Avis du contrôle financier n^o 7347 du 10 août 1994.

Préambule.

En application de l'article 28 du décret 90-144 du 14 février 1990 relatif à la comptabilité des matériels de la défense, la présente instruction définit les règles de gestion et de suivi comptable des maquettes, des prototypes et des matériels soumis à expérimentation, qui s'appliquent tant aux matériels complets qu'à leurs composants amovibles ou rechanges.

Ces règles répondent à un besoin spécifique lié à la nature de ces matériels, dont la réalisation passe par les phases suivantes :

• étude et développement avec maquettes et prototypes ;

• industrialisation avec prototype industriel, présérie et série.

1. Les matériels : définitions et positions.

1.1. Maquette.

La maquette est la première figuration d'un matériel construit par des procédés quels qu'ils soient en vue de la vérification d'un principe de fonctionnement, d'essais d'encombrement, d'accessibilité. Les performances et les dimensions ne sont pas nécessairement celles d'un matériel de série.

1.2. Prototype.

Le prototype est un modèle original et complet d'un matériel ou d'un ensemble opérationnel de matériels préfigurant la réalisation du matériel définitif et permettant d'atteindre les exigences auxquelles devront satisfaire les matériels futurs. On peut notamment distinguer :

• le prototype de définition qui matérialise les résultats d'une étude ;

• le prototype en expérimentation qui matérialise le résultat d'une étude et qui est destiné à subir des essais techniques et une expérimentation militaire.

1.3. Matériel de présérie.

Le matériel de présérie est dérivé du matériel prototype, auquel ont été apportées toutes les modifications fondamentales que les essais du prototype ont révélé nécessaires.

1.4. Matériels en expérimentation.

Les matériels en expérimentation proviennent des phases de développement ou d'industrialisation plus particulièrement des prototypes et des matériels de présérie et série utilisés pour la réalisation de matériels plus performants. Toutefois, les matériels de présérie ou de série non soumis à expérimentation qui ne relèvent pas du champ d'application de la présente instruction suivent les règles comptables définies par l' instruction générale 110000 /DEF/DSF/CC/1 du 15 mars 1990 .

1.5. Positions des matériels.

Les prototypes et matériels en expérimentation sont placés dans l'une des trois positions suivantes :

• en service ;

• à la disposition d'organismes extérieurs à la défense ;

• en attente.

2. Identification et prix d'inventaire des matériels.

2.1. Identification.

La nomenclature « système OTAN » n'est pas applicable aux prototypes et matériels en expérimentation, mais il peut leur être attribué un numéro d'identification suivant les dispositions prévues par les instructions propres à chaque armée, direction ou service. Toutefois, le matériel de présérie identique au matériel de série devra être nomenclaturé « système OTAN » dans tout la mesure du possible.

2.2. Prix d'inventaire.

Un prix correspondant au montant du contrat d'acquisition est affecté à chaque prototype, y compris les matériels complémentaires, et à chaque matériel en expérimentation. Ce prix est validé par le comptable lors de l'entrée dans les comptes de l'Etat. Par dérogation, cette valeur d'origine est conservée jusqu'à la sortie des comptes.

Toutefois, si le matériel est réalisé par un établissement de la défense, son prix est fixé par le directeur de l'établissement.

3. Attributions et responsabilités du personnel.

3.1. Désignation, attributions et responsabilités.

Les ordonnateurs-répartiteurs, comptables et détenteurs des prototypes et matériels en expérimentation sont désignés et exercent leurs fonctions dans les conditions définies par le décret et l'instruction générale précités, ainsi que par l' instruction 14700 /DEF/DSF/CC/1 du 17 novembre 1992 (BOC, p. 4192) relative au mode de désignation des détenteurs et des comptables des matériels de la défense.

4. Procédures comptables.

4.1. Prise en compte.

Les entrées de matériels dans les comptes de l'Etat font successivement l'objet d'opérations de réception et de prise en compte qui sont effectuées dans les conditions et délais prescrits par les documents contractuels. Il en va de même après constatation d'excédent à la suite d'une vérification ou d'un recensement.

4.2. Sortie des comptes.

  10.1. Les opérations administratives de sortie définitive des comptes des matériels définies dans la présente instruction comprennent l'élimination, la cession, la perte ou la destruction, et le déficit constaté lors d'un contrôle.

  10.2. Mouvements de matériel : lorsque des matériels sont perdus, détruits ou détériorés pour le besoin d'essais ou d'expérimentation, les procédures de sortie des comptes desdits matériels sont celles prévues au paragraphe 3.1.3 de l'instruction générale précitée.

Quant aux matériels de technologie dépassée ou périmée, leur élimination est traitée selon la procédure du retrait des approvisionnements, conformément aux dispositions du paragraphe 3.3.1.4 de l'instruction générale précitée.

  10.3. Après prélèvement éventuel des composants utilisables, la décision d'élimination ou de cession entraîne, en principe, la remise de ces matériels à l'administration des domaines aux fins d'aliénation, conformément à l' instruction 17109 /MA/DAAJC/AA/2 du 25 mai 1967 (BOC/SC, p. 880) relative à l'application du code du domaine de l'Etat au domaine mobilier des armées.

Préalablement à toute décision d'élimination, les musées nationaux, les musées de tradition et les écoles militaires susceptibles d'être intéressés par la possession des maquettes, prototypes, matériels de présérie et de série en expérimentation, devront être consultés.

Pour des raisons tenant à la sécurité et à la salubrité publiques ou au secret militaire, certains matériels sont détruits, enfouis ou immergés, éventuellement après dénaturation.

  10.4. Peuvent être exclus de la procédure d'élimination les matériels et fournitures qui font l'objet de dispositions particulières à chaque armée, direction ou service conformément à l'article 3.3.3 de l'instruction générale susmentionnée.

4.3. Vérifications, récolements et recensements.

Les modalités d'exécution des opérations de vérifications, récolements et recensements sont fixées par instruction particulière.

4.4. Garantie des systèmes de traitement.

Les règles fondamentales de protection et de sécurité en informatique fixées par instruction générale du Premier ministre ou par instruction particulière (ou technique) du ministre de la défense doivent être appliquées selon les degrés de classification donnés aux prototypes et aux matériels en expérimentation.

4.5. Conservation des comptabilités.

Les archives comptables des prototypes et matériels en expérimentation sont conservées pour une durée d'au moins dix ans après l'élimination des matériels concernés sur tout support facilement accessible qui garantisse l'intégrité et la pérennité des informations.

Ces archives sont éliminées suivant les prescriptions particulières adoptées par chaque armée, direction ou service.

4.6. Entrée en vigueur.

La présente instruction abroge et remplace, dès sa publication, toutes dispositions contraires figurant dans les instructions et circulaires spécifiques du ministère de la défense.