Préambule.

La base pétrolière interarmées (BPIA) du service des essences des armées (SEA) a en charge la formation pétrolière des armées. Cette mission assurée par les « moyens d'enseignement et de formation » (MEF) est désignée dans la directive sous le vocable « fonction formation ».

L' instruction 2708 /DEF/SGA/DSF/AFF/BAC du 22 octobre 1996 (BOC, p. 4413) relative au système de suivi et d'analyse des coûts de la fonction formation dans les écoles décrit les modalités de calcul et d'analyse de ces coûts dans l'optique d'un recensement plus rigoureux et exhaustif des charges.

La présente circulaire détaille les modalités d'application de l'instruction pour la BPIA, compte tenu des spécificités suivantes :

• la comptabilité de gestion du SEA intègre le compte organique de la BPIA comme précisé dans l' instruction 7100 /DEF/DCSEA/EG/CG/843 du 30 octobre 1995 (BOC, 1996, p. 1419) ;

• le système de suivi et d'analyse des coûts de la fonction formation est appréhendé comme une composante de la comptabilité organique de la BPIA.

1. Les objectifs de la comptabilité analytique.

Le système de suivi et d'analyse des coûts de formation par la BPIA a pour objectifs :

• de connaître le coût des actions de formation selon la méthode des coûts complets économiques ;

• de connaître le coût relatif de chacune des activités concourant à la production de l'action de formation ;

• d'identifier, en vue de leur facturation, les coûts imputables soit à une armée, soit à un tiers dans le cadre d'une prestation de formation ;

• de faciliter l'établissement d'un budget prévisionnel organique adapté aux moyens d'actions de la BPIA et d'en maîtriser l'exécution par une analyse pluriannuelle des écarts entre les prévisions et les coûts réels.

2. La fonction formation.

2.1. Place des coûts de la fonction formation au sein de la base pétrolière interarmées.

Le chef des MEF est responsable de la mise en œuvre de la politique de formation du personnel civil et militaire, il dispose d'instructeurs permanents.

Par ailleurs, les MEF peuvent être amenés à prêter leur concours à l'instruction, à la qualification voire à l'entraînement du personnel civil ou militaire de la BPIA. Ceci relève des actions hors formations.

Les formations dispensées par les MEF sont définies par la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA). Les cours et stages répertoriés annuellement dans un catalogue (liste indicative en annexe I) sont au bénéfice :

• du personnel du SEA ;

• de stagiaires des armées et des services, voire d'organismes extérieurs à la défense.

La comptabilité organique de la BPIA est établie de telle sorte qu'elle permet la détermination des coûts des différentes formations, conformément aux dispositions de l' instruction 2708 /DEF/SGA/DSF/AFF/BAC du 22 octobre 1996 (BOC, p. 4413).

Les coûts des formations sont donc des coûts complets.

Ils résultent de la somme :

• des charges supportées directement par la fonction formation, comprenant des dépenses imputées directement et des prestations des autres services de la BPIA ;

• des soutiens reçus d'autres comptes organiques ou des prestations fournies par d'autres comptes de gestion.

Les ressources peuvent prendre la forme soit de crédits répartis au sein de la BPIA, soit de soutiens reçus, de différentes natures.

2.2. Le système de suivi et d'analyse des coûts de la fonction formation de la base pétrolière interarmées.

La chaîne comptable de la fonction formation est l'ensemble des mécanismes permettant de passer des « ressources » (rémunérations et charges sociales, crédits alloués directement par la BPIA, prestations des autres services de la BPIA et soutiens reçus par d'autres comptes organiques ou de gestion) aux « produits » de l'organisme de formation.

Les données issues du compte organique de la BPIA permettent de relier les moyens financiers directement ou indirectement mis à la disposition de la fonction formation, aux actions qu'elle produit, les données de formations étant visualisées par des indicateurs commentés. Le schéma général du processus est donné en annexe II.

Un tableau de facturation des actions de formation est renseigné (voir ANNEXE VIII) de telle sorte qu'il est possible d'insérer les montants obtenus dans le compte gestion du service.

La chaîne comptable de la fonction formation comprend quatre étapes :

• la ventilation des rémunérations et charges sociales (RCS) et des soutien reçus par type de formation (tableau de l'annexe III) ;

• la ventilation des charges directes et indirectes issues du compte organique de la BPIA (tableaux des annexes IV et V) ;

• l'élaboration des coûts totaux des activités, des indicateurs et des commentaires qui les accompagnent (tableaux des annexes VI et VII) ;

• le regroupement des coûts des activités de formation par bénéficiaires (tableau de l'annexe VIII).

3. L'élaboration des documents.

3.1. Description des charges de la fonction formation.

Les ressources concernant la fonction formation sont mises à la disposition de la BPIA, sous différentes formes :

• ressources internes mises en place par le SEA auprès de la BPIA ;

• ressources sous forme de concours d'activité par des organismes extérieurs à la BPIA.

Ces ressources servent à couvrir les charges de différentes natures dont la nomenclature correspond à celle du compte organique de la BPIA, suivant six catégories de coûts.

Dans tous les cas, les charges à prendre en compte sont celles imputables à l'année civile concernée, indépendamment de la durée des cycles de formation.

3.1.1. Les charges de personnel : catégorie n°  1.

Les RCS représentent à elles seules, la nature de charge la plus importante entrant dans le calcul des coûts de formation. Ces charges de personnel font l'objet d'une analyse particulière permettant la ventilation des RCS par activité de « formation » ou « hors formation » (voir ANNEXE III).

Les RCS à saisir sont celles :

• du personnel civil et militaire affecté aux MEF (instructeurs et soutien permanent) ;

• du personnel civil et militaire de la BPIA, mais non affecté aux MEF ;

• du personnel civil et militaire non affecté à la BPIA et assurant une prestation d'enseignement (instructeurs SEA et instructeurs provenant d'autres armées ou services) ;

• des stagiaires SEA rémunérés ou non par le service.

Les charges correspondantes sont valorisées annuellement à l'aide des coûts standards par grade analytique, élaborés par la section « contrôle de gestion » de la DCSEA pour le personnel du service.

3.1.2. Les charges hors rémunérations et charges sociales : catégories n os  2 à 6.

L'annexe IV détaille les charges directement affectées à la fonction formation (MEF). Ces charges sont extraites du compte organique de la BPIA (les MEF sont un des centres opérationnels du compte organique de la BPIA).

Catégorie n^o 2 : soutien du personnel.

Il regroupe les charges relatives à l'hébergement, l'entretien immobilier, l'habillement, la santé et le cadre de vie, l'alimentation, l'administration du personnel, les liaisons courantes et la formation du personnel permanent.

Catégorie n^o 3 : fonctionnement général.

Il regroupe les frais généraux, les frais de télécommunications, les achats et les charges d'entretien des matériels et équipements courants.

Catégorie n^o 4 : activités opérationnelles d'instruction et d'entraînement (participation aux manœuvres, consommation de munitions).

Catégorie n^o 5 : équipement et prestations particuliers.

Ils regroupent l'informatique générale, les matériels d'instruction des écoles, les autres équipements et les vacations concourant à la formation générale.

Catégorie n^o 6 : opérations d'infrastructure immobilière.

Elles comprennent d'une part les travaux neufs et d'autre part les acquisitions financés sur le titre V. En cas de financement important, elles font l'objet d'amortissement afin de ne pas faire supporter la totalité de la charge sur les coûts de formation.

L'annexe V présente la ventilation des charges des soutiens généraux de la BPIA au profit des MEF, pour les intégrer en charges indirectes dans le calcul des coûts de formation.

3.2. Coûts totaux des actions de formation.

Compte tenu de la taille de la fonction formation pétrolière par rapport aux écoles des armées, les charges regroupées par catégories sont directement reportées sur un petit nombre de centres de coûts (cf. ANNEXE VI) ; ceux-ci sont classés en centres finalisés (missions de « formation » et « hors formation ») et en centres polyvalents (soutiens généraux) le schéma objet de l'annexe VI bis en fixe les principes. Le coût global des soutiens généraux est réparti sur les centres formation (Fi, i étant le numéro de formation) et hors formation (HFi) au prorata des coûts directement affectés sur chaque centre finalisé.

Au sein des missions de formation, les cellules de coûts correspondent à des cours ou des stages pour des stagiaires SEA ou des stagiaires interarmées. Une circulaire annuelle précise les stages retenus en programmation.

Les notions de « charges supportées directement par la fonction formation » et de « soutiens reçus » correspondent à l'origine des charges ou à l'affectation du personnel.

Le personnel civil et militaire (hors stagiaire) sont comptabilisés :

• 1. Soit en « charges supportées directement par la fonction formation » s'il a, au sein des MEF, une mission de formation (RCS du personnel permanent SEA et RCS du personnel permanent mis à disposition par les armées).

• 2. Soit en « soutiens reçus » :

  • s'il relève des effectifs budgétaires du SEA mais non affecté aux MEF, et contribuant à une mission de formation (RCS instructeurs et conférenciers SEA hors MEF) ;

  • s'il ne relève pas des effectifs budgétaires SEA et hors MEF, et contribuant à une mission de formation (RCS instructeurs extérieurs).

Les RCS des stagiaires sont pris en compte quel que soit le type de formation.

Les charges des instructeurs appartenant au service et non affectés à la BPIA sont saisies dans les « soutiens reçus ». Ces charges comprennent :

• les RCS et les indemnités d'enseignement (RCS instructeurs SEA hors MEF) ;

• les frais de déplacement (autres soutiens).

3.3. Les indicateurs.

3.3.1. Calcul des indicateurs.

À partir des éléments précédents, le chef des MEF élabore un tableau d'indicateurs.

La liste de ces derniers est détaillée dans l'annexe VII bis.

L'exercice correspond à une année civile « N » (du 1^er janvier au 31 décembre).

3.3.2. Analyse des indicateurs.

Le chef des MEF élabore également une note d'analyse relative aux « résultats analytiques » actions de formation, de forme libre et s'appuyant sur le tableau d'indicateurs.

Cette note, outre les aspects que la BPIA estime opportun de commenter, traite de l'évolution dans le temps des principaux indicateurs.

3.4. Facturation des actions de formation.

Les MEF établissent un tableau de facturation (coûts complets) des actions de formation selon le modèle présenté en annexe VIII.

Ce tableau permet de ventiler les coûts complets de formation selon les bénéficiaires :

• personnel du service ;

• stagiaires hors SEA : ces coûts font l'objet d'une imputation directe aux bénéficiaires (organismes du ministère de la défense), et peuvent faire l'objet d'une facturation en coût marginal ;

• stagiaires extérieurs au département : ces coûts font l'objet d'une facturation (armées étrangères, autres ministères…).

3.5. Calendrier.

Les documents énumérés ci-dessus sont à adresser une fois par an à la direction centrale du service des essences des armées (section « contrôle de gestion »), au titre de l'exercice écoulé, avant le 1^er mai de chaque année.