Préambule.

L'instruction rappelée en référence a) fixe les règles du recueil, dans les fichiers informatisés, de l'information concernant les personnels officiers de la marine.

L'objet de la présente instruction est de définir sous la responsabilité de quels organismes sont effectués les divers « mouvements » de mise à jour des informations concernant les officiers de réserve, contenues dans ces fichiers.

1. Règle générale.

La tenue à jour des fichiers informatisés des officiers de réserve découle des principes suivants :

1.1.

L'introduction d'une information, ou la modification d'une information, concernant un officier de réserve est du ressort exclusif de la seule autorité responsable du « code information » concerné. Les « code informations » intéressant les officiers de réserve et les autorités responsables de leur mise à jour sont définis dans l'annexe jointe.

1.2.

La mise à jour permanente des fichiers informatisés conditionne directement l'administration et la gestion. Il importe que chaque organisme ayant connaissance d'une évolution de situation entraînant la modification de l'une des informations contenues dans les fichiers effectue le mouvement de saisie correspondant, s'il est responsable de la rubrique, ou en informe l'autorité responsable.

1.3.

Chaque centre d'instruction des réserves de l'armée de mer (CIRAM) est responsable de l'entrée des informations de son ressort, pour l'ensemble des officiers qui résident dans son secteur d'action.

2. Cas spéciaux de saisie des informations de certains documents de recueil de renseignements.

2.1. Saisie des informations de la « fiche de renseignements pour le personnel des réserves ».

A la réception de la fiche de renseignements remplie à l'issue du service actif [réf. c)], le CIRAM de résidence et le bureau instruction des réserves de l'armée de mer (IRAM) effectuent les corrections aux fichiers informatisés qui sont de leur ressort.

Remarque.

Eu égard aux différences quelquefois constatées entre l'adresse contenue dans les fichiers magnétiques au moment de la radiation des contrôles de l'activité et l'adresse signalée par le réserviste sur la fiche de renseignements, il est possible, du fait de l'attribution automatique d'un CIRAM de résidence par l'ordinateur dans le dossier informatisé, qu'un CIRAM reçoive des fiches de renseignements d'officiers de réserve qu'il n'a pas sur ses contrôles. Il doit alors expédier ces fiches au CIRAM apparaissant sur le fichier magnétique pour qu'il introduise dans les fichiers informatisés les nouvelles données de la fiche de renseignements, entraînant ainsi le changement de CIRAM de résidence.

2.2. Saisie des informations du bulletin de renseignements complémentaires pour cadre de réserve (BRCCR).

Le BRCCR est expédié directement aux officiers de réserve par la DPMM [réf. c)], la carte-lettre réponse est retournée à PM/RES. Les informations à modifier le sont par PM/RES au moment de l'exploitation des BRCCR. Les CIRAM sont tenus informés des modifications intervenues en recevant du centre informatique du personnel militaire (CIPM) les « accusés réception des informations portées au fichier » par PM/RES alors que ces mouvements sont normalement de leur responsabilité. De plus un état mensuel des changements d'adresses sera édité par le CIPM à l'attention de l'IRAM, PM/RES et des CIRAM.

3. Contrôle.

Le fait d'effectuer un « mouvement » pour entrer une information n'implique pas que le travail sera systématiquement pris en compte par l'ordinateur. Les mouvements mal libellés sont rejetés par l'ordinateur. Par contre, des erreurs matérielles peuvent être assimilées et prises en compte. Il importe que les divers états de prise en compte ou de rejet des informations édités par le CIPM soient, non pas classés, mais exploités totalement et les mouvements édités à nouveau, au besoin.

4. Fiche de liaison.

En cas de difficulté pour régler une situation, dans un dossier informatisé, la fiche de liaison, prévue par l'instruction GEMIPER II, peut être utilisée par les CIRAM. Elle est établie en 3 exemplaires et adressée à PM/RES qui étudiera la question soumise, en collaboration avec le CIPM.

La fiche de liaison peut être signée par le secrétaire du CIRAM, par délégation de son commandant. Elle ne peut être utilisée que pour traiter des questions relatives à l'application des règles de procédure de la gestion automatisée du personnel. En aucun cas, elle ne peut servir à traiter des questions de réglementation.