Publics concernés : services de l'État.

Objet : conditions d'établissement, de conservation et de transmission des pièces justificatives, des documents comptables des opérations financières de l'État sous forme dématérialisée. L'arrêté précise également les modalités de dématérialisation de la certification du service fait et des ordres de payer et de recouvrer par les ordonnateurs de l'État. Le texte précise également les modalités de recours aux documents dématérialisés par les contrôleurs budgétaires.

Entrée en vigueur : le texte entre en vigueur le lendemain de sa publication.

Notice : cet arrêté tire les conséquences de la publication du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique abrogeant le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962.

Références : le présent arrêté peut être consulté sur le site Légifrance (http://www.legifrance.gouv.fr).

Le ministre délégué auprès du ministre de l'économie et des finances, chargé du budget,

Vu la loi organique n° 2001-692 du 1^er août 2001 modifiée relative aux lois de finances, notamment son article 31 ;

Vu le code du patrimoine, notamment ses articles L. 211-1 et L. 211-4 ;

Vu le code des juridictions financières, notamment son article R. 131-2 ;

Vu l'article 60 de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 modifiée ;

Vu la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie, notamment son article 25 ;

Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publiques et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ;

Vu le décret n° 2005-122 du 11 février 2005 portant création d'un service à compétence nationale dénommé « Systèmes d'information budgétaire, financière et comptable de l'État » ;

Vu le décret n° 2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans l'administration, notamment son article 1^er ;

Vu le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, notamment ses articles 41, 50, 51, 52, 99, 104, 147, 150 et 164 ;

Vu l'arrêté du 28 juillet 2008 portant création d'une application informatique pour la gestion budgétaire, financière et comptable de l'État dénommée « Chorus » ;

Vu l'arrêté du 30 décembre 2011 déterminant les procédures de transmission des factures des fournisseurs de l'État sous forme dématérialisée ;

Vu l'arrêté du 25 juillet 2013 relatif au contrôle allégé en partenariat de la dépense de l'État ;

Vu l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant la liste des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'État,

Arrête :

1. DISPOSITIONS RELATIVES À LA DÉMATÉRIALISATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES DES OPÉRATIONS DE L'ÉTAT ET DES DOCUMENTS DE COMPTABILITÉ CONSTITUTIFS DES COMPTES DES COMPTABLES PUBLICS DE L'ÉTAT.

1.1.

Les documents constitutifs des comptes des comptables publics de l'État prévus par l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant la liste des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'État et les pièces justificatives des opérations de l'État prévues par les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé sont dématérialisés dans les conditions fixées par le présent titre.

1.2.

À l'exception de ceux listés en annexe, les documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'État sont produits au juge des comptes, sous format dématérialisé.

La liste des pièces justificatives dématérialisées des opérations de l'État et les conditions dans lesquelles ces pièces sont jointes aux opérations exécutées dans l'application Chorus sont fixées par les nomenclatures mentionnées à l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

1.3.

Au sens du présent arrêté, la dématérialisation des pièces justificatives des opérations de l'État et des documents de comptabilité comprend :

• la dématérialisation dite native, qui consiste à produire ou à recevoir des pièces justificatives des opérations de l'État ou documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'État sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque ;

• la dématérialisation dite duplicative, qui consiste à reproduire et à transférer une pièce justificative des opérations de l'État ou un document de comptabilité de son support papier initial à un support informatique. Elle procède notamment de la numérisation du support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

1.4.

La dématérialisation de pièces justificatives des opérations de l'État et de documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'État, réalisée dans les conditions définies à l'article 3, est subordonnée à l'autorisation préalable du directeur général des finances publiques et du directeur du service à compétence nationale dénommé « Systèmes d'information budgétaire, financière et comptable de l'État ». Le directeur général des finances publiques informe la Cour des comptes des autorisations ainsi délivrées.

1.5.

Les modalités de mise à disposition par voie dématérialisée des pièces justificatives des opérations de l'État et des documents de comptabilité constitutifs des comptes des comptables publics de l'État sont définies dans un protocole conclu entre le directeur général des finances publiques, le directeur du service à compétence nationale dénommé « Systèmes d'information budgétaire, financière et comptable de l'État » et le premier président de la Cour des comptes.

2. DISPOSITIONS RELATIVES À LA DÉMATÉRIALISATION DES ACTES DE GESTION DANS LES SYSTÈMES D'INFORMATION DE L'ÉTAT.

2.1.

L'ordonnateur certifie le service fait dans l'application Chorus par la validation de la transaction dédiée à cet effet ou, à défaut, par la validation de la demande de paiement.

Le service fait peut être certifié par la validation d'une transaction dédiée dans une autre application, dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.

La certification du service fait par voie dématérialisée dispense l'ordonnateur de toute attestation manuscrite à cette fin sur la pièce justificative de dépense prévue par la nomenclature des opérations de dépenses mentionnée par l'article 50 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

 

2.2.

Lorsque la certification du service fait ne procède pas de l'une des transactions mentionnées à l'article précédent, elle prend la forme d'une mention sur la pièce justificative ou d'un certificat administratif, quel qu'en soit le support, transmis au comptable public.

2.3.

Les ordres de recouvrer et de payer donnés au comptable public par l'ordonnateur peuvent être dématérialisés dans les conditions prévues aux articles 9 et 10. Ils valent attestation de l'ordonnateur sur le caractère exécutoire des pièces justificatives des opérations.

2.4.

L'ordre de recouvrer est donné par la validation de la transaction dédiée à cet effet dans l'application Chorus.

Il peut être émis dans une autre application dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.

2.5.

L'ordre de payer est donné par la validation de la demande de paiement par l'ordonnateur dans l'application Chorus. Il vaut alors certification du service fait dans les conditions prévues à l'article 6.

Il peut être émis dans une autre application dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques. Il vaut alors certification du service fait.

3. DISPOSITIONS RELATIVES À LA CONSERVATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES DES OPÉRATIONS DE L'ÉTAT.

3.1.

Les pièces justificatives des opérations de l'État dématérialisées dans les conditions précisées au titre Premier sont conservées par la direction générale des finances publiques. Elles sont mises à disposition du juge des comptes selon les modalités définies par le protocole mentionné à l'article 5.

Les supports papier ayant fait l'objet d'une dématérialisation duplicative sont conservés par l'ordonnateur ou le comptable à l'origine de celle-ci. Le directeur général des finances publiques et le directeur du service à compétence nationale dénommé « Systèmes d'information budgétaire, financière et comptable de l'État » peuvent également en confier la conservation à un tiers.

Les supports papiers ayant fait l'objet d'une dématérialisation duplicative sont tenus à la disposition du juge des comptes par l'intermédiaire du comptable assignataire.

3.2.

La transmission au comptable des pièces prévues par la nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État peut faire l'objet d'aménagements dans les conditions définies par l'arrêté du 25 juillet 2013 relatif au contrôle allégé en partenariat de la dépense de l'État.

L'ordonnateur met alors à disposition des missions d'audit interne ministérielles, de la Cour des comptes et des autorités de contrôle des ordonnateurs de l'État les pièces justificatives qu'il conserve.

3.3.

Les pièces justificatives des dépenses conservées par l'ordonnateur en application des articles 11 et 12 peuvent faire l'objet d'un droit d'évocation de la part du comptable assignataire.

Le droit d'évocation désigne la faculté pour le comptable d'obtenir de l'ordonnateur, afin d'exercer les contrôles prévus aux articles 19 et 20 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, la communication des pièces justificatives que celui-ci a conservées.

Le droit d'évocation s'exerce sur pièce ou sur place.

4. DISPOSITIONS RELATIVES À LA CONSERVATION DES AUTRES PIÈCES JUSTIFICATIVES ET DOCUMENTS DE COMPTABILITÉ.

4.1.

Les pièces justificatives et documents de comptabilité concourant à la constitution d'une écriture comptable ou à la justification d'une opération, non mentionnés aux articles 50, 52, premier alinéa, et 147 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, sont conservés, quelle qu'en soit la forme y compris numérique :

• par l'ordonnateur, lorsque celui-ci établit ou reçoit ces pièces et documents ;

• par le comptable public, lorsque celui-ci établit ou reçoit ces pièces et documents.

Le directeur général des finances publiques fixe les conditions dans lesquelles le comptable public demande à l'ordonnateur la transmission de ces pièces justificatives et documents de comptabilité, aux fins de tenue et d'établissement des comptes de l'État et pour les contrôles mentionnés à l'article 77 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

4.2.

Sans préjudice des conditions d'archivage propres à certaines catégories de pièces et de documents, les pièces et documents mentionnés au présent titre sont conservés au moins jusqu'à la promulgation de la loi de règlement de l'année de leur fait générateur comptable.

Ils sont mis, par l'ordonnateur ou par le comptable, à la disposition des missions d'audit interne ministérielles, de la Cour des comptes et des autorités de contrôle des ordonnateurs et des comptables publics de l'État.

5. DISPOSITIONS RELATIVES AU CONTRÔLE BUDGÉTAIRE DANS LE CADRE DES MISSIONS MENTIONNÉES À L'ARTICLE 99 DU DÉCRET DU 7 NOVEMBRE 2012 SUSVISÉ.

5.1.

Sur autorisation du directeur du budget, toute pièce justificative, document de comptabilité ou autre document communiqué par l'ordonnateur au contrôleur budgétaire pour l'exercice de ses missions mentionnées à l'article 99 du décret du 7 novembre 2012 susvisé peut être dématérialisé.

5.2.

Le visa ou l'avis du contrôleur budgétaire peut être émis par voie dématérialisée.

6. DISPOSITIONS FINALES.

6.1.

Les dispositions des titres Premier à III s'appliquent aux opérations de recettes, de dépenses et de trésorerie réalisées par les ordonnateurs de l'État et les comptables assignataires, à l'exception des opérations de dépenses de personnel payées sans ordonnancement préalable et de pensions et émoluments assimilés.

6.2.

Le directeur général des finances publiques, le directeur du budget et la directrice du service à compétence nationale dénommé « Systèmes d'information budgétaire, financière et comptable de l'État » sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.