglé selon les bases qui doivent figurer dans le marché. Ce dernier doit préciser en particulier les éléments à prendre en compte ainsi que les modalités de leur enregistrement dans la comptabilité du titulaire ou des pièces justificatives à fournir.

  47.3. Le décompte de prix devra être présenté d'une façon aussi détaillée que le permet la comptabilité du titulaire ; aussi il ne doit être passé des marchés en dépenses contrôlées qu'avec les fournisseurs disposant d'une comptabilité suffisamment élaborée pour permettre l'établissement d'un tel décompte.

  47.4. L'article 40 de l'instruction n° 2300 énonce un certain nombre de règles destinées à limiter les inconvénients de ces contrats.

2.4.2. Variation du prix initial.

2.4.2.1. Prix initial.

  48.1. Cette terminologie est utilisée lorsque pour une prestation donnée, le prix mentionné au marché est susceptible d'être modifié selon une règle définie.

Toutefois lorsque la prestation doit être payée par application d'un rabais ou d'un coefficient à des références qui ne seront connues qu'au fur et à mesure de l'exécution ou de la livraison de la prestation, il n'y a pas de prix initial. Ce cas englobe également la « rémunération sur la base des dépenses contrôlées » quand le marché ne précise que les multiplicateurs qui seront appliqués aux débours justifiés par le titulaire.

Dans leur ensemble les prix initiaux des prestations faisant l'objet de marchés publics sont actuellement déterminés librement sous réserve de l'application de l'ordonnance n^o 45-1483 du 30 juin 1945 [abrogée et remplacée par l'ordonnance n^o 86-1243 du 1^er décembre 1986 [(BOC, 1987, p. 2335)] modifiée.

  48.2. Le décret 79-992 du 23 novembre 1979 ⁽⁴¹⁾, définit trois catégories de prix de règlement :

• le prix ferme ;

• le prix ajustable ;

• le prix révisable.

Les modalités pratiques d'application des prix de règlement sont précisées dans la circulaire interministérielle du 30 octobre 1980 relative aux prix dans les marchés publics ⁽⁴²⁾.

2.4.2.2. Prix ferme.

  49.1. Un marché est conclu à prix ferme lorsque cette forme de prix n'est pas de nature à faire encourir des aléas majeurs au titulaire et à l'administration contractante à raison de l'évolution raisonnablement prévisible des conditions économiques pendant la période d'exécution des prestations.

Une prestation est traitée à prix ferme lorsque :

• d'une part le marché précise le prix ;

• d'autre part le prix de règlement est égal à ce prix quelles que soient les variations des conditions économiques d'exécution de cette prestation.

D'une façon générale on peut traiter à prix ferme les prestations à exécuter dans un délai court ou moyen variable en fonction de la conjoncture mais qui est de l'ordre de douze mois comptés à partir de la date d'établissement des prix.

  49.2. Cependant un prix ferme ne peut se concevoir qu'à la condition expresse que le marché soit susceptible d'être notifié rapidement. Cette certitude n'étant pas toujours acquise, il convenait de définir une règle rétablissant l'équilibre du contrat lorsque ce dernier risquait d'être perturbé par un décalage dans la notification du marché ou dans la réalisation des prestations. Aussi, la réglementation relative à la détermination, des prix de règlement des marchés publics ⁽⁴³⁾ a-t-elle prévu les dispositions ci-après :

• 1. Tout marché conclu à prix ferme, relatif à des produits ou services autres que courants ou à des travaux, doit inclure obligatoirement une clause prévoyant :

  • que le prix sera actualisé si un délai supérieur à trois mois s'écoule entre la période où ce prix a été fixé et la date de l'acte portant commencement d'exécution des prestations ⁽⁴⁴⁾ ;

  • que l'actualisation se fera aux conditions économiques correspondant à une date antérieure de trois mois à la date d'effet de l'acte portant commencement d'exécution des prestations ;

  • les modalités de cette actualisation.

  Si cette clause a été omise dans le marché, elle doit y être introduite par voie d'avenant.

• 2. Lorsqu'un marché relatif à des produits ou services courants est conclu à prix ferme, son prix peut être actualisé selon les règles identiques à celles prévues au paragraphe 1 ci-dessus.

  En règle générale, l'actualisation est calculée :

  • sous forme d'ajustement s'il s'agit de marchés d'articles ou de services courants ;

  • par application d'une formule paramétrique pour les articles et services autres que courants ; le plus souvent :

    • la formule ne comprend pas de partie fixe, celle-ci étant répartie sur les paramètres de la formule au prorata de leurs poids ;

    • il n'y a pas de décalage dans la lecture des indices.

  49.3. L'actualisation n'a pas lieu d'être effectuée lorsque la prestation est traitée à prix révisable.

  49.4. Lorsque le prix d'un marché doit être déterminé par référence à un marché antérieur ou lorsque la passation du marché fait suite à de longues négociations, il est fait application de formules de variations particulières ainsi que le prévoit l'instruction n° 2300 (art. 42).

2.4.2.3. Règles communes à l'ajustement et à la révision des prix.

Etant donné la variété et l'importance des prestations et services confiés aux entreprises, les services acheteurs doivent, en matière de prix de règlement des marchés, faire preuve d'initiative et de responsabilité. Ils doivent si nécessaire proposer, discuter ou négocier avec les fournisseurs des solutions de fixation d'ajustement ou de révision les mieux adaptées à la prestation et à la conjoncture.

Les conditions d'ajustement ou de révision des prix doivent être définies au moment du lancement de la consultation car elles sont un des éléments de la mise en jeu de la concurrence ou éventuellement de la négociation ; en particulier, la structure de la formule de variation et ses conditions de mise en œuvre doivent être définies dans les pièces de consultation.

Cependant l'introduction d'une clause de révision de prix dans un marché ne doit pas être systématique et les prix doivent être convenus fermes toutes les fois que cela est possible.

L'administration ne peut en aucun cas introduire par voie d'avenant une clause de révision à un marché passé sur la base d'un prix ferme.

Sauf disposition contraire du CCAG applicable, le marché doit prévoir que le prix est réputé établi à la date de l'offre.

2.4.2.4. Prix ajustables.

  51.1. Les marchés relatifs à des produits ou services courants non conclus à prix ferme doivent être traités à prix ajustable dans la mesure où une référence d'ajustement (mercuriale des prix, indice de prix ou barème) peut être choisie. Les produits ou services courants ou d'usage banal sont ceux pour lesquels les acheteurs n'imposent pas de spécifications techniques.

Les cas les plus fréquents d'application de ce régime sont ceux des prestations dont les prix sont susceptibles de varier de façon importante et imprévisible pendant la période contractuelle, ou qui font l'objet de livraisons échelonnées tout au long d'une durée assez importante.

Lorsqu'une référence d'ajustement ne peut être utilisée, la solution la mieux adaptée consistera dans le choix d'un prix révisable.

  51.2. Dans un régime de prix ajustable, le principe consiste à définir des prix de règlement :

• soit par rapport à un prix initial figurant au contrat ; dans ce cas, la référence permettant de définir le prix de règlement consiste généralement en des pourcentages de hausse ou de baisse à lui appliquer selon les règles ;

• soit par rapport à des prix qui ne seront connus qu'au fur et à mesure de l'exécution des prestations (cas des fournitures de fuel domestique). Les prix de règlement seront alors établis par référence, généralement sous forme de rabais, à des barèmes de prix limites ou à des mercuriales.

  51.3. Dans un régime d'ajustement des prix initiaux par référence à des prix ou à des indices publiés au BOCCRF (ex-BOSP) ou par l'institut national des statistiques des études économiques (INSEE), ceux-ci doivent être aussi représentatifs que possible de la prestation considérée, les indices généraux des prix et salaires ne devant en aucun cas être utilisés pour indexer les prix.

Le marché doit alors définir :

• la classification des prestations (produits ou services courants ou autres que courants) ;

• le mois d'établissement des prix ;

• le prix ou l'indice auquel le prix initial est rattaché ;

• la périodicité d'ajustement.

Lorsque le prix de règlement résulte de l'application d'un barème, il s'avère nécessaire que les candidats précisent dans leur acte d'engagement, la référence du barème (numéro, date d'entrée en vigueur, colonne ou position à utiliser, etc.) et qu'ils s'engagent à appliquer sur celui-ci les conditions proposées dans le marché (rabais ou tarifs dégressifs).

Si le service traite avec un fournisseur établissement librement un barème, il devra s'entourer de certaines précautions contractuelles de manière à limiter les hausses excessives, par exemple en prévoyant que l'évolution du prix de la prestation sera limitée par la référence à un indice statistique relatif à des prestations de nature analogue ou à défaut par le jeu d'une formule paramétrique.

  51.4. Lorsqu'un marché est passé à prix ajustable et que la référence figurant dans le contrat disparaît avant que ce dernier ne soit complètement exécuté, les modalités nouvelles de calcul de prix de règlement doivent être définies par avenant. Il y a donc lieu d'engager une négociation avec le fournisseur pour préciser ces modalités.

2.4.2.5. Prix révisables.

  52.1. Lorsque les prestations n'entrent pas dans les catégories précédentes, il est possible de recourir à un régime de prix révisables. Tel est le cas en particulier, de certaines fournitures faisant l'objet de spécifications techniques imposées par l'acheteur et dont la durée d'exécution s'étend sur une période plus longue que celle pouvant justifier la passation d'un marché à prix ferme.

  52.2. Une prestation est traitée à prix révisable lorsque :

• d'une part, le marché définit le prix initial de cette prestation à une date donnée ;

• d'autre part, une clause prévoit la modification de ce prix initial au fur et à mesure de l'exécution de la prestation au moyen d'une formule paramétrique représentant conventionnellement l'évolution des divers éléments du coût de production de la prestation, compte tenu des variations des conditions économiques.

La structure de la formule de révision de prix ainsi que ses conditions de mise en œuvre doivent être définies dans les pièces de consultation.

  52.3. La formule de révision doit inclure un terme fixe dont la valeur minimale est fixée par décret ou arrêté du prix.

Le marché doit indiquer :

• la date ou le mois d'établissement du prix initial ;

• les modalités de la révision, celle-ci pouvant se faire de façon périodique (par exemple tous les trimestres, tous les semestres ou tous les ans) ;

• que la révision ne peut jouer que sous réserve des dispositions législatives ou réglementaires concernant les prix taxés ou bloqués.

  52.4. Il convient de signaler que les formules de révision de prix ne font pas intervenir les facteurs ⁽⁴⁵⁾ qui dépendent de l'initiative du titulaire et qui se traduisent par un accroissement de la productivité et par une augmentation du chiffre d'affaire ; de sorte que ces formules sont moins représentatives de l'évolution des coûts qu'une référence à des prix réellement pratiqués qui est précisément la solution retenue pour les prix ajustables. La personne responsable du marché devra tenir compte de cette situation, soit dans les comparaisons de prix, soit dans la passation des marchés pluriannuels.

Les formules de révision de prix doivent donc être utilisées avec d'autant plus de circonscription que la durée d'exécution de la prestation est plus longue.

  52.5. Le prix initial d'un marché comportant une clause de révision de prix peut être révisé selon une périodicité qui peut être librement déterminée ; cette révision n'est pas forcément liée au versement d'acompte et à celui du solde.

Pour l'application d'une formule de révision :

• les indices initiaux sont lus à la date d'établissement des prix qui doit obligatoirement figurer dans les contrats ;

• la lecture finale des indices s'effectue à la date contractuellement prévue liée en principe à un fait générateur (présentation en recette, livraison, etc.).

  52.6. D'une façon générale, la formule de révision de prix est du type ci-après :

Equation 1.  

 

dans laquelle :

• P représente le prix révisé ;

• Po représente le prix initial ;

• Mo et So représentent les indices respectifs des matières et du coût de la main-d'oeuvre à la date de l'établissement des prix ;

• M et S représentent les mêmes indices que ci-dessus relevés à la date ou au cours d'une période d'exécution ;

• Psdo et Psd représentent les indices initiaux et finals des produits et services divers. Il s'agit d'indices représentant sous une forme globale, les éléments de prix de revient dont les variations ne sont pas liées à celles des matières, main-d'oeuvre et charges sociales. Ces indices ont été créés pour éviter l'introduction d'un nombre élevé de paramètres détaillant les frais accessoires dans les formules de révision.

Il existe cinq indices Psd, à savoir :

• Psd A : équipement électrique industriel ;

• Psd B : air ;

• Psd C : électronique ;

• Psd D : textiles et cuirs ;

• Psd T : téléphone.

Les éléments constitutifs de chacun de ces indices sont fixés par des communiqués publiés au BOCCRF, ex-BOSP ;

• a représente la partie fixe, représentative des frais généraux et du bénéfice ;

• b, c et d représentent les coefficients respectivement appliqués aux paramètres matières, main-d'oeuvre et Psd en fonction de leur incidence respective sur le prix.

Cette formule appelle quelques observations :

• dans sa composition initiale, la somme des coefficients a, b, c et d est obligatoirement égale à 1 ;

• les marchés comportent souvent une avance forfaitaire qui, dans le cas le plus général, n'est pas révisable. La formule s'écrit alors :

  Equation 2.  

   

• le paramètre matières donné sous le symbole M est en fait subdivisé pour correspondre aux principaux éléments entrant dans la composition du produit. Ainsi pour un produit comportant principalement du cuivre en fil, du laminé marchand et de la tôle dynamo, on aurait pour

  Equation 3.  

   

Il n'y a pas avantage à trop multiplier les paramètres, ce qui dans la plupart des cas serait sans intérêt pratique.

Les indices utilisés le plus fréquemment sont ceux publiés par le Bulletin officiel de la concurrence et de la consommation ex-Bulletin officiel du service des prix. Leur emploi n'est cependant pas obligatoire. Il est donc loisible aux contractants de se référer à d'autres indices s'il paraît souhaitable de les retenir comme étant plus exactement représentatifs du produit. L'important est de fixer de façon très précise, la publication dans laquelle ils seront relevés.

Lorsqu'un marché prévoit que le prix d'une prestation sera révisable (ou actualisable) il est indispensable d'indiquer dans quelles conditions économiques ce prix est réputé avoir été établi. Il convient donc d'en situer précisément la date d'établissement et il semble logique que la personne publique impose une antériorité limitée à un mois par rapport à la date fixée pour la réception des offres.

Dans le silence du marché, c'est cette dernière date qui sera retenue.

Retenons qu'au niveau de la négociation, il importe de respecter une certaine logique dans la définition :

• des périodes de lecture des indices ;

• de l'importance relative des différents éléments composant la formule.

Il serait anormal en effet :

• que la date d'approvisionnement des matières ayant donné lieu à des acomptes soit éloignée de la période de lecture des indices matières ;

• que le montant des acomptes sur approvisionnement soit supérieur à la part matière indiquée dans la formule.

2.4.2.6. Théorie de l'imprévision.Cas de force majeure.

Des évolutions exceptionnelles de la conjoncture économique peuvent conduire les titulaires de marchés à demander des prix de règlement supérieurs à ceux qui résulteraient de l'application des clauses contractuelles.

Dans une telle situation et en dehors de toute clause contractuelle, les titulaires de marchés peuvent invoquer l'existence de certaines circonstances indépendantes de leur volonté et admises par la jurisprudence pour valoir ce que de droit.

La circulaire du 20 novembre 1974 ⁽⁴⁶⁾ a prévu un certain nombre de dispositions permettant de définir un nouveau prix de règlement dans certains cas de force majeure ou d'événements imprévisibles.

Rappelons qu'aux termes de cette circulaire, la jurisprudence exige la réunion de trois conditions pour admettre l'existence d'un cas de force majeure :

• présence d'une difficulté matérielle imprévisible ;

• responsabilité du titulaire totalement dégagée ;

• impossibilité d'exécution normale due à la nature ou à l'ampleur de la difficulté.

Si le cas de force majeure est reconnu, le titulaire peut :

• soit obtenir la résiliation du contrat sans être tenu à l'indemnité ;

• soit prétendre à l'exonération des pénalités pour retard ;

• soit obtenir l'application de la théorie de l'imprévision comme indiqué ci-après.

Dans certaines circonstances et selon la théorie de l'imprévision, il est admis que la personne publique participe aux pertes subies sous forme d'indemnité, sans pour autant garantir un bénéfice au titulaire.

Les éléments constitutifs de l'imprévision sont au nombre de trois ; à savoir qu'il faut que l'événement perturbateur :

• n'ait pu raisonnablement être prévu par le titulaire ;

• ait été indépendant de sa volonté et se soit imposé à lui ;

• ait occasionné des charges supplémentaires dites « extra-contractuelles » entraînant le bouleversement de l'économie du contrat.

Il convient, en outre de préciser qu'il n'y a pas lieu de recourir à la théorie de l'imprévision si le marché comporte un mécanisme de rajustement des prix en fonction de la conjoncture économique. Toutefois, l'octroi d'une indemnité peut être admis, dans la mesure où, même après application d'une formule de révision paramétrique, l'économie du contrat apparaît bouleversée.

2.4.3. Détermination des prix.

2.4.3.1. Principes d'appréciation des prix.

La détermination des prix de fournitures courantes dépend essentiellement du libre jeu de la concurrence.

Par contre, lorsque le jeu de la concurrence devient trop restreint ou est inexistant (cas des travaux ou fournitures réalisés selon des spécifications techniques particulières), la détermination du prix impose au service une étude approfondie basée, soit sur une analyse de prix, soit sur une analyse de coût.

Les deux méthodes d'appréciations des prix : analyse de prix ou analyse de coût font l'objet du titre II de la circulaire interministérielle du 30 octobre 1980 relative aux prix dans les marchés publics ⁽⁴⁷⁾.

2.5. Les achats sur facture et travaux sur m É moire.

2.5.1. Dispositions générales.

  55.1. L'article 123 du code des marchés publics et l'instruction d'application du 20 janvier 1982 [JO du 7 mars 1982 (NC), p. 2438] prévoient la possibilité de passer des commandes hors marchés de travaux, de fournitures ou de service.

La passation de telles commandes qui permet de faciliter les achats de faible montant ne dispense pas, sauf cas d'urgence, de faire jouer la concurrence.

Le seuil fixé par l'article 123 du code des marchés publics doit s'entendre pour chacun des comptes particuliers ouvert et tenu à la cinquième partie du compte général des achats, travaux et services, défini à l'article 70 de la présente instruction.

Doivent être compris dans l'évaluation de la dépense, les besoins de l'établissement et ceux des organismes qui lui sont rattachés non dotés d'une « section achats ».

Toutefois, certains établissements pourront être autorisés, par l'administration centrale, à individualiser les dépenses de certains organismes importants qui leur sont rattachés et pour lesquels il pourra être ouvert, pour certaines rubriques, un compte général des achats.

  55.2. Si le montant des commandes passées en une seule fois ou successivement à un même fournisseur au cours de l'année civile pour se procurer des fournitures identiques ou similaires au titre d'un des comptes indiqués ci-dessus, doit finalement dépasser la limite fixée, un (ou des) marché de régularisation doit être obligatoirement et immédiatement passé avec le fournisseur ⁽⁴⁸⁾.

Pour éviter d'avoir à passer des marchés de régularisation ⁽⁴⁹⁾, l'établissement devra demander au CRAM de conclure un marché à commandes ou de clientèle dès lors que la marge de variation des besoins annuels laisse craindre un dépassement de la limite fixée au paragraphe 55.1.

  55.3. Malgré la simplicité de la procédure des achats sur facture ou des travaux sur mémoire, la passation de marchés à commande ou de clientèle ⁽⁵⁰⁾ peut être financièrement intéressante, même pour des fournitures dont le besoin annuel est inférieur à la limite fixée.

  55.4. Une surveillance particulière doit être exercée par les commandants et directeurs du matériel sur les achats réalisés sur facture et sur les travaux exécutés sur mémoire ; elle porte notamment sur l'opportunité du choix de la procédure, la mise en concurrence des fournisseurs ainsi que sur les prix de règlement (en particulier lorsque la prestation commandée exige un délai de livraison important).

  55.5. Les sommes dues aux travaux sur mémoire et achats sur factures doivent être mandatées dans un délai qui ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la réception de la facture ou du mémoire.

2.5.2. Mise en concurrence des fournisseurs.

  56.1. Le recours à l'achat sur facture ou aux travaux sur mémoire ne dispense pas les établissements de mettre en concurrence les fournisseurs et entrepreneurs possibles.

En règle générale, trois fournisseurs qualifiés au moins doivent être consultés avant la réalisation d'un achat sur facture ou l'exécution de travaux sur mémoire, de manière à permettre le jeu de la concurrence.

Les fournisseurs auxquels il est fait appel sont normalement consultés au moyen d'une demande de prix du modèle A 2. Ils peuvent également être consultés au moyen du télex ; le texte téléimprimé expédié et le texte reçu devront alors être agrafés à la demande d'achat.

  56.2. Lorsque le directeur de l'établissement a une connaissance exacte des possibilités offertes par le marché local, et qu'il s'agit de réaliser des prestations de faible valeur, il peut, sous sa responsabilité et à la condition d'en indiquer le motif sur la demande A 1, faire effectuer l'achat ou les travaux sans consulter plusieurs fournisseurs.

  56.3. Il peut également, en vue d'aboutir à la réalisation de certains achats urgents, autoriser le commandant du groupement approvisionnements à traiter directement avec les fournisseurs en mesure de livrer la fourniture recherchée, immédiatement et aux meilleurs conditions ⁽⁵¹⁾.

Dans ce cas, les demandes de prix peuvent être faites verbalement (au besoin par téléphone) aux fournisseurs.

2.5.3. Dépouillement des offres.

Les offres formulées par les fournisseurs, soit sur demande de prix modèle A 2, soit par télex, ont un caractère confidentiel et ne peuvent être communiquées aux autres concurrents.

Le chef de la section « achats » dépouille lui-même les demandes de prix A 2 et reporte les noms des fournisseurs consultés, et les prix qu'ils offrent, sur les demandes d'achats correspondantes, lesquelles sont alors soumises à l'examen et à la décision du directeur de l'établissement.

2.5.4. Choix du fournisseur.

Le choix du fournisseur appartient en propre au directeur de l'établissement. Sur le vu de la demande d'achat, complétée par l'indication des prix offerts par les fournisseurs consultés, il désigne celui à qui les commandes seront passées.

Si le commandant du groupement approvisionnement a été autorisé à traiter directement avec les fournisseurs (achats urgents), il décide lui-même ⁽⁵²⁾, puis soumet les demandes d'achat au visa à posteriori du directeur.

2.5.5. Notification des commandes.

  59.1. En aucun cas l'établissement ne doit passer commande avant d'avoir reçu l'engagement du titulaire sur le prix de la fourniture ou des travaux et le délai de livraison.

Le prix proposé par le fournisseur sera celui reporté sur le bon de commande de façon à connaître sans ambiguïté le prix du règlement.

Ce prix peut être :

• simplement forfaitaire quand son montant est minime ;

• forfaitaire avec référence à un devis présenté par l'entrepreneur et accepté par l'administration ;

• forfaitaire avec référence à un catalogue et indication éventuelle de la réduction accordée, lorsqu'il s'agit de fournitures courantes ;

• exceptionnellement, déterminable par application d'une série ou d'un bordereau de prix.

Même dans le cas où les conditions économiques auraient évolué entre la date de la commande et celle de la livraison par suite du délai d'exécution de la prestation, les travaux sur mémoires ou achats sur facture ne doivent pas donner lieu à versement d'acomptes.

Si le prix est un prix catalogue ou résulte de l'application d'un barème de prix déposé, le règlement pourra s'opérer par référence au catalogue ou au barème en vigueur au moment de la livraison.

Dans les autres cas, il y aura lieu de traiter à prix ferme ; en cas de refus du fournisseur, la passation d'un marché avec intégration d'une formule paramétrique de révision de prix devra être envisagée.

  59.2. L'exécution de la prestation est notifiée par bon de commande.

Le bon de commande sert essentiellement :

• à engager la dépense correspondante ;

• à mettre à jour le compte général des achats, travaux et services (cf. Article 70) ;

• à notifier la commande au fournisseur ;

• à suivre et à contrôler l'exécution de l'achat jusqu'à son règlement définitif ;

• à renseigner le service demandeur, ainsi que le magasin de réception, sur les fournitures commandées et leur date de livraison.

Il est établi dès que le fournisseur a été désigné, sur un imprimé du modèle A 4 ; il est signé par le commandant du groupement approvisionnements ⁽⁵³⁾ qui fait immédiatement remettre ou adresser au fournisseur, l'exemplaire qui lui est destiné.

Lorsque l'importance ou la nature de la commande le justifie, celle-ci pourra être notifiée au fournisseur dans les conditions prévues au paragraphe 39.4 de la présente instruction, ceci afin de pouvoir donner date certaine à la notification de cette commande.

2.6. Contr Ô le de l'ex É cution des prestation.

2.6.1. Opérations de contrôle et de vérification.

  60.1. Les travaux et fournitures réalisés par le titulaire d'un contrat peuvent faire l'objet d'un contrôle pendant l'exécution des travaux ou la fabrication des fournitures, ceci, afin de permettre à la personne publique de s'assurer que les clauses techniques ont été respectées ⁽⁵⁴⁾ ; ils font toujours l'objet de vérifications quantitatives faites à l'issue des travaux ou à l'issue des fabrications.

Les contrats doivent indiquer avec précision :

• les opérations de contrôle qui seront opérées en cours de travaux ou en cours de fabrication ;

• le lieu où s'effectueront les opérations de vérification et de réception, ainsi que l'organisme chargé de leur exécution.

  60.2. Dans certains cas et notamment quand l'établissement ne dispose pas des appareils de contrôle nécessaires ou quand les opérations de vérification doivent se faire antérieurement aux opérations de conditionnement, les vérifications qualitatives sont faites en usine.

Le titulaire doit s'engager à donner libre accès de son usine ou de ses ateliers à l'autorité chargée de la surveillance et à mettre gratuitement à sa disposition les moyens nécessaires à l'accomplissement de sa mission. Il doit par ailleurs l'aviser immédiatement de tous événements de nature à modifier le déroulement prévu des opérations. Ces engagements s'étendent également aux sous-traitants éventuels.

L'exercice de ce contrôle ne limite pas le droit de l'établissement de refuser les prestations reconnues défectueuses au moment de la réception.

Le contrôle technique ainsi effectué est définitif. La vérification quantitative est faite à l'établissement destinataire.

Sauf cas particulier, elle se borne alors à vérifier que les marchandises livrées n'ont subi aucun dommage au cours du transport et que les quantités correspondent à celles qui ont été commandées.

  60.3. Hormis les cas exposés aux paragraphes 60.1 et 60.2 ci-dessus, la vérification qualitative et quantitative est effectuée à l'établissement destinataire, dans les conditions et les délais fixés au contrat.

En cas de besoin, il est fait appel à des laboratoires ou organismes spécialisés pour effectuer certaines épreuves ou analyses ; ceux-ci n'ont aucun avis à émettre sur l'acceptation ou le rejet des matières ou objets dont ils ont à examiner des échantillons ; leur rôle se borne à faire les essais demandés et à en faire connaître objectivement les résultats.

  60.4. Les opérations de vérification sont effectuées :

• par une commission de recette du service de la surveillance industrielle de l'armement (SIAr) pour certaines réceptions qualitatives ;

• par la commission de réception des établissements (cf. Article 61) ;

• par un technicien qualifié désigné par le directeur d'établissement pour la vérification de certaines fournitures (cf. Article 62) ;

• par le chef d'atelier ou de service dans les conditions exceptionnelles visées à l'article 63.

2.6.2. Vérification par la commission de l'établissement. (55)

  61.1. En règle générale la réception des prestations est précédée d'une vérification qualitative et quantitative.

A cet effet, le commandant du groupement approvisionnements prend toutes dispositions pour faire assurer, en temps opportun, la convocation de la commission de réception, de manière que la vérification intervienne dans les délais les plus réduits et, dans tous les cas, dans ceux prévus par les contrats (15 jours à partir de la date de livraison de la fourniture).

Il avise le fournisseur des jour et heure fixés pour les opérations de vérification à moins que ces indications ne figurent déjà sur le bon de commande (cas où la commission se réunit à dates fixes) ; en l'absence du fournisseur, il est passé outre, mais ses droits sont néanmoins préservés.

  61.2. La commission de réception procède à la vérification quantitative et qualitative des prestations. A ce titre, elle s'assure que les fournitures livrées sont rigoureusement conformes aux spécifications des marchés ou commandes ; elle les compare, le cas échéant, aux échantillons antérieurement remis.

Elle s'assure que les analyses et essais prévus ont été faits, prend connaissance de leurs résultats et prescrit d'autres analyses ou essais si elle le juge utile.

Le comptable des matériels est plus particulièrement chargé de vérifier les quantités livrées.

  61.3. Quels que soient les résultats des vérifications, les frais qu'elles entraînent sont à la charge de l'administration pour les opérations qui, en vertu du marché, doivent être exécutées dans ses propres établissements ; ils sont à la charge du titulaire pour les autres opérations.

2.6.3. Vérification par un technicien désigné.

  62.1. Les livraisons de fournitures effectuées aux établissements sont nombreuses et portent fréquemment sur des rechanges qui doivent être distribués, dans le plus court délai, aux ateliers chargés du maintien en condition des matériels.

Or, il n'est pas possible de réunir en permanence la commission de réception et de lui faire vérifier les fournitures livrées quasi journellement.

Compte tenu de ces considérations, la vérification de certaines fournitures qui ont déjà fait l'objet chez le fabricant de contrôles minutieux et sévères, est assurée par un technicien qualifié (civil ou militaire) désigné par le directeur de l'établissement ⁽⁵⁶⁾.

Un suppléant est désigné dans les mêmes conditions, afin que la vérification des fournitures en cause ne soit pas retardée en cas d'absence ou d'empêchement du titulaire.

  62.2. Ce technicien est habilité à procéder à la vérification des rechanges spécifiques dits « pièces d'origine » et des accessoires de « marques » équipant les matériels, livrés aux établissements :

• soit par les constructeurs des matériels ;

• soit par les fabricants des rechanges et accessoires ;

• soit par leurs concessionnaires.

Le technicien désigné procède à la fois à la vérification qualitative et quantitative des fournitures livrées ; il s'assure plus particulièrement de leur conformité avec les commandes établies.

2.6.4. Vérification par le chef d'atelier ou de service.

En cas d'urgence, les rechanges ⁽⁵⁷⁾ ou matières achetés pour l'exécution d'un travail déterminé peuvent être remis directement à l'atelier qui doit les utiliser. Dans ce cas, la vérification est faite à la diligence du chef d'atelier qui fait procéder, sous sa responsabilité, à la reconnaissance « qualitative » et « quantitative » des rechanges ou matières livrés.

2.6.5. Réception des prestations.

  64.1. A l'issue des vérifications, l'établissement prononce l'admission ⁽⁵⁸⁾ pure et simple des prestations qui répondent aux spécifications du marché ou de la commande ; dans le cas contraire, il décide soit leur ajournement, soit leur admission (58) avec réfaction, soit leur rejet dans les conditions indiquées à l'article 65 ci-après.

  64.2. La décision est prononcée par la commission de réception de l'établissement ; elle donne lieu à la rédaction d'un procès-verbal de réception du modèle M 13 fixé par l'instruction sur la comptabilité des matériels.

Si les vérifications n'appellent aucune observation et conduisent à l'acceptation pure et simple des prestations, les opérations de réception peuvent être effectuées :

• à titre définitif par le technicien désigné ; le procès-verbal de réception est alors revêtu de la mention suivante (apposée au moyen d'un timbre humide) : « pièces d'origine, reconnues conformes aux spécifications de la commande et réceptionnées par le technicien soussigné, le (date), nom, grade ou qualité, signature » ;

• à titre provisoire par le chef d'atelier ou de service ; dans ce cas, mention de l'acceptation est portée au verso du procès-verbal et la réception définitive est prononcée a postériori par la commission de réception.

  64.3. La décision prise, mentionne, s'il y a lieu, les motifs de l'ajournement, de la réfaction ou du rejet et précise, si le marché ne l'a déjà fait :

• les conditions d'enlèvement des prestations ;

• la date limite de présentation des nouvelles prestations.

La décision est notifiée au fournisseur dans les conditions fixées à l'article 26 ci-dessus ; toutefois, cette notification n'est pas nécessaire lorsque la décision comporte l'admission (58) pure et simple.

Le délai imparti à l'établissement pour procéder aux opérations de vérification et notifier la décision au titulaire est fixé par le CCAG concerné, sauf dispositions particulières.

Pour ce qui concerne les fournitures courantes et les services, ce délai est fixé à quinze jours.

Si la décision de réception n'est pas notifiée dans le délai prévu, les prestations sont considérées comme réceptionnées ; l'absence de notification fait courir le délai de mandatement (45 jours à compter de la réception de la facture ou du mémoire).

  64.4. Les prestations acceptées sont immédiatement remises par le magasin de réception au magasin destinataire et prises en compte dans les conditions fixées par l'instruction sur la comptabilité des matériels ; les prestations reconnues comme non conformes sont provisoirement laissées sur place.

  64.5. L'admission ⁽⁵⁹⁾ entraîne généralement le transfert de propriété des prestations au profit de l'Etat (cf. Article 71 de l'instruction 129).

Cependant, lorsque les opérations de réception s'opèrent dans les établissements du matériel, certains titulaires demandent que le transfert de propriété soit dissocié de la réception et prononcé avant le départ de la fourniture de l'usine, afin qu'ils soient déchargés des risques de transport.

S'il doit être donné suite à une telle demande, il conviendra d'inclure dans le cahier des clauses administratives particulières, une clause modifiant le moment des transferts de propriété.

L'admission (59) ouvre droit au paiement du solde et à la restitution du cautionnement sauf stipulations contraires du contrat.

2.6.6. Ajournement, réfaction, rejet.

  65.1. Ajournement.

Lorsque les opérations de vérification font apparaître que les prestations, bien que ne répondant pas entièrement aux spécifications exigées, peuvent être admises moyennant certaines améliorations ou mises au point, la commission de réception en prononce l'ajournement et invite le titulaire à les présenter de nouveau dans un délai fixé, après avoir effectué ces améliorations ou mises au point.

Pour présenter ses observations, le titulaire dispose d'un délai de :

• dix jours pour les marchés de fournitures courantes et de services ;

• quinze jours pour les marchés industriels.

En cas de refus ou de silence du titulaire à expiration de ce délai ou en cas de non-présentation des prestations dans le délai imparti, la commission de réception peut prononcer soit l'admission (59) avec réfaction, soit le rejet des prestations.

S'agissant de marchés de fournitures courantes et de services, cette décision doit être communiquée au titulaire dans le délai de quinze jours ; le silence de la personne responsable du marché dans ce délai vaut décision de rejet.

Après ajournement des prestations, la commission de réception dispose de nouveau de la totalité du délai prévu pour procéder aux vérifications à compter de la nouvelle présentation par le titulaire.

Les délais ouverts au titulaire pour présenter ses observations ainsi que le délai qui lui est nécessaire pour présenter les prestations ajournées (ou rejetées), ne constituent pas, par eux-mêmes, une justification valable d'une prolongation du délai contractuel d'exécution des prestations ou d'un sursis de livraison.

Dans le cas où les opérations de vérification ont été faites dans les locaux de l'établissement, la décision portant ajournement ou rejet des fournitures peut fixer, si le marché ne l'a déjà fait, un délai pour leur enlèvement.

Les prestations qui ont fait l'objet d'un ajournement (ou d'un rejet) et dont la garde dans les locaux de l'établissement présente un danger ou une gêne insupportable, peuvent être immédiatement détruites ou évacuées aux frais du titulaire après que celui-ci en ait été informé.

  65.2. Réfaction et rejet relatifs aux marchés de fournitures courantes.

Si les opérations de vérification font ressortir que les prestations qui ne satisfont pas entièrement aux conditions du marché peuvent être utilisées en l'état, la commission de réception peut en prononcer l'admission moyennant des réfactions qui consistent en une réduction de prix, selon l'étendue des imperfections constatées.

Lorsque la commission de réception estime que les fournitures ou les services ne peuvent être admis en l'état même avec réfaction, elle en prononce le rejet partiel ou total.

Les décisions de réfaction ou de rejet ne peuvent être prises qu'après que le titulaire ou son représentant a été convoqué pour être entendu. Ces décisions sont motivées. En cas de rejet, le titulaire est tenu, sauf décision contraire, d'exécuter de nouveau la fourniture ou le service commandé.

Les matières, objets ou approvisionnements remis au titulaire par l'administration et utilisés dans les prestations rejetées, sont remplacés ou remboursés par le titulaire.

  65.3. Réfaction concernant les marchés industriels.

Lorsque la commission de réception estime que les prestations, sans satisfaire entièrement aux conditions du marché, peuvent être utilisées en l'état, elle notifie au titulaire une décision motivée de les recevoir avec réfaction d'un montant déterminé.

Le titulaire dispose de quinze jours pour présenter ses observations ; passé ce délai, il est réputé avoir accepté la décision. Si le titulaire formule ses observations, l'administration dispose ensuite de quinze jours pour confirmer sa décision ou notifier une nouvelle décision ; à défaut d'une telle notification l'administration est réputée avoir accepté les observations du titulaire.

  65.4. Rejet concernant les marchés industriels.

Lorsque les prestations appellent des réserves telles qu'elles ne peuvent être reçues en l'état, même avec réfaction, la commission de réception en prononce le rejet partiel ou total.

Le titulaire dispose de quinze jours pour présenter ses observations ; passé ce délai, il est réputé avoir accepté la décision de l'administration. Celle-ci dispose ensuite, si le titulaire formule des observations, de quinze jours pour notifier une nouvelle décision ; à défaut d'une telle notification, l'administration est réputée avoir accepté les observations du titulaire.

Lorsque la mauvaise qualité des approvisionnements remis par l'administration et entrant dans la composition des prestations refusées ⁽⁶⁰⁾ est la cause du rejet, la responsabilité du titulaire est dégagée à la double condition :

• qu'il ait présenté ses observations dans un délai de quinze jours à partir de la date à laquelle il a eu la possibilité de constater les défauts des approvisionnements remis ;

• que la personne responsable du marché ait décidé que ces approvisionnements devaient néanmoins être utilisés et fait connaître sa décision par écrit au titulaire.

Après rejet des prestations, la commission de réception dispose à nouveau, à compter de la présentation des nouvelles prestations par le titulaire, de la totalité du délai prévue pour procéder aux vérifications.

2.6.7. Réception de prestations ayant fait l'objet d'un marché comportant plusieurs parties prenantes.

Les opérations de réception, de prise en compte et de liquidation des dépenses relatives aux prestations réalisées au moyen d'un marché comportant plusieurs parties prenantes, incombent en totalité à chaque établissement.

2.6.8. Garantie technique.

  67.1. Si le marché prévoit que les prestations sont garanties, le point de départ du délai de garantie est la date de réception de la prestation ou, si le marché le prévoit, la date de mise en service.

  67.2. Au titre de cette garantie, le titulaire s'oblige à remettre en état ou à remplacer à ses frais la partie de la prestation qui serait reconnue défectueuse.

Cette garantie couvre également les frais consécutifs de déplacement de personnel, de conditionnement, d'emballage et de transport de matériel nécessités par la remise en état ou le remplacement, qu'il soit procédé à ces opérations au lieu d'utilisation de la prestation ou que le titulaire ait obtenu que celle-ci soit renvoyée à cette fin dans ses locaux.

L'administration a droit, en outre, à des dommages et intérêts au cas où, pendant la remise en état, la privation de jouissance entraîne pour elle un préjudice.

  67.3. Le délai dont dispose le titulaire pour effectuer une mise au point ou une réparation qui lui est demandée est fixé par décision du directeur de l'établissement réceptionnaire à moins qu'il n'ait été prévu dans le marché.

  67.4. Pendant le délai de garantie, le titulaire doit exécuter les réparations qui lui sont prescrites par l'établissement réceptionnaire sauf à en demander le règlement s'il estime que la mise en jeu de la garantie n'est pas fondée, en particulier si l'avarie est le fait de l'établissement ou provient d'un cas de force majeure.

  67.5. Si, à l'expiration du délai de garantie, le titulaire n'a pas procédé aux remises en état prescrites, le délai de garantie est prolongé jusqu'à l'exécution complète des remises en état. S'agissant d'un marché industriel, le dépassement de délai peut être sanctionné par des pénalités.

  67.6. A l'expiration du délai de garantie, les sûretés éventuellement constituées sont libérées.

3. Dispositions financi È res.

3.1. Comptabilit É des cr É dits.

3.1.1. Principes de bases.

  68.1. La comptabilité de l'emploi et de la consommation des crédits alloués à l'établissement (ou à l'annexe autonome au regard de la gestion financière), est tenue par la section « achats » conformément aux directives figurant dans l'instruction sur la comptabilité financière dans les commandements et directions régionales et les établissements du matériel.

  68.2. Toutes les dépenses d'entretien et de fonctionnement doivent obligatoirement être imputées sur les crédits du titre III ; celles relatives à l'acquisition de biens d'équipement et d'installation techniques doivent être supportées à l'aide des crédits du titre V.

  68.3. Le classeur des situations des crédits d'engagement et des crédits de paiement modèle F 8, regroupe les « extraits journaliers » des opérations passées au compte de l'établissement par l'ordonnateur secondaire et donne les soldes disponibles en « crédits d'engagement » et en « crédits de paiement ».

  68.4. En vue de faire connaître à l'ordonnateur secondaire les engagements de dépenses qu'ils ont effectués, les établissements du matériel établissent des fiches d'engagement de dépenses du modèle :

• F 9 P pour ce qui concerne les engagements préalables ;

• F 9 J pour ce qui concerne les engagements juridiques.

Le chef de la section « achats » s'assure que l'imputation budgétaire est correctement indiquée sur les différentes pièces qui doivent comporter cette mention.

3.1.2. Contrôle de l'emploi des crédits.

Il appartient au directeur d'établissement de contrôler en permanence, le lancement des commandes et leur exécution en fonction, d'une part, des ressources allouées au titre du budget de gestion et d'autre part, des crédits répartis par l'ordonnateur secondaire.

Le contrôle de gestion permet au directeur d'établissement, de suivre la consommation des différentes ressources qui lui sont allouées.

3.1.3. Compte général des achats, travaux et services.

  70.1. Le compte général des achats, travaux et services a pour objet de rassembler les renseignements permettant à l'établissement :

• de suivre l'exécution des marchés ;

• de contrôler la réalisation des achats sur facture et travaux sur mémoire ;

• de suivre l'utilisation des engagements préalables et juridiques effectués au titre des marchés, des achats sur facture, des travaux sur mémoire et des dépenses à caractère obligatoire ;

• de déterminer la nature et l'importance des marchés à conclure chaque année ;

• d'établir des statistiques relatives aux opérations réalisées au moyen des crédits mis à la disposition de l'établissement.

  70.2. Le compte général des achats, travaux et services est articulé en six parties correspondant respectivement :

• 1. Aux marchés à quantité fixe.

• 2. Aux marchés à commande.

• 3. Aux marchés de clientèle.

• 4. Aux prestations effectuées à titre onéreux :

  • soit à partir d'un marché passé par un autre établissement du matériel (SCA ou établissement) ⁽⁶¹⁾ dans le cadre de la centralisation interne au sein du matériel ;

  • soit auprès d'un autre service du ministère de la défense dans le cadre ou non de la centralisation des achats de fournitures courantes ;

  • soit par l'intermédiaire des groupements d'achats publics.

• 5. Aux achats et travaux sur facture ou mémoire.

• 6. Aux dépenses qui présentent un caractère obligatoire ou qui ne font pas l'objet de commandes préalables, telles que dépenses d'eau, de gaz, d'électricité, etc…

Chaque partie est constituée par des comptes particuliers ouverts par l'établissement au fur et à mesure des opérations effectuées.

  70.3. Les comptes particuliers sont tenus sous forme de fiches principales (A 13 P) et de fiches secondaires (A 13 S).

  70.3.1. Les fiches principales permettent :

• de suivre pour chaque mode de réalisation (marchés, achats sur facture et travaux sur mémoire) et par catégorie de dépenses (dépenses à caractère obligatoire) les engagements juridiques par rapport aux engagements préalables pris par l'établissement ;

• de connaître par type de marché le montant des réalisations effectuées pour chacune des catégories de fournitures ou de prestations donnant lieu à l'attribution d'un numéro de code à quatre chiffres dans la « nomenclature des produits, travaux et services » publiée par les départements de l'économie et du budget pour les opérations de recensement et de notification des marchés publics.

Il est ouvert, pour un numéro d'engagement comptable donné, et selon le cas, une fiche A 13 P :

• par marché existant ;

• pour l'ensemble des achats sur facture ;

• pour l'ensemble des dépenses à caractère obligatoire.

  70.3.2. Les fiches secondaires permettent :

• pour les marchés : de comparer l'ensemble des engagements préalables avec les plafonds des marchés ;

• pour les achats sur facture : de comptabiliser par code économique, les engagements juridiques, afin de contrôler le respect des limites permises par le code des marchés publics ;

• pour les dépenses à caractère obligatoire : de connaître par type de dépenses, le montant des engagements juridiques effectués.

  Il est ouvert selon le cas, une fiche A 13 S ;

• par marché, pour les achats sur contrat ;

• par code économique pour les achats sur facture ;

• par type de dépenses pour les dépenses à caractère obligatoire.

  70.4. En raison de la diversité des marques, de la spécialisation des fournisseurs dans ces domaines et de l'existence de nombreux petits parcs, les établissements sont autorisés à ouvrir pour les achats et travaux sur facture ou mémoire (cinquième partie), un compte particulier (fiche A 13 S) par fabricant primaire ou fournisseur exclusif et par code ou subdivision de code économique.

La liste de ces codes est donnée en annexe VI à la présente instruction.

Cette autorisation ne doit cependant pas conduire les établissements à délaisser la procédure normale des marchés lorsque les achats prennent une certaine importance et qu'il s'agit d'un approvisionnement suivi.

  70.5. Dans les annexes d'établissement non autonomes au regard de la gestion financière et lorsque l'importance des achats le justifie, l'emploi des crédits est suivi, sous une forme simplifiée, sur des fiches du modèle A 13, ceci dans le but :

• de récapituler le montant des achats effectués ;

• d'éviter tout dépassement de crédit accordé par le directeur d'établissement ;

• de permettre le rapprochement permanent entre le « disponible » accusé par le compte général tenu par la section « achats » de l'établissement et celui qui ressort des écritures tenues par le préposé aux achats de l'annexe.

  70.6. Chaque année, au cours du mois de janvier, les établissements produisent un relevé du modèle A 17, récapitulant par catégorie de fournitures ou de prestations, telles qu'elles ont été définies au paragraphe 70.2 ci-dessus, les opérations réalisées au cours de l'année et indiquant le pourcentage des dépenses dans chacune des parties du compte général des achats, travaux et services.

Le relevé A 17 est établi en récapitulant, soit par catégorie de fournitures (marchés et achats sur facture), soit par subdivision budgétaire (dépenses à caractère obligatoire), les engagements juridiques pris au cours de l'année considérée.

Cette opération est effectuée par totalisation du montant des engagements juridiques qui ont été enregistrés sur les comptes particuliers, c'est-à-dire :

• pour les marchés ; sur les fiches A 13 P ouvertes par marché ;

• pour les achats sur factures et les dépenses à caractère obligatoire : sur les fiches A 13 S ouvertes soit par code économique (achats sur facture), soit par subdivision budgétaire (DCO).

Les annexes VI et VII à la présente instruction donne les indications détaillées pour l'établissement du bilan annuel des achats travaux et services.

  70.7. L'annexe VI à la présente instruction donne les indications détaillées par la tenue des fiches A 13 et l'établissement du relevé A 17.

3.2. R È glement financier.

3.2.1. Nantissement des marchés.

Toutes les créances résultant des marchés du département de la défense peuvent être cédées ou données en nantissement, auquel cas elles sont soumises au régime fixé dans les articles 187 bis à 196 du code des marchés publics.

En vue de son nantissement éventuel, il n'est pas besoin d'inclure une clause particulière dans le contrat, mais celui-ci doit obligatoirement indiquer les modalités de règlement des sommes dues au fournisseur, l'autorité habilitée à fournir les renseignements prévus à l'article 192 du code des marchés publics (ordonnateur secondaire) et le comptable du Trésor assignataire des mandats qui seront émis au règlement.

En outre le contrat doit indiquer la nature et le montant des prestations que le titulaire envisage de confier à des sous-traitants bénéficiant du paiement direct. Ce montant est déduit de celui du marché pour déterminer le montant maximum de la créance que le titulaire est autorisé à donner en nantissement.

  71.2. Le CRAM doit remettre, sans frais, et contre reçu, une copie certifiée conforme à l'original revêtue de la mention suivante signée par la personne responsable du marché.

Copie certifiée conforme à l'original délivrée en unique exemplaire pour être remise à l'établissement de crédit en cas de cession ou de nantissement de créances consenties conformément à la loi n^o 81-1 du 2 janvier 1981 modifiée, facilitant le crédit des entreprises.

  71.3. Le « crédit d'équipement des petites et moyennes entreprises » (CEPME) ⁽⁶²⁾ est autorisé à donner sa garantie aux avances consenties sur nantissement de marchés.

Les renseignements demandés par cet organisme, sous forme d'un questionnaire, doivent lui être adressés dans les moindres délais, soit directement, soit, s'ils présentent un caractère secret ou confidentiel du point de vue de la défense nationale, par l'intermédiaire de l'administration centrale.

Le CEPEM doit, en outre, être tenu, sans retard, au courant de tous les incidents susceptibles d'avoir une influence sur l'exécution des contrats et, par voie de conséquence, sur les paiements.

Les sous-traitants payés au bénéfice du paiement direct peuvent céder ou nantir la part du marché dont ils assurent l'exécution.

3.2.2. Mesures tendant à accélérer les paiements.

En vue d'accélérer les paiements à effectuer en règlement des marchés, les règles ci-après doivent être observées :

• 1. Dès la notification de la signature de l'acte d'engagement, deux exemplaires des contrats et avenants sont adressés au comptable du Trésor assignataire des paiements, par l'intermédiaire de l'ordonnateur secondaire.

  Cet envoi est fait au moyen d'un bordereau en double exemplaire, du modèle annexé à la circulaire du département de l'économie et des finances en date du 21 décembre 1956 ⁽⁶³⁾ ; à cet envoi est également joint :

  • la fiche d'engagement de dépense ;

  • la fiche de recensement du marché (exemplaire 1 de la liasse MPE 22 N ou fiche du modèle MPE 22 bis pour les avenants).

  Un exemplaire du bordereau susvisé, revêtu de l'accusé de réception du comptable du Trésor est envoyé par ce dernier à l'ordonnateur pour être joint au premier titre de paiement qui sera soumis au visa dudit comptable.

• 2. Dès qu'il est en possession de l'avis de réception postal ⁽⁶⁴⁾ de la demande de paiement, le titulaire adresse au comptable assignataire un double de cette demande comportant la mention de la date de réception, par l'établissement réceptionnaire, du projet de décompte ou de la facture ou de la demande d'acompte, portée sur l'avis ou le récépissé.

Le modèle de la demande de paiement figure en annexe III de la présente instruction.

3.2.3. Généralités sur les conditions de règlement du marché.

Le règlement des prestations s'établit sur la base des quantités livrées et acceptées ou de l'importance du service fait, d'après les prix stipulés dans les contrats ou les commandes, compte tenu, s'il y a lieu des réfactions et des révisions de prix prévues et autorisées par la réglementation générale.

Cependant, le code des marchés publics prévoit un ensemble de mesures destinées à améliorer le financement administratif des marchés par l'octroi d'avances et d'acomptes, et à accélérer le règlement des sommes dues aux fournisseurs, titulaires de marchés.

Les règlements d'avances et d'acomptes n'ont pas le caractère de paiements définitifs ; leur bénéficiaire en est débiteur jusqu'au règlement final du marché ou, lorsque le marché le prévoit, jusqu'au règlement partiel définitif en cas de réception ou d'admission partielle.

Ces dispositions s'appliquent également aux sous-traitants payés directement sous réserve des mesures prévues à l'article 186 bis du code des marchés publics.

3.2.4. Avances.

  74.1. Une avance forfaitaire doit être accordée au titulaire et le cas échéant à ses sous-traitants bénéficiaires de paiement direct dès lors qu'il s'agit d'un marché à quantités fixes d'un montant initial, toutes taxes comprises, supérieur à deux cent mille francs (200 000 F). Son montant est fixé, sous réserve des dispositions des articles 186 bis et 188 du code des marchés publics, à cinq pour cent (5 p. 100) du montant initial du marché.

Si le marché comporte une durée d'exécution supérieure à un an, l'avance est calculée sur la base du montant des travaux ou fournitures à exécuter pendant les douze premiers mois.

Une avance forfaitaire peut également être accordée au titulaire si le montant du marché est inférieur à 200 000 francs ou s'il s'agit d'un marché à commande ou de clientèle, à condition d'en prévoir l'attribution dans le contrat.

L'avance forfaitaire doit être mandatée sans aucune formalité de la part du fournisseur, dans un délai d'un mois compté à partir de la date de notification de l'ordre de commencer l'exécution du marché.

Toutefois, si un cautionnement a été prévu au marché, l'avance ne peut être mandatée avant que le titulaire ait justifié avoir constitué ledit cautionnement.

Le remboursement de l'avance forfaitaire commence lorsque le montant des sommes nettes mandatées au titre du marché atteint ou dépasse 70 p. 100 de son montant initial. Il doit être terminé lorsque le montant des sommes nettes mandatées atteint 80 p. 100.

Dans tous les cas, le titulaire peut refuser le montant de l'avance forfaitaire.

  74.2. Des avances peuvent également être accordées pour les opérations préparatoires à l'exécution des marchés ; elles ont un caractère facultatif. Leur octroi, leur montant et les conditions de leur paiement, fixés dans le cadre des dispositions des articles 155 à 157 et 161 du code des marchés publics, doivent être prévus dans l'appel à la concurrence et être mentionnés dans le contrat.

Leur octroi est subordonné à la constitution préalable d'une caution personnelle et solidaire ; elles sont versées sur présentation de justifications produites par le titulaire.

Ces avances sont remboursées à un régime fixé par le marché, par précompte sur les sommes dues ultérieurement au titulaire à titre d'acomptes ou de solde.

  74.3. Lorsque le marché prévoit que l'avance est révisable, celle-ci est révisée dans les conditions prévues par l'article 171 du code des marchés publics.

3.2.5. Acomptes.

Des acomptes doivent obligatoirement être versés au titulaire d'un marché et le cas échéant à ses sous-traitants bénéficiaires de paiement dès lors que le délai d'exécution est supérieur à trois mois et que le titulaire justifie avoir accompli l'une des prestations prévues à l'article 163 du code des marchés publics.

Le montant de chaque acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte. Il y a lieu de déduire de cette valeur les sommes dues par le titulaire, telles que la part remboursable des avances, les pénalités encourues, etc.

Les modalités de versement des acomptes et des garanties exigées des titulaires sont fixées dans le contrat.

Les versements d'acomptes doivent intervenir au moins tous les trois mois lorsque se trouvent réalisées les conditions indiquées à l'article 163, et, éventuellement, à l'article 186 bis du code des marchés publics.

3.2.6. Paiements pour solde et paiements partiels définitifs.

Le paiement pour solde ou pour paiement partiel définitif ne peut intervenir avant que le titulaire ait satisfait à l'ensemble de ses obligations.

En cas de marché à commande ou lorsque les dispositions réglementaires le permettent, en cas de marché de clientèle ou de marché qui s'exécute par tranches ou lots distincts, le paiement de l'ensemble d'une commande, d'une tranche ou d'un lot, est considéré comme paiement définitif.

En vue du règlement des sommes qui lui sont dues, le titulaire fait parvenir à la personne responsable du marché, un décompte, une facture ou un mémoire correspondant aux prestations fournies ; cette remise est opérée dans les conditions précisées à l'article 78 ci-après.

Le montant du décompte, de la facture ou du mémoire est arrêté par la personne responsable du marché. Il est notifié au titulaire si le titre de créance a été modifié ou complété comme il est dit au paragraphe 78.2.2 ci-après.

Passé un délai, compté à partir de cette notification, de :

• trente jours pour les marchés de fournitures courantes et de services ;

• quarante-cinq jours pour les marchés industriels,

  le titulaire est réputé par son silence avoir accepté ce montant.

A l'occasion de la notification du montant pour solde ou pour paiement partiel définitif, le titulaire n'est admis à présenter aucune réclamation sur les pénalités, sur les révisions ou actualisations de prix pour lesquelles il a donné son acceptation ou qu'il est réputé avoir acceptées à l'occasion de la notification de décomptes antérieurs.

En cas de désaccord sur le montant du solde (ou d'un acompte) le mandatement est effectué dans les conditions précisées au paragraphe 79.2.3 ci-après.

Si le titulaire conteste le montant du solde et refuse de le recevoir, la somme est versée à la caisse des dépôts et consignations.

3.2.7. Règlement en cas de sous-traitants payés directement.

  77.1. Les modalités prévues aux articles 74, 75 et 76 ci-dessus s'appliquent aux sous-traitants sous réserve des dispositions prévues à l'article 186 bis du code des marchés publics.

L'acceptation du sous-traitant et l'agrément des conditions de paiement sont constatés par le marché, un avenant ou un acte spécial des deux parties.

En ce qui concerne les co-traitants et sous-traitants payés directement, les acomptes et décomptes sont décomposés en autant de parties qu'il y a de personnels à payer séparément.

  77.2. Les mandatements à faire au sous-traitant sont effectués sur la base des pièces justificatives revêtues de l'acceptation du titulaire du marché et transmises à l'établissement avec la demande de paiement.

Dès réception des pièces, le directeur d'établissement avise le sous-traitant de la date de réception de la demande de paiement adressée par le titulaire et lui indique les sommes dont le paiement à son profit a été accepté par ce dernier.

Le titulaire dispose d'un délai de quinze jours à compter de la réception des pièces justificatives servant de base au paiement, pour les revêtir de son acceptation ou pour signifier au sous-traitant son refus motivé de la faire ; passé ce délai, le silence du titulaire vaut acceptation.

  77.3. Dans le cas où le titulaire n'a pas exécuté les opérations prévues ci-dessus, le sous-traitant envoie directement sa demande de paiement à l'établissement dans la forme prévue à l'article 78 ci-après ; il est joint une copie de l'avis de réception de l'envoi au titulaire, de cette demande.

Le CRAM met aussitôt en demeure le titulaire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception postal, de lui faire la preuve dans un délai de quinze jours à compter de la réception de cette lettre qu'il a opposé un refus motivé à son sous-traitant ; ce dernier est avisé de la date de cette mise en demeure.

Si, à l'expiration de ce délai, le fournisseur n'est pas en mesure d'apporter cette preuve, l'ordonnateur secondaire procède alors, dans le délai prévu à l'article 79 ci-après, au mandatement des sommes dues au sous-traitant, à concurrence des sommes restant dues au titulaire.

Une action directe peut être exercée par un sous-traitant auprès de la personne responsable, lorsque ce dernier, qui ne bénéficie pas du paiement direct, ne peut se faire régler certaines sommes qui auraient dû lui être versées par le titulaire. Dans ce cas, les sommes réclamées sont retenues par la personne responsable sur celles restant à payer au titulaire et versées au sous-traitant si ses droits sont définitivement reconnus.

3.2.8. Demandes de paiement et pièces justificatives de paiement.

  78.1. Production des titres de créances.

Le contrat ou la commande fixe la forme et le délai dans lesquels le fournisseur doit produire les titres justificatifs des prestations effectuées.

Le règlement des sommes dues au fournisseur au titre d'un marché est effectué sur demande de paiement établie en 3 exemplaires (un original et deux duplicata) du modèle donné en annexe III à la présente instruction.

Cette demande est accompagnée du ou des décomptes de la (ou des) facture(s) ou mémoire(s) correspondant aux prestations effectuées ; la production de ces documents intervient :

• pour les marchés de fournitures courantes et de services : soit après livraison de chaque lot ou commande ou après exécution d'une phase du marché, soit mensuellement si le marché s'exécute de façon continue ;

• pour les marchés industriels : après réception des prestations.

Le dossier de règlement ainsi constitué est adressé par lettre recommandée, avec avis de réception postal, à l'établissement réceptionnaire ou lui est remis contre une pièce valant récépissé de la demande de paiement. Cette pièce pourra être constituée par un exemplaire de la demande de paiement du titulaire sur laquelle l'établissement aura mentionné la date de réception de ce document et son numéro d'enregistrement au registre d'inscription des pièces de dépenses.

Pour les prestations réalisées hors marché, l'envoi du mémoire ou de la facture est effectué :

• soit par lettre recommandée avec avis de réception postal ou par dépôt contre délivrance immédiate d'un récépissé ;

• soit par la voie postale ordinaire ; dans ce cas et si le fournisseur l'exige, l'établissement adressera à l'entreprise, sitôt l'enregistrement de la facture ou du mémoire, un récépissé daté.

Les pièces de dépenses sont établies par le fournisseur et produites en deux exemplaires (1 original et 1 duplicata) s'il s'agit de fournitures à prendre en charge dans la comptabilité des matériels ou en un seul exemplaire dans le cas contraire (cas des factures ou mémoires de travaux de réparations par exemple).

Les pièces de dépenses doivent être établies dans les formes prévues par l' instruction financière et comptable 5248 /MA/DSF/CG/1 du 25 mai 1967 , chapitre 3.9 modifiée.

Elles doivent indiquer les renseignements permettant l'identification précise du fournisseur et la vérification de la créance ; en particulier elles doivent faire apparaître :

• pour chacun des biens, droits, produits, travaux ou services, le prix net hors la taxe et le taux de la TVA légalement applicable ;

• pour l'ensemble de la fourniture, le montant total hors taxe, le montant total de la TVA et le montant total taxe comprise, de la fourniture.

De manière à éviter le renvoi des factures pour mise au point et le retard dans les paiements qui en résulteraient, les appels d'offres, bons de commande et contrats doivent donner toutes précisions utiles à ce sujet.

  78.2. Vérification des titres de créances.

  78.2.1. Dès réception par l'établissement, la demande de paiement et la (ou les) facture(s) correspondante(s) sont remises à la section achats.

Les factures ou mémoires sont immédiatement enregistrés au registre d'entrée des pièces de dépenses modèle F 39. Le numéro et la date d'enregistrement sont reportés sur les pièces de dépenses puis sur la demande de paiement.

La date portée sur le registre d'inscription des pièces de dépenses doit correspondre soit, à la date de réception par l'établissement de la lettre recommandée, soit à celle de la remise de la demande de paiement lorsque le fournisseur n'a pas utilisé la procédure du recommandé avec accusé de réception postal.

  78.2.2. La section « achats » procède ensuite à la vérification des titres de créances. Cette vérification est faite au moyen du bon de commande et du (ou des) procès-verbal (aux) de réception se rapportant à la fourniture.

Les erreurs matérielles de décompte sont redressées dans les formes prescrites par l'article 3.92.4 de l'instruction financière et comptable précitée.

Par délégation du commandant et directeur du matériel, ordonnateur secondaire responsable du marché, les directeurs d'établissements sont autorisés à accepter ou rectifier les pièces de dépenses et demandes de paiement en les complétant éventuellement par la mention des avances à rembourser, des pénalités, des primes et des réfactions imposées, notamment en cas de livraisons incomplètes.

S'il a été modifié ou complété ainsi qu'il est dit précédemment, le montant de la somme à régler au fournisseur sera cependant arrêté et notifié au titulaire par l'ordonnateur secondaire responsable du marché.

  78.2.3. Les informations indispensables à la liquidation provisoire ou définitive par l'ordonnateur, et au paiement par les services du Trésor sont regroupées sur une fiche de liquidation du modèle donné en annexe III.

En plus des renseignements déjà produits sur les factures par le fournisseur lui-même tels que :

• la raison sociale, l'adresse et l'intitulé du compte à créditer ;

• le lieu et le numéro d'immatriculation au registre du commerce (ou au registre des métiers) ;

• le numéro du système informatique pour le répertoire des entreprises (SIREN) ou pour le répertoire des établissements (SIRET) ;

• le numéro, la date et le montant de la facture ;

• le numéro et la date du marché et du (ou des) bon(s) de commande ;

• la date de la livraison des fournitures ou de l'exécution des travaux.

La fiche de liquidation doit mentionner :

• le délai d'exécution prévu ;

• l'imputation budgétaire ;

• la référence de la fiche F 9 et celle de l'engagement de la dépense ;

• le numéro et la date de réception et d'inscription du titre au registre d'entrée des pièces de dépenses F 39.

A ces renseignements peuvent s'ajouter d'autres informations que l'ordonnateur ou le payeur auront jugées nécessaires, tels par exemple, la date du premier paiement, le numéro du premier mandat, la désignation du code à quatre chiffres donné par la nomenclature des produits, publiée par le département des finances, etc.

Lorsque toutes vérifications opérées, le montant de la facture diffère du montant de l'engagement initial, il est procédé à un ajustement de la dépense engagée.

  78.3. Prise en charge ou certification du service fait.

  78.3.1. Lorsqu'il y a prise en charge dans la comptabilité des matériels, la section « achats » remet à la section « comptabilité des matériels » les deux exemplaires de la facture du fournisseur, auxquels sont joints la fiche de liquidation et le (ou les) procès-verbal M 13 correspondants.

Après avoir complété le duplicata de la facture et la fiche de liquidation par la mention de prise en charge, la section « comptabilité des matériels » restitue à la section « achats » la fiche de liquidation accompagnée de l'original de la facture ; elle conserve le duplicata du titre de créance pour être mis à l'appui du bon de réception M 13 (exemplaire n° 1 : pièce justificative). Le procès-verbal de réception (exemplaire n° 3 du bon M 13) est, après exploitation, classé dans le classeur formant registre des procès-verbaux de la commission de réception.

  78.3.2. Lorsqu'il n'y a pas de prise en charge dans la comptabilité des matériels, la section « achats » transmet la facture (ou le mémoire) et la fiche de liquidation au service compétent pour certifier l'exécution du service fait.

Après certification la fiche de liquidation et la facture sont renvoyées à la section « achats ».

  78.3.3. Les fiches de liquidation se rapportant à des achats sur facture payables sur fonds d'avances du régisseur ou du sous-régisseur sont certifiées par le directeur de l'établissement, seul habilité à donner l'ordre de payer.

  78.3.4. La section « achats » adresse :

• au CRAM sous bordereau distinct : au fur et à mesure de leur production, les factures payables sur fonds d'avances de la régie ;

• à l'ordonnateur secondaire : selon la périodicité fixée par le commandant et directeur du matériel et au moins une fois par semaine, celles devant faire l'objet d'un mandatement accompagnées de la demande de paiement.

De son côté, le sous-régisseur adresse au CRAM en principe une fois par quinzaine et sous bordereau F 12, les factures ayant fait l'objet d'un règlement sur l'avance qui lui est consentie.

A ces transmissions sont jointes les fiches de liquidation et, éventuellement les pièces nécessaires au règlement de la dépense (décision relative aux prolongations de délais, état de pénalités pour retard, décision d'exonération, etc.).

S'il y a lieu la section « achats » joint au dossier une fiche mentionnant les particularités relatives au paiement à effectuer (notamment lorsque des erreurs matérielles de calcul ont été redressées d'office). Cette fiche permet à l'ordonnateur secondaire ou au régisseur d'avances d'aviser le créancier des erreurs redressées, par une mention portée sur le titre de paiement.

  78.3.5. La section « achats » de l'établissement doit s'assurer lors de la transmission des factures à l'ordonnateur que celui-ci a été rendu destinataire des documents justifiant les prix du règlement, c'est-à-dire :

• additifs ou modificatifs aux catalogues, barèmes, mercuriales… qui ont servi de base pour la détermination des prix initiaux ;

• photographies ou extraits des tarifs actualisés certifiés conformes ;

• éventuellement reproduction sur papier des tarifs publiés sur microfiches ;

• fiche explicative du modèle défini par chaque CDM, développant les formules paramétriques (dans le cas où interviennent des variations d'indices dans les formules de révision ou d'ajustement de prix).

L'application de ces mesures doit permettre un contrôle plus aisé des titres de créances tant au niveau de l'ordonnateur secondaire qu'à celui du payeur.

  78.3.6. Les différentes autorités intéressées doivent faire diligence pour assurer dans les délais les plus réduits, l'exécution des opérations qui leur incombent de telle sorte qu'aucun retard dans le règlement des factures ne leur soit imputable.

L'apposition de la mention de prise en charge dans la comptabilité des matériels doit, en particulier, être faite dans un délai n'excédant pas vingt-quatre heures, cette prise en charge étant déjà effectuée à l'aide du bon de réception M 13. Il appartient à la section « achats » de suivre sur les bons de commande A 4 (exemplaire n° 2) la progression du règlement des créances.

3.2.9. Exécution des paiements ; délais de règlement.

  79.1. Exécution des paiements.

Les paiements sont effectués dans les conditions fixées par l'instruction sur la comptabilité financière dans les commandements et directions régionales et les établissements du matériel.

A l'appui du mandat de paiement, l'ordonnateur secondaire doit joindre l'original de la facture et la fiche de liquidation, ainsi que la copie du bordereau revêtu de l'accusé de réception du comptable du Trésor (cf. Article 72) lorsqu'il s'agit du premier mandat émis au titre d'un marché ou après la conclusion d'un avenant.

La section « achats » suit l'exécution des paiements sitôt que les bordereaux récapitulatifs F 13 lui sont communiqués en retour par le CRAM ou le CDM ; grâce aux renseignements portés sur ces bordereaux, elle complète les dossiers des fournisseurs par l'indication des modalités de règlement des créances en même temps qu'elle reporte la date de paiement au registre d'entrée des pièces de dépenses modèle F 39.

  79.2. Délais de règlement.

  79.2.1. Délai de mandatement des sommes dues au titre d'un marché.

Les prestations qui doivent donner lieu à versement d'avances ou d'acomptes ou à paiement pour solde doivent être constatées par un document écrit ⁽⁶⁵⁾.

Le mandatement des acomptes, du solde et des paiements partiels définitifs doit intervenir dans un délai qui ne peut dépasser quarante-cinq jours ; toutefois ce délai peut atteindre soixante-quinze jours pour certains marchés industriels dont la durée contractuelle d'exécution est supérieure à six mois.

Le délai de mandatement doit être précisé dans le marché.

Pour ce qui concerne les paiements pour solde et les paiements partiels définitifs, les délais de mandatement ainsi fixés courent :

• a).  Pour les marchés de fournitures courantes et de service : à partir de la date de réception par l'établissement de la demande de paiement ⁽⁶⁶⁾ du titulaire ⁽⁶⁷⁾ adressée en recommandé ou de celle de la remise du document contre récépissé lorsque le fournisseur n'a pas utilisé la procédure du recommandé avec accusé de réception postal.

• b).  Pour les marchés industriels : à partir de la date d'effet de la réception des prestations ou de la date de réception du projet de décompte si celle-ci est postérieure à la précédente.

  S'agissant du versement des acomptes, le délai de mandatement court à partir de la réception de la demande de paiement du titulaire.

  79.2.2. Délais de règlement des sommes dues pour les prestations réalisées hors marché.

Les sommes dues pour les travaux sur mémoire et achats sur facture sont mandatées ⁽⁶⁸⁾ dans un délai qui ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la réception de ces documents. Toutefois lorsque la date de réception de la facture précède celle de la livraison, c'est cette dernière date qui sert de point de départ au délai de mandatement.

  79.2.3. Défaut de paiement ; désaccord sur le montant de la créance.

Sous réserve des dispositions du paragraphe 79.4 ci-après, le défaut de paiement dans le délai prescrit fait courir de plein droit et sans formalité au bénéfice du titulaire de la commande ou du sous-traitant les intérêts moratoires.

En cas de désaccord sur le montant d'un acompte ou du solde du marché ou sur celui du mémoire ou de la facture, le règlement est effectué sur la base provisoire des sommes admises par l'administration.

Lorsque les sommes ainsi payées sont inférieures à celles qui sont finalement dues au titulaire de la commande, celui-ci a droit à des intérêts moratoires calculés sur la différence.

  79.3. Notification du mandatement.

L'objet, le montant et la date du mandatement doivent être portés par écrit à la connaissance du titulaire.

  79.4. Suspension du délai de mandatement.

  79.4.1. Si la personne responsable du marché (ou l'autorité déléguée) n'est pas en mesure, du fait du titulaire, de procéder à une opération nécessaire au mandatement, ledit délai est suspendu pour une période égale au retard qui en est résulté.

Le délai de mandatement ne peut être suspendu qu'une seule fois. Cette décision doit être notifiée au fournisseur.

L'ordonnateur secondaire la notifie sur proposition du directeur d'établissement, au fournisseur, par lettre recommandée avec avis de réception postal huit jours au moins avant l'expiration du délai de mandatement. Il lui fait connaître les raisons qui lui sont imputables et qui s'opposent au mandatement, en lui précisant les pièces à fournir ou à compléter. Cette lettre doit indiquer qu'elle a pour effet de suspendre le délai de mandatement jusqu'à la réception par lettre recommandée des justifications réclamées.

Dès réception de ces justifications qui doivent être adressées par le titulaire sous bordereau en recommandé avec avis de réception postal, l'ordonnateur secondaire dispose d'un délai de quinze jours pour procéder aux opérations de mandatement.

Les propositions de suspension du délai de mandatement formulées par le directeur d'établissement doivent être adressées au CDM au plus tard quinze jours après la réception des pièces de dépenses par l'établissement.

  79.4.2. Lorsque le mandatement n'est pas régulier et que, par suite, en application des règles de la comptabilité publique, le comptable assignataire suspend le paiement, la personne responsable du marché en informe le titulaire. Une telle suspension de paiement est assimilable au défaut de mandatement.

  79.5. Taux et versement des intérêts moratoires.

  79.5.1. Le taux des intérêts moratoires est le taux d'intérêt des obligations cautionnées majoré de deux points et demi. Le taux de ces obligations cautionnées est fixé par arrêté du ministre délégué à l'économie.

Le défaut de mandatement de tout ou partie des intérêts moratoires lors du mandatement du principal entraîne une majoration du montant de ces intérêts de 2 p. 100 par mois de retard ⁽⁶⁹⁾.

Les intérêts moratoires sont versés en même temps que la somme due en principal et sont imputés sur le même chapitre budgétaire. Leur montant doit figurer distinctement sur le titre de paiement et un procès-verbal, joint à l'appui de celui-ci, doit en donner le décompte. Ce décompte est présenté sur un imprimé du modèle MPE 30.

  79.5.2. Lorsque le défaut de constatation ou de mandatement dans les délais normaux n'est pas imputable à l'établissement, un certificat administratif relatant les causes du retard est établi.

3.2.10. Cautionnement et cautions.

  80.1. Cas d'exigibilité.

  80.1.1. Tout titulaire d'un marché peut être tenu de fournir un cautionnement en garantie de la bonne exécution du marché ou du recouvrement des sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché.

Le code des marchés publics (art. 125 à 132) fixe les conditions dans lesquelles l'administration peut exiger du titulaire d'un marché la constitution d'un cautionnement.

Le dépôt d'un cautionnement (ou la constitution d'une caution) ayant pour seul objet la garantie de la bonne exécution du marché, ne devrait être exigé que dans le cas d'une procédure de passation ouverte, les candidats retenus dans les autres modes de consultations présentant en principe les garanties financières et techniques suffisantes.

Cependant, le dépôt d'un cautionnement peut être utile lorsque l'administration retient, en raison de l'intérêt qu'elle présente ⁽⁷⁰⁾, l'offre d'un candidat ne présentant pas toutes les garanties financières désirables ou mal connu de l'administration.

Cette garantie peut également être utile dans le cadre du paiement direct des sous-traitants ou en cas de défaillances de ces derniers.

Les marchés peuvent prévoir la possibilité de demander le dépôt d'un cautionnement en cours d'exécution du marché si des doutes apparaissent alors quant à la qualité des prestations.

  80.1.2. Les modalités et époques de constitution et de restitution du cautionnement sont fixées par le marché.

Si le marché ou un avenant fixe un cautionnement, le titulaire doit, dans le silence du marché, le constituer dans les vingt jours qui suivent la notification du marché ou de l'avenant.

En cas de prélèvement sur le cautionnement, le titulaire doit aussitôt le reconstituer.

L'absence de constitution de cautionnement ou, s'il y a lieu de son augmentation ou de sa reconstitution dans les délais contractuels, fait obstacle au mandatement des sommes dues au titulaire, à moins que celui-ci ne s'engage à affecter ces sommes à la régularisation du cautionnement.

  80.1.3. Le cautionnement peut être remplacé au gré du titulaire par une caution personnelle et solidaire, dans les conditions fixées par le code des marchés publics (art. 144 à 152).

La caution personnelle et solidaire doit avoir été agréée par le ministre de l'économie et des finances et par le ministre de la défense. La liste des établissements autorisés à se porter caution personnelle et solidaire est publiée au Bulletin officiel des armées.

  80.1.4. Le versement d'une caution ou la constitution d'un cautionnement ne peut être exigé d'un établissement public ou d'une entreprise dont l'Etat détient 50 p. 100 ou plus du capital social. Toutefois, dans le cas où le marché notifié à de tels organismes comporterait des sous-traitants à paiement direct bénéficiant d'avances, le titulaire serait tenu de constituer une caution personnelle et solidaire garantissant le remboursement des avances consenties aux sous-traitants.

  80.1.5. Sauf dérogation prévue au paragraphe 80.1.4 ci-dessus, un titulaire de marché ne peut recevoir aucune avance autre que l'avance forfaitaire sans avoir produit l'engagement d'une caution personnelle et solidaire. Dans le cas où il existe des sous-traitants payés directement par l'administration, cette caution doit garantir le remboursement des avances consenties par l'administration à ces sous-traitants.

La constitution d'une caution personnelle et solidaire peut également être exigée en cours d'exécution d'un marché lorsque la liquidation provisoire du marché fait apparaître un solde créditeur au profit de l'administration.

  80.1.6. Pour garantir en fin d'exécution du marché, la restitution des matériels, des outillages et la partie des approvisionnements non consommés que l'administration aurait pu être amenée à confier au titulaire, le marché peut prévoir la constitution d'un cautionnement ou la production d'une caution personnelle et solidaire.

Cette garantie peut également être exigée pour la restitution des documents techniques lorsque la valeur de ceux-ci le justifie.

  80.2. Restitution des cautionnements.

  80.2.1. Le cautionnement est restitué ou la caution qui le remplace libérée, pour autant que le titulaire du marché a rempli ses obligations, à la suite d'une mainlevée établie par l'ordonnateur secondaire, chargé du paiement des sommes dues au titulaire du marché.

Cette mainlevée doit être rédigée selon le modèle A 23 donné en annexe III, délivrée dans le délai d'un mois qui suit l'expiration du délai de garantie ou, si le marché ne comporte pas un tel délai, dans le mois qui suit la date de réception définitive des fournitures, travaux ou services.

Le titulaire du marché est avisé de cette mainlevée au moyen d'un avis de mainlevée de cautionnement du modèle A 24.

  80.2.2. A l'expiration de ce délai d'un mois, la caution cesse automatiquement d'avoir effet même en l'absence de mainlevée, sauf si le service contractant a signalé par lettre recommandée du modèle A 25 adressée à la caution que le titulaire n'a pas rempli toutes ses obligations. Dans ce cas, l'engagement de la caution est maintenu tant que la mainlevée n'a pas été délivrée. Cette mainlevée de caution est rédigée selon le modèle A 26.

3.2.11. Recouvrement des sommes dues par les fournisseurs.

Les sommes dues par les fournisseurs sont immédiatement précomptées sur le montant des sommes que l'administration leur doit au titre du marché.

En cas d'insuffisance, les sommes dues doivent faire l'objet d'une tentative d'encaissement amiable à l'aide d'un ordre de versement.

En cas d'insuccès, ces sommes sont recouvrées en utilisant obligatoirement la procédure de l'arrêté de débet ⁽⁷¹⁾.

Le dossier constitué dans les conditions fixées à l'annexe IV est adressé à l'administration centrale par l'intermédiaire de l'ordonnateur secondaire qui le complète par son avis.

L'arrêté de débet, signé par le ministre, est transmis à l'agent judiciaire du Trésor chargé du recouvrement des créances de l'Etat.

4. Dispositions diverses.

4.1. Contentieux des march É s.

4.1.1. Vérification des attestations produites par les titulaires.

  82.1. En application des dispositions des articles 41 et 55 du code des marchés publics, les fournisseurs sont tenus de produire à l'appui de leur offre et entre autres pièces exigibles, une attestation incluse dans la déclaration du modèle MPE 13 N (ou MPE 13.1 N).

En vue de vérifier cette déclaration, le CDM doit, dès la notification du contrat, adresser aux administrations comptables et organismes chargés de l'assiette et du recouvrement des impôts et cotisations mentionnés à l'article 53 du CMP, une fiche de notification établie dans les conditions précisées par l'article 56 du code.

Cette notification est établie sur une liasse du modèle MPE 22 N prévu par l'instruction sur la notification et le recensement des marchés et avenants conclus au nom de l'Etat. Les exemplaires destinés à la notification du marché (exemplaires n° 2, 3, 4 et 5) comportent un accusé de réception détachable mentionnant la désignation et l'adresse de l'organisme contractant ; il doit être exigé du destinataire pour être conservé à l'appui du marché.

  82.2. En cas d'irrégularité constatée, le commandant et directeur du matériel en est avisé par les comptables ou organismes chargés de la vérification ; il en informe immédiatement le chef du CRAM.

L'inexactitude de la déclaration entraîne l'application des sanctions prévues par l'article 42 du code des marchés publics.

La procédure d'exclusion, lorsqu'elle est proposée, fait l'objet de l'article 84 ci-après.

4.1.2. Résiliation des contrats. Marchés par défaut.

  83.1. Résiliation des marchés aux torts et griefs du titulaire.

  83.1.1. Généralités.

La résiliation du marché, sans indemnité, aux torts et griefs du titulaire, suivie ou non de la passation d'un marché aux frais et risques du titulaire, est une mesure grave et exceptionnelle qui, en dehors du cas prévu à l'article 49 du CMP (condamnation pour fraude fiscale) n'est jamais obligatoire pour l'administration.

Elle ne peut être prise qu'à l'encontre de fournisseurs défaillants, de mauvaise volonté, négligents ou incapables ou qui se seraient rendus coupables de fraude.

Cette sanction est prévue par le cahier des clauses administratives générales dans des cas limitativement énumérés.

Toutefois, la décision de résiliation ne doit être prise que dans la mesure où elle est compatible avec les intérêts de l'administration ; c'est ainsi qu'il conviendra :

• d'éviter la résiliation si la prestation, correspondant à un besoin indispensable, ne peut être confiée à une autre firme ou si le changement de titulaire risque d'entraîner un retard préjudiciable pour l'organisme contractant ;

• de résilier aux torts et griefs du titulaire et de passer un marché par défaut lorsque l'établissement, dans l'attente d'une livraison n'estime pas devoir, pour l'obtenir, faire plus longtemps confiance à son fournisseur.

  83.1.2. Marché par défaut.

En cas de résiliation aux torts du titulaire et si la nature du besoin le justifie, le CRAM peut, sur décision de la personne responsable, passer un marché par défaut ou aux frais et risques du titulaire, c'est-à-dire conclure un marché pour la partie non exécutée selon les formes habituelles de consultation ou, en cas d'urgence, sous la forme d'un marché négocié.

Le fournisseur défaillant qui est, bien entendu exclu de cette mise en concurrence, supporte l'excédent de dépenses qui pourrait en résulter ; la diminution des dépenses ne lui profite en aucun cas.

Si l'administration ne peut se procurer dans les conditions qui lui conviennent des fournitures exactement conformes à celles dont l'exécution est prévue au marché, elle peut y substituer des fournitures équivalentes.

Par contre, dans les cas de marchés industriels, la passation d'un marché pour l'exécution des prestations non exécutées ou leur fabrication dans les établissements militaires ne peuvent être entreprises qu'après résiliation du contrat et dans un délai de six mois à compter de la décision de résiliation.

  83.1.3. Procédure de résiliation.

Selon les cas prévus aux CCAG, la décision de résiliation peut intervenir :

• soit sans mise en demeure préalable ;

• soit après mise en demeure restée infructueuse ; dans ce cas, celle-ci est toujours assortie d'un délai d'exécution et doit avoir été préalablement notifiée au titulaire dans les conditions prévues à l'article 26 de la présente instruction.

En outre, en ce qui concerne les marchés de fournitures courantes et de services, la décision de résiliation ne peut intervenir qu'après que le titulaire ait été informé de la sanction envisagée et invité à présenter ses observations dans un délai de quinze jours.

Les propositions de résiliation des marchés émanant du directeur d'établissement sont instruites par le chef de la section « marché » du CRAM qui établit un dossier conformément aux instructions contenues dans l'annexe IV.

Ce dossier est complété par un rapport circonstancié du directeur de l'établissement dans lequel sont exposées dans le détail, les phases successives de l'affaire, depuis l'appel à la concurrence jusqu'à la date du rapport. Ce rapport précise en outre les conditions dans lesquelles l'exécution du service pourra être assurée et indique la référence de l'alinéa de l'article du cahier des clauses administratives générales auquel se rattachent les faits motivant la proposition de résiliation.

Le dossier est transmis à l'autorité contractante qui, si elle a qualité pour le faire, prend la décision de résiliation. Dans le cas contraire, elle transmet pour décision le dossier à l'administration centrale (DCMAT) après l'avoir complété par son avis.

Toutefois, pour ne pas retarder les opérations d'approvisionnement, le chef du CRAM, en même temps qu'il informe ou met en demeure le titulaire, adresse à l'autorité signataire du marché des propositions tendant à la passation d'un marché par défaut ou à l'adoption de toute autre mesure visant à assurer l'exécution du service. Une copie des correspondances échangées avec le fournisseur est adressée à l'établissement concerné.

La décision prise est communiquée au CRAM qui la notifie au titulaire dans les conditions fixées à l'article 26 ci-dessus. Une copie de la notification est adressée à l'établissement.

Si cette décision comporte la passation d'un marché aux frais et risques du titulaire, celui-ci est passé suivant les dispositions fixées par le cahier des clauses administratives générales régissant le contrat.

La résiliation du marché ne fait pas obstacle à la mise en œuvre des actions civiles ou pénales qui pourraient être intentées au titulaire en raison de ses fautes. En outre, elle n'a pas d'influence sur l'application des autres sanctions éventuellement prévues dans le contrat, telles que la saisie du cautionnement.

La résiliation du marché fait l'objet d'un décompte établi sur les bases fixées par le CCAG régissant le contrat ; il est arrêté par l'autorité signataire du marché et notifié au titulaire.

  83.2. Résiliation du fait de l'administration.

L'administration peut à tout moment, par décision unilatérale, mettre fin à l'exécution des prestations faisant l'objet du marché avant l'achèvement de celles-ci, soit en totalité, soit partiellement, sans qu'il y ait faute du titulaire.

Cette décision doit être motivée pour les marchés de fournitures courantes et de services ; par contre elle n'a pas à être justifiée pour les marchés industriels ⁽⁷²⁾ le titulaire pouvant néanmoins demander dans ce cas à l'administration une pièce attestant que la résiliation n'est pas consécutive à une faute provenant de son fait.

La décision de résiliation qui relève de la compétence de l'autorité signataire du marché doit être notifiée dans les conditions prévues à l'article 26 de la présente instruction.

Sauf dans les cas de résiliation prévus aux paragraphes 83.1 et 83.3 le titulaire a droit à être indemnisé du préjudice qu'il subit du fait de cette décision. Le marché est alors liquidé sur la base des prestations acceptées et le titulaire reçoit en outre une indemnité calculée, par l'administration, conformément aux stipulations du cahier des clauses administratives régissant le contrat.

Le décompte de résiliation du marché fait l'objet d'un avenant ou, à défaut d'accord, d'une décision ministérielle.

Les propositions de l'espèce sont établies et transmises dans les conditions exposées au paragraphe 83.1.3 ci-dessus.

  83.3. Résiliation en cas de force majeure, décès, incapacité civile, règlement judiciaire ou liquidation des biens.

  83.3.1. Décès ou incapacité civile du titulaire.

Si la résiliation concerne un marché de fournitures courantes, en cas de décès ou d'incapacité civile du titulaire, les héritiers ou l'autorité de tutelle continuent l'exécution du contrat, sauf décision de la personne responsable du marché si elle estime que la bonne exécution du marché ne pouvait être garantie que par la capacité personnelle du titulaire. La résiliation prend effet à la date de la décision qui l'a prononcée.

Si le marché concerne principalement des prestations de services ou s'il s'agit d'un marché industriel, la résiliation du marché est prononcée sauf si la personne responsable du marché accepte la continuation du marché par les ayants-droit ou l'autorité de tutelle. La résiliation, si elle est prononcée, prend effet à la date du décès ou de l'incapacité civile.

  83.3.2. Règlement judiciaire ou liquidation de biens du titulaire.

En cas de règlement judiciaire ou de liquidation de biens du titulaire, il appartient à la personne responsable de demander au syndic s'il entend poursuivre ou non l'exécution du marché. Dans la négative la personne responsable prononce la résiliation du contrat.

La décision du syndic de poursuivre l'exécution du contrat doit intervenir :

• a).  Pour les marchés de fournitures courantes et de services : dans le mois qui suit la décision de justice intervenue.

• b).  Pour les marchés industriels : avant l'expiration du délai de réponse accordé par l'administration.

La résiliation, si elle est prononcée prend effet :

• soit à la date de décision du syndic de renoncer à l'exécution du marché ;

• soit à l'expiration des délais fixés aux alinéas a) et b) ci-dessus dans le cas où le syndic ne s'est pas prononcé à l'issue de ces délais.

  83.3.3. Incapacité physique ou cas de force majeure.

Lorsque le titulaire estime être dans l'impossibilité d'exécuter son marché par suite d'incapacité physique manifeste et durable ou d'événement ne provenant pas de son fait, le marché peut être résilié.

  83.3.4. Les résiliations prononcées au titre des paragraphes 83.3.1, 3.2 et 3.3 n'ouvrent droit pour le titulaire ou ses ayants-droit, à aucune indemnité en dehors des sommes qui peuvent leur être dues au titre de la liquidation du marché et qui apparaissent sur le décompte de liquidation.

Les éléments à prendre en considération dans ce décompte sont fixés par le CCAG.

4.1.3. Exclusion des fournisseurs de la participation aux marchés du département de la défense.

  84.1. Cas d'exclusion.

En dehors des cas d'exclusion de toute participation aux marchés de l'Etat résultant des dispositions législatives ou réglementaires (cas prévu par les art. 49, 52, 58 et 59 du CMP), le ministre de la défense peut prononcer l'exclusion temporaire ou définitive d'un fournisseur de la participation aux marchés du département de la défense.

Il s'agit là d'une mesure grave qui ne peut être prise que dans les cas prévus par le code des marchés publics, à savoir :

• a).  Inexactitude de la déclaration objet du 2° de l'article 41 du CMP et de l'attestation visée à l'article 55 de ce même document, dès lors qu'il s'agit d'une erreur volontaire (cf. art. 42 du CMP).

• b).  Infraction réitérée aux conditions de travail relevées à la charge de l'entrepreneur (cf. art. 121 du CMP).

A noter que les déclarations dolosives prévues au paragraphe a) peuvent entraîner également la résiliation du marché suivie ou non de la passation d'un autre marché ou n'être sanctionnée que par cette seule mesure.

Il appartient à la personne responsable du marché d'apprécier dans chaque cas, selon la gravité de la faute commise, s'il y a lieu ou non de proposer l'exclusion du fournisseur.

  84.2. Autorité compétente.

La composition et les modalités de transmission des dossiers de l'espèce sont données en annexe IV.

La décision d'exclusion temporaire ou définitive de toute participation aux marchés de la défense appartient au ministre. Le fournisseur est invité au préalable à présenter ses observations dans le délai qui lui est imposé par l'administration.

La décision est portée à la connaissance de tous les services du département de la défense habilités à traiter au nom de l'Etat et est également diffusée aux autres ministères. Cette décision est publiée au Bulletin officiel des annonces des marchés publics.

4.1.4. Voies de recours et règlement des litiges.

  85.1. Recours gracieux.

Indépendamment des cas prévus aux articles qui précèdent, des litiges, soulevés par des contestations des fournisseurs, sont susceptibles de naître au cours de l'exécution des marchés.

Lorsqu'ils ne peuvent être réglés à l'amiable à l'échelon local, ces différends doivent être soumis par communication du titulaire ⁽⁷³⁾ à la personne responsable du marché ou à toute autorité désignée au marché : c'est le recours gracieux.

Les délais dans lesquels ce recours doit être exercé sont fixés par le CCAG.

La personne responsable du marché dispose du délai fixé par le CCAG compté à partir de la réception du mémoire de réclamation pour notifier sa décision ; l'absence de décision dans ce délai vaut rejet de la réclamation.

  85.2. Recours hiérarchique.

Lorsque, à la suite d'un recours gracieux, le titulaire entend contester la décision prise à son égard, il adresse à l'autorité dont relève la personne responsable (ministre), un mémoire de réclamations : c'est le recours hiérarchique.

Lorsque la personne responsable du marché est une autorité de l'administration centrale, le seul recours possible est un recours gracieux.

Les conditions dans lesquelles ce recours est exercé ainsi que les délais dont dispose l'administration pour notifier sa décision sont précisés à l'article 102 de l'instruction n^o 2300/DEF/CGA/CC/RM du 21 juin 1976 ⁽⁷⁴⁾.

  85.3. Transmission des dossiers.

Les dossiers de recours adressés par les établissements du matériel sont transmis au CMD par l'intermédiaire du CRAM ; il doivent comporter tous les éléments permettant à l'autorité de décision de statuer en toute connaissance de cause. Ceux devant être transmis à l'administration centrale doivent comporter l'avis du commandant et directeur du matériel.

  85.4. Recours au comité consultatif de règlement amiable des litiges nés à l'occasion des marchés publics.

Le ministre peut à tout moment, de sa propre initiative ou à la demande du titulaire, saisir le comité consultatif interministériel de règlement amiable, les différends ou litiges qu'il juge utile de soumettre à son examen en vue de rechercher une solution de conciliation.

La demande du titulaire doit être effectuée dans les deux mois qui suivent une décision expresse ou implicite de l'administration prise à la suite d'un différend ou d'un litige entre les deux parties.

Le titulaire du marché peut saisir directement le comité en fin d'exécution du marché, dès que la personne responsable du marché a rejeté une de ses demandes.

Lorsque la personne responsable du marché est le commandant et directeur du matériel, le titulaire du marché doit, en cas de désaccord, s'adresser au directeur central du matériel avant de saisir le comité consultatif de règlement amiable.

La saisie du comité suspend les délais de recours contentieux prévus par l'article 1 du décret 65-29 du 11 janvier 1965 jusqu'à la décision prise par le ministre après avis du comité.

Le comité notifie son avis dans un délai maximum de six mois à compter de la saisine, ce délai pouvant toutefois être prolongé par périodes de trois mois. La notification est faite au ministre ainsi qu'au titulaire.

La décision du ministre est notifiée au titulaire du marché et au secrétariat du comité, dans les deux mois suivant l'avis du comité.

A défaut d'une telle décision, la demande du titulaire du marché est réputée rejetée.

L'intervention du comité, de par sa composition ⁽⁷⁵⁾ et ses règles de fonctionnement doit permettre d'éviter dans une large mesure le recours à la juridiction administrative.

L'avis du comité consultatif de règlement amiable ne lie pas les parties.

En principe, les frais d'une expertise éventuelle sont supportés par le titulaire. Toutefois l'administration peut en rembourser tout ou partie après avis du comité.

Les règles concernant la composition et le fonctionnement du comité sont fixées par circulaire et instruction du 04 septembre 1981 ⁽⁷⁶⁾.

  85.5. Recours devant le tribunal administratif.

Le titulaire d'un marché peut exercer un recours contentieux devant le tribunal administratif compétent :

• dans les deux mois qui suivent la notification d'une décision de l'administration ;

• à l'expiration d'un délai de quatre mois ⁽⁷⁷⁾ compté à partir du dépôt de sa déclaration, si aucune décision ne lui a été notifiée par l'administration. Dans ce cas aucun délai n'est opposable au contractant qui dispose du délai de droit commun (soit 30 ans) pour présenter un recours de plein contentieux, mais en fait, il se verra opposer, le cas échéant, la déchéance quadriennale.

  S'agissant de réclamations concernant le décompte général et définitif de marchés de travaux, l'entrepreneur doit, à peine de forclusion, saisir la justice dans un délai de six mois à dater de la notification de la décision faisant suite à la réclamation.

  Le recours contentieux doit être porté devant le tribunal administratif territorial compétent. En règle générale, c'est celui dans le ressort duquel se trouve le lieu d'exécution du marché. Si ce lieu n'est pas unique ou n'est pas désigné dans le marché, le tribunal compétent est celui dans le ressort duquel le contrat a été signé par la personne responsable. Toutefois une clause dérogatoire peut être introduite dans le marché en accord entre les parties.

  Le seul recours possible contre le jugement prononcé par un tribunal administratif est l'appel qui doit être porté devant le conseil d'état dans les deux mois suivant la notification.

  L'inobservation de la procédure de recours administratif (cf. § 85.1) prévue par les cahiers des clauses administratives générales, rend irrecevable tout recours contentieux.

4.2. La sous-traitance.

4.2.1. Acceptation des sous-traitants et obligations du titulaire.

  86.1. Le titulaire peut sous-traiter l'exécution de certaines parties de son marché ⁽⁷⁸⁾ à condition d'avoir obtenu de la personne responsable du marché l'acceptation de chaque sous-traitant et l'agrément des conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance.

  86.2. A l'appui de sa demande, le titulaire remet à la personne responsable du marché dans la forme prévue à l'article 26, un document mentionnant :

• la nature et le montant des prestations dont la sous-traitance est envisagée ;

• le nom, la raison ou la dénomination sociale et le domicile du sous-traitant proposé ;

• les conditions de paiement figurant dans le projet de contrat de sous-traitance.

  86.3. Le silence de la personne responsable du marché gardé pendant vingt-et-un jours à compter de la réception des documents susvisés vaut acceptation du ou des sous-traitants et agrément des conditions de paiement.

  86.4. Si le titulaire n'a pas satisfait aux obligations précisées ci-dessus, il s'expose à l'application des mesures prévues à l'article 83.1 :

• soit immédiatement s'il s'agit d'un marché de fournitures courantes et de services ;

• soit après le mois qui suit la mise en demeure restée sans réponse, dans le cas d'un marché industriel.

En outre, pour ce qui concerne les marchés industriels et en cas de non production de la demande, le titulaire encourt dès le quinzième jour après la mise en demeure, une pénalité qui, dans le silence du marché est égale au 1/1 000 du montant du marché par jour de retard.

  86.5. Le titulaire est tenu de communiquer le ou les sous-traités à la personne responsable du marché lorsque celle-ci en fait la demande.

Si, sans motif valable quinze jours après avoir été mis en demeure de le faire, le titulaire n'a pas rempli cette obligation, il encourt une pénalité qui dans le silence du marché est égale au 1/1 000 du montant du marché par jour de retard.

Si un mois après la mise en demeure, le titulaire n'a pas communiqué le sous-traité, il s'expose à l'application des mesures prévues à l'article 83.1.

  86.6. Si le titulaire d'un marché industriel recourt à un ou plusieurs sous-traitants pour lesquels les demandes d'acceptation ou d'agrément ont fait l'objet d'un refus, il encourt quarante-huit heures après avoir été mis en demeure de mettre un terme à cette sous-traitance, une pénalité journalière égale à un centième du montant du marché, jusqu'à ce qu'il ait justifié qu'il ne recourt plus à ces sous-traitants. Faute d'avoir obtempéré il s'expose, quinze jours après cette mise en demeure, à l'application des mesures prévues à l'article 83.1.

  86.7. Le titulaire demeure personnellement responsable de l'exécution de la totalité du marché.

  86.8. Les sous-traitants acceptés par la personne responsable du marché et qui effectuent des prestations dont le montant est supérieur à un seuil fixé ⁽⁷⁹⁾ peuvent obtenir le paiement direct de leurs prestations.

En contrepartie de sa responsabilité au titre de l'exécution de la totalité du marché, le titulaire revêt de son acceptation les pièces justificatives servant de base aux versements à faire aux sous-traitants.

  86.9. Les conditions de règlement en cas de sous-traitants payés directement sont précisés à l'article 77.

  86.10. Les sous-traitants payés au bénéfice du paiement direct peuvent nantir la part du marché dont ils assurent l'exécution.

4.3. Recensements des march É s.

4.3.1. Recensements des marchés publics.

Les marchés publics sont recensés dans les conditions fixées par le département de l'économie (commission centrale des marchés).

La fiche de recensement utilisée à cet effet est renseignée par le commandant et directeur du matériel qui, après signature, l'adresse au comptable assignataire des paiements avec 2 exemplaires du marché, dès que celui-ci a été notifié et sans attendre l'ordonnancement et la liquidation des droits du titulaire.

Cet envoi est effectué selon la forme prévue par l'article 72 de la présente instruction.

La fiche de recensement est constituée par l'exemplaire n° 1 de la liasse MPE 22 N.

Les exemplaires constituant cette liasse sont remplis en une seule fois par duplication et sont destinés en une seule fois par duplication et sont destinés à la fois au recensement et à la notification des marchés (cf. Article 72).

Les avenants et les marchés à commande reconduits, qui ne font pas l'objet d'une notification, donnent lieu à l'établissement d'une fiche particulière du modèle MPE 22 bis.

Une instruction particulière du département de l'économie fixe les modalités d'utilisation des formulaires destinés au recensement et à la notification des marchés passés par les services administratifs de l'Etat et indique la nomenclature des produits, travaux et services utilisés pour leur élaboration.

Cette instruction est diffusée par l'administration centrale (cf. Article 70).

4.4. Dispositions particuli È res applicables dans les annexes d' É tablissement et les groupements de r É paration et de soutien du mat É riel.

4.4.1. Principes de fonctionnement.

  88.1. En fonction de leur importance, de leur éloignement et de la nature de leurs missions, les annexes d'établissement peuvent, selon le cas, réaliser leurs besoins en articles décentralisés :

• soit directement dans le commerce local par achats sur facture ou par marchés ;

• soit auprès de l'établissement.

  88.2. Les annexes d'établissement classées « centre de responsabilité élémentaire » et qui par conséquent établissent leur propre budget de gestion, réalisent leurs achats sur les crédits qui leur sont normalement ouverts, ces annexes qui, de ce point de vue, fonctionnent comme établissement sont donc pourvues d'une section achats.

  88.3. Les besoins des autres annexes d'établissement en fournitures normalement réalisées par achats sont satisfaits à la diligence de l'établissement :

• soit par prélèvement sur ses propres stocks ;

• soit par achats au profit de l'organisme demandeur.

En outre, en cas d'urgence, ces annexes ainsi que les groupements de réparation et de soutien du matériel peuvent procéder à des achats de dépannage ou à des mises en réparation de matériels dans le secteur privé.

  88.4. Dans les annexes autonomes au plan de l'approvisionnement mais qui dépendent de l'établissement pour ce qui concerne la satisfaction de leurs besoins en articles normalement réalisés par achats, un « préposé aux achats » est spécialement chargé d'assurer les différentes opérations touchant leur exécution : liaison avec la section achats de l'établissement, rédaction des bons de commande, tenue des écritures élémentaires permettant de suivre les achats et les dépenses qu'ils entraînent, etc.

Ce préposé est désigné par le chef de l'organisme intéressé ; il est placé sous l'autorité du chef du groupement approvisionnements.

4.4.2. Achats par marchés.

  89.1. L'établissement peut demander au CRAM de conclure au profit de ses annexes, des marchés à commandes ou de clientèle, leur permettant de réaliser directement certaines catégories de fournitures ou de travaux.

  89.2. Si ces annexes sont classées centre de responsabilité élémentaire, elles procèdent directement à la liquidation des dépenses relatives aux prestations qui leur sont fournies à partir des marchés réalisés à leur profit exclusif ou dont elles ne sont que partie prenante.

  89.3. Si ces annexes ne sont pas classées centre de responsabilité élémentaire, elles sont habilitées à émettre des commandes au titre des contrats, sous réserve de rester pour chacune d'elles dans la limite d'un montant fixé par le directeur de l'établissement.

Les marchés sont suivis dans la comptabilité de l'établissement ; aussi un exemplaire de chaque bon de commande émis doit lui être adressé dès notification faite au fournisseur.

L'annexe conserve pour sa part un exemplaire de chaque bon de commande qu'elle classe dans un dossier ouvert au titre du marché considéré ; une fiche du modèle A 13, placée en tête de chaque dossier permet de récapituler, au fur et à mesure, le montant des achats effectués et d'éviter ainsi tout dépassement de crédit accordé par le directeur de l'établissement.

4.4.3. Achats urgents.

  90.1. En cas d'urgence et sous réserve que l'exécution du service en soit facilitée et accélérée, les annexes d'établissement non classées « centre de responsabilité élémentaire » et les groupements de réparation et de soutien du matériel peuvent procéder à des achats de dépannage sur facture, d'un montant inférieur à 750 francs, ou à des mises en réparation de matériels sur simple mémoire de même montant dans le secteur privé.

Au-delà de cette limite, l'autorisation d'achat ou de travaux doit être demandée au directeur d'établissement ⁽⁸⁰⁾.

  90.2. Sitôt établi, un exemplaire du bon de commande A 4 est transmis à la section achats de l'établissement pour engagement de la dépense et enregistrement au compte général des achats, travaux et services.

Dans ces annexes les achats urgents sont suivis sur des fiches du modèle A 13 dans les conditions précisées à l'annexe VI à la présente instruction.

Dans les groupements de réparation ou de soutien du matériel, aucune comptabilité n'est tenue pour ces opérations.

4.4.4. Réception des fournitures achetées directement.

  91.1. Les rechanges spécifiques dits « pièces d'origine » qu'ils soient livrés aux annexes au titre des marchés passés à leur profit (cf. Article 89) ou qu'ils proviennent d'achats urgents de dépannage (cf. Article 90) font l'objet de la procédure de réception accélérée, définie à l'article 62 de la présente instruction.

  91.2. Les autres fournitures sont réceptionnées :

• soit par la commission de réception lorsqu'il en existe une, dans les conditions définies à l'article 61 ;

• soit par le chef de l'annexe intéressée (ou le chef du DTE dans les groupements de réparation ou de soutien du matériel) qui procède à leur réception dans les conditions fixées à l'article 63 pour les chefs d'ateliers et de services.

4.4.5. Règlement des dépenses.

  92.1. Les annexes d'établissement classées « centre de responsabilité élémentaire » et qui par conséquent disposent d'une autonomie sur le plan financier et comptable, procèdent aux opérations de liquidation et de règlement des dépenses dans les mêmes conditions que les établissements du matériel.

Toutefois, lorsque ces annexes ne disposent pas d'une sous-régie d'avances, le paiement des menues dépenses de matériel réalisées sur facture est assuré par le CRAM.

  92.2. Dans les autres types d'annexes, les pièces de dépenses correspondant à des achats sur facture ou par marchés sont adressées à l'établissement dans les moindres délais.

Dans certaines de ces annexes qui disposent d'une autonomie au regard de la comptabilité des matériels, les factures correspondant aux achats effectués sont inscrites au registre d'entrée des pièces de dépense modèle F 39 et revêtues de la mention de prise en charge dans la comptabilité des matériels ou de service fait, avant envoi à l'établissement.

Dans les annexes non comptables de leurs matériels, les factures sont mises à l'appui des bons de réception M 13 (signés par le préposé à la réception), et des bons de perception correspondants.

  92.3. Dans les groupements de réparation ou de soutien du matériel, les factures sont revêtues de la mention de prise en charge ou de service fait, avant d'être adressées à l'organisme de rattachement.

4.5. Dispositions particuli È res applicables par le service central des approvisionnements ainsi que dans certains organismes assurant des Missions de soutien central.

4.5.1. Principes de fonctionnement.

  93.1. Réalisation des achats au sein du service central des approvisionnements.

Les principes auxquels se rattachent les règles données aux titres II, III et V de la présente instruction sont applicables par le service central des approvisionnements dont le directeur a, dans ce domaine, les mêmes attributions qu'un directeur régional du matériel.

Du fait de son organisation, les cellules suivantes : sous-direction production, sous-direction administration — moyens (division d'approvisionnements organiques) magasins centraux de rechanges ayant des missions particulières d'achat, appliquent les règles définies à la fois pour les établissements et les CRAM.

La sous-direction administration — moyens division administration générale applique les règles définies par les CMD.

  93.2. Fonctionnement des achats au niveau des organismes assurant des missions de soutien central.

La préparation et la passation des marchés spécifiques, nécessaires aux établissements assurant des missions de soutien central et financés par le service central des approvisionnements (SCA) incombent auxdits établissements ⁽⁸¹⁾.

Les attributions du chef de la section achats de ces organismes comprennent donc à la fois celles qui sont normalement dévolues au chef de la section « achats » d'un établissement à mission régionale et au chef de la section « marchés » d'un CRAM.

Ces établissements tiennent vis-à-vis du SCA la comptabilité d'emploi des crédits prévue à l'article 68.

4.6. R É alisation des achats, travaux et services sur le territoire de la r É publique f É d É rale Allemande.

4.6.1. Organisation et fonctionnement des achats et mises en réparation au sein du matériel des forces françaises en Allemagne (FFA).

  94.1. Principes.

Le soutien des matériels ressortissant à l'arme du matériel du 2e corps d'armée et des forces françaises en Allemagne nécessite la satisfaction, sur le plan local, de certains besoins exprimés par les ateliers des organismes de réparation.

La responsabilité de la réalisation des fournitures, travaux et services correspondants incombe à la section réalisation des approvisionnements (SRA) de la sous-direction administration (SDA) du commandement et direction du matériel du 2e corps d'armée et des forces françaises en Allemagne, dans la limite des crédits accordés au budget de gestion.

  94.2. Nature des besoins à satisfaire et responsabilité de leur expression.

Les besoins à satisfaire concernent essentiellement :

• l'approvisionnement d'articles dits décentralisés (rechanges et approvisionnements généraux) dont les besoins sont exprimés par la section contrôle des approvisionnements de la sous-direction technique (SDT) ;

• les équipements techniques d'atelier, en particulier des machines-outils dont les besoins sont exprimés par la section gestion de la SDT dans le cadre du plan annuel d'investissement ;

• la mise en réparation dans l'industrie privée de matériels complets ou de constituants de ces matériels dont les besoins sont exprimés par :

  • la section maintien en condition de la SDT pour les matériels complets ainsi que de certains constituants principaux de matériels particuliers (guerre électronique notamment) ;

  • la section contrôle des approvisionnements, pour les constituants principaux des autres matériels (essentiellement ensembles et sous-ensembles des véhicules à roues) ;

• l'utilisation et l'entretien de l'infrastructure technique, notamment les dépenses en combustibles solides, liquides et gazeux, eau et électricité ainsi que les équipements d'hygiène et sécurité du travail ; les besoins correspondants sont exprimés par la section infrastructure de la sous-direction organisation personnels.

Par ailleurs, viennent s'ajouter aux besoins énumérés ci-dessus, ceux relatifs à la réalisation :

• d'articles centralisés pour le compte du service central des approvisionnements (SCA) et au bénéfice du matériel du 2e CA et des FFA (achats hors TVA) ;

• de certains matériels pour le compte du général commandant le 2e corps d'armée (CA) et commandant en chef les FFA (matériels d'entretien des sols en particulier).

  94.3. Modalités d'expression des besoins.

L'évaluation des besoins à satisfaire est de la compétence des différentes sections énumérées au paragraphe 94.2 ci-dessus, mais c'est en définitive au sous-directeur technique et au sous-directeur organisation-personnels, chacun dans le domaine de responsabilité qui lui est propre, qu'il appartient de juger, compte tenu des crédits disponibles au niveau de la SRA, de l'opportunité, de la nature et du volume des opérations à réaliser.

  94.3.1. La section contrôle des approvisionnements est chargée de l'élaboration des plans d'approvisionnement annuels nécessaires à la remise en état des matériels au soutien direct, différé régional et central.

En dehors de ces plans et de leurs correctifs éventuels, les besoins sont exprimés ponctuellement auprès de la SRA à partir de l'exploitation des propositions d'achat émises dans le cadre de la gestion automatique des stocks ; ces propositions d'achat font systématiquement l'objet d'une étude appropriée de la part de la SRA en vue de déterminer les quantités d'articles effectivement à réaliser ; la SRA peut être amenée à modifier ces quantités pour tenir compte des minima de commande imposés par certains fournisseurs.

Ces besoins peuvent également être exprimés sous forme de demandes d'achat, états de besoins ou état de prospection.

  94.3.2. La section gestion transmet à la SRA en temps opportun, en principe début mars, le plan annuel d'investissement tel qu'il a été approuvé par la direction centrale du matériel de l'armée de terre ; ce plan indique notamment, la destination à donner aux matériels.

  94.3.3. Les sections maintien en condition et contrôle des approvisionnements reçoivent, selon les domaines de compétence précisés au paragraphe 94.2 ci-dessus, les devis de réparation de l'industrie privée des matériels complets et de leurs constituants ; à la réception par une de ces deux sections d'un devis déterminé, cette dernière procède obligatoirement à une étude de rentabilité de l'opération proposée et retourne le devis à la SRA en lui faisant connaître sa décision de mettre en réparation ou non le matériel ou constituant concerné.

Sur le vu de cette décision, la SRA :

• soit refuse le devis si le matériel n'est pas à réparer ;

• soit lance un bon de commande si la remise en état est à effectuer.

  94.3.4. La section infrastructure dresse chaque année un plan glissant à un horizon de trois ans, d'entretien de l'infrastructure technique, à assurer à partir des crédits du titre III ; ce plan ainsi que les autres opérations qui lui incombent, donnent lieu de la part de cette section à l'établissement d'un état de besoins, correspondant aux crédits attribués dans le cadre du budget de gestion prévisionnel (BGP), qui est adressé à la SRA.

  94.3.5. Tous les documents adressés à la SRA par les différentes sections au titre de l'expression de leurs besoins doivent être signés du chef de section.

Par ailleurs, afin d'éviter un fractionnement excessif des achats et d'obtenir des conditions de prix plus avantageuses, les besoins se prêtant à une planification doivent, autant que possible, faire l'objet d'un regroupement annuel.

  94.4. Action et responsabilité du chef de la SRA.

Le chef de la SRA est un officier supérieur ; il cumule les attributions normalement dévolues :

• au chef de la section achats et au chef du groupement approvisionnements des établissements ;

• au chef de la section marchés du CRAM ;

• au directeur d'établissement.

A ces titres, il est responsable :

• du choix du mode de réalisation des fournitures, travaux ou services ;

• du choix du fournisseur dans la mesure où la personne responsable du marché lui a délégué cette responsabilité ;

• des achats sur facture ;

• de la surveillance de l'exécution des marchés ;

• du respect absolu de la consommation des crédits dans les limites autorisées ;

• de la tenue des documents concernant les achats ;

• de la notification des marchés ;

• de la signature des bons de commande ;

• de la transmission rapide des titres de créance ;

• de l'étude et règlement des litiges.

Il reçoit du commandant et directeur du matériel du 2e CA et des FFA délégation de signature pour tous les documents émis dans le cadre des attributions et responsabilités énoncées ci-dessus.

  94.5. Commission d'ouverture des plis.

La commission d'ouverture des plis est constituée par le commandant et directeur du matériel du 2e CA et des FFA sur proposition du sous-directeur administration. Elle comprend :

• le sous-directeur administration, président ;

• un officier ou fonctionnaire de la catégorie A ou B, du COMDIRMAT, membre ;

• le chef de la cellule « marchés » de la SRA, membre et secrétaire.

En outre, un représentant du directeur général de la concurrence et de la consommation, assiste aux séances de la commission.

Les membres suppléants sont désignés dans les mêmes conditions que les membres titulaires.

  94.6. Réception des fournitures.

Les fournitures commandées par la SRA ne sont pas réceptionnées par cet organisme.

La réception qualitative et quantitative est faite par les commissions de réception créées dans chaque compagnie d'approvisionnement du régiment du matériel (CARM).

Le contrôle de l'exécution de la commande est opéré par ces organismes au moyen de l'exemplaire du bon de commande qui leur a été adressé par la SRA.

Il existe également au niveau des bataillons du matériel une commission de réception chargée d'effectuer les opérations de réception qualitative et quantitative des achats urgents qu'ils sont amenés à réaliser.

Afin de permettre la liquidation des titres de créance, les organismes bénéficiaires adressent à la SRA une copie du procès-verbal (P-V M 13) de réception signée par le commandant de compagnie. Ce document doit parvenir au destinataire dans un délai maximum de dix jours après la livraison des fournitures.

Le SRA envoi un exemplaire de la facture commerciale à l'organisme réceptionnaire qui joint ce document à la pièce justificative du bon M 13.