Préambule.

Les archives font partie intégrante du patrimoine national et doivent être léguées aux générations futures dont elles constituent la mémoire. Elles sont imprescriptibles ; nul ne peut les détruire ou les aliéner en dehors des dispositions légales ou réglementaires prévues à cet effet ⁽¹⁾, ni les conserver après avoir quitté ses fonctions.

Si la conservation des archives a pour finalité de réunir la documentation historique nécessaire à la recherche et de constater et préserver les droits des personnes et de l'Etat, elle permet d'assurer, en outre, l'information permanente des autorités. A cet égard, le chef militaire comme tout responsable de niveau élevé doit pouvoir disposer aisément et rapidement des données qui lui sont nécessaires pour assumer ses responsabilités ; or, ces données sont de plus en plus nombreuses alors que, dans le même temps, la conservation et la gestion des archives correspondantes sont rendues plus complexes du fait :

• de la quantité sans cesse croissante des documents produits ;

• de la diversification de plus en plus grande des supports utilisés (films, microformes, disques, bandes magnétiques, etc.) ;

• du développement accéléré des techniques de l'informatique et de leur emploi.

Il est en conséquence indispensable que la fonction archives soit l'objet d'une attention toute particulière à tous les échelons de la hiérarchie militaire.

La loi 79-18 du 03 janvier 1979 sur les archives et ses textes d'application ont énoncé des principes et disposé de règles générales sur leur gestion. La présente instruction, se référant à l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/A du 13 avril 1981 modifiée relative aux archives de la défense complète cette réglementation en fixant, pour les organismes et formations concernés, les modalités techniques générales de la conservation, du versement et de la communication de leurs archives.

Il importe que ce texte ait la plus large diffusion et qu'il soit appliqué par un personnel sensibilisé et instruit en conséquence. La question est d'importance ; elle ne souffre pas que, par l'inobservation de quelques règles élémentaires, des situations puissent se développer qui soient à terme préjudiciables à l'administration ou au commandement et, au bout du compte, aux intérêts des individus ou de l'Etat.

1. Généralités.

1.1. Définitions relatives aux archives de la défense.

1.1.1. Définition générale.

Les archives de la défense sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par les organismes et formations de la défense dans l'exercice de leurs activités. Ont notamment à cet égard la qualité d'archives les documents tels que cartes, plans, photographies, affiches, films, montages audiovisuels, disques, et au même titre que celles transcrites sur du papier, les informations transférées sur microforme ou sur tout support technique lisible par un ordinateur.

Tous ces documents constituent des archives dès leur production ; ce n'est pas l'âge qui leur confère cette qualité.

1.1.2. Qualification.

1.1.2.1.

En fonction de leur fréquence d'utilisation, les archives de la défense sont qualifiées :

• d'archives courantes, lorsque les documents sont d'utilisation habituelle pour l'activité des organismes ou des formations qui les ont produits ou reçus ;

• d'archives intermédiaires, lorsque n'étant plus considérés comme archives courantes, ils ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'élimination ;

• d'archives définitives ⁽²⁾, lorsqu'ils ont subi les tris et les éliminations nécessaires et qu'ils sont à conserver sans limitation de durée.

1.1.2.2.

D'un point de vue fonctionnel, quel que soit le support utilisé (papier, film, microformes, bande ou disque magnétique, etc.), on appelle couramment :

• archives de commandement, de direction, ou de contrôle, les documents (tels notamment directives, études, dossiers d'affaires, plans, ordres d'opérations, dossiers de manœuvres ou d'exercices, rapports, comptes rendus ou bilans, règlement d'emploi ou de mise en œuvre des forces) se rapportant, selon le cas, à la mission ou aux attributions spécifiques :

  • des états-majors, corps, détachements ou unités formant corps ;

  • des formations rattachées, des directions de services de l'administration centrale ou des directions des services communs ;

  • du contrôle général des armées ;

• archives administratives, les documents se rapportant à la gestion nominative et à l'administration du personnel, et qui peuvent être individuelles ou collectives, selon qu'elles concernent un ou plusieurs individus ⁽³⁾ ;

• archives médicales, les documents se rapportant à l'hygiène, à la santé et au suivi médical du personnel établis soit par les médecins des organismes, des formations ou des infirmeries de garnison, soit par les établissements hospitaliers ; elles peuvent également être individuelles ou collectives ;

• archives comptables, les documents se rapportant aux divers aspects de la comptabilité, notamment deniers et matières ;

• archives techniques, les documents, y compris règlements et notices, généralement spécifiques à certains organismes spécialisés, se rapportant à la conception technique, à la fabrication, à la maintenance, au suivi et le cas échéant à la commercialisation des matériels ;

• archives judiciaires, les documents se rapportant aux procédures judiciaires, dont celles suivies devant les juridictions des forces armées ;

• archives du service du génie, les documents administratifs et techniques se rapportant à la gestion du domaine immobilier et à l'exécution des programmes de travaux d'infrastructure du ministère de la défense.

1.2. Organismes et formations concernés.

Les organismes et formations concernés par la présente instruction sont :

• le secrétariat général de la défense nationale ;

• les forces, services, établissements et organismes du ministère de la défense ⁽⁴⁾ dont l'activité ne s'exerce pas au profit d'une seule armée, sauf exceptions prévues à l'annexe I de l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 modifiée, relative aux archives de la défense ;

• les formations de l'armée de terre, y compris les forces de présence outre-mer de cette armée et celles entrant dans la composition de détachements interalliés ou interarmées ou d'assistance opérationnelle, ainsi que les écoles.

1.3. Attributions du service historique de l'armée de terre.

Le service historique de l'armée de terre est le service d'archives des organismes et formations visés au chapitre II ci-dessus.

A ce titre, et en application des dispositions de l' arrêté du 24 septembre 1981 modifié du ministre de la défense fixant les attributions des services historiques de l'armée de terre, de la marine et de l'armée de l'air, il assure notamment :

• le contrôle de la conservation des archives courantes et le cas échéant des archives intermédiaires de ces organismes et formations ;

• et hormis le cas de quelques catégories particulières d'archives ANNEXE I le recueil et la conservation de leurs archives définitives.

Par delà ces attributions formelles, le service historique de l'armée de terre, qui dispose en la matière de personnel spécialisé, est le conseiller technique des organismes et formations dont il est le service d'archives. Ceci implique des relations suivies entre les parties concernées, relations facilitées :

• par la désignation, au service historique de l'armée de terre, d'un conservateur attitré pour chaque organisme et formation voire par la mise en place, pour faire face à un besoin caractérisé, d'une mission archivistique permanente ou temporaire et, dans chaque organisme et formation, par la désignation d'un correspondant attitré du service historique de l'armée de terre ⁽⁵⁾ ;

• par l'organisation aussi fréquente que possible de rencontres ou de sessions d'information, soit au service historique, soit au sein des organismes ou formations, au niveau notamment des commandements régionaux ou dans les écoles de l'enseignement militaire.

2. Conservation et controle des archives.

2.1. Localisation des archives et responsabilité de conservation.

2.1.1. Archives courantes.

Les archives courantes sont détenues dans les bureaux des utilisateurs ou dans des locaux attenants. La responsabilité de conservation incombe au chef de bureau ou de service ayant produit ou reçu le document.

Il est cependant conseillé de confier, dans chaque organisme ou formation, l'application des mesures courantes d'organisation et de surveillance de la conservation des archives à un officier ou fonctionnaire dont les rang et fonction lui confèrent la compétence et l'autorité nécessaires.

Ce peut être par exemple :

• le chef des services administratifs ou l'officier des détails pour les corps et organismes assimilés et pour les unités formant corps ;

• le chef de la section ou du bureau « organisation-méthode-automatisation » pour les états-majors et les organismes dotés d'une telle section ou d'un tel bureau.

Il y a avantage à ce que cet officier ou fonctionnaire soit conjointement le correspondant du service ou du dépôt d'archives de rattachement, conformément aux dispositions prévues au titre I, chapitre III.

2.1.2. Archives intermédiaires et définitives.

Les archives intermédiaires et définitives sont détenues par le service historique de l'armée de terre et par les dépôts spécialisés dont la liste est fixée par arrêté du ministre de la défense ANNEXE I.

La responsabilité de conservation incombe aux chefs de dépôts.

2.2. modalités de conservation des archives courantes.

2.2.1. principes.

la conservation des archives courantes est organisée, dès leur constitution, dans les bureaux ou dans des locaux attenants aménagés à cette fin, dans les conditions qui permettent une exploitation rapide et efficace.

ceci exige :

• de leur appliquer un plan de classement cohérent, reflet exact des attributions du bureau ou du service concerné ⁽⁶⁾ ;

• de renseigner chaque dossier d'archives de l'intitulé exact du contenu et des dates extrêmes des documents qu'il contient ;

• s'il y a transfert dans un local annexe, de respecter l'articulation interne du bureau ou du service dans l'agencement général du local, pour faciliter tout aussi bien la consultation des documents que leur versement ultérieur au dépôt d'archives habilité à les recevoir ;

• de procéder à ces versements dès que la consultation des documents n'est plus que très occasionnelle et, en tout état de cause, à l'expiration de la durée normale de conservation des documents considérés.

2.2.2. durée de conservation des archives courantes.

la durée normale de conservation des archives courantes dans les bureaux ou locaux attenants est de l'ordre de cinq ans.

les exceptions à cette norme sont récapitulées en annexe i ou précisées dans les textes spécifiques à la gestion d'archives de caractère particulier Titre IV.

en tout état de cause, il y a toujours avantage à réduire le délai normal de conservation des archives courantes dès lors que leur consultation n'est plus que très occasionnelle, étant entendu qu'un organisme versant peut toujours demander la communication d'un dossier versé.

2.2.3. organisation de la conservation des archives courantes.

2.2.3.1.

lorsque les documents ont un caractère répétitif, cas fréquent dans les états-majors et formations de l'armée de terre, il est conseillé d'élaborer une liste de ces documents fixant, pour chacun d'eux, leur durée de conservation et la destination à leur donner à l'expiration de ce délai.

une telle liste, appelée tableau de conservation des archives, comprend :

• la référence au plan de classement (rubrique et numéro) ;

• la désignation des documents ;

• leur durée de conservation par les détenteurs ;

• leur destination à l'expiration de la durée de conservation (dépôt d'archives de destination ou, le cas échéant, destruction).

les tableaux de conservation des archives ont valeur de contrat entre les autorités détentrices d'archives courantes qui les élaborent et le service historique de l'armée de terre qui les approuve.

ils sont spécifiques à l'organisme considéré. ils peuvent cependant être analogues, dans l'armée de terre, pour des états-majors de même niveau ou des unités de même nature. les annexes i et ii fournissent, à cet égard, les données nécessaires pour leur élaboration.

2.2.3.2.

si, en raison de la diversité des documents produits, cas fréquent pour les organismes et formations de l'administration centrale, il ne peut être élaboré de tableaux de conservation des archives, il y a avantage à regrouper sur un tableau de consignes les règles de gestion courante applicables par chaque bureau ou service : plan de classement, durées de conservation, calendrier et destination des versements, etc.

2.2.4. conservation de documents classifiés.

la conservation des documents classifiés obéit aux mêmes règles que celle des autres documents, mais il y a lieu d'appliquer en sus la réglementation prévue par l'instruction générale interministérielle n^o 1300/sgdn/ssd du 12 mars 1982 relative à la protection du secret et des informations concernant la défense nationale et la sûreté de l'etat.

une application inconsidérée de cette réglementation pourrait cependant se révéler préjudiciable à la conservation de documents dont l'intérêt historique est la plupart du temps indéniable. il convient donc en la matière d'agir avec discernement et, par exemple, plutôt que de détruire des documents classifiés périmés, de procéder à leur déclassification et de les verser au service ou dépôt d'archives de rattachement. a cet égard, la priorité de conservation doit porter sur les documents originaux et sur les documents reçus émanant d'autres organismes que ceux dont le service historique de l'armée de terre est le service d'archives : organismes interalliés, autres ministères, autres armées.

2.3. Conservation des archives intermédiaires et définitives.

La conservation des archives intermédiaires et définitives et notamment les opérations de tri, de classement et d'inventaire incombent à du personnel spécialisé dans les dépôts conçus à cette fin visés en annexe I. Ces opérations sont conduites, pour ce qui le concerne, en liaison avec le service historique de l'armée de terre : celui-ci peut en préciser les modalités, en particulier pour les archives de commandement ou de direction ; il est rendu destinataire d'un exemplaire des répertoires établis à cette occasion.

Les chefs de dépôts doivent apporter un soin tout particulier à la formation de leur personnel, en leur ménageant notamment la possibilité de participer aux sessions d'information et aux stages de formation d'archiviste et de documentaliste organisés par le service historique de l'armée de terre (cf. catalogue des cours et stages de l'armée de terre).

2.4. Conservation d'archives dans les salles d'honneur et les musées.

La conservation de documents d'archives publiques ⁽⁷⁾ à caractère historique n'étant pas autorisée hors les services et dépôts d'archives habilités, les commandants de formation désirant exposer des documents dans leur salle d'honneur ou dans leur musée doivent demander une photocopie authentifiée de ces documents au service ou dépôt d'archives qui les détient.

Ils peuvent en revanche exposer les documents originaux d'archives privées (7) qu'ils auraient acquis ou qui leur auraient été remis, à titre de don, de legs, de dépôt révocable ou de dation. Il leur est dans ce cas demandé :

• si le nombre de ces documents est relativement réduit, d'adresser une copie authentifiée de chacun d'eux au service historique de l'armée de terre ;

• si, au contraire, leur nombre est important, d'adresser à ce service un inventaire pièce par pièce des documents, accompagné de la copie authentifiée des plus significatifs d'entre eux.

Il appartient en outre aux responsables des musées ou salles d'honneur, d'une part d'appliquer les dispositions légales concernant la communication au public des archives qu'ils détiennent, et d'autre part d'en assurer la sécurité.

2.5. Contrôle de la conservation des archives.

Le contrôle de la conservation des archives courantes et intermédiaires, le contrôle de la conservation des archives définitives des dépôts de l'armée de terre, de la gendarmerie nationale et des dépôts rattachés au service historique de l'armée de terre incombent au chef de ce service.

Ces contrôles, qui peuvent avoir un caractère occasionnel, sont normalement l'objet d'un préavis. Ils sont conçus et exécutés dans le plus large esprit de concertation.

3. Versement et communication des archives.

3.1. Versement des archives courantes.

3.1.1. Modalités générales de versement.

3.1.1.1.

3.1.1.1.1. Contenu

Les archives courantes sont versées au service historique de l'armée de terre ou dans les dépôts d'archives habilités à les recevoir, à l'expiration des délais de conservation prévus au titre II (en principe cinq ans), en respectant, dans la présentation du versement, le plan de classement et les structures internes de l'organisme versant.

3.1.1.1.2. Contenu

On entend par archives micrographiques toute information transférée sur microformes (microfilms, microfiches, etc.).

3.1.1.2.

3.1.1.2.1. Contenu

Chaque versement est accompagné d'un bordereau de versement donnant, pour chaque article (carton, dossier ou registre) un numéro d'ordre, l'objet en clair de l'article et ses dates extrêmes ; la présentation du versement sur le bordereau est simplifiée lorsqu'il s'agit d'articles de même nature, par exemple de dossiers individuels de personnel.

Un modèle de bordereau figure en annexe III ⁽⁸⁾. Son utilisation est obligatoire.

3.1.1.2.2. Contenu

En matière de microformes, on distingue :

• les microformes de sécurité, destinées à établir et préserver une copie de documents présentant, au regard de leur communication au public ou en raison de leur usage fréquent, des risques pour leur usage fréquent, des risques pour leur sécurité ou leur bonne conservation ;

• les microformes de substitution, qui s'appliquent soit à des documents de présentation homogène réalisés en grande série, soit à des documents conservés dans des locaux éloignés du lieu d'utilisation, soit à des documents destinés à être détruits ;

• les microformes de complément, établies pour compléter les collections d'un dépôt d'archives de façon à permettre d'y consulter des documents qui intéressent ce dépôt, mais que celui-ci ne possède pas.

3.1.1.3.

L'expédition ou le transport des archives au service ou dépôt d'archives de destination est à la charge de l'organisme ou de la formation versant en conformité, le cas échéant, avec la réglementation concernant la circulation des documents classifiés.

3.1.1.4.

Des dispositions complémentaires particulières peuvent être prises, en tant que de besoin, par les chefs de dépôts spécialisés relevant du service historique de l'armée de terre ou qui lui sont rattachés, concernant le versement des archives qui leur sont destinées. Les textes correspondants doivent être soumis à l'approbation du service historique de l'armée de terre.

3.1.2. Périodicité du versement.

En corrélation avec les délais de conservation, les versements sont à effectuer :

• tous les deux ans, pour les organismes et formations de l'armée de terre visés en annexe IV ;

• chaque année, pour les autres organismes et formations visés par la présente instruction.

En dérogation à ces dispositions, les documents suivants sont versés, dès leur production, au service historique de l'armée de terre :

• les journaux des marches et opérations, arrêtés semestriellement en temps de paix, trimestriellement en temps de guerre ou en période d'hostilités et versés conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur ⁽⁹⁾, notamment quant aux regroupements au niveau de certains commandements ;

• les rapports et comptes rendus d'activité, périodiques et occasionnels ;

• les publications dites de « presse régimentaire ».

Dans un même ordre d'idée, les documents imprimés diffusés par la librairie de l'armée ou par les autres ateliers ou points d'impression militaires y compris ceux que les organismes et formations visés par la présente instruction éditent ou font éditer dans le secteur civil, doivent, dès leur production, être adressés en double exemplaire au service historique de l'armée de terre.

3.1.3. Archives d'opérations.

Les archives d'opérations élaborées en temps de guerre ou à l'occasion d'interventions extérieures sont à verser trimestriellement, en même temps que les journaux des marches et opérations.

3.1.4. Destination des versements.

En règle générale les archives de commandement, de direction et de contrôle sont versées au service historique de l'armée de terre, au château de Vincennes, alors que les archives administratives, médicales, comptables ou techniques sont versées dans des dépôts spécialisés. Les tableaux présentés en annexe I récapitulent la destination des archives courantes.

Pour les organismes et formations de l'armée de terre autres que les organismes de l'administration centrale, un double des bordereaux de versement est adressé au commandement de région (ou commandement assimilable).

3.1.5. Dispositions particulières pour l'administration centrale.

Le service historique de l'armée de terre dispose, à l'îlot Saint-Germain à Paris, d'un dépôt destiné à recevoir les archives intermédiaires des organismes de l'administration centrale qui y sont implantés. Il est en conséquence recommandé à ces organismes de verser leurs archives courantes dans ce dépôt sans nécessairement attendre l'expiration du délai normal de conservation de cinq ans. La consultation de ces documents ou la communication d'un dossier peut s'opérer, après versement, dans les conditions fixées ci-dessous, titre V.

3.1.6. Dispositions particulières pour les formations dissoutes.

Les textes notifiant les dissolutions d'organismes ou de formations, les changements de structures ou d'appellation, doivent fixer la destination des archives détenues par ces organismes ou formations qui, sauf instructions contraires d'opportunité, sont à verser aux services ou dépôts visés en annexe I.

Ces dispositions doivent être rappelées dans la partie administrative des ordres d'opérations avec l'indication de la destination à donner aux versements.

3.1.7. Versement des documents classifiés.

3.1.7.1.

Les services et dépôts d'archives ne sont pas habilités à recevoir les documents classifiés très secret-défense ou équivalent, à moins qu'ils n'aient été au préalable déclassifiés.

3.1.7.2.

Les documents classifiés secret-défense ou équivalent, les documents très-secret-défense déclassifiés secret-défense font l'objet d'une procédure complémentaire spécifique de versement : les bordereaux de versement doivent être accompagnés, pour chaque dossier, d'une liste des documents comprenant (à l'exclusion de l'objet du document) l'organe émetteur, le numéro d'enregistrement de l'organe émetteur, la date d'émission, le (ou les) numéro(s) d'exemplaire.

3.1.7.3.

Les documents classifiés confidentiel-défense (ou secret-défense ou équivalent, déclassifiés) sont versés selon les mêmes modalités que les documents non classifiés ; les dossiers contenant ces documents doivent cependant être repérés par la mention confidentiel-défense apposée conformément à la réglementation.

3.1.7.4.

Les documents classifiés diffusion restreinte sont traités comme des documents non classifiés.

3.1.8. Versements mixtes.

Dans le cas de versements mixtes : documents classifiés visés à l'alinéa 17.2 et documents non classifiés, l'organisme versant doit élaborer deux bordereaux de versement distincts pour une même expédition.

3.2. Versement des archives intermediaires.

La destination à donner aux différentes catégories d'archives intermédiaires détenues par les dépôts visés par la présente instruction est précisée en annexe I, tableau n° 1.

En règle générale, les versements destinés au service historique de l'armée de terre doivent être opérés tous les cinq ans. Les archives (essentiellement de commandement ou de direction) sont versées lorsqu'elles n'ont plus d'intérêt administratif pour l'organisme ou la formation dont elles sont issues et, en tout état de cause, au minimum cinq ans avant leur mise en communication au public.

La procédure de versement des archives intermédiaires est identique à celle mise en œuvre pour les archives courantes. Un contact préalable avec le service historique de l'armée de terre est cependant recommandé.

4. Conservation et versement d'archives particuliéres.

4.1. Archives micrographiques.

4.1.1. Définitions.

4.1.2. Conservation.

4.1.2.1.

Les microformes doivent être réalisées en se conformant aux normes techniques en vigueur au sein du ministère de la défense ; elles sont produites en double exemplaire, l'un d'usage courant, l'autre de réserve. Les deux exemplaires sont conservés dans des locaux distincts respectant les normes suivantes : 12 à 15 degrés Celsius de température, un degré constant d'hygrométrie compris entre 40 et 50 p. 100. Un emballage en carton est souvent préférable à tout autre type d'emballage, lorsque le degré d'hygrométrie s'écarte par trop de la norme convenable.

4.1.2.2.

Le service historique de l'armée de terre est en mesure de recevoir en dépôt et de conserver selon les normes prescrites, les exemplaires de réserve de microformes qui ne pourraient l'être dans des conditions satisfaisantes par un organisme producteur.

4.1.2.3.

Le service historique de l'armée de terre et les dépôts spécialisés peuvent en outre, chacun pour ce qui le concerne, réaliser des microformes de complément à partir d'archives détenues par un organisme ou formation ou par un autre dépôt d'archives.

4.1.3. Versement.

Le versement des archives micrographiques est opéré, en fonction de leur teneur ANNEXE I, soit au service historique de l'armée de terre soit dans les dépôts d'archives habilités à les recevoir, selon les modalités définies au titre III.

4.2. Archives audiovisuelles.

4.2.1. Définition.

Les archives audiovisuelles comprennent notamment les films, montages audiovisuels, disques, vidéogrammes, bandes magnétiques courantes produits pour les besoins du service.

4.2.2. Conservation et versement.

En application de l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA du 13 avril 1981 modifiée, relative aux archives de la défense, le dépôt d'archives destinataire des archives audiovisuelles définitives est l'établissement cinématographique et photographique des armées (ECPA), lui-même producteur de cette catégorie de documents.

Toutefois, l'évolution des techniques de production, l'accroissement accéléré du nombre des organismes producteurs et, en corollaire, la quantité des documents produits imposent le recours à des techniques et des procédures spécifiques pour :

• l'évaluation de la portée des documents produits (selon qu'ils ont ou non un intérêt historique) et l'adaptation, en fonction de la durée de conservation présumée, de la qualité du support utilisé ;

• la conservation des documents par l'organisme producteur ;

• leur versement à l'ECPA ;

• leur tri, leur classement, leurs modalités de conservation et d'exploitation par cet établissement.

Ces techniques et ces procédures sont à l'étude et doivent faire l'objet d'instructions techniques spécifiques.

4.3. Archives magnétiques.

4.3.1. Définition.

On entend par archives magnétiques toute information enregistrée sur un support technique : bande, disque, disquette, carte magnétique, etc., lisible par un ordinateur.

4.3.2. Généralités.

Le développement des techniques de l'informatique et de leur emploi imposent des procédés spécifiques pour l'archivage des supports correspondants, pour leur versement aux dépôts d'archives habilités et pour leur exploitation ultérieure par les historiens.

Ces procédés sont à l'étude et doivent faire l'objet d'une instruction technique spécifique.

4.3.3. Conservation et versement.

En l'état actuel des choses, la responsabilité de la conservation et de la gestion des archives magnétiques, notamment au regard de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 (BOC, 1979. p. 4161) relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et à ses textes d'application, incombe aux organismes détenteurs de ces documents.

4.3.3.1.

D'un point de vue technique, il appartient aux responsables de ces organismes :

• d'appliquer les normes spécifiques de conservation ;

• de procéder périodiquement au contrôle de la conservation et de la bonne lisibilité du contenu des archives magnétiques ainsi conservées afin, si nécessaire, de transcrire les informations qu'elles renferment sur de nouveaux supports.

4.3.3.2.

D'un point de vue archivistique, il appartient au service historique de l'armée de terre de se prononcer sur l'intérêt historique des documents archivés. Il est en conséquence demandé aux organismes producteurs de faire procéder en temps utile à cette évaluation.

Si l'intérêt historique d'une production est reconnue par le service historique et dans la mesure où il n'y a pas d'incompatibilité avec les dispositions de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 citée ci-dessus, celui-ci peut demander à l'organisme producteur :

• dans le cas de documents dont les informations contenues ont un caractère définitif, de procéder à la transcription de ces informations sur microformes ;

• dans le cas de documents sans cesse modifiés par l'apport d'informations nouvelles, de prévoir une périodicité de ces opérations pour obtenir des coupes historiques.

Il convient alors d'appliquer les dispositions du chapitre I ci-dessus aux archives micrographiques ainsi obtenues.

5. Communication des archives.

La communication des archives au public, le droit de toute personne à la liberté d'accès aux documents administratifs de caractère non nominatif, la communication de leurs archives aux administrations qui les ont produites s'effectue conformément aux dispositions prévues dans l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 modifiée relative aux archives de la défense.

Les modalités pratiques de fonctionnement des salles de communication et notamment les mesures de sécurité à appliquer font l'objet d'un règlement intérieur élaboré par l'autorité responsable et affiché à l'entrée de la salle.