La présente circulaire a pour but de fixer la procédure d'insertion des textes au Bulletin officiel des armées.

1. Publicité des textes.

La nécessité de mettre à la disposition de tous une documentation complète et ordonnée selon les dispositions légales relatives à la publicité des documents administratifs a conduit à la création du Bulletin officiel des armées composé d'une édition chronologique et d'une édition méthodique.

1.1. Edition chronologique.

L'édition chronologique (BOC) est publiée sous forme de fascicules hebdomadaires, comprenant :

• une partie principale (PP) qui reçoit les textes réglementaires visés à l'article 5 de l'instruction citée en référence a) ;

• une partie annexe (PA) où sont publiés certains textes qui ne remplissent pas les conditions exigées de l'article 5 précité.

Les textes de la partie annexe ne sont pas repris dans l'édition méthodique.

1.2. Edition méthodique.

L'édition méthodique du Bulletin officiel des armées (BOEM), est constituée de la totalité des textes à caractère permanent publié au BO répartis d'après leur objet en un certain nombre d'ouvrages.

Le catalogue de ces ouvrages et l'indication du service de l'administration centrale chargé pour chacun d'eux de leur composition et de leur mise à jour sont fixés par l'instruction citée en référence b).

La couleur des reliures des BOEM est définie ci-après :

• verte pour les services communs ;

• brune pour la délégation générale pour l'armement ;

• jaune paille pour l'armée de terre ;

• bleue pour la marine ;

• orange pour l'armée de l'air.

2. L'initiative de l'insertion d'un texte au bulletin officiel des armées.

Les organismes habilités à faire insérer un texte au BO sont les organismes de l'administration centrale figurant au décret n^o 77-1343 du 6 décembre 1977 (BOC, 1978, p. 61) modifié, ou ceux qui ont reçu une autorisation particulière. Seuls les documents revêtus de la signature du ministre ou de celle d'une autorité ayant reçu délégation de signature du ministre sont insérés au BO.

3. La préparation des textes à insérer à l'édition chronologique.

L'insertion d'un texte au BOC s'effectue dans les meilleurs délais après que celui-ci ait été signé, de façon à éviter dans la mesure du possible, les diffusions parallèles.

Les textes destinés à l'édition chronologique doivent subir avant publication, une préparation matérielle et un ensemble de vérifications, tant sur la forme que sur le fond. Ces contrôles sont menés successivement par les rédacteurs, l'état-major de la marine (MG/SEC/BO) et la commission permanente de publication et de refonte du Bulletin officiel (CPBO).

3.1. Préparation matérielle des textes.

Tous les textes destinés à l'édition chronologique du BOC sont accompagnés d'un bordereau d'insertion et d'un sommaire [respectivement imprimés N° 120-2*/01 et N° 120-2*/06 présentés dans l'instruction citée en référence a)].

La rédaction de ces imprimés est précisée dans l'instruction précitée et fait l'objet d'un guide pratique (réf. n^o 10/DEF/CPBO du 18 janvier 1984).

La préparation des bordereaux d'insertion incombe à l'autorité sous le timbre de laquelle est rédigé le texte.

Le texte proprement dit doit faire apparaître dans sa liste de diffusion, rubrique « destinataires » :

• l'édition chronologique dans laquelle il doit être publié (BOC/PP, ou BOC/PA) ;

• le volume de l'édition méthodique dans lequel il sera classé, mentionné ou repris partiellement (extraits).

Les textes destinés à un BOEM dont la marine n'a pas la charge doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation d'insertion adressée à l'organisme responsable du BOEM concerné.

3.2. Procédure d'insertion.

Avant sa diffusion dans une édition chronologique un texte suit les étapes développées ci-après.

3.2.1. Obtention des visas.

L'obtention des visas est définie par l' instruction 153 /EMM/PL/MTA du 29 décembre 1970 (BOC/M, p. 1129 ; BOEM 120-1) modifiée, relative à l'organisation et au fonctionnement des secrétariats des états-majors et des unités.

Avant signature, les textes, accompagnés des bordereaux d'insertion et des sommaires, doivent toujours être présentés au visa de l'état-major de la marine (MG/SEC/BO).

Après contrôle des références portées dans le texte considéré et vérification du bordereau et du sommaire d'insertion, l'état-major de la marine (MG/SEC/BO) retransmet, par l'intermédiaire des secrétariats, l'ensemble du dossier aux autorités rédactrices.

3.2.2. Constitution et retransmission du dossier d'insertion.

Après prise en compte des observations éventuelles recueillies au cours des visas, et signature du texte, l'autorité rédactrice retransmet à l'état-major de la marine (MG/SEC/BO) le dossier d'insertion en trois exemplaires, soit :

• le texte à insérer ;

• le sommaire ;

• le bordereau d'insertion.

Le bordereau doit faire apparaître le grade et le nom du rédacteur et être signé par le correspondant au Bulletin officiel ou à défaut par le chef du secrétariat (la liste des correspondants est arrêtée sur décision du chef d'état-major de la marine).

Le dossier ainsi constitué est transmis, en deux exemplaires à la CPBO, pour examen ; l'exemplaire conservé par l'état-major de la marine (MG/SEC/BO) sera restitué au bureau rédacteur dès la parution à l'édition chronologique. Ce bureau vérifie l'exactitude de l'insertion et procède, éventuellement et suivant le même processus, aux rectifications nécessaires.

3.2.3. Cas particulier des textes publiés au Journal officiel.

Conformément aux articles 5 et 30 de l'instruction citée en référence a), les textes législatifs et réglementaires intéressant la marine publiés au Journal officiel, émanant du ministère de la défense ou d'un autre ministère, sont normalement repris au BOC (pour être insérés dans le BOEM approprié). Cette opération s'effectue à l'initiative de la direction ou service concerné par le sujet. Un texte modifiant un texte déjà inséré, est repris par insertion directe (généralement par CPBO).

4. Volumes de l'édition méthodique.

4.1. Généralités.

La liste des ouvrages de l'édition méthodique (BOEM) est fixée par l'instruction citée en référence b). Les volumes de la collection « marine » et les autorités qui en ont la responsabilité sont récapitulés en annexe A.

4.2. Mise à jour.

La mise à jour d'une édition méthodique s'effectue par fascicules modificatifs. Ces fascicules sont élaborés annuellement ou lorsque les textes de l'ouvrage ont été modifiés ou abrogés de façon conséquente.

Le bureau ou le service responsable d'un ouvrage est chargé de tenir à jour :

• un exemplaire type du ou des volumes dont il a la charge ;

• d'enregistrer, d'après les documents publiés aux éditions chronologiques, tous les textes complémentaires ou modificatifs concernant le volume ;

• de transmettre à l'état-major de la marine (MG/SEC/BO) dans les délais prescrits par circulaire du délégué « marine » au BO les travaux de mise à jour qui doivent s'effectuer conformément au guide de rédaction des BOEM diffusé par note-circulaire n^o 212/EMM/PL/RA du 20 octobre 1987 (n.i. BO).

Une liste publiée semestriellement au BOC/PA précise la situation des BOEM parus et l'état de leur mise à jour.

Tout abonné figurant sur la liste de diffusion d'un volume méthodique reçoit systématiquement les fascicules modificatifs.

4.3. Création et refonte.

Les règles relatives aux créations, refontes et mises à jour sont définies dans l'instruction citée en référence a).

Outre la mise à jour, une édition méthodique peut être créée ou refondue.

La création d'un ouvrage intervient lorsqu'un ensemble de textes ayant le même objet justifie cette opération.

Un ouvrage est refondu lorsqu'il y a lieu de le rééditer en raison d'opérations de mise à jour trop amples ou lorsque le centre d'approvisionnement et de distribution des imprimés de la marine (CADIM) en fait la demande pour renouveler le stock du volume concerné.

Le projet de maquette du volume créé ou refondu est élaboré par le service responsable ; il doit être accompagné d'un « état de besoin » qui servira à établir la liste de diffusion [modèle à retirer auprès de l'état-major de la marine (MG/SEC/BO)].

Fascicule modificatif, refonte et création sont des occasions pour s'interroger sur la validité des textes anciens. Un texte non repris dans un ouvrage de l'édition méthodique doit obligatoirement faire l'objet d'une décision d'abrogation, de caducité ou de radiation.

4.4. Collections types.

Les collections types d'ouvrages au sein des unités de la marine nationale sont arrêtées par l'état-major de la marine [voir circ. n^o 12/EMM/PL/RA du 14 janvier 1988 (BOC, p. 189) modifiée] ;

• soit directement, en ce qui concerne les bâtiments ;

• soit sur proposition des autorités maritimes locales, en ce qui concerne les unités à terre.

4.5. Evaluation et recueil des besoins.

Les besoins en volumes méthodiques sont fixés :

• initialement, à la création de l'ouvrage ;

• lorsqu'un ouvrage est refondu.

5. Dispositions communes aux deux éditions.

5.1. Abonnements initiaux.

Les abonnements sont gérés par la CPBO d'après les éléments fournis par l'état-major de la marine (MG/SEC/BO).

Toutes les formations de la marine peuvent être abonnées aux éditions chronologique et méthodique du Bulletin officiel des armées. La création de l'abonnement s'effectue sur demande de l'unité, par note-express adressée à l'état-major de la marine (MG/SEC/BO). Cette note-express mentionne, en particulier :

• l'adresse précise à laquelle la documentation sera adressée ;

• la date à laquelle les envois doivent parvenir au destinataire.

Le CADIM délivre les fascicules chronologiques parus entre le 1er janvier et la date de création de l'abonnement.

A la création d'une formation, le CADIM fournit également les collections reliées postérieures au 1er janvier 1975.

5.2. Modification ou annulation d'abonnement.

L'abonné doit signaler à l'état-major de la marine (MG/SEC/BO), par note-express :

• son changement d'adresse ;

• les anomalies constatées à la réception des fascicules chronologiques ou des volumes méthodiques ;

• l'annulation d'un abonnement ou le désarmement de l'unité ; dans le cas d'une annulation partielle, l'édition ou le nombre d'exemplaires concerné ;

• les exemplaires supplémentaires souhaités.

Les demandes supplémentaires pour l'édition chronologique et pour les volumes de l'édition méthodique doivent correspondre à un réel besoin ; elles sont adressées à l'état-major de la marine (MG/SEC/BO) par note-express ou billet modèle 39, selon que l'abonné appartient ou non à l'administration centrale. Ces documents doivent obligatoirement porter le numéro « abonné » de la formation ou être accompagnés de la dernière bande adresse.

L'état-major de la marine (MG/SEC/BO) examine les demandes, procède à la rectification des abonnements et les transmet au CADIM qui délivre les documents en fonction du stock disponible.

Lorsque la délivrance des documents ne peut avoir lieu, le CADIM en informe l'abonné et l'état-major de la marine (MG/SEC/BO).

5.3. Recensement.

Après des modifications conséquentes d'une collection des volumes méthodiques ou constatation d'anomalies à caractère répétitif, il est préconisé de procéder à un recensement de l'ensemble de la collection.

5.4. Conservation.

Les fascicules de l'édition chronologique sont reliés et archivés dans les unités.

Les volumes de l'édition méthodique sont conservés dans les unités conformément à la réglementation en vigueur sur la gestion des matériels dans la marine.

Des collections reliées ou non, intégrales ou non et les volumes méthodiques devenus disponibles peuvent être remis au CADIM.

5.5. Dispositions financières.

Les provisions et compléments de provisions destinés à assurer la publication du Bulletin officiel des armées aux organismes et formations de la marine ou rattachés à l'administration centrale sont mis en place chaque année par la direction centrale du commissariat de la marine à la direction de l'administration générale (DAG/CPBO) qui en assure la gestion.

6.

Les circulaire n^o 262/EMM/PL/RA du 30 décembre 1987 et circulaire n^o 3/EMM/PL/RA du 5 janvier 1988 modifiées sont abrogées.