Préambule.

La base pétrolière interarmées (BPIA) du service des essences des armées (SEA) a en charge la formation pétrolière des armées.Cette mission, assurée par la « division école » (DE), est désignée dans la présente circulaire sous le vocable « fonction formation ».
L\'instruction de référence relative au système de suivi et d\'analyse des coûts de la fonction formation des écoles décrit les modalités de calcul et d\'analyse de ces coûts dans l\'optique d\'un recensement rigoureux et exhaustif des charges.
La présente circulaire détaille les modalités d\'application de l\'instruction pour la BPIA, compte tenu des spécificités suivantes :

• la comptabilité de gestion du SEA intègre le compte organique de la BPIA comme précisé dans l\'instruction du SEA s\'y rapportant ;
• le système de suivi et d\'analyse des coûts de la fonction formation est appréhendé comme une composante de la comptabilité organique de la BPIA.

1. Les objectifs de la comptabilité analytique.

Le système de suivi et d\'analyse des coûts de formation par la BPIA a pour objectifs :

• de participer à l\'évaluation de la performance de la fonction formation par rapport aux objectifs fixés et à l\'élaboration des plans et des moyens d\'actions qui en découlent, par une analyse pluriannuelle des écarts entre les objectifs visés et les réalisations (y compris en terme de coûts) ;
• de connaître différents coûts :
  
• coûts des actions de formation selon la méthode des coûts complets économiques ;
• coût relatif de chacune des activités concourant à la production de l\'action de formation ;
• en vue de leur facturation, coûts imputables soit à une armée, soit à un tiers dans le cadre d\'une prestation de formation.

2. La fonction formation.

2.1. Place des coûts de la fonction formation au sein de la base pétrolière interarmées.

Le chef de la DE est responsable de la mise en œuvre de la politique de formation du personnel civil et militaire. Il dispose d\'instructeurs permanents.
Par ailleurs, le chef de la DE peut être amené à prêter son concours à l\'instruction, à la qualification et à l\'entraînement du personnel civil et militaire de la BPIA. Ceci relève des actions hors formation.
Les formations dispensées par la DE sont définies par la direction centrale du SEA (DCSEA). Les cours et stages sont répertoriés annuellement dans un catalogue. En fonction des besoins, une formation peut être créée en cours d\'année. Sa prise en compte est identique à celle d\'une formation inscrite au catalogue.
Les formations sont au bénéfice :

• du personnel du SEA ;
• de stagiaires des armées et services, éventuellement d\'organismes extérieurs à la défense voir étrangers.

Les coûts de formation sont des coûts complets.
Ils résultent de la somme :

• des charges supportées directement par la fonction formation, comprenant des dépenses imputées directement et des prestations des autres services de la BPIA ;
• des soutiens reçus d\'autres comptes organiques ou des prestations fournies par d\'autres comptes de gestion.

Les ressources peuvent prendre la forme soit de crédits répartis au sein de la BPIA, soit de soutiens reçus, de différentes natures.

2.2. Le système de suivi et d'analyse des coûts de la fonction formation de la base pétrolière interarmées.

La chaîne comptable de la fonction formation est l\'ensemble des mécanismes permettant de passer des « ressources » (rémunérations et charges sociales, crédits alloués directement par la BPIA, prestations des autres services de la BPIA et soutiens reçus de la part d\'autres comptes organiques ou de gestion) aux « produits » de l\'organisme de formation.

Les données issues du compte organique de la BPIA permettent de relier les moyens financiers directement ou indirectement mis à la disposition de la fonction formation, aux actions qu\'elle produit, les données de formation étant visualisées par des indicateurs commentés. Le schéma général du processus est donné en annexe I.

Un tableau de facturation des actions de formation est renseigné (annexe VII) de telle sorte qu\'il est possible d\'insérer les montants obtenus dans le compte du service.

La chaîne comptable de la fonction formation comprend quatre étapes :

• la ventilation des rémunérations et charges sociales(RCS) et des soutiens reçus par type de formation (annexe II) ;
• la ventilation des charges directes et indirectes issues du compte organique de la BPIA (annexes III et IV) ;
• l\'élaboration des coûts totaux des activités, des indicateurs et des commentaires qui les accompagnent (annexes V et VI) ;
• le regroupement des coûts des activités de formation par bénéficiaire (annexe VII).

3. L'élaboration des documents.

3.1. Les exigences.

Le recueil des informations nécessaires à l\'élaboration des documents et leur traitement exigent organisation, rigueur, cohérence et fiabilité.
Les renseignements indispensables doivent être collectés et enregistrés au fil de l\'eau par les entités « source » (principalement la DE) selon le degré de finesse demandé.

3.2. Description des charges de la fonction formation.

Les ressources concernant la fonction formation sont mises à la disposition de la BPIA sous différentes formes :

• ressources internes mises en place à la BPIA par le SEA ;
• ressources sous forme de concours d\'activité de la part d\'organismes extérieurs à la BPIA.

Ces ressources servent à couvrir les charges de différentes natures dont la nomenclature correspond à celle du compte organique de la BPIA, suivant six catégories de coûts.
Dans tous les cas, les charges à prendre en compte sont celles imputables à l\'année civile concernée, indépendamment de la durée des cycles de formation.

3.2.1. Les charges de personnel : catégorie n° 1.

Les rémunérations et charges sociales (RCS) représentent à elles seules la nature de charge la plus importante entrant dans le calcul des coûts de formation. Ces charges de personnel font l\'objet d\'une analyse particulière permettant la ventilation des RCS par activité de « formation » ou « hors formation » (annexe II).

Les RCS à saisir sont celles :

• du personnel civil et militaire affecté à la DE (instructeur et soutien permanent) ;
• du personnel civil et militaire de la BPIA mais non affecté à la DE ;
• du personnel civil et militaire non affecté à la BPIA et assurant une prestation d\'enseignement (instructeur SEA et instructeur provenant d\'autres armées ou services) ;
• des stagiaires rémunérés ou non par les SEA.

Les charges correspondantes sont valorisées annuellement à l\'aide des coûts standards par grade analytique, élaborés par la cellule contrôle de gestion et pilotage de la DCSEA pour le personnel du SEA et par le secrétariat général pour l\'administration pour les autres personnels.

3.2.2. Les charges hors rémunérations et charges sociales : catégorie n° 2 à 6.

L\'annexe III détaille les charges directement affectées à la fonction formation (DE). Ces charges sont extraites du compte organique de la BPIA (la DE est un des centres opérationnels du compte organique de la BPIA).

Catégorie n° 2 : soutien du personnel.

Il regroupe les charges relatives à l\'hébergement, l\'entretien immobilier, l\'habillement, la santé et le cadre de vie, l\'alimentation, l\'administration du personnel, les liaisons courantes et la formation du personnel permanent.

Catégorie n° 3 : fonctionnement général.

Il regroupe les frais généraux, les frais de télécommunication, les achats et charges d\'entretien des matériels et équipements courants.

Catégorie n° 4 : activités opérationnelles d\'instruction et d\'entraînement (participation aux manœuvres, consommations de munitions).

Catégorie n° 5 : équipements et prestations particuliers.

Ils regroupent l\'informatique générale, les matériels d\'instruction des écoles, les autres équipements et les vacations concourant à la formation générale.

Catégorie n° 6 : opérations d\'infrastructure immobilière.

Elles comprennent d\'une part les travaux neufs et d\'autre part les acquisitions financées sur le titre V. En cas de financement important, elles font l\'objet d\'amortissement afin de ne pas faire supporter la totalité de la charge sur les coûts de formation.

L\'annexe IV présente la ventilation des charges des soutiens généraux de la BPIA au profit de la DE, pour les intégrer en charges indirectes dans le calcul des coûts de formation.

3.3. Coûts totaux des actions de formation.

Compte tenu de la taille de la fonction formation pétrolière par rapport aux fonctions formation des autres armées, les charges regroupées par catégorie sont directement reportées sur un petit nombre de centres de coûts (annexe V). Ceux-ci sont classés en centres finalisés (mission de « formation » et « hors formation ») et en centres polyvalents (soutiens généraux). Le schéma objet de l\'annexe V-bis en fixe les principes. Le coût global des soutiens généraux est réparti sur les centres formation (Fi, i étant la référence de la formation) et hors formation (Hfi) au prorata des coûts directement affectés sur chaque centre finalisé.
Au sein des missions de formation, les cellules de coûts correspondent à des cours ou des stages pour des stagiaires SEA ou des stagiaires hors SEA. Une circulaire annuelle précise les stages retenus en programmation. Des stages créés en cours d\'année peuvent compléter la liste des actions de formation.
Les notions de « charges supportées directement par la fonction formation » et de « soutiens reçus » correspondent à l\'origine des charges ou à l\'affectation du personnel.
Les formations particulières (par exemple un stage feu) insérées dans un cycle de formation (par exemple la formation OCTA) sont à prendre en compte au titre de ce cycle de formation.
Les personnels civils et militaires (hors stagiaires) sont comptabilisés :

• soit en « charges supportées directement par la fonction formation » s\'ils ont, au sein de la DE, une mission de formation (RCS du personnel permanent SEA et RCS du personnel permanent mis à disposition par les armées) ;
• soit en « soutiens reçus » :
  • s\'ils relèvent des effectifs budgétaires du SEA mais non affectés à la DE et contribuant à une mission de formation (RCS instructeurs et conférenciers SEA hors DE) ;
  • s\'ils ne relèvent pas des effectifs budgétaires SEA et hors DE et contribuant à une mission de formation (RCS instructeurs extérieurs).
   

Les RCS des stagiaires sont pris en compte quel que soit le type de formation.

Les charges des instructeurs appartenant au service et non affectés à la BPIA sont saisies dans les « soutiens reçus ». Ces charges comprennent :

• les RCS et indemnités d\'enseignement (RCS instructeurs SEA hors DE) ;
• les frais de déplacement (autres soutiens).

 

3.4. Les indicateurs.

3.4.1. Calcul des indicateurs.

À partir des éléments précédents, la BPIA élabore un tableau d\'indicateurs.
La liste de ces derniers est détaillée dans l\'annexe VI-bis.
L\'exercice correspond à une année civile (1er janvier au 31 décembre).

3.4.2. Performance et pilotage de la formation, analyse des indicateurs.

La BPIA élabore également une note d\'analyse relative aux « résultats analytiques » des actions de formation, de forme libre et s\'appuyant sur le tableau des indicateurs à partir des objectifs qui lui ont été fixés par la DCSEA.
Cette note, outre les aspects que la BPIA estime opportun de commenter, traite de l\'atteinte des objectifs, de l\'évolution dans le temps des principaux indicateurs et des actions envisagées.
Cette analyse participe :

• aux dialogues de gestion entre la BPIA et la DCSEA d\'une part, entre la DCSEA et l\'EMA d\'autre part ;
• aux travaux du conseil de perfectionnement de la formation ;
• à l\'élaboration de la programmation des actions de formation pour optimiser l\'adéquation de l\'offre aux besoins de formation exprimés ;
• à la recherche de la performance dans la programmation et la réalisation des actions de formation (en particulier à l\'examen des ratios réalisations/coûts).

Enfin, résultats chiffrés et analyse sont intégrés :

• au compte-rendu annuel à la direction des affaires financières (DAF) ;
• pour partie, au tableau de bord du ministre de la défense ;
• au compte de gestion du SEA.

3.5. Facturation des actions de formation.

La BPIA établit un tableau de facturation (coûts complets) des actions de formation selon le modèle présenté en annexe VII.

Ce tableau permet de ventiler les coûts complets de formation selon les bénéficiaires ;

• personnel du service ;
• stagiaires hors SEA ; ces coûts font l\'objet d\'une imputation directe aux bénéficiaires (organismes du ministère de la défense) et peuvent faire l\'objet d\'une facturation en coût marginal ;
• stagiaires extérieurs au département ; ces coûts font l\'objet d\'une facturation (armées étrangères, autres ministères...).

3.6. Calendrier.

Les documents énumérés ci-dessus, au titre de l\'année écoulée A, sont à adresser une fois par an à la cellule contrôle de gestion et pilotage de la DCSEA, avant le 15 avril de l\'année A+1.