1. Composition des commissions.

Les commissions d'appel d'offres, les commissions d'appel d'offres sur performances et les jurys de concours de conception-réalisation des services extérieurs placés sous l'autorité de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes sont constitués comme indiqué ci-après, sauf décision ministérielle particulière.

1.1. Commissions d'appel d'offres (CMP, art. 21).

1.1.1. Cas général.

Président.

Un ingénieur désigné par le directeur du service local. Les fonctions de cet ingénieur doivent être suffisantes compte tenu des attributions dévolues à la commission notamment par les articles 24, 68 et 70 du code des marchés publics et la loi n^o 95-127 du 8 février 1995[réf. e)].

Membres.

Deux officiers ou personnels civils de cadre A dont l'un peut, le cas échéant, être remplacé en cas d'absence ou d'empêchement, par un sous-officier ou un personnel civil de cadre B.

Un représentant de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, avec voix consultative.

Le président devra avoir un grade et des compétences en rapport avec les attributions multiples dévolues aux commissions d'appel d'offres par le nouveau code des marchés publics et la loi n^o 95-127 du 8 février 1995 [réf. c)].

Les membres devront être choisis, dans toute la mesure du possible, parmi les personnels indépendants des divisions opérationnelles et avoir une disponibilité suffisante pour pouvoir remplir personnellement leurs obligations.

1.1.2. Cas particuliers de l'appel d'offres sur performances et de la procédure propre aux marchés de conception-réalisation.

La commission d'appel d'offres comprend en outre :

• soit un représentant du commandement militaire régional compétent, à désigner par celui-ci, quand l'opération est réalisée à son profit ;

• soit un représentant de la direction ou du service de soutien, à désigner par celui-ci, quand l'opération est réalisée au bénéfice d'un tel organisme. Ce représentant est l'officier ou le cadre chef de projet, s'il en est nommé un ;

• un ingénieur du service local d'infrastructure.

1.2. Commissions d'appel d'offres sur performances (CMP, art. 24).

La commission d'appel d'offres sur performances, comprend, outre les membres de la commission d'appel d'offres mentionnés en a) et b) ci-dessus, deux personnalités désignées par la personne responsable du marché en raison de leur compétence dans la matière qui fait l'objet du marché.

1.3. Jurys de concours de conception-réalisation (CM, art. 70).

Le jury de concours de conception-réalisation est composé des membres de la commission d'appel d'offres mentionnés aux 1.1.1 et 1.1.2 ci-dessus auxquels sont adjoints au moins deux maîtres d'œ ;uvre désignés par la personne responsable du marché. Ces maîtres d'œ ;uvre doivent être indépendants des candidats et du maître de l'ouvrage et compétents au regard de l'ouvrage à concevoir et de la nature des prestations à fournir pour sa conception.

2. Fonctionnement et attributions des commissions et jurys.

2.1. Convocation, quorum, affaires présentant un caractère secret.

La commission d'appel d'offres ou la commission d'appel d'offres sur performances ou le jury de concours de conception-réalisation (désignés dans la suite par « la commission ou le jury ») se réunit à la diligence de son président dans les plus brefs délais après l'expiration de la date fixée pour le dépôt des candidatures ou des offres. Les réunions ne sont pas publiques.

Tous les membres de la commission ou du jury doivent être convoqués au moins cinq jours francs (hors jours d'envoi et jour de la réunion) avant la date prévue pour la réunion.

La commission ou le jury ne peut valablement délibérer à l'issue de la première convocation que si la moitié plus un de ses membres à voix délibératives sont présents. Si le quorum n'est pas atteint, il est à nouveau convoqué et peut alors délibérer sans condition de quorum.

Il y a toutefois lieu de veiller, en cas d'appel d'offres sur performances ou de procédure de conception-réalisation à ce que les personnalités ou les maîtres d'œ ;uvre désignés en raison de leur compétence ne soient pas totalement absents.

L'absence du représentant de la direction de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes n'empêche pas la commission ou le jury de délibérer s'il a été régulièrement convoqué.

Si une affaire à examiner présente un caractère secret nécessitant une habilitation particulière mention devra en être faite, avec indication du niveau d'habilitation requis, dans la convocation et vérification devra être faite de l'habilitation effective avant l'ouverture de la réunion.

2.2. Ouverture des candidatures et des offres, établissement des listes de candidats autorisés à remettre une offre, jugement des offres.

2.2.1. Dispositions générales.

Le registre de dépôt des candidatures ou des offres (formulaires MPE/OUV/1 et MPE/OUV/2 ou documents équivalents), les candidatures ou les offres qui y sont enregistrées et, éventuellement, celles irrégulièrement ou tardivement déposées sont remis au président de la commission ou du jury.

La commission ou le jury s'assure de la correction de l'enregistrement des candidatures ou des offres et de l'arrêté du registre.

Le président donne décharge sur le registre des candidatures ou des offres qui lui ont été remises.

La commission ou le jury examine la régularité des conditions d'envoi ou de remise des candidatures ou des offres et statue sur leur recevabilité sans avoir ouvert les plis fermés.

Les candidatures et les offres sont transmises par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l'heure de leur réception et de garantir la confidentialité. Ces moyens peuvent être l'envoi par lettre recommandée avec avis de réception postal ou la remise contre récépissé.

Les candidatures ou les offres jugées irrecevables quant aux conditions et à la date limite de leur envoi ou de leur remise sont, après la séance, renvoyées à leurs expéditeurs, toujours sans avoir été ouvertes, avec une lettre du président de la commission ou du jury précisant le motif du renvoi.

La commission ou le jury ouvre et enregistre le contenu des candidatures sous pli fermé ou les offres jugées recevables dans l'ordre d'inscription au registre MPE/OUV/1 (ou registre équivalent).

L'authentification des candidatures n'est pas nécessaire.

Celle des offres, par contre, est obligatoire. Elle est effectuée au moyen d'une machine perforatrice si le service en est doté. Dans le cas contraire, le président et les membres de la commission apposent leurs signatures sur chacune des soumissions et sur les pièces importantes qui y sont jointes, dont notamment le sommaire, s'il en existe un, et les pièces qui comportent des récapitulations de prix.

L'enregistrement du contenu des candidatures ou des offres doit être effectué en présence et sous la responsabilité de la commission qui peut cependant, si elle en éprouve le besoin, se faire assister matériellement dans sa tâche par un agent du service.

La commission ou le jury dresse sur le champ un procès-verbal des opérations d'ouverture et d'enregistrement en utilisant les formulaires MPE/OUV/3 et MPE/OUV/5 (enregistrement des candidatures ou des premières enveloppes) ou MPE/OUV/4 et MPE/OUV/5 (ouverture et enregistrement des offres ou des deuxièmes enveloppes) ou des formulaires équivalents.

Le procès-verbal relate les opérations effectuées et les décisions prises par la commission, notamment pour les plis irrégulièrement ou tardivement déposés. Il mentionne, s'il y en a, les réserves ou les observations des membres de la commission, y compris celles pouvant être exprimées par le représentant de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes. Il ne doit contenir aucune appréciation sur la valeur des offres ouvertes.

Il est signé à chaque page (y compris les annexes s'il en existe) par le président et tous les membres de la commission ou du jury. Il n'est pas rendu public.

D'une façon générale, il y a lieu d'être circonspect sur la communication de ce document qui, en outre, ne peut intervenir que lorsque le choix du titulaire du marché a été effectué.

2.2.2. Dispositions particulières aux appels d'offres ouverts.

Les offres doivent être transmises sous pli fermé contenant deux enveloppes intérieures également fermées, la première contenant les renseignements relatifs à la candidature mentionnés à l'article 45 du code des marchés publics, et la seconde l'offre. Il y a lieu d'éliminer celles qui ne respecteraient pas ce formalisme.

La commission d'appel d'offres ouvre les premières enveloppes intérieures, authentifie et enregistre leur contenu et dresse procès-verbal de ces opérations dans les conditions fixées ci-dessus.

Au vu du contenu des candidatures, la commission d'appel d'offres formule un avis motivé sur celles qui ne peuvent être admises, en appliquant les dispositions du premier alinéa de l'article 52 du code des marchés. Au vu de cet avis, la personne responsable du marché, en se fondant sur les mêmes règles, élimine les candidatures qui ne peuvent être admises par une décision expresse prise avant l'ouverture des deuxièmes enveloppes.

Les secondes enveloppes des candidats éliminés leur sont renvoyées sans avoir été ouvertes.

La commission d'appel d'offres procède ensuite, éventuellement lors d'une autre séance, à l'ouverture des deuxièmes enveloppes des candidats admis, à l'authentification des offres qu'elles contiennent et à l'enregistrement de leur contenu et dresse procès-verbal de ces opérations toujours dans les conditions précisées au point 2.2.1.

Au vu du contenu des offres, elle formule un avis motivé sur celles qui sont à éliminer pour non-conformité à l'objet du marché et, après avoir procédé au classement par ordre décroissant des autres ⁽¹⁾ en application des critères de jugement fixés dans le dossier de consultation, sur celle à retenir (la mieux classée). Au vu de cet avis, la personne responsable du marché, en se fondant sur les mêmes règles et en appliquant la même démarche, choisit l'offre économiquement la plus avantageuse.

Lorsque aucune offre ne paraît acceptable à la personne responsable du marché, la commission d'appel d'offres lui donne un avis motivé sur la question de savoir si l'appel d'offres doit être déclaré infructueux.

2.2.3. Dispositions particulières aux appels d'offres restreints.

La commission d'appel d'offres « examine » les candidatures, c'est-à-dire en prend connaissance, les authentifie, en enregistre leur contenu et dresse procès-verbal de ces opérations dans les conditions mentionnées ci-dessus.

Au vu du contenu des candidatures, la commission d'appel d'offres formule un avis motivé sur celles qui ne peuvent être admises, en appliquant les dispositions du premier alinéa de l'article 52 du code des marchés et sur celles à retenir quand l'avis d'appel public à la concurrence a fixé un nombre maximum de candidats pouvant être admis à présenter une offre et que le nombre de candidatures pouvant être admises est supérieur à ce maximum. Dans ce second cas, l'avis de la commission prend la forme d'une proposition motivée de classement par ordre décroissant des candidatures pouvant être admises ⁽²⁾ prenant en compte les garanties et capacités financières ainsi que les références professionnelles des candidats. Au vu de cet avis, la personne responsable du marché, en se fondant sur les mêmes règles et en appliquant la même démarche, dresse la liste des candidats autorisés à participer à l'appel d'offres.

La commission d'appel d'offres procède à l'ouverture des offres remises, à leur authentification et à l'enregistrement de leur contenu et dresse procès-verbal de ces opérations dans les conditions mentionnées ci-dessus.

Au vu du contenu des offres, elle formule un avis motivé sur celles qui sont à éliminer pour non-conformité à l'objet du marché et, après avoir procédé au classement par ordre décroissant des autres en application des critères de jugement fixés dans le dossier de consultation, sur celle à retenir (la mieux classée). Au vu de cet avis, la personne responsable du marché, en se fondant sur les mêmes règles et en appliquant la même démarche, choisit l'offre économique la plus avantageuse.

Lorsque aucune offre ne paraît acceptable à la personne responsable du marché, la commission d'appel d'offres lui donne un avis motivé sur la question de savoir si l'appel d'offres doit être déclaré infructueux.

2.2.4. Cas des appels d'offres sur performances et des concours de conception-réalisation.

Les phases de réception, d'enregistrement et de sélection des candidatures et de réception et d'enregistrement des offres sont identiques à celles de l'appel d'offres restreint. Elles sont effectuées par la commission d'appel d'offres sur performances ou par le jury de concours de conception-réalisation.

La commission ou le jury examine et classe les offres remises, entend une ou deux fois les candidats dans des conditions de stricte égalité, classe les offres modifiées remises par les candidats qui ont jugé nécessaire de préciser, compléter ou modifier leur offre initiale à la suite de leur audition et formule un avis motivé sur le choix de l'offre à retenir (la mieux classée à l'issue de la procédure de jugement).

Chaque réunion d'examen des offres ou d'audition des candidats donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal signé par le président et les membres de la commission ou du jury, dont le représentant de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, membre à titre consultatif, et dont l'avis doit être porté au procès-verbal s'il le demande.

Chaque membre de la commission ou du jury peut être accompagné des conseillers et experts de son choix qui n'ont pas voix délibérative.

Les offres peuvent être préalablement étudiées par un rapporteur désigné par la personne responsable du marché. Le rapporteur présente à la commission ou au jury les résultats de ses travaux. Il n'a pas voix délibérative.

L'avis motivé de la commission ou du jury est transmis avec les procès-verbaux des réunions à la personne responsable du marché qui prononce l'attribution du marché par une décision motivée.

Si la personne responsable du marché le lui demande, la commission d'appel d'offres sur performances peut formuler un avis sur la répartition et le montant des primes dont le règlement de la consultation a prévu éventuellement le versement aux concurrents.

Le jury de concours de conception-réalisation indique quelles sont les offres qu'il juge incomplètes ou qui ne répondent pas, à son avis, au règlement de la consultation, en vue de réduire ou de supprimer l'indemnité que le règlement de la consultation prévoit de verser à chaque concurrent ayant remis des prestations.

2.2.5. Examen de certains avenants ou décisions de poursuivre.

Les avis à formuler par la commission en application de l'article 8 de la loi 95-127 du 08 février 1995 [réf. c)] doivent être écrits et motivés. Ils s'étendent aux décisions de poursuivre entraînant une augmentation de la masse initiale des travaux supérieure à 5 p. 100.

3. Entrée en vigueur.

La présente instruction est applicable dès sa publication. Elle abroge la décision n^o 173/DEF/TM/M du 19 décembre 1995 fixant la composition et le fonctionnement des commissions d'appel d'offres des services extérieurs placés sous l'autorité de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes.