1. Généralités.

Les mémoires des états des services (MES), imprimés répertoriés sous le N° 106*/32 ci-joints, qui constituent la documentation matriculaire de base des organismes de la direction du service national sont à l'usage exclusif de ces organismes. Ces documents tant qu'ils concernent des personnels assujettis aux obligations du service national (ou du même âge s'il s'agit de personnels féminins) ⁽¹⁾ sont détenus par les bureaux ou les centres du service national ayant pris en compte les intéressés ou auxquels ces personnels ont été transférés en application de la réglementation relative à l'exploitation des déclarations de changement de domicile ⁽²⁾. De ce fait les bureaux du service national (ou centres du service national) conservent les MES des personnels susvisés qui sont administrés par des organismes ne relevant pas de la direction du service national [personnels accomplissant le service actif, militaires de carrière ou sous contrat, réservistes de la gendarmerie ⁽³⁾, de la marine et de l'armée de l'air, aspirants et officiers de réserve]. Lors du dégagement des obligations du service national (ou à 51 ans pour les officiers et les engagés au titre du service de défense) les MES sont joints aux archives individuelles dont ils suivent la destination. Les MES des sous-officiers maintenus dans les cadres et des engagés pour la durée de la guerre sont conservés par les bureaux du service national (ou centres du service national) jusqu'au moment où les intéressés sont rayés des cadres ou ont résilié ou annulé leur engagement. Ils sont alors joints aux archives individuelles et le cas échéant transmis avec ces archives aux bureaux d'archives compétents en raison de leur âge.

2. Création des mémoires des états des services.

(Modifié : 1er mod.)

Les mémoires des états des services sont édités dans les conditions suivantes :

Bureaux et centres du service national non équipés du système informatique Brise : à l'issue des opérations de prise en compte.

Bureaux du service national équipés du système informatique Brise :

• soit occasionnellement pour les personnels non astreints à tout ou partie des obligations du service national actif (dispensés, exemptés, engagés, réformés, libérés par anticipation) ;

• soit systématiquement par édition globale dans le créneau des deux mois suivant la libération de chaque fraction de contingent pour les personnels ayant effectivement accompli la totalité du service national actif.

En l'absence de moyens permettant la mise en œuvre de telles procédures, les MES sont établis mensuellement par les centres ou bureaux du service national ayant pris en compte les intéressés.

Lors des éditions informatisées ou des établissements manuels, sont renseignées obligatoirement les rubriques suivantes :

Numéro INSEE (institut national de la statistique et des études économiques) ⁽⁴⁾.

Numéro immatriculation (au recto exclusivement).

Nom et prénoms (au recto exclusivement).

Date et lieu de naissance.

Adresse et profession.

Situation de famille et nombre d'enfants.

Nationalité.

Filiation et nationalité des parents.

La rubrique « condamnation » est complétée manuellement par les bureaux (ou centres) du service national en fonction des éventuelles fiches de condamnation détenues. Une marque en forme de croix de Saint-André est apposée à cet effet dans la case correspondante. Sont également complétées manuellement les rubriques « numéro immatriculation » et « noms et prénoms » figurant au verso de ce document.

Aucune mention ni signature n'est portée dans les rubriques « authentifications » situées au recto et au verso du MES, ces emplacements étant destinés à la certification des photocopies délivrées pour tenir lieu de relevés des services.

3. Modalités de mise à jour.

Les mémoires des états des services (MES) des personnels effectivement administrés par les bureaux ou centres du service national sont tenus, en permanence à jour par ces bureaux ou centres. Ceux des personnels administrés par d'autres organismes ne font l'objet que d'une mise à jour occasionnelle en fonction des informations parvenant aux bureaux ou centres détenteurs de ces documents. Ces derniers sont systématiquement mis à jour lors de la réintégration de l'administration des intéressés aux bureaux du service national et centres du service national ⁽⁵⁾. Il en est de même lorsque, font l'objet d'une procédure d'affectation individuelle de défense, des officiers rayés des cadres ⁽⁶⁾, des officiers mariniers honoraires remis à la disposition de la direction du service national après le 1er janvier 1978 et des sous-officiers honoraires de l'armée de l'air. Les MES les concernant sont mis à jour à partir des états signalétiques et des services fournis par les organismes détenteurs des dossiers individuels. Par ailleurs lors de la reconstitution des services des personnels dégagés des obligations du service national dont les dossiers individuels sont détenus par les bureaux d'archives ou des dépôts des archives de France, la mise à jour des MES incombe aux bureaux du service national (ou centres du service national) ayant effectué cette reconstitution.

4. Mentions à porter sur les MES.

  4.1. Les mentions doivent être portées sur les mémoires des états des services suivant les modalités fixées par l'instruction relative à l'établissement et à la mise à jour des dossiers et des états des services ⁽⁷⁾ dans les rubriques :

• services et mutations successives ;

• campagnes ;

• récompenses, décorations ;

• blessures.

Les rectifications éventuelles, notamment en matière d'état civil sont effectuées conformément aux dispositions de l'instruction précitée.

En revanche la mention du certificat du service militaire est portée sous la forme d'une croix de Saint-André dans la case correspondante. Cette rubrique doit rester vierge dans le cas de personnels ayant effectué le service national actif sous une forme civile ou ayant servi dans les armées en qualité de militaire de carrière ou sous contrat.

Les condamnations éventuelles, y compris celles intervenues en cours de service, sont mentionnées sous la forme d'une croix de Saint-André dans la case correspondante de la rubrique « condamnations », aucune inscription relative à ces condamnations ne devant figurer dans la rubrique « services et mutations diverses ». Toutefois la mention des interruptions de service en résultant doit être portée dans cette dernière rubrique.

Dans les rubriques « adresses successives » et « professions successives » ne figurent que la première information portée lors de la création du document et au crayon la dernière information reçue par le bureau du service national (ou centre du service national) avec les dates de recueil de ces informations. Il en est de même, à l'exception de la date, pour la rubrique « situation de famille ».

Par contre sont complétées intégralement les rubriques « grades », « arme ou service d'appartenance », « permis », « certificat », « brevets », « emplois », « affectations successives MOB-défense », « périodes d'exercice ».

Enfin la rubrique « transféré » est utilisée lors d'un transfert, la mention y figurant étant gommée lors de la réintégration du dossier.

Nota.

Les emplacements correspondant aux rubriques « authentification » au recto et au verso du MES doivent rester vierges, étant destinés exclusivement à la certification des photocopies de ce document tenant lieu de relevé des services. Le document original de ce fait n'est pas certifié.

  4.2. Les mentions relatives à la situation des intéressés vis-à-vis du service national doivent être tenues à jour, nonobstant les dispositions de l'article 3 ci-dessus, même si les intéressés ne sont pas à la date de cette mise à jour administrés par un organisme relevant de la direction du service national, notamment :

• la mention de l'engagement est portée sur le vu de l'exemplaire de l'acte d'engagement parvenu au bureau (ou centre) du service national ;

• celle de l'incorporation au vu de l'exemplaire en retour du bordereau d'envoi des pièces matricules.

  4.3. Les inscriptions portées dans les rubriques : « services et mutations successives », « campagnes », « récompenses », « décorations », « blessures » doivent être en concordance avec celles figurant sur les pièces matricules des intéressés à l'exception toutefois de celles concernant les condamnations qui reçoivent application des dispositions du paragraphe 4.1 ci-dessus. En cas de divergence, les pièces matricules font foi à moins qu'une procédure de reconstitution des services ne permette d'établir le contraire. Il en est de même en ce qui concerne la mention du certificat du service militaire qui doit être portée sous la forme prévue au paragraphe précité sur le vu desdites pièces.

  4.4. Dans l'éventualité où l'espace imparti aux inscriptions s'avérerait insuffisant il est ouvert un MES annexe. À cet effet est utilisé un imprimé N° 106*/32 sur lequel il est apposé au recto après le titre « mémoire des états des services » la mention « Annexe ». Le cas échéant il est ouvert un MES. Annexe bis, ter, etc. Le nombre d'annexes est reporté sur le verso du document de base dans le coin supérieur droit sous la forme « ce MES comporte X annexes ».

En aucun cas les diverses rubriques du MES ne peuvent être allongées par le collage de bandes de papier, les photocopies de ce document tenant lieu de relevé des services devant être intégrales.

  4.5. Les MES perdus ou détériorés ainsi que les annexes éventuelles sont remplacés par de nouveaux documents établis sous la responsabilité du commandant du bureau du service national (ou centre du service national) détenteur à partir des documents dont il dispose [pièces matricules, ancien MES ⁽⁸⁾, documents d'archives, etc.]. Le cas échéant une procédure de reconstitution des services est effectuée.

5. Etablissement des relevés des services.

Les relevés des services demandés par les intéressés sont établis par photocopies ⁽⁹⁾ des MES, la partie inférieure de ces documents à partir des rubriques « adresses successives » et « professions successives » au recto, « affectations successives », « périodes d'exercice » au verso, étant occultée. Les photocopies ainsi obtenues sont certifiées par apposition sur ces photocopies, à l'emplacement de la rubrique « authentification », de la mention : « Certifié exact, le » (jour, mois, an). « Le commandant du bureau du service national de » ⁽¹⁰⁾. « Par délégation le » (grade, nom du signataire) suivie de la signature, cette mention étant appuyée du cachet d'authentification (dit « Marianne »). Seuls les personnels ayant reçu délégation du commandant du bureau (10) dans le cadre des directives de la direction centrale du service national en la matière ⁽¹¹⁾ sont habilités à certifier de tels documents.

6. Dispositions transitoires.

  6.1. Les feuillets nominatifs de contrôle (FNC) et les registres matricules du recrutement établis avant le 1er janvier 1983 demeurent valables. Il en est de même des MES ouverts suivant les errements antérieurs avant la date d'entrée en vigueur de la présente instruction. En revanche, à partir de cette date, la mise à jour de la totalité de ces documents doit être effectuée conformément aux dispositions de l'article 4 de la présente instruction. Les rubriques du FNC ou du registre matricule qui ne figurent pas dans le MES ne font pas l'objet d'une mise à jour mais doivent être rayées d'un trait rouge en diagonale lorsque les informations qu'elles contiennent sont inexactes ou incomplètes. Cette disposition n'est pas applicable à la rubrique « motifs d'exemption ou de réforme » qui doit être systématiquement occultée ^{(12) (13)} lors de la première vérification ou mise à jour effectuée sur ce document. À cette occasion est également occultée (13) la rubrique « antécédents judiciaires et condamnations ». Sur l'emplacement de cette dernière rubrique est portée au crayon selon le cas l'une des deux mentions « condamnation  : oui », « condamnation : non ». En cas de transfert la mention « transféré le … à … » est portée au crayon dans la marge inférieure du FNC. Cette dernière mention est effacée lors de la réintégration.

  6.2. Les feuillets nominatifs de contrôle perdus ou détériorés sont remplacés par des MES établis selon la procédure définie au paragraphe 4.5 ci-dessus. En revanche les feuillets des registres matricules hors d'usage sont remplacés par de nouveaux feuillets, une procédure de reconstitution des services étant éventuellement engagée.

7. Conditions générales d'application.

La présente instruction entre en vigueur dès réception. Elle abroge dans l'instruction du 8 juin 1911 (BOEM/G 10) relative à l'établissement et à la tenue à jour des registres et livrets matricules et aux inscriptions à porter sur ces registres et livrets ainsi que sur les certificats et relevés de services :

• a).  Les articles 61 à 66.

• b).  Les imprimés modèles N° 11, N° 12, N° 12 bis et N° 13.

• c).  Les modificatifs à l'instruction du 8 juin 1911 suivants :

  • du 13 janvier 1912 (BO/G, p. 52) ;

  • du 24 janvier 1912 (BO/G, p. 88) ;

  • du 10 juin 1912 (BO/G, p. 853) ;

  • du 6 octobre 1913 (BO/G, p. 3194) ;

  • du 27 juin 1922 (BO/G, p. 2004) ;

  • du 22 décembre 1924 (BO/G, p. 3649) ;

  • du 23 janvier 1925 (BO/G, p. 226) ;

  • du 23 juillet 1925 (BO/G, p. 2023) ;

  • du 21 juin 1926 (BO/G, p. 1860) ;

  • du 17 mars 1927 (BO/G, p. 558) ;

  • du 31 décembre 1927 (BO/G, p. 1233) ;

  • du 15 mai 1934 (BO/G, p. 1455) ;

  • n^o 3 (nouvelle série) du 24 novembre 1949 (BO/G, p. 5613).

8. Préambule.

(Modifié : 2e mod.)

La documentation matriculaire de base propre à la direction du service national visée à l'article premier de l' instruction 15500 /T/PM/1B du 08 mai 1963 (BO/G, p. 2075) modifiée, relative à l'établissement et à la mise à jour des dossiers et des états des services est constituée par un document dénommé actuellement « mémoire des états des services (MES) ». Ce document est établi pour tous les personnels, y compris les féminins, pris en compte par les bureaux ou centres du service national. Il comporte l'ensemble des informations nécessaires à l'administration de l'intéressé. De plus, il fait foi, sauf preuve du contraire, en matière de durée et de nature des services accomplis tant au titre du service national qu'en qualité de militaire de carrière ou sous contrat à l'exclusion toutefois de ceux qui, effectués à la légion étrangère par des étrangers ou présumés tels, n'ont pas été régularisés.

Le MES depuis le 1er janvier 1983 remplace le feuillet nominatif de contrôle (FNC) qui avait succédé, lui-même, à partir de la classe 1947 au registre matricule du recrutement. Cette évolution résulte d'un souci d'allègement des tâches administratives. Tout d'abord les feuillets du registre matricule, pour faciliter leur exploitation et réduire les manutentions, ont été dissociés. Ils ont pris, alors, l'appellation de « feuillets nominatifs de contrôle ». Par la suite leur contexture a été remaniée en vue de permettre par simple reproduction photographique l'établissement des relevés des services demandés par les administrés. Pour lever toute ambiguïté dans l'esprit des utilisateurs de telles photocopies, les FNC sont devenus des « mémoires des états des services ».

L'objet de la présente instruction est de définir dans le cadre des dispositions de l' instruction précitée du 08 mai 1963 , les modalités de mise en œuvre du MES. Elle précise en outre les dispositions transitoires applicables aux FNC et aux registres matricules détenus par les organismes de la direction du service national.