La présente circulaire a pour but de fixer les conditions d'organisation des exercices d'embarquement et de fixer les modalités de règlement à la SNCF des frais engagés par le chemin de fer à l'occasion de ces exercices.

1. Organisation des exerces d'embarquement et de débarquement.

Le chef de corps ou le commandant d'unité s'entend directement avec le chef de la gare dans laquelle doit s'effectuer l'exercice ; il remet à ce dernier une demande de matériel roulant précisant le nombre, la nature des véhicules et, éventuellement, des agrès (cales, prolonges) à mettre à leur disposition, la date et l'heure fixées pour l'exercice, l'emplacement (quai militaire, chantier, etc.) où doivent s'effectuer les opérations d'embarquement et de débarquement.

Les lieux et heure de l'exercice doivent être fixés en commun accord et de telle sorte qu'il ne résulte pour la SNCF ni trouble, ni sujétion particulière dans l'exécution du service, ce qui serait le cas, par exemple, si un exercice devait s'effectuer sur une voie de débord, au cours d'une période active d'opération de chargement ou de déchargement du commerce.

Il appartient au chef de gare, compte tenu des circonstances locales, de déterminer les emplacements et les périodes les mieux adaptés et de renseigner en conséquence l'autorité militaire afin que le programme établi ne soit pas susceptible de provoquer un trouble quelconque dans les opérations de la gare intéressée.

2. Opérations de reconnaissance contradictoire de l'état du matériel roulant et des agrés mis à la disposition de l'autorité militaire pour les exercices.

Il est procédé contradictoirement, avant et après chaque exercice, entre un officier représentant le chef de corps et le chef de gare intéressé à une reconnaissance contradictoire de l'état du matériel roulant (voitures à voyageurs, wagons à marchandises) et des agrès (cales, prolonges) mis à la disposition de l'unité qui effectue l'exercice d'embarquement et de débarquement.

A cet effet, il appartient au représentant du chef de corps de veiller tout particulièrement à faire mentionner, sur le bulletin de reconnaissance lors de la mise à la disposition avant l'exercice, toutes les constations faites au sujet des ampoules manquantes, globes, glaces ou vitres fendus, rideaux ou filets déchirés, inscriptions à la craie figurant sur les voitures, portes ou marchepieds détériorés, etc…

Les résultats de cette reconnaissance contradictoire (même néant) sont consignés par le chef de gare intéressé sur la partie A du bulletin de reconnaissance tenant lieu de facture de remboursement (modèle SNCF donné pour mémoire ci-après en annexe).

Le bulletin de reconnaissance est établi en trois exemplaires. La partie A doit être signée par le représentant du chef de corps et le chef de gare intéressé.

3. Dépenses occasionnées par les exercices.

Toutes les prestations effectuées, à l'occasion des exercices considérés, donnent lieu, quelle qu'en soit la nature, à la facturation à l'autorité militaire des dépenses qu'elles ont entraînées pour la SNCF.

Il y a lieu de considérer comme « dépense à imputer à l'autorité militaire » :

• les frais de rassemblement et de mise à disposition du matériel roulant, lorsque celui-ci ne se trouve pas dans la gare où s'effectue l'exercice ;

• les manquants ou avaries constatés sur les agrès ⁽¹⁾ (cales, prolonges) mis à disposition de l'unité qui effectue l'exercice ;

• les frais entraînés par la mise à disposition d'une machine pour effectuer certaines manœuvres spéciales demandées par l'autorité militaire, à l'occasion de l'exercice même ou qui seraient nécessités par le tri, la mise à disposition du matériel roulant s'il se trouve dans la gare où s'effectue l'exercice ;

• les frais résultant de la mise en marche d'un train spécial ; c'est le cas, par exemple, d'un exercice dont les opérations d'embarquement s'effectuent dans une gare donnée alors que les opérations de débarquement ont lieu dans une gare voisine ;

• les avaries occasionnées au matériel ferroviaire roulant, du fait même de l'exercice (vitres brisées, lames de plancher rompues, etc…) ;

• les frais qui résulteraient d'heures supplémentaires effectuées par les agents, de dépenses de courant à l'occasion d'exercices de nuit, de location d'engins de levage, etc…

4. Établissement et présentation des factures par la SNCF

4.1. Décompte des frais entraînés par l'exercice.

Les renseignements destinés à la facturation à l'autorité militaire des frais entraînés par l'exercice : nombre de voitures à voyageurs, de wagons à marchandises de catégorie courante, de wagons spéciaux, heures de machines, dégradations occasionnées au matériel roulant, etc…, doivent être consignés très exactement par le chef de gare intéressé, en regard des rubriques correspondantes de la partie B (Décompte des frais) du bulletin de reconnaissance tenant lieu de facture de remboursement qui est établi en trois exemplaires. Cette partie B doit être signée par le chef de gare intéressé.

La colonne « Montant de la facturation » n'est pas remplie par la gare.

4.2. Destination à donner aux factures de remboursement.

Après signature, la gare remet l'un des trois exemplaires de la facture de remboursement (parties A et B) au représentant du chef de corps. Ce dernier adresse immédiatement l'exemplaire reçu à son chef de corps qui le transmet avec un compte rendu de l'exercice au général commandant la région militaire.

Les deux autres exemplaires (parties A et B) sont envoyés par le chef de gare directement au service de la comptabilité des recettes de la SNCF, 12 bis, rue de Budapest, Paris (9e), qui établit le décompte complet et définitif et procède à la facturation proprement dite.

Cette facturation est alors envoyée au général commandant la région militaire sur le territoire de laquelle se trouve située la gare où l'exercice a été effectué.

Dès réception de cette facture la région militaire procède à son rapprochement avec le compte rendu reçu directement du corps intéressé, complète la page 4 de la facture par la certification d'exécution du service et adresse le dossier aux services régionaux de l'intendance pour vérification du décompte, mandatement de la dépense sur les crédits « Instruction » dont dispose la région, au compte de la subdivision de la comptabilité des recettes de la SNCF, 12 bis, rue de Budapest, Paris (9e).

4.3. Vérification du décompte.

Pour permettre aux services régionaux de l'intendance de procéder à la vérification des décomptes facturés par la SNCF les taux à prendre en considération pour chacune des prestations fournies seront indiqués par circulaires diffusées périodiquement au Bulletin officiel, partie temporaire.

Figure 1.  

 

Figure 2.  

 

Figure 3.  

 

Figure 4.