1.

Le comité de coordination des commissariats (CCC) assure la coordination de l'action des services du commissariat de l'armée de terre, du commissariat de la marine et du commissariat de l'air dans l'exercice de leurs compétences communes en matière d'administration et de soutien des forces.

Le CCC regroupe les directeurs centraux de chacun des trois services et dispose de comités régionaux, de sous-comités spécialisés, de groupes de travail temporaires et d'un secrétariat permanent.

La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de fonctionnement du CCC et des organismes dont il dispose.

2. Le comité de coordination des commissariats.

2.1. Présidence.

Le CCC est présidé à tour de rôle, pour un an, par chaque directeur central, dans l'ordre de succession terre, marine, air.

2.2. Réunions.

Le comité se réunit à l'initiative de son président, au moins deux fois par an, avant l'été et avant la fin de l'année ; un représentant du directeur général de la gendarmerie nationale participe à ces réunions ; le secrétaire général pour l'administration et le contrôle général des armées peuvent s'y faire représenter. Lorsque l'urgence l'exige, une question peut être traitée par le CCC sans qu'il soit procédé à une réunion formelle de ses membres ; en ce cas, chaque directeur central donne son accord écrit au projet de résolution ou de décision résultant des travaux du CCC.

De plus, au moins une fois par an, le comité se réunit sous la présidence du secrétaire général pour l'administration afin de traiter les questions administratives d'ordre général ressortissant de la compétence du secrétaire général pour l'administration et les directions qui relèvent de son autorité. Ces réunions sont organisées à l'initiative du secrétaire général pour l'administration ou du président du CCC.

2.3. Ordre du jour des réunions.

• 1. L'ordre du jour des réunions présidées par le président du CCC est fixé d'un commun accord entre les trois directeurs centraux, qui le signent. Il est communiqué au directeur général de la gendarmerie nationale.

  L'ordre du jour est préparé à partir des propositions émises par les comités régionaux, les sous-comités spécialisés et les groupes de travail temporaires, ainsi que des propositions émises par les directeurs centraux et le directeur général de la gendarmerie nationale.

  À l'occasion des deux réunions de fin de printemps et de fin d'année, l'ordre du jour prévoit l'examen systématique :

  • de la liste des dossiers clôturés depuis la réunion précédente ;

  • de la liste des dossiers en cours ;

  • de la liste des questions nouvelles.

  Cet ordre du jour est communiqué au secrétaire général pour l'administration et au contrôle général des armées en temps voulu.

• 2. L'ordre du jour des réunions présidées par le secrétaire général pour l'administration est établi conjointement par le secrétaire général pour l'administration et le président du CCC. Les propositions présentées par le président du CCC sont préparées par les trois directeurs centraux et reçoivent leurs signatures. Le directeur général de la gendarmerie nationale en est tenu informé.

  L'ordre du jour retenu par le secrétaire général pour l'administration et le président du CCC est communiqué aux directeurs centraux et au directeur général de la gendarmerie nationale en temps voulu.

2.4. Elaboration des résolutions et des décisions du CCC.

Les résolutions et les décisions du CCC doivent être approuvées à l'unanimité par les trois directeurs centraux ; les observations éventuelles du directeur général de la gendarmerie nationale, ainsi que des représentants du secrétaire général pour l'administration et du contrôle général des armées sont mentionnées dans les procès-verbaux établis à l'issue des réunions présidées par le président du CCC.

2.5. Procès-verbaux des réunions.

• 1. Chaque réunion présidée par le président du CCC fait l'objet d'un procès-verbal récapitulant les résolutions adoptées et les décisions prises. Ces procès-verbaux portent la signature des trois directeurs centraux et le visa du directeur général de la gendarmerie nationale.

  À l'occasion des deux réunions de fin de printemps et de fin d'année, le procès-verbal comporte :

  • la liste des dossiers clôturés depuis la réunion précédente ;

  • la liste des dossiers en cours, en précisant le point d'avancement des travaux ;

  • la liste des questions nouvelles, en précisant le point d'avancement des travaux.

  Le procès-verbal de la réunion de fin d'année comporte également la présentation du bilan de l'année écoulée et des objectifs que décide de s'assigner le CCC pour l'année suivante, sous la forme d'un contrat d'objectifs.

  Le procès-verbal de la réunion de fin de printemps constate le point d'avancement des travaux prévus au titre du contrat d'objectifs, qui peut être reformulé à cette occasion.

  Les procès-verbaux des réunions de fin de printemps et de fin d'année sont adressés, pour action ou pour information selon les cas, au secrétaire général pour l'administration, au contrôle général des armées, au chef d'état-major des armées, au chef d'état-major de chacune des armées, au directeur général de la gendarmerie nationale, à chaque directeur central du commissariat, aux présidents des comités régionaux, aux présidents des sous-comités spécialisés et aux présidents des groupes de travail temporaires. Le président du CCC peut décider d'adresser des copies à d'autres autorités, sous réserve de l'accord des deux autres directeurs centraux.

  Les procès-verbaux des autres réunions reçoivent la diffusion jugée nécessaire par les trois directeurs centraux.

• 2. Les réunions présidées par le secrétaire général pour l'administration font l'objet d'un procès-verbal signé par le secrétaire général pour l'administration.

2.6. Compte rendu au ministre de la défense.

Le président du CCC rend compte au ministre de la défense, au moins une fois par an, des travaux du comité.

Ce compte rendu, approuvé par les trois directeurs centraux, est adressé au ministre à l'issue de la réunion de fin d'année ; des comptes rendus complémentaires sont adressés au ministre, en cours d'année, soit à sa demande, soit à l'initiative du CCC.

2.7. Règles de correspondance.

Toute correspondance adressée par le président du CCC à une autorité extérieure aux services des commissariats doit avoir reçu l'accord préalable et exprès des deux autres directeurs centraux.

3. Les comités régionaux.

3.1. Constitution des comités régionaux de coordination des commissariats (CRCC).

Des comités régionaux de coordination des commissariats sont constitués à raison d'un comité par région militaire de défense : Nord-Est, Atlantique et Méditerranée. La circonscription militaire de l'Ile-de-France est rattachée au comité Nord-Est.

Les comités réunissent les directeurs locaux des services du commissariat et les représentants du commandant de la région de gendarmerie. Chaque comité est présidé, pour un an, par le directeur le plus ancien dans le grade le plus élevé appartenant à la même armée que le président en exercice du CCC.

3.2. Réunions, ordre du jour.

Les comités régionaux se réunissent à l'initiative de leurs présidents, au moins deux fois par an, antérieurement aux deux réunions du CCC présidées par le président du CCC.

L'ordre du jour des réunions est fixé par le président, à partir :

• des instructions données à cet égard par le CCC, qui peut charger les comités régionaux de toutes études ou enquêtes s'inscrivant dans la mission du CCC ;

• des propositions émises par le président et les membres des comités régionaux, concernant les activités régionales ou nationales des services.

3.3. Fonctionnement, procès-verbaux.

Sauf décision particulière du CCC, les comités régionaux n'ont aucun pouvoir de décision ; les procès-verbaux établis à l'issue de chaque réunion mentionnent, sous la signature de tous les membres de chaque comité, les constatations faites et les propositions émises ; ils sont adressés en temps utile au CCC, qui en retransmet systématiquement copie aux présidents des sous-comités et des groupes de travail susceptibles d'être concernés par les questions abordées par les comités régionaux.

3.4. Règles de correspondance.

Les comités régionaux ne correspondent officiellement qu'avec le CCC (secrétariat permanent).

4. Les sous-comités spécialisés.

4.1. Constitution des sous-comités spécialisés.

Des sous-comités spécialisés sont créés dans tous les domaines de compétence du CCC impliquant une activité permanente. La liste des sous-comités spécialisés figure en annexe.

Chaque service du commissariat est représenté, ainsi que la direction générale de la gendarmerie nationale, au sein de chaque sous-comité, par un titulaire et un suppléant. La présidence est assurée, de façon permanente, par l'un des trois services du commissariat, selon la répartition indiquée en annexe.

4.2. Fonctionnement des sous-comités spécialisés.

Les sous-comités spécialisés se réunissent à l'initiative de leurs présidents, au moins deux fois par an, antérieurement aux deux réunions du CCC présidées par le président du CCC.

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, les représentants des services des commissariats et de la gendarmerie peuvent se faire assister par le personnel de leur service dont ils jugent la présence utile à l'avancement des travaux.

Le secrétaire général pour l'administration et le chef d'état-major des armées sont tenus informés par le secrétariat permanent du CCC du calendrier et de l'ordre du jour des réunions des sous-comités spécialisés et peuvent s'y faire représenter.

Pour l'accomplissement de leur mission, les membres d'un sous-comité spécialisé sont autorisés à participer à toute réunion, à prendre tous contacts avec des autorités extérieures aux commissariats, sous réserve :

• que ces activités soient exercées sous le contrôle permanent du président du sous-comité ;

• et qu'il ne soit pris aucune position de principe engageant le CCC, l'un des services ou la gendarmerie, sans mandat exprès du CCC.

Le président de sous-comité est responsable devant le président du CCC de la conduite des travaux de son sous-comité.

Il peut constituer, autant que de besoin, avec l'accord des autres membres du sous-comité, des cellules de travail provisoires pour conduire l'étude d'une question précise.

4.3. Ordre du jour des réunions.

L'ordre du jour est fixé par le président du sous-comité, à partir :

• des instructions données à cet égard par le CCC, qui peut charger les sous-comités spécialisés de toutes études ou enquêtes s'inscrivant dans la mission du CCC, notamment dans le schéma-directeur ;

• des propositions émises par le président et les membres du sous-comité, dans la limite de son domaine de compétence.

4.4. Procès-verbaux des réunions.

Les travaux des sous-comités spécialisés font l'objet de procès-verbaux visés par tous les membres et soumis, en temps utile, à l'approbation du CCC.

Lorsqu'il approuve les termes d'un procès-verbal en y apposant sa signature, le représentant au sous-comité de l'un des trois services ou de la gendarmerie engage l'autorité dont il relève. Il importe donc que les représentants des services des commissariats et de la gendarmerie s'assurent, préalablement à la signature du procès-verbal, que la position prise ne sera pas remise en cause, par la suite et sauf élément nouveau, par l'un des directeurs centraux ou le représentant du directeur général de la gendarmerie nationale.

Si, à l'issue d'une réunion, le consensus n'a pas pu être trouvé, le procès-verbal doit mettre en évidence, de façon claire et explicite, les différences de position sur lesquelles il n'a pas été trouvé d'accord. Si le président du sous-comité spécialisé juge nécessaire de joindre au procès-verbal une lettre explicative à l'intention du CCC, les termes de cette lettre doivent avoir reçu l'accord écrit des autres membres du sous-comité préalablement à son envoi.

4.5. Règles de correspondance.

Le président d'un sous-comité spécialisé n'adresse en principe de correspondance officielle qu'au président du CCC, aux présidents des autres sous-comités et des groupes de travail temporaires et aux membres de son sous-comité.

Il est cependant autorisé à échanger des correspondances avec les différentes autorités ou organismes aux travaux desquels il participe, sous réserve que ces correspondances ne comportent aucune prise de position de principe relative aux attributions, à l'organisation et au fonctionnement des services des commissariats et de la gendarmerie nationale.

5. Les groupes de travail temporaires.

5.1. Constitution des groupes de travail temporaires.

Pour l'étude de questions ponctuelles, des groupes de travail temporaires peuvent être constitués par le CCC.

Au sein de chaque groupe de travail temporaire, les services des commissariats, ainsi que la direction générale de la gendarmerie nationale, sont représentés par un titulaire et un suppléant. La présidence est assurée par le représentant de l'un des trois services du commissariat, désigné par le CCC.

5.2. Fonctionnement des groupes de travail temporaires.

Les groupes de travail temporaires se réunissent à l'initiative de leurs présidents, aussi souvent que possible, de façon à remplir leur mission dans les meilleurs délais.

Au sein des groupes de travail, les représentants des services des commissariats et de la gendarmerie peuvent se faire assister par le personnel de leur service dont ils jugent la présence utile à l'avancement des travaux.

Le secrétaire général pour l'administration et le chef d'état-major des armées sont tenus informés par le secrétariat permanent du CCC du calendrier et de l'ordre du jour des réunions groupes de travail et peuvent s'y faire représenter.

Pour l'accomplissement de leur mission, les membres d'un groupe de travail temporaire sont autorisés à participer à toute réunion, à prendre tous contacts avec des autorités extérieures aux commissariats, sous réserve :

• que ces activités soient exercées sous le contrôle permanent du président du groupe de travail ;

• et qu'il ne soit pris aucune position de principe engageant le CCC, l'un des services ou la gendarmerie, sous mandat exprès du CCC.

Le président du groupe de travail est responsable devant le président du CCC de la conduite des travaux de son groupe de travail.

Il peut constituer, autant que de besoin, avec l'accord des autres membres du groupe de travail, des cellules de travail provisoires pour conduire l'étude d'une question donnée.

5.3. Rapports des groupes de travail temporaires.

Les travaux des groupes de travail temporaires font l'objet de rapports signés par tous les membres et soumis à l'approbation du CCC.

Lorsqu'il approuve les termes d'un rapport en y apposant sa signature, le représentant au groupe de travail de l'un des trois services ou de la gendarmerie engage l'autorité dont il relève. Il importe donc que les représentants des services des commissariats et de la gendarmerie s'assurent, préalablement à la signature du rapport, que la position prise ne sera pas remise en cause, par la suite et, sauf élément nouveau, par l'un des directeurs centraux ou le représentant du directeur général de la gendarmerie nationale.

Si, à l'issue des travaux, le consensus n'a pas pu être trouvé, le rapport doit mettre en évidence, de façon claire et explicite, les différences de position sur lesquelles il n'a pas été trouvé d'accord. Si le président du groupe de travail temporaire juge nécessaire de joindre au rapport une lettre explicative à l'intention du CCC, les termes de cette lettre doivent avoir reçu l'accord écrit des autres membres du groupe de travail préalablement à son envoi.

5.4. Règles de correspondance.

Le président d'un groupe de travail temporaire n'adresse, en principe, de correspondance officielle qu'au président du CCC, aux présidents des sous-comités spécialisés et des autres groupes de travail. Il est cependant autorisé à échanger des correspondances avec les différentes autorités ou organismes aux travaux desquels il participe, sous réserve que ces correspondances ne comportent aucune prise de position de principe relative aux attributions, à l'organisation et au fonctionnement des services des commissariats et de la gendarmerie nationale.

6. Le secrétariat permanent.

6.1. Généralités.

Le soutien administratif des actions menées par le comité de coordination des commissariats (CCC) est assuré par le secrétariat permanent du CCC.

Ce secrétariat permanent est dirigé par un officier appartenant au service du commissariat de l'une des trois armées. Cet officier, qui prend l'appellation de secrétaire permanent du CCC, relève directement du directeur central, président en exercice du CCC.

6.2. Mission.

Le secrétariat permanent du CCC est chargé du soutien administratif général de l'activité du CCC et notamment :

• du suivi de l'activité des sous-comités et des comités régionaux de coordination des commissariats (CRCC), en liaison avec leurs présidents ;

• de la coordination de l'action des sous-comités et des comités régionaux de coordination des commissariats (CRCC) ;

• de l'actualisation des désignations des membres des sous-comités ;

• de la centralisation et de la répartition des dossiers intéressant les trois commissariats (réponses communes aux questions, inspections, désignation de représentants pour les conférences, des intervenants pour des exposés, …) ;

• de l'insertion des textes communs au BO ;

• de la préparation, de la réalisation et de l'exploitation des réunions plénières du CCC ;

• de la réalisation des bilans d'activité ;

• du suivi de l'évolution des actions inscrites au schéma-directeur du CCC.

Le secrétaire permanent conduit et réalise les études qui lui sont confiées par le président du CCC.

6.3. Le secrétaire permanent.

Le secrétaire permanent du CCC est désigné par le directeur central du commissariat de son armée d'appartenance pour une durée, de principe, de deux ans. La participation de chaque commissariat intervient dans l'ordre suivant : terre, marine, air.

À l'occasion de la notation annuelle, le président du CCC porte une appréciation écrite sur la manière de servir du secrétaire permanent, qui est jointe à la feuille de note.

6.4. L'adjoint du secrétaire permanent.

Le secrétaire permanent du CCC dispose d'un adjoint, sous-officier ou officier marinier d'une spécialité administrative, ou agent civil de l'Etat d'une profession administrative.

L'adjoint du secrétaire permanent est chargé notamment des tâches matérielles de secrétariat telles que la réalisation des documents, leur mise en circulation, l'enregistrement arrivée et départ du courrier, le classement et l'archivage.

6.5. Localisation et moyens.

(Modifié : 1er mod.)

Les locaux du secrétariat permanent lui sont attribués à titre définitif. La localisation du secrétariat permanent ne varie pas.

L'ensemble des dépenses d'équipement et de fonctionnement du secrétariat permanent est à la charge de la direction centrale du commissariat de la marine. Le secrétariat permanent applique les procédures en vigueur au sein de cette direction, notamment pour ce qui concerne le traitement des états de besoin et le suivi du matériel en service.

6.6. Pouvoirs du secrétaire permanent du CCC.

Dans le cadre des attributions fixées à l'article 23 de la présente instruction et particulièrement lorsqu'il œuvre au titre de ses attributions en matière d'études et de coordination de l'action des sous-comités et des groupes de travail, le secrétaire permanent du CCC peut correspondre, pour le traitement des affaires en cours, avec les autorités extérieures aux commissariats dès lors qu'aucune question de fond n'est abordée. Il signe par ordre du président en exercice du CCC.

Le secrétaire permanent du CCC ne dispose d'aucun pouvoir hiérarchique ou normatif sur les structures propres à chaque armée et sur les structures subordonnées au CCC. Son action procède de celle du président du CCC et dans la limite des autorisations qu'il lui concède.

Lorsque le secrétaire permanent est saisi d'une question de fond qui n'a pas fait l'objet d'une décision récente du CCC et qui concerne l'organisation ou le fonctionnement de l'un au moins des trois commissariats, il transmet cette question aux trois directeurs centraux.

Le secrétaire permanent reçoit les correspondances destinées au président du CCC (notamment les procès-verbaux des sous-comités et des comités régionaux). Il veille à ce que les trois directeurs centraux et le directeur général de la gendarmerie nationale disposent tous des mêmes informations, dans des délais suffisants pour émettre, le cas échéant, leur avis.

Le secrétaire permanent peut assister aux réunions des sous-comités à la demande de leur président.

6.7. Règles régissant la forme des correspondances.

Une instruction particulière du CCC, préparée et tenue à jour par le secrétaire permanent du CCC, précise les conditions d'émission, de visa, de signature, de circulation et d'archivage des différents documents émis sous le timbre du CCC.

7.

7.1. Mise en application.

La présente instruction est applicable dès parution.